Vedtekter for Elverum Rotaryklubb

Transkript

1 Vedtekter for Elverum Rotaryklubb Dette er avskrift av de opprinnelige vedtektene for Elverum Rotaryklubb med kommentarer. Kommentarer er ikke forslag til endring i vedtektene men ment som utfyllende opplysninger om slik vedtektene praktiseres nå. Artikkel I Styret og valg 1. Klubbens styre skal bestå av 7 medlemmer, hvorav 5 velges hvert år. Foregående års president er som past president automatisk styremedlem det påfølgende rotaryår. Foregående års innkommende president tiltrer som klubbens president det påfølgende rotaryår. 2. Nominasjon til valgene foretas skriftlig på et vanlig møte minst 1 mnd. før det årlige valgmøtet. Det årlige valgmøtet avholdes før 1. desember hvert år, for valg av innkommende president og 4 styremedlemmer for neste rotaryår. 3. Ved nominasjonen ber møtelederen klubbens medlemmer om separate forslag til kandidater til innkommende president og 4 styremedlemmer. Forslag kan komme fra styret eller fra tilstedeværende medlemmer. Mottatte forslag settes så opp på 2 alfabetiske lister, 1 for innk. President og 1 for øvrige 4 styremedlemmer som velges samlet. Den av kandidatene til innk. President som får flest stemmer er valgt. Tilsvarende er valgt til styremedlemmer de 4 som får flest stemmer på den andre listen. 4. De 5 nyvalgte, kommende president og sittende president utgjør det nye styret som trer sammen innen 1 uke etter valget for å utpeke sekretær, vise-sekretær, kasserer og seremonimester. 5. Ledig plass i styret eller i embete skal fylles slik styremedlemmer bestemmer. 6. Ledig plass blant nyvalgte, ikke tiltrådte styremedlemmer eller embetsmenn skal fylles slik de gjenværende nyvalgte styremedlemmer bestemmer. Artikkel II Embetsmennenes plikter 1. Presidenten: Det er presidentens plikt å lede klubb- og styremøtene samt å utføre de plikter som vanligvis hører til hans embete. 2. Innk. president Det er dennes plikt å lede møtene og i styret i presidentens fravær, å forberede seg på sitt presidentår, foruten å utføre de plikter som vanligvis hører til hans embete. Han er ansvarlig for overvåkning og koordinering av arbeidet i alle klubbtjeneste-komiteer. 3. Sekretæren: Sekretæren fører medlemsfortegnelse, noterer frammøte, sender innkalling til møter i klubben, i styret og i komiteer, samt refererer fra slike møter eller kontrollerer at egen komite refererer fra slike møter. Utskrevne protokoller m.v. overlater han til klubbens

