Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med Sogn barnevern Adressa til verksemda: Sogndal kommune, postboks 153, 6851 Sogndal Tidsrom for tilsynet: 06.09.2016-06.12.2016 Kontaktperson i verksemda: Barnevernsleiar Hadle Blikra Revisjonslag: Line Pedersen Døsen (revisjonsleiar) Hanne Sæbø (revisor) Turid Måseide (revisor) Gunn Randi Bjørnevoll (revisor) Samandrag Rapporten gjer greie for avvik som vart avdekte innanfor dei reviderte områda. Samla representerer avvika alvorlege brot på forsvarlegkravet, jf. barnevernlova 1-4. Gjentakande feil viser at kommunens styring av tenesta ikkje sikrar at praksis er i samsvar med gjeldande lovkrav, jf. internkontrollforskrifta 4. Dette gjeld òg på område der kommunen har kjent til avvik og sett i verk tiltak for å endre praksis. Dei mest alvorlege funna ved dette tilsynet er dei funna som indikerer at Sogn barnevern har for høg terskel for undersøking og tiltak, ikkje er tett nok på ved oppfølging av tiltak i og utanfor heimen og avsluttar saker på mangelfullt grunnlag. Dato: Line Døsen revisjonsleiar Hanne Sæbø revisor
Innhald Samandrag..1 1. Innleiing...3 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold...3 3. Gjennomføring...4 4. Kva tilsynet omfatta...4 5. Funn...4 6. Oppsummering/tilsynsvurdering 18
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Sogn barnevern i perioden 06.09.2016-06.12.2016. Bakgrunnen for tilsynet er at Fylkesmannen gjennom oppfølging etter tilsyn, ulike rapporteringar og medieoppslag, vart kjent med at Sogn barnevern har utfordringar som vi fryktar kan gå ut over tenestene til barn og familiar i kommunane Balestrand, Leikanger, Luster og Sogndal. Fylkesmannen fører tilsyn med den kommunale barnevernstenesta med heimel i barnevernlova 2-3 fjerde ledd, og 2-3 b. Formålet med dette tilsynet var å undersøkje om Sogndal kommune sikrar at barn og familiar i kommunane Balestrand, Leikanger, Luster og Sogndal får forsvarleg hjelp frå barnevernet. Grunnlaget for rapporten er kommunens dokumentasjon knytt til 21 henlagde meldingar og saksmapper for 207 barn for perioden 01.01.2015-06.09.2016. Rapporten gjer greie for avvik som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik betyr at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. Fylkesmannen kan òg slå fast avvik der kommunens praksis medfører uakseptabel risiko for svikt. Risikoen treng ikkje å ha ført til svikt enda. Dersom tilsynet har slått fast avvik, har vi vurdert at kommunen må endre praksis for å hindre framtidig svikt på det aktuelle området. 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold Sogn barnevern er ei interkommunal barnevernsteneste for kommunane Balestrand, Leikanger, Luster og Sogndal, med Sogndal kommune som vertskommune. Befolkningsgrunnlaget for tenesta er omlag 16 500. Av desse er omlag 3 600 under 18 år. Tenesta har til saman 13,5 årsverk fordelt på 11,7 fagårsverk, 0,3 årsverk i økonomistøtte, 0,5 årsverk kontorstøtte og 1 årsverk som tenesteleiar. Sogn Barnevern har over lengre tid hatt utfordringar knytt til arbeidsmiljø, sjukemeldingar og utskifting av personale på alle nivå i organisasjonen. Barnevernsleiar var konstituert i 60% stilling i tida 17.08.2015 til 31.08.2016. Han har vore fast tilsett sidan 1. september 2016. Fylkesmannen gjennomførde tilsyn med tenesta som systemrevisjon våren 2014 der det vart slått fast avvik. Vi har òg hatt fleire tilsynssaker knytt til enkeltsaker etter dette, der vi òg har slått fast avvik frå lovkrav. Kommunen har sett i verk tiltak for å endre praksis slik at verksemda vert i samsvar med lovkrava, men ved evaluering vurdert at tiltaka ikkje har hatt den ønskte effekten. Kommunen nyttar fagsystemet Familia.
