Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møteinnkalling

Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møtestad: Kantina, Heradshuset i Kinsarvik Dato: 08.05.2014 Tidspunkt: 08:45 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf. 55 24 94 18/ 901 89 542 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet, på dette møtet. Isak Reisæter kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 10/14 PS 11/14 PS 12/14 PS 13/14 PS 14/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Årsmelding og årsrekneskap for Ullensvang herad 2013 Evaluering plan for forvaltningsrevisjon i Ullensvang herad Evaluering plan for selskapskontroll i Ullensvang herad 2014/144 2014/141 2014/142 PS 15/14 Årsmelding for kontrollutvalet 2013 2014/150 PS 16/14 PS 17/14 PS 18/14 Forvaltningsrevisjonsrapport pleie og omsorg, Bråvolltunet sjukeheim - psykososialt arbeidsmiljø Samanslåing mellom Sogn og Fjordane revisjon IKS og IHR, orientering om status frå IHR Meldingar 2014/140 2014/156 RS 4/14 Kraftinntekter rapport for 2013, vedtak hst 100314 2014/144 RS 5/14 Budsjettbrev frå fylkesmannen 2014/144 RS 6/14 Finansrapport for 2013, vedtak hst 100314 2014/144 PS 19/14 Eventuelt Side2

PS10/14Godkjenningavinnkallingogsakliste PS11/14Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte Side3

Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/144-5 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 12/14 08.05.2014 Årsmelding og årsrekneskap for Ullensvang herad 2013 Vedlegg: Revisjonsmelding frå IHR dagsett 15.04.2014 Årsoppgjersnotat frå IHR dagsett 15.04.2014 Forslag til uttale frå kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 Uttalelse om årsregnskapet lyd slik: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Heradsstyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan heradet sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor heradsstyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Det vert sitert frå aktuell forskrift. Denne er på bokmål. Gjer merksam på at revisjonsberetning = revisjonsmelding og årsberetning = årsmelding Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side4

Side 2/4 Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner I forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Drøfting: IHR har gjennom revisjonsmeldinga dagsett 15.04.2014 og årsoppgjersnotatet dagsett 15.04.2014 gjeve sin uttale om den økonomiske situasjonen for Ullensvang herad. Her er medteke at driftsrekneskapen viser kr. 223 508 000,- til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr. 562 627,- Dei skriv elles m.a. dette i si revisjonsmelding: Konklusjon Vi meiner at årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskifter og gir i det alt vesentlege ei dekkande framstilling av den frnansielle stillinga til Ullensvang herad per 31. desember 2013 og av resultatet for rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Om ønskjeleg kan kontrollutvalet og uttala seg om følgjande forhold: Ev. for seint avlagt årsmelding. Manglar ved den interne kontrollen. Presentasjonen av rekneskapet og årsmeldinga. Manglande avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter vs. inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realismen i budsjettet (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett) Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga. Punkt om etisk standard i høve kommunelovas 48 nr. 5 Av rekneskapen for 2013 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 562 627,- medan netto driftsresultat er positivt med kr. 8 285 000,- dvs netto resultatgrad på 2,42 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Side5

Side 3/4 Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 2,3 prosent i 2013. (Foreløpige tal pr. 16.03.2014) Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Ullensvang herad har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2009 (+ 4,04 %), 2010 (+ 1,4 %),2011 (+ 1,4%) 2012 (+0,36%) og 2013 (2,42%) sjå graf. Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Rådmannen skriv m.a. dette i si årsmelding: Hovudårsaka til at netto driftsresultat vart betre enn budsjettert er mindreforbruk i drifta, ekstraordinære tilskot og sjukelønsrefusjonar. Våren 2013 vart ein klar over overforbruk i drifta, og rådmannen påla alle einingar om å gjera innsparingar der det var mogeleg, spesielt ved å bruka minst mogeleg vikarar ved sjukdom og fråvær. Alle einingar i heradet har fylgt pålegget, og det har gitt ei innsparing over drifta. Det er grunn til å påpeika at dette ikkje er ei permanent senking av kostnadsnivået, drifta av einingane kan ikkje over lengre tid gå med redusert bemanning. Rådmann har lagt fram ei fyldig og god årsmelding, som gjev ei god skildring av drifta av Ullensvang herad i 2013. Årsmeldinga er oversiktleg og lett og lese. Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Årsmeldinga til Ullensvang herad oppfyller kriteria i kommuneloven 48.5 Frå IHR føreligg det og eit fyldig årsoppgjersnotat, som gjev ei oppsummering av årets revisjon og ein del kommentarar knytt til den framlagte årsrekneskapen og årsmeldinga. På dei fleste områda er oppsummert at det ikkje er avdekka vesentlege feil. I 2012 merka sekretariatet seg revisors vurdering av internkontroll, der revisor m.a skriv: Side6

Side 4/4 «Problem i små kommunar er å få til ei tilfredsstillande arbeidsdeling. Dette har vore diskutert i forhold til etterkontroll løn med ansvarleg for løn. Mellom anna vert løn bokført og delvis kontrollert frå same person, det er to personar som må godkjenna utbetalinga. Revisjonen har tidlegare i brev til heradet anbefalt ei større arbeidsdeling på lønskontoret også med tanke på avstemmingar.» I 2013 skriv revisor: lntern kontroll skal sikre at oppgåver vert løyst etfektivt, at ein har sikkerheit for framlegging av riktig rekneskap og økonomisk informasjon, og at ein sikrar at heradet følgjer reglar og rettningsliner på sine områder. Alle medarbeidarar har sjøvstendig ansvar for intern kontroll, men rådmann har det endelege ansvaret for kontrollsystemet. Vi har vurdert kommunen sin interne kontroll i den grad vi har funne det nødvendig i medhald av god kommunal revisjonsskikk. Kontrollen bidrar til å forebyggje og avdekkje misleg framferd og lovbrot. Konklusjon: Kontrollutvalet merkar seg dei utdrag som er trekt fram frå den framlagde rekneskapen, årsmelding og årsoppgjersnotat. Med dette som bakgrunn sender utvalet sin uttale til heradsstyret. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare om formannskapet til heradsstyret. Forslag til vedtak Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Ullensvang herad sin årsrekneskap for 2013. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side7

Ulllleenssvaang heerraad Sekretariat for kontrollutvalet Ullensvang herad v/ heradsstyret Kontrollutvalet har i møte 08.05.2014, handsama Ullensvang herad sin årsrekneskap for 2013. Grunnlaget for handsaminga har vore den avlagte årsrekneskapen, revisjonsmelding datert 15.04.2014 årsoppgjersnotat frå IHR dagsett 15.04.2014 og rådmannen si årsmelding. I tillegg var ansvarleg revisor og representantar for administrasjonen tilstades på utvalsmøtet, for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for 2013 har kontrollutvalet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 562 627,- medan netto driftsresultat er positivt med kr. 8 285 000,- dvs netto resultatgrad på 2,42 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 2,3 prosent i 2013. (Foreløpige tal pr. 16.03.2014) Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Ullensvang herad har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2009 (+ 4,04 %), 2010 (+ 1,4 %), 2011 (+ 1,4 %) og 2012 (+0,36%) Rådmannen skriv m.a. dette i si årsmelding: Hovudårsaka til at netto driftsresultat vart betre enn budsjettert er mindreforbruk i drifta, ekstraordinære tilskot og sjukelønsrefusjonar. Våren 2013 vart ein klar over overforbruk i drifta, og rådmannen påla alle einingar om å gjera innsparingar der det var mogeleg, spesielt ved å bruka minst mogeleg vikarar ved sjukdom og fråvær. Alle einingar i heradet har fylgt pålegget, og det har gitt ei innsparing over drifta. Det er grunn til å påpeika at dette ikkje er ei permanent senking av kostnadsnivaet, drifta av einingane kan ikkje over lengre tid gå med redusert bemanning. Ut over punkta nemnde over, og det som framgår av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka, årsmeldinga og revisjonsmeldinga av 15.04.2014 og årsoppgjersbrevet av 15.04.2014 har kontrollutvalet ikkje merknader til Ullensvang herad sin årsrekneskap for 2013. Ullensvang 08.05.2014 Isak Reisæter Kontrollutvalsleiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar / utvalssekretær Kopi: Ullensvang herad, formannskapet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 18 Mobil: 901 89 542 E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side8

D.tà talv Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Til heradsstyret i Ullensvang herad Kopi: Kontrollutvalet Formannskapet Rådmann MELDING FRÅ REVISOR Fråsegn om årsrekneskapen Vi har revidert årsrekneskapen for Ullensvang herad, som viser kr 223.508.000,- til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk pãkr. 562.627,-. Ärsrekneskapen er samansett av balanse per 31. desember 2013, driftsrekneskap, investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta per denne datoen, og ei skildring av vesentlege rekneskapsprinsipp som er nytta, og andre noteopplysningar. A dm in is tr a sj ons sj efe n s itt ansv ar Íor år s r e kne s kap e n Administrasjonssjefen er ansvarleg for å utarbeide årsrekneskapen og for at den gir ei dekkande framstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finn nødvendig for å gjere det mogleg å utarbeide ein årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av misleg framferd eller feil. Revisors oppgåver og plikter Oppgåva vår er, på grunnlag av revisjonen vår, å gi uttrykk for ei meining om denne årsrekneskapen. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Noreg, medrekna International Standards on Auditing. Revisjonsstandardane krev at vi etterlever etiske krav og planlegg og gjennomfører revisjonen for å oppnå tryggande sikkerheit for at årsrekneskapen ikkje inneheld vesentleg feil informasjon. Ein revisjon inneber utføring av handlingar for å innhente revisjonsbevis for beløpa og opplysningane i årsrekneskapen. Dei valde handlingane avheng av revisors skjønn, mellom anna vurderinga av risikoane for at årsrekneskapen inneheld vesentleg feilinformasjon, anten det skuldast misleg framferd eller feil. Ved ei slik risikovurdering tek revisor omsyn til den interne kontrollen som er relevant for heradet si utarbeiding av ein årsrekneskap som gir ei dekkande framstilling. Føremålet er å utforme revisjonshandlingar som er formålstenlege etter tilhøva, men ikkje å gi uttrykk for ei meining om effektiviteten av heradet sin interne kontroll. Ein revisjon omfattar også ei vurdering av om dei rekneskapsprinsippa som er nytta, er formålstenlege, og om rekneskapsestimata som er utarbeidde av leiinga, er rimelege, samt ei vurdering av den samla presentasjonen av årsrekneskapen. Vi meiner at innhenta revisjonsbevis er tilstrekkeleg og formålstenleg som grunnlag for konklusjonen vår. Vangsgata 30, Postboks 274.5702 Voss.'leleflon 56 53 00 20, E-post post@ihrevisjon.no. www.ihrcvisjon.no Side9

D.tà tñ Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Konklusjon Vi meiner at årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskifter og gir i det alt vesentlege ei dekkande framstilling av den frnansielle stillinga til Ullensvang herad per 31. desember 2013 og av resultatet for rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Utsegn om andre tilhøve Konklusjon om budsjett Basert på revisjonen vår av årsrekneskapen slik den er skildra ovanfor, meiner vi at dei disposisjonar som ligg til grunn for rekneskapen er i samsv ìr med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett. Konklusj on om årsmeldinga Basert på revisjonen vår av årsrekneskapen slik den er skildra ovanfor, meiner vi at opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på revisjonen vår av årsrekneskapen slik den er skildra ovanfor, og kontrollhandlingar vi har funne nødvendige etter internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 <Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon>, meiner vi at leiinga har oppf,lt plikta si til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av heradet sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Noreg. Voss, I 5. april2014 ei^-^q.- Elin Bye Registrert revisor Side10

D.t tñ Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Til Heradsstyret i Ullensvang Herad Voss. 15.04.2014 AnsoppcJERsNorAT 2ol3 ln Resultatet av rekneskapsrevisjonen er rapportert i vår revisjonsmelding datert 15. april2014. Arsoppgjørsnotatet oppsummerer årets finansielle revisjon og gir ein del kommentarer til det framlagte årsrekneskapet og årsmeldingen. Den økonomiske situasjonen Rekneskapen for 2013 syner eit mindreforbruk på kr. 562.627,-. Netto positivt driftsresultat er på kr 8.284.854,-. Tilsvarande tal for 2012 var eit meirforbruk på kr 0,-, netto positivt driftsresultat på kr. 1.160.536,-. Rekneskapsavlegging og budsjettoppfølging Rekneskap og årsmelding er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk innan fristen den 15.02.2014. Revisjonen har, som tidlegare år, arbeida parallelt med heradet slik at avdekka feil har vorte retta undervegs. I rekneskapsåret har heradsstyret handsama 2 tertialrapportar.3.tertialrapport vert lagt fram i 2014. Frâ 01,01.14 vert rapportering lagt fram etter kvart kvartal. Reglement for finansforvaltninga Gjeldende finansreglement for Ullensvang herad vart vedtatt i heradsstyremøte den 28.09.2009. Rådmannen har informert heradsstyret itråd med reglementet i2013. Rekneskapsrevisjon Rekneskapsrevisjon inneheld blant anna vurdering av interne kontrollrutinar, analyser av rekneskapsinformasjon samt testar av rekneskapsopplysningar på transaksjonsnivå. Vesentlege rutinar i heradet har vore gjennomgått og interne kontrollar har vore testa. lnntekter og utgifter er kontrollert på stikkprøvebasis, og alle vesentlege postar i balansen vorte kontrollert. Rekneskapsrevisjonen er utført i samsvar med kommunelova med tilhøyrande forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Noreg, samt lnternational Standards on Auditing. Rekneskapssamanhengar Vår kontroll syner at logiske rekneskapssamanhengar er utan vesentlege feil eller manglar. Kapitalkonto = Anleggsmidlar - langsiktig gjeld + ubrukte lånemidlar Kretsløp 1 = arbeidskapital i forhold tildrift og investeringsrekneskap Kretsløp 2 = eigenkapitalen Kretsløp 3 = arbeidskapital iforhold til kapitalkonto Ytterlegare analyse av rekneskapen vert kommentert seinare og ivedlegg. Vurdering av intern kontroll lntern kontroll skal sikre at oppgåver vert løyst etfektivt, at ein har sikkerheit for framlegging av riktig rekneskap og økonomisk informasjon, og at ein sikrar at heradet følgjer reglar og rettningsliner på sine områder. Alle medarbeidarar har sjøvstendig ansvar for intern kontroll, men rådmann har det endelege ansvaret for kontrollsystemet. Vangsgata 30. Postboks 274. 5702 Voss. 'lelefon 56 53 00 20. E-post post@ihrevisjon.no. www.ihrevisjon.no Side11

>.fà tñ Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Vi har vurdert kommunen sin interne kontroll i den grad vi har funne det nødvendig i medhald av god kommunal revisjonsskikk. Kontrollen bidrar til å forebyggje og avdekkje misleg framferd og lovbrot. Rekneskapen Løn Vi har sett på rutinar for løn og avstemming, og i tillegg gjennomført stikkprøvar for å kontrollera at bilaga er attestert og tilvist. Vi har også kontrollert balanseførte skyldige avgifter, feriepenger og pensjon. Vi har ingen indikasjon på at det er vesentlege feil i lønsdata. Vår vurdering er derfor at den interne kontrollen på lønsområdet er tilfredsstillande. lnnkjøp Vi har løpande gjennom året testa internkontroll og vurdert rutinar i samtale med innkjøpsansvarleg og andre tilsette ved administrasjonen. Vi har føreteke stikkprøvar og totalvurderingar av kostnadsbilete til heraden. Ullensvang herad har innkjøpsavtaler i lag med fleire herad, og innkjøpsansvarleg, som vi syner til, er tilsett i Odda kommune. Avdekka feil og manglar ved bilag er korrigert løpande og vi har ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar ved annordning av kostnadar eller leverandørgjeld ved årsslutt. Driftsmidlar Vi har vurdert innkjøp i forhold til riktig klassifisering i driftsj eller investeringsrekneskapen. Vi har gått igjennom og vurdert interne rutinar med tanke på aktivering av prosjekt og anleggsmidlar. Vurdering av korrekt estimat i samband med avskrivingar er gjennomført. Vi har ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar. Finans Vi har kontrollert finanspostar mot ekstern dokumentasjon. Meirinnbetalt avdrag på utlån er avsett til bunde fond ihht. regelverket. Minimumsavdrag jamfør kommunelova $ 50, er vurdert. Vi har ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar ved finanspostane. Overtøring Rammetilskot og skatt på inntekt og formue samsvarar med ekstern dokumentasjon. Andre overføringar er kontrollert ved stikkprøvar av dokumentasjon og vedtak. Kontrollene har ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar ved registrerte overføringar i rekneskapen. Periodiseringar av inntekter er kontrollert på stikkprøvebasis og det er heller ikkje her avdekka vesentlege feil eller manglar. lnntekter og sal Andre inntekter er vurdert opp mot budsjett og mot fordringar. Vi har ingen indikasjonar på at det føreligg vesentlege feil eller manglar ved andre inntekter. Likvidomràdet Vår revisjon har utført ein gjennomgang av konti og vurdering av rutinar på området. Vi har ikkje avdekka feil eller manglar, og etablerte avstemmingsrutinar er tilfredsstillande. Balansen Dokumentasjon av balansepostar har vore lagt fram i samband med levering av rekneskapen til revisjon. Alle vesentlege postar er dokumentert og gjennomgått. Side12

).tà ".ñ Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Pensjon (vedlegg l) Oversikt over pensjonar og endringar dei siste åra er vedlagt i vedlegg 1. Nøkkeltall(vedlegg 2) For nøkkeltall syner vi til vedlegg 2. Attestasjonar Revisjonen har i 2013 attestert for 6. terminar vedrørande momskompensasjonen. I tillegg er det attestert for fylgjande: Kommunale føretak Ullensvang herad har ingen kommunale føretak. Misleg framferd Revisor pliktar jamfør revisjonsforskrifta $ 4 å rapportera mislig framferd til kontrollutvalet med kopi til administrasjonssjefen. Vi har ikkje avdekka eller fått melding om at heradet eller tilsette ved heradet har gjort seg skuldig i brot på lover og reglar. Rådmann og økonomisjef har med underskrift på uttale frå leiinga datert 14.04.2014, gitt uttale om at vi har fått tilgang til alle opplysningane som er relevante for årsrekneskapen. Konklusjon - revisjonsmelding Vi har levert ei normal revisjonsmelding. Med helsing I ndre Hordaland Revisjonsdistrikt k{õ* Etin Bye \fr- Registrert Revisor Vedlegg I -pensjoner Vedlegg 2 - nøkkeltall Kopi: Rådmann i Ullensvang herad Kontrollutvalget i Ullensvang herad Side13

Ullensvang herad Vedlegg I Oversikt over pensjonsmidlar og pensjonsforpliktingar inkludert arbeidsgivaravgift av nette pensjonsforåpl kting. Pensionsmidlar Pensjonsmidlar SPK Pensjonsmidlar KLP Sum Pensjonsmidlar 2013 243 163 490 53 636 371 296 799 861 2012 s4 054 907 218 135 619 272 190 526 2011 49 846 984 198 026 551 247 873535 2010 æ428472 188271 005 252699 477 2009 58 387 506 170063M2 228 450948 Pensionsforolikt noar Pensjonsforpliktelser S PK Pensjonsforpliktelser KLP Sum Penejonsforpliktin gar -314 987 340-78087 474-393 074 814-76263 483-280 57't 746-356 835 229-68 444 318-254247 726-32269204/. -74967 023-205317 179-280284202 49 417 908-187 1708t4-256 588 762 Forckiell oensionemidlar oo pensionsforoliktinoar SPK KLP -71 823850-22208576 -18597334-10538551 -11 030402-24451 103-62436127 -56221 175-17 046',t74 -',t7 107 412 Rekneskapsforskrifta er endra frå desember 2011 til at est matavik skal balanseførast i sin heilskap ("amortiseres over ett år"). det medfører at det framover ikkje skal vera nokon g enståande amortisering på pensjonsforpl kt ng eller pensjonsmidlar. Dette til forskjell frå handsaminga av prem eawik som framover skal amortiserast over 10 år. Sidan estimatawik t dlegare vart amort sert ved 15 år, vil effekten bli stor i 2011, gienståande estimatawik frå t dlegare år må balanseførast i s n heilskap i 2011. Side14

Ullensvang herad Vedlegg 2 Nøkkeltallsbercgnlnger Skattedekn ngsgrad skatter Sum driftsutgifter Skattedekn ngsgrad i 7o 2013 2012 201'l 20,t0 83315438,00 7974827L 339 028 664 326897 876 24,60Ã 24,4oA 2009 74657324 815400 14 79002422 310 188 634 281 823 556 26594234t 24,1o/c 28,9 o/a 29,7 olo Skatte. og rammetllskuddsgrad Skatter Rammetilskudd Sum driftsutgifter Skatto. og rammetilskuddsgrad l% 7t785O20 68 682 6s1 63787778,s 709L5775 79æ2422 t22233932 118 268 196 110987302 80 952 990 7814629L 339 028 664 326 897 876 310188633,s 281 823 ss6 265 94234L 57,2o/s 57,2% 56,3 % 53,9 % 59,1 % Brutto resultatgrad Brutto dr ftsresultat Sum driftsinntekter Resultatgrad % 2839688 (2876829l, 1436513,91 ss0719 8727729 341868352 32402tO47 3IL625t47,4 282374275 274670070 0,8 % 4þ olo 0,5 olo 0,2 o/o 3,2 oâ N6tto resultatgrad Netto dr ftsresultat Sum driftsinntekter Netto resultatgrad i 7o 8 39s 480 1 160 s36 44s841r,t 3 899 631 tr088227 341868352 32402L047 2'5 olo 3tt625t47,4 282374275 274670070 0,4 o/o '1,4oÁ '1,4o/o 4,0o/o Sektorinntektenes dekningsg rad Erukerbetal ng (art 600-619) Andre salgs- og leieinntekter (620-670) Refusjoner (700-770) Sum sektorinntektenes dekningsgrad 14 610 979 56 s66 007 47 65299L tl8829977 13 907 203 58 471 554 41 085 789 113 464 546 L34UL63,66 59099689,16 3704024L,25 t09624094 t228t700 46569204 45 010 651 103 861 555 72 L47 754 45 496072 43 859 925 101 503 751 Sum driftsutgifter Sektorinntektenes dekningsgrad i 7o 339 028 664 35,1 oâ 326897 876 34,7 0/o 310188633,s 35,3 % 281 823 556 36,9 0/6 26594234L 38,2o/o Rente- og avdrqgsbelastning Netto eksterne finansieringsutg. Sum driftsinntekter Rente og avdragsbelastning i % 5 966 411 7 233877 341868352 32402t047 1,7 olo 2,2o/o 6961363 5223002 r220876t 3tI625L47 282374275 274670070 2'2o/o 1,8 olo 4,44o/o Lånef i nansieri ngsg rad Bruk av lån (art 910) Sum investeringer i anleggsmiddel Lånef nans er ngsgrad i 7o t4746943 t8707 t4t 78,8 0/o 12 662 505 t3257 923 95,5 % t7 906375 38 398431 L7 724425 25952011 47 to2365 21728325 69'0 % 81,5 olo 81,6 o/o Egenkapi0algrad ') Sum egenkap tal sum totalkap tal EK-grad i% 6878L2L9 762t9t70 689772142 662099053 10,0 olo 11,5 o/o æ467 t66 L24204038 119792585 616 325 920 602707 97s 5542877s6 13,7 o/o 20,6o/o 21,6o/0 Side15

