Klæbu kommune MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu rådhus - kommunestyresalen Møtedato: 25.03.2010 Tid: 16.00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf. 72 83 35 00 eller på e-post til: sentralbord@klabu.kommune.no Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. I starten av møtet vil idrettsrådet orientere om sine oppgaver og funksjoner, og hva som opptar idretten i Klæbu nå. Middag ca kl. 18.00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE 5/10 10/4 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE 6/10 10/168 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN 7/10 10/166 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET UTBEDRING AV SYKEHJEMMET GAMMEL DEL SYD 8/10 09/195 NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O 9/10 09/449 ANSETTELSESPROSESSEN VEDR NY RÅDMANN 10/10 08/65 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2009 11/10 09/125 GJENNOMGANG AV NÆRINGSFONDET I KLÆBU KOMMUNE
12/10 09/240 FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE 13/10 09/92 KLÆBU SYKEHJEM - KONTRAKTSTILDELING FOR DRIFT AV SYKEHJEMSDELEN 14/10 09/388 SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNINGER KONSULENTBISTAND 15/10 07/500 KLÆBU SPAREBANK FORSTANDERSKAP 2007-2011 NYTT VALG Klæbu, 22.03.10 Jarle Martin Gundersen ordfører
Sak 5/10 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 5/10 Kommunestyret 25.03.2010 13/10 Formannskapet 11.03.2010 Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. Formannskapet behandling 11.03.2010: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Dokumentliste over delegerte vedtak i tiden 15.01. 01.03.2010 2. Dokumentliste over journalposter i tiden 15.01. 02.03.2010 Side 3 av 49
Sak 6/10 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Kjersti Utne Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 6/10 Kommunestyret 25.03.2010 20/10 Formannskapet 11.03.2010 Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra 01.08.10. Formannskapet behandling 11.03.2010: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra 01.08.10. SAKSUTREDNING Saksopplysninger: Kulturskolen er i løpet av 2010 nødt til å redusere nettobudsjettet med 100 000 kroner. Vurdering: Som et ledd i å gjennomføre dette, forelås det at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner i tillegg til ordinær indeksregulering i 2010. En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til 2010. Dette innebærer følgende priser på kulturskolen: 2009 Vedtatt 2010 Nytt forslag 2010 Kulturverksted 1 715 1 770 1 870 Form/farge 2 300 2 370 2 470 Dans 2 610 2 690 2 790 Instrumentalundervisning 2 610 2 690 2 790 Side 4 av 49
Sak 6/10 Dette innebærer en økt inntekt på 35.500 kroner. De øvrige grep for å få budsjettet i balanse innebærer å øke antall elever. Det vil i stor grad innebærer å øke antallet elever pr gruppe og pr. lærer, og å redusere undervisningstid pr elev. Økonomiske og administrative konsekvenser: Økt inntekt på 35.500 kroner. Korrigert prosentsats fra 4,9 % til 9 % i avsnittet: Vurdering: En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til 2010. Side 5 av 49
Sak 7/10 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET Utbedring av sykehjemmet gammel del syd. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Svein Rodø Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 7/10 Kommunestyret 25.03.2010 19/10 Formannskapet 11.03.2010 Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret bevilger inntil kr. 500.000,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. Formannskapet behandling 11.03.2010: Medlem Frode Røstum (H) erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 2.ledd. Vara Gro Merete Ulstad tiltrådte. Ved votering ble innstillingen vedtatt med 6 mot 1 (AP) stemme. Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger inntil kr. 500.000,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. SAKSUTREDNING Vedlegg: Saksopplysninger: På grunn av til dels store skjevheter i gulvkonstruksjon (ca 100 mm) med påfølgende skjevheter i vegg og tak, søkes det om økonomiske midler til utbedring av skadene som har utviklet sg over mange år inne i Klæbu Sykehjems gammel fløy syd. De fire rommene, med bad, oppholdsrom og gangareal som er berørt, skal benyttes til pasientrom. Fløya er avdelt med egen nymontert dør. Årsaken til skjevheten skriver seg fra dårlige grunnforhold og dårlig drenasjon ved grunnmur. Det ble utført reparasjon med oppgraving av dreneringen for 4 år siden. Verneombudet ved Klæbu sykehjem har også tatt opp saken, under henvisning til at gulvet er skjevt og at ansatte og pasienter har store problemer med å håndtere senger, rullestoler med mer. Det er også anført at det kan oppstå unødige belastningsskader på Side 6 av 49
Sak 7/10 ansatte. De 4 rommene benyttes ikke i dag. Det har også vært invasjon av svartmaur i dette området. Vurdering: Kostnader på utbedringene: (eks. mva) Kjerneboring av et hull for kamerakontroll av grunn og avløpsrør, bygningstekniske arbeider, rørleggerarbeider, maler og beleggsarbeider kr.170.000,- Oppfylling av hulrom i grunn kr. 70.000,- Elektroarbeider kr. 50.000,- Ventilasjonstekniske arbeider kr. 50.000,- Utrydding av svartmaur kr. 20.000,- Uforutsett kr. 40.000,- Sum inkl. mva kr.500.000,- Det vil bli forespurt min 3 entreprenører jfr. lov om off. anskaffelser. Arbeidene må være ferdig innen 1. juni 2010. Økonomiske og administrative konsekvenser: Prosjektet har en kostnadsramme på inntil kr. 500.000,-. Rådmannen vil anbefale at prosjektet finansieres ved å bruke av tidligere avsatte midler til utbygging av Klæbu servicesenter. Dette er midler som kommunen fikk i forbindelse med utbyggingen av Klæbu servicesenter i 2005. Midlene var i utgangspunktet tenkt brukt til byggetrinn 3 av Klæbu servicesenter. Ytterligere utbygging av Klæbu servicesenter er imidlertid stilt i bero på ubestemt tid, slik at det er mulig å omdisponere disse midlene til andre prosjekter innenfor pleie- og omsorg/ Klæbu sykehjem. Per i dag står det kr. 1 910 393 på et eget bundet investeringsfond. Side 7 av 49