3. Gjennomføring Skriftleg varsel om tilsyn 26.08.2016 Opningsmøte 06.09.2016 Dokumentasjonsgjennomgang 06.09.2016 20.09.2016 Sluttmøte 06.12.2016 Informasjonsmøte for deltakarkommunane 06.12.2016 Førebels rapport datert 06.12.2016 Merknader til førebels rapport 06.01.2017 Møte 31.01.2017 4. Kva tilsynet omfatta Ved tilsynet har vi sett på kommunens handtering av meldingar, tilbakemelding til meldar, undersøkingar og oppfølging av tiltak etter barnevernlova. 5. Funn Avvika byggjer på observasjonar som gjeld kommunens registrering av meldingar, meldingsgjennomgangen, grunnlaget for henlegging av meldingar, teieplikt, bruk av tolk, barnets rett til medverknad, undersøkingar, tilbakemelding til offentleg meldar etter undersøking, hjelpetiltak for barn som bur heime og oppfølging av barn i fosterheim. MELDINGSHANDTERINGA Avvik 1: Kommunen styring sikrar ikkje forsvarleg vurdering av alle meldingar, jf. barnevernlova 4-2, jf. 4-3, 1-4, jf. internkontrollforskrifta 4. Avviket byggjer på desse observasjonane: Minst 12 meldingar er ikkje registrerte som meldingar i fagsystemet, mellom anna underretningar frå politiet. Vi har òg sett døme på at bekymring som først er meldt munnleg, ikkje er registrert før skriftleg melding kjem, eller at munnleg melding ikkje er dokumentert i det heile. Det er svara på kontrollspørsmålet i Familia om barnevernet kjenner barnet/familien frå før, men denne informasjonen går sjeldan fram i skjemaet for meldingsgjennomgangen. Det går òg sjeldan fram av dokumentasjonen at tidlegare kjennskap til barnet/familien er brukt ved vurdering av meldinga. Vi har sett døme på at offentleg meldar ikkje har blitt kontakta for avklaring av melding, og vert bedt om å ta ny kontakt med opplysningar utover det som går fram av meldinga. I perioden oktober 2015 til januar 2016 la barnevernet vekk tre meldingar som gjaldt same barn, utan at barnevernet kontakta den offentlege meldaren for å avklare innhaldet i meldingane. Vi har sett døme på saker som truleg kunne ha vore avklara ved kontakt med den eine forelderen.
Det går ikkje alltid fram av dokumentasjonen kva barnevernsfaglege vurderingar som er gjort ved meldingsgjennomgangen. Kommunen har rapportert at 5 av 45 meldingar vart henlagde våren 2015, 5 av 24 meldingar vart henlagde hausten 2015 og 10 av 51 meldingar vart henlagde våren 2016. Ti av dei 21 meldingane som går fram i kommunens oversikt over henlagde meldingar, er frå offentlege meldarar. Ei av dei ti meldingane som kom frå offentlege meldarar gjeld barnets åtferd og alvorleg bekymring for barnets omsorgssituasjon. Kommunen har etter dokumentgjennomgangen forklart at det i realiteten vart opna undersøking på denne meldinga, det er berre dokumentasjonen rundt handsaminga av denne saka som er feil og mangelfull. Det er da ni meldingar frå offentlege meldarar som er henlagde. Meldingane frå dei offentlege meldarane inneheld alvorleg bekymring for barnet. Som henleggingsgrunn er det for seks av desse meldinga vist til at forholda er utanfor barnevernlova. Det er for tre av desse òg vist til at andre instansar allereie har kontakt med familien. Tre av meldingane frå offentlege meldarar kjem frå andre barnevernstenester. Desse meldingane er sendt i retur, utan at det først er avklara kva kommune som har ansvaret for saka. Meldingane frå private meldarar gjeld mellom anna at barn vert utsette for fare. Fleire av dei henlagde meldingane inneheld opplysningar om foreldrekonflikt. Desse meldingane er henlagde utan at det er teke stilling til om foreldrekonflikten kan gå utover barnet. Kommentar: Barnevernlova 4-2 slår fast barnevernets plikt til å ta i mot og vurdere informasjon som kjem inn: Barneverntjenesten skal snarest, og senest innen en uke, gjennomgå innkomne meldinger og vurdere om meldingen skal følges opp med undersøkelser etter 4-3. Med meldingar forstår vi i denne samanhengen all innkomen informasjon om bekymring knytt til eit eller fleire identifiserbare barn i ny eller aktiv sak, som kan resultere i vedtak om tiltak frå barnevernstenesta. Det gjeld ingen formkrav til den informasjonen som kjem inn. Ei melding kan kome inn skriftleg, til dømes per post eller e-post, eller munnleg til dømes per telefon eller i møte. Informasjon frå politiet i medhald av straffeprosesslova 232a skal vurderast som ei melding og følgjast opp på same måte som andre meldingar til barnevernstenesta.
Dersom familien har flytta, må barnevernstenesta straks sende meldinga vidare til ny kommune/bydel. Observasjonar som tilsette i barnevernstenesta gjer eller medieoppslag som inneber bekymring for eitt eller fleire barn, kan òg resultere i melding. Der meldinga har kome inn munnleg eller ved eigne observasjonar, må barnevernstenesta sjølv formulere meldinga. Ved mottak av meldingar skal barnevernstenesta straks ta stilling til om innhaldet er så alvorleg at det er nødvendig å gjere akuttvedtak, jf. barnevernlova 4-6. Der førespurnaden vert vurdert som ein søknad, til dømes der foreldre ytrar ønske om støttekontakt eller økonomisk hjelp, skal søknaden handsamast etter reglane i forvaltningslova om enkeltvedtak. Barnevernstenesta må registrere alle skriftlege og munnlege meldingar og søknader straks dei kjem inn. Meldingar og søknader må vere registrert på rett dato og rett barn, slik at informasjon om tidlegare meldingar og søknader er tilgjengeleg som informasjon om barnet. Barnevernlova 4-3 første ledd regulerer barnevernets rett og plikt til å undersøkje eit forhold: Dersom det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter dette kapitlet, skal barneverntjenesten snarest undersøke forholdet, jf. frister inntatt i 6-9. Dersom det ved meldingsgjennomgangen er rimeleg grunn til å tru at det kan vere grunnlag for tiltak etter barnevernlova, pliktar barnevernstenesta å undersøkje forholdet straks og innanfor dei fristane som gjeld. Barnevernstenesta har eit særleg ansvar for at omsorgssvikt, åtferdsproblem, sosiale og emosjonelle problem vert avdekte så tidleg at det er mogleg å unngå meir varige problem. Barnevernstenesta må derfor handsame bekymringsmeldingar straks dei kjem inn, slik at ingen meldingar vert liggande ubehandla. Meldingsgjennomgangen må vere forsvarleg og vurderingane i samsvar med vilkåra i lova, slik at meldingar ikkje vert henlagde på feil grunnlag. Innanfor fristen på ei veke skal barnevernet ha gått gjennom og avklara meldinga, vurdert og konkludert med anten mellombels vedtak i akuttsituasjon, undersøking eller henlegging. Ved meldingsavklaringa må barnevernstenesta finne ut om det tidlegare er registrert opplysningar om barnet eller familien. At det tidlegare er meldt bekymring om barnet eller barnets søsken indikerer at det kan vere større bekymring i saka enn det som kjem fram i den aktuelle meldinga. Av og til vil den informasjonen barnevernstenesta har fått vere uklar eller det er for lite opplysningar til at barnevernstenesta kan konkludere meldinga. Forsvarleg praksis er da å kontakte meldaren for meir informasjon.
