1 Fredensborg Gårdsrom Til seksjonseierne i Sameiet Fredensborg Gårdsrom Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014 og budsjett for 2015. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Fredensborg Gårdsrom det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle valgte styremedlemmer har rett til å delta, med forslags- og talerett. Stemmerett har det styremedlem som til enhver tid er tildelt slik fullmakt fra den enkelte sameier. Et styremedlem kan møte med sin valgte varamann, og har rett til å ta med en rådgiver til sameiermøtet. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Fredensborg Gårdsrom Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Fredensborg Gårdsrom avholdes tirsdag 12. Mai 2015 kl. 18:00 i Takhuset JC 12. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. VALG AV REVISOR 6. VEDLIKEHOLDPROGRAM / BUDSJETT 2015 7. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag angående endring av vedtekter B) Forslag til internkontrollbestemmelser og Databehandlingsavtale C) Nedleggelse av gårdsrommet D) Mistillitsforslag mot styretelder i gårdsrommet Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 8. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 1 år Oslo 12.02.2015 Styret i Fredensborg Gårdsrom Sameiet Mona Graftås /s/ Jørgensen /s/ Terje Aalia /s/ Vidar Jørgen Steffensen /s/
3 Fredensborg Gårdsrom Sak 2: ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Mona Graftås Jess Carlsens gate 10 Styremedlem Styremedlem Styremedlem Vidar Jørgensen Jørgen Steffensen Terje Aalia Møllergata 52 Jess Carlsens gate 6 Jess Carlsens gate 4 Varamedlem Varamedlem Varamedlem Varamedlem Fritz Kenneth Deila-Osan Vibeke Huynh Carsten Østby Håkonsen Henning Kristiansen for Mona Graftås. for Jørgen Steffensen. for Vidar Jørgensen. for Terje Aalia. Det sittende styret har hatt 8 styremøter i 2014. Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Fredensborg Gårdsrom Sameiet Sameiet er registrert i Foretaksregisteret med org. nr. 888136762, gnr. 208, bnr 302, Oslo kommune. Sameiet består av: Et gårdsrom i en egen fradelt eiendom på bakkenivå. Et areal på taket av Fredensborg Sameie 1. En næringsseksjon med terrasse (Takhuset), snr 111, gnr 208, bnr 938, Oslo kommune. Sameiet er et ideelt sameie hvor ingen av sameierne eier noen spesiell del av sameiets eiendom. Sameiet består av 3 andelseiere: Fredensborg Sameie 1. Andelen utgjør 107/205-deler. Fredensborg Sameie 2. Andelen utgjør 59/205-deler. Jess Carlsen Borettslag. Andelen utgjør 39/205-deler. Sameiets formål er: Å eie og forvalte Gårdsrommet og Takhuset til beste for eierne av og beboerne i Jess Carlsen-kvartalet. Sørge for drift og vedlikehold av felles teknisk infrastruktur på Jess Carlsenkvartalet, frem til de enkelte eiendommene. I tillegg er Gårdsrommet en avregningssentral mellom Hafslund Varme og de 3 eierne/beboerstyrene for hele kvartalets forbruk av fjernvarme. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen.