2 arkiv komite. Han skal videre påse at alle rapporter m.v. sendes punktlig. Dette gjelder bla. fastsatte rapporter til Rotary International pr. 1. januar og 1. juli, den månedlige frammøterapport som sendes Distriktsguvenøren umiddelbart etter siste møte hver måned, rapport om forandringer i medlemskap til Generalsekretæren for RI, gjennomgå den årlige korrektur til matrikkelen, forberede hvert møte for presidenten med oppsetting av faste poster o.lign., foruten at han utfører de plikter som vanligvis ligger til hans embete(kommentar. rapporter og oppdateringer gjøres i medlemsnett) 4. Vise-sekretæren Denne overtar sekretærens plikter ved sykdom eller fravær og hjelper ellers sekretæren i hans arbeid. 5. Kassereren: Kassereren plikter å innkassere alle kontingenter, betale avgifter til R.I. og Distriktet hvert år pr 1/7 og 1/1, ta vare på alle midler og å gjøre regnskap for disse hvert år overfor klubbens revisor, eller når styret ber om det. Han skal ellers utføre de plikter som vanligvis hører til hans funksjon. Når han slutter som kasserer, skal han overlevere til sin etterfølger, eller til presidenten, alle midler, regnskaper og annen klubb-eiendom betrodd ham som kasserer. 6. Seremonimester Denne embetsmanns plikter er de som vanligvis tilligger hans embete og de som måtte bli pålagt ham av presidenten eller styret. Artikkel III Møter/beslutningsdyktighet 1. Klubbens regulære ukentlige møter skal holdes på mandager med den offisielle møtedel kl til Medlemmene forutsettes likevel å møte kl så sant mulig felles samvær frem til Varsel om evt. Forandringer eller sløyfing av regulære klubb-møter skal gis til samtlige klubbmedlemmer. 3. En tredjedel av medlemmene utgjør et beslutningsdyktig antall både ved valgmøter og ordinære klubbmøter. 4. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er tilstede. 5. Hvis en styrebeslutning appelleres til klubben for behandling i et ordinært klubb-møte er dette møtet beslutningsdyktig såfremt sekretæren med minst 5 dagers forutg. Varsel har orientert alle medlemmer om dette. I et slikt tilfelle kreves 2/3 flertall av de tilstedeværende medlemmer for evt. å endre styrebeslutningen 6. Styremøte skal holdes ved behov eller når minst 2 styremedlemmer krever det. Artikkel IV Innmelding og kontingent 1. Innmeldingsavgiften er p.t. kr. 150,- som må betales før søkeren kan kvalifisere som medlem. 2. Årskontingenten fastsettes av styret og betales halvårlig pr. 1. juli og 1. januar.

3 Artikkel V Avstemming Det stemmes muntlig over klubbens anliggende, med unntak for valg på styremedlemmer og tillitsmenn, slike valg foregår skriftlig Artikkel VI Komiteer 1. Presidenten oppnevner, med styrets godkjennelse, følg. Hoved-komiteer: Komiteen for samfunnstjeneste Komiteen for yrkestjeneste Komiteen for internasjonal tjeneste 2. Presidenten kan i tillegg med styrets godkjennelse også oppnevne egne komiteer for spesielle aktiviteter innen disse tre tjeneste-grener. 3. Komiteene for samfunns-, yrkes- og internasjonal tjeneste skal betå av formann oppnevnt blant styrets medlemmer og minst to andre medlemmer. 4. Klubbtjenesten: Presidenten oppnevner med styrets godkjennelse, følgende komiteer for spesielle grener av klubb-tjenesten: Møteprogram Opplysning og referat/månedsbrev Arkiv Kontaktmann RI/Ungdomsutveksling Revisor Kameratskap Klassifikasjon Medlemskap Rotary Foundation Presidenten oppnevner evt. andre komiteer som han finner nødvendig for klubbens administrasjon 5. Ved utnevnelser nevnt under artikkel VI skal det, så langt mulig, tas hensyn til kontinuitet i komiteene. Dette kan skje ved å prolongere enkelte oppnevnelser eller ved at ett eller flere komite-medlemmer oppnevnes for mer en toårs periode. Normalt skal ikke noe medlem oppnevnes til samme komite for mer enn 2 år sammenhengende. 6. Presidenten skal være medlem av alle komiteer og har samme rettigheter som et komiteemedlem. 7. Komiteene skal behandle de saker som er nevnt i vedtektene, og de saker som presidenten eller styret måte overlate dem. Med unntak for evt. spesialfullmakt fra styret skal ingen komite sette i gang arbeid før rapport er avgitt og godkjent av styret. Artikkel VII Komiteens plikter