Dersom barnevernstenesta kontaktar andre enn meldaren, er det ikkje lenger meldingsavklaring, men undersøking. Barnevernstenesta kan likevel kontakte barnets foreldre for meldingsavklaring, dersom ein enkel samtale med ein av dei er nok til å avklare barnets situasjon. Dette gjeld til dømes der barnevernstenesta kan avklare barnets situasjon ved å få opplyst av den forelderen barnet bur saman med at den forelderen som barnevernstenesta har fått opplysningar om, ikkje har samvær med barnet. Dersom det er innhenta tilleggsopplysningar, må det gå fram av dokumentasjonen. Barnevernstenesta må dokumentere dei barnevernsfaglege vurderingane som er gjort i samband med meldingsgjennomgangen. «Rimelig grunn til å anta» er ikkje eit strengt krav. Det vert ikkje kravd sikker kunnskap, men at meldinga har haldepunkt som peikar i retning av at det kan vere grunnlag for tiltak etter barnevernlova. Etter forarbeida skal terskelen for å setje i gang ei undersøking vere låg. Barnevernstenesta har både rett og plikt til å gjennomføre undersøking sjølv om det ikkje er indikasjonar på omsorgssvikt eller mishandling (jf. Ot.prp. nr. 44, side 29). Omsynet bak regelen er at barnevernstenesta kan førebyggje meir alvorlege problem dersom det vert gjennomført undersøkingar og sett inn tiltak tidleg. Døme på informasjon som kan gje grunn til bekymring for eit barn eller ein ungdoms helse og utvikling, er opplysningar om psykiske problem eller rusmisbruk, utrygge familieforhold med store konfliktar, mangel på stimulering, sviktande oppfølging, mangel på kontakt, mangel på vern eller barnets/ungdommens eiga åtferd. Utgangspunktet for vurderinga skal alltid vere barnets situasjon. Dette gjeld uavhengig av om årsaka til bekymringa er knytt til forholdet mellom foreldra, ein av foreldra eller barnet. Dersom ei melding handlar om foreldre- og /eller samværskonflikt, må barnevernstenesta vurdere om det er indikasjonar på at konflikten har slik varigheit og intensitet at det kan skade barnets helse og utvikling på kort og lang sikt. Viss det er slik, skal barnvernstenesta starte undersøking. Barnevernstenesta vurderer alltid alvorsgraden før henlegging. Meldingar med alvorleg innhald, til dømes meldingar om vald, overgrep, alvorleg rusmisbruk og/eller psykisk sjukdom kan berre henleggjast dersom meldinga er vurdert som rein sjikane. Meldingar med slikt innhald, indikerer i seg sjølv stor bekymring for barnets omsorgsituasjon. Det vil til vanleg vere grunnlag for å slå fast at barnevernstenesta skal undersøkje meldinga, fordi det er «rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak». Henlegging av slike meldingar, aukar risikoen for at barn vert utsett for alvorleg omsorgssvikt over tid, og er ikkje i tråd med kravet til forsvarleg barnevernsteneste og barnets beste. Barnevernstenesta må vise til ein konkret og sakleg grunn dersom ei melding med alvorleg innhald ikkje fører til undersøking. Barnevernstenesta kan ikkje henleggje ei melding fordi foreldra ikkje ønskjer hjelp. Informasjon om at andre instansar er kopla på, er heller ikkje i seg sjølv grunnlag for henlegging. Vurderingstemaet er om det kan vere grunnlag for tiltak etter barnevernlova.