4 Fredensborg Gårdsrom Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Fredensborg Gårdsrom Sameiet har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Forvaltning. Med forvaltning forstås formell administrasjon av eiendommen og dets brukere, dvs regnskap, felleskostnader, forretningsførsel, selvangivelse, skatter, avgifter osv. Styret er ansvarlig for forvaltning av eiendommen. Forvaltning og forretningsførsel er innkjøpt fra og utføres av OBOS. Revisjonstjenester er innkjøpt fra og utføres av PricewaterhouseCoopers AS. Drift og vedlikehold. Med drift forstås alle oppgaver og rutiner som er nødvendig for å opprettholde funksjonen i og rundt eiendommen. Med vedlikehold forstås alle oppgaver og rutiner som er nødvendig for å opprettholde kvalitetsnivået i og rundt eiendommen. Styret er ansvarlig for drift og vedlikehold av gårdsrommet (inklusive felles infrastruktur for Jess Carlsen-kvartalet) slik at funksjonen og kvalitetsnivået i gårdsrommets ansvarsområde opprettholdes tilnærmet slik det var ved overtagelsen i 2004/2005. Styret har hatt fokus på sikkerhet, teknisk drift og vedlikehold. Drift og vedlikehold er fast tema i alle styremøtene. Drift og vedlikehold av gårdsrommet er innkjøpt fra og utføres av eksterne leverandører. Disse styres og følges opp av gårdsromstyret. Drifts- og vedlikeholds-aktiviteter i 2014 er nærmere beskrevet i pkt. «Styrets drift av sameiet.» Økonomi 2014. Budsjett 2014 er satt opp med et stort underskudd (ca -15 %). Dette er ikke iht Vedtektene eller Sameieloven. Styret mener at denne praksisen bør opphøre, og vil derfor endre budsjettpraksisen for 2015. Styret har hatt fokus på stram økonomisk styring. Økonomi er fast tema i alle styremøtene. A: Budsjett og regnskap 2014. Av gårdsrommets totale budsjett på rundt kr 2,5 mill. er ca. 2/3 i praksis låst/lite påvirkbare, da de leveres av kommunale leverandører med monopol. De største er: Fjernvarme (Hafslund Varme)
5 Fredensborg Gårdsrom Brannutrykning (Oslo kommune, OBRE) Renovasjon (Oslo kommune, ME) Vann og avløp (Oslo kommune, VA) Den resterende ca 1/3 leveres av en rekke leverandører. De største er: Vaktmester (Multiservice) Brannsikring/varsling (Romerike svakstrøm) Forretningsførsel (OBOS) Elektriker (IKT elektro) Lyskilder og elektromateriell (Aura Light) Låser/porter (R Nygård) Fjernåpning porter (Imtech Elektro) Konklusjon 2014: Årets inntekter er kr 2 012 144,- dette er 7 % lavere (dårligere) enn budsjettert. Årets driftskostnader er kr 1 932 520,- dette er 22 % lavere (bedre) enn budsjettert. Driftsresultatet er kr 387 628 bedre (høyere) enn budsjettert. (Kr 215 225 av dette resultatet skyldes lavere fjernvarmekostnad enn budsjettert). Årets resultat på kr 123 779,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Det er generelt lavere kostnader på innleie av konsulenter/personell (postene Andre honorarer) og kjøp av håndverkere og materiell til drift og vedlikehold (posten Andre driftskostnader) og fjernvarme (posten Energi). B: Fjernvarme. Det kan synes som Gårdsrommet har hatt en underlig praksis ved avregning av fjernvarme. Denne praksisen fører til at Gårdsrommets fjernvarmeregnskap går med overskudd. Dette overskuddet er beholdt i Gårdsrommet, og overført til Gårdsrommets egenkapital hvert år. Tilsvarende fører denne praksis til at boligselskapenes fjernvarmeregnskap går med et tilsvarende underskudd, som tapper boligselskapenes egenkapital hvert år. Styret mener at denne praksisen bør opphøre, og vil derfor søke å endre regnskapspraksisen for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 1 638 106,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene.
