Vedtekter Stokke Rotaryklubb

Vedtekter Stokke Rotaryklubb Versjon 7.0 Vedtatt på årsmøte 24. oktober 2013

Dokumenthistorikk Versjon Dato Endringsgrunnlag og endringer 1.0 08.10.1992 Vedtekter for ærespris ble vedtatt. Disse vedtektene ble ikke innarbeidet i klubbens vedtekter. 2.0 11.04.1996 Erstattet tidligere vedtekter. 3.0 30.06.2005 Erstattet vedtekter, datert 11.04.1996. 4.0 04.08.2005 Erstattet vedtekter, datert 30.06.2005. 5.0 01.03.2007 Erstattet vedtekter, datert 04.08.2005. 6.0 11.06.2009 Vedtektsendring, artikkel 11 - Framgangsmåte for valg av nye medlemmer. Vedtektene ble ikke oppdatert. 7.0 24.10.2013 Nye vedtekter vedtatt basert på erkjent behov for å revidere vedtektene i sin helhet. Den til enhver tid siste versjon av vedtektene erstatter tidligere vedtekter i sin helhet. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 2

Innholdsfortegnelse ARTIKKEL 1 - NAVN... 4 ARTIKKEL 2 - DEFINISJONER... 4 ARTIKKEL 3 OMRÅDE... 4 ARTIKKEL 4 - STYRET... 4 ARTIKKEL 5 - VALG AV STYRE OG EVT. ANDRE TILLITSVALGTE... 4 ARTIKKEL 6 - STYREMEDLEMMENES PLIKTER... 5 ARTIKKEL 7 MØTER... 6 ARTIKKEL 8 - KONTINGENT... 7 ARTIKKEL 10 - KOMITEER... 7 ARTIKKEL 11 PERMISJON OG FRAVÆR... 9 ARTIKKEL 12 ØKONOMI... 9 ARTIKKEL 13 ARKIV... 10 ARTIKKEL 14 ÆRESPRIS... 10 ARTIKKEL 15 - VALG OG OPPTAK AV NYE MEDLEMMER... 10 ARTIKKEL 16 BESLUTNINGER... 11 ARTIKKEL 17 - FORRETNINGSORDEN FOR MØTENE... 12 ARTIKKEL 18 - ENDRINGER... 12 Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 3

Artikkel 1 - Navn Klubbens navn er Stokke Rotaryklubb. Klubben er medlem av Rotary International. Artikkel 2 - Definisjoner 1. Styre: Styret i Stokke Rotaryklubb. 2. Styremedlem: Et medlem av klubbens styre. 3. Medlem: Et medlem, unntatt æresmedlem, av Stokke Rotaryklubb. 4. RI: Rotary International. 5. År: Den tolv-måneders periode som begynner 1. juli. Artikkel 3 Område Klubbens inntaksområde er kommunene Stokke og Andebu og omfatter innbyggere som bor der og/eller har sin arbeidsplass der. Personer fra andre kommuner kan bli tatt opp som medlemmer hvis styret finner det hensiktsmessig. Artikkel 4 - Styret Klubbens styrende organ er styret, bestående av 5 styremedlemmer, som alle skal være medlemmer av klubben. Styret skal bestå av: President, innkommende president, sekretær, kasserer og past (sist avgåtte) president. Revisor og komitéledere er ikke medlemmer av styret. Komitéledere skal innkalles til minimum 2 styremøter pr. år og for øvrig innkalles til styrets møter ved behov. Artikkel 5 - Valg av styre og evt. andre tillitsvalgte Pkt. 1 Valgkomité Valgkomiteen skal bestå av: Inneværende års president, innkommende president og past president. Inneværende års president skal være valgkomiteens leder. Pkt. 2 - Valg På et ordinært klubbmøte senest en måned før årsmøtet skal valgkomiteen framlegge sitt forslag til styre for kommende år. Forslaget skal utformes slik: 1. Inneværende års president blir automatisk past president neste år. 2. Innkommende president blir automatisk president neste år. 3. Forslag til innkommende president. 4. Forslag til sekretær. 5. Forslag til kasserer. 6. Forslag til revisor. Rotasjonsprinsippet skal følges i den grad det er praktisk mulig. Valgkomiteens forslag skal umiddelbart etter møtet sendes klubbens medlemmer. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 4