Sak 8/10 NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Geir Magne Sund Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 8/10 Kommunestyret 25.03.2010 18/10 Formannskapet 11.03.2010 52/09 Kommunestyret 29.10.2009 99/09 Formannskapet 08.10.2009 75/09 Formannskapet 02.07.2009 Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven 12 14 at søknad om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o imøtekommes, slik at inntil 135 m2 i 1. etg. kan benyttes til boliger. Reguleringsbestemmelsene pkt. 1.2 endres i samsvar med dette. Formannskapet behandling 11.03.2010: Medlem Frode Røstum (H) erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 1.ledd. pkt. a. Vara Gro Merete Ulstad tiltrådte. Medlem Kai Nordseth fremmet følgende forslag: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven 12 14 at søknad om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o imøtekommes, slik at inntil 135 m2 i 1. etg. kan benyttes til boliger. Reguleringsbestemmelsenes pkt. 1.2 endres i samsvar med dette. Ved votering ble innstillingen vedtatt med 6 mot 1 (SV) stemme. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Oversiktskart 2. Søknad om reguleringsendring dat. 03.02.2010 3. Gjeldende reguleringsplan med bestemmelser, vedtatt 28.04.2005 4. Tidligere forslag til reguleringsendring, dat. 23.07.2009 5. Kommunestyrets sak 52/09, møte 29.10.2009. Saksopplysninger: Eier av Tanemsmov. 2 o, malermester Frode Røstum, søkte i 2009 om endring av reguleringsplanen for sin eiendom, fra næring til bolig. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Side 8 av 49
Sak 8/10 Kommunestyret vedtar ikke forslag til reguleringsendring. Området er regulert til næring og kommunestyret vil holde mulighet for næringslokaler tilgjengelig på Tanem. Saken kan vurderes på nytt når evt. nytt næringsareal på Tanem er regulert. Eier har nå tatt opp saken på nytt, men ønsker nå å dele fra areal til 2 leiligheter, og beholde et næringsareal på netto 90 m 2. Vurdering: Rådmannen har tidligere gått inn for at hele arealet på eiendommen kan omreguleres til boligformål, og har for sin del heller ikke innvendinger til en løsning som innebærer delvis omdisponering. P.g.a. kommunestyrets klare forbehold om at nytt næringsareal må være regulert før saken kan vurderes på nytt, er det kun kommunestyret som kan vedta en slik mellomløsning. En eventuell endring i samsvar med søkers ønske kan vedtas som mindre endring med hjemmel i plan- og bygningsloven 12-14. Det vil kun være nødvendig å endre reguleringsbestemmelsene, ikke reguleringskartet. I bestemmelsenes pkt. 1.2 må det da innarbeides et tillegg, etter setningen om at det kan legges til rette for boliger i 2. etasje: I tillegg kan inntil 135 m 2 i 1. etasje benyttes til boliger. Tidligere foreslått endring, som omfattet omdisponering av hele 1. etasje, har for kort tid siden vært gjenstand for høring. Ny høring for en mindre endring enn dette er da ikke nødvendig. Saken legges fram uten innstilling. Økonomiske og administrative konsekvenser: Planendringen vil ikke ha økonomiske og administrative konsekvenser av betydning for kommunen. Side 9 av 49
Sak 9/10 Ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 9/10 Kommunestyret 25.03.2010 14/10 Kontrollutvalget 11.03.2010 9/10 Kontrollutvalget 18.02.2010 Vedtak: Kontrollutvalget har ikke noe å bemerke til ansettelsesprosessen vedrørende ny rådmann i Klæbu kommune. Lov om offentlige anskaffelser er fulgt. Kommuneloven foreskriver ingen bestemt arbeidsprosess/fremgangsmåte med hensyn til å fremskaffe kandidater til stillingen som administrasjonssjef. Det er det politiske systemet selv som har myndighet til å avgjøre hvordan en ansettelsesprosess skal forløpe. Behandling 11.03.2010: Kontrollutvalget diskuterte saken grundig. Ordfører svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget har ikke noe å bemerke til ansettelsesprosessen vedrørende ny rådmann i Klæbu kommune. Lov om offentlige anskaffelser er fulgt. Kommuneloven foreskriver ingen bestemt arbeidsprosess/fremgangsmåte med hensyn til å fremskaffe kandidater til stillingen som administrasjonssjef. Det er det politiske systemet selv som har myndighet til å avgjøre hvordan en ansettelsesprosess skal forløpe. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets behandling og vedtak i sak 9/2010 den 18.02.2010 Protokoll Saksfremlegg ble utdelt i møtet. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. Side 10 av 49