6 Fredensborg Gårdsrom Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. Styrets drift av sameiet. Arbeids- og ansvarsdeling. Mye av styremedlemmenes arbeid skjer mellom styremøtene. Det er derfor utarbeidet en «Arbeids- og ansvarsdeling» hvor styremedlemmene er tildelt sine spesifikke oppgaver for styreperioden. Retningslinjer: I tråd med årsmøtevedtaket i 2014 har styret fulgt OBOS sine «Retningslinjer for styrearbeid». Retningslinjene omhandler styrets ansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering, og håndtering av utbetalinger. Ifølge vedtaket har styret selv fullmakt til å besluttet retningslinjenes beløpsgrenser for innkjøp. Beløpsgrensene skal alltid oppgis i årsberetningen. Styret har vedtatt følgende beløpsgrenser: Enkeltkjøp med antatt budsjett over kr 10 000 pr gang skal bestilles basert på en tilbuds-/anbudskonkurranse mellom flere leverandører i markedet. Løpende kjøp for til sammen over kr 20 000 pr år pr varegruppe skal bestilles basert på en rammeavtale inngått i en tilbuds-/anbudskonkurranse mellom flere leverandører i markedet. Forsikring. Sameiets eiendom er forsikret i If Skadeforsikring, polise nr. 589197. HMS. Styrer i sameier er pålagt å sikkerhetskontrollere 3 områder årlig: Brannsikkerhet/brannvern, Elektrisk sikkerhet (felles elektriske anlegg), Lekeplassikkerhet (lekeplassutstyr). Status: Gårdsrommet har ikke noe eget brannvernutstyr, og kontrollerer derfor ikke brannvern. Felles elektrisk anlegg er ikke kontrollert i 2014. Dette vil bli bestilt og utført i 2015. Lekeplassutstyr er ikke kontrollert i 2014. Kontroll er bestilt, og vil bli gjennomført i 2015 når lekeplassen er snøfri. Drift og vedlikehold. Drift og vedlikehold av gårdsrommet er innkjøpt fra og utføres av eksterne leverandører. Disse styres og følges opp av gårdsromstyret. Eksempler på noen drifts- og vedlikeholdsoppgaver utført i 2014: Utskifting av defekte/manglende fliser i Spansketrappen. Reparasjon av det automatiske vanningsanlegget i gårdsrommet. Reparasjon av varmtvannsanlegget i fjernvarmerommet. Beskjæring av busker og trær i gårdsrommet.
7 Fredensborg Gårdsrom Dugnad for pynting til 17. mai. Reparasjon av vannlekkasje i kjellertaket fra taknedløp, etter et skybrudd. Reparasjon av brannvarslingsanlegget, etter et tordenvær. Boning og oljing av gulvet i Takhuset/takterrassen. Utskifting av defekte lyskilder og defekte lysarmaturer. Reparasjon/utskifting av låser i porter og søppelrom. Merking av avstengingsventiler for forbruksvann og radiatoroppvarming i kvartalet, for å sikre rask avstenging hvis lekkasje. Feilsøking av defekt varmekabel i lille trappen ved JC 4-6. Det er utarbeidet ny vaktmesterinstruks, som detaljert beskriver vaktmesterens arbeidsoppgaver hver dag hele året. Eksempel på prioriterte vaktmesteroppgaver: For å sikre beboernes trygghet foretar vaktmesteren daglig (5 dager i uken): En utendørs runde for å sikre at alle porter og utvendige dører går i lås. En innendørs runde for å sjekke at felles brannsentral viser godkjent status, og at det ikke er vannlekkasjer i fjernvarmerom eller fra felles røranlegg for forbruksvann og radiatoroppvarming i taket i garasjekjelleren. I den kalde årstiden sjekkes også temperaturen rundt utsatte vannledninger nær garasjeporten. Dette for å unngå frostskader. Status: Gårdsrommets anlegg har i hovedsak bra standard. Det merkes dog økende feilrater i elektriske komponenter som lysarmaturer og portlåser/åpnere. Gårdsrommet vedlikeholder ikke: Styret vil minne eierne om at de 4 ventilasjonsaggregatene i kjelleren ikke kommer innunder betegnelsen «felles tekniske anlegg», og derfor ikke driftes og vedlikeholdes av Gårdsrommet. Disse aggregatene er: Aggregat 1: Ventilasjonsanlegg som betjener næringseiendommene i kvartalets 1. etasje. Eies, driftes og vedlikeholdes av næringseiendommene i FS1 og FS2 Aggregat 2: Ventilasjonsanlegg og kjøleanlegg som betjener KIWI. Eies, driftes og vedlikeholdes av KIWI. Aggregat 3 og 4: Ventilasjonsanlegg som betjener kjelleren (garasjer og boder). Eies, driftes og vedlikeholdes av Garasjesameiet. Manglende beslutninger i styret. I de 8 styremøtene i 2014 som det sittende styret har gjennomført er det enkelte saker som krever lang tid å drøfte. En av disse er viktig, og nevnes derfor: Kameraovervåking. Kameraovervåkingen skal tilfredsstille Datatilsynets krav og Personvernlovens krav. Dette betyr at: Overvåkingen skal registreres hos Datatilsynet.