Ved henlegging av ei melding, skal grunngjevinga for henlegginga vere dokumentert. Henlagde meldingar skal vere lett tilgjengeleg i 5 år, før dei vert overførde til langtidsarkivering. UNDERSØKINGA Avvik 2: Kommunens styring sikrar ikkje at undersøkinga er i samsvar med lovkrava, jf. barnevernlova 4-3, 6-9, 1-4, jf. internkontrollforskrifta 4. Avviket byggjer på desse observasjonane: Kommunen har rapportert om 40 nye undersøkingar våren 2015, 19 nye undersøkingar hausten 2015 og 39 nye undersøkingar våren 2016. Det er i over halvparten av sakene ikkje brukt undersøkingsplan. Kommunen kjem i nokre saker seint i gang med undersøking, og har i nokre saker brukt det som argument for utviding av undersøkingstida. Kommunen har ikkje alltid brukt heimebesøk/observasjonar i undersøkinga i saker der det ville ha gjeve nødvendig informasjon om samspel. Kommunen har rapportert at dei våren 2015 avslutta 46 undersøkingar, 19 av desse med tiltak, hausten 2015 avslutta dei 31 undersøkingar, 14 av desse med tiltak, våren 2016 avslutta 27 dei undersøkingar, 6 av desse med tiltak. Kommunen har i om lag 1/3 av sakene ikkje utarbeidd undersøkingsrapport, eller på annan måte dokumentert kva opplysningar som ligg til grunn for vurderingar og konklusjon. Vi har sett tre saker der deler av innhaldet i meldinga ikkje er undersøkt. Kommunen har rapportert 6 fristbrot våren 2015. Det er ikkje rapportert fristbrot hausten 2015 eller i 2016. Minst 12 undersøkingar er avslutta på dagen 3 mnd etter konkludert melding. Vi har sett minst 7 saker der undersøkinga er avslutta før kommunen har fått den informasjonen som dei har bedt om. Brev, undersøkingsrapportar og andre dokument viser som regel dato for oppretting av dokumentet i fagprogrammet, ikkje dato for utsending. Kommentar: Barnevernlova 4-3 gjeld undersøking: Dersom det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter dette kapitlet, skal barneverntjenesten snarest undersøke forholdet, jf. frister inntatt i 6-9.
Undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier. Det skal legges vekt på å hindre at kunnskap om undersøkelsen blir spredt unødig. Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse som nevnt i første ledd blir gjennomført ved besøk i hjemmet. Barneverntjenesten kan engasjere sakkyndige. Den sakkyndiges rapport skal før den legges til grunn for vedtak om tiltak etter barnevernloven kapittel 4 være vurdert av Barnesakkyndig kommisjon, jf. 2-5. Dette gjelder ikke for vedtak om tiltak i akuttsituasjoner, jf. 4-6, 4-9 og 4-25. Den sakkyndiges rapport skal også være vurdert av kommisjonen før den legges til grunn for barneverntjenestens beslutning om å henlegge en sak. Barneverntjenesten, og sakkyndige som den har engasjert, kan kreve å få samtale med barnet i enerom. Hvis det foreligger mistanke om at barnet blir mishandlet eller utsatt for andre alvorlige overgrep i hjemmet, jf. 4-12 første ledd bokstav c, kan barneverntjenesten gi pålegg om at barnet skal bringes til sykehus eller til annet sted for undersøkelse. Formålet med undersøkinga er å avklare om det er grunnlag for tiltak etter barnevernlova, eventuelt kva tiltak som er aktuelle. Undersøkinga skal ikkje vere meir omfattande enn nødvendig, men barnevernstenesta må sikre at saka er godt nok utgreidd før avgjerd om tiltak. Barnevernstenesta må dokumentere nødvendige og relevante opplysningar undervegs i undersøkinga. Dersom familien flyttar under undersøkinga, må barnevernstenesta vurdere å sende melding til ny kommune. Dersom familien nyleg har kome til kommunen, må barnevernstenesta vurdere å innhente opplysningar frå tidlegare kommune. Barnevernstenesta må sikre bistand av politi der det er nødvendig. Der det er mistanke om mishandling eller andre overgrep, må barnevernstenesta alltid vurdere om det er grunnlag for politimelding. Ved vurderinga skal barnevernstenesta leggje vekt på kva som er til beste for barnet, jf. barnevernlova 4-4. Barnevernlova 6-9 første og andre ledd regulerer fristen for gjennomføring av undersøkinga: En undersøkelse etter 4-3 skal gjennomføres snarest og senest innen tre måneder. I særlige tilfelle kan fristen være seks måneder. En undersøkelse er gjennomført når barneverntjenesten har truffet vedtak om tiltak eller saken er besluttet henlagt. I de tilfeller tiltaket hører under fylkesnemndas myndighetsområde, regnes undersøkelsen som gjennomført når barneverntjenesten har framlagt begjæring om tiltak for fylkesnemnda i henhold til 7-11. Barnevernstenesta må ha ein plan for undersøkinga som sikrar at både informasjonsinnhenting, vurderingar og konklusjonar skjer så rask som mogleg og innan fristen.