Sak 9/10 Vedtak Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. SAKSUTREDNING: Saksdokumenter: Vedlegg Ingen. Utrykte vedlegg: 1. Formannskapets sak 122/09 utnevning av arbeidsgruppe ansettelse av ny rådmann. 2. Kommunestyrets sak 3/10 Interpellasjon til kommunestyret. Saksutredning I kommunestyrets møte 4. februar ble interpellasjon fra Peter M. Høvik besvart. Interpellasjonen lyder som følger: Hvilke prioriterte mål vil ordføreren stille til ny rådmann? Etter behandling av interpellasjon vedr. ny rådmann i Klæbu kommune (i sak 3/10) valgte Kommunestyret å gi kontrollutvalget i oppdrag å gjennomgå ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann. Kontrollutvalgets sekretariat har hentet informasjon fra Klæbu kommune sitt sak- og arkivsystem, samt fått supplerende opplysninger fra ordfører og personalsjef. Arbeidsprosessen Det ble nedsatt en arbeidsgruppe i formannskapsmøtet den 23. november 2009 i sak 122/09. Forslag til sammensetningen av arbeidsgruppen var omforent (enstemmig). Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Følgende personer ble valgt inn i arbeidsgruppen: Jarle Martin Gundersen, formannskapet Kai Nordseth, formannskapet Ingvar Sund, arbeidstakerorganisasjonene Lillian Krokum, personalsjef Underretning til kommunestyret, om utnevning av arbeidsgruppe for å: Komme med forslag til ny rådmann, ble gitt av ordfører i kommunestyret sitt møte den 17.12.2009. Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Den nedsatte arbeidsgruppen har avholdt 5 møter pr. 27.01.2010 og dokumentert dette i sakog arkivsystemet til Klæbu kommune. Arbeidsgruppen har innhentet referanser fra andre kommuner, som Skaun, Meldal, Rennebu og Ørland. Side 11 av 49
Sak 9/10 Arbeidsgruppen har fulgt lov om offentlige anskaffelser ved at de har sendt ut forespørsel til 4 leverandører av rekruteringstjenester. Følgende leverandører ble invitert til å komme med tilbud: Bemanningshuset TotalConsult Horton International Manpower Leverandørene ble invitert til å komme med skriftlig tilbud, samtidig som de ble invitert til et møte for å presentere seg. Kommunen ønsket videre at leverandørene møtte med de aktuelle personer som skal drive prosessen. Tilbudsfrist ble satt til 8. januar 2010, og presentasjon av leverandører ble satt til 12. og 13. januar. Alle fire leverandører leverte tilbud innen fristens utløp. Alle unntatt Horton International hadde anledning til å møte til presentasjon. Etter en totalvurdering av pris, presentasjon og hvem som arbeidsgruppen mente best kunne ivareta kommunens interesser, falt valget på Manpower Professional. Alle tilbydere ble tilskrevet og meddelt resultatet. For å komme med innspill til hvilke utfordringer de ansatte ser for kommunen og rådmannen, samt hvilke forventninger de har til ny rådmann, fikk arbeidsgruppen i oppdrag fra konsulenten hos Manpower Profesional å peke ut 3 enhetsleder og 2 ansatte fra 1.linjetjensten. I tillegg kommer ledergruppen og 2 tillitsvalgte. Samtalene ble gjennomført fredag 5. februar. Den videre prosess og kjøreplan for ansettelse av ny rådmann: Søknadsfrist 5. mars Konsulentens anbefaling frist 26. mars Behandling i Formannskapet 15. april Tilsetting i Kommunestyret 22. april (ekstraordinært) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Arbeidsgruppen har gjort tiltak for å sikre reell konkurranse om kontrakten, jf. forespørsel om tilbud fra 4 leverandører. Arbeidsgruppens arbeid er dokumentert i kommunens sak- og arkivsystem. Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken til videre diskusjon i kontrollutvalget. Utvalget må videresende saken til kommunestyret, slik at kommunestyret får behandlet saken på sitt førstkommende møte som er berammet til 25. mars. Side 12 av 49
Sak 10/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 10/10 Kommunestyret 25.03.2010 5/10 Kontrollutvalget 18.02.2010 Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Behandling 18.02.2010: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. SAKSDOKUMENTER: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for 2009. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2009. Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den 18.02.2010. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Side 13 av 49
Sak 10/10 Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. Side 14 av 49
Sak 10/10 Vedlegg KLÆBU KOMMUNE Årsmelding for kontrollutvalget for 2009 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg og lovgiver har med de siste endringene i kommuneloven uttalt ønske om å styrke kontrollutvalgets stilling i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget hadde i 2009 følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Frode Gerhardsen 1.vara for Aftret og Lervold Ivar Skei Nestleder Bård Kalvik 2.vara for Aftret og Lervold Bjørn Lervold Medlem Leif M. Olsen 3. vara for Aftret og Lervold Ingeborg Grendstad Medlem Claus Nielsen 1.vara for Skei og Grendstad Ove Lysklett Medlem Britt Hukkelås 2.vara for Skei og Grendstad Jørgen Krokstad 3.vara for Skei og Grendstad Peder Tulluan 1.vara for Lysklett Einar Skei 2.vara for Lysklett Kontrollutvalget består av fem medlemmer. Kommunestyret kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. I henhold til kommuneloven skal minst et av medlemmene fra og med inneværende valgperiode være medlem av kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt- Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn, for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling. Leder og nestleder har deltatt på Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse i 2009. I oktober arrangerte KonSek Midt-Norge IKS Samling for kontrollutvalgene, 2 av kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer deltok på samlingen. Likestilling Side 15 av 49