Likvid tetssrad'l (omløpsmidler/kort iktis sield) Omløpsmidler Kortsikt g gjeld Likviditetsgrad I 105 450 175 54827 0t5 1,92 111 028 578 95989571,34 52 101 139 46460L92,98 2,13 2,07 92935903 L0L592494 42034297 42 393 531 2,21 2,& Likvidltetsgrad 2 (mest likvide oml.m dler/korts ktis sjeld) Kontanter, banlç korts.pl. i markedsbaserte verd papir Kortsiktig g eld L kv d tetsgrad 2 91 485 780 100 192 914 8t927Í58,L9 548270t5 52 101 139 46460t92,98 1,67 1,92 1,76 83 982 339 9s 334 576 42034297 42 393 531 2,00 2,25 Lånesleld per lnnbyeqer Andre lån (fratrukket utlån og ubrukte lånem) Antall nnbygger pr 31.12. Lånegjeld per innbygger 147 020 s13 140 285 156 3 369 3403 43639 41224 t4238t424,2 133 128 953 103 872 051 34t7 340s 3382 41 670 39 098 30 7't3 Skatte nntekt por innbysser Skatter (art 870) Antall innbyggere pr 31.12. Skattêinntekt per innb. 83 315 438 3 369 24730 7974827L 3 403 23 435 74657323,5 34L7 21 849 81540ûr4 79002422 3 40s 3 382 23947 23 360 Brutto invegteringsute fter % av totale driftsinntekter Brutto investeringsutgifter Totale driftsinntekter lnvesterings utgifter i % av driftsinntekter L8707 L4L L3257923 341 868 352 32402t047 5,5 oa 4,1o/o 25952011,06 3t!625t47,4 8,3 olo 47 to2365 2t728325 282374275 olo 274670070 '16,7 7,9 o/o LanEsiktis Eield/låneEield i % av drifß nntekter Andre lån (fratrukket utlån og ubrukte lånem) Sum dr ftsinntekter Langs kt g gjeld i % av driftsinntekter r470205l3 140285 156 341 868 352 32402t0/.7 43 olo 43olo t42387424,2 133 128 953 103 872 051 3t1625[4t,4 282374275 274670070 46 olo 47 o/o 38 olo r) Dette er tal henta frå eigenkapital, den "reelle" eigenkapitalkontoane er bundne og ubundne fond, rekneskapsmessig mindreforbruk/meirforbruk og udekka/udisponert, Kap talkontoen er ein heilt særskilt konto i det finansielt orienterte rekneskapen. Den vert brukt for å utlikna verknader pâ eigenkapitalen (totalt sett) som ikkje er "reelle", Side16

Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/141-3 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 13/14 08.05.2014 Evaluering plan for forvaltningsrevisjon i Ullensvang herad Bakgrunn for saken Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte 15.11.2013 sak 32/13 Orienteringssaker Evaluering av planer: Orienteringssak 2: Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll - I det andre møtet i 2014 vert rådmann, ordførar og økonomisjef invitert til kontrollutvalet for å delta i diskusjonen saman med kontrollutval, sekretariat og revisjon. Særutskrift med invitasjon vart sendt 21.11.2013 Særskilt invitasjon til deltaking på møtet vart sendt ordførar, rådmann og økonomisjef 29.04.2014, her vart og planene lagt ved. Drøfting Plan for forvaltningsrevisjon skal evaluerast ein gang i valperioden jfr. vedtak i heradsstyret, sak 114/12 Heradsstyret har delegert evalueringa til kontrollutvalet. I dag ligg følgjande prosjekt i prioritert rekkefølgje i plan for forvaltningsrevisjon: Prosjektleiing Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester (Under arbeid) Bruk av vikarar Psykososialt arbeidsmiljø Skule ressursbruk, struktur og prosess Økonomi og tenesteyting Kommunikasjonstilbod i kommunen, nye innbyggarar og bustadtilbod Eigedomsskatt Naturkatastrofar / beredskap Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side17

Side 2/2 Kontrollutvalet, ordførar, rådmann, økonomisjef og revisor vert beden om å tenke gjennom og vurdera om det er endra risiko på nokre av temaene sidan planen vart vedtatt i 2012. Det er tenkt frå sekretariatet si side at evalueringa av planen denne gangen skjer etter prosess i kontrollutvalets møte. Eventuelle endringar i planen vert gjort som vedtak og sendt heradsstyret til orientering. Plan for forvaltningsrevisjon er basert på vurdering av ein risiko og vesentligheitsanalyse. Dette skal ligge til grunn for dei prosjekt som skal gjennomførast i heradet i planperioden. Ei evaluering midtvegs i perioden skal først og fremst gjennomgå og etterspørje om det er vesentlege endringar i risiko og vesentligheitsanalysen som ligg innanfor dei enkelte prosjekt og/eller om det er kome til endringar i heradet sidan vedtak av plan, som tilseier at det er nye prosjekter som skal få prioritet. Eksempel på risiko kan være risiko for feil, økonomisk tap, omdømme, tenestetilbod osv. Dette må sjåast opp mot vesentligheit - er det snakk om stort økonomisk tap osv. Konklusjon. Kontrollutvalet, ordfører, rådmann, økonomisjef og revisor vert beden om å tenke igjennom og vurdera om det er endra risiko og vesentligheit siden plan vart vedtatt i 2012. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet gjer følgjande endring i plan for forvaltningsrevisjon: 1. 2. 3. Osv. 2. Kontrollutvalets vedtak vert å sende heradsstyret til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side18

www.pwc.no Plan forvaltningsrevisjon 16.11.12 Ullensvang herad Side19

Føreord Kontrollutvalet har valt PwC til å utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon i Ullensvang herad. Planen skal vere fundert i ein overordna analyse av risiko- og vesentlegheit på tilhøva i kommunen. I tilbodet er det skissert ein prosess der PwC laga til eit utkast for plan og overordna analyse. Denne prosessen er følgt. Det blir her lagt fram plan for forvaltningsrevisjon. Overordna analyse er lagt med som vedlegg. Planen skal bli vedteken av kommunestyret. Føremålet med planen er å peike ut område innanfor verksemda til Ullensvang herad som skal prioriterast med tanke på forvaltningsrevisjon. Dette er ein ny plan for perioden2012-2016. I denne planen vert det foreslått at kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å foreta endringar og omprioriteringar i planen. Slik adgang til å delegere går fram av forskrift om kontrollutval 10 1. Vidare vert det tilrådd at forvaltningsrevisjonsrapportar vert handsama i kommunestyret etter kvart som dei ligg føre, og at revisor, etter 12 i forskrift om kontrollutval, ser etter om kommunestyret sine vedtak i forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgt opp. Denne oppfølginga rapporterer kontrollutvalet årleg til kommunestyret. Bergen 16.11.2012 1 Forskrift av 15. juni 2007 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, med heimel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 2 Side20

1. Bakgrunn og føremål for planen Etter 77 nr. 4 i kommuneloven 2 skal kontrollutvalet sjå til at det vert ført kontroll med at den økonomiske forvaltninga i kommunen går føre seg i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak, og at det vert gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknad ut ifrå kommunestyret sine vedtak og føresetnader (forvaltningsrevisjon). I forskrift om kontrollutval 9 vert dette ansvaret spesifisert; kontrollutvalet skal sjå til at kommunen si verksemd årleg vert gjenstand for forvaltningsrevisjon. 10 12 i kontrollutvalsforskrifta gjev føringar på korleis ansvaret for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast. For det første skal det utarbeidast ein plan for forvaltningsrevisjon ( 10): "Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter". For det andre skal kontrollutvalet rapportere til kommunestyret ( 11): "Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner". For det tredje skal vedtak bli følgt opp ( 12): "Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte". Kontrollutvalet legg fram for kommunestyret plan for forvaltningsrevisjon etter 10 med utgangspunkt i ei overordna analyse. Overordna analyse og utkast til plan er utarbeidd av PwC og handsama i kontrollutvalet, jf. innstilling til vedtak. Det overordna føremålet med planen er å identifisere område innanfor kommunen si verksemd som skal prioriterast for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Desse områda er skildra og lista opp i kapittel 2. Planen vil gjelda ut inneverande valperiode og til ny plan vert vedteken. Kontrollutvalet og PwC har gjennom hausten arbeidd med den overordna analysen som er grunnlaget for planen. Kontrollutvalet ynskte ein grundig prosess både i høve til deltakarar og innhald. 2 Lov av 25. september nr. 107 1992 om kommuner og fylkeskommuner. 3 Side21

Omgrepa vesentlighet og risiko Som det går fram av 10 skal planen vera basert på vesentlighet og risikovurderingar. Desse omgrepa er av PwC definert slik: Vesentlegheit handlar om å identifisera dei viktige/sentrale områda for kommunen (og der igjennom viktige område for forvaltningsrevisjon). Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: KOSTRA benchmarking brukarperspektivet økonomi aktualitet Risiko handlar om å identifisera sannsynligheten for at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av: lovverk føremål og målsettingar organisering planverk og strategiar budsjett Nedanfor er det først gjort greiee for dei prioriterte områda for forvaltningsrevisjon. Deretter er rutinar for gjennomføring og rapportering av det einskilde revisjonsprosjekt skildra. I vedlegg - overordna analyse - er skildra: 1) prosessen for gjennomføringg av den overordna analysen; herunder det teoretiske fundament, prioriterte omsyn, framgangsmåte og involvering av deltakarar, 2) oversyn over identifiserte område. 4 Side22

2. Prioriterte område for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har prioritert dei identifiserte områda for forvaltningsrevisjon som ligg i den overordna analysen. Prioriteringa er gjort ut i frå vurderingar knytt til risiko og aktualitet. I risikoomgrepet er det teke omsyn til: - at tilhøve eller hendingar kan inntreffe og påverke oppnåing av målsettingar negativt, - risikoen i høve til sannsynligheten for at den inntreff, og den forventa konsekvensen den vil medføre dersom den inntreffer: Nesten sikkert Kritisk Høy S annsyn lighet Sannsynlig Moderat Lite sannsynlig B A Medium Lav Usannsynlig Ufarlig Lav Moderat Alvorlig Katastrofal Konsekvens Framlegg til prioritering Kontrollutvalet tilrår prioritet for føljande område for forvaltningsrevisjon: Prosjektleiing Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester Bruk av vikarar Psykososialt arbeidsmiljø Skule ressursbruk, struktur og prosess Økonomi og tenesteyting Kommunikasjonstilbod i kommunen, nye innbyggarar og bustadtilbod Eigedomsskatt Naturkatastrofar / beredskap Dei to siste områda eigedomsskatt og naturkatastrofar/beredskap har lågare prioritet enn dei andre prioriterte områda. 5 Side23

Dei prioriterte områda er skildra nærare nedanfor. I vedlegg, overordna analyse, er andre identifiserte område skildra. Kontrollutvalet tek høgde for vidare prioritering og eventuell omprioritering i perioden. Denne prioriteringa vil vere tufta på aktualitet og risiko. I samband med tinging av forvaltningsrevisjonsprosjekt, vil kontrollutvalet syte for naudsynt design, spissing og avgrensing av prosjekta. Nærmare om prioriterte område: Prosjektleiing Prosjektleiing kan bli sett på som eit eige fag, og då spesielt i store prosjekt. Større byggje- og omstillingsprosjekt innehar risiko i høve til mellom anna økonomi og tid. God prosjektleiing er vesentleg for gjennomføring i høve til plan og ynskjer. Kommunen sin praksis i høve til prosjektleiing, og då spesielt bygg, vart løfta fram som eit tema som kan vere aktuelt for forvaltningsrevisjon. Ein revisjon vil kunne vurdere prosjektleiinga i ettertid, men det kan og vere aktuelt å sjå på prosjektleiing og prosjektframdrifta undervegs i sanntid. Ein forvaltningsrevisjon der ein føljer eitt spesifikt prosjekt undervegs, er løfta fram som et ynska prosjekt. Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester Pleie og omsorg er saman med skule den sektoren i kommunen som er størstt med omsyn til budsjett. Sektorane tok i 2011 49 % av driftsutgiftene i kommunen. Ein funksjon innanfor pleie og omsorg som fleire respondentar peika på i fellesmøte var leiing. Leiinga innanfor pleie og omsorg har ansvar for både fag og administrasjon. Ein revisjon opp i mot leiing vil kunne ha fokus på ulike tema innanfor både fag og administrasjon; ivaretaking av leiaransvaret. Eit konkret område innanfor pleie og omsorg som vart peika på i møte, var kommunikasjon innafor sektoren. Dette kan vere eit aktuelt område for forvaltningsrevisjon, til dømes om kommunikasjon vert tatt i vare på tenleg måte båe for brukarar og tilsette. Ut i frå Kostra statistikk 2011, avvik Ullensvang med omsyn til del innbyggjararr over 80 som er bebuarar på institusjon: Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon Ullensvang Kostragruppe 5 Hordaland 22 % 16,7 % 15,1 % Bebuarar på over 80 år er i utgangspunktet ressurskrevjande. Ser ein til andre indikatorar innafor pleie og omsorg, avvik ikkje Ullensvang i vesentleg grad. Dette kan tyde på ein god produktivitet. Ein gjennomgang av kommunen sine tenester og bruk av tiltak i høve til lover og tilrådd praksis, samt at mottakarane av tenestene får gode tenester i høve til deira retter og kvalitativt innhald, kan vere døme på ulike problemstillingar som kan vere aktuelle i ein revisjon. 6 Side24

Bruk av vikarar Bruk av vikarar var tematikkk som vart løfta fram på fellesmøtet i samband med denne overordna analysen. Ein revisjon vil kunne vurdere ulike sider ved vikarbruken, til dømes: Omfanget av vikarbruk, no og tidlegare år/perioder Kor vert vikarar henta frå og eventuelle kostnadsforskjellar Kor / kva einingar som nyttar vikarar Årsak til vikarbruk Mogleikar for intern omprioritering av ressursar i staden for vikarbruk Ansvar og fullmakter knytt til å hente inn vikarar Psykososialt arbeidsmiljø Psykososialt arbeidsmiljø vart i fellesmøte løfta fram som eit mogleg tema for forvaltningsrevisjon. Arbeidsmiljø er viktig og sett i høve til mellom anna to av dei andre teama som vart diskutert i fellesmøte sjukefråvær og bruk av vikarar er det nærliggande å tenke seg ei kopling. Ein revisjon opp i mot psykososialt arbeidsmiljø vil kunne ha problemstillingar opp i mot fleire retningar, til dømes problem i høve til miljøet, årsaker, konsekvensar, strategiar for å betre og legge til rette for psykososialt arbeidsmiljø. Skule ressursbruk, struktur og prosess Skule og opplæring vil alltid være eit viktig område i ein kvar kommune. I arbeidsmøte var fleire deltakarar inne på området skule som eit risikoområde og ser ein til Kostrastatisikk for 2011 går det fram at Ullensvang nyttar meir ressursar enn snittet i kostragruppa ein er i: Netto driftsutgifter til grunnskolesektor per innbygger 6-15 år Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskole, skolelokaler og skoleskyss per elev Ullensvang Kostragruppe 5 Hordaland 144790 119507 91362 138707 119847 92734 Det å nytte meir ressursar enn andre er i utgangspunktet ikkje negativt. Samstundes kan det vere tenleg å gjennomgå ressursbruk og effektivitet på skule/opplæring. Både med tanke på å etterleve lovverket, sikre vekst og trivsel i kommunen, og å sikre god ressursstyring i høve til politiske vedtak. I høve til skulesektoren, vart skulestrukturen og prosessar kring skulestruktur løfta fram i fellesmøtet som eit vesentleg område. Struktur og prosessar kan vere område for revisjon i seg sjølv, men og konsekvensar av struktur og prosessar, til dømes effektar på rekruttering av lærarar. Økonomi og tenesteyting Ullensvang har no ein utfordrande økonomisk situasjon. Økonomi er ein av grunnpilarane i kommunen, og er eit viktig kontrollområde på grunn av høg risiko. Ullensvang har lågare lånegjeld enn snittet i Kostragruppe 5, men samstundes eit svakare driftsresultat i 2011: 7 Side25

Ullensvang Kostragruppe 5 Hordaland Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter Frie inntekter i kroner per innbygger Netto lånegjeld i kroner per innbygger 0,5 1,4 155,8 52529 41670 1,6 1,8 194,8 57760 516999 0,8 1 182,1 42214 34098 I økonomistyringa er i første omgang budsjettprosessen sentral. Ein ryddig og systematisk budsjetteringsprosess er naudsynt for å sikre kvaliteten på det endelege produktet. Det ferdige budsjettet er kritisk med tanke på ein best mogeleg fordeling og realisme av ressursar på alle område i kommunen. I andre omgang er den praktiske oppfølginga av pengebruk i kommunen sentral, både med tanke på rapportering av faktisk forbruk mot budsjett, og avviksanalysar. Det å sikre at ressursane brukast i høve til budsjett, og på ein måte som gjev mest mogeleg verdi for innbyggarane og tilsette i kommunen. I økonomiplanen 2013-2016 vert det peika på at ein må gjera det ein kan for å redusera driftsutgiftene og om mogleg auka driftsutgiftene. I heradstyrevedtak 28/12 vart det vedteke å sjå på moglege innsparingar innafor: Eit mogleg forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kunne fokusere på i kva grad innsparingar de facto vert henta frå dei ulike områda. Kommunikasjonstilbod i kommunen, nye innbyggarar og bustadtilbod Eit område som er vurdert som heilt sentralt i kommunen er kommunikasjonstilbodet i kommunen. Dette gjeld båe for transportnettet 0g i kommunikasjonen mellom kommunen og innbyggarane. Det er og identifisert ei utfordring knytt til bustadtilbod i kommunen, generelt og for nye innbyggarar; mellom anna er utleigemarknaden vanskeleg. Dette kan ha uynskja konsekvensar knytt til det å få folk til å flytta til kommunen og nye innbyggarar er ynskjeleg for kommunen. Ein forvaltningsrevisjon innafor dette området vil måtte få eit spissa fokus i tinginga frå kontrollutvalet. Fleire ulike fokus og problemstillingar kan tenkast, mellom anna i retning av transportnett og infrastruktur, informasjonsutveksling mellom kommune og innbyggar, tilrettelegging for nye innbyggarar. 8 Side26

Eigedomsskatt Ullensvang skal innføre eigedomsskatt. Innføringa inneber eit stort og ressurskrevjande arbeid. Kostnad for innføringa, korleis risikotilhøve vert teke i vare, kva system ein vil nytte, kvalitet i grunnlagsdata er spørsmål / tema som vart tekne opp i fellesmøte. Dette vil vere spørsmål / tema som vil vere aktuelle for forvaltningsrevisjon. Naturkatastrofar / beredskap Ullensvang har ein topografi som gjer ein sårbar i høve til ras og naturkatastrofar. I møte peika fleire deltakarar kriseplanar og førebygging som heilt sentrale verkemiddel for kommunen. Kommunen sitt arbeid med og innhald i mellom anna ROS analyser og planlegging for beredskap vil kunne vere relevante område for revisjon; om dette er tilfredsstillande. 9 Side27

3. Gjennomføring, oppfølging og rapportering Kontrollutvalet sitt ansvar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon går fram av kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval 9, jf. foran. Kontrollutvalet vil, med utgangspunkt i denne planen, tinga forvaltningsrevisjonsprosjekt. Eventuelle endringar og omprioriteringar i planen ligg til kommunestyret, men myndet kan bli delegert til kontrollutvalet etter forskrift om kontrollutval 10. Slik delegering vert foreslått. Revisjonsprosjekt vert gjennomført etter forskrift om revisjon 7,2 3 : "Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt". Det vert vidare foreslått at sekretariatet til kontrollutvalet, på vegne av kontrollutvalget, etter 12 i forskrift om kontrollutval følgjer opp kommunestyret sine vedtak i samband med handsaminga av forvaltningsrevisjonsrapportar. Det vert tilrådd at kontrollutvalet legg opp til ei årleg rapportering til kommunestyret av denne oppfølginga. Etter 8 i forskrift om revisjon skal revisor rapportere etter kvart til kontrollutvalet; om resultata av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet rår til at kvar revisjonsrapport vert handsama i både kontrollutvalet og kommunestyret, og då med kontrollutvalet som innstillande instans. Ei slik rutine tilfredsstiller 12 i forskrift om kontrollutval knytt til kontrollutvalet si rapporteringsplikt. 3 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Fastsett 15. juni 2004 med heimell i kommuneloven. 10 Side28

Vedlegg Overordna analyse 11 Side29

Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/142-4 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 14/14 08.05.2014 Evaluering plan for selskapskontroll i Ullensvang herad Bakgrunn for saken Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte 15.11.2013 sak 32/13 Orienteringssaker Evaluering av planar: Orienteringssak 2: Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll - I det andre møtet i 2014 vert rådmann, ordførar og økonomisjef invitert til kontrollutvalet for å delta i diskusjonen saman med kontrollutval, sekretariat og revisjon. Særutskrift med invitasjon vart sendt 21.11.2013 Særskilt invitasjon til deltaking på møtet vart sendt ordførar, rådmann og økonomisjef 29.04.2014, her vart og planene lagt ved. Drøfting Plan for selskapskontroll skal evaluerast ein gang i valperioden jfr. vedtak i heradsstyret, sak 106/12. Heradsstyret har delegert evalueringa til kontrollutvalet. I dag ligg følgjande prosjekt i prioritert rekkefølgje i plan for selskapskontroll: 1. Hardanger Energi AS 2. Hardangerrådet IKS 3. Indre Hordaland Miljøverk IKS Kontrollutvalet, ordførar, rådmann, økonomisjef og revisor vert beden om å tenke gjennom og vurdera om det er endra risiko på nokre av selskapa sidan planen vart vedtatt i 2012. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side30

Side 2/2 Det er tenkt frå sekretariatet si side at evalueringa av planen denne gangen skjer etter prosess i kontrollutvalets møte. Eventuelle endringar i planen vert gjort som vedtak og sendt heradsstyret til orientering. Plan for selskapskontroll er basert på vurdering av ein risiko og vesentligheitsanalyse. Dette skal ligge til grunn for dei prosjekt som skal gjennomførast i heradet i planperioden. Ei evaluering midtvegs i perioden skal først og fremst gjennomgå og etterspørje om det er vesentlege endringar i risiko og vesentligheitsanalysen som ligg innanfor dei enkelte prosjekt og/eller om det er kome til endringar i selskapa sidan vedtak av plan, som tilseier at det er nye prosjekter som skal få prioritet. Eksempel på risiko kan være risiko for feil, økonomisk tap, omdømme, tenestetilbod osv. Dette må sjåast opp mot vesentligheit - er det snakk om stort økonomisk tap osv. Konklusjon. Kontrollutvalet, ordfører, rådmann, økonomisjef og revisor vert beden om å tenke igjennom og vurdera om det er endra risiko og vesentligheit siden plan vart vedtatt i 2012. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet gjer følgjande endring i plan for selskapskontroll: 1. 2. 3. Osv. 2. Kontrollutvalets vedtak vert å sende heradsstyret til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side31

Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Utkast til Plan for selskapskontroll Ullensvang herad 2012 2016 Oppdrag for Kontrollutvalet IHR-pdok 5-2012 Side32

Forord Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har fått i oppdrag av kontrollutvalet å utarbeide framlegg til plan for selskapskontroll i Ullensvang herad for perioden 2012-2016. Diskusjonen om kva som er beste måten å få produsert og levert tenester frå herada på er dagsaktuell heile tida. Eitt alternativ er å etablere eigne selskap til å stå for tenesteproduksjonen for utvalde område. Ei av grunngjevingane for dette er at selskap kan profesjonalisere drifta på ein annan måte enn det heradsadministrasjonen kan. Ein annan grunn for herada å involvere seg i selskap på, er for å gje økonomisk eller prinsipiell støtte til tiltaket. Eit tredje grunn er for å organisere ein formell plattform for politiske kampsaker. Same kva årsaka for dei einskilde engasjementa er, varierer interessegrunnlaget for og gevinsten som kan hentast ut over tid. Det er difor viktig at heradet engasjerer seg i eigarskap dei har i selskap. Det er berre på den måten heradet kan verte ein god eigar. Å involvere seg i selskap medfører at heradet overfører ansvar og oppgåver til utsendingar. Selskapskontrollen kan i praksis då seiast å ha to funksjonar. I den perioden der heradet treng stimulans for å ta tak i eigarskapsutfordringar, skal kontrollen vere eit grep for nettopp slik stimulans. På lenger sikt er den viktigaste oppgåva å føre tilsyn med at heradets utsendingar representer heradet slik det er meininga dei skal. Dette planutkastet har som mål å gje innspel til kontrollutvalet om korleis det gjennom selskapskontrollen kan bidra til å utvikle og sikre selskapsengasjementa i heradet. Arbeidet er utført av forvaltningsrevisor Sven Erik Vestby ved Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Vi takkar kontrollutvalet for oppdraget. Voss, 31. mai 2012 Odd J. Storebø dagleg leiar - sign - 2 Side33

Innhald Forord... 2 0 Ullensvang herad Plan for selskapskontroll... 4 1 Innleiing generell del... 6 1.1 Å eige og å vere eigar av selskap... 6 1.2 Kva er eigarskap?... 7 2 Kort om ulike selskapsformer... 8 3 Aktørar og roller i forvaltninga av selskapsinteresser... 10 3.1 Aktørar og roller... 10 3.2 Offentleg eigde selskap særskilde tilhøve til lovverket... 11 4 Innsamla data frå Ullensvang herad spesiell del... 12 4.1 Innspel frå heradet... 12 4.2 Innleiing om kontroll... 13 4.3 Kva selskap har heradet eigarinteresser i?... 13 4.4 Risikoar i selskapsengasjement... 15 4.5 Regelverk for og oppfølging av selskapsengasjement... 16 4.6 Oppfølging av styra til selskapa... 17 5 Drøfting... 18 3 Side34

0 Ullensvang herad Plan for selskapskontroll Ullensvang herad nyttar seg ikkje av heileigde selskap som verktøy for tenesteproduksjon i eigen regi. Men heradet er involvert i fleire ulike typar selskap. Heradet har eigardelar i fleire selskap. Nokre av desse engasjementa gjeld interkommunale samarbeid IKS. Desse ivaretek særskilde oppgåver eller føremål. Dei selskapa mellom desse som synest å vere mest nære, her i tydinga at dei er synlege for folk flest i heradet, er Indre Hordaland Miljøverk IKS Hardangerrådet IKS Noko meir usynlege tenester vert ivaretekne av Interkommunalt Arkiv i Hordaland IKS Av aksjeselskap (AS) heradet har deleigarinteresse i, meiner vi å sjå at det einaste særs viktige er Hardanger Energi AS Samla sett synest Ullensvang herad å ha eit bra dokumentgrunnlag for gjennomtenkt og styrt eigarutøving. Utfordringa vert då å finne grepa som skal til for å få ei oppfølging som appellerer til merksemd og interesser for saka. Vi merkar oss her dei to første momenta i lista av prinsipp for eigarstyring som er trekt fram i rådmannens utgreiing til eigarskapsmeldinga 2010 (HST-sak 58/10): Obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalde Årleg handsaming av eigarskapsmeldinga Selskapskontroll er samansett av eigarskapskontroll (obligatorisk) og forvaltningsrevisjon (valfritt). Det er naturleg at kontrollutvalet gjennom eigarskapskontrollen i det minste rettar merksemda mot dei engasjementa der heradet alltid har styrerepresentantar, dvs i alle høve IKS a. Etter sams drøfting kom utvalet fram til slik prioritering gjeldande selskapskontroll i Ullensvang herad: 1. Hardanger Energi AS 2. Hardangerrådet IKS 3. Indre Hordaland Miljøverk IKS Forslag til prioritering vart samrøystes vedteke. VEDTAK (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. IHR vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan 01.10.12 slik at den kan leggjast fram for heradsstyret i møte 05.11.2012 4 Side35

Det vil kunne ligge gevinst i å ta kontakt med andre eigarar i deleigde AS eller IKS dersom det er ynskje om å gjennomføre selskapskontroll i slike. Forvaltningsrevisjon ut frå eige initiativ er berre aktuelt i heileigde selskap. Vi oppfattar situasjonen slik at det ikkje ligg føre nokon situasjon som tilseier at det kan vere aktuelt å vurdere forvaltningsrevisjon i selskap i perioden. Skulle det oppstå endringar i dette, reknar vi med at eventuell bruk av forvaltningsrevisjon vert å vurdere ut frå den situasjonen som då oppstår. 5 Side36

1 Innleiing generell del 1.1 Å eige og å vere eigar av selskap Den tradisjonelle modellen for tenesteproduksjon i regi av heradet er det heradstyret som vedtaksorgan og rådmannen/administrasjonen som for og gjennomfører. Det medfører at heradstyret lett kan ha kontakt med og følgje opp dei prosessane i administrasjonen som påverkar tenesteproduksjonen. Når heradet set ut tenesteproduksjonen til ulike former for selskap, endrar ansvarstilhøva mellom partane seg. Drifta av selskapa må innordnast det lovverket som gjeld nett dei ulike selskapsformene. Samanlikna med den tradisjonelle heradsmodellen for tenesteproduksjon, er ikkje minst vegen mellom heradstyre som interesseeigar i tenesteproduksjonen og selskapet som produsent av tenestene meir kroket. Overføring av oppgåver til selskap er ikkje berre ei bestilling av tenesteproduksjon. Den definerer også ein fridom for selskapet til å sjølv å velja vegar fram til leveranse. Ofte vil vi sjå at nettopp slik fridom er sentralt i grunngjevinga for å etablere eit selskap eller gå inn i samarbeid gjennom selskap. Set vi heradstyrets eigarskapsutøving i høve selskap opp mot deira ansvar og mogelegheit for å følgje opp aktiviteten i administrasjonen, ser vi fort at dei to er klart avvikande. Det er snakk om to svært ulike måtar å styre på. Herada har så hatt rykte på seg at dei i liten grad har greidd å møte denne utfordringa på ein god måte. For berre få år sidan var situasjonen slik at mange herad knapt hadde oversikt over dei interessene dei hadde i ulike selskap. Når heradstyra så får augo opp for at selskapsengasjement både er viktig og interessant, kan det synast som om kunnskapen om kva som er god forvaltning av interessene kan vere noko mindre enn ynskjeleg. Ikkje alt eigarskap heradet ser seg tent med å ha i selskap, medfører eller er påtenkt å løyse ut styringsansvar. Men vi må kunne hevde at ein grunnleggjande føresetnad for godt eigarskap er at heradet veit kva interesser det deltek i, kvifor det er etablert slikt eigarskap og kva som er meining og føremål med engasjementet. Kva plikter følgjer det å eige? I prinsippet må vi kunne hevde at ein eigar må kunne forvalte eigarskapet sitt nett som han vil, i alle høve så lenge det ikkje er i strid med lover og reglar. At herad har dårleg eigarrykte, må vi forstå denne kritikken ut frå ei allmenn forventing om at heradet som eigar ikkje kan gjere som den vil. Som innbyggjarar forventar vi at heradet skal forvalte interessene sine i selskap på ein måte som synleggjer kva verdiar eller gevinst engasjementet er forventa å ha og vise at den evnar å oppnå dette. Vi skal såleis forvente at heradet er heilt klar over a) kva eigarskap den er involvert i, b) kva som er føremålet med nett denne eigarskapen, og c) korleis interessene skal forvaltast slik at dette føremålet vert oppnådd. Sett utanfrå er det nærliggjande å tolke eit fråvær av uttrykte eigarinteresser som eit resultat av manglande interesse for og forståing av kva avgrensingar og moglegheiter utfasing av tenesteproduksjon frå heradsadministrasjonen gjev heradet. Heradspolitikarar har mange ting å ta stilling til. Dei fleste av desse vert løyst innanfor ei forståingsramme som både er særskild for organisasjonen herad og stort sett fast. Det medfører at politikarane får mykje trening i å vurdere og handsame saker i samsvar med denne modellen. 6 Side37

Oppgåver som krev annleis kunnskapsgrunnlag og tenking enn den vanlege, vert fort meir krevjande å ta tak i. Talet på gonger saker vert tekne opp, er ikkje alltid stort. Vi vil til dømes tru at mange heradstyre stort sett berre engasjerer seg i høve dei ulike selskapa når det vert innkalla til generalforsamling. Generalforsamlinga er i mange høve einaste kanal for eigarstyring av selskap. Det som heradstyret ikkje får uttrykt når dette høvet kjem, må kan hende ligge på vent til neste generalforsamling. Neste år. At heradstyret får mange nye deltakarar kvart fjerde år, medfører dessutan at det er kontinuerleg behov for opplæring. Dersom ingen av dei erfarne representantane i heradstyret viser interesse for eller arbeider for å prioritere ei særskild oppgåve, er det sjølvsagt vanskeleg for nye representantar å finne ut at nettopp denne oppgåva bør det takast tak i. Det att synest å ha resultert i at mekanismen ute av auga, ute av sinn i stor grad har fått dominere. Endringar i utfordringane for herada, og då ikkje minst av økonomisk karakter, har medført at det tydlegare enn før er viktig å rasjonalisere og effektivisere innanfor alle engasjement heradet har. Å få meir ut av dei engasjementa som er viktige, og kanskje avhende engasjement som ikkje lenger har ei klar oppgåve eller funksjon, er ein måte å møte dette på. Dette bør også gjelde selskapsengasjement. Spesialisering med aukande krav til særskild kompetanse medfører i mange tilfelle gevinst i samarbeid med andre herad. Det same kan seiast om effektiviseringsgevinstar som mange ser i stordrift. For andre kan selskapsetablering vere ein måte å sikre at kompetanse og arbeidsplassar vert verande i heradet eller i regionen. Det er naturleg å sjå innføringa av obligatorisk arbeid med selskapsoppfølging (selskapskontroll/planverk) frå 2005 å ha som føremål å fremje både auka fokus på utøvinga av eigarskap, og som eit bidrag til å sikre tilpassa merksemd på denne særskilde oppgåva i heradsforvaltninga. 1.2 Kva er eigarskap? Den samla omsetjinga av kommunalt og fylkeskommunalt eigde selskap skal i 2009 ha vore om lag 100 mrd kroner. Talet på selskap eigd av herad, har dei siste åra i Hordaland fylke lege på i underkant av 200. Talet på selskap herad har eignelutar i, er vesentleg større. Omfanget av eigarskap i selskap er ulikt herada i mellom. Vi tenker her på selskap som er offentleg eigd og som heradet kan utøve faktisk eigarskap med. Desse selskapa representerer store verdiar og interesser. Ikkje alle herad har selskap dei eig fullt ut sjølv. Av det følgjer det at innsatsen kring temaet ikkje treng vere like stort i alle herad. Men selskapsetablering ligg som eit ope alternativ for tenesteproduksjon i og for herada. Det er difor nyttig for heradstyra å vere oppdatert på kva rammevilkår som gjeld for ulike typar selskap. Forvaltninga av interesser i heradssystemet og gjennom selskap, er som nemnt ulike kvarandre. Som peikt på over er selskapskunnskap heller ikkje eit kunnskapsområde som automatisk etablerer seg eller kjem fram til representantane i heradstyret. Det er difor viktig for alle herad at dei er merksame på temaet eigarskap, og då ikkje minst kva som ligg i det å vere ein god eigar. Vegen å gå frå å vere dårleg til å verte god på eigarskap, og korleis vi opprettheld godt eigarskap når vi har kome dit, er ikkje innlysande. Korkje i form eller farge. Det er mange variablar som inngår i eigarskapsutøving. Så berre det å setje ei grense for når det skjer ei endring frå dårleg til god, vil vere vanskeleg. Eit viktig poeng for offentleg eigarskap er likevel at det ikkje er tilstrekkeleg å vere god i praksis. Prestasjonane må også kunne synast og grunngjevast. 7 Side38

Nokre innspel til hjelp finst. Til dømes har KS utarbeidd 19 tilrådingar for nettopp godt eigarskap 1. Det kan nemnast her at den første tilrådinga gjeld obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde. Mange selskapskontrollar nyttar desse tilrådingane som ramme for å setje heradstyrets prestasjon som eigar i perspektiv. Generelt kan vi oppsummere eigarskap som prestasjonar. Dette i motsetnad til noko som kan kjøpast. Prosessen å gjennomføre ein overordna analyse og utarbeide ein godkjent plan for selskapskontroll har som sluttprodukt å gje ei ramme for kontrollutvalets oppfølging av heradets eigarinteresser i selskap. Både omfanget av og gjennomføringa av kontrollaktivitetar er viktige signalhandlingar som viser interesse og profil for dei som har kontrollansvar. Plan for selskapskontroll er såleis ein viktig og sentral reiskap for heradet ved at den speglar heradstyrets merksemd på eigarstyring gjennom å a) etterprøve praktisk funksjon av den eigarskapsprofilen heradstyret har bygd opp på eine sida, og å b) vise korleis heradstyret styrer kontrollfunksjonen som kontrollutvalet ivaretek til å underbygge og stadfeste nettopp den eigarprofilen heradet ynskjer å stå fram med Å vere eit godt eigarherad medfører m.a.o. både forventingar om god eigarforvaltning frå heradstyret si side og eit tilpassa og styrt kontrollregime forvalta gjennom kontrollutvalet. Begge delar krev kunnskap. Vi skal i det neste avsnittet sjå kort litt nærare på nokre sentrale karakteristika for dei ulike former for selskap som vi vanlegvis finn i herada. Der på skal vi sjå litt nærare på rammene for den kontrollen som dette dokumentet er utarbeidd for; selskapskontrollen. 2 Kort om ulike selskapsformer Rolleavklaring er eit viktig og grunnleggjande moment. Roller vert mellom anna definerte av kva type selskap heradet deltek i og gjennom. Det er ikkje noko i kommunelova som avgrensar heradets høve til å etablere selskap. Samstundes er det ikkje høve til å setje bort alle dei oppgåvene heradet har, til selskap. Det er heller ikkje høve for heradet å ha eigarskap i alle typar selskap. Aksjeselskap og samvirkeføretak er dei to selskapsformene herada kan delta i saman med private. I tillegg kan herada samarbeide seg i mellom med nokre selskapsformer som interkommunale selskap (IKS) og interkommunalt samarbeid (ofte nemnt som 27 selskap etter kommunelova). Stiftingar er også tekne med i gjennomgangen. Ved val av selskapsform er det to faktorar som må vurderast og avbalanserast: a) Kor viktig er det for heradstyret å ha styring med aktiviteten i selskapet? b) Kva fridom må leiinga av selskapet ha for å kunne utnytte dei fordelane som ligg i fristillinga frå heradsorganisasjonen? Eit viktig moment under punkt b) er då vilkåra som eit selskap må ha for å kunne konkurrere med andre aktørar (til dømes energiselskap). Kommunale føretak (KF) er ikkje eigne selskap. Meininga med ordninga er å gje heradet eit høve til å organisere driftsområde i heradet med forretningsprega verksemd som eigne einingar, men utan at dei vert organiserte i selskap. Tanken bak er å opprette ein balanse mellom styring og kontroll frå 1 http://www.ks.no/pagefiles/12559/19%20anbefalinger%20februar%202011.pdf 8 Side39

heradet på den eine sida og fridom for føretaksleiinga til å løyse oppgåvene på den andre sida. Enkelt sagt kan vi sjå KF som utskiljing av einingar som har klart definerte oppgåver og som vert fristilte frå rådmannens administrasjon. Dette for at dei skal kunne reindyrke produksjon og leveranse av dei aktuelle oppgåvene. KF er ikkje eigne rettssubjekt. Dei konkurrerer heller ikkje med nokon. Heradstyret er øvste organ. Paragraf 27 selskap (kommunelova) har som basis at herad kan gå saman om å etablere eit samarbeid/styre for å løyse utfordringar dei alle har. Deltakarane formar sjølve ut organisering av og vedtekter for samarbeidet. Grovt sett vert heile drifta tufta på vedtektene. Selskapet skal ha eit styre, men treng ikkje noko representantskap. Dersom selskapet ikkje har representantskap, ivaretek styret både selskapets og eigaranes interesser. Dette kan gje konfliktar på område der selskapets interesser og samarbeidsinteressene ikkje er samanfallande. Interkommunale selskap (IKS) må ha minst to eigarar. Dei er sjølvstendige rettssubjekt og med det både økonomisk og rettsleg skild frå eigarane. Kvar av eigarane har eit prosentvist (til saman 100 %) uavgrensa ansvar for ein fastsett brøkdel av forpliktingane som følgjer selskapet. Representantskapen er øvste mynde. Dette er eigarane sitt organ. Alle eigarar har såleis minst ein deltakar i representantskapen. Ansvaret for forvaltning av selskapet er tillagt styret. Eigarstyring skjer gjennom at representantskapen gjer vedtak som er bindande for styret i selskapet. Skal eigarsignal formidlast er det viktig at heradstyret har nær og målretta dialog med sin(e) representant(ar). Styret vert valt av representantskapen. Deira oppgåver må forvaltast innafor dei rammene som er sett for føremålet med selskapet, selskapsavtalen og årsbudsjett, og dei vedtak og retningslinene som representantskapen har gjort. Eit aksjeselskap (AS) er eit eige rettssubjekt. Det har eigne inntekter, formue og må sjølv svare for dei forpliktingane det måtte ha/få. Eigardelane til selskapet vert definerte gjennom aksjar. Selskapet kan ha ein eller fleire aksjonærar. Medan eigarane på eine sida ikkje svarar for dei forpliktingane selskapet har, kan dei motsett veg ikkje fritt rå over inntektene og formuen selskapet har. Eventuelt uttak av midlar må skje i samsvar med reglar fastsett i aksjelova. Forlag om eventuelt aksjeutbytte skal kome frå selskapets styre, men fastsett av aksjeeigarane i generalforsamlinga. Vedtaket kan berre stadfeste eller redusere styrets forslag til utbytte. Generalforsamlinga er eigarane sitt organ i selskapet. Derifrå kan selskapet styrast gjennom vedtekter, instruksar eller andre vedtak som har innverknad for styrets og dagleg leiars arbeid. Det er generalforsamlinga som vel styre. I selskap som er heileigde av heradet er det som oftast ordførar aleine som er generalforsamlinga. Samvirkeføretak (SA) er ei formalisering av dei ulovfesta lutlaga, partslag, selskap med avgrensa ansvar (BA) med fleire. Samvirkeføretak er ei demokratisk organisasjonsform der aktiv deltaking er viktig. Denne selskapsforma kan heradet møte gjennom deltaking i til dømes energiverk, vassverk, biblioteksentralen med meir. Stiftingar er sjølvstendige rettssubjekt, men er særskilde i eigarskapen. Herad kan sjølve eller saman med andre opprette stiftingar, men det gjev ikkje eigarskap. Stiftinga eig seg sjølv. Det medfører mellom anna at heradet ikkje kan utøve noko strategisk eigarstyring i høve selskapet sjølv om heradet er einaste stiftar. Lovverket set også grenser for kva roller ein stiftar kan ha i stiftinga som organisasjon. Stiftingar er under tilsyn av Stiftelsestilsynet. 9 Side40