8 Fredensborg Gårdsrom Styret skal ha etablert et Internkontrollsystem for å sikre at overvåkingen skjer iht Datatilsynets krav og Personvernloven. Gårdsromstyret er i en prosess med å vedta Internkontrollbestemmelser. JCBL har planer om å etablere kameraovervåking av sin fasade. Dette er foreløpig ikke etablert. Forretningsførerhonorar Honoraret har blitt økt den 01.01.2015 fra kr 37 047,- eks mva, til kr 38 529,- eks mva iht brev utsendt til styret den 27. november 2014. Budsjett 2015. Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I budsjettet har styret tatt hensyn til økningen i forretningsførerhonoraret, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for fastsettelse av felleskostnader for 2015. Kommentarer og detaljer om budsjettet er beskrevet i «Sak 6: Vedlikeholdsprogram med tilhørende budsjett for 2015» For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo 12.02.2015 Styret i Fredensborg Gårdsrom Sameiet Mona Graftås /s/ Terje Aalia /s/ Vidar Jørgensen /s/ Jørgen Steffensen /s/
Til sameiermøtet i Fredensborg Gårdsrom Sameiet Revisors beretning Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Fredensborg Gårdsrom Sameiet, som viser et overskudd på kr 123 779. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Fredensborg Gårdsrom Sameiet per 31. desember 2014, og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. PricewaterhouseCoopers AS, Postboks 748 Sentrum, NO-0106 Oslo T: 02316, org. no.: 987 009 713 MVA, www.pwc.no Statsautoriserte revisorer, medlemmer av Den norske Revisorforening og autorisert regnskapsførerselskap
Revisors beretning - 2014 - Fredensborg Gårdsrom Sameiet, side 2 Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift og forslaget til anvendelse av overskuddet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 13. februar 2015 PricewaterhouseCoopers AS Cato Grønnern Statsautorisert revisor (2)
10 Fredensborg Gårdsrom Sak 3: ÅRSREGNSKAP 2014 Årets detaljerte regnskap for 2014 er vedlagt. A. Oppsummering. Årets inntekter er 7 % lavere (dårligere) enn budsjettert. Årets driftskostnader er 22 % lavere (bedre) enn budsjettert. Driftsresultatet er kr 387 628 bedre (høyere) enn budsjettert. (Kr 215 225 av dette resultatet skyldes lavere fjernvarmekostnad enn budsjettert). B. Økonomistyringen. For å vurdere styrenes drift av Gårdsrommet i 2014 har vi nedenfor satt opp 2 forskjellige budsjett og regnskap, det ene er et ordinært regnskap slik det er vedtatt, det andre er et rendyrket driftsregnskap der fjernvarme-inntekter/kostnader er fjernet. Budsjett 2014 og regnskap 2014 kan oppsummeres som følger: BUDSJETT 2014 Inkl. fjernvarme Uten fjernvarme Fjernvarme utgjør SUM Driftsinntekt 2 170 496 1 270 496 900 000 SUM Driftskostnad -2 478 500-1 578 500 900 000 SUM Driftsresultat -308 004-308 004 REGNSKAP 