Med «særlige tilfelle» som kan føre til utviding av undersøkingsfristen til inntil seks månader, forstår vi saker som krev særleg omfattande og tidkrevjande undersøkingar som det ikkje er mogleg å gjennomføre innan tre månader. Ved avslutting av undersøkinga, må barnevernstenesta oppsummere og dokumentere alle relevante opplysningar, vurderingar og konklusjonar. TILBAKEMELDING TIL MELDAR Avvik 3: Kommunens styring sikrar ikkje at alle meldarar får tilbakemelding i samsvar med lovkrava, jf. barnevernslova 6-7 a tredje og fjerde ledd, 1-4, jf. internkontrollforskrifta 4. Avviket byggjer på desse observasjonane: Der meldinga ikkje er registrert som melding, har meldaren ikkje alltid fått tilbakemelding om at meldinga er motteken. Vi har sett døme på feil bruk av standardtekst som har ført til at meldaren ikkje har fått den informasjonen han skal ha. Dette gjeld både der meldinga er henlagt og der det er opna undersøking. Vi har sett minst 20 saker der offentleg meldar ikkje har fått tilbakemelding etter avslutta undersøking. Der offentleg meldar har fått tilbakemelding, er minst 15 ikkje sendt innan tre veker etter at undersøkinga er gjennomført. Vi har sett døme på at offentleg meldar har fått tilbakemelding om type tiltak. I tilbakemeldingar der meldaren ikkje har fått slik informasjon, går det ikkje fram av dokumentasjonen at det er vurdert at det ikkje er nødvendig å gje informasjon om type tiltak. Kommentar: Barnevernslova 6-7 a første og andre ledd regulerer tilbakemelding til meldar ved motteken melding: Barneverntjenesten skal gi den som har sendt melding til barneverntjenesten, jf. 4-2, tilbakemelding. Tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at meldingen ble mottatt. Tilbakemelding kan unnlates i tilfeller der meldingen er åpenbart grunnløs, eller der andre særlige hensyn taler mot å gi tilbakemelding. Tilbakemeldingen skal bekrefte at meldingen er mottatt. Dersom meldingen kommer fra melder som omfattes av 6-4 annet og tredje ledd, skal tilbakemeldingen også opplyse om hvorvidt det er åpnet undersøkelsessak etter 4-3. Formålet med denne regelen er å styrke samarbeidet mellom etatar og stimulere til at alle som har bekymring for barns omsorgssituasjon melder frå om dette til den
kommunale barnevernstenesta. Barnevernlova 6-7 a tredje og fjerde ledd regulerer tilbakemelding til offentleg meldar etter avslutta undersøking: Dersom det er åpnet undersøkelsessak, skal barneverntjenesten gi melder som omfattes av 6-4 annet og tredje ledd, ny tilbakemelding om at undersøkelsen er gjennomført. Den nye tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at undersøkelsen er gjennomført og skal inneholde opplysninger om hvorvidt saken er henlagt, eller om barneverntjenesten følger opp saken videre. Når barneverntjenesten skal iverksette eller har iverksatt tiltak som det er nødvendig at melder som omfattes av 6-4 annet og tredje ledd får kjennskap til av hensyn til sin videre oppfølging av barnet, kan barneverntjenesten gi melderen tilbakemelding om tiltakene. OPPFØLGING AV HJELPETILTAK FOR BARN SOM BUR HEIME Avvik 4: Kommunens styring sikrar ikkje at oppfølging av hjelpetiltak for barn som bur heime er i samsvar med lovkrava, jf. barnevernslova 4-5, 1-4 og internkontrollforskrifta 4. Avviket byggjer på desse observasjonane: Kommunen har rapportert om 71 barn med hjelpetiltak våren 2015, 72 hausten 2015 og 59 barn 2016. Vidare har kommunen rapportert at 3 av 71 manglar tiltaksplan våren 2015, 4 av 72 hausten 2015 og 12 av 59 våren 2016. Ved gjennomgang av saker for 2015 og 2016 har vi sett at ikkje alle barn har tiltaksplan for alle tiltaksperiodar. I nær 1/3 av sakene manglar det tiltaksplan for periodar. Ved tilsynet var det framleis barn utan tiltaksplan. Vi har òg merka oss at datoane i tiltaksplanen ikkje alltid stemmer. Tiltaksplanane inneheld sjeldan konkrete, målbare mål. I fleire saker er det berre informasjon om type tiltak, ikkje mål. Vi har sett at det i minst 10 saker med hjelpetiltak har vore lange periodar utan kontakt med familien (inntil 9 mnd). Hjelpetiltak for heimebuande barn vert ikkje evaluerte innan oppsette fristar. Det er ikkje alltid dokumentert nokon dato for planlagt evaluering. Der det i tiltaksplanen er sett dato for evaluering, er det ikkje alltid gjennomført evaluering innanfor denne datoen. I nokre saker er tiltaka ikkje evaluerte i det heile. Vi har sett at notat frå møte, samtalar og telefonar er registrerte som evalueringsnotat. Evalueringsnotata inneheld ofte berre faktiske opplysningar, ikkje vurderingar av om tiltaket har den ønskte effekten. Vi har òg sett døme på at evalueringsnotat med nytt dokumentnummer har same innhald som tidlegare notat (kopi). Ved evaluering av tiltak innhentar kommunen ikkje alltid tilstrekkeleg informasjon om barnets omsorgssituasjon til å kunne måle effekten av tiltaka (informasjon frå barnet/familien, tiltaksarbeidar, andre eigne tilsette, samarbeidande instansar).