Figur 1: Høvet heradet har til å utøve strategisk eigarskap varierer med selskapsform. For eit utval former for selskap kan dette illustrerast som i denne figuren. 3 Aktørar og roller i forvaltninga av selskapsinteresser 3.1 Aktørar og roller Eigarrolla og ikkje minst omdømmet heradet har som eigar vert påverka av mange aktørar. Her skal vi gå gjennom dei sentrale av desse. Heradstyret som plenum er formell eigar av dei interessene som heradet har i selskap. Auka bruk av selskapsorganisering i og av verksemd med utspring i herada har vorte argumentert som følgjer 2 : Meir kostnadseffektiv tenesteproduksjon Betre kvalitet på tenester Konkurranseutsetjing av tenester Betre ansvar og oppgåvefordeling i heradet Ein meir oversiktleg heradsorganisasjon Rekruttering av kompetanse Juridiske omsyn Det vert peikt på at heradet ofte har ei formeining om at fristilling gjennom selskapsorganisering vil bidra til både betre og annleis framferd. Herad er gjerne merksam på at selskapsorganisering og med det fristilling medfører at grunnlaget for å styre aktivitetar endrar seg. Kva styringsrolle og styringspraksis som kjem inn som alternativ synest det å vere mindre kunnskap og merksemd kring. Resultatet kan verte ei passiv eigarrolle. Generalforsamlinga/representantskap er selskapets høgste myndigheit. Som konsekvens av dette kan generalforsamlinga i prinsippet handsame og gjere vedtak om alle slags saker som lova eller selskapets vedtekter ikkje uttrykkeleg legg til eit anna organ i selskapet. Generalforsamlinga kan om ynskjeleg gje styret instruks om korleis det skal handsama kva helst for sak, overprøve styrets avgjerder og sjølv ta avgjerd i saker som elles høyrer til under styrets ansvarsområde. Dette ansvaret kan berre utøvast i generalforsamlinga. Styret/styreleiar. Eit styre skal bidra til at det kan utviklast langsiktige konkurransefortrinn for selskapet. Dette skal oppnåast ved at styret engasjerer seg aktivt i ulike oppgåver, og då spesielt strategi. Styret vert sett saman av medlemmer med ulike typar og gradar av erfaring, kunnskap og kompetanse. Utfordringane for styreleiinga er å få nyttegjort seg av styremedlemmenes kunnskapar og evner til oppgåveinvolvering, måloppnåing og verdiskaping. I den pågåande debatten om 2 Gjertsen, A. og K. Martinussen (2006): Styring og kontroll av kommunale selskap og foretak. Nordlandsforsking. NF-rapport nr. 18/2006. 10 Side41

selskapsoppfølging frå herada er spørsmålet om det vert utnemnt for mange politikarar til styremedlemmar sentralt. Dette på kostnad av selskapsfagleg kompetanse. Styreleiinga omfattar både styreleiaren som person og dei reglane og strukturane som vert nytta for måloppnåing. Det vert gjerne presentert som ein føremon at styreleiar og dagleg leiar er to ulike personar. Dette mellom anna fordi styret skal utøve ein disiplinfunksjon i høve den daglege drifta. Denne funksjonen er det mange som meiner vert vanskeleggjort dersom styreleiar og dagleg leiar er same person. Eit styre er samansett av likeverdige medlemmer med kollegialt ansvar. Dette i motsetnad til dagleg leiar som sit på toppen av eit hierarki. Ei viktig oppgåve for styreleiar er å gjere styret til eit kreativt forum der dei ulikes kompetansar og erfaring kan trekkast ut til beste for selskapet. Det er naturleg at styreleiar er godt kjent med den einskilde styremedlemmen sin kompetanse, perspektiv og mål. I det ligg det at det kan vere viktig at styreleiar vert involvert i valet av styremedlemmar. Dagleg leiar skal stå for nettopp den daglege leiinga. I dette ligg det både ein rett og ei plikt. Retten er knytt til at dagleg leiar skal kunne løyse dei daglege utfordringane utan innblanding frå styret. Oppgåver av uvanleg type eller som er svært viktige, skal styret involverast i. Den daglege drifta skal gjennomførast innafor dei retningsliner og pålegg styret har lagt. Dagleg leiar skal også sjå til at gjeldande lovverk vert følgt. Oppgåver som det ikkje er lagt føringar for, er det opp til dagleg leiar å forme ut løysingar for. Men ikkje under nokon omstende må dagleg leiar iverksetje avgjerder som er i strid med norsk lov eller som vil skade selskapet eller aksjonærar. I eit selskap som ikkje har dagleg leiar, er det styreleiar som ivaretek denne funksjonen. Funksjonen dagleg leiar har, kan dermed seiast å vere ei avlasting av styrets ansvar og oppgåver. Tilhøvet mellom styreleiar og dagleg leiar krev god og tydeleg arbeidsdeling. Arbeidsdelinga bør mellom anna kome fram i arbeidsinstruksen for dagleg leiar og i styreinstruksen. Ved å ha gode strukturar i styrearbeidet vil det vere mogeleg å ha gode og tillitsfulle samarbeidstilhøve samstundes som den vesentlege kontrollen vert lagt inn i reglar og strukturar. Kontrollutvalet er gjeve tilsynsoppgåver/tilsynsansvar gjennom kommunelova 77 punkt 5 og 80, og fører tilsyn på vegne av heradstyret. Som peikt på over er det ei sentral oppgåve for heradstyret å synleggjere og klargjere kva rammer kontrollutvalet skal ha for utøving av dette tilsynsansvaret. For oppfølginga av eigarskapsinteressene slik dei er definerte i dei nemnde paragrafane, er plan for selskapskontroll eit viktig dokument som kan setje passande rammer for kontroll og tilsynsarbeidet. Selskapskontrollen vert vanlegvis oppfatta å ha to ulike tilnærmingar, eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eigarskapskontroll omfattar kontroll med forvaltninga av heradets eigarinteresser. Denne oppgåva omfattar mellom anna å kontrollere at den/dei som utøvar heradets eigarinteresser gjer dette i samsvar med dei vedtak og føresetnader som er fastsett av/i heradstyret. Eigarskapskontrollen er obligatorisk. Forvaltningsrevisjon er eit omfattande og ressurskrevjande verktøy som det er opp til heradet sjølv å fastsetje om skal nyttast. Det vil vere mest aktuelt å vurdere bruk av forvaltningsrevisjon i selskap som heradet eig aleine. 3.2 Offentleg eigde selskap særskilde tilhøve til lovverket Nokre juridiske tilhøve som følgjer offentleg eigarskap kan det med fordel vere vel informert. 11 Side42

Forvaltningslova gjeld for all verksemd som vert drive innanfor dei grenser som gjeld for heradet som rettssubjekt. Dette kan også gjelde selskap som er eigde av heradet. Forvaltningslova gjeld for selskap som er så tett knytt til forvaltninga at dei kan seiast å vere ein del av (organ i) heradet. Dette må avgjerast etter eigne vurderingar der selskapsform, føremål og grunngjevinga for etableringa er viktige faktorar som påverkar utfallet. Eit selskap som driv monopolverksemd kan falle inn under lovverket, like så dersom selskapet må sjåast som ein lekk i gjennomføringa av heradets politikk. Motsett er eit selskap som opererer og konkurrerer fullt og heilt i ein marknad, ikkje omfatta av lovverket. Dette sjølv om heradet eig selskapet aleine. Ei form for selskap som mange herad har, er selskap som tilbyr tilrettelagt arbeid som arbeidsmarknadstiltak. Både føremål og finansiering kunne tilsei at slike var mykje lik heradet og med det underlagt same lovverk. Justisdepartementet si lovavdeling har for desse kome fram til at det at selskapa også driv næringsverksemd i konkurranse, tilseier at dei ikkje er å sjå som forvaltningsorgan. Offentleglova skal sikre innsyn i saksdokument mm og gjeld for kommunale selskap dersom det offentlege har ein eigardel som gjev rett til meir enn 50 prosent av stemmene i generalforsamling/- representantskap, eller har rett til å velje meir enn halvparten av stemmene. Lova gjeld likevel ikkje selskap som i hovudsak driv næringsverksemd i direkte konkurranse og på same vilkår som private. Gjeld offentleglova, er til dømes styreprotokollen offentleg. Lov om offentlege anskaffingar har som mål å sikre at det offentlege vel leverandørar som sikrar effektiv ressursbruk. Dei seinare åra er dette regelverket styrkt for å sikre betre kontroll, revisjon og innsyn. Regelverket gjeld offentleg eigde selskap dersom følgjande tre vilkår er oppfylte: Selskapet tener behova til ålmenta, og er ikkje av industriell eller forretningsmessig karakter Er eit sjølvstendig rettssubjekt Verksemda er i hovudsak finansiert (> 50%) eller kontrollert av andre myndigheiter eller offentlegrettslege organ Skatteregelverket gjev heradet avgrensa skatteplikt, men det gjeld ikkje for IKS eller AS eigd av heradet. Reglane for eigedomsskatt fritek heradets eigedomar for slik skatt. Dette gjeld ikkje for eigedom eigd av IKS eller AS, sjølv om selskapa er eineeigd av heradet. Ny samvirkelov vart gjort gjeldande frå 2008. Av denne går det fram at alle selskap med avgrensa ansvar innan 2013 må tilpasse seg det nye lovverket eller omskapast til AS. Selskap med avgrensa ansvar omfattar tradisjonelt ei lang rekke typar selskap. Døme på aktivitetar som kan vere aktuelle i heradet, kan vere vassforsyning, kraftlag, samfunnshus og marknadsføring av reiseliv. Vi tek med dette her som ei påminning. 4 Innsamla data frå Ullensvang herad spesiell del 4.1 Innspel frå heradet Heradet (administrasjon/politisk) har gjeve munnleg innspel til planarbeidet. Desse er innarbeidd i planen. 12 Side43

Kontrollutvalet har fått førelagt seg informasjon vi har samla inn frå det innleiande arbeidet med planen. 4.2 Innleiing om kontroll Eit planarbeid har vanlegvis som føremål å gje retningsliner for korleis eit tema eller arbeidsområde er tenkt utvikla innafor ein tidsperiode. Som oftast kan vi gå ut frå at det er eit ynskje om at planarbeidet skal bidra til å sikre ei utvikling det er fleirtal for, samt å bidra til at denne utviklinga kan setjast inn i både eit lengre tidsperspektiv og ein større samanhang. All kontroll har som oppgåve å måle status for ein aktivitet i høve forventingar til denne. Den aktiviteten i heradet det her er snakk om, er heradets eigarengasjement i selskap. Dette engasjementet vil vere samansett av ulike element. Dei mål og rammer som er sett for heradets eigarskap i ulike selskap, er sentralt for kontrollarbeidet. Det er rimeleg å forvente at mål med (kva) og grunngjeving for (kvifor) alle eigarengasjement er konkretiserte. Det vere seg store eller små interesser. Sidan eigarskapen også skal forvaltast, er eigarstrategi eit støttedokument som heradet bør ha. Heradsstyret skal også orienterast om korleis eigarskapen utviklar seg. Denne informasjonen er det naturleg å presentere i eigarskapsmeldingar. Slike bør leggjast fram etter fastlagt mønster. Det er og eit viktig poeng at vesentlege delar av det utøvande selskapsengasjementet til heradet vert ivareteke av utsendingar. Utsendingane til generalforsamlinga har til dømes viktige funksjonar i høve selskapsstyrets funksjon og virke. Mellom oppgåvene er å gje innspel til val av medlemmar til selskapsstyret. Selskapsstyret si oppgåve er å hjelpe selskapet med drifta. Eit styremedlem skal vere personleg lojal til selskapet, også i høve eventuelle interessekonfliktar med politisk ståstad. Generalforsamlinga kan pålegge styret som eining å arbeide for konkrete saker, men ikkje gje føringar for korleis den einskilde styremedlem skal følgje opp ei sak. Fritt sagt er selskapskontrollen si oppgåve å sjå til at dei aktørane som forvaltar heradets eigarinteresser gjer dette på ein tilfredsstillande måte. Typiske kontrollhandlingar vil vere å sjå etter om forvaltinga av temaet eigarskap i/av selskap er tilfredsstillande, dvs i samsvar med forventning. Planlegging er eit verktøy for å bidra til at selskapskontrollen skal verte effektiv. Planen er ein viktig del i heradstyrets kommunikasjon med kontrollutvalet. Plan for selskapskontroll vart introdusert i førre heradstyreperiode. Det er no tid til å sjå på effektar og resultat så langt. Dette som grunnlag for å fastsetje rammer for dette kontrollarbeidet i inneverande periode. I dette hovudkapittelet i planen ser vi først nærare på kva posisjon eigarskap og eigarskapsutøving har i Ullensvang herad. Deretter presenterer vi analysen av heradets eigarskapsprofil slik vi ser det. 4.3 Kva selskap har heradet eigarinteresser i? Det er mange måtar eit herad kan vise eigarskapsinteresser til eit selskapsengasjement på. Ein skala for dette kan vere frå i eine enden å uttrykke symbolsk støtte for saka til i andre enden å eige eit selskap fullt ut. Mellom desse ytterkantane finst det så eit utal variantar. I tabell 1 har vi sett opp oversikt over selskap heradet har interesser av ulik storleik i. Kjernen i opplistinga er henta frå eigarskapsmeldinga til heradet frå 2010. Oversikta er eit godt døme på kor ulike interesser heradet kan engasjere seg i. I kollonna eigarføremål har vi med eit enkelt system 13 Side44

gjeve ein karakteristikk av kva vi trur er føremålet med interessa. Vi skal utdjupe kva vi legg i desse karakteristikkane. Vi har delt eigarskapsinteressene inn i tre grupper: Heileigde selskap Eigarskap saman med andre herad Eigarskap saman med private I høve selskapskontrollen må vi tru interessene er avtakande i denne rekkefølgja. Det særskilde kontrollrommet som følgjer offentleg eigarskap er i alle høve redusert til nærast null straks det er private eigarpartar i selskapet. Det er fullt mogeleg å gjennomføre kontrolltiltak mot interkommunale selskap, men kontrollen krev noko meir tilrettelegging av di det er fleire eigarar. I tabellen har vi så delt føremålet med eigarskapen inn i tre ulike grupper, sjå kolonne ytst til høgre i tabellen. Tabell 1: Oversikt over eige i selskap for Ullensvang herad. Sjå merknad under tabellen for korleis tala for 2012 er framkomne. Minoritetsinteresser i selskap/aktivitetar av særs perifer type, er ikkje tekne med. Selskap Pålydande 2012* Verdivurdering 2010 Eigar% Eigarføremål Hardanger Energi AS 60 000 60 000 36,3 Kommersielt Hardangerbrua AS 10 000 10 000 6,66 Politisk Hardangerrådet IKS 14,0 Politisk Indre Hordaland Miljøverk IKS 17 500 16,6 Politisk Odda vegfinans AS 10 000 10 000 4,0 Politisk AS Haukelivegen 10 000 10 000 2,86 Politisk Norsk bane AS 50 000 50 000 0,5 Politisk Reisemål Destination Hardanger Fjord AS 36 540 38 000 7,0 Politisk Vikebygd landskapspark 50 000 50 000 18,25 Politisk Kinsarvik breiband 5 250 5 250 2,0 Politisk Alvavoll og Aarhus vassverk Ingen data 10 000 Samfunn Samfunn Lofthus vassverk 15 000 15 000 Opedal vassverk 18 650 18 650 Samfunn Vines vassverk 2 000 2 000 Samfunn Nå vassverk Ingen data 2 000 Samfunn Interkommunalt Arkiv Hordaland IKS 2,85 Politisk Biblioteksentralen 1 200 1 200 Samfunn *Vi gjer merksam på at verdiane på eigardelar som er oppgjeve i denne tabellen er framkomne på ulik vis. Tala for 2010 er kopi frå saldobalansen i rekneskapen til heradet. Tala i kolonnen for 2012 refererer for aksjeselskapa til pålydande aksjekurs henta frå/kontrollert mot Brønnøysundregisteret. Tal elles er henta frå saldobalansen for 2010 frå heradet. Verdiane for heradet sin aksjeportefølje i deleigde selskap er rekna ut frå eigarprosent. 14 Side45

Kommersielle føremål forstår vi som at heradet forvaltar eigarskapen med det overordna føremålet å tene pengar. Det er berre Hardanger Energi AS som det er naturleg å setje i denne gruppa. I gruppa eigarskap med politiske føremål har vi sett opp selskap vi oppfattar som å ha som føremål å fremje eller støtte særinteresser. Vi kan underdele slike interesser i dei som arbeider for at noko skal kome eller verte etablert, og dei som er retta mot å oppretthalde tilbod som alt er etablert. Det er samstundes minst to typar verdiar knytt til eigarskapen: å støtte opp under eit interessant initiativ gjennom å gje økonomisk støtte, og å markere støtte til saka gjennom å vise at ein er deleigar. Vi vil rekne med at det sjeldan eller aldri er venta noko direkte økonomisk avkasting av engasjement med politisk føremål. Kan hende meir tvert om. I denne gruppa har vi også sett inn eigarskap i selskap som er oppretta for å representere interesser eller oppgåver som heradet ikkje aleine vil klare å løyse, til dømes gjennom IKS. Dei selskapa som er lista opp her, kan rimeleg greitt samlast i gruppene samferdsleutvikling, lokale næringslivstiltak og særlege samfunnsoppgåver heradet ser seg tent med å forvalte i samarbeid med andre, til dømes gjennom IKS. I gruppa eigarskap med samfunnsføremål finn vi det naturleg å sette inn eigarskap knytt til utfordringar eit kvart samfunn kan trenge, men som kan hende ikkje alltid er attraktive eller høvelege oppgåver for privat næringsliv. Verna bedrifter kan vere eit døme. Vi har også i denne gruppa plassert minoritetsinteresser i selskap som har grunnleggjande oppgåver i samfunnet som føremål. I heradet omfattar denne gruppa vassverk der eigarskapet truleg for alle tek utgangspunkt i at desse selskapa er samvirkeføretak. I slike er det vanleg at brukarane også er eigarar. Når det gjeld minoritetsinteressene heradet har i ein del selskap, har vi utelete nokre særs små engasjement. Vi reknar vi med at det ligg føre historisk grunngjevingar for sjølve anskaffinga, og at desse i det alt vesentlege går ut på at heradstyret har sett det føremålstenleg å støtte dei einskilde tiltaka anten økonomisk (eingongshjelp), politisk symbolsk (som minoritetsinteressent) eller som ei blanding av desse to poenga. Dette i motsetnad til at heradet har hatt som mål å få noko strategisk posisjon i høve utviklinga i selskapet. Dersom denne forståinga er rett, er ei naturleg oppfølging av slike interesser at heradet med jamne mellomrom vurderer om det framleis vert vurdert som føremålstenleg å støtte dei ulike selskapa på slike måtar. Vi merkar oss dessutan at eigarverdiane i nokre av selskapa er så små at det kan koste meir å avhende dei enn å halde på dei. Når det gjeld deltaking i samvirkeføretak (SA), vil vi for ordens skuld gjere merksam på krav sett i lovverket om endringar i desse som må vere gjennomført innan 2013. Sjå også i den generelle delen av denne planen. 4.4 Risikoar i selskapsengasjement Ullensvang herad eig ingen selskap aleine, men har eigardelar i ein del andre. Følgjer det risikoar med denne eigarskapen? Dersom svaret er ja, kvifor det? Ei vanleg opplisting av grunnar for at heradet laupande bør evaluere eigarskapsinteresser og eigarskapsføremål i dei selskapa dei har slike i, omfattar følgjande punkt: 1. Selskap representerer vesentlege finansielle verdiar for heradet, og a. Verdiar er i kontinuerleg endring b. Behovet for alternativ oppfølging av desse verdiane vert endra over tid 15 Side46

2. Rammevilkåra for drift av eit selskap er i kontinuerleg endring - a. Vilkåra for kommersiell drift er alltid i endring b. Tilhøve knytt til skattar og avgifter endrast over tid c. Lønsemd og lønsemdsmarginar er i kontinuerleg endring 3. Heradets målsetjingar og behov er i endring over tid a. Endringar i heradets prioriteringar b. Behovet for og ynskje om kontroll og form for eigarskap vert endra over tid I og med at eigarskapen heradet har er avgrensa til partar i selskap, kan fleire av desse momenta oppfattast som å vere av liten interesse. Det er eit mykje brukt uttrykk for offentleg forvaltning at forventingane til deira arbeid skal vere ekstra høge fordi det er innbyggjaranes pengar som vert brukt. I eit slik perspektiv er det ikkje eit godt nok mål for heradet å aleine vere eigar. Utfordringa er å vere ein god eigar. Det er revisjonens oppfatning at god eigarskapsutøving ikkje kan utøvast gjennom å slå interesse og innsats av og på innimellom eller når det elles måtte oppfattast som naudsynt. Som andre oppgåver må det øvast og praktiserast. Ikkje minst gjeld dette for å vise dei utsendingane heradet har til styre og representantskapar at dei har ansvar for og representerer viktige oppgåver i og for heradet. Ei anna forventning er at heradet må kunne vise for ålmenta at den faktisk er ein slik god eigar. For å kunne greie dette, må det i det minste avklarast og synleggjerast kva heradet legg i følgjande moment om oppfølginga av eigarskap: a) Kva heradet skal/kan/bør gjere b) Kva heradet ikkje bør gjere c) Kven som opptrer og gjer kva i dei ulike situasjonane Dersom feil oppstår eller utviklinga går i ein uheldig retning, er både avdekking av tilhøvet og relevant oppfølging sentrale handlingar for å få korrigert kursen. Ansvarsoppgang er difor viktig for å etablere, drive og utvikle eit godt eigarskap. Ansvar er knytt til roller. Difor er det behov for å avklare kva roller som følgjer eigaroppgåva. Dette har vi vist i den generelle delen av plandokumentet. Det er viktig å få med at alle som opptrer på vegne av heradet i saker som har med selskapsengasjement å gjere, er med på å forme ut og synleggjere heradets omdømme som eigar. Det grunnleggjande for alle aktørane i heradet, er regelverket som heradet har utarbeidd for oppgåva. Vi skal difor sjå nærare på nokre dokument som synest å vere premissleggjande for selskapsengasjementet. 4.5 Regelverk for og oppfølging av selskapsengasjement Systematisk, effektiv og ikkje minst rettferdig oppfølging, krev eit regel- eller rammeverk. Som viktige dokument som gjev innspel for eigarskapsutøvinga i Ullensvang herad har vi plukka ut følgjande dokument: Eigarstrategimelding for Ullensvang herad. Ullensvang 21.04.2009 Eigarskapsmelding 2010. Eigarskap og selskapsstyring i Ullensvang herad. HST-58/10 16 Side47

Vi har karakterisert nær alle interesser heradet har i selskap som politiske. Slike att kan grupperast i to; dei som heradet aktivt yter støtte til og viser interesser for gjennom eigarskapen, og dei som heradet deltek i av politisk strategiske årsaker. Vi forstår attendemeldinga frå administrasjonen at dei fleste engasjementa er avgrensa til støtte og interesse aleine. I og med at Ullensvang har bygt sine eigne reglar for selskapsoppfølging på tilrådingane frå KS Eigarforum det vart vist til i kapittel 1, bør heradet ha eit godt utgangspunkt. Valet å legge desse tilrådingane til grunn kan forståast som at det er ambisjonar i heradet om å hente ut meir gevinst av selskapsengasjement. Men så langt syner dette engasjementet lite att i oppfølginga. Til dømes merkar vi oss at det ikkje vart utarbeidd eigarmelding i 2011 som føresett i regelverket. Når den oppgåva vart utsett, er det rimeleg å tru at det heller ikkje har vore noko politisk etterspurnad om denne meldinga. Plan for oppfølging av heradets eigarskap i selskap med bakgrunn i initiativ frå kontrollutvalet, vart så langt vi kan sjå først sett på sakslista i 2006 (HST-sak 51/06) og der på stadfesta i 2007 (HST-sak 119/07). Hovudintensjonen i vedtaket var å utarbeide eit plan/dokumentgrunnlag for oppfølging av eigarskap. Sidan den tid er det som peikt på utarbeidd eit (godt) dokumentgrunnlag, men det synest ikkje å ha lukkast å etablere noko eigarskap til saksføremålet. Vi merkar oss at heradet gjev uttrykk for at interessene som vert forvalta gjennom selskapsengasjement er små. Det same signalet les vi ut av kollonna over føremåla med eigarskap ei slik enkel inndeling synest å ende opp med at nær på alle har politisk karakter eller samfunnskarakter. Som peikt på annan stad er det gjerne markeringsinteresser som er føremål med slikt eigarskap. Og då ikkje berre frå heradets side. Samstundes er sjølvsagt dei erfaringane heradet har med å knyte interesser mot selskap alltid viktige. Det kan jo til dømes verte aktuelt ved eit seinare høve å nytte seg av gevinstar som følgjer med denne måten å organisere tenesteproduksjonen på. Det er vår vurdering at trass i at eigarskapsrolla har lite handlingsrom, er det viktig for heradet å halde seg oppdatert fagleg på området, og delta når det er høve til det. 4.6 Oppfølging av styra til selskapa Kva styrerepresentasjon har selskapa som Ullensvang herad har interesser i? På nettstaden purehelp.no er det samla informasjon om personar som sit i styre i ulike selskap. Ut frå dei opplysningane som er oppgjevne for kvar av desse, har nettstaden laga ein modell som gjev eit bilete av kva erfaring personar i registeret har frå styrearbeid. Skalaen går frå 0 100. Det vert opplyst at røynde styremedlemmer vert ranka i poengområdet 50+. Vi har med bakgrunn i dette sett opp ein tabell over korleis styremedlemmene i selskap Ullensvang herad har eigarinteresse i vert rangert, sjå tabell 2. Vi gjer merksam på at informasjonen ikkje må tolkast slik at styremedlemmer må eller bør ha ein høgast mogeleg styrescore. Det er sjølvsagt kunnskapar og eigenskapar til den einskilde styremedlemmen som tel. Vi reknar med at purehelp.no ikkje naudsynleg kjenner til dette. Men inndelinga kan vere eit utgangspunkt for ein diskusjon om temaet. Informasjonen om dei små eigarinteressene er i hovudsak med for samanlikningas skuld. 17 Side48