Klubbens medlemmer skal gis melding om når årsmøtet finner sted, og de skal informeres om at de har anledning til å fremme andre forslag. Slike forslag skal fremmes skriftlig og være valgkomiteens leder senest i hende før valget gjennomføres på årsmøtet. Kandidater til styret og evt. andre tillitsverv skal være forespurt og ha sagt seg villige til å påta seg vervene før de velges. Hvis et medlem ber om det, eller det er innkommet flere forslag, gjennomføres valget ved skriftlig avstemming. Dersom det bare er en kandidat til styre- eller tillitsverv, kan valget skje ved akklamasjon. Den kandidat som får flertall av de avgitte stemmer, erklæres som valgt. Ved stemmelikhet blir stemmen til valgkomiteens leder avgjørende. Styrets medlemmer tiltrer sine verv 1. juli. Styret samles i møte innen 20. august. Pkt. 3 Ledighet Styret selv velger og innsetter et styremedlem dersom en styreplass eller et tillitsverv blir ledig i løpet av funksjonsåret. Klubbens medlemmer skal informeres så raskt som mulig. Artikkel 6 - Styremedlemmenes plikter President Presidenten har ansvar for og skal lede møtene i klubben og i styret og for øvrig utføre de oppgaver som hører inn under dette vervet. Innkommende president Innkommende president har ansvar for og skal lede møtene i klubben og i styret når presidenten er fraværende, utføre oppgaver pålagt av styret eller presidenten og for øvrig utføre de oppgaver som hører inn under dette vervet. Sekretær Sekretæren har ansvar for og skal utføre oppgaver pålagt av styret eller presidenten og for øvrig utføre de oppgaver som hører inn under dette vervet. Kasserer Kassereren har ansvar for og skal utføre oppgaver pålagt av styret eller presidenten og for øvrig utføre de oppgaver som hører inn under dette vervet. Revisor Revisoren har ansvar for og skal påse at årsregnskapet bestående av driftsregnskap og balanse med noter er fastsatt i samsvar med lov, forskrifter og bestemmelser i Stokke Rotaryklubb, og at klubben har ordnet formuesforvaltningen på en betryggende måte med forsvarlig kontroll. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 5

Artikkel 7 Møter Årsmøte. Det årlige møte for valg i denne klubben holdes på et regulært klubbmøte innen 31. oktober hvert år. Årsmøtet skal behandle følgende saker: 1. Godkjenning av møteinnkalling og saksliste 2. Styrets beretning for forrige år. 3. Regnskap, bestående av resultatregnskap og balanse pr. 30.06. 4. Revisors beretning for forrige år. 5. Valg av styre, revisor og evt. tillitsvalgte for kommende år. 6. Forslag til vedtektsendringer. 7. Andre saker og forslag som styret mener årsmøtet skal behandle. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst 1/3 av medlemmene er til stede. Det stemmes normalt ved stemmetegn over de saker som skal behandles med unntak av valg, jfr. artikkel 5, pkt. 2. Ethvert medlem kan forlange skriftlig avstemning. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Presidenten skal sørge for at: Møteinnkalling, saksliste og saksdokumenter blir sendt til medlemmene senest 14 kalenderdager før årsmøtet avholdes. Det blir ført protokoll fra årsmøtet. Protokollen skal undertegnes av samtlige medlemmer i styret. Ordinære ukentlige møter Ordinære ukentlige møter i Stokke Rotaryklubb skal holdes torsdag kl. 18.30 i kafeteriaen i Stokke Idrettshall. Det gjennomføres ikke møter når klubbmøtene faller på helligdager, offentlige fridager, Sankthansaften eller i romjulen. I juli skal det være tre møtefrie uker som bestemmes av styret. Varsel om endringer eller sløyfing av ordinære klubbmøter skal gis til alle klubbens medlemmer. Alle medlemmer, med unntak av æresmedlemmer eller medlemmer som er fritatt for møteplikt, skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved det ordinære klubbmøtet. Ethvert møte i klubben er beslutningsdyktig når minst 1/3 av medlemmene er til stede. Det stemmes normalt ved stemmetegn over de saker som skal behandles. Ethvert medlem kan forlange skriftlig avstemning. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Styremøter Det skal avholdes minimum 3 styremøter i høsthalvåret og minimum 3 styremøter i vårhalvåret i hht møteplan som fastsettes i første styremøte i nytt Rotaryår. Presidenten skal innkalle til ekstraordinære styremøter når dette anses nødvendig, eller etter anmodning fra to styremedlemmer. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 av styrets 5 medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 6