Det ligg ikkje alltid føre oppsummering (rapport, møtereferat eller liknande) før konklusjon i en sak. Vi har sett døme på at sakshandsamar vurderer tiltak aleine eller saman med tiltaksarbeidar. Vi har òg sett døme på at tiltaksarbeidar evaluerer aleine. I over halvparten av sakene som gjeld barn over 18 år, har vi sett mangelfull oppfølging i form av manglande tiltaksplanar, manglande evaluering, og meir enn 6 månader utan kontakt. Kommentar: Barnevernslova 4-5 regulerer barnevernets oppfølging av hjelpetiltak: Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig. Regelen inneber at kommunen må ha tiltaksplan for alle barn som har hjelpetiltak. Barnevernstenesta må halde seg orientert om korleis det til ei kvar tid går med barnet/foreldra og vurdere om hjelpa er tenleg, om det er behov for nye tiltak eller grunn til å avvikle tiltak. Barnevernstenesta må bestemme tidspunkt for evaluering ut frå situasjonen i kvar enkelt sak. I lovforarbeida er det lagt til grunn at evaluering av tiltaksplanen bør skje minimum kvartalsvis. Ved evaluering er det viktig at barnevernstenesta har innhenta nok informasjon om barnets totale omsorgssituasjon og effekten av tiltaka, både frå barnet/familien, eigne tilsette og samarbeidande instansar. Ved evaluering må barnevernstenesta oppsummere og dokumentere den informasjonen som er lagt til grunn, barnevernsfaglege vurderingar og konklusjon. Dette gjeld òg for ungdom over 18 år, som framleis har hjelpetiltak frå barnevernstenesta, jf. barnevernlova 1-3. Formålet med tiltak etter fylte 18 år er å bidra til at ungdommen opplever overgangen til eit sjølvstendig vaksenliv som trygg og føreseieleg. Barnevernstenesta må derfor i god tid før ein ungdom fyller 18 år, informere ungdommen om at det er mogleg å halde fram med eksisterande tiltak og eventuelt erstatte desse med andre tiltak. Barnevernstenesta må planleggje dette slik at det både er tid til å samtale med ungdommen og samle inn nødvendig informasjon til å vurdere vidare tiltak. Barnevernstenesta må ved planlegginga òg ta omsyn til sakshandsamingstida hjå samarbeidande instansar. Sjå rundskriv Q-13/2011 for meir informasjon om dette.
OPPFØLGING AV BARN I FOSTERHEIM Avvik 5: Kommunens styring sikrar ikkje at oppfølging av barn i fosterheim er i samsvar med lovkrava, jf. barnevernlova 4-22 fjerde, femte og sjette ledd, fosterheimsforskrifta 7, barnevernlova 1-4, jf. internkontrollforskrifta 4. Avviket byggjer på desse observasjonane: Vi har sett eitt døme på at det i Familia er vist til feil plasseringsheimel, ikkje den heimelen som går fram i fylkesnemndsvedtaket. Kommunen fangar ikkje alltid opp nødvendig og relevant informasjon om barnet. Vi har sett døme på at det i kontakten med fosterheimen blir informert om behov som ikkje blir følgt opp (t.d. behov for (meir) avlasting). Vi har òg sett døme på fosterheim som held på å sprekke utan at det er sett i verk tiltak. Det vert ikkje alltid gjennomført oppfølgingsbesøk i fosterheim i samsvar med minimumskrava (2 4 ganger pr år). I fleire saker har det gått lang tid mellom besøka (opp til 1 år og 3 mnd). I to saker var det 7 mnd mellom besøk, i ei sak 11 mnd, i ei sak 1 år og 3 mnd, og i ei sak har det ikkje vore besøk etter januar 2016. Det er i om lag 1/3 av sakene ikkje gjennomført tilsynsbesøk så ofte som lova krev. Vi har òg sett fleire døme på at det har gått lang tid mellom tilsynsbesøka (inntil eitt år). I to saker har det vore 6 mnd mellom tilsynsbesøk, i ei sak 7 mnd, i ei sak 8 mnd, i ei sak 1 år (sept 2015), i ei sak har det ikkje vore tilsyn etter at barnet vart plassert i februar 2016. Det er ikkje dokumentert at barnevernstenesta har etterspurt tilsynsrapport der det har gått lang tid mellom tilsyna. Vi har sett døme på at det manglar tilsynsperson, og i ei sak er det ein tilsett ved Sogn barnevern som har vore tilsynspersonen. Det går ikkje fram av dokumentasjonen at kommunen bruker informasjon frå tilsynsrapportane i oppfølginga av barnet/fosterfamilien. Det går ikkje fram av dokumentasjonen kva som skal vere oppfølgingspunkt ved fosterheimsbesøket, og det er i liten grad dokumentert kva som har vore tema i kontakten med fosterheimen og barnet. Ved evaluering vert det ikkje alltid innhenta opplysningar frå andre om barnets situasjon. I om lag halvparten av sakene er det innhenta opplysningar frå andre, men det er ikkje alltid ved evaluering dokumentert korleis tilgjengeleg informasjon er vurdert. Kommentar: Barnevernlova 4-22 fjerde, femte og sjette ledd regulerer tilsyn med fosterheimen: Den kommune der fosterhjemmet ligger, har ansvaret for godkjenning og tilsyn av hjemmet.