Tabell 2: Selskap der Ullensvang herad har eigarinteresser - kompetanse i styra. Selskap Eigar% Styrescore totalt/snitt Styrescore * Styreleiar Tal medl styre Politik arar i styret Indre Hordaland Miljøverk IKS 16,6 82 14 32 6 3 Interkommunalt Arkiv Hordaland IKS 1,97 29 7 4 Hardangerrådet IKS 10,0 18 6 18 3 3 Hardanger energi AS 36,3 442 49 50 7 + 2 4 arep Driftsassistansen i Hordaland VA IKS 0,2 32 5 0 Odda vegfinans 4 186 37 71 5 4 Vikebygd landskapspark 18,25 115 16 37 7 2 Hardangerbrua AS 6,66 225 32 33 7 2 Reisemål Destination Hardanger Fjord AS 7 181 27 21 7 1 *Kollonna styrescore er informasjon vi har henta frå purehelp.no. Dei forklarar styrescore som ein modell som vurderar personleg styreverdi i den norske marknaden. 100 poeng er maksimal styreverdi, 0 er minimal styreverdi. For å få ein høg styreverdi (+50p) krevst det at personen sit i tunge og ansvarsfulle styreverv. Ved utarbeidinga av kollonna politikarar i styret har vi etterprøvd namna på styremedlemmer i det einskilde selskapet mot personar som sto på vallister til politiske verv for perioden 2011 2015. I tillegg har prøvd å finne ut om nokon har vore i tilsvarande politiske verv i tidlegare periodar. Tala er ikkje sikre. Dei framkomne tala kan lesast som at politisk tilknyting inngår i grunnlag for utnemning til styreverv. Dette er det sjølvsagt ikkje noko objektivt grunnlag for å gjere. Men informasjonen kan saman med samla styrescore for styret for det einskilde selskapet gje eit inntrykk av kor stor vekt det er lagt på å sikre erfaren styringskompetanse i selskapa. Det kan vere eit punkt for refleksjon at den erfaringsbaserte styrekompetansen i mange selskap er avgrensa. Det att kan vere ein indikasjon på at eigarfokuset ikkje er så omfattande. Av kapittel 17 i aksjeslova går det fram at eit styreverv medfører at representanten dreg på seg eit uavgrensa personleg ansvar i høve aksjonærar, kreditorar og kontraktspartnerar. Ansvaret er knytt til avgjerdene styret som heilskap tek. Berre protokollføring kan gje ansvarsfrigjering. Det er ikkje uvanleg at styre der herada vel styrerepresentantar ut frå politiske vurderingar, også vel vararepresentantar til desse verva. Det kan synast som ein risikofaktor for den einskilde styremedlemmen at varafolk kan tre inn ved fråvær og vere medverkande, alternativt forslagstillar for vedtak som styret står ansvarleg for. 5 Drøfting Den overordna analysen som skal gje grunnlag for plan for selskapskontroll er meint gjennomført på eit overordna nivå, og med merksemd retta mot mogelege risikofaktorar. I drøftinga vil vi kort dra nokre lange liner ut av informasjonen vi har fått fram. Ullensvang herad har avgrensa interesser bunde i selskap. Berre eitt selskap, Hardanger Energi AS, har vesentleg interesse for heradet. Trass dette har heradet bygt opp eit tilnærma ideelt ramme- og regelverk for selskapsengasjementa. Full nytte av dette regelverket trur vi heradet først vil kunne hente ut når det får betre funksjon enn det synest å ha gjort så langt. 18 Side49

For den framfunne informasjonen kan tyde på at oppgåva eigarskapsforvaltning så langt ikkje har fått særleg høg utøvande prioritet i heradet. Ei forklaring er sjølvsagt at utfordringane for heradet på området ikkje synest særleg høge. Vi tolkar attendemeldinga vi har fått frå leiarnivå i heradet i nettopp eit slikt lys: den neste oppgåva dei må setje ressursar inn i, er å auke eigarskapsoppfølginga. Resultatet av alle arbeidsoppgåver er samansett av førebuingar/tilrettelegging og praksis. God praksis kjem så med øving. Utarbeiding av eigarmelding med jamne mellomrom er ein måte å øve på. 19 Side50

Namn / organisasjon Aksjar / andelar 004 Dag og Tid AS (911 092 417) 2 006 A/L Biblioteksentralen (910 568 183) 4 020 Hurdalsenteret for blinde og svaksynte (973 100 750) 1 023 Hardangerbrua AS (942 032 757) 1 026 Reisemål Destination Hardanger Fjord AS (966 818 271) 38 028 Indre Hordaland Miljøverk IKS (971 155 876) 031 KLP forsikring - eigenkapitalinnskot 033 Hardanger Energi AS (983 502 601) 6 000 034 Kinsarvik Breiband AS (982 894 816) 5 037 Haukelivegen AS (982 420 857) 10 038 Norsk Bane AS (984 365 772) 50 039 Kommunekraft AS (866 818 452) 1 040 Vikebygd Landskapspark AS (994 164 686) 50 041 Odda vegfinans AS (996 559 459) 10 * Andel ikkje oppgitt for dei me har ubetydeleg eigarandel i. Side51

Andel * Likningsverdi 273,00 6,70 % 7,30 % 17,50 % 36,30 % 55 304 540,67 3 % 0,60 % 1 567,24 10 295,02 21,90 % 49 887,41 Side52

Namn / organisasjon Aksjar / andelar Andel 004 Dag og Tid AS (911 092 417) 2 Tal aksjar 2, kvar pålydande kr 25,- balanseført verdi kr 50,- 006 A/L Biblioteksentralen (910 568 183) 4 Tal andelar 4, kvar pålydande kr 300,- balanseført verdi kr 1 200,- 020 Hurdalsenteret for blinde og svaksynte (97 1 Tal andelar 1, pålydande kr 5 000,- som er balanseført. 023 Hardangerbrua AS (942 032 757) 1 6,70 % Tal aksjar 1, pålydande kr 10 000,- som er balanseført. Det er opplyst at samla tal aksjar er 15, slik at Ullensvang sin del utgjer 6,7%. Selskapet er ikkje skattepliktig, difor ingen opplysingar om likningsverdi. 026 Reisemål Destination Hardanger Fjord AS 38 7,30 % Tal aksjar 38, kvar pålydande kr 1 000,- balanseført verdi kr 38 000,- Likningsverdi sist oppgitt per 31.12.2010 til null. Det er opplyst at samla tal aksjar er 522, slik at Ullensvang sin del utgjer 7,3%. 028 Indre Hordaland Miljøverk IKS (971 155 876) 17,50 % Heradet sin interessekapital i selskapet er kr 17 500,- som utgjer 17,5% av samla kapital, og som e 031 KLP forsikring - eigenkapitalinnskot Balanseført innskot var per 31.12.2011 kr 5 006 842. I 2013 har heradet betalt inn eigenkapitalinnskot med kr 598 161, slik at det per 31.12.2013 er bala 033 Hardanger Energi AS (983 502 601) (tidleg 6000 36,30 % Tal aksjar 6 000 (av i alt 16 524), kvar pålydande kr 10,- balanseført verdi kr 60 000,-. Eidfjord kommune (4 000), Jondal kommune (3 994) og Ulvik herad (2 530) eig dei andre aksjane 034 Kinsarvik Breiband AS (982 894 816) 5 Tal aksjar 5, til ein teikningskurs kvar på kr 1 050,- balanseført verdi kr 5 250,- Kjøpt i 2001. Likningsverdi sist oppgitt per 31.12.2010 per aksje kr 3 023,61 til saman kr 15 118. 037 Haukelivegen AS (982 420 857) 10 3 % Tal aksjar 10, kvar pålydande kr 1 000,- balanseført verdi kr 10 000. Etter oppmoding frå heradsstyret i sak 093/05 vedtok formannskapet i sak 075/06 å kjøpa desse ak Det er opplyst at samla tal aksjar er 330, slik at Ullensvang sin del utgjer 3,0%. Primærkommunar 038 Norsk Bane AS (984 365 772) 50 0,60 % Tal aksjar 50, kvar pålydande kr 1 000,- med tillegg for overkurs på kr 30,- pr. aksje. Overkursen e Heradsstyret vedtok å kjøpa aksjane i sak 050/2007. Side53

I desember 2007 opplyste selskapet at samla aksjekapital utgjer knapt 9 millionar kroner, som i tilf Likningsverdi sist oppgitt per 31.12.2010 per aksje kr 42,77 til saman kr 2 139. 039 Kommunekraft AS (866 818 452) 1 Tal aksjar 1, pålydande og balanseført kr 1 000. Heradsstyret vedtok å kjøpa aksjen i sak 092/2008 040 Vikebygd Landskapspark AS (994 164 686 50 21,90 % Tal aksjar 50, kvar pålydande kr 1 000,- balanseført verdi kr 50 000. Formannskapet vedtok å kjøp 041 Odda vegfinans AS (996 559 459) 10 Ullensvang heradsstyre vedtok i sak 054/10 den 20.09.2010 å teikna seg for 10 aksjar kvar pålydan Side54

er balanseført. anseført kr 6 141 123. I brev frå KLP, siste gong av januar 2014, er det gitt retningsliner for ha e. Ullensvang sin del utgjer 36,3%. Aksjane kan etter vedtektene i selskapet ikkje omsetjast frit ksjane. Selskapet er ikkje skattepliktig, difor ingen opplysingar om likningsverdi. r eig 240 aksjar, fylkeskommunar 30 aksjar, og private 60 aksjar. er nedskriven i 2007. Balanseført verdi kr 50 000. Side55

felle inneber at Ullensvang sin del utgjer mindre enn 0,6% av aksjekapitalen. 8. Likningsverdi sist oppgitt per 31.12.2010 til kr 5 494. pa aksjane i sak 027/09. Det er til saman 228 aksjar i selskapet, slik at heradet sin del utgjer 21 nde kr 1 000,- balanseført verdi kr 10 000. Ein har førebels ikkje fått opplysningar om det sam Side56

andsaming i rekneskapen av eigenkapitalinnskotet. tt. Det er grunn til å tru at marknadsverdien av kraftselskapet er fleire titals millionar. Liknings Side57

1,9%. Likningsverdi sist oppgitt per 31.12.2010 per aksje kr 998,23 til saman kr 49 912. mla talet på aksjar eller likningsverdi. Side58

sverdi sist oppgitt til kr 10 778,19 per aksje, til saman kr 64 669 140. Side59

Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 004 Arkivnr: 2014/150-3 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 15/14 08.05.2014 Årsmelding for kontrollutvalet 2013 Bakgrunn for saka: Sekretariatet har laga forslag til utvalet si årsmelding for 2013. Revisjonen er ikkje blitt utfordra på å laga eiga årsmelding om oppdraget i Ullensvang herad. Resultatet av revisjonsarbeidet går fram av revisjonsmeldinga som følgjer rekneskapen, brev og gjennom andre revisjonsrapportar som vert lagt fram for kontrollutvalet. Ettersom årsmeldinga også fungerar som ei rapportering til heradsstyret, vert det lagt opp til endeleg handsaming av årsmeldinga der. Forslag til innstilling Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2013. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side60

Ullllensvang herad ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALET I ULLENSVANG HERAD 1. KONTROLLUTVALET SINE OPPGÅVER Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av heradsstyret og sjå til at heradet har ei forsvarleg revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er ein viktig basis for kontrollutvalet si verksemd. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Sekretariatet skal til ei kvar tid yta kontrollutvalet dei tenestene som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eiga forskrift om kontrollutval av 15.06.04. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei sakene som vert handsama i kontrollutvalet, er forsvarlig utgreidde. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er også sekretariat for kontrollutvala i desse kommunane: Ullensvang, Odda, Voss, Eidfjord, Ulvik, Kvam, Fusa, Fitjar, Stord, Bømlo, Kvinnherad, Austevoll, Tysnes, Samnanger, Sund, Øygarden og Os Sekretariatet er også sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), som er eit landsdekkande interesseorgan for kontrollutvala og deira sekretariat 2. SAMANSETNAD AV UTVALET I VALPERIODEN 2011-2015 Kontrollutvalet i Ullensvang herad har 3 medlemmer. Minst eit av medlemmane skal ha sete i heradsstyret, representanten Isak Reisæter som og er kontrollutvalsleiar har sete i heradsstyret i perioden Isak Reisæter, leiar Jorunn Børve, nestleiar Marianne Haakonsdatter Kvestad, 1. varamedlem Torgeir T. Alvsåker 2. varamedlem Eli Lillevik 3. varamedlem Nina Herland Side61

3. FAKTA OM VERKSEMDA I 2013 Kontrollutvalet hadde 4 møte Kontrollutvalet handsama 33 saker Møta vart haldne for opne dørar Ordføraren har møterett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o planverk innan forvaltningsrevisjon, utarbeidd av PWC o planverk innan selskapskontroll, utarbeidd av IHR o saksframlegg med framlegg til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå IHR o møteprotokollar frå andre utval o orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjonen det vart bede om. 4. AKTIVITETAR I 2013 Av dei viktigaste sakene kan nemnast: Årsmeldingar, Rekneskapen for Ullensvang herad 2012, Kontrollrapport 2012 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Ullensvang herad, Interimsrevisjon, Budsjettframlegg for kontroll- og tilsynsarbeidet i Ullensvang herad. Byggjerekneskapar, Forvaltningsrevisjon vedlikehald, forvaltningsrevisjon pleie og omsorg, samanslåingsprosess IHR og SFR IKS, 5. SÆRSKILT OM: 5.1 DEN ØKONOMISKE SITUASJONEN I ULLENSVANG HERAD Av rekneskapen for 2012 merka kontrollutvalet seg eit rekneskapsmessig resultat på kr. 0,- medan netto driftsresultat er positivt med kr. 1 160 000,- dvs netto resultatgrad på 0,36 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). 5.2 INDRE HORDALAND REVISJONSDISTRIKT (IHR) Det er Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR), som er kommunen sin revisor. Utvalet har hatt eit godt samarbeid med IHR gjennom heile året. Kontrollutvalet ser at rekneskapsrevisjonen er utført på ein tilfredsstillande måte, og viser m.a. til revisjonsmelding av 9. april 2013 IHR har i 2013 ein betre personalsituasjon i høve til 2012. I tillegg har kommunane overteke pensjonskostnadene i selskapet, dette gir selskapet betre moglegheiter for å gjere eit godt arbeid for eigarkommunane. Som eit ledd i å prøve å styrke selskapet la IHR i 2012 fram planer om ei eventuell samanslåing med Sogn og Fjordane revisjon IKS (SFR IKS). Dette har det vore arbeida med i heile 2013 og etter planen skal IHR og Sogn og Fjordane revisjon IKS (SFR IKS) slå seg saman til eit selskap frå 01.01.2015 Side62

5.3 BUDSJETTET FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar vart endra 1.7.2004 ved at kontrollutvalet frå då av fekk ansvaret for å utarbeida budsjettframlegg for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjettframlegget skal innehalda alle kostnader til revisjonen i heradet, kostnader til sjølve kontrollutvalet og kostnader til sekretariat for kontrollutvalet. Budsjettframlegget skal følgja formannskapet si innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet laga eit slikt budsjettframlegg for budsjettåret 2014. Budsjettframlegget vart godkjend av heradsstyret. 5.4 SEKRETARIATSORDNINGA Kontrollutvalet har i 2013 kjøpt sekretariatstenestene frå sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Rådgjevar Kjartan Haugsnes er tilsett i sekretariatet og har vore den frå sekretariatet som utfører sekretariatstenester for Ullensvang herad. 5.5 FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Ullensvang herad er medlem i FKT. Isak Reisæter frå kontrollutvalet i Ullensvang deltok på konferansen i 2013 som hadde mellom anna desse temaene: Nytt fra KRD, forventninger og fremtidstanker ved Anja Kristin Salte Hjelseth Politisk rådgiver i Kommunal- og regionaldept. Etikk og antikorruposjonsarbeid ved Lise Spikkeland, Fagansvarlig for etikk i KS. Korrupsjon og misligheter fokusområde i finansiell revisjon? Ved Harald Brandsås Fagdirektør i Den norske Revisorforening (DnR) og Budsjettest for kommunene ved Bjørn Brox, Cand. polit. og bedriftsøkonom. 6. FORVALTNINGSREVISJON. Forvaltningsrevisjonar som vart gjennomført i Ullensvang herad følgjer prioriteringane gjort i Plan for forvaltningsrevisjon som vart samrøystes vedteken i heradsstyret sak 114/12 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 inneheld desse forvaltningsrevisjonsprosjekta i prioritert rekkefølgje: Prosjektleiing Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester (Under arbeid) Bruk av vikarar Psykososialt arbeidsmiljø Skule ressursbruk, struktur og prosess Økonomi og tenesteyting Kommunikasjonstilbod i kommunen, nye innbyggarar og bustadtilbod Eigedomsskatt Naturkatastrofar / beredskap Side63

6.1 SELSKAPSKONTROLL Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. På bakgrunn av dette gjennomførte IHR på bestilling frå kontrollutvalet ein analyse av Ullensvang herad sin eigarskap for å kunne prioritere kva selskap som kunne vere aktuelle for selskapskontroll i perioden. I gjennomføringa av dette arbeidet involverte IHR både administrasjon, politisk nivå og kontrollutvalet. På bakgrunn av dette kunne kontrollutvalet innstille til heradsstyret ei slik prioritering for selskapskontroll i Ullensvang herad 2012-2016: 1. Hardanger Energi AS 2. Hardangerrådet IKS 3. Indre Hordaland Miljøverk IKS Innstillinga vart samrøystes vedteke i heradsstyret sak 106/12 Ullensvang 08.05.2014 Leiar i kontrollutvalet Isak Reisæter Side64

VEDLEGG: OPPFØLGING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT KOMMUNALT VEDLIKEHALD I ULLENSVANG HERAD Heradsstyret gjorde slikt vedtak i møte 16.12.2013 HST-065/13 VEDTAK: 1. Heradsstyret merkar seg IHR sine forslag til tilrådingar i kapittel 6.2 i den framlagde revisjonsrapporten. På bakgrunn av dette ber heradsstyret rådmannen kome attende med ein plan for gjennomføring av slike tiltak innan utgangen av 2013: Utforme ein eigarstrategi for bygg Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig Utarbeide ein vedlikehaldsplan Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov 2. Heradsstyret viser og til rådmannen sin uttale til rapporten, og ber administrasjonen synleggjere vedlikehald på kommunale bygg og vegar i budsjett for 2014 og økonomiplan Spørsmål til rådmannen: Kva er status på denne pr. 31.12.2013? Sekretariatet mottok svar frå Ullensvang herad 25.04.2014, dette ligg som vedlegg til årsmeldinga. Side65

ULLENSVANG HERAD Spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Hordaland fylkeskommune Postboks 7900 5020 BERGEN Dykkar ref. Vår ref. J.post id. Arkiv Dato 12/1578-8 14/4976 N-103.3/ 25.04.2014 Revisjonsrapport om vedlikehald i Ullensvang herad. Status i oppfølgningsarbeid pr 31. desember 2013. Eg syner til e-post frå Kjartan Haugsnes av 14. april 2014. I e-posten vert rådmannen i Ullensvang herad beden om å rapportera om status på oppfølging av heradsstyrevedtak frå 16. desember 2013 i høve forvaltningsrevisjonsrapport om kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad. Rådmannen vert beden om å rapportera status pr. 31. desember 2013. Bakgrunn Heradsstyret i Ullensvang gjorde slikt vedtak i møte 16. desember 2013: "1. Heradsstyret merkar seg IHR (Indre Hordaland Revisjon) sine forslag til tilrådingar i kapittel 6.2 i den framlagde revisjonsrapporten. På bakgrunn av dette ber heradsstyret rådmannen kome attende med ein plan for gjennomføring av slike tiltak innan utgangen av 2013: Utforme ein eigarstrategi for bygg Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig Utarbeide ein vedlikehaldsplan Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov 2. Heradsstyret viser og til rådmannen sin uttale til rapporten, og ber administrasjonen synleggjere vedlikehald på kommunale bygg og vegar i budsjett for 2014 og økonomiplanen. Status pr. 31. desember 2013 pkt. 1 ovanfor. I heradsstyremøtet 16. desember 2013 presenterte rådmann og kst. sjef på Næring- og utviklingseininga i Ullensvang herad ein plan for gjennomføring av tiltaka som er lista opp ovanfor. Pr. 31. desember var me i gang med å implementera planen. Ullensvang herad Org.nr: 964 967 903 Telefon: 53 67 15 00 Heradshuset Bankgiro 3450.19.70427 Telefaks: 53 67 15 01 5780 KINSARVIK E post: postmottak@ullensvang.herad.no www.ullensvang.herad.no Side66