4 1. Komiteen for samfunnstjeneste: Denne komite skal tilrettelegge og sette ut i livet planer som vil veilede og hjelpe medlemmene av denne klubb til å oppfylle deres forpliktelser i forbindelse med samfunnet. Formann i denne komite er ansvarlig for klubbens aktiviteter for samfunnstjeneste, og han skal overvåke og koordiner arbeidet i andre komiteer som kan bli oppnevnt for spesielle grener av samfunnstjenesten. 2. Komiteen for yrkestjeneste: Denne komite skal tilrettelegge og sette ut i livet planer som vil veilede og hjelpe medlemmene av denne klubb til å oppfylle deres forpliktelser i forbindelse med deres yrke. Formann i denne komite er ansvarlig for klubbens aktiviteter for yrkestjeneste, og han skal overvåke og koordiner arbeidet i andre komiteer som kan bli oppnevnt for spesielle grener av yrkestjenesten. 3. Komiteen for internasjonal tjeneste: Denne komite skal tilrettelegge og sette ut i livet planer som vil veilede og hjelpe medlemmene av denne klubb til å oppfylle deres forpliktelser i forbindelse med internasjonal tjeneste. Formann i denne komite er ansvarlig for klubbens aktiviteter for internasjonal tjeneste, og han skal overvåke og koordiner arbeidet i andre komiteer som kan bli oppnevnt for spesielle grener av internasjonal tjenesten. 4. (KLUBB-tjeneste) Programkomiteen: Denne komiteen skal forberede og arrangere programmer for klubbens ordinære og spesielle møter. Den bør til enhver tid ha ferdig program(& reserve-program) for minimum ett kvartal framover. 5. (KLUBB-tjeneste) Kameratskapskomiteen: Denne komite skal ta seg av og hjelpe tilrettelegge alle gjester til klubbmøtene. Den skal videre fremme bekjentskap og vennskap mellom medlemmene, og den skal fremme medlemmenes deltakelse i arrangerte Rotary fritids- og fest-aktiviteter. Komiteen skal også utføre slikt arbeid som presidenten eller styret pålegger. 6. (KLUBB-tjeneste) Komite for Rotary opplysning, møtereferat & månedsbrev: Denne komite skal overveie/iverksette planer som 1) gir foreslåtte medlemmer informasjon om rettighetene og pliktene for medlemskap i en rotaryklubb 2) Gir medlemmene, særlig nye, inngående forståelse av medlemmenes rettigheter og plikter 3) Gir medlemmene informasjon om Rotary, dets historie, formål, virkefelt og aktiviteter, og 4) Gir medlemmene informasjon om utviklingen av den administrative virksomhet i Rotary Internasjonal. Komiteen sørger for møtereferat fra alle ordinære klubbmøter og andre klubbarrangement. Den er dessuten ansvarlig for utgivelse av månedsbrev.

