9.1 Årsavslutningsrutine Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0 Ansvarlig: Den som har (løpende) ansvar Godkjent av: Regnskapsprogrammet Gyldig fra: 01.12.2013 Utarbeidet av: Regnskapsprogrammet Arkivreferanse 12/1488 Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet: Bilagsart: MV Avsetning SRS Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre korrekt gjennomføring av årsavslutningen og overføring til nytt regnskapsår i Agresso for en bruttobudsjettert virksomhet som fører regnskapet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Denne rutinen omhandler: Vurdering av balanseposter Inntektsføring av driftsbevilgning Gjennomføre årsavslutning i anleggsmodulen Avregning av årets resultat Gjennomføring av overføring til nytt år Utløsende hendelse: Når ordinære periodeavslutningsaktiviteter for desember måned er gjennomført. Ansvarlig(e) gjennomfører(e): Rolle 1: Regnskapsansvarlige i virksomheten. Rolle 2: Kundebehandler i DFØ Berører andre rutiner: Definisjoner: Ingen Fremgangsmåte og arbeidsdeling:(**= henvisning til nummer i rollekart/prosessdiagram) ** utføres av oppgave handling Referanse Virksomheten 1 Gjennomfør en ordinær periodeavslutning Foreta en ordinær periodeavslutning, se rutiner for periodeavslutning. Virksomheten 1 Gjennomfør en vurdering av alle balanseposter Foreta en fullstendig vurdering av alle balanseposter i regnskapet. Hvis det er forhold som ikke blir vurdert løpende gjennom året må disse vurderes særskilt ved årets slutt. Side 1 av 7
utføres av ** oppgave handling Referanse Eksempler på dette kan være kostnader for ikke avviklet ferie pr 31.12 for inneværende år. Side 2 av 7 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0
Virksomheten 1 Utarbeid og godkjenn et posteringsbilag for Tilskuddsforvaltning Jf. Veiledningsnotat til standard kontoplan skal tilskuddsforvaltning i kontogruppe 85 87 presenteres etter kontantprinsippet. På minimum aggregert nivå foretas en tilbakeføring av differansen mellom saldo i virksomhets- og kontantregnskapet for inneværende år, f.eks. slik: 1. På konto 851 857, 860 861 og 870 878 tilbakeføres differansen mellom saldo i virksomhets -og kontantregnskapet mot ny konto 2407 Leverandørgjeld motkonto tilskuddsforvaltning (D) med bilagsart M*. Ved eventuell bruk av kontogruppe 25 istedenfor 24 må denne kontogruppen gå i null ved regnskapsavleggelsen. 2. På konto 859, 869 ev. 879 foretas en kreditering av totalsum som er utbetalt for året i kontogruppe 85 87 med motpost på konto 1998 Tilskuddsforvaltning (motpost konto 859, 869 og 879 (D). Kontogruppe 85, 86 og 87 skal gå i null i virksomhetsregnskapet etter at disse posteringene er gjennomført. Konto 859, 869 og 879 skal være lik beløpet som er rapportert til bevilgningsregnskapet. Bokføringen tas med bilagsart M*. (NB! Kontogruppe 86 utgår fra år 2014). Utarbeide og godkjenne posteringsbilag for Innkrevingsvirksomhet Innkrevingsvirksomhet i kontogruppe 82 84 skal presenteres etter kontantprinsippet. 1. På konto 821 825, 830 831 og 840 848 tilbakeføres totalsum av ikke innbetalte poster (D) mot ny konto 1509 Fordringer motkonto innkrevingsvirksomhet (K). 2. På konto 829, 839 og 849 bokføres totalsum over innbetalt for året (D) mot konto 1997 Innkrevingsvirksomhet (motpost 829, 839 og 849) (K). Kontogruppe 82, 83 og 84 skal gå i null i virksomhetsregnskapet etter at disse posteringene er gjennomført. Konto 829, 839 og 849 skal være lik beløpet som er rapportert til bevilgningsregnskapet. Bokføringen tas med bilagsart M*. Side 3 av 7 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0