Sak 10/10 Etter kommune- og fylkestingsvalget for perioden 2007-2011 så består kontrollutvalget av 1 kvinne og 4 menn. Utvalget mener at kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene, ikke er ivaretatt. Utvidede oppgaver for kontrollutvalget. Lovendringer medførte at kontrollutvalgets rolle er styrket i den kommunale forvaltningen, gjennom et tydeligere ansvar for tilsynsfunksjonen i kommunen. Kommunestyrets overordnede ansvar for tilsyn og kontroll er også mer fremhevet. Lovendringen har gitt nye roller for både kontrollutvalg, sekretariat og revisjon. 2009 var det fjerde hele driftsår etter at Klæbu kommune vedtok å slutte seg til et interkommunalt samarbeid for kommunal revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg sammen med Sør-Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner i fylket. Formål og målsettinger med kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Klæbu har i 2009 avholdt 6 møter og behandlet 41 saker. Regnskapsrevisjon: Side 16 av 49
Sak 10/10 Som det fremgår foran under oppgaver for kontrollutvalget, oversendes hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2008 med en tilføyning om at det var beklagelig at kommunen ikke var i stand til å sette av midler til disposisjonsfond som vedtatt i opprinnelig budsjett. Det gledelige derimot, var at kommunen endelig hadde fått til kontrolloppstillingen over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2009 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på økonomisk styring og rapportering i Klæbu kommune. Rapportene er lagt frem for kommunestyret. I sitt vedtak ba kommunestyret rådmannen om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene fra revisor er fulgt opp innen utgangen av august 2009. Kontrollutvalget mottok en tilbakemelding fra rådmannen innen fristen, men kommunen er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger enda. Derfor har kontrollutvalget bedt rådmannen om en ny tilbakemelding når alle anbefalingene i rapporten er gjennomført, eller senest innen utgangen av mars 2010. Kontrollutvalget har i tillegg bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på Styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune, dette prosjektet ble ferdigstilt i januar 2010. Rapporten legges frem for behandling i kontrollutvalget på møtet i februar 2010. Selskapskontroll: Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget, der utvalget på vegne av Klæbu kommune kan gå inn og gjøre undersøkelser i selskaper som Klæbu kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier. Formålet er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapets virksomhet. Kontrollutvalget gjennomførte i 2007 en begrenset eierskapskontroll, som inngår i begrepet selskapskontroll, i 2 selskaper. Rapporter fra gjennomgangen ble behandlet av kommunestyret i september 2007 i sak 26/07. Rådmann og formannskap skal på bakgrunn av vedtaket utarbeide rutiner for eierstrategi og deretter fremlegge dette for kommunestyret første halvår 2008. Kontrollutvalget har flere ganger hatt kontakt med rådmannen for å få status i arbeidet med en utarbeidelse av en eierstrategi, senest på et kontaktmøte mellom rådmann, ordfører, kontrollutvalgets leder og sekretariat i februar 2010. Eierskapsmeldingen skal være klar til politisk behandling innen sommeren 2010. Dersom det ikke oppstår spesielle forhold finner kontrollutvalget det ikke naturlig, uten at kommunestyret ber om det, å igangsette ytterligere selskapskontroll før kommunestyret har tatt stilling til på hvilken måte de ønsker å følge opp utenforliggende selskap (eierskapsmeldingen). Side 17 av 49
Sak 10/10 Kontrollutvalget har imidlertid bedt om å få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings-/representantskapsmøter i Klæbu Industrier AS (jf. kommunelovens 80) Andre forhold: For å motvirke konsekvensene av den internasjonale finansuroen ble det i januar 2009 vedtatt endringer i statsbudsjettet for 2009 omtalt som Regjeringens tiltakspakke. Klæbu kommune fikk ca 5,86 mill kroner, fordelt på vedlikeholdsmidler, frie inntekter og skattekompensasjon. Klæbu kommunestyre vedtok å bruke tiltakspakken på enøk-tiltak på skolene og takarbeider på Klæbu sykehjem. Kontrollutvalget har fulgt opp bruken av tiltaksmidlene gjennom orienteringer fra rådmannen. I 2008 så ble det foretatt en forvaltningsrevisjon på offentlige anskaffelser i Klæbu kommune. Kontrollutvalget anså tilbakemeldingen fra rådmannen, vedr. anbefalingene som revisor ga i rapporten, som tilfredsstillende. Under prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem i 2009, foretok kontrollutvalget en enkel undersøkelse om regelverk og rutiner for offentlige anskaffelser ble fulgt. Kontrollutvalget ba, etter utført undersøkelse, rådmannen om å holde sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Og at dette måtte gjenspeiles i det daglige arbeid. Synlighet Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på de fleste av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. Samarbeid Kontrollutvalgets leder og oppdragsansvarlig sekretær har hatt et kontaktmøte med politisk ledelse og administrasjon i 2009, for 2010 så er det ønskelig å prøve å få til slike kontaktmøter i forkant av de fleste av kontrollutvalgets møter. Dette for å synliggjøre egen virksomhet, samt å få viktig informasjon fra politisk og administrativ ledelse. Kontakten oppleves som positiv og en styrking av kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalgets økonomi Regnskapet for kontrollutvalget, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester føres under ansvar 140 Politiske organer og under tjeneste 1100 Kontroll og Revisjon. Kontrollutvalget Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett 2009 1020 Godtgjørelser og sosiale utgifter 20.773,70 44.500,00 1020 Driftsutgifter, kurs og reiser 16.550,00 51.000,00 SUM DRIFTSUTGIFTER 37.323,70 95.500,00 Side 18 av 49