5 7. (KLUBB-tjeneste) Klassifikasjonskomiteen Denne komiteen skal seneste 31.august hvert år utarbeide en klassifikasjonsoversikt for området. Ved hjelp av veiledningsbrosjyren for klassifikasjon (bør bestilles Zurich) setter komiteen opp et register over dekkede og udekkede klassifikasjoner og gjennomgår disse jevnlig. Den foreslår hvilke udekkede klassifikasjoner som fremst bør utlyses som ledig og skal rådslå med styret i alle spørsmål om klassifikasjon. Dem vurderer foreslåtte medlemmer m.h.t. klassifikasjon 8. (KLUBB-tjeneste) Medlemskapskomiteen: Denne komite skal vurdere alle forslag til medlemskap fra den personlige side, og den skal da inngående undersøke karakter-, forretnings-, og samfunnsmessige holdninger og alminnelig valgbarhet for alle foreslåtte nye medlemmer. Komiteen rapporterer sine beslutninger til styret. Den kan oversende klassifikasjonskomiteen navn på egnede personer som antas kunne fylle åpne klassifikasjoner. 9. (KLUBB-tjenesten)Arkiv-komiteen Denne komite skal føre tilsyn med klubbens eiendeler. Den fører arkiv for dette og arkiverer regelmessig klubbpapirer m.v. i et eget leiet arkivrom. Den skal i sitt arbeid legge vekt på bevaring av saker av betydning for klubbens liv & historikk Artikkel VIII Tillatelse til fravær Styret kan etter skriftlig søknad gi tillatelse til fravær slik at et medlem fritas møteplikt for et nærmere bestemt tidsrom. OBS: Slik tillatelse til fravær innvirker ikke positivt på klubbens møtestatestikk, men skal tjene til å hindre tap av medlemskap. Det slik fritatte medlem skal derfor registreres som fraværende hvis han ikke deltar i regulære møter i en annen klubb. Hvis fraværet kommer inn under Klubb-lovens artikkel VIII, seksjon 5, punkt c) eller d) vedr. langvarig eller fritak for møteplikt registreres det ikke som fravær. Artikkel IX Økonomi & finanser 1. Klubbens regnskapsår følger rotary-året fra 1.juli til 30.jini og deles i 2 halvårs-perioder. Medlemskontingenten innkreves og pr. capita-avgifter(+evt. tidsskrift abonnement til RI) betales hvert ½-år pr. 1.juli og 1.januar, på basis av klubbens medlemstall på disse datoer. 2. Ved hvert regnskapsårs begynnelse skal styret utarbeide, eller la utarbeide et driftsbudsjett for rotary-året. Når budsjettet er godkjent av styret, angir budsjettet utgiftsgrensen for rotary-året, unntatt når annet bestemmes av styret. 3. Alle klubbens penger, kontanter, sjekker osv. settes av kassereren inn på en bank-konto if. styrets bestemmelse. 4. Den valgte revisor reviderer regnskapene fullt ut min. 1 gang pr. år og avgir rapport til styret.

6 Artikkel X Fremgangsmåte for valg av nye medlemmer Aktive medlemmer: 1. Opptak av nye medlemmer skal skje etter forslag fra klassifikasjonskomiteen som, i samarbeid med styret, utlyser ledige klassifikasjoner. Innenfor disse utlyste, ledige klassifikasjonene kan medlemmene foreslå kandidater 2. Styret sender forslagene til uttalelse i klassifikasjons- og medlemskapskomiteene, men det skal stoppe forslag som åpenbart ikke svarer til den utlyste klassifikasjon.. Klassifikasjonskomiteen skal undersøke og rapportere til styret om valgbarheten av det foreslåtte medlem ut fra klassifikasjons-synspunkt. Medlemskapskomiteen skal vurdere og rapportere til styret om valgbarheten av det foreslåtte medlem ut fra karakter-, forretningsmessig- og sosialt synspunkt. For at en kandidat skal være valgbar må han ikke ha mer enn 1 stemme mot seg i disse komiteene. Styret tar standpunkt til innstillingen og kan evt. sende forslaget til fornyet behandling. 3. Hvis styret slutter seg til komiteenes innstillinger skal sekretæren ved lukket brev underrette medlemmene om kandidatenes, navn, firma, klassifikasjon og alder. I samme brev gis også beskjed om at medlemmene innen 10 dager kan sende styret skriftlig motivasjon, hvis noen ønsker å stemme mot en kandidat. 4. Hvis styret innen 10 dager ikke har mottatt noen begrunnet, skriftlig innvending mot forslaget, skal det foreslåtte medlem inviteres som gjest på klubb-møtene en kortere periode fremover. 5. Ved evt. skriftlige innvendinger skal styret vurdere disse i et vanlig, eller spesielt, styremøte hvor det stemmes skriftlig over det foreslåtte medlem. Hvis det foreslåtte medlem ikke får mer en 1/3 nei-stemmer i et slik styremøte, skal dette foreslåtte medlem tilsv. som nevnt under p. 4 inviteres til klubb-møtene. 6. Når det foreslåtte medlem etter en slik gjeste-periode som nevnt under p. 4 og 5 aksepterer medlemskapet og har betalt innmeldings-avgiften, betraktes han som å være valgt til medlem. Sekretæren skriver da ut medlemskort og innrapporterer det nye medlemmet som nå formelt inntroduseres i klubben. Senior aktive, past service & æresmedlemmer: 1. Navnet på en foreslått kandidat under ethvert av disse 3 slags medlemskap skal sendes skriftlig til styret, og valget kan skje i samme form som foran beskrevet for aktive medlemmer. Styret kan, om det ønsker, se bort fra ett eller flere av punktene 1 6 som aktive medlemskandidater. Forslaget kan da vurderes direkte i et regulært eller spesielt styremøte. Hvis det foreslåtte medlem ikke får mer enn 1/3 nei-stemmer i et slikt styremøte, skal det foreslåtte medlem tilsv. som nevnt under p. 4. inviteres til klubbmøtene. 2. Ethvert aktivt eller past servicemedlem av denne klubb, som er kvalifisert for senior aktivt medlemskap, skal automatisk bli senior aktivt medlem. Her blir da ikke aktuelt verken med søknad eller valg til slikt medlemskap. Gjenvalg av tidligere aktive ekstra-medlem:

7 1. Søknad fra et tidligere aktivt ekstra-medlem av denne klubb skal vurderes av styret så hurtig som mulig og foran enhver annen søknad eller forslag under den samme eller annen klassifikasjon. Dette forutsetter at nevnte medlem opprinnelig var valgt i henhold til artikkel III, seksjon 2(a) i vedtektene for Rotary International og at hans medlemskap opphørte som forutsatt i artikkel VIII, seksjon 2(b), punkt 1 i denne klubbens lover. 2. Et medlem valgt som ekstra-medlem og som opphører fordi klassifikasjonen blir ledig kan innvelges på ny som ekstra-medlem straks klassifikasjonen igjen blir besatt. Dette hindrer ikke den rett innehaveren av klassifikasjonen har selv å foreslå et aktivt ekstra-medlem. Se bl.a. denne klubbs lover, artikkel V, seksjon 5 (a) og (b). 3. Om styret finner det ønskelig kan det henvise alle forslag om gjenvalg av tidligere aktive ekstra-medlem til klassifikasjons- eller medlemskaps-komiteene. I så fall følges prosedyren som foran beskrevet for valg av nye aktive medlemmer under punktene 2, 3, 4, 5 og 6, men slik at prøveperioden som gjest bortfaller. Hvis et slikt tidl. Aktivt ekstra-medlem gjeninnvelges straks det første medlemskapet opphører, er han valgt som medlem uten ny innbetaling av innmeldingsavgift. 4. Hvis søknad fra et tidligere aktivt ekstra-medlem om medlemskap avslås, skal han straks underrettes herom av sekretæren. Artikkel XI Beslutninger Ingen resolusjon eller forslag som fremsettes i denne klubb i forbindelse med hvilken som helst sak, skal behandles i klubben før den har vært vurdert av styret. Slike resolusjoner eller forslag skal hvis de fremsette på et klubbmøte, oversendes styret uten diskusjon. Artikkel XII Forretningen for møtene Møtet åpnes Introduksjon av besøkende rotarianere og andre gjester Meddelelser om fødselsdager, møteprosent og fremmøte i andre klubber Korrespondanse og andre meddelelser Ikke ferdigbehandlede og nye saker 3-minutter Rotary Foredrag, eller annen form for program Diskusjon & avslutning

8 Artikkel XIII Vedtektsendringer 1. Ved foreslåtte vedtektsendringer skal hvert medlem orienteres herom pr. brev minst 10 dager før slikt regulært klubb-møte finner sted. 2. På dette møtet må min. en tredjedel av medlemmene være tilstede, cf. Våre vedtekters artikkel III. 3. Under foranstående forutsetninger kan vedtektene da endres på et hvilket som helst ordinært klubb-møte og det kreves da 2/3 flertall av de tilstedeværende. Enhver evt. endring må samstemme med klubblovene og RI s lover og vedtekter. K.F. 80.