Møteprotokoll Administrasjonsutvalget Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: 01.06.2015 Tidspunkt: 09:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Tor Flagestad Medlem FRP Egil Skjærvold Nestleder AP Bjørn Egil Enge Leder H Eli Moen Medlem SP Kari Merete Aarhaug Stensås Medlem Gunnhild Kjelstad Medlem Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Aina Midthjell Reppe MEDL AP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Bodil B. Alsvik Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført på de sidene vi har signert i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.
Hovedutskrifter sendes til:
Saksliste Utvalgssaksnr PS 2/15 Innhold Lukket Arkiv- Saksnr Referatsaker PS 3/15 Årsmelding 2014 for Midtre Gauldal kommune 2015/1337 PS 4/15 Arbeidsgiverstrategi Midtre Gauldal kommune - 2016-2019 PS 5/15 PS 6/15 Delegeringsreglement - Oppfølging av vedtak i kommunestyresak 32/15 Bemannings- og kompetanseplan - PP-tjenesten i Midtre Gauldal 2012/3893 2015/1019 X 2015/1550
PS 2/15 Referatsaker Saksprotokoll i Administrasjonsutvalget - 01.06.2015 PS 3/15 Årsmelding 2014 for Midtre Gauldal kommune Rådmannens innstilling Kommunestyret godkjenner årsrapport med årsberetning 2014 for Midtre Gauldal kommune. Saksprotokoll i Utvalg for næring, plan og miljø - 18.05.2015 Torstein Rognes presenterte et tilleggspunkt til saken, vedrørende utredning rundt kommunalt eiendomsselskap. I skrivet legges det frem flere momenter som taler for en slik etablering samt forslag på noen funksjoner et slikt selskap kan ivareta og utvikle. Jfr. eget dokument. Gunhild Talsnes ba om en habilitetsvurdering i saken. Utvalget erklærte Gunhild Talsnes som habil. Rådmannens innstilling med tilleggspunkt, enstemmig vedtatt. Kommunestyret godkjenner årsrapport med årsberetning 2014 for Midtre Gauldal kommune. Utvalget ber om en utredning rundt etablering av et kommunalt eiendomsselskap. Saksprotokoll i Utvalg for helse og omsorg - 02.06.2015 Årsmelding 2014 tas til orientering. Enstemmig Årsmelding 2014 tas til orientering.
Saksprotokoll i Eldres råd - 04.06.2015 Eldres råd tar årsmelding fra 2014 til etterretning. Eldres råd tar årsmelding fra 2014 til etterretning. Saksprotokoll i Formannskapet - 11.05.2015 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Kommunestyret godkjenner årsrapport med årsberetning 2014 for Midtre Gauldal kommune. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalget - 01.06.2015 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Kommunestyret godkjenner årsrapport med årsberetning 2014 for Midtre Gauldal kommune. PS 4/15 Arbeidsgiverstrategi Midtre Gauldal kommune - 2016-2019 Rådmannens innstilling På bakgrunn av resultatet av arbeidet i administrasjonsutvalget legger rådmannen fram et endelig forslag til arbeidsgiverstrategi for Midtre Gauldal kommune med sikte på behandling i Kommunestyret i desember 2015. Kommunens arbeidsgiverstrategi løftes fram som et eget tema i Folkevalgtopplæringen for det nye kommunestyret høsten 2015. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalget - 01.06.2015 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt.