Sak 10/10 Kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett 2009 1020 Kjøp fra IKS 685.200,00 685.200,00 NETTO DRIFTSRESULTAT 685.200,00 685.200,00 Det ble vedtatt et budsjett på kr. 505.000,- til revisjon og kr. 180.200,- til sekretariatstjenester for 2009. Regnskapet viser at kostnader til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjetter, slik at det totalt blir et mindreforbruk på området kontroll og revisjon. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Klæbu kommune. Klæbu 18.02.2010 Jomar Aftret Kontrollutvalgets leder Side 19 av 49
Sak 11/10 Gjennomgang av Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 11/10 Kommunestyret 25.03.2010 37/09 Kontrollutvalget 03.12.2009 47/09 Utvalg for næring, miljø og samferdsel 14.10.2009 Vedtak: Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret, for en eventuell videre behandling. Behandling: Etter en gjennomgang av bruken av næringsfondet for årene 2007 til og med 2009, så er det et beløp på kr. 300.000,- som det ikke er et formelt vedtak på i 2008. Kr. 300.000,- er belastet næringsfondet og inntektsført på enhet for næring og utbygging for å dekke opp innsparingen som ble vedtatt i kommunestyrets sak 5/08. Kontrollutvalget vil presisere at bruk av næringsfondet kun kan gjøres når det finnes et formelt vedtak. Næringsfondets vedtekter 2 sier at det ikke er anledning til å bruke av fondets midler til løpende drift. Kontrollutvalget ber sekretariatet sende et brev med samlet saksfremstilling til Utvalg for næring, miljø og samferdsel med underretning om kontrollutvalgets behandling og vedtak i saken. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret, for en eventuell videre behandling. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. SAKSDOKUMENTER: 1. Utbetalinger fra Næringsfondet 2007 til 2009 2. Formannskapets sak 76/04 Klæbu Næringshage Søknad om støtte og medvirkning og invitasjon til aksjetegning. 3. Samarbeidsavtale mellom Klæbu Næringshage og Klæbu kommune, datert 18.06.2009 Side 20 av 49
Sak 11/10 Utrykte vedlegg 1. Utvalg for næring, miljø og samferdsel sak 47/09 2. Melding om politisk vedtak - Bruk av næringsfondet ny behandling. 3. Brev til utvalgsleder næring, miljø og samferdsel, orientering til kontrollutvalget. 4. Vedtekter for kommunale kraftfond (næringsfond), vedtatt i kommunestyret 29.02.1996 i sak 12/96 SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den 3. desember 2009, i sak 37/2009 Næringsfondet i Klæbu kommune - Orientering fra leder i Utvalg for næring, miljø og samferdsel, en forespørsel fra utvalg for næring, miljø og samferdsel vedrørende bruk av nærings- /kraftfondet siden næringshagens opprettelse til og med dags dato. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente opplysninger om utbetalinger fra Kraftfondet (Næringsfondet) de siste 3 årene, slik at man ser hvilke beløp som er utbetalt og til hvem. I tillegg ønskes de eventuelle vedtakene som er gjort for disse utbetalingene. Kontrollutvalget ønsker også vedtaket som ble gjort da Næringshagen ble opprettet og eventuelt samarbeidsavtalen mellom kommunen og Næringshagen. Kontrollutvalgets sekretariat har innhentet informasjon fra kommunens sak- og arkivsystem, samt fått dokumentasjon fra regnskapsleder Oddvar Berg og enhetsleder Knut Brauteset, nærings- og utbyggingstjenesten. Klæbu Næringhage AS Utvalg for kultur, næring og miljø vedtok på sitt møte 07.10.2003 i sak 83/03 at Klæbu kommune ville medvirke til forprosjekt Næringshage i Klæbu. Det ble innvilget et tilskudd på inntil kr. 90.000,- og at Næringshagen fikk leie deler av Skarpsnoveien 5 på Hallset på rimelige vilkår i en oppstartsfase. Formannskapet vedtok på sitt møte 23.09.2004 i sak 76/04 at Klæbu kommune aktivt ville bidra til at etableringen av Næringshagen ble et faktum. Klæbu kommune bidro med rundt 30 % av aksjekapitalen i Næringshagen. Og Klæbu kommune tilrettela også for næringshagen med bl.a. å overdra det tidligere administrasjonsbygget på Hallsetheimen, vederlagsfritt til selskapet. Utover dette, og som en viktig forutsetning for driften av næringshagen, ble det etablert en egen oppdragsavtale mellom selskapet og kommunen. Denne avtalen løper fram til 31.12.10 (avtale følger vedlagt). Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunens næringsfond skal, jf. vedtekter vedtatt i 1996, ha en fondskapital på kr. 800.500,-, fondskapitalen kan kun brukes til lån, herunder ansvarlig lån, og/eller avsettes til garantifond.. Den årlige avkastningen (årlige konsesjonsavgifter kr. 227.000,- + renter på fondets bankinnskudd) tilsvarer et beløp mellom kr. 250.000 og kr. 300.000,- og kan brukes til tilskudd og betingede lån. Side 21 av 49
Sak 11/10 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for videre drøftinger i kontrollutvalget. Side 22 av 49
Sak 11/10 Vedlegg 1 Konto 25100401 Næringsfond 2007 Fondet ble belastet med kr. 557.272,98, hvorav kr. 400.000,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende 157.272,98 består av 20 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr. 30.000,- som er en overføring til Trøndelag senter for samtidskunst jf. FS-sak 91/06. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr. 1.759.047,12. 2008 Fondet ble belastet med kr. 1.067.785 hvorav kr. 400.000,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende 667.785 består av 9 enkeltstående tilskudd, de høyeste beløpene er kr. 86.000,- som er en overføring til Sør-Trøndelag fylkeskommune jf. FS-sak 137/06 og et tilskudd til sommerjobb på kr. 50.000 jf. NMS-sak 21/08, samt en regnskapsmessig regulering på kr. 300.000 med teksten innsparing 2008. De andre tilskuddene ligger på beløp under kr. 30.000,- Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr. 1.038.046,32. 2009 Fondet ble belastet med kr. 442.851 hvorav kr. 300.000,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2009). De resterende 142.851 består av 4 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr. 100.000,-, som er en overføring til Allskog jf. FS-sak 45/07. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr. 874.517,19. Side 23 av 49