Som det går fram av revisjonsrapporten, vil det ta tid å gjennomføra tiltaka som vert etterlyst i rapporten. Me ser at me treng å nytta nye verktyg for å få på plass tilstrekkeleg gode planar og tilstrekkeleg god dokumentasjon. Me hadde starta prosessen med innkjøp og planlegging av kursing i slike verktyg pr. årsslutt 2013. Me såg likevel at det var naudsynt å betra system og rutiner for vedlikehaldet i heradet før nye verktyg var implementerte. Me delte difor planen vår opp i høvevis tiltak på kort sikt og tiltak på lang sikt. (i) Kort sikt - Planlagt månadlege møter mellom leiar for uteseksjonen (driftsingeniør), kst sjef på Næringog utviklingseininga, økonomisjef og rådmann. På møtene skal ein gå gjennom tiltak som uteseksjonen planlegg for den neste månaden, tiltak som er gjennomført sist månad og økonomiske status. Oppstartsmøte med drøfting av opplegg for dei månadlege møtene vart helde i desember 2013. Driftsingeniør hadde då laga eit innleiande oversyn over planlagde tiltak innan vedlikehald fyrste kvartal av 2014. - Planlagt rapportering til dei folkevalde etter kvart kvartal om stoda når det gjeld oppfølging av revisjonsrapporten med basis i planen som vart presentert i heradsstyret 16. desember 2013. - Planlagt tettare oppfølging av budsjett/økonomistyring på uteseksjonen, i hovudsak ved økonomisjefen. - Planlagt prioritering av kompetanseheving i høve system/verktyg for vedlikehald fyrste kvartal av 2014. - Planlagt å setja opp oversyn over heradet sin bygningsmasse med det formål å vurdera sal. Mindre bygningsmasse vil leia til mindre vedlikehald av bygg. Oppstartsmøte med sakshandsamar på Nærings- og utviklingsetaten vart gjennomført i desember 2013. (ii) Lang sikt -Bygg og vassverk: Innføring av systemet FDV-huset (tidlegare Famac Heradet har kjøpt styringsprogrammet FDV-huset for drift og vedlikhald. Driftsavdelinga skal samla inn og systematisera relevante opplysningar om alle bygg heradet eig, og leggja desse inn i programmet. Når opplysningane er samla inn, vil systemet nyttast til å registrera trong for tiltak og dermed gje grunnlag for oppsett av vedlikehaldsplan. Dette oppsettet vil så nyttast som grunnlag for innspel til heradet sitt budsjett. Systemet skal vidare brukast til dokumentasjon av utførte tiltak. FDV-huset vil gje brukarane høve til å melda om feil og manglar til driftsavdelingen som oppstår i løpet av året, og som må takast inn i vedlikehaldsplanen og dokumenterast når tiltak er utført. Det vil ta tid å samla inn alle relevante opplysningar om heradet sine bygg, men arbeidet er allereie starta. Fyrste kvartal i 2014 vil me fokusera på opplæring i bruk av systemet, og planlegging av dette var starta i desember 2013. For å få full effekt av programmet er det viktig å motivera driftspersonalet til å nytta FDV-huset, og synlegjera nytta me har av systemet. Side67

Vegar: FDV-huset kan ikkje nyttast direkte for vegar, men me planlegg å innføra tilsvarande system/opplegg for vedlikehald av vegar. Status pr 31. desember spørsmål 2 ovanfor. Budsjettet for 2014 vart vedteke i heradsstyremøtet 16. desember 2013. Rådmannen orienterte om budsjettframlegget sitt i formannskapsmøte 12. november 2013, og formannskapet handsama forslaget i møter 18. og 19. november 2013. Rådmannen orienterte om revisjonsrapporten om vedlikehald og trongen for å prioritera vedlikehald i budsjettet. Med bakgrunn i innspel frå fagetaten, valde rådmannen å foreslå ei auke i årsverk på samla 160% hjå utearbeidarane i heradet for 2014. Dette var den einaste auka i årsverk som vart foreslått for 2014. Heradsstyret vedtok slik auke. Føremålet er å få fleire ressursar til vedlikehaldsarbeid. Vonar dette gjer dykk tilstrekkeleg informasjon. Med helsing Ullensvang herad Hedvig Øren Rådmann Sakshandsamar sin tlf: 53671506 Sakshandsamar si e-postadr.: hmor@ullensvang.herad.no Kopi til arkiv og kopibok Side68

Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/140-5 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 16/14 08.05.2014 Forvaltningsrevisjonsrapport pleie og omsorg, Bråvolltunet sjukeheim - psykososialt arbeidsmiljø Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Pleie og omsorg IHR- rapport 2/2014 Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet tinga prosjektplan pleie og omsorg i sitt møte 27.09.2013 sak 24/13. I møte 15.11.2013 vart det vedteke å tinge ein ny prosjektplan (sak 30/13), og denne vart endeleg godkjent januar 2014. Det har vore ein særs grundig prosess fram mot endeleg rapport. Kontrollutvalet sit vedtak i sak 30/13 lista opp følgjande problemstillingar: a) Høgt sjukefråver. b) Vikarbruk/vikarbyrå/ Opplæring av vikarar c) Leiing inkludert leiarstrukturen i heradet. d) Psykososialt arbeidsmiljø e) Grunnbemanning og kvalifikasjoner f) Arbeidspress g) Bedriftshelseteneste involvert? h) Mål for arbeidsplassen, miljø/ HMS Dette vart av revisor konkretisert slik og godkjent av kontrollutvalet: Forslag til problemstillingar og moglege moment 1. Korleis vurderer tilsette det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim og er det i tråd med aktuelle krav i arbeidsmiljøloven? (d) - leiing og kommunikasjon (c) - ulike forhold ved arbeidssituasjonen til tilsette (f) - andre faktorar knytt til miljøet som medverknad, utvikling, tilretteleggjing m.m. - samarbeid/kommunikasjon med kollegaer og heimetenesta Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side69

Side 2/3 2. Korleis vurderer tilsette bemanningssituasjonen ved Bråvolltunet sjukeheim? - Er det tilstrekkeleg bemanning? (b) - Har tilsette tilstrekkeleg kompetanse? (b, e) - Korleis er arbeidsbelastinga? (f) 3. Kva mål er det for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim (inkludert HMS-mål) og korleis er måloppnåinga? (h) 4. Kva tiltak er det iverksett for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim? - av leiinga ved sjukeheimen - av leiinga ved heradet - av bedriftshelsetenesta (g) Den endelege rapporten er delt inn i desse fire hovedbolkane som skildra. Drøfting: IHR har no gjort ferdig forvaltningsrevisjon Pleie og omsorg Bråvolltunet sjukeheim psykososialt arbeidsmiljø. Rådmannen har hatt rapporten til uttale og uttalen går fram av punkt 6 i rapporten. IHR har gjennomført prosjektet i tråd med standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, og har nytta ulike metodar for informasjonsinnsamling. M.a. er det gjennomført dokumentanalyse, intervju og det er gjennomført spørjeundersøking med heile 77 % i svarrespons. Etter sekretariatet si vurdering har IHR levert ein god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet sin endelege tinging. Sekretariatet merkar seg rådmannen sin uttale som mellom anna seier: «Revisjonen har kome med si vurdering i form av trafikklys, grøne og gule lys ingen raude. Bråvolltunet har fått flest grøne trafikklys, men 3-tre gule trafikk lys med tilrådingar.» Desse tilrådingane er knytt opp til fylgjande; 1. Arbeidstakar sitt høve til påverknad myndiggjere dei tilsette. 2. Arbeidstakar skal ikkje utsetjast for trakassering. 3. Arbeidgivar skal ilag med verneombod jamnleg fastsetja skriftlege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet. Både overordna mål og delmål. Rådmannen skriv at ho vil gripe fatt i dette. Rapporten i sin heilheit kan etter sekretariatet si meining, virke som ein godt reiskap både i høve å utvikle pleie og omsorg i heradet generelt og Bråvolltunet spesielt. Konklusjon Etter sekretariatet si vurdering bør kontrollutvalet i si innstilling til heradsstyret be rådmannen om å sette i verk tiltak på dei områda som rapporten gjev klare indikasjonar på er svake eller mangelfulle. Psykososialt arbeidsmiljø må arbeidast med i prosess. Noko tek kort tid noko lang tid. Sekretariatet meiner difor at kontrollutvalet bør tilrå at heradsstyret ber rådmann om å syta for at det vert laga ein rapporteringsplan for tiltaka. Til dømes kan tiltaka i denne rapporten kunne rapporterast attende til heradsstyret til dømes to gonger i året. Side70

Side 3/3 Forslag til innstilling 1. Heradsstyret ber, med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «Pleie og omsorg, Bråvolltunet sjukeheim psykososialt arbeidsmiljø» rådmannen følgje opp forslag til tiltak i rapporten. 2. Heradsstyret ber rådmannen rapportere iverksetting av tiltak, resultat og arbeid i høve rapporten i årsmelding for Ullensvang herad og forslag til budsjett for heradet. Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side71

Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Forvaltningsrevisjon Ullensvang herad Pleie og omsorg Bråvolltunet sjukeheim - Psykososialt arbeidsmiljø Oppdrag for kontrollutvalet IHR rapport nr 2/2014 Side72

Forord Forvaltningsrevisjonar er systematiske vurderingar av kommunens arbeid og resultat innanfor utvalde tema. Frå kontrollutvalet i Ullensvang herad har Indre Hordaland Revisjonsdistrikt fått i oppdrag å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon om pleie- og omsorgstenesta med fokus på det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim. Rapporten er delt i 4: 1. Korleis vurderer tilsette det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim og er det i tråd med aktuelle krav i arbeidsmiljøloven? 2. Korleis vurderer tilsette bemanningssituasjonen ved Bråvolltunet sjukeheim? 3. Kva mål er det for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim (inkludert HMT-mål) og korleis er måloppnåinga? 4. Kva tiltak er iverksett for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim? Vedlagt følgjer rapporten. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt takkar for oppdraget. Arbeidet er utført av Linda V.M. Præstiin som er tilsett i IHR. Revisor sin uavhengigheit er vurdert. Voss den 25.04.2014 Odd J. Storebø Revisjonssjef 2 Side73

Samandrag og konklusjon Kontrollutvalet i Ullensvang herad bestilte 15. november 2013 ein forvaltningsrevisjon med formål å undersøke det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim, om det er i tråd med aktuelle krav i arbeidsmiljølova, og bemanningssituasjonen. Vi har definert det psykososiale arbeidsmiljøet som summen av dei organisatoriske, sosiale og mellommenneskelege faktorar som påverkar arbeidstakaranes arbeidsevne, helse og velferd i arbeidet. Under vil vi svara på dei fire problemstillingane i prosjektet. Korleis vurderer tilsette det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim og er det i tråd med aktuelle krav i arbeidsmiljøloven? Tabellen under viser korleis 68 av 88 tilsette, i spørjeundersøking, vurderte ulike område på ein skala frå 1 (aldri/svært sjeldan) til 5 (svært ofte/alltid): Område Snitt leiing gir tilsette mynde 2,9 rettferdig leiing 3,8 støtte frå næraste overordna 4,0 støtte frå medarbeidarar 4,3 sosial kontakt på jobb 3,7 sosialt klima 3,8 organisasjonskultur 3,6 god nok kommunikasjon inne/ute 3,9 Tilsette svarte på ulike spørsmål per område. Ifølgje forskarar er samspel mellom leiar tilsett rapportert som det viktigaste elementet for opplevinga av det sosiale arbeidsmiljøet. Tabellen viser at tilsette i høg grad opplever støtte frå næraste overordna og rettferdig leiing (3,8/4,0), i lågare grad at leiing gir tilsette mynde (2,9). Respondentar som også jobba ved sjukeheimen eitt år tilbake i tid meinte at det psykososiale arbeidsmiljøet har blitt betre, viser tal for dei fyrste fem områda, som dei har vurdert. To personar oppgav at dei har lagt merke til at medarbeidarar er vorte utsett for mobbing eller trakassering på arbeidsplassen i løpet av dei siste seks månadar. I tillegg oppgav 3/4 av respondentane at dei ikkje visste om arbeidsplassen har rutinar for korleis ein skal varsle om mobbing/trakassering. Revisjonskriterium utleia frå Arbeidsmiljøloven med vurdering i form av trafikklys: 1. Arbeidstakar bør ha høve til påverknad. 2. Tilsette bør kunne ha kontakt og kommunikasjon med kollegaer mens dei arbeider. 3. Arbeidstakar skal ikkje utsetjast for trakassering. 3 Side74

Korleis vurderer tilsette bemanningssituasjonen ved Bråvolltunet sjukeheim? Korleis vurderer tilsette arbeidsbelastninga? Arbeidsbelastning er i rapporten definert som primært avgjort av mengde arbeid han eller ho har, og sekundært av krav til vedtak. Svar på spørjeundersøking viser at 15 prosent av respondentane opplever store krav til arbeidskvantitet, mens rundt 40 prosent opplever høge krav til vedtak i jobben. Berre fire av 68 respondentar (6 %) opplever stor arbeidsbelastning dvs. høge kvantitative arbeidskrav og store krav til merksemd. Men for to kan belastninga opplevast som positiv sidan deira svar viser at dei har god kontroll i arbeidet. Grunnlagsdataene viser at forholdsvis mange har låg kontroll over avgjerd og arbeidsintensitet (høvesvis 37 og 49 prosent). Om det er mogleg å auka kontroll i arbeidet, kan det føre til at tilsette vil oppfatta arbeidsmiljøet meir positivt. Det kan ha stor effekt på m.a. helse, trivsel, utføring av arbeid og motivasjon. Rundt 8 prosent opplever nokså ofte, svært ofte eller alltid stress knytt til arbeidet, men i snitt opplevde respondentane mindre stress i byrjinga av 2014 enn i byrjinga av 2013. Er det tilstrekkeleg bemanning? Om lag 12 prosent av respondentane meinte at tal tilsette i gruppa deira nokså sjeldan, svært sjeldan eller aldri er tilstrekkeleg i høve til dei arbeidsoppgåvene gruppa utfører. Men desse respondentane tilhøyrar ulike grupper - ingen bestemt gruppe dominerer, så basert på desse data kan revisor ikkje konkludere at det er for lite bemanning. Ifølgje ein informant har Bråvolltunet sjukeheim tilstrekkeleg bemanning, viss ein ser på grunnturnusplanen, men ein del tilsette er langtids- eller korttidssjukemelde. Informasjon frå fleire informantar gir meir spesikk informasjon om bemanningssituasjonen: - I helger er det av og til/nokså ofte ikkje tilstrekkeleg bemanning/kompetanse i høve til dei arbeidsoppgåvene gruppa utfører. Når det manglar hjelpepleiarar er det, ifølgje fleire intervjuobjekt, (for) stor belastning på sjukepleiaren, som må ta seg av mange arbeidsoppgåver. - På kveldstid er bemanninga sårbar. - På dagtid er det midlertidig litt mangel på sjukepleiarar pga. mamma/pappapermisjon. - På natt er det vanlegvis nok bemanning, men pga. ein del sjukdom har assistentar ofte vore nytta som vikarar. Sidan dei manglar medisinopplæring og opplæring for å arbeide ute, fell det ofte ekstra arbeid på dei faste. - Sjukepleiardekninga er auka, men målet er ikkje nådd. Fra og med 21. oktober har det vore vanleg med sjukepleiar på natt i staden for beredskapsvakter. Har tilsette tilstrekkeleg kompetanse? Har tilsette behov for meir opplæring? Har tilsette dei nødvendige kvalifikasjonane? Data frå spørjeundersøking viser at: - 3 prosent av respondentane nokså ofte utfører arbeidsoppgåver som dei treng meir opplæring for å gjera. Ein tredel svarte av og til, men mesteparten av dei meinte at arbeidsoppgåvene nokså sjeldan/svært sjeldan er for vanskelege. Fleire av respondentane ville ha meir opplæring knytt til sårprosedyrar, demensarbeid, palliativ b e- handling, medisin, psykisk sjuke. - 12 prosent av respondentane meiner at deira arbeidsoppgåver av og til er for vanskelege for dei. Men mesteparten av dei har dei nødvendige kvalifikasjonane til stillinga deira. 4 Side75

- 10 prosent av respondentane ikkje har dei nødvendige kvalifikasjonane til den stillinga dei har ved sjukeheimen, viste data frå spørjeundersøkinga. Ifølgje ein informant har ein del ufaglærte lang realkompetanse, mens andre er skuleungdommar. - Over 3/4 av respondentane svarte at jobben av og til eller oftare krev at dei lærer seg nye kunnskapar og nye ferdigheiter. Revisjonskriterium utleiar frå Arbeidsmiljøloven med vurdering i form av trafikklys: 1. Det skal leggjast til rette for at arbeidstakarar kan utvikle seg fagleg gjennom sitt arbeid. Opplæring av vikarar Av intervju gjekk det fram at ein jobba med å forbetre opplæringa av vikarar. Ein har utarbeid formasjonhefte og har informasjonsmøter for vikarar. Men opplæringa av dei som lærar opp vikarar framleis kan verta ein god del betre, meinte to intervjuobjekt. Tiltak for å auka kompetanse Revisor meiner at det er positivt at ein har ein kompetanseplan, oppfordrar assistentar til å ta desentralisert sjukepleiarutdanning, og om mogeleg ikkje lenger tilset assistentar, for å ha kompetanse på alle vaktene. Kva mål er det for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim (inkludert HMT-mål) og korleis er måloppnåinga? Bråvolltunet sjukeheim har ikkje skriftlege overordna mål for det pyskososiale arbeidsmiljøet. Men områdeleiar aust, verneombod og bedriftshelsetenesta har nettopp fastsett nokre delmål (arbeidsmål) for 2014 i HMT-plan som er knytt til det psykososiale arbeidsmiljøet. Det er viktig at ein fortset i det gode sporet ein har kome i, slik at det vert utarbeid HMT-planar/set mål årleg/systematisk framover i samarbeid med verneombod. For 2012 og 2013 er det ikkje utarbeidd delmål/hmt-plan. Verneombod har følgjeleg ikkje vore med i arbeidet med å finne/prioritere tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet desse åra. Revisjonskriterium utleia frå Internkontrollforskriften med vurdering i form av trafikklys: 1. Arbeidsgiver skal jamleg fastsetja skriftlege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim. Både overordna mål og delmål. 2. Verneombod skal delta i arbeidet med å fastsetja mål/tiltak. Det er ikkje mogleg å svara på korleis måloppnåinga er: nokre mål manglar, andre er for nye. Kva tiltak er iverksett for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim? Lista under er eit utval av dei mange tiltaka som er iverksett i løpet av dei tre siste åra: endringar i leiarstruktur: - tilsett ein pleie- og omsorgsleiar -> sentralisering medførte tett oppfølging av tenesta - tilsett ny områdeleiar aust - frå tre til to avdelingsleiarar -> meir ryddig: ein for sjukeheimen og ein for heimetenesta. 5 Side76

opplæring: - tilsette deltok på samlingar om "Psykososialt arbeidsmiljø etikk (ansvarleggjering)" -> mange positive tilbakemeldingar frå tilsette - coaching av leiargruppa - tiltak for å auka sjukepleiardekninga/fagkompetansen: autorisering av sjukepleiarar som jobba som helse/fagarbeidarar, sjukepleiarfagleg vegleiing, e-læring, deltaking i læringsnettverk om trygt legemiddelbruk møter: - felles lunsj pause > mange positive tilbakemeldingar frå tilsette - møter mellom grupper for å fremme samarbeid > mange positive tilbakemeldingar - medarbeidarsamtalar - samlingar der tilsette har utarbeida ein visjon og verdiar for Bråvolltunet sjukeheim - månadlege personalmøter der områdeleiar, PLO-leiar, personalsjef, tillitsvalde og verneombod har hatt møter i forkant - kontakt med bedriftshelsetenesta -> men dei hadde lite kapasitet anna: - tiltak for å få ned vikarbruken > den har gått betydeleg ned - tiltak for å auka sjukepleiardekninga: tilsett sjukepleiar på natt, arbeid kvar 3. helg -> mykje meir kontroll med fagkompetansen, men slit framleis litt i perioder. - ikkje forlenga forhandlingsturnusen -> ein del tilsette var ikkje fornøgd med endringa - auka ansvar: ansvarsvakt for sjukepleiarar, ansvarleggjere kvar enkelt for den jobben dei gjer, auka ansvaret til tillitsvalde - ein har også jobba med prosedyrar og rutinar, kvalitet i dataprogram, implementert program som gir melding om arbeidsmiljølova vert overheldt, og gjort bygningsmessige endringar for at arbeidsdagen skal vera praktisk og tryggt. Revisjonskriterium utleia frå Arbeidsmiljøloven med vurdering i form av trafikklys: 1. Arbeidsgivar skal sørge for løypande kontroll med det psykososiale arbeidsmiljøet (når risikoforholda i verksemda tilseier det). 2. Arbeidsgivar skal iverksette tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet. Tilrådingar Revisjonen tilrår at leiinga ved Bråvolltunet sjukeheim: gir tilsette større mynde sørgjer for at tilsette har kjennskap til rutinar/kanalar for å varsle kritikkverdige forhold. om mogleg, aukar tilsette sin kontroll i arbeidet. fortsetjar arbeidet for å unngå for stor belastning på sjukepleiarar pga. bruk av ufaglærte gir god opplæring til dei som lærer opp vikarane. jamleg fastsett skriftlege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim, medrekna mål i HMT-planar i samarbeid med verneombod. 6 Side77

Innhald Forord... 2 Samandrag og konklusjon... 3 1 Innleiing... 8 1.1 Føremål og problemstillingar... 8 1.2 Definisjonar... 8 1.3 Metode... 8 1.4 Om revisjonskriterium... 10 2 Korleis vurderer tilsette det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim og er det i tråd med aktuelle krav i arbeidsmiljølova?... 11 2.1 Revisjonskriterium... 11 2.2 Data... 11 2.3 Vurderingar... 14 2.4 Tilrådingar... 15 3 Korleis vurderer tilsette bemanningssituasjonen ved Bråvolltunet sjukeheim?... 16 3.1 Revisjonskriterium... 16 3.2 Data... 16 3.3 Vurderingar... 22 3.4 Tilrådingar... 23 4 Kva mål er det for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim (inkl. HMT-mål) og korleis er måloppnåinga?... 24 4.1 Revisjonskriterium... 24 4.2 Data... 25 4.3 Vurderingar... 25 4.4 Tilrådingar... 26 5 Kva tiltak er iverksett for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim?... 27 5.1 Revisjonskriterium... 27 5.2 Data... 27 5.3 Vurderingar... 37 6 Attendemelding frå rådmannen... 39 Vedlegg 1: Meir om korleis tilsette vurderer det psykososiale arbeidsmiljøet... 40 Vedlegg 2: Meir om korleis tilsette vurderer arbeidsbelastinga... 43 Vedlegg 3: Visjon og verdiar Bråvolltunet... 46 Vedlegg 4: Mål for arbeidet med HMT... 47 Vedlegg 5: Kartleggingsskjema for vernerunder... 48 Vedlegg 6: HMT - Handlingsplan for 2014... 51 7 Side78

1 Innleiing 1.1 Føremål og problemstillingar På bakgrunn av bestilling frå kontrollutvalet i Ullensvang herad 15. november 2013, har Indre Hordaland Revisjonsdistrikt gjennomført ein forvaltningsrevisjon med formål: å undersøke det psykososiale arbeidsmiljøet, medrekna leiing og kommunikasjon, samt bemanningssituasjonen, ved Bråvolltunet sjukeheim, samt om det psykososiale miljøet er i tråd med aktuelle krav i arbeidsmiljølova. Problemstillingar 1. Korleis vurderer tilsette det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim og er det i tråd med aktuelle krav i arbeidsmiljøloven? 2. Korleis vurderer tilsette bemanningssituasjonen ved Bråvolltunet sjukeheim? 3. Kva mål er det for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim (inkludert HMT-mål) og korleis er måloppnåinga? 4. Kva tiltak er iverksett for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim? 1.2 Definisjonar Psykososialt arbeidsmiljø Summen av dei organisatoriske, sosiale og mellommenneskelege faktorar som påverkar arbeidstakaranes arbeidsevne, helse og velferd i arbeidet. 1 Organisatorisk arbeidsmiljø omfattar trekk ved organiseringa av arbeidet, som blant anna korleis arbeidet er tilrettelagt og organisert, grad av medverknad, grad av fridom i jobben, einsformig eller variert arbeid og arbeidstid. Det psykososiale arbeidsmiljøet omfattar faktorar som påverkar det sosiale og mellommenneskelege miljøet på arbeidsplassen, som til dømes oppleving av trivsel, samhald, leiarskap, kommunikasjon, stress, konfliktar, mobbing og trakassering. 1.3 Metode Datainnsamling Prosjektet er gjennomført etter standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. I arbeidet er det nytta ulike metodar for informasjonsinnsamling. Vi har analysert ulike dokument frå kommunen og intervjua fem personar: pleie- og omsorgsleiar (PLO-leiar), områdeleiar aust, verneombod og sjukeheimens to tillitsvalde. Sistnemnde sat også på informasjon frå medlemmar i deira fagforbund. PLO-leiar og Områdeleiar aust vart intervjua saman. 1 http://www.arbeidslivet.no/arbeid1/arbeidsmiljo-og-hms/psykososialt-og-organisatorisk-arbeidsmiljo/ 8 Side79