2014 Inkl. fjernvarme Uten fjernvarme Fjernvarme utgjør SUM Driftsinntekt 2 012 144 1 112 144 900 000 SUM Driftskostnad -1 932 520-1 247 745 684 775 SUM Driftsresultat 79 624-135 601 Årets driftskostnader (inklusive fjernvarme kostnader) er kr 545 980 bedre (lavere) enn budsjett 2014, og kr 170 214 bedre (lavere) enn resultat 2013. Selv med lavere inntekter er årets resultat vesentlig bedre enn budsjettert. Årets driftskostnader (uten fjernvarme kostnader) er kr 330 755 bedre (lavere) enn budsjett 2014, og kr 104 566 bedre (lavere) enn resultat 2013. Selv med lavere inntekter er årets resultat vesentlig bedre enn budsjettert. C. Spesielt om fjernvarmeavregning. Det kan synes som Gårdsrommet har hatt en underlig praksis ved avregning av fjernvarme. Gårdsrommet er en avregningssentral for hele kvartalets forbruk av fjernvarme. Fjernvarmeregnskapet skal gå i balanse hvert år. For mye innbetalt a-konto tilbakebetales eierne/hver enkelt beboer ved den årlige avregningen. Prosessen i dag er: Gårdsrommet mottar a-konto innbetalingene for fjernvarme månedlig fra boligselskapene, og inntektsfører dette som Driftsinntekter (Innkrevde felleskostnader). Gårdsrommet mottar avregningen/fakturaen fra Hafslund Varme årlig, betaler denne og utgiftsfører dette som Driftskostnader (Energi/Fyring).
11 Fredensborg Gårdsrom Firmaet Inergi avregner Hafslund Varmes faktura på de 3 eierne (boligselskapene) og hver enkelt beboer, og beregner evt. tilbakebetaling av for mye innbetalt a-konto. Boligselskapene tilbakebetaler sine egne beboere for mye innbetalt a-konto. Dette utgiftsføres som Driftskostnader hos det enkelte boligselskapene. Denne praksisen fører til at Gårdsrommets fjernvarmeregnskap går med overskudd. Dette overskuddet er beholdt i Gårdsrommet, og overført til Gårdsrommets egenkapital hvert år. Tilsvarende fører denne praksis at boligselskapenes fjernvarmeregnskap går med et tilsvarende underskudd, som tapper boligselskapenes egenkapital hvert år. Styret mener at denne praksisen bør opphøre, og vil derfor søke å endre regnskapspraksisen for 2015, slik at et eventuelt overskudd på fjernvarmeregnskapet (som i 2014 er rundt kr 150 000) overføres til de 3 boligselskapene hvert år, umiddelbart etter årsavregningen fra Hafslund Varme/Inergi. For mye innbetalt akonto fordeles de 3 eierne (boligselskapene) etter avregnet forbruk. D: Egenkapital Pr 31.12.2014 er egenkapitalen kr 1 514 327 (FS1: kr 756 131. FS2: kr 447 079. JCBL: kr 311 117). Styret har diskutert riktig størrelse på sameiets egenkapital, og kommet til at den bør være ca kr 700 000 den 31.12 hvert år. I 2015 anbefales tilbakebetalt kr 400 000, samt et like stort beløp i 2016, hvis anbefalt grense på kr 700 000 tillater dette. Tilbakebetalingen fordeles prorata etter regnskapstallene for egenkapitalen ovenfor.