Sak 11/10 Vedlegg 2 KLÆBU NÆRINGSHAGE - SØKNAD OM STØTTE OG MEDVIRKNING OG INVITASJON TIL AKSJETEGNING Formannskapet Møtedato: 23.09.04 Saksbehandler: Knut Brauteset Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 0076/04 Formannskapet 23.09.04 Formannskapets vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr. 75.000,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr. 50.000,- til kjøp av aksjer. Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler, hvor dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr. 100.000,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for 2005. Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Formannskapet behandling 23.09.04: I møtet ble enstemmig enighet om følgende omforent vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor Rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr. 75.000,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr. 50.000,- til kjøp av aksjer. Side 24 av 49
Sak 11/10 Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler. Dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr. 100.000,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for 2005. Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Rådmannens innstilling: 1. Det vises til søknad datert 7.juli om medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS, vedlagt forretningsplan for etablering og drift. 2. Klæbu kommune forutsetter at det snarest konstitueres et interimstyre for Klæbu Næringshage AS som arbeider videre med å legge grunnlaget for etableringen av selskapet. For Klæbu kommune utnevnes følgende til å representant til interimstyret: 3. Rådmann får fullmakt til å prolongere gjeldende avtale om leie av lokaler i Skarpsnov.5. Fra 2005 legges til grunn en leie på min.kr.290/m2 av de lokaler som disponeres, jf.pkt.4 i avtale datert 30.10.03. 4. Det forutsettes at Klæbu Næringsforening sammen med Klæbu kommune administrativt håndterer henvendelser til næringshagen, inngår framleieavtaler osv, inntil interimstyret har avklart finansiering og fått etablert selskapet, konstituert styre og engasjert prosjektleder. 5. Det forutsettes videre at invitasjon til å tegne aksjer /andeler i selskapet går ut snarest. En interesse for å tegne andeler i selskapet vil ha betydning for viljen til å gå inn med støtte til virksomheten. Klæbu kommune er bedt om signaler på tegning av aksjer i selskapet. Klæbu kommune ser det som mulig å gå inn med aksjekapital inntil kr.50.000 og at driftstilskudd begrenses tilsvarende. Klæbu kommune betrakter dette som et bidrag til oppstart, og har ikke til hensikt å bli sittende med en stor eierandel over tid. 6. Når tilsagn og aksjekapital er innmeldt, skal interimstyret framlegge en justert forretningsplan som skal framlegges Klæbu kommune til vurdering. 7. Utover innskutt aksjekapital, innvilger Klæbu kommune et tilsagn om driftstilskudd til styret for Klæbu Næringshage AS for drift av næringshagen i 2005 inntil kr.100.000. For denne sum skal Klæbu Næringshage AS forestå en del definerte tjenester knyttet til etablererveiledning herunder tjenester for Klæbu kommune, dette skal defineres i en oppdragsavtale som også skal forelegges og godkjenne av Formannskapet. 8. Det forutsettes at fylkeskommunen går inn med et driftstilskudd minimum tilsvarende kommunens. Beløpet dekkes over post 14701.420.3250 i 2005. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Protokoll fra møtet i SUN-utvalget og Næringsutvalget 8.sept.2004. 2. Saksframlegg og vedlegg til NU-sak 8/04. Bakgrunn: Søknad gjelder medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS - synergi-senter for nyskaping, kompetanse, vekst og næringsutvikling i Klæbu kommune m/omegn som planlegges etablert i samsvar med SIVA s konsept for regionale Næringshager i Norge. Side 25 av 49
Sak 11/10 Vurdering Det vises til saksframlegg og innstilling fra Næringsutvalget i NU-sak 8/04 (vedl.1). Rådmannen slutter seg til Næringsutvalgets innstilling med følgende kommentarer: Oppdragsavtale med Klæbu næringshage AS. Det framgår at det bør utarbeides en Oppdragsavtale mellom Klæbu kommune og Klæbu næringshage AS, (jf.pkt.7 i forslag til vedtak). En oppdragsavtale må definere de oppgaver som skal utføres for Klæbu kommune fra næringshage-selskapet. En konkretisering av oppgaver kan bidra til en klarere rollefordeling med det offentlige, kommunale og regionale apparat. Videre kan en slik avtale bidra til å styrke grunnlaget for virksomheten i næringshagen. Det ligger i prosjektet at det offentlige (gjennom driftstilskudd, eventuelt utmålt pr.stykkpris) kjøper en del tjenester innen næringsutvikling som næringshagen har bedre forutsetninger for å utføre. Dette kan være fellestjenester for virksomheter, lokal veiledning/bedriftsrådgiving, kontorhotell/fjernkontor, fadderordning, kontraktsinngåelser, næringsfaglige vurderinger, søknadskontor, faglig og sosialt miljø osv. De tjenester som det offentlige vil kjøpe av næringshagen, og som vil mangle tilstrekkelig kommersiell inntjening, bør være godt konkretisert i forretningsplan før prosjektet settes i gang. Utover kommunens egen interesse i å kjøpe tjenester fra næringshagen, må