Hvorfor er PDF-filer så populære?

Hurtigveiledning

Hvorfor er PDF-filer så populære? PDF-formatet (Portable Document Format) er blitt en standard for dokumentutveksling på tvers av plattformer og datamiljøer. Over 200 millioner PDF-dokumenter er postet på Internett. Følgende viktige fordeler ligger til grunn for populariteten: Integritet: PDF-filer ser ut som originaldokumentene de er laget fra. Utseendet bevares etter deling, uansett plattform, operativsystem og lokale innstillinger på de ulike datamaskiner eller enheter. Filstørrelse: PDF-filer er i mange tilfeller mer kompakte enn kildedokumentene ideelt for filoverføring. Sikkerhet: PDF-filer kan påføres digital underskrift og passordbeskyttes for å hindre uautoriserte endringer. Deling: Selv om selve grunndokumentet kan "fryses", er det mange muligheter til å gjennomgå dokumentet med kommentar- og merkeverktøy. Visningsprogrammer for PDF-filer er gratis, men alternativene er færre når det gjelder å opprette PDF-filer. Det er her PDF Create! kommer inn i bildet. 4. Dette kan PDF Create! gjøre for deg ScanSoft PDF Create! Med 4 kan du opprette PDF-filer fra mange forskjellige filtyper. Dialogboksen Skriv ut i programmer med utskriftsalternativ vil inneholde en skriver ved navn ScanSoft PDF Create! Med PDF Create! Assistant kan du kompilere en liste over filer som genereres av ulike programmer. Filene kan konverteres til separate PDF-filer eller slås sammen til én fil. Når du jobber i Microsoft Word TM, Excel eller PowerPoint, kan du be programmet om å opprette en PDF-fil rett fra det gjeldende dokumentet. Når du konverterer fra Microsoft Word, kan du overføre hyperkoblinger og kommentarer og angi bokmerker som skal genereres ut fra strukturen i Word-dokumentet. 2

Programmet kan opprette PDF-filer i versjon 1.3 til 1.6. Filer kan passordbeskyttes og påføres vannmerker. Med innstillingene for komprimering og skrift kan du styre PDF-filens størrelse og utseende. PDF-produktfamilien Nuance Communications, Inc. tilbyr tre PDF-produkter: ScanSoft PDF Converter låser opp PDF-filer ScanSoft PDF Create! oppretter PDF-filer ScanSoft PDF Converter Professional låser opp, oppretter, redigerer, legger inn kommentarer i og deler PDF-filer. Installere og aktivere Fjern eventuelle eldre versjoner av PDF Create! før installering. Du må ha administratorrettigheter på datamaskinen for å kunne installere og aktivere programmet. Du må ha Internett-tilgang for å aktivere programmet. 1. Sett CD-platen i CD-stasjonen. Installeringsprogrammet startes automatisk. Hvis ikke, må du finne CDstasjonen i Microsoft Windows Utforsker og dobbeltklikke programmets setup.exe-fil. Velg et språk for installering. InstallShield -veiviseren åpnes. (Hvis du har lastet ned programmet fra Nuances web-område, dobbeltklikker du setup.exe-filen for programmet.) 2. Lisens og serienummer Du må godta lisensavtalen før du kan fortsette. Du må oppgi et serienummer, som du finner på CD-omslaget eller nedlastingsstedet på Nuances webområde. Sørg for å oppbevare serienummeret på et trygt sted. Det sjekkes bare under produktaktivering og trengs dessuten ved eventuelle installeringer på nytt. 3

3. Sted og installeringstype Installeringsprogrammet foreslår et standard sted for programmet. Godta dette, eller definer et annet sted. Velg fullstendig eller tilpasset installering. Velg Tilpasset for å aktivere eller deaktivere integreringen av PDF Create! med andre programmer. Standardinnstillingen er at alle programmer som er oppført i integreringspanelet i PDF Create! i InstallShield-veiviseren, aktiveres. (Du kan endre integreringsinnstillinger senere ved å velge programmet under Legg til / fjern programmer i Kontrollpanel og klikke Endre og Reparer.) 4. Klikk Fullfør På slutten av installeringsprosessen kjøres registeringen. Velg Registrer på Internett for å opprette forbindelse til Nuances webområde. Vi bruker et enkelt elektronisk skjema som fylles ut på et øyeblikk. Klikk Send når skjemaet er ferdig utfylt. Hvis du ikke vil registrere deg eller få tilsendt en påminnelse senere, kan du gå til http://www.nuance.com og registrere deg senere. Klikk Støtte, og velg Produktregistrering i hovedskjermbildet. Les Nuances retningslinjer for personvern for å finne informasjon om hvordan dine registrerte opplysninger brukes. 5. Aktiver På slutten av installeringsprosessen blir du bedt om å aktivere produktet. Påse at du har Internett-tilgang. Brukeren behøver ikke å gjøre noe og ingen personopplysninger overføres, forutsatt at serienummeret finnes der det skal og er riktig angitt. Hvis du ikke aktiverer produktet under installeringen, blir du bedt om å gjøre dette hver gang du åpner programmet. PDF Create! kan bare åpnes fem ganger uten å være aktivert. Slik kan du få hjelp Denne trykte hurtigveiledningen følger med PDF Create! når programmet leveres på CD. Denne veiledningen er også tilgjengelig som PDF-fil på CDen og i programmappen etter installering. Tilgang er dessuten mulig fra Om-panelet. Hvis programmet er levert elektronisk, er det lurt å slå opp i dette PDF-dokumentet. Dokumentet er tilgjengelig på nedlastingsstedet. 4