12 Fredensborg Gårdsrom RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTE R: Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett 2014 2013 2014 2015 Innkrevde felleskostnader 2 1 988 748 1 600 008 2 066 496 2 275 Andre inntekter 3 23 396 116 468 104 000 00065 SUM DRIFTSINNTEKTER 2 012 144 1 716 476 2 170 496 2 340 000 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-32 512-57 490-50 000-16 Styrehonorar 5-65 000-65 000-65 000 000-68 Revisjonshonorar Andre honorarer Forretningsførerhonor ar Konsulenthonorar 6 7-5 000 0-46 310-11 814-5 000-85 000-44 745-11 153-5 000-100 000-46 000-10 000 000 Drift og vedlikehold Forsikringer 8-260 272-6 597-389 784-251 027-6 468-360 700-281 000-7 000-392 000-5 000 0-50 000-10 000-280 000-8 000-40 000-815 000 0-430 000 9 Kostnader sameie -31 757-27 098-27 000 Energi/fyring 10-697 836-761 855-912 000 Kabel-/TV-anlegg 0 0-1 500 Andre driftskostnader 11-385 639-427 198-582 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 932 520-2 102 734-2 478 500-2 198 000 DRIFTSRESULTAT 79 624-386 258-308 004 142 000 FINANSINNTEKTER/- KOSTNADER: Finansinntekter 12 44 155 56 059 0 0 Finanskostnader 0-73 0 0 RES. FINANSINNT./- KOSTNADER 44 155 55 986 0 0 ÅRSRESULTAT 123 779-330 273-308 004 142 Overføringer: Til opptjent egenkapital 123 779 0 Fra opptjent egenkapital 0-330 273
13 Fredensborg Gårdsrom BALANSE Note 2014 2013 EIENDELER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 203 0 Kundefordringer 53 883 37 013 Kortsiktige fordringer 13 39 832 28 146 Driftskonto i OBOS-banken 416 858 174 449 Sparekonto i OBOS-banken 1 330 180 1 517 788 SUM OMLØPSMIDLER 1 840 956 1 757 396 SUM EIENDELER 1 840 956 1 757 396 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 14 1 638 106 1 514 327 SUM EGENKAPITAL 1 638 106 1 514 327 GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld 202 850 234 992 Skyldig til offentlige myndigheter 0 8 077 SUM KORTSIKTIG GJELD 202 850 243 069 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 840 956 1 757 396 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo 12.02.2015 Styret i Fredensborg Gårdsrom Sameiet Mona Graftås /s/ Terje Aalia /s/ Vidar Jørgensen /s/ Jørgen Steffensen /s/
... 14 Fredensborg Gårdsrom NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdi- fallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 1 988 748 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 988 748 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Salg av nøkler 10 896 Utleieinntekter Takhuset 12 500 SUM ANDRE INNTEKTER 23 396
15 Fredensborg Gårdsrom NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Annen lønn, ikke feriepenger -20 125 Arbeidsgiveravgift -12 000 Yrkesskadeforsikring -387 SUM PERSONALKOSTNADER -32 512 Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjeneste- pensjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr 65 000. I tillegg har tidligere styreleder fått utbetalt kr 20 125,- for arbeid utført i sameiet utenom ordinært styrearbeid jf. note 4. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 5 000. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS -11 814 SUM KONSULENTHONORAR -11 814 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -31 745 Drift/vedlikehold VVS -19 207 Drift/vedlikehold brannsikring -206 095 Kostnader dugnader -3 225 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -260 272 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Renovasjonsavgift -389 784 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -389 784 NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -13 060 Fjernvarme -684 775 SUM ENERGI / FYRING -697 836
16 Fredensborg Gårdsrom NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -18 775 Verktøy og redskaper -158 Driftsmateriell -18 001 Lyspærer og sikringer -14 817 Vaktmestertjenester -302 391 Renhold ved firmaer -7 151 Andre fremmede tjenester -3 812 Kontor- og datarekvisita -1 047 Trykksaker -326 Andre kontorkostnader -5 238 Telefon, annet -8 610 Porto -153 Bank- og kortgebyr -1 443 Velferdskostnader -3 717 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -385 639 NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 956 Renter av sparekonto i OBOS-banken 42 392 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 807 SUM FINANSINNTEKTER 44 155 NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Fakturerte i 2015 (Utleieinntekter Takhuset) 750 Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2015) 39 082 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 39 832 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2015, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2015. NOTE:14 EGENKAPITAL Fredensborg Sameie I 827 249 Fredensborg SE II 479 144 Jess Carlsen Borettslag 331 714 SUM EGENKAPITAL 1 638 106 Opparbeidet/akkumulert egenkapital pr 31.12. Egenkapital er ikke fordelt etter tinglyst eierbrøk. Gjøres slik fordi fjernvarme og kommunaleavgifter fordeles etter en annen brøk enn tinglyst eierbrøk.