Kommunen skal føre tilsyn med hvert enkelt barn i fosterhjem fra plasseringstidspunktet og frem til barnet fyller 18 år. Formålet med tilsynet er å føre kontroll med at barnet får forsvarlig omsorg i fosterhjemmet og at de forutsetninger som ble lagt til grunn for plasseringen blir fulgt opp. Kommunen skal sørge for at de som skal utøve tilsynet gis nødvendig opplæring og veiledning. Fosterheimsforskrifta 7 regulerer kommunens oppfølging av barnet og fosterheimen: Barneverntjenesten i omsorgskommunen skal følge opp og føre kontroll med hvert enkelt barns situasjon i fosterhjemmet. Det skal blant annet sees hen til barnets tiltaksplan, jf. barnevernloven 4-5 eller plan for barnets omsorgssituasjon, jf. barnevernloven 4-15. Barneverntjenesten skal gi fosterforeldrene nødvendig råd og veiledning i forbindelse med plasseringen av det enkelte barn så lenge plasseringen varer. Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å kunne oppfylle ansvaret etter første og annet ledd, men minimum 4 ganger i året. Dersom barneverntjenesten vurderer forholdene i fosterhjemmet som gode kan barneverntjenesten vedta at antall besøk skal reduseres til minimum 2 ganger i året for barn som har vært plassert i fosterhjem i mer enn 2 år. Regelen inneber at barnevernstenesta må jobbe systematisk med omsorgsplanar. Planane må vere oppdaterte, og dei tilsette som skal følgje barnet opp, må ha oversikt over planane, dei siste tilsynsrapportane frå tilsynspersonen, eventuelt rapportar frå tilsyn under samvær og opplysningar om barnet frå andre, til dømes støttekontakt, besøksheim, skule/barnehage og helsestasjon. Barnevernstenesta skal besøke fosterheimen så ofte som nødvendig, og aldri sjeldnare enn minimumskravet (2 4 ganger pr år). Formålet med besøket er å fange opp nødvendig og relevant informasjon om barnets omsorgssituasjon. Barnevernstenesta skal kontrollere at fosterforeldra følgjer opp barnets individuelle behov, til dømes oppfølging hjå lege/psykolog, medisinering, leksehjelp, fritidsaktivitetar og samarbeid med skulen. Barnevernstenesta må vere tilgjengelege for fosterheimen ved behov og høyre fosterforeldra før viktige avgjerder som gjeld barnet. Barnevernstenesta skal ved behov bidra til å skaffe barnet nødvendig hjelp frå andre instansar, til dømes behandlingstilbod og/eller tilrettelagt undervisning. For barn med behov for langvarige og koordinerte tiltak eller tenester må barnevernstenesta vurdere behovet for individuell plan, jf. barnevernlova 3-2a. Barnevernstenesta må på vanleg måte, til ei kvar tid dokumentere relevant informasjon, barnevernsfaglege vurderingar og konklusjonar. Også for ungdom under omsorg skal barnevernstenesta avklare om ungdommen vil halde fram med tiltak etter fylte 18 år og eventuelt utarbeide ein plan for framtidige
tiltak i samarbeid med ungdommen. Barnevernstenesta bør ved planlegginga involvere fosterforeldre og andre som kjenner ungdommen, som ungdommen har tillit til. Barnevernstenesta skal tilby oppfølging til barnets foreldre og bistå med tilrettelegging og gjennomføring av samvær med foreldre, søsken eller andre med nær tilknytting til barnet der det er nødvendig. Ved samvær med tilsyn må barnevernstenesta avlyse samværet dersom tilsynspersonen eller ein erstattar som barnevernet godkjenner, ikkje kan møte. Barnevernstenesta må til ei kvar tid vurdere om det er nødvendig å gjere endringar i vedtak som gjeld barnet, og fremje sak for fylkesnemnda ved behov. Dersom foreldra krev endring av vedtak som gjeld omsorg eller samvær, må barnevernstenesta straks og innan tre månader førebu og fremje saka for fylkesnemnda, jf. barnevernlova 7-10 andre ledd. BARNETS RETT TIL MEDVERKNAD Avvik 6: Kommunens styring sikrar ikkje barnets rett til medverknad i samsvar med lovkrava, jf. barnevernlova 6-3 første ledd, 1-4, jf. internkontrollforskrifta 4 Avviket byggjer på desse observasjonane: Det går ikkje fram av dokumentasjonen at alle barn som har fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg eigne synspunkt, er informerte og har fått høve til å uttale seg før det er teke avgjerder som gjeld han eller henne. Der det er dokumentert samtale med barnet, går det ikkje alltid fram at samtalen har handla om barnets syn på tiltak etter barnevernlova Kommentar: Barnevernlova 6-3 første ledd regulerer barnets rett til medverknad: Et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i sak som berører ham eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet. Barnevernstenesta må gje barnet nødvendig informasjon tilpassa barnets alder. Kravet gjeld ved all kontakt og i samband med alle avgjerder som gjeld barnet. Barnevernstenesta må leggje til rette for at barnet kan snakke med barnevernstenesta aleine. Barnevernstenesta pliktar å dokumentere all kontakt med barnet og innhaldet i alle samtalane med barnet, jf. forvaltningslova 11d og 17 og barnevernlova 1-4.