ScanSoft PDF Create! har et omfattende elektronisk hjelpesystem i HTMLformat. Gå til hjelpesystemet via en hyperkobling i PDF Create Assistant eller via menyen i PDF Create! i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint. Trykk F1 for å åpne Hjelp på emnet som beskriver panelet som for øyeblikket er åpent. I enkelte dialogbokser finner du Hjelpknapper. På CD-en og i programmappen finner du en fil med versjonsmerknader med den nyeste tilgjengelige informasjonen. Nuances webområde inneholder programinformasjon, en kunnskapsdatabase som oppdateres jevnlig, samt brukerfora. Merk: Systemkravene er oppgitt på produktesken og i det elektroniske hjelpesystemet. Opprett PDF-filer fra Skriv ut-dialogbokser Skriv ut-dialogboksen som vises i programmer med utskriftsalternativ, vil inneholde en PDF Create! skriverdriver. Last en fil du vil lage PDF-fil fra, og velg Fil/Skriv ut. Velg ScanSoft PDF Create! som navn på skriveren. Angi en siderekke og andre innstillinger etter ønske. Én PDF-fil opprettes, verdien for antall eksemplarer ignoreres. Klikk Egenskaper for å sjekke eller endre innstillingene for PDF Create! Klikk OK for å starte opprettingen. Dialogboksen Lagre som åpnes som standard, men du kan konfigurere automatiserte lagringsanvisninger under Egenskaper/PDF-innstillinger. Bruk PDF Create! Assistant Assistant åpnes fra Start-menyen i Windows. Med dette programmet kan du kompilere en liste over filer som skal konverteres. Disse filene kan være opprettet i ulike programmer. Velg å slå sammen filene i den angitte rekkefølgen for å opprette én PDF-fil, eller konverter hver fil separat. Filer kan også overlegges ved konvertering. I Assistant kan du bruke profiler til å styre opprettingen av PDF-filer. Profiler inneholder en gruppe innstillinger som er ment å oppnå et bestemt resultat. Programmet inneholder seks profiler, og du kan opprette flere hvis det er behov for det. 5

Fjern de valgte filene på listen Flytt de valgte filene opp eller ned Fjern alle filene på listen Dra og slipp innlagte filer i dette området, eller bruk Legg til-knappen Monteringsanvisning* Velg en profil Her vises gjeldende lagringsinnstillinger Klikk for å starte oppretting av PDF-fil Klikk for å endre lagringsinnstillinger Endre profilinnstillinger * andre monteringsanvisninger er: Slå sammen filer til én PDF-fil (i angitt rekkefølge) Overlegg filer (i samsvar med gjeldende alternativer for overlegging). 6

Klikk Profiler for å endre innstillingene for den valgte profilen eller for å opprette en ny profil. Klikk her for å gi navn til en ny profil Klikk her for å slette profilen som inneholder det valgte elementet (etter en advarsel) Velg et element på listen Klikk her for å endre innstillingene for det valgte elementet Klikk på slutten av en kontroll for å åpne en redigeringsboks eller rullegardinliste Klikk OK for å lukke dialogboksen Profiler i PDF Create. Klikk deretter Gå til i Assistant. Dialogboksen Utskriftsinformasjon vises, med inngangs- og utgangsfiler og konverteringsstatus. Dobbeltklikk en PDF-fil for å vise den opprettede PDF-filen. 7