I tillegg har vi samla inn informasjon frå tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim via spørjeundersøking. Revisor har informert leiing og tilsette om undersøkinga på ulike møter, hengt opp informasjon på vaktrommet og sendt informasjon til sjukemeldte og tilsette som hadde permisjon per post. I tillegg har leiarar, sakshandsamar, ansvarsvakter og andre nøkkelpersonar oppfordra tilsette til å svara. Tilsette blei bedt om å svara via internett, men om nødvendig kunne dei nytta papirskjema. Svarprosenten er høg, takka vera innsatsen frå mange personar. Vel 68 av 88 tilsette 2 (77%) har svart. Skjemaet var tilgjengeleg i om lag to veker frå og med 25. mars. Utforming av spørjeundersøkinga Spørjeundersøkinga bygger for ein stor del på "The General Nordic questionnaire for psychological and social factors at work" (QPS Nordic), ei undersøking som er utvikla av forskarar i fire nordiske land og som er grundig testa i mange organisasjonar i desse landa. I motsetning til mange av dei mest brukte internasjonale instrumenta har ein i QPSNordic søkt å unngå svarkategorier med positive eller negative emosjonelle ladingar, som t.d. "Lite - Mye stress, Lite - Mye press, Meget fornøyd Meget misfornøyd 3. QPSNordic består av spørsmål om psykologiske og sosiale faktorar i arbeidet for ulike temaområde. Fordi QPSNordic er svært omfattande har vi berre tatt med spørsmål frå relevante tema (merka med blått i tabell 1.1). Tabell 1.1 Temaområde i QPSNordic spørjeskjemaet, klassifisert etter begrepsnivå Oppgåvenivå Gruppe-/organisasjonsnivå Individnivå Jobbkrav Kontroll i arbeidet Rolleforventningar Føreseielegheit i arbeidet Sosialt samspel Leiarskap Kommunikasjon Organisasjonskultur og klima Gruppearbeid Engasjement i organisasjo nen Mestring av arbeidet Preferansar for utfordringar Føreseielegheit, individuelt Arbeidsmotivasjon Kor viktig jobben er Samspel mellom jobb og privatliv I tillegg har vi stilt nokre spesifikke spørsmål for å få svar på problemstillingane i prosjektet. Sidan ein ville vita om det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim har blitt betre, inneheld undersøkinga spørsmål om ulike område to gonger, der det siste spørsmålet gjeld byrjinga av 2013. Det gjeld temaa myndiggjering av tilsette, rettferdig leiing, støtte frå næraste overordna, støtte frå medarbeidarar, sosial kontakt og stress. Samspel mellom leiartilsett har vorte rapportert som det viktigaste elementet for opplevinga av det sosiale arbeids- 2 medrekna tilsette som har permisjon og er sjukemeldt. 3 Brukarrettleiing QPSNordic, side 4 (https://www.qps-nordic.org/no/index.html). 9 Side80

miljøet. 4 Vi har ikkje tatt med spørsmål for byrjinga av 2013 for alle område fordi undersøkinga - med omsyn til respondentane - ikkje skulle bli for omfattande. Vi valte byrjinga av 2013 som samanlikningstidspunkt fordi det er gjort ein god del tiltak etterpå som kan ha påverka det psykososiale arbeidsmiljøet, og fordi ein periode på eitt år er lang nok for tilsette å merke endringar. Samtidig reknar vi med at ein periode på eitt år ikkje er for lenge for tilsette å hugsa tilbake i tid, men kor godt dei hugsar tilstanden kan vera noko usikkert. Vi vil difor sjå på talla frå spørjeundersøkinga som ein peikepinn i kva retning tilsette oppfattar at det psykososiale arbeidsmiljøet har endra seg, og legg mindre vekt på storleiken på endringa. Behandling av data frå spørjeundersøking Blant svar på papirskjema var det nokre få stadar ikkje svar på spørsmål eller kryssa av for fleire svaralternativer. Sidan det ikkje var gyldige svar, har vi tatt dei ut (rekna dei som"ikkje aktuelt"). På ei rekke spørsmål var det mogleg for respondentar å svara "ikkje aktuelt". Dette alternativet har vi ikkje presentert i figurer og tilhøyrande tabellar, slik at ein berre ser fordelinga på relevante svarkategoriar. Tal relevante svar på eit spørsmål var på det minste 50, og låg i gjennomsnitt på 64. Med omsyn til personvern er ikkje alle kommentarar som tilsette har gitt i spørjeundersøking teke med i rapporten. Nokre er delvis teke med og andre er skrive om for å få med essensen. I tillegg er ikkje relevante kommentarar utelatt. 1.4 Om revisjonskriterium Revisjonskriterier er ei nemning på dei normene og standardane som forvaltningsrevisor vurderer fakta opp imot. Heldt saman med datagrunnlaget dannar dei basis for revisjonens analysar, vurderingar og konklusjonar. For dette prosjektet har vi utleia revisjonskriterium frå: - Arbeidsmiljølova (LOV-2005-06-17-62) - Kommentarane til Arbeidsmiljølova - Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) (FOR-1996-12-06-1127) - Kommentarane til internkontrollforskriften Kriteriane er skildra i kvart kapittel. 4 Brukarrettleiing QPS Nordic, side 11 (https://www.qps-nordic.org/no/index.html). 10 Side81

2 Korleis vurderer tilsette det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim og er det i tråd med aktuelle krav i arbeidsmiljølova? 2.1 Revisjonskriterium For denne problemstillinga har ulike paragrafer i Arbeidsmiljøloven vore sentral ved utval av relevante revisjonskriterium: 4-3. Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet (2) Arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten. (3) Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. 4-2. Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: c) det legges vekt på å gi arbeidstaker mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar, Vi er kome fram til desse revisjonskriterium: 1. Arbeidstakar bør ha høve til påverknad. 2. Tilsette bør kunne ha sosial kontakt med kollegaer mens dei arbeider. 3. Arbeidstakar skal ikkje utsetjast for trakassering. I kriterium nummer 2 har vi valt uttrykket "sosial kontakt" i staden for "kontakt" med bakgrunn i spørjeundersøkinga QPSNordic, som arbeidsmiljøinstituttet nyttar til kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet. 2.2 Data Korleis vurderer tilsette ulike sider ved det psykososiale arbeidsmiljøet på Bråvolltunet sjukeheim i byrjinga av 2014? Nærare 80 prosent av respondentane svarte i snitt 4 nokså ofte eller 5 svært ofte eller alltid på ulike spørsmål om rettferdig leiing, støtte frå medarbeidarar, sosialt klima og god nok kommunikasjon mellom inne- og utetenesta (figur 2.1). I motsetning svarte berre 32 prosent av respondentane i snitt like høgt på tre ulike spørsmål om leiing gir tilsette mynde. Andel respondentar som i snitt svarte 4 eller 5 på spørsmåla om støtte frå næraste overordna og organisasjonskultur låg på rundt 60 prosent. Kva spørsmål dei ulike områda omfattar. er forklart i vedlegg 1. Her kan ein også lese kommentarar frå tilsette per område. 11 Side82

Figur 2.1 Korleis tilsette vurderer ulike sider ved det psykososiale arbeidsmiljøet på Bråvolltunet sjukeheim i byrjinga av 2014. Tal tilsette i prosent. Kjelde: Svar på spørjeundersøking frå 68 av 88 tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim Tabell 2.1. Korleis tilsette vurderer ulike sider ved det psykososiale arbeidsmiljøet på ein skala frå 1 (aldri/svært sjeldan) til 5 (svært ofte/alltid). Gjennomsnitt. område snitt leiing gir tilsette mynde 2,9 rettferdig leiing 3,8 støtte frå næraste overordna 4,0 støtte frå medarbeidarar 4,3 sosial kontakt på jobb 3,7 sosialt klima 3,8 organisasjonskultur 3,6 god nok kommunikasjon inne/ute 3,9 Kjelde: Svar på spørjeundersøking frå 68 av 88 tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim 12 Side83

Mobbing og trakassering Mobbing og trakassering (plaging, fornærmingar, negativ særbehandling) er eit problem ved nokre arbeidsplassar og for nokre arbeidstakarar. For å kalla noko for mobbing eller trakassering må den negative særbehandlinga finnast fleire gonger over eit tidsrom, og personen som er utsett må ha hatt vanskar med å forsvara seg. Ein reknar det ikkje som mobbing eller trakassering viss to personar som er omtrent like sterke er i konflikt med kvarandre eller viss det berre er snakk om ein einskildståande episode. I spørjeundersøking fekk tilsette definisjonen over, samt ulike spørsmål om mobbing og trakassering: Har du lagt merke til om nokon er vorte utsett for mobbing eller trakassering på din arbeidsplass i løpet av dei siste seks månadar? Nei 97% Ja 3% (2 personar) Ein av personane har sett ein annan person bli mobba. Den andre personen har ikkje oppgitt noko tal. Har arbeidsplassen din rutinar for korleis ein skal varsle om mobbing/trakassering? Nei 6% Ja 19% Veit ikkje 75% Korleis opplever tilsette at det psykososiale arbeidsmiljøet ved sjukeheimen har endra seg sidan byrjinga av 2013? Tala i tabellen over er basert på svar frå tilsette som per i dag jobbar ved Bråvolltunet sjukeheim. Mange av dei arbeidde også ved sjukeheimen i byrjinga av 2013 og har også svart på spørsmål om samspel mellom leiar-tilsett og støtte frå medarbeidarar for byrjinga av 2013, slik at vi kunne sjå korleis dei vurderer at desse områda har endra seg i løpet av det siste året 5 (tabell 2.2). Tabell 2.2. Korleis tilsette meiner at ulike sider ved det psykososiale arbeidsmiljøet har endra seg sidan byrjinga av 2013. område snitt byrjing 2013 snitt byrjing 2014 endring leiing gir tilsette mynde 2,8 2,9 betring rettferdig leiing 3,7 3,8 betring støtte frå overordna 3,8 3,9 betring støtte frå medarbeidarar 4,1 4,2 betring sosial kontakt på jobb 3,5 3,6 betring Kjelde: Svar på spørjeundersøking frå 59 tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim som også var tilsett i byrjinga av 2013. 5 Svar frå dei som ikkje jobba ved sjukeheimen i byrjinga av 2013 er ikkje rekna med i gjennomsnittstall for byrjinga av 2014, slik at det vert mogleg å samanlikna. 13 Side84

Generelle kommentarar To intervjuobjekt har lagt merke til kor positive nytilsette - som har jobba på andre sjukeheim - er om miljøet. Ein sa at dei gjev uttrykk for kor godt dei trivast, kor bra ting er på sjukeheimen, at det er fine medarbeidarar og at tilsette er flinke. Difor meinte ein at det er viktig å stoppe opp litt og tenke på at det kanskje ikkje er så verst å jobba på Bråvolltunet sjukeheim? Mange har berre jobba der og har ikkje andre arbeidsstadar å samanlikne med. Verneombod fortalte i intervju at han, i perioden då noverande områdeleiar byrja, blei kontakta av mange tilsette med omsyn til ei vanskeleg sak, som medførte eit kaotisk/turbulent psykososialt arbeidsmiljø. Vedkomande syntes at det er ein svært god stemning på Bråvolltunet sjukeheim no, på tross av fysisk tungt arbeid. Han meinte at stemninga har vorte betre dei siste åra. Ein har jobba mykje med å forbetre det psykososiale arbeidsmiljøet og er kome eit stykke på veg. Det gjenstår likevel framleis ein del arbeid. 2.3 Vurderingar Leiing gir tilsette mynde, rettferdig leiing og støtte frå overordna Ifølgje spørjeundersøkinga vurderer tilsette områda støtte frå næraste overordna og rettferdig leiing høg (snitt på høvesvis 4,0 og 3,8). Dei opplever i lågare grad at leiing gir tilsette mynde (2,9). Sidan samspel mellom leiar - tilsett ifølgje brukarrettleiing QPSNordic 6 har vore rapportert som det viktigaste elementet for opplevinga av det sosiale arbeidsmiljøet, er det sannsynleg at innsats på dette område vil kunne føre til at tilsette opplever det psykososiale arbeidsmiljøet meir positivt. Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 1. Arbeidstakar bør ha høve til påverknad. Grunngjeving: Ser vi på om tilsette har høve til påverknad basert på spørsmål som inngår i temaet "leiing gir tilsette mynde" er det rom for forbetring. Nærare 17 prosent svarte at dei svært sjeldan eller aldri vert oppmuntra av sin næraste sjef til å delta i viktige avgjerder eller seia frå når dei har ein annan meining. Sosial kontakt Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 2. Tilsette bør kunne ha kontakt og kommunikasjon med kollegaer mens dei arbeider. Grunngjeving: Berre tre prosent oppgav at det svært sjeldan eller aldri er mogleg for dei å ha sosial kontakt med kollegaer mens dei arbeider. Mobbing og trakassering Rundt 75 prosent av respondentane svarte i spørjeundersøking at dei ikkje visste om arbeidsplassen har rutinar for korleis ein skal varsle om mobbing/trakassering. Ifølgje Arbeidsmiljø- 6 side 11 (https://www.qps-nordic.org/no/index.html). 14 Side85

loven skal arbeidsgivar leggja til rette for varsling. Men i tillegg til dette er det etter revisor si vurdering særs viktig at tilsette veit at dei eksisterer. Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 3. Arbeidstakar skal ikkje utsetjast for trakassering. Grunngjeving: To respondentar oppgav at dei har observert mobbing eller trakkasering på arbeidsplassen i løpet av dei siste seks månadane. Tal personar som er vore utsett for mobbing eller trakkasering ser ikkje ut til å vera særleg stort, men ifølgje loven skal ikkje arbeidstakar utsetjast for trakassering eller mobbing på arbeidsplassen. Samanlikning med data frå i fjor Sidan det er usikkert kor godt respondentane hugsar kor mykje ting har endra seg sidan byrjinga av 2013, legg vi mest vekt på at dei meiner at alle dei fem områda har blitt betre i staden for å leggja vekt på storleiken på endringa. Generelt Revisor meiner at leiinga må vise stor handlekraft dersom det skulle oppstå liknande situasjonar som den som kom fram i intervju med verneombod. Det er viktig at den positive endringa i det psykososiale miljøet held fram. Difor må leiinga, etter revisor si vurdering, gripe inn straks den får nyss om noko som kan påverke det psykososiale arbeidsmiljøet. 2.4 Tilrådingar Revisjonen tilrår at leiinga ved Bråvolltunet sjukeheim: gir tilsette større mynde. sørgjer for at tilsette har kjennskap til rutinar/kanalar for å varsle kritikkverdige forhold. 15 Side86

3 Korleis vurderer tilsette bemanningssituasjonen ved Bråvolltunet sjukeheim? 3.1 Revisjonskriterium Arbeidsmiljøloven inneheld krav knytt til utvikling i arbeidet: Arbeidsmiljøloven 4-2. Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: a) det legges til rette for at arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid, Revisjonskriterium: 1. Det skal leggjast til rette for at arbeidstakarar kan utvikle seg fagleg gjennom sitt arbeid. 3.2 Data Som del av denne problemstillinga vil vi sjå nærare på korleis tilsette vurderer arbeidsbelastinga, om det er tilstrekkeleg bemanning og om tilsette har tilstrekkeleg kompetanse. Korleis vurderer tilsette arbeidsbelastninga? Vi har definert tilsette sin arbeidsmengd primært som avgjort av mengde arbeid han eller ho har, og sekundært som avgjort av krav til vedtak. Stor arbeidsbelastning inneber høge kvantitative arbeidskrav, vanlegvis følgt av store krav til merksemd. 7 Men med "stor individuell selvbestemmelse og god kontroll av arbeidsoppgaver og organisering av arbeidet, kan høy arbeidsbelastning være positivt. Og motsatt, når kontroll med utførsel av en arbeidsoppgave er lav, oppfattes gjerne høyt tempo og krav som stress som noe negativt (Bråten mfl. 2008)." 8 Vi har difor ikkje berre innhenta data om korleis tilsette vurderer krav til kvantitet og krav til vedtak, men også kontroll i arbeidet. Mens 15 prosent opplever store krav til arbeidskvantitet, opplever rundt 40 prosent høge krav til vedtak i jobben 9 (figur 3.1). Om lag 31 prosent av respondentane svarte at dei har låg kontroll over avgjerd, og 49 prosent låg kontroll over arbeidsintensitet 10. Meir enn ein kvart opplever av og til stress, 7,5 prosent nokså ofte, svært ofte eller alltid. I vedlegg 2 kan ein lese spørsmåla som inngår i dei ulike områda i figuren. samt kommentarar frå tilsette. 7 QPSNordic Brukerveiledning, side 11 (https://www.qps-nordic.org/no/index.html). 8 NOU 2012: 15 Politikk for likestilling, 9.4.1 Arbeidsbelastning og kontroll http://www.regjeringen.no/nb/dep/bld/dok/nouer/2012/nou-2012-15/11/4/1.html?id=699947 9 Vi har rekna 4 (nokså ofte) og 5 (svært ofte eller alltid) som store/høge krav. 10 Vi har rekna 1 (svært sjeldan eller aldri) og 2 (nokså sjeldan) som lav kontroll. 16 Side87

Figur 3.1 Korleis tilsette vurderer arbeidsbelastninga kontroll i arbeidet og stress. Tal tilsette i prosent. Kjelde: Svar på spørjeundersøking frå 68 av 88 tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim Ein analyse av dataene viser at fire respondentar (6%) opplever stor arbeidsbelas t- ning 11. Men det kan vera at to av dei opplever den høge arbeidsbelastninga som positiv sidan deira svar viser at dei har god kontroll i arbeidet 12. Tabell 3.1 Korleis tilsette vurderer arbeidsbelastninga og kontroll i arbeidet på ein skala frå 1 aldri/svært sjeldan til 5 svært ofte eller alltid. Gjennomsnitt. område snitt krav til kvantitet 2,5 krav til vedtak 3,1 kontroll over avgjerd 2,8 kontroll over arbeidsintensitet 2,5 stress 2,0 Tilsette meiner at dei opplever mindre stress no enn i byrjinga av 2013 (snittet har gått ned frå 2,2 til 2,0), viser grunnlagsdata. 11 Dei svarte høgt (4 eller 5) på krav om maksimal merksemd og deira oppleving av krav til kvantitet i arbeidet låg i snitt på 3,8 eller høgare. Med ein snitt på 3,5 eller høgare, opplever ni respondentar stor arbeidsbelastning. 12 Dei har eit gjennonmsnitt på 3,5 eller høgare for spørsmål om kontroll over avgjerd og arbeidsintensitet. 17 Side88

Er det tilstrekkeleg bemanning? Til saman meiner 12 prosent av respondentane at tal tilsette i gruppa deira nokså sjeldan, svært sjeldan eller aldri er tilstrekkeleg i høve til dei arbeidsoppgåvene gruppa utfører. Desse respondentane tilhøyrar ulike grupper - ingen bestemt gruppe dominerer. Figur 3.2 Er det tilstrekkeleg bemanning? Tal tilsette i prosent Kjelde: Svar på spørjeundersøking frå 68 av 88 tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim Vi vil no sjå nærare på bemanninga som arbeider med pleie inne (og ute). Grunnbemanningsplan/standard Av intervju kom det fram at ulike personar ønskjer/har etterlyst ein bemanningsplan, som spesifiserer kor mange sjukepleiarar, hjelpeleiarar og assistentar det skal vera. Ein person sa at det er ulikt frå dag til dag i turnusen kor mange sjukepleiarar som er på jobb. Ein informant meinte at Bråvolltunet sjukeheim er godt bemanna viss ein ser på grunnturnusplanen, men ein del tilsette er langtids eller korttids sjukemelde. Ved sjukdom kan det vera at det ikkje er nokon av dei faste igjen på vakta når ein kjem til dagen, og då det er vanskeleg å skaffa folk med kompetanse (sjukepleiarar og hjelpepleiarar). Samtalar med folk som jobbar andre plassar og artiklar i avisa stadfestar vedkomandes inntrykk av at det er bra med bemanning på Bråvolltunet samanlikna med andre stadar. No for tida er det mange sjukemelde. PLO-leiar sendte denne bemanningsoversikten 13, som dei arbeider etter: Dag 13 1 sjukepleiar har ansvarsvakt minimum 1 sjukepleiar per vakt, men ofte fleire for å ivareta sjukepleiaroppgåver Kveld 9 minimum 1 sjukepleiar per vakt, men ofte fleire for å ivareta sjukepleiaroppgåver Natt 3 13 Det er om lag 12 sjukepleiarar (9,6 årsverk), 26 hjelpepleiarar (17 årsverk), 6 pleiemedarbeidarar (3,7 årsverk), 10 helgestillingar (2,3 årsverk), 6 nattstillingar hjelpepleiarar (4 årsverk), 7 heimehjelp/praktisk bistand (4,3 årsverk). I tillegg kjem 2 avdelingssjukepleiarar (1,8 årsverk), områdeleiar aust, personale til kontor, kjøkken, vaskeri, dag-tilbod. 18 Side89