Artikkel 8 - Kontingent Kontingent fastsettes på klubbmøte i forbindelse med behandling av forslag til budsjett for kommende år, etter forslag fra styret. Kontingenten betales forskuddsvis halvårlig omkring 1. juli og 1. januar. Kontingenten inkluderer avgift til Rotary International og Distrikt 2290. Artikkel 9 Tjenesteområder Klubben har følgende fem tjenesteområder som utgjør klubbens filosofiske og praktiske rammeverk: 1. Klubbtjeneste 2. Yrkestjeneste 3. Samfunnstjeneste 4. Internasjonal tjeneste 5. Ungdomstjeneste Klubben skal være aktiv innenfor hvert av disse tjenesteområdene. Artikkel 10 - Komiteer Klubbkomiteenes oppgave er å arbeide for og med oppgaver og aktiviteter for å nå klubbens langsiktige mål, jfr. den til enhver gjeldende treårsplan, innen de fem tjenesteområdene, jfr. artikkel 9. Styret skal samarbeide for å sikre kontinuitet i ledelse, planlegging og gjennomføring av komiteenes oppgaver og aktiviteter. Når dette er praktisk mulig, bør komitémedlemmer sitte sammenhengende i samme komité i tre år for å sikre kontinuitet. President, innkommende president og sekretær er ansvarlig for og skal med styrets godkjennelse oppnevne komitémedlemmer til ledige verv og utnevne komitéledere. Komitéledere bør ha tidligere erfaring som medlem av den aktuelle komiteen. Presidenten skal gjennomføre planleggingsmøter med komitélederne ved starten på sitt presidentår. I møtene skal komiteenes oppgaver fastlegges og gjennomgås. Presidenten skal i embeds medfør være medlem av alle komiteer. Presidenten har møterett, talerett og stemmerett i alle komiteer. Innkommende president har møterett og talerett i alle komiteer. Komiteene skal holde sitt konstituerende møte tidligst mulig i året, og senest innen utgangen av september måned. Komiteene skal søke å holde 4 komitémøter (peismøter) i løpet av funksjonsåret. Det skal skrives referater fra hvert møte som innarbeides i klubbens arkiver. Referatene sendes komiteens medlemmer, samtlige styremedlemmer og ansvarlig for klubbens hjemmeside. Komiteene skal ta initiativ til og behandle oppgaver og saker som vedrører komiteenes ansvarsområder ifølge vedtektene, samt behandle tilleggsoppgaver og -saker tillagt komiteene av presidenten og/eller styret. Dersom komiteene har forslag til endringer vedrørende klubbens drift og virke, skal slike forslag framgå av referatene. Forslagene skal som del av referatene oversendes styret for behandling og avgjørelse. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 7