17 Fredensborg Gårdsrom Sak 6: VEDLIKEHOLDSPROGRAM MED TILHØRENDE BUDSJETT FOR 2015. Sameiermøtets behandling. Vedtektenes 14 Vedlikehold: Styret skal utarbeide forslag til årlig vedlikeholdsprogram med tilhørende budsjett for eiendommen, som skal fremlegges på det ordinære sameiermøtet for godkjennelse. Vedtektenes 16 Betaling av felleskostnader: Den enkelte sameier skal innen den 1. i hver måned forskuddsvis innbetale et akonto-beløp til dekning av sin andel av de årlige felleskostnadene. Beløpets størrelse fastsettes av sameiermøtet eller styret slik at de samlede akonto-beløp med rimelig margin dekker de felleskostnader som antas å ville påløpe i løpet av ett år. Forslag til vedtak: «Årlig vedlikeholdsprogram med tilhørende budsjett for 2015» godkjennes. VEDLIKEHOLDSPROGRAM MED TILHØRENDE BUDSJETT FOR 2015. 1: Årlig vedlikeholdsprogram for 2015. A. Status for eiendommen: Eiendommen er 10 år gammel, og de fleste anlegg/installasjoner har teknisk levetid lenger enn det. Her er en grov vurdering av status: Teknisk anlegg Teknisk levetid (år) Teknisk status. Felles brannvarslingssentral i M 52 og svakstrømsrommet, 20 OK samt linjer til brannvesenet (OBR). Felles porter i gårdsrom (3 stk), inkl låser, fjernåpning, 10-15 Noe dårlig ringetablå, dørpumper Vanningsanlegg. 10-15 Noe dårlig Felles sterk/svakstrømskabel, frem til den enkelte 30 OK måleren/det enkelte boligselskap. Felles kaldt forbruksvann fra offentlig anlegg frem til det 25 OK enkelte boligselskap, inkl siste ventil fra ringledningen. Felles varmt forbruksvann, fra offentlig anlegg i 25 OK fjernvarmerommet til det enkelte boligselskap, inkl siste ventil fra ringledningen. Felles varmt vann til oppvarming, fra offentlig anlegg i 25 OK fjernvarmerommet til det enkelte boligselskap, inkl siste ventil fra ringledningen. Felles ringledning kloakk og regnvann, fra 25 OK boligselskapenes inngreining til ringledningen, frem til offentlig avløp. Innvendige overflater i tekniske rom og søppelrom. 10-15 OK
18 Fredensborg Gårdsrom Felles konstruksjonselementer i grunnen. (Dette er fysisk 50 OK plassert i eller under bod/garasjekjelleren, for eksempel bærende søyler og vegger, samt betonggulv). Lysarmaturer i gårdsrom, søppelrom, tekniske rom. 10-15 Noe dårlig Felles heisalarm. 10-15 OK B. Styrets ansvar. Vedtektene 4 Formål sier: Sameiets formål er å forvalte Gårdsrommet og Terrassehuset til beste for eierne av og beboerne i boliger i Jess Carlsen kvartalet, samt sørge for drift og vedlikehold av teknisk infrastruktur på Jess Carlsen kvartalet frem til den enkelte eiendommen. 4s beskrivelse av ansvaret er detaljert flere steder i Vedtektene: FDV av Gårdsrommet, Terrassehuset og portrommene. FDV av teknisk infrastruktur på Jess Carlsen kvartalet frem til de enkelte eiendommene. FDV av brannvarslingsanlegg, porter og portåpnersystemet (ikke garasjeporten), felles sykkelboder, felles søppelrom, felles vaktmesterrom og felles tekniske rom (Noe av dette er fysisk plassert i bod/garasjekjelleren, for eksempel: fyrrom, tavlerom og svakstrømsrom). FDV av felles infrastruktur (kabler, rørledninger, svakstrømsinnretninger og annet av liknende karakter) for