Ho opplyste at område aust har ei samordna teneste der heimesjukepleie er ein del av grunnbemanninga til ei kvar tid. Lite bemanning/kompetanse i helger Ulike intervjuobjekt var samde om at det er lite/minimumsbemanning og kompetanse i helger. Ein meinte at det av og til var slik, ein annan nokså ofte. Ein klarer ikkje skaffe nok hjelpepleiarar og bruker difor ufaglærte (skoleungdommar, utanlandsk arbeidskraft, asylsøkarar, flyktningar), fortalte fleire personar. Ein annan ytra at ein til helge (og kvelds) vakter leiger inn folk som tek språkopplæring gjennom veka for å spare pengar. Vidare kom det fram i intervju at det pleier å vera minst ein sjukepleiar på dag og kveld i helger, men at det vert stor belastning på sjukepleiaren når det manglar hjelpepleiarar. Sjukepleiar må ta seg av mange arbeidsoppgåver (medisinering, telefoner, ansvarsvakt) i tillegg til å ta hand om fleire som ikkje kan norsk skikkeleg (det er ofte misforståingar). Ifølgje ein har den store belastninga gjort at fleire har slutta. Vedkomande meiner det er greitt å nytta dei som går på språkopplæring gjennom veka, for då er det mange fleire på jobb, men ikkje i helger for då er det risiko at fleire sluttar. Han/ho opplyste at ein har jobba med å forbetra dette og at det har blitt litt betre, men framleis kan det bli mykje betre. I høyringsfasen kommenterte leiinga ved Bråvolltunet sjukeheim at utlendingar som er på språkpraksis kjem i tillegg til det vanlege personalet og at dei ikkje vert brukt som vikarar - verken på helg og elles - før avdelingssjukepleiarane meiner at folk kan forstå dei og dei blir forstått. I tillegg kan det vera utlendingar på jobb ein periode som har arbeidspraksis via NAV. Etter praksisperioden kan dei få jobbe på Bråvolltunet dersom dei har gode nok språkkunnskapar. Bemanning på dag, kveld og natt Eit intervjuobjekt tykte at bemanning på dag, kveld og natt resten av veka stort sett er bra det er berre litt mangel på sjukepleiarar på dag fordi 3 sjukepleiarar har mamma/pappapermisjon. Då vert det leid inn ufaglærte, og det medfører til tider ei svært stor arbeidsmengd. Ein annan informant meinte at bemanninga på sein vakter er sårbar. I intervju kom det fram at det vanlegvis er sjukepleiar på alle nattevakter pluss ein tilsett til som jobbar på sjukeheimen, samt ein som går ut til omsorgsbustadane i nærmiljøet og ut i heimane elles i distriktet ved tryggleiksalarmar. Ifølgje svar i spørjeundersøkinga har det vore ein del sjukdom på natt og då er det ofte assistentar som vert sett inn som vikar. Dei har ikkje medisinopplæring eller opplæring ute, slik at det ofte fell ekstra arbeid på dei faste. Auka sjukepleiardekning Frå og med 21. oktober 2013 har det vore vanleg med sjukepleiar på natt, mens ein før hadde beredskapsvakter på natt. Ein informant meinte at sjukepleiardekninga generelt har auka i 2013 og 2014, men han/ho trur ikkje at målet er nådd. Bruk av legestudentar i sommarferien Ein held på å undersøke om det er fagleg forsvarleg å bruke legestudentar som ansvarsvakter i sommarferien mens leiar er på ferie/fjellet, gjekk det fram i intervju. 19 Side90

Har tilsette tilstrekkeleg kompetanse? Som vi ser av figur 3.3 svarte 12 prosent at oppgåvene deira av og til er for vanskelege for dei, mens 32 prosent svarte at dei av og til utfører arbeidsoppgåver som dei treng meir opplæring for å gjera, og 3 prosent nokså ofte. Ingen av dei som svarte at oppgåvene av og til var for vanskelege og berre nokre få av dei som svarte at dei utfører arbeidsoppgåver som dei treng meir opplæring for å gjera, mangla dei nødvendige kvalifikasjonane til stillinga deira. Vi ser at over tre kvart av respondentane svarte (3) av og til eller oftare på spørsmål om jobben krev at dei lærer seg nye kunnskapar og nye ferdigheiter (figur 3.3). Figur 3.3 Krav til læring i jobben. Tal tilsette i prosent Kjelde: Svar på spørjeundersøking frå 68 av 88 tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim Av data gjekk det fram at behovet for meir opplæring ikkje er større blant vikarar som svarte på undersøkinga enn blant fast tilsette. Under har revisor samanfatta svar frå tilsette på spørsmålet i spørjeundersøkinga Kva opplæring treng du?: - sårprosedyrar/sårstell og stomi (4 x) - demensarbeid (3x) - palliativ behandling generelt, smertelindring, kreftbehandling, ivareta pårørande, opplæring på nye apparat o.l. (3 x) - medisin/medisinutdeling (2 x, derav 1 vikar) - (handtering av) psykisk sjuke (3x) - handtering av rusmisbrukarar 20 Side91

- personar med ukjende diagnosar - diabetes, eldre og ernæring - for lite kunnskap om mat og drikke blant personalet! - reaksjonar og aldring på brukarar ute som er utviklingshemma. - oppfølgingskurs i korleis ein følgjer opp altzheimerspasienta - data - Cosdoc - administrative oppgåver for sjukepleiar - meir bakgrunnsinformasjon om pasientar/kunnskap når det kjem ein ny pasient (2x) - turnus/ferie sj. vikar. - utnytte systema me har på turnus og pasientretta, lovar og reglar innan personale. - nye oppgåver (2x) - nattevakt fell ofte utanfor når andre tilsette får kurs. Dei har og behov for kurs for å føle at dei tilhørar gruppa PLO-leiar tilføydde i høyringsfasen at tenesta har ein kompetanseplan som dei fylgjer. Har du dei nødvendige kvalifikasjonane til den stillinga du har ved sjukeheimen? Ja 90% Nei 10% -> 3 assistentar, 1 pleiemedhjelpar (utan formell utdanning/fagbrev) 1 lærling, 1 som vil ta helsefagutdanning gjennom vaksenopplæring, 1 tilsett på kjøkkenet. (Fire av sju er fast tilsett). Ifølgje ein informant har ein del ufaglærte ved Bråvolltunet sjukeheim lang realkompetanse, mens andre er skuleungdommar. Ein oppfordrar assistentar til å ta utdanning. PLO-tilsette kan søke desentralisert sjukepleiarutdanning med permisjon med lønn og stipend frå heradet ei veldig attraktiv ordning, meiner PLO-leiar. I intervju kom det fram at ein, om mogleg, ikkje lenger tilset assistentar fordi ein vil ha kompetanse på alle vaktene pga. Samhandlingsreforma. Viss det ikkje er mogleg, vert assistentar berre tilsett for eitt år av gangen. Får vikarar nødvendig opplæring? Ein informant meinte at opplæringa av vikarar framleis kan verta ein god del betre. I fjor laga ein eit informasjonshefte "Velkomen til Bråvolltunet" til ferievikarar med informasjon om kva som skal gjerast på dei ulike vaktene. I tillegg hadde ein eit informasjonsmøte med dei om brann, rutinar, hygiene, forflytningsteknikk med meir. Vikarar som ikkje møtte opp på dette møtet vart tatt i mot og lært opp av enkeltpersonar på arbeidsplassen. Då vart kvaliteten på opplæringa følgjeleg avhengig av den enkelte som lærte opp. Opplæringa av dei som lærer opp vikarane kan verta betra, opplyste også ein annan informant. Vedkomande sa at dei bør få opplæring om ulike reglar i lovverket, om unge jenter (under 18 år) får lov til å gjera tunge løft, med meir. Elles fungerer opplæringa av vikarane greitt, meinte vedkomande. Også vikarane som kjem til påske- og sommar ferien har ein planlagt å lære opp, kom det fram av intervju. Det er meininga at det vert ei fast rutine. Informasjonsheftet har ein planar om å revidere til sommar ferien 2014. Ved sida av dette heftet nyttar ein, ifølgje PLO-leiar, 21 Side92

lovnad om teieplikt og avtalen "Visjon og verdiar for tilsette ved Bråvolltunet" (frå januar 2014). Ho informerte også om at ferievikarar som har jobba som ferievikar før vert brukt som rollemodellar for nye. Kor mange dagar kvar treng opplæring er ulikt og følgjeleg individuelt tilpassa. Generelle kommentarar I høyringsfasen kommenterte PLO-leiar at tenesta må arbeide etter og vert evaluert etter mål i Økonomiplanen for heradet. 3.3 Vurderingar Vurderingar Korleis vurderer tilsette arbeidsbelastninga? Etter revisor si vurdering er det relativt få (6 % av respondentane) som opplever stor arbeidsbelastning, slik det definert i kapitlet. Om lag 37 prosent svarte at dei har låg kontroll over avgjerd, og 49 prosent har låg kontroll over arbeidsintensitet. Forsking viser at kontroll i arbeidet kan ha stor effekt på m.a. helse, trivsel, utføring av arbeid og motivasjon. Auka kontroll i arbeidet kan føre til at tilsette vil oppfatta arbeidsmiljøet meir positivt. Etter revisor si vurdering ville det difor vera av interesse å undersøke om det er mogleg å auka tilsette sin kontroll i arbeidet for at dei skal oppleve miljøet meir positivt. Med bakgrunn i svar frå spørjeundersøking, der tilsette svara at det er pasientars behov som styrar dagen, er det ikkje så sannsynleg at det er mogleg å auka kontroll over arbeidsintensitet noko særleg, men kanskje det er mogleg å auka deira kontroll over avgjerd. Respondentane opplever litt mindre stress no enn for om lag eit år sidan, viste spørjeundersøkinga. Vurderingar Er det tilstrekkeleg bemanning? Med bakgrunn i informasjon frå intervju, er det tydeleg at det av og til/nokså ofte ikkje er tilstrekkeleg bemanning/kompetanse i helger i høve til dei arbeidsoppgåvene gruppa utfører. Bemanninga er sårbar på sein vakter og det er litt mangel på sjukepleiarar på dag, kom det også fram i intervju, men det siste er midlertidig pga. mamma-/pappapermisjon. Etter revisor sin meining er det positivt at ein har jobba med å unngå for stor belastning på sjukepleiarar i helger/sein vakter pga. bruk av ufaglærte. Men det er svært viktig at ein fortset med å forbetre dette for å unngå risiko for at sjukepleiarar slutter. Ifølgje ein informant har Bråvolltunet sjukeheim tilstrekkeleg bemanning, viss ein ser på grunnturnusplanen. Men ein del tilsette er langtids- eller korttidssjukemelde. Blant langtids sjukmelde er det folk med reell slitasje etter mange år i helsevesenet, ifølgje svar i spørjeundersøkinga og intervju med PLO-leiar. Revisor kan forstå at det kan vera utfordrande å sørge for full sjukepleiardekning når tre sjukepleiarar har pappa-/mammapermisjon samtidig. Med bakgrunn i spørsmål i spørjeundersøking om tal tilsette i gruppa er tilstrekkeleg i høve til dei arbeidsoppgåvene som gruppa utfører, kan revisor ikkje sjå tydeleg at det er for lite bemanning. Til saman meiner 12 prosent av respondentane i spørjeundersøking at tal tilsette 22 Side93

i deira gruppe nokså sjeldan, svært sjeldan eller aldri er tilstrekkeleg i høve til dei arbeidsoppgåvene gruppa utfører. Viss det verkeleg ikkje hadde vore tilstrekkeleg bemanning i ein eller fleire grupper, ville revisor forventa å sjå ein overvekt av respondentar frå dei gruppene. Revisor ser ikkje ein slik overvekt i dataene og har difor inntrykk av at det ikkje er ein felles oppfatning blant gruppemedlemmar i dei ulike gruppene (som er representert i spørjeundersøkinga) at det ikkje er tilstrekkeleg bemanning i høve dei arbeidsoppgåvene gruppa utfører. Vurderingar Har tilsette tilstrekkeleg kompetanse? Spørjeundersøking viser at: - Rundt ein tredel av respondentane av og til utfører arbeidsoppgåver som dei treng meir opplæring for å gjera, og 3 prosent nokså ofte. (Men over totredel av desse respondentane meinte at arbeidsoppgåvene nokså sjeldan/svært sjeldan er for vanskelege.) - Rundt 12 prosent av respondentane svarte at deira arbeidsoppgåver av og til er for vanskelege for dei. (Men mesteparten av dei har dei nødvendige kvalifikasjonane til stillinga deira.) - Om lag 10 prosent av respondentane har ikkje dei nødvendige kvalifikasjonane til den stillinga dei har ved sjukeheimen, viste data frå spørjeundersøkinga. Men ein del ufaglærte har lang realkompetanse, opplyste ein informant. Revisor meiner at det er positivt at tenesta har ein kompetanseplan og at ein, om mogeleg, ikkje lenger tilset assistentar, for å ha kompetanse på alle vaktene pga. Samhandlingsreformen. Revisor ser også positivt på at ein har fokus på opplæring av vikarar gjennom informasjonsmøte og informasjonshefte. Det er viktig at ein fortset i dette gode sporet for at opplæringa vert endå betre, t.d. gjennom fokus på opplæringa av dei som lærer opp vikarane, som to informantar nemnde. Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 1. Det skal leggjast til rette for at arbeidstakarar kan utvikle seg fagleg gjennom sitt arbeid. Grunngjeving: Berre 7,4 prosent oppgav i spørjeundersøking at jobben deira svært sjeldan eller aldri krev at dei lærer seg nye kunnskapar og ferdigheiter. 3.4 Tilrådingar Revisjonen tilrår leiinga ved Bråvolltunet sjukeheim å: auka tilsette sin kontroll i arbeidet, om mogleg, fordi det kan føre til at tilsette oppfattar arbeidsmiljøet meir positivt. fortsetja arbeidet for å unngå for stor belastning på sjukepleiarar på grunn av bruk av ufaglærte. gi god opplæring til dei som lærer opp vikarane og elles fortsetja det gode arbeidet med å sikre at vikarar får god opplæring. 23 Side94

4 Kva mål er det for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim (inkl. HMT-mål) og korleis er måloppnåinga? 4.1 Revisjonskriterium Ved fastsetting av revisjonskriteria for denne problemstillinga var bestemmingane i Internkontrollforskriften rettleiande: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 3.Definisjoner [...]Internkontroll: Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. 5. Innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon [...] Internkontroll innebærer at virksomheten skal: [...] Dokumentasjon 3. sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes 4. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet må dokumenteres skriftlig Kommentarane til internkontrollforskriften Til 4 Plikt til internkontroll "Det er uttrykkelig fastslått i 4 annet ledd at arbeidstakerne har plikt til å medvirke. [...] For verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg er deltakelse i etablering og vedlikehold av internkontroll uttrykkelig fastslått i arbeidsmiljøloven 6-2 og 7-2. I tillegg har arbeidstakerne og deres tillitsvalgte etter arbeidsmiljøloven 4-2 en rett til medvirkning i forbindelse med styrings- og planleggingssystemer." Om 5 punkt 4 i forskriften: Virksomheten må ha et mål for sitt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid som for andre driftsområder. Dette følger av nr. 4. Målene er en viktig forutsetning for planer og aktivitet, og bør settes så konkret som mulig. Målsettinger av mer overordnet karakter må også fastsettes. Mål skal dokumenteres skriftlig. Sidan det psykososiale arbeidsmiljøet er ein viktig del av HMT-arbeid og det har vore ein del turbulens på dette området meiner revisor at det må vera rimeleg å kreve at det skal vera mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim. Med bakgrunn i dette er desse revisjonskriteria utleia: 1. Arbeidsgiver skal jamleg fastsetja skriftlege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim. Både overordna mål og delmål. 2. Verneombod skal delta i arbeidet med å fastsetja mål (i HMT-plan). 24 Side95

4.2 Data Kva mål er det for det psykososiale arbeidsmiljøet v/ Bråvolltunet sjukeheim? Ullensvang herad si "Overordna handbok for internkontroll av HMT" omfattar fire overordna felles mål for arbeidet med HMT i heradet i kapittel 3 14. To av dei omfattar det psykososiale arbeidsmiljøet (i tillegg til det fysiske arbeidsmiljøet), nemleg: Skapa eit trygt og godt (fysisk og) psykososialt arbeidsmiljø Førebyggja (fysiske og) psykiske skadar og sjukdomar Måla er "Utarbeidd av: personalsjefen" og "godkjend av AMU 22.03.01, står det øvst i dokumentet. Siste oppdatering skjedde 15.04.2011. Områdeleiar opplyste i intervju at det ikkje er fastsett skriftlege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim. Ei stund etter intervjuet gjennomførte områdeleiar og verneombod ei vernerunde og utarbeidde HMT-Handlingsplan for 2014 15 basert på dette. Planen inneheld HMT-aktivitetar for året (arbeidsmål) som (delvis) gjeld det psykososiale arbeidsmiljøet. På spørsmål til verneombod og tillitsvalde om det er fastsett mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim, viste dei til verdiar knytt til tryggleik, inkludering, empati, respekt og lojalitet som tilsette saman har utarbeidda og skrive under på. Ein nemnde at det var viktig å ha med desse ord i omsorga og hadde oppfatta at områdeleiar har som mål at dei legg vinn på å vera ein god sjukeheim å bo på og jobbe i. Ein annan hadde oppfatta at eit mål frå leiinga var betre/open kommunikasjon, mens ein tredje nemnde: - vera positiv - vera meir sosial - laga nye/gode rutinar på avdelinga og få tilsette med på det - opplæring/gode prosedyrar - tilsette får vera med å jobba for langvakter/andre typar vakter Korleis er måloppnåinga? Det er ikkje mogleg å svara på dette spørsmålet, fordi det finst ikkje overordna mål, og heller ikkje delmål for 2013 og 2012. Arbeidsmåla for 2014 er nettopp fastsett. 4.3 Vurderingar Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 1. Arbeidsgiver skal jamleg fastsetja skriftlege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim. Både overordna mål og delmål. 2. Verneombod skal delta i arbeidet med å fastsetja mål/tiltak. 14 sjå vedlegg 4. 15 sjå vedlegg 6. 25 Side96

Grunngjeving: Overorna mål Det er fastsett overordna mål for det psykososiale arbeidsmiljøet i Ullensvang herad. Det er ikkje fastsett skriftlege overordna mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim. Revisor tolkar regelverket slik at det skal verta fastsett eigne (overordna og underordna) mål for ei eining i kommunen som Bråvolltunet sjukeheim. Ein rådgivar ved Arbeidstilsynet har bekrefta dette i telefonsamtale. Ifølgje Kommentarane til Internkontrollforskriften (om 5 punkt 4) er måla ein viktig føresetnad for planer og aktivitet, og bør verta sett så konkret som mogleg. Delmål Ein finn skriftlege arbeidsmål/hmt-aktivitetar i HMT-plan for 2014 og 2011. For 2012 og 2013 fins det ikkje eige HMT-plan 16. Verneombod har slik sett ikkje vore med i arbeidet med å finne/prioritere tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet i 2012 og 2013. Arbeidsmiljølova 3-1 stiller krav til systematisk HMT-arbeid i samarbeid med verneombod. Det er difor viktig at ein fortset i det gode sporet ein har kome i i 2014 med å utarbeide HMT-planar årleg/systematisk framover i samarbeid med verneombod. Revisor har ikkje fått informasjon om at det er utarbeidd andre typar skriftlege mål, medrekna resultatmål. Av intervju går det fram at tillitsvalde og verneombod har inntrykk av at leiar har mål for det psykososiale arbeidsmiljøet, men dei har ulike oppfatningar av kva mål. Revisor meiner difor at det er viktig at mål for det psykososiale arbeidsmiljøet vert skriftleggjort (og formidla), slik at tilsette får eit klart og eintydig bilete av retning. Revisor ser ikkje på verdiane som tilsette har utarbeidd (som ulike intervjuobjekt viste til) som mål, sjølv om dei gir tilsette ein form for retning. 4.4 Tilrådingar Revisjonen tilrår at leiinga: jamleg fastsett skriftlege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim, medrekna mål i HMT-planar i samarbeid med verneombod. 16 I "Årsrapport 2012/13 for samarbeidet mellom Ullensvang herad, Bråvolltunet og Grend Bedriftshelseteneste" (datert 23.02.2014) står: "Det har ikkje vore utarbeidd eigen plan for samarbeidet mellom Bråvolltunet og Grend Bedriftshelseteneste i 2012/13. Det vart sett opp ein HMS plan i 2011 (4.11.2011), som delvis gjaldt for 2012." "Noko av forklaringa til at det ikkje vart utarbeidd eigen plan i 2012 og delvis i 2013, er at det kom eit leiarskifte på Bråvolltunet og ein periode med midlertidig leiar. I den perioden var det eit veldig høgt arbeidspress, og leiar på Bråvolltunet og Grend Bedriftshelseteneste prioriterte då i lag med pleie og omsorgsleiar i Ullensvang herad å jobbe med overordna rettleiing på leiarnivå og oppfølging av personalgrupper/personalsaker. Grend Bedriftshelseteneste var i så måte i nær kontakt med leiar på Bråvolltunet [...]og pleie og omsorgsleiar [...], gjennom heile 2012 og mykje av 2013." 26 Side97

5 Kva tiltak er iverksett for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim? 5.1 Revisjonskriterium For denne problemstillinga har me til utleiing av revisjonskriteria teke utgangspunkt i bestemmingane i regelverket under: Arbeidsmiljølova 3-1. Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid[...] (2) Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal:[...] c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen, [...] g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c, Kommentarane til Arbeidsmiljølova 11.13.1 Arbeidsgiver/arbeidsgiveransvar Arbeidstakere bør ha slike [medarbeider]samtaler minimum en gang i året. Sidan det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim har vore turbulent meiner revisor at det er relevant å undersøke om det har vore løypande kontroll med det. I tillegg er løypande kontroll viktig som grunnlag for tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet. Desse revisjonskriteria er følgeleg fastsett: 1. Arbeidsgivar skal sørge for løypande kontroll med det psykososiale arbeidsmiljøet (når risikoforholda i verksemda tilseier det). 2. Arbeidsgivar skal iverksette tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet. 5.2 Data 1. Har arbeidsgivar sørgd for løypande kontroll med det psykososiale arbeidsmiljøet? I intervju kom det fram at det psykososiale arbeidsmiljøet er/kan vera tema på ulike typar møter: HMS-/vernerunder Verneombodet har vore med på tre vernerundar i løpet av dei fire åra han har vore verneombod, to av desse under noverande leiar. På runden i 2013 var det fokus på det fysiske arbeidsmiljøet, ikkje det psykososiale, sa han. På vernerunden i 2014 vart Ullensvang herad sitt standardskjema for vernerundar teke i bruk. På dette skjemaet er eit avsnitt om psykososiale tilhøve. Områdeleiar var med på vernerunden i mars 2014. Ho har nyleg innført rutinar for vernerundar - dei skal gjennomførast årleg og ekstra ved behov, opplyste verneombod. 27 Side98

Medarbeidarsamtalar (pågåande) På standardskjema vert det bl.a. spurd om korleis arbeidstakar trives/har det på arbeidet. Ein av dei tillitsvald hadde berre hatt to medarbeidarsamtalar sidan 1998, ein av dei i byrjinga av 2014. I spørjeundersøkinga svarte 26 av 68 respondenter at dei hadde hatt medarbeidarsamtale i løpet av det siste året. Månadlege møter mellom områdeleiar og tillitsvalde og verneombod Ein av dei intervjua meinte at dette var eit fora der ein kunne ta opp psykososiale ting, ein annan tenkte heller at han/ho ville ta opp slike saker direkte med leiinga. Gruppemøte Sjukepleiaranes møter med sine grupper. Tillitsvald meinte at viss det kjem fram eller vert diskutert noko der, ville sjukepleiarane vidareformidle det til avdelingsleiarane og områdeleiar så kan det verta teke opp på avdelingsmøte. Avdelingsmøte Det er avdelingssjukepleiaranes møter med deira medarbeidarar i inne- og utetenesta. På dette møtet er korleis dei har det eit tema. Men ein tillitsvald var usikker på om alle nyttar høve til å ta opp ting. