Kommuneforlaget AS Dokumentverktøyet i KF Kvalitetsstyring Brukerveiledning for redaktør Innhold 1 Legge inn dokumenter... 1 1.1 Legg inn et dokument fra Word... 1 1.2 Lag et tomt dokument... 3 1.3 Fra sentralt til lokalt... 4 1.4 Legg inn en PDF- eller en Excel-fil... 5 2 Legg inn dokumentinformasjon og send det til godkjenning, høring osv.... 6 2.1 Legg inn dokumentinformasjon... 7 2.2 Plasser dokument... 7 2.3 Del dokument... 8 2.4 Send et dokument til godkjenning... 8 2.5 Send et dokument på høring... 9 3 Plassere dokumenter i kvalitetsportalen... 10 3.1 Se hvor dokumentene er plassert... 10 4 Revidere et dokument... 11 5 Arkiv og historikk... 12 6 Oversikt over dokumentene... 13
1 Legge inn dokumenter Det er tre måter å legge inn dokumenter på: 1. ved å bruke et eksisterende word-dokument 2. ved å lage et tomt dokument fra systemet, og skrive inn tekst etterpå 3. ved å omgjøre en mal eller et eksempel fra de sentrale dokumentene til et lokalt dokument. 1.1 Legg inn et dokument fra Word Denne måten bruker du når du skal jobbe med et stort sett med dokumenter. Vi anbefaler at du lager ferdig alle dokumentene i det lokale filsystemet, og leser dem deretter samlet inn i kvalitetshåndboka. 1
2
1.2 Lag et tomt dokument Du kan gjerne opprette et nytt, tomt dokument, og fylle det med innhold etter at det er opprettet. 3
1.3 Fra sentralt til lokalt I KF Infoserie ligger en mengde eksempler og maler som kan benyttes til å utvikle lokale rutiner. De dokumentene som er mulige å omgjøre til lokale dokumenter, har en knapp under Redaktørfunksjoner som heter Opprett lokalt dokument. Dokumentet er nå ditt. Det kan du se ved at: - det står ditt navn i feltet for dokumentinformasjon - dokumentet har fått et vannmerke med teksten Lokalt dokument - du vil se at det er to dokumentfaner som heter det samme, den ene viser det sentrale dokumentet, den andre viser det lokale dokumentet - du vil finne igjen dokumentet i oversikten Plasser dokumenter. 4
1.4 Legg inn en PDF- eller en Excel-fil Noen dokumenter er store, har mye grafikk eller på annen måte er vanskelige å lese inn i dokumentverktøyet. Det finnes en mulighet for å laste opp disse filene uten at de mister sin grafiske utforming eller uten at du trenger å omgjøre dokumentet til en Word-fil. Slik gjør du: 1. Lag et tomt dokument (se kap. 1.2) 2. Gi det tomme dokumentet samme navn som den filen du vil laste opp 3. Opprett en kladd og klikk på Rediger dokument 4. I redigeringsvinduet vil du finne en binders: Den bruker du for å laste opp dokumentet ditt fra filsystemet. Resultatet vil se slik ut: 5
2 Legg inn dokumentinformasjon og send det til godkjenning, høring osv. Når du er ferdig med å skrive i dokumentet, kan du legge inn dokumentinformasjon. Det gjør du i et eget administrasjonsfelt. Det er også her du angir plassering deler med en gruppe sender et dokument til godkjenning sender et dokument på høring sender et dokument til lesebekreftelse publiserer 6
2.1 Legg inn dokumentinformasjon Dokumentinformasjon vil si: Tittel Dokumenttype Dato for ikrafttredelse, opphør og revisjoner Ansvarlige for dokumentet Denne informasjonen vil vises når dokumentet publiseres i kvalitetsportalen. 2.2 Plasser dokument Når du skal plassere dokumenter, må du på forhånd ha laget et mappesystem. Dette kan kun gjøres av administrator. Les mer om det i egen brukerveiledning for administratorer. Når du åpner knappen Plassering, kan du velge hvilken mappe dokumentet skal plasseres i: 7
2.3 Del dokument Ingen kan se dokumentet ditt før du har delt det. Når du deler dokumentet, gir du leserettigheter. Dette gjør du til en gruppe brukere. Gruppene blir opprettet av administrator. Les mer om det i egen brukerveiledning for administratorer. Åpne knappen Deling for å dele dokumentet med andre: 2.4 Send et dokument til godkjenning Mange prosedyrer og rutinebeskrivelser må være godkjent av en leder for å være gyldige som dokumentasjon. Den som utformer prosedyren kan sende det til godkjenning hos andre brukere. Åpne knappen Godkjennelse. Fyll inn feltene. Du kan, men du behøver ikke, velge om dokumentet automatisk skal publiseres og settes på nyhetslisten når det blir godkjent. Den som skal godkjenne, må logge seg på systemet for å kunne gjennomføre godkjenningen. Eier av dokumentet kan følge med på om dokumentet er blitt godkjent eller ikke. 8
2.5 Send et dokument på høring Et dokument kan sendes på høring til en eller flere brukergrupper. Gruppene må ha blitt opprettet på forhånd. Det er kun administrator som kan opprette grupper. Les mer om dette i brukerveiledning for administrator. 9
3 Plassere dokumenter i kvalitetsportalen Når du er ferdig med å jobbe med dokumentet, kan du velge at det skal vises i kvalitetsportalen. Dette gjør du fra Sett inn og plasser-siden. Slik gjør du: 3.1 Se hvor dokumentene er plassert Det kan bli svært mange dokumenter etter hvert. For at du ikke skal miste oversikt over mappene, kan du velge eller velge bort at dokumentene skal vises. 10
4 Revidere et dokument Du kan når som helst skrive og endre i dokumentet ditt. Hver gang du vil redigere, gjøres det i en kladd av det opprinnelige dokumentet. Når du publiserer det du har skrevet, blir kladden til det nye, publiserte dokumentet, mens den gamle arkiveres. Slik gjør du: Det åpner seg et eget redigeringsvindu, og du kan skrive, formattere, legge inn lenker, tabeller osv. 11
5 Arkiv og historikk Når du har gjort endringer og publisert et dokument på nytt, vil det tidligere dokumentet bli arkivert. Dog er det kun redaktøren som kan hente det opp. Her finner du det: 12
6 Oversikt over dokumentene Når du har fått mange dokumenter, vil du kunne administrere gruppetilhørighet og sletting av mange dokumenter på en gang, fra en egen side. Her finner du oversikten: 13