På bakgrunn av resultatet av arbeidet i administrasjonsutvalget legger rådmannen fram et endelig forslag til arbeidsgiverstrategi for Midtre Gauldal kommune med sikte på behandling i Kommunestyret i desember 2015. Kommunens arbeidsgiverstrategi løftes fram som et eget tema i Folkevalgtopplæringen for det nye kommunestyret høsten 2015. PS 5/15 Delegeringsreglement - Oppfølging av vedtak i kommunestyresak 32/15 Rådmannens innstilling 1. Midtre Gauldal kommunestyret vedtar at myndighet etter følgende paragrafer delegeres til rådmannen: Tobakkskadelovens 29 Barnehagelovens 16 2. Kommunestyret vedtar videre mht oppfølging av pkt 2 i kommunestyrets vedtak i møte 27.04 i sak delegeringsreglement følgende: - Ankeadgang i tilsettingssaker gjelder kun i de tilsettingssakene som administrasjonsutvalget behandler - Oppsigelse/suspensjon og avskjedsmyndighet legges til administrasjonsutvalget (arbeidsgiverrepresentantene) der hvor administrasjonsutvalget har tilsettingsmyndighet - Administrasjonsutvalgets rolle og medvirkning i tilsettingssaker er slik: a. Administrasjonsutvalget blir forelagt forslag til utlysningstekst og bakgrunn for at stillingen skal lyses ut b. Rådmannen og organisasjonene gjennomfører utlysning, intervjuer osv iht fastlagte prosedyrer c. Når rådmannen har gjennomført dette fremmes en sak for administrasjonsutvalget med en innstilling på hvem som bør få stillingen og administrasjonsutvalget fatter vedtak. (Kan eventuelt ankes til formannskapet) d. Ansettelsesbrev og lønnsinnplassering utføres av rådmannen. - Administrasjonsutvalget gis tilsettingsmyndighet for enhetsledere og assisterende enhetsledere, og bemannings- og kompetanseplaner for hele organisasjonen legges frem for administrasjonsutvalget årlig.
Retningslinjer for rekruttering- og bemanningsprosessen i Midtre Gauldal (Ikke oppdatert iht nytt delegeringsreglement) Gjelder for alle stillinger. Rådmannen er delegert all tilsettingsmyndighet, og har gitt delegasjon videre til enhetsledere og stabsledere. Jf. Delegasjonsreglement 16/2-08. I tilsettinger hvor avgjørelsesmyndighet er fastsatt i kommuneloven foretas tilsetting i kommunestyret. (Rådmann.) Tillitsvalgte skal medvirke i hele bemanningsprosessen jf. HA del B, 3-1 og 3-2. Tilsettingsutvalg bestående av aktuelle tillitsvalgte, personalleder og enhetsleder/stabsleder sammenkalles der det er oppstått uenighet om tilsetting mellom leder og tillitsvalgt. Ingen ankerett. Trinn i prosessen Ansvarlig Maler som brukes Merknad 1 Enhetens bemanningsplan revideres. Stillingsanalyse: Prosentvis behov for opp- eller nedbemanning fastslås. Deltidsstillinger vurderes tillagt stillinger som ønskes utvidet. AML 14-3. Ledere og plasstillitsvalgte/ hovedtillitsvalgte Mal for bemanningsplan Kravspesifikasjon for hver stilling utarbeides Kravspesifikasjonsskjema med egnethetsbeskrivelse Fortrinnsrett Se vedlegg som
vurderes. heter fortrinnsrett 2 Økonomigrunnlag for bemanning Enhetsleder/stabsleder Arena budsjett Ved bemanningsbehov: 3 Opprette ansettelsessak i Ephorte Se veileder for skriving av ansettelsessak 4 Utlysning av stillinger: Informasjonsavd. legger ut annonse i lokalavisene, på finn.no, nav hjemmesiden til MGk Spesifikk utlysingstekst utarbeides i samarbeid med tillitsvalgte sender spesifikk utlysingstekst til personal og organisasjonsavd. Leder sender spesifikk utlysningstekst til informasjonsavd. Mal for generell utlysningstekst Se veileder for spesifikk utlysingstekst Leder får tilbakemelding fra Personal og org.avd., og sender så utlysingsteksten til informasjonsav 5 Søkerliste skrives ut Leder Møter avtales med plasstillitsvalgte/ hovedtillitsvalgte Søkerlistene skrive ut fra Ephorte dagen etter fristens utløp Kopi sendes tillitsvalgte