man også legge vekt på andres vurdering av søknaden. Man kan neppe basere all drift på tilskudd eller kjøp fra Klæbu kommune. Derfor er det viktig at også øvrige parter beskriver hva de ønsker å kjøpe av næringshagen nå man går inn med tilskudd/ aksjekapital, og i et langsiktig perspektiv. Det vil også være ønskelig at regionalt nivå uttaler seg om regional bruk av denne næringshagen. P.t. foreligger ikke svar vedr. fylkeskommunens behandling av søknaden. Eierskap i driftsselskapet Eierskap i eiendom. Som vilkår i et tilsagn om støtte fra Klæbu kommune er det som nevnt naturlig å legge til grunn en konkretisering av selskapets arbeidsoppgaver og tilbud. Det bør også være et vilkår med en sterk ekstern finansiering (øvrige tilskudd og aksjekapital). Vår innstilling om støtte i en oppstartsfase innebærer at kommunen både deltar med en aksjepost i driftsselskapet og samtidig sitter med eiendommen som leies ut. På sikt bør man vurdere om eiendommen bør overføres til Eintrøa Næringsbygg AS eller annet eiendomsselskap. Man må også drøfte hvor lenge kommunen bør sitte med en aksjepost i driftsselskapet før man ev. selger seg ut. En overdragelse av eiendom rimelig til et eiendomsselskap som står ansvarlig for drift og utbygging etter intensjonene for Klæbu næringshage, kan vurderes som en form for støtte til etableringen. Næringsutvalget var av den formening at dette spørsmål først bør vurderes etter at driften er etablert. Formannskapet kan imidlertid vurdere om man ønsker en nærmere utredning av dette spørsmålet om eierskap ev.overdragelse av eiendom. Når det gjelder utleieavtalen med næringshagen under forprosjekt-fasen, er denne utløpt pr.1.8.04, og ikke formelt prolongert fra kommunens side. Ansvaret for de eksisterende framleieavtaler, og ev. nye leieavtaler vil således være å betrakte som overført til Klæbu kommune fra 1.8.04 på likelydende avtalevilkår, og inntil det foreligger utleiekontrakt med Klæbu Næringshage AS. Side 26 av 49
Sak 11/10 Organisering / styre for Klæbu Næringshage AS Forprosjektet er å anse som avsluttet når grunnlaget for etablering av selskapet er lagt. Arbeidet er således ikke ennå helt ferdig, men vi anser som fornuftig at det snarest nedsettes et styre (interimstyre) for Klæbu næringshage AS under etablering, som overtar oppgavene fram til etableringsdato. Det anses som realistisk at etablering av selskapet kan skje før/rundt 1.1.2005. Det bør snarest gå ut invitasjon til tegning av andeler (aksjer) i selskapet. Kommunens behandling av denne søknaden har stor betydning for etableringen av selskapet. Det er på dette tidspunkt ikke gitt formelt svar fra S-T fylkeskommune, men signaler så langt tyder på en positiv behandling. SIVA vil kunne gå inn med gratis rådgiving, samt aksjekapital i selskapet, men har heller ikke formelt gitt svar på søknaden. Kommunens beslutning vil nok ellers bli lagt til grunn i andres vurderinger. Side 27 av 49
Sak 11/10 Vedlegg 3 Side 28 av 49
Side 29 av 49 Sak 11/10
Side 30 av 49 Sak 11/10
Sak 12/10 FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret 25.03.2010 3/10 Kontrollutvalget 18.02.2010 18/09 Kontrollutvalget 18.06.2009 Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 9.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2010. Behandling: Oppdragsansvarlig revisor Ann-Katharine Gardner ga en god og informativ orientering om prosjektet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende omforent forslag til endring i punkt 3 ble fremmet:. innen utgangen av oktober 2010. Innstillingen med endring av punkt 3 ble enstemmig vedtatt. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 9.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2010. VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer. Side 31 av 49
Sak 12/10 SAKSUTREDNING: Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 ble behandlet i kommunestyremøte i sak 22/09. Ved behandlingen av saken ble det fremmet to nye fokusområder til plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Kommunestyret vedtok et omforent forslag om endring av kontrollutvalgets foreslåtte fokusområder i planen. Blant fokusområdene i planen ble prosjektet "Styringssystemer for kvalitet og miljø" prioritert høyest. Kontrollutvalgets bestilling For å få god nok kunnskap om bakgrunnen for prosjektforslaget, og for å presisere hva man ønsket å belyse, så inviterte kontrollutvalget kommunestyrerepresentanten som hadde foreslått prosjektet til kontrollutvalgets møte den 18.06.2009. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2009, og orienteringen kommunestyrerepresentanten ga i kontrollutvalgets møte, vedtok utvalget i sak 22/2009, å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Hovedproblemstilling: Har Klæbu kommune et betryggende system for intern kontroll og risikostyring? Delproblemstillinger: 1. Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? 2. Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? 3. Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? 4. Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? 5. Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Revisjonens konklusjon Hovedkonklusjon: Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Etter revisors oppfatning mangler imidlertid kommunen en helhetlig systembeskrivelse, og en systematisk tilnæring til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Generelt oppfattes det som en svakhet at mange viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det synes også å være for svak sammenheng mellom enkeltelementene i kommunens styringssystem. Konklusjon delproblemstilling 1: Side 32 av 49