Jess Carlsenkvartalet. (Dette er fysisk plassert i/under bod/garasjekjelleren, for eksempel: felles rør til kaldt og varmt forbruksvann samt radiatoroppvarming, nedløp fra tak og felles avløp fra boliger/næring, felles tilførsel kaldtvann og fjernvarme fra offentlig nett, samt varmeveksler/sirkulasjonspumper for varmtvann og radiatorer i Fyrrommet). FDV av felles konstruksjonselementer i grunnen. (Dette er fysisk plassert i eller under bod/garasjekjelleren, for eksempel bærende søyler og vegger, samt betonggulv). Inngå og følge opp vaktmesteravtale for boligene Forestå betaling og fordeling og utfakturering av kostnader til fjernvarme. Indre og ytre vedlikehold, drift og renhold av sameiets eiendom. Strøm til lys av Gårdsrommet. Vaktmesterrom for evt vaktmester for boligene og kostnadene for denne. Brann- og heisalarm. Fjernvarme til bygningsmessig oppvarming i boliger og næringslokaler.
19 Fredensborg Gårdsrom C. Vedlikeholdsprogram. Styret har for 2015 lagt opp til samme omfang på drifts- og vedlikeholds-aktivitetene som i 2014. Målet er at eiendommens tekniske kvalitet (standard) skal holdes på tilnærmet samme nivå som ved innflytting i 2004/2005. Forebyggende vedlikehold: Dette er intervallbundne arbeider som kan planlegges og må utføres pga. jevn, normal slitasje for å hindre forfall. Periodisk vedlikehold har en preventiv virkning og forebygger skade. Årlig service på heiser og brannvarslingsanlegg er eksempler på periodisk vedlikehold. Vaktmester: Det er utarbeidet en detaljert arbeidsinstruks for hele året for vaktmesteren, basert på erfaringer fra fagfolk og erfaringer fra kvartalet vårt det siste kalenderåret. Denne beskriver: En aktivitetsbeskrivelse av hva som skal utføres av vedlikehold på de forskjellige tekniske anlegg, de forskjellige bygningstekniske deler, samt eiendommens områder. Når disse aktivitetene skal utføres (frekvens eller dato). Hvor anlegget befinner seg. Hjelpemidler, kjemikalier, reservedelsbeskrivelse, verktøy. Det er høyest frekvens på aktiviteter som sikrer liv og eiendom: Kontroll og vedlikehold av utvendige porter og dører (Skallsikring). Kontroll av vannlekkasjer og fare for frostskader. Kontroll av feilmeldinger på kvartalets hovedbrannsentral HMS: Det bestilles årlig en lovpålagt kontroll av: Lekeplassutstyr. Felles elektrisk anlegg. Disse kontrollene kan avdekke behov for vedlikehold som vi blir pålagt å rette raskt. Korrektivt vedlikehold: Dette er arbeider som må utføres for å rette opp uforutsette feil/skader, og dermed løfte eiendommen tilbake til opprinnelig nivå. Skadene kan skyldes feilaktig utført eller manglende vedlikehold, hærverk, eller rett og slett at en bygningsdel har sluttet å fungere, f.eks utskiftinger av lyspærer, skifte av en glassrute, skifte dørlås, foreta grafittifjerning etc. For 2015 ventes en moderat økning av: Feilrettingen av porter og portåpnere samt utskifting av dørlåser og dørpumper. Utskifting av deler av vanningsanlegg. For 2015 er planlagt reparert: Defekt varmekabel i lille utvendige trappen mellom JC 4-6. Gulvet i fjernvarme/ventilasjonsrommet. Dette er ikke ferdigstilt, og trenger noe puss ved sluk samt vanntett maling.