Komitélederne er ansvarlige for og skal sørge for at det innkalles til og avholdes komitémøter (peismøter), skal lede, koordinere og føre tilsyn med arbeidet i komiteene, og sørge for at det blir skrevet referat fra komitémøtene (peismøtene). Hovedkomitélederne deltar ved innkalling i styrets møter. Klubben skal ha følgende faste hovedkomiteer: Medlemskomité Komiteen skal bl.a. planlegge og gjennomføre tiltak for å beholde og rekruttere medlemmer. Komiteen er ansvarlig for gjennomføring av klassifikasjonsprinsippet, fadderordningen, opplæring av klubbens medlemmer, oppfølging av medlemmer som er langvarig syke eller fraværende av andre grunner, samt foreslå Paul Harris Fellow-utmerkelser for styret. Komiteen skal for øvrig utføre oppgaver pålagt av presidenten eller styret. Programkomité Komiteen skal bl.a. planlegge og gjennomføre programmene for møtene gjennom året, herunder: Inngå avtaler med og følge opp interne og eksterne foredragsholdere, sørge for at 3-minutt blir gjennomført i samsvar med klubbens bestemmelser, gjennomføre programsamarbeidet med klubbene i distriktet og sørge for bekjentgjøring av programmene. Programmene skal forlegges presidenten skriftlig for godkjennelse. Komiteen skal for øvrig utføre oppgaver pålagt av presidenten eller styret. PR og kommunikasjonskomité Komiteen skal bl.a. for å sikre godt omdømme planlegge og gjennomføre interne og eksterne informasjons- og profileringstiltak for å informere klubbens medlemmer og ytre omgivelser om klubbens planer og aktiviteter, herunder: Utarbeide referater fra klubbmøtene, utarbeide månedsbrev, foreslå ærespristildelinger for styret samt planlegge og gjennomføre arbeid forbundet med klubbens lokale serviceprosjekt Sundåsen. Komiteen skal for øvrig utføre oppgaver pålagt av presidenten eller styret. Internasjonal komité Komiteen skal bl.a. planlegge og gjennomføre klubbens internasjonale aktiviteter, herunder: Støtte The Rotary Foundation (TRF) gjennom økonomiske bidrag og deltakelse i internasjonale humanitære programmer, planlegging og gjennomføring av arbeid med ungdomsutvekslingsprogrammer, planlegging og gjennomføring av arbeid med utdanningsmessige, kulturelle og yrkesutvekslingsprogrammer samt planlegging og gjennomføring av arbeid vedrørende vennskapsklubbene. Komiteen skal for øvrig utføre oppgaver pålagt av presidenten eller styret. Kameratskapskomité Komiteen skal bl.a. fremme bekjentskap og vennskap mellom medlemmene, herunder: Tilrettelegging for, servering ved og opprydding etter møtene i klubben, ta imot foredragsholdere, medlemmer og gjester ved møtenes begynnelse samt sørge for at disse blir vist tilstrekkelig oppmerksomhet. Komiteen er ansvarlig for praktisk planlegging og Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 8