BRUK AV TOLK Avvik 7: Kommunens styring sikrar ikkje bruk av tolk i samsvar med lovkrava, jf. forvaltningslova 17, barnevernlova 1-4, jf. internkontrollforskrifta 4 Avviket byggjer på desse observasjonane: Vi har sett to saker der det var ein del kontakt før det vart brukt tolk første gang. Ein samarbeidande instans har stilt spørsmål ved at det ikkje er brukt tolk tidlegare. Vi har sett ei sak der det er brukt tolk, men ikkje konsekvent ved all kontakt Vi har òg sett ei sak det er dokumentert at ein av partane ikkje kan norsk, utan at det går fram av dokumentasjonen kvifor det ikkje er brukt tolk. Kommunen har etter tilsynet vist til at den parten som ikkje kunne norsk var engelskspråkleg og opplyst at møte der begge partane var med vart gjennomført på engelsk. Kommentar: Barnevernlova 1-4 slår fast forsvarlegkravet: Tjenester og tiltak etter denne loven skal være forsvarlige. Barnevernlova heimlar mellom anna inngripande tvangsvedtak. Omsynet til rettstryggleiken for partane står derfor sterkt ved vurderinga av kva som er forsvarleg sakshandsaming. God kommunikasjon er viktig for at barnevernstenesta skal kunne oppfylle rettleiings- og informasjonsplikta si i møte med barn og familiar, og for at barnevernstenesta skal få saka så godt opplyst som mogleg før det vert teke avgjerder. Det er avgjerande for rettstryggleiken at alle partane i ei barnevernssak forstår det som vert sagt og skrive, og konsekvensane av dette. Barnevernstenesta må bruke kvalifisert tolk i situasjonar der det kan oppstå språkproblem. Dersom barnet og/eller familien ikkje snakkar norsk eller ikkje snakkar godt norsk, må barnevernstenesta vurdere om det er behov for tolk. Barnevernstenesta bør dokumentere vurderingar og avgjerder som gjeld bruk av tolk, slik at denne informasjonen er lett tilgjengeleg i barnets saksmappe. Barnevernstenesta må leggje til rette for bruk av tolk der det er vurdert nødvendig å bruke tolk. Barnevernstenesta kan ikkje bruke barn som tolk, sjå forvaltningslova 11 e om forbod mot bruk av barn som tolk.
TEIEPLIKT Avvik 8: Kommunens styring sikrar ikkje at teiepliktig informasjon alltid vert handtert i samsvar med lovkrava, jf. barnevernlova 6-7 første, andre og tredje ledd, 1-4 og internkontrollforskrifta 4. Avviket byggjer på desse observasjonane: Vi har sett eitt døme på at informasjon er sendt til feil instans. Vi har òg sett døme på at det i undersøkinga er innhenta opplysningar frå andre instansar, utan samtykke frå den saka gjeld. Vi har sett fleire døme på at teiepliktige opplysningar er sendt per sms og e-post. Kommentar: Barnevernlova 6-7 første, andre og tredje ledd slår fast teieplikta: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, en institusjon, et senter for foreldre og barn eller et omsorgssenter for mindreårige etter denne loven, har taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 til 13 e. Overtredelse straffes etter straffeloven 209. Taushetsplikten gjelder også fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted. Opplysning om en klients oppholdssted kan likevel gis når det er klart at det ikke vil skade tilliten til barneverntjenesten, institusjonen eller senteret for foreldre og barn å gi slik opplysning. Opplysninger til andre forvaltningsorganer, jf. forvaltningsloven 13 b nr. 5 og 6, kan bare gis når dette er nødvendig for å fremme barneverntjenestens, institusjonens, senteret for foreldre og barns eller omsorgssenteret for mindreåriges oppgaver, eller for å forebygge vesentlig fare for liv eller alvorlig skade for noens helse. Også yrkesutøvere i medhold av helsepersonelloven kan gis opplysninger etter denne bestemmelsen. Uten hinder av taushetsplikt skal barneverntjenesten av eget tiltak gi opplysninger til helse- og omsorgstjenesten i kommunen når det er grunn til å tro at en gravid kvinne misbruker rusmidler på en slik måte at det er overveiende sannsynlig at barnet vil bli født med skade, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 10-3. Også etter pålegg fra de organer som er ansvarlige for gjennomføringen av helse- og omsorgstjenesteloven, plikter barneverntjenesten å gi slike opplysninger. Teiepliktig informasjon skal ikkje sendast med sms eller e-post utan at sendinga er kryptert eller sikra på annan måte, jf. personopplysningslova 13, jf. personopplysningsforskrifta 2-11 tredje ledd.
6. Oppsummering/tilsynsvurdering Samla representerer avvika alvorlege brot på forsvarlegkravet, jf. barnevernlova 1-4. Gjentakande feil viser at kommunens styring av tenesta ikkje sikrar at praksis er i samsvar med gjeldande lovkrav, jf. internkontrollforskrifta 4. Dette gjeld òg på område der kommunen har kjent til avvik og sett i verk tiltak for å endre praksis. Dei mest alvorlege funna ved dette tilsynet er dei funna som indikerer at Sogn barnevern har for høg terskel for undersøking og tiltak, ikkje er tett nok på ved oppfølging av tiltak i og utanfor heimen og avsluttar saker på mangelfullt grunnlag.