Opprette PDF-filer fra Windows Utforsker Høyreklikk én fil. Snarveismenyen inneholder følgende: Velg en profil på undermenyen for det første elementet. Gjeldende innstillinger for denne profilen brukes til oppretting av PDF-fil. Klikk Rediger... for å endre profilinnstillingene eller opprette en ny før oppretting av PDF-filen. Det andre elementet viser de gjeldende lagringsanvisningene. Klikk for å konfigurere andre anvisninger. Hvis du velger en gruppe filer og høyreklikker, vil snarveismenyen inneholde: Velg det første alternativet og deretter en profil for å opprette én PDF-fil fra hver valgte fil. Generer én PDF-fil ved å velge alternativ nummer to eller tre og en profil. Det siste alternativet viser gjeldende lagringsanvisninger. Klikk alternativet for å endre disse. Opprette PDF-filer fra Microsoft Word 1. Åpne Word-dokumentet. 2. Velg Opprett PDF-fil fra menyen i PDF Create, eller klikk. 3. Godta eller endre standard målmappe og filnavn i dialogboksen Lagre som som åpnes. 4. Du kan eventuelt også legge til dokumentinformasjon (nøkkelord osv.). Klikk for å opprette en PDF-fil og legge ved en kopi i en e-postmelding. 8

Dialogboksen PDF-koblinger Denne dialogboksen får du tilgang til via en knapp på verktøylinjen eller som et element på menyen i PDF Create! Her kan du definere innstillinger som bare skal brukes når du oppretter en PDF-fil fra et Word-dokument. Definer hvilke avsnittsstiler i Word-dokumentet som skal konverteres til bokmerker i PDF-filen, hvilke kommentarer som skal overføres og hvordan hyperkoblinger skal se ut. Opprette PDF-filer fra Microsoft Excel og PowerPoint 1. Åpne Excel-filen eller PowerPoint-presentasjonen. 2. Velg Opprett PDF-fil fra menyen i PDF Create, eller klikk. 3. Godta eller endre standard målmappe og filnavn i dialogboksen Lagre som som åpnes. 4. Klikk for å opprette en PDF-fil og legge ved en kopi i en e-postmelding. Klikk for å endre opprettingsegenskapene. MERK: Hvis du ikke ser knappene i Word, Excel eller PowerPoint, kan du gå til Vis > Verktøylinjer og velge ScanSoft PDF. ScanSoft PDF Create! Dialogboksen Egenskaper Her har du full styring med konvertering. I Generelt-panelet kan du definere sidestørrelse, papirretning, oppløsning for PDF-filen og hvorvidt du skal vise den eller ikke etter oppretting. I panelet PDF-innstillinger kan du definere PDF-versjon, styre innebygging av skrifter, konfigurere komprimeringstype og -grad, definere passord og legge til vannmerker. Du får se alternativer for å gi navn til opprettede PDF-filer og definere egenskaper som tittel, forfatter, emne og nøkkelord. Opprettede filer kan også legges ved i e-postmeldinger, klare til sending. 9

ScanSoft PDF Create!- dialogboksen Egenskaper får du tilgang til via dialogboksen Skriv ut i programmet. Når du jobber i Create! Assistant eller Windows Utforsker, konfigureres disse innstillingene via profilene. Hvis du vil ha tilgang til disse innstillingene fra Microsoft Word, kan du velge Fil/ Skriv ut i stedet for PDF Create!-knappen. Slik kan du overlegge PDF-filer Med overleggingsalternativene kan du plassere tegninger, symboler, kunst eller andre faste elementer på bare første side i PDF-filene, sammen med elementer som endres fra fil til fil. Eksempel på forsideoverlegg: Énsidig fil med gjentatte elementer Side 1 i et flersidig dokument + = Forside i den resulterende PDF-filen Dette resultatet oppnås ved å oppheve merkingen av "Gjenta siste side i det kortere dokumentet for sideoverlegg". Du kan også bruke overleggsfunksjonen til å legge til en bedriftslogo eller et annet fast element på hver side i PDF-filer du oppretter. Dette gjøres ved å merke alternativet ovenfor. Du finner mer informasjon om overleggsvalgene i det elektroniske hjelpesystemet. 10

Avinstallere 1. Velg Legg til / fjern programmer på Kontrollpanel. 2. Velg ScanSoft PDF Create! 4.0. 3. Klikk Fjern for å avinstallere programmet eller Endre for å reparere det automatisk eller endre listen over integrerte programmer. I begynnelsen av avinstalleringesprosessen utføres et deaktiveringstrinn, slik at du senere kan installere programmet på nytt uten aktiveringsproblemer. Du må ha Internett-tilgang for å deaktivere. www.nuance.com Copyright 2006 Nuance Communications, Inc. Med enerett. Kan endres uten varsel. Nuance, Nuance-logoen, ScanSoft og PDF Create-logoen er varemerker eller registrerte varemerker som tilhører Nuance Communications, Inc. i USA og/eller andre land. Alle andre varemerker tilhører de respektive eierne. Dette programmet er beskyttet av amerikansk og internasjonal lovgivning om opphavsrett. 11