gjennomføring av spesielle arrangementer med festlige preg. Leder i kameratskapskomiteen er klubbens seremonimester. Komiteen skal ved behov bistå medlemmer som har vanskeligheter med å møte på og delta i klubbens ordinære møter eller spesielle arrangementer. Komiteen skal for øvrig utføre oppgaver pålagt av presidenten eller styret. Underkomiteer og særkomiteer Styret kan i den grad styret finner det hensiktsmessig oppnevne underkomiteer innenfor hver hovedkomité for å planlegge og gjennomføre konkrete oppgaver. Styret kan i den grad styret finner det hensiktsmessig oppnevne særkomiteer for å planlegge og gjennomføre konkrete oppgaver som ikke er tillagt hovedkomiteer eller underkomiteer. Slike underkomiteer og særkomiteer kan være faste over lengre tid eller være tidsbestemte. President, innkommende president og past president er ansvarlig for og skal med styrets godkjennelse oppnevne underkomitémedlemmer og særkomitémedlemmer til ledige verv, og utnevne underkomitéledere og særkomitéledere. Underkomiteenes medlemmer inngår i hovedkomiteene og organiserer selv sitt arbeid. Underkomitélederne rapporterer til styret. Særkomitémedlemmer inngår i hovedkomiteene og organiserer selv sitt arbeid. Særkomitéledere rapporterer til styret. Artikkel 11 Permisjon og fravær Ved skriftlig søknad til styret kan permisjon innvilges, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt tidsrom. Klubbens medlemmer forventes å være til stede på minimum 50 prosent av klubbens møter. Artikkel 12 Økonomi Pkt. 1 Klubben skal ha oversiktlig, stabil, trygg og velordnet økonomi. Klubben skal ikke ha lånegjeld. Pkt. 2 Innen utløpet av hvert regnskapsår skal styret utarbeide og legge fram på klubbmøte forslag til årskontingent og budsjett for antatte inntekter og utgifter i det kommende driftsåret. Det skal angi grensen for utgiftene til de forskjellige formål, med mindre annet besluttes av styret. Budsjettet skal også gi informasjon om forpliktelser. Budsjettet skal utarbeides slik at det enkelte regnskapsår ses i sammenheng med de etterfølgende to regnskapsårene. Når disse ses i sammenheng, skal regnskapene gå i driftsmessig balanse. Pkt. 3 Klubbens aktiva skal til enhver tid være anbrakt på forsvarlig måte etter forretningsmessige prinsipper slik styret bestemmer. Kassereren skal sette alle klubbens midler inn i bank som styret velger. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 9

Pkt. 4 President og kasserer i fellesskap forplikter klubben. Styret kan gi kasserer fullmakt til å disponere bankkonti. Alle regninger skal betales av kassereren eller annen bemyndiget tillitsvalgt. Før regninger betales, skal regninger over kr 20.000,- være attestert av en person som styret har gitt slik myndighet. Pkt 5 På hvert styremøte skal økonomi være del av sakslisten. En gang omkring midten av hvert halvår skal kasserer framlegge for styret en oversikt over økonomisk status i forhold til vedtatt budsjett, prognoser for regnskapsåret i forhold til vedtatt budsjett og eventuelt forslag til tiltak som vurderes å være nødvendige for å oppnå balanse mellom utgifter og inntekter. Pkt. 6 Revisor skal årlig revidere klubbens driftsregnskap og balanse, herunder gjennomgå alle økonomiske transaksjoner og utarbeide revisjonsberetning, jfr. artikkel 7, pkt. 3. Pkt. 7 - Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni og skal for forskuddsvis innkreving av medlemskontingent deles i to halvårsperioder fra 1.juli til 31. desember og fra 1. januar til 30. juni. Artikkel 13 Arkiv Styret skal sørge for at klubbens ulike arkivalia er organisert på en hensiktsmessig og sikker måte i forhold til gjenfinning, bruk og oppbevaring. Artikkel 14 Ærespris Klubbens ærespris skal tilfalle en person som i kraft av sitt engasjement og sin innsats har oppnådd resultater utover det vanlige innenfor sitt interesseområde og/eller i sin yrkesutøvelse til gavn og/eller glede for innbyggerne i Stokke kommune. Klubbens ærespris kan også tilfalle lag, forening eller organisasjon i Stokke kommune som gjennom sin humanitære, kulturelle og/eller allmennyttige virksomhet utover det vanlige innenfor formålsområdet har virket til gavn og/eller glede for innbyggerne i Stokke kommune. Æresprisen finansieres ved at det opprettes et fond som bygges opp ved gavemidler og/eller ved at det i budsjettet avsettes midler til fondet. Æresprisen skal bestå av et diplom og et beløp som styret bestemmer. Ærespris skal ikke deles ut oftere enn hvert annet år. Etter anmodning fra styret gjør PR og kommunikasjonskomiteens leder medlemmene kjent med fristen for innsendelse av skriftlig begrunnede forslag til kandidater. Samtlige medlemmer har forslagsrett. Forslagene sendes komiteen, som selv kan fremme forslag. Komiteen gjennomgår innkomne forslag. Komiteen kan velge om den vil innstille på om ærespris skal deles ut eller ikke. Komiteen fremmer en begrunnet innstilling for styret. Styret avgjør om ærespris skal deles ut eller ikke, og eventuelt hvem som skal tildeles ærespris. Artikkel 15 - Valg og opptak av nye medlemmer Medlemskomiteen utarbeider en gang i året oversikt over medlemmenes klassifikasjoner med angivelse av ledige klassifikasjoner. Oversikten skal også inneholde opplysninger om klassifikasjoner som Medlemskomiteen mener bør endres. Oversikten sendes presidenten. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 10

