Sekretærens oppgaver i Rotary Distriktssamling 2011 Arendal 19. mars
Sekretærens oppgaver iflg. vedtekter Føre medlemsfortegnelse Føre liste over fremmøte Sende innkallelse til møter Skrive møtereferater Skrive og sende rapporter til RI Rapportere fremmøte til distriktssekretæren Oppdatere medlemsregisteret Andre oppgaver som blir pålagt
Mars april mai juniapril Sett deg inn i Rotarystoff Samarbeid med innkommende president Samarbeid med nåværende sekretær Gå på distriktssamling hvis mulig Vær med på styremøtene til tiltredende styre Ved behov, hjelp innkommende president med å formulere klubbens mål Hvis mulig, delta på styremøtene til sittende styre
Juli Din sekretærperiode begynner Registrer deg på hjemmesiden til RI (www.rotary.org) Påse at du får alt materiell fra avgående sekretær, inkl. Prosedyrehåndbok (MOP) Sjekk om forrige sekretær har sendt inn SAR Sjekk at avgift er betalt til RI
August Sjekk med kasserer at halvårsbeløpet til Rotary Norge er innbetalt
November Desember Forbered og hjelp til på åårsmøte for valg av styre. Årsmøtet avholdes innen 31.12 Send inn SAR, og gi beskjed til kasserer om hvilke beløp som skal betales Umiddelbart etter årsmøtet oppdateres Rotary Club Officers Report Form. Dette gjøres på rotary.org og rotary.no
Januar Sjekk med kasserer at halvårsavgiften er betalt til RI Siste frist 31.01 for at Official Directory skal bli korrekt
Februar Sjekk med kasserer at halvårsavgiften er betalt til Rotary i Norge
Mars Sjekk at alle medlemsoppdateringer er gjort Gjøres på Medlemsnett for Norge Husk også oppdateringer på RI sidene Deadline 10. mars for årboken Sjekk med kasserer at avtalt beløp er betalt til The Rotary Foundation
Mai Skriv ut fullmakter til delegaten til den årlige RI kongressen
Juni Skriv klubbens årsberetning sammen med styret og president Overlever alle effekter til din etterfølger Sjekk at din etterfølger er inneforstått med hva som skal gjøres, og tidsfrister for når det skal gjøres Vær spesielt nøye med SAR og den halvårlige betalingen
SAR Sendes RI med kopi Distriktsguvernør Hold medlemsregister oppdatert på WEB. Send e mail til RI på adresse data@rotary.org med kopi til distriktsguvernør. Frist for rapportering er 1. juli og 1. januar. Sjekk med Kasserer at avgift er betalt RI
Fremmøtestatistikk Rapporteres på Medlemsnett Adresse www.rotary.no Frist for rapportering er 5. i hver måned Passord og lignende fåes hos DICO
Godkjent fremmøte Tilstede på minst 60% av et regulært møte i klubben Innenfor +/ to uker av et regulært møte Delta på minst 60% av et møte i en annen klubb Delta på Rotaract, Interact,Fellowship møte Delta på andre Rotary arrangementer/konferanser Gjøre Rotary prosjektarbeid Bomtur til regulært møte i annen klubb Arbeid for DG eller andre Rotary institusjoner Komitémøter/styremøter som ikke avholdes i forbindelse med vanlig møte Delta på WEB møte i minst 30 minutter
Godkjent fravær Permisjon kan innvilges av klubbens styre dersom de mener at grunnen for permisjon er god og tilstrekkelig Unntak fra møteplikten skal etter søknad innvilges av klubbens styre dersom summen av medlemmets alder og antall medlemsår er minst 85. Alder må være minst 65 år. Medlemmer med slike unntak skal nå tas med i klubbens statistikk når de møter.
Medlemsendringer Endringer og oppdateringer må gjøres 2 steder RIs hjemmeside www.rotary.org org Endringer gjøres fortløpende Medlemsnett www.rotary.no Endringer gjøres fortløpende Her oppdateres også opplysningene for klubbens tillitsvalgte l Deadline for endringer til årboken er 10. mars
Official Directory Oppdateringer gjøres på WEB Deadline for Official Directory er 31.12 Husk kopi til DG og DGE
Lykke til!!