Virksomheten/ DFØ 1/2 NAV-refusjon endret kontering ved årsskiftet 1. For påløpt refusjon overfor NAV foretas det i periode 201312 en avstemming og eventuelt en korrigering slik at saldo på konto 5801/5802/5811 og 5812 syke- og foreldrepenger tilsvarer saldo på konto 1571 Fordringer NAV. En eventuell korrigering av avvik tas mot konto 1990 Avregning med statskassen andre tidsavgrensningsposter (IB). 2. Saldo på konto 5801/5802/5811 og 5812 omposteres i tillegg til nye balansekonti for kommende år: Saldo konto 5801 omposteres til konto 1575 Sykepenger Saldo konto 5802 omposteres til konto 1576 F.p. på sykep. Saldo konto 5811 omposteres til konto 1577 Foreldrepenger Saldo konto 5812 omposteres til konto 1578 F.p. på foreldrep. Alle dimensjoner må tas med på minimum aggregert nivå for å sikre og gi bedre mulighet for oppfølging etter årsskiftet, eks. ansattnummer osv. 3. Det estimeres en ny avsetning i kontogruppe 58 for påløpt refusjon overfor NAV med motkonto 1579 eller annen ledig konto under konto 157 Andre kortsiktige fordringer. Virksomheten 1 Inntektsføre årets driftsbevilgning Ved årsslutt skal endelig driftsbevilgning for det aktuelle år inntektsføres selv om ikke hele bevilgningen er forbrukt. Det er kun den delen av den ubenyttede bevilgningen som man regner med å få overført til neste budsjettår som skal inntektsføres. Veiledning til SRS 10 Regnskapsføring av inntekter fra bevilgning. Utarbeide og godkjenne posteringsbilag D 1991 Inntektsført bevilgning ordinær drift K 3900 Inntekt fra bevilgning til ordinær drift Virksomheten 1 Investeringsbevilgning Inntektsføring av investeringsbevilgning skjer løpende ihht forpliktelsesmodellen, jfr. rutine Inntektsføring av investeringsbevilgning. Kontroller at dette er foretatt. Side 4 av 7 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0
Virksomheten 1 Gjennomføre årsavslutning i anleggsmodulen Før det kan kjøres avskrivninger på neste år må serverprosessen (AT14) Oppdatere avskrivningsgrunnlag kjøres ved årets slutt. Denne jobben sikrer at det er kjørt avskrivninger i alle perioder i inneværende år og den klargjør modulen for bruk for neste år. Se brukerhåndboken for Anleggsmodulen for detaljert beskrivelse. Virksomheten 1 Avregning av årets resultat Den siste bokføring i regnskapet i periode 12 er avregning av periodens resultat. Utarbeide og godkjenne posteringsbilag Nettosummen av alle inntekter og kostnader i kontoklasse 3 til 7 og kontogruppe 80 og 81 i virksomhetsregnskapet bokføres på konto 8950 Avregning med statskassen, med motpost i balansen på konto 1999 Avregning resultat av periodens aktiviteter. NB! Posteringen skal gjøres med bilagsart MV. I endelig kontospesifikasjon skal summen av alle resultatkonti, inklusive årsavslutningsposteringen, være null. Sum eiendeler skal være lik sum virksomhetskapital og gjeld. Side 5 av 7 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0
Virksomheten 1 OVERFØRING AV UTGÅENDE BALANSE TIL NYTT ÅR - GJENNOMFØRING Kontroller at alle avstemminger er foretatt. Klargjør balansen for overføring til nytt år ved å foreta posteringene beskrevet nedenfor i periode 14. Alle posteringer skal gjøres med bilagsart MV. Oppgjørskonti Norges Bank Overfør saldo på oppgjørskontiene 1939 og 1949 (ev. også 1950) til konto 1980 Mellomværende med statskassen Kontant (IB). Arbeidsgiveravgift og gruppelivsforsikring Overfør saldo på konto 1985 Gruppelivsforsikring og 1986 Arbeidsgiveravgift til konto 1980 Mellomværende med statskassen Kontant (IB). Periodisert mellomværende Overfør saldi på kontoene 1991, 1992, 1993, 1996, 1997, 1998 og 1999 til konto 1990 Avregning med statskassen andre tidsavgrensningsposter. Saldo på 1990 vil være motpost til nettosum av kundefordringer og leverandørgjeld minus eventuelle åpne poster i balansen. I tillegg kommer avsetninger for påløpte kostnader og opptjente inntekter. Mellomværende med statskassen Ta ut S-prerapport for siste innrapportering til Statsregnskapet for året. Utgående saldo på 1980 akkumulert pr. periode 14 skal tilsvare kontantmellomværende i S-pre-rapporten. Side 6 av 7 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0
DFØ 2 Foreta trigging av balanse til nytt år Sett opp triggere for overføring av utgående balanse til nytt regnskapsår. Kjør testkjøring av overføring av utgående balanse i hovedbok og i kontantregnskapet til nytt år og kontroller resultatet før endelig bokføring. Se brukerhåndboken Årsavslutning for detaljert beskrivelse av gjennomføringen. Virksomheten 1 Kontroll av overføring til nytt år Inngående balanse kontrolleres av virksomheten. Utdyping/ forklaring tips Side 7 av 7 9.1 Bruttobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0