Forslag på nye medlemmer fremmes av klubbens egne medlemmer. Forslag framsettes skriftlig, og sendes presidenten og sekretæren. Sekretæren sender forslaget til leder i Medlemskomiteen. Medlemskomiteen skal behandle alle forslag om medlemsskap bl.a. ut fra et klassifikasjonsmessig synspunkt, herunder: Undersøke kandidatens formelle og uformelle kvalifikasjoner, personlige egenskaper, holdninger, omdømme og alminnelige valgbarhet. Komiteens forhandlinger skal ikke protokollføres. Medlemskomiteen treffer beslutning om å foreslå medlemsskap. Dersom komiteen avviser forslag, skal komiteens leder orientere forslagstiller om komiteens begrunnelse. Beslutningen sendes presidenten og sekretæren. Sekretæren kunngjør Medlemskomiteens endelige forslag til nye medlemmer med navn, alder, postadresse, stilling og klassifikasjon pr. epost og/eller på annen måte til alle medlemmer, med 10 dagers frist for skriftlige innvendinger. Kandidatene skal på forhånd varsles om, og gi sin aksept til denne prosedyre. Skriftlige innvendinger behandles av styret. Fører disse til avslag, skal presidenten underrette leder i Medlemskomiteen og forslagsstilleren. Presidenten sender introduksjonsbrev til de foreslåtte medlemmene der det bl.a. opplyses om at de er foreslått som nye medlemmer, gis informasjon om Rotary generelt og denne klubben spesielt og at de inviteres som gjester/reflektanter til klubbens møter. Forslagsstilleren skal før medlemsopptak orientere de nye medlemmene inngående om rettigheter og plikter i forbindelse med et Rotary-medlemsskap. Forslagsstillerne blir som hovedregel utpekt som faddere for de nye medlemmene. Et medlem som overføres fra en annen klubb, et tidligere medlem av en annen klubb eller et tidligere medlem i denne klubben kan foreslås som aktivt medlem av vedkommendes tidligere klubb eller et medlem i denne klubben. Slike forslag behandles av styret. Presidenten avgjør dato for opptaksmøte i samarbeid med forslagsstillerne og de nye medlemmene. Sekretæren sender forslagsstillerne oversikt over registreringsopplysninger. Forslagsstillerne sørger for at de nye medlemmene sender disse til sekretæren i god tid før opptaksmøte. Umiddelbart etter opptaksmøte melder sekretæren de nye medlemmene inn i Medlemsnettet. Artikkel 16 Beslutninger Ingen resolusjon og intet forslag som vil forplikte klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak, skal behandles i klubben før dette har vært behandlet av styret. Hvis slike resolusjoner eller forslag framsettes på et klubbmøte, skal de oversendes styret uten diskusjon. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 11

Artikkel 17 - Forretningsorden for møtene Møtet åpnes Introduksjon av besøkende Merkedager Korrespondanse, meddelelser og Rotaryinformasjon Eventuelle komitérapporter Pågående og nye saker Foredrag eller annen form for program Opplysninger om kommende møter Møtet heves Artikkel 18 - Endringer Disse vedtekter kan endres med to tredjedels flertall på årsmøte eller et hvilket som helst ordinært møte hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er til stede, forutsatt at underretning om slike foreslåtte endringer har vært sendt til hvert enkelt medlem minst ti (10) dager før møtet. Ingen endring i, eller tillegg til, disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International. Stokke Rotaryklubb, vedtekter, versjon 7.0 Side 12