Sak 12/10 Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? Det som betegnes "internt miljø" er utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko, og speiler virksomhetens holdning til risiko. Etiske verdier, de ansattes kompetanse, organisasjonsform og ansvarsfordeling er sentrale elementer i det interne miljøet. Ledelsen sørget for at etikk har blitt satt på dagsorden i Klæbu kommune gjennom et program som samtlige ansatte har deltatt i. Som en del av programmet har den enkelte ansatte hatt mulighet til å knytte problemstillinger om etikk direkte mot sine daglige arbeidsoppgaver. Dette er viktig for å skape et engasjement blant de ansatte, og for å sikre at de ansatte ser nytten i slike diskusjoner. De fleste enhetslederne kjenner de etiske retningslinjene, men mange oppfatter dem ikke som relevante for egen enhet. De brukes derfor ikke aktivt. Kommunen har en kompetansehevingsplan, som rulleres ved bred involvering av ansatte. Realismen i planen er likevel avhengig av at det finnes budsjettmidler til å gjennomføre kompetansehevingstiltakene. Dette kan redusere betydningen av planen. Planen viser likevel prioriteringen mellom de kompetansehevende tiltak som lar seg gjennomføre. Manglende midler til å iverksette kompetansehevende tiltak kan på sikt føre til at kommunen ikke får bygget opp nødvendig kompetanse. Enhetslederne og rådmannsnivået mener stort sett at det er samsvar mellom organisasjonsstruktur og delegert myndighet. Det synes likevel som om det er uklarheter omkring kommunalsjefenes og rådgivernes roller. Det er viktig at rådmannen er tydelig på rådgivernes rolle og kommuniserer dette overfor enhetslederne. Konklusjon delproblemstilling 2: Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? Administrasjonen har fokus på de politisk fastsatte målsettingene, og har utarbeidet en oversikt over tiltak som målsettingene medfører. Tiltakslista bidrar til å øke sikkerheten for måloppnåelse og til å plassere ansvaret for oppfølgingen av tiltakene. Noen enhetsledere har i tillegg utarbeidet målsettinger for å ivareta lovkrav som er spesifikke for deres virksomhet. Hver enhetsleder har en resultatavtale med rådmannen. Det stilles i liten grad krav om tilbakerapportering fra enhetsleder til rådmann. Konklusjon delproblemstilling 3: Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? Undersøkelsen viser at det gjennomføres risikovurderinger og tiltak på flere sentrale områder i Klæbu kommune. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, sannsynlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik COSO-rammeverket legger opp til, mangler imidlertid på de fleste områder. Konklusjon delproblemstilling 4: Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? Deler av den interne informasjonsflyten i kommunen har hatt et uformelt preg. Ulempen med dette er at informasjonen ikke tilflyter alle som kan ha behov for den. Det uformelle preget understrekes på enhetsledermøtene, fordi det ikke er fastsatt agenda for møtet og fordi det heller ikke føres referat. Oppfølging av saker vanskeliggjøres når ikke oppfølgingsansvaret er skriftliggjort. Side 33 av 49
Sak 12/10 Det er ikke lagt opp til noen aktiv rapportering fra enhetsleder til rådmann på andre forhold enn økonomi. Den utadrettede informasjonen skjer gjennom hjemmesiden og Klæbustikka. Samlet sett har kommunen gode muligheter for å gi informasjon om virksomheten til både brukere og innbyggere. Konklusjon delproblemstilling 5: Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Rådmannen har stilt krav til enhetslederne gjennom leder- og resultatavtaler. Oppfølging og evaluering av måloppnåelsen har i liten grad vært tema. Rådmannens evaluering av måloppnåelsen har derfor måttet skje via årsrapportene fra den enkelte enhet. På økonomiområdet har det imidlertid vært stort fokus på tilbakerapportering og tett oppfølging av budsjettstatus. Revisors oppfatning er at rådmannen ikke har vektlagt tilbakerapportering fra enhetslederne. Revisor mener resultatmål og andre mål i lederavtalene bør følges opp tettere. Samlet sett er revisor av den oppfatning at det ikke gjøres noen systematisk evaluering av de kontrolltiltak som er iverksatt for å sikre måloppnåelsen i Klæbu kommune. Revisors anbefalinger: Revisors anbefalinger betinger at kommunen ønsker et helhetlig styringssystem. Selv om kommunens økonomi ikke tillater en videreføring av programmet om etikk og lojalitet, anbefaler revisor at denne type problemstillinger fortsatt settes på dagsorden og vies oppmerksomhet. Generelt anbefaler revisor å systematisere de elementer kommunen har i sitt styringssystem, slik at de framstår helhetlig. Dette kan for eksempel gjøres som en beskrivelse av styringssystemet, der enkeltelementene i styringssystemet flettes inn. Her bør også roller og ansvar synliggjøres. Dette anses å være i samsvar med anbefaling i rapporten Internkontroll i kommuner. Revisor vil også anbefale en større grad av formalisering av risikovurderinger og kontrolltiltak. Økt fokus på risikovurderinger som en del av styring er en av anbefalingene i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Revisor anbefaler at det skrives referat fra enhetsledermøtene, slik at informasjonen er tilgjengelig for ettertiden. Dette er viktig for informasjonsflyten og plassering av oppfølgingsansvar. En mer systematisk evaluering av iverksatte kontrolltiltak bør også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Revisor vil også anbefale at kvalitetssikringssystemet Qm+ innarbeides i det helhetlige Side 34 av 49