6 Dager/ datoer for intervju avtales ( ev. i nettverksmøte) Tillitsvalgte 7 Utvelgelse av kandidater som er aktuelle for intervju Tillitsvalgte En ukes innkallingsfrist til intervju Innkallinger til intervju utsendes 8 Intervju gjennomføres, basert på kravspesifikasjoner og krav til egnethet Tiilitsvalgte Se intervjuguide. Basis for intervju: Skjema for kravspesifikasjon, og Attester medbringes av søker Referansenotat føres. krav til personlig egnethet, utlysingstekst. Se mal Referanser skal brukes 9 Vurdering av søkere og tilsetting Tillitsvalgte. Vurderingen baseres på utlysningstekstens innhold, intervjuet og referansenotatene 10 Det sendes ut tilbud om stilling til søker/e (arbeidsavtalen) Kommunal mal for tilbud om stilling: Ephorte standardbrev (arbeidsavtalen) Maks.10 dagers svarfrist, underskrevet arbeidsavtale returneres til leder
11 Søkerne svarer 12 Eventuelt ny runde med tilbud ift. suppleantliste Ledere Tillitsvalgte (som i 10) 13 Andre søkere informeres om at stilling er besatt Ledere Ephorte standardbrev Tillitsvalgte informeres om hvem som har takket ja til stilling 14 Innhenting av politiattest (gjelder skole, barnehage, ppt, barnevern, funksjonshemmede) Enhetsleder innhenter politiattest fra søker som skal tilsettes Se prosedyre Lønn utbetales ikk før underskrevet arbeidsavtale foreligger på lønnsavdelingen 15 Plan for prøvetidssamtalene utarbeides Nytilsatte Prosedyre for oppfølgingssamtal Ev. tillitsvalgte 16 Gjennomføring av prøvetidssamtaler. Nytilsatte Bakgrunn for samtalene: Standarder i enhetens virksomhetsplaner, Verdiplakaten, Krav til personlig egnethet i «Kravspesifikasjon for stilling» og ev. andre interne plattformer. 1.prøvetidssamtale og arbeidstakers vurdering etter ca 3 mnd. Referat fra disse skal skrives og undertegnes av enhetsleder, arbeidstaker og ev.tillitsvalgte. Ev. tillitsvalgte 2. prøvetidssamtal etter 5 mndr. Se Prosedyre for
oppfølgingssamtal 17 Konklusjoner etter prøvetid Ev. tillitsvalgte Saksprotokoll i Administrasjonsutvalget - 01.06.2015 Votering: Punkt 1 enstemmig vedtatt Punkt 2 a, b og d enstemmig vedtatt Punkt 2c vedtatt mot 1 stemme 1. Midtre Gauldal kommunestyret vedtar at myndighet etter følgende paragrafer delegeres til rådmannen: Tobakkskadelovens 29 Barnehagelovens 16 2. Kommunestyret vedtar videre mht oppfølging av pkt 2 i kommunestyrets vedtak i møte 27.04 i sak delegeringsreglement følgende: - Ankeadgang i tilsettingssaker gjelder kun i de tilsettingssakene som administrasjonsutvalget behandler - Oppsigelse/suspensjon og avskjedsmyndighet legges til administrasjonsutvalget (arbeidsgiverrepresentantene) der hvor administrasjonsutvalget har tilsettingsmyndighet - Administrasjonsutvalgets rolle og medvirkning i tilsettingssaker er slik: e. Administrasjonsutvalget blir forelagt forslag til utlysningstekst og bakgrunn for at stillingen skal lyses ut f. Rådmannen og organisasjonene gjennomfører utlysning, intervjuer osv iht fastlagte prosedyrer g. Når rådmannen har gjennomført dette fremmes en sak for administrasjonsutvalget med en innstilling på hvem som bør få stillingen og administrasjonsutvalget fatter vedtak. (Kan eventuelt ankes til formannskapet) h. Ansettelsesbrev og lønnsinnplassering utføres av rådmannen.
- Administrasjonsutvalget gis tilsettingsmyndighet for enhetsledere og assisterende enhetsledere, og bemannings- og kompetanseplaner for hele organisasjonen legges frem for administrasjonsutvalget årlig. PS 6/15 Bemannings- og kompetanseplan - PP-tjenesten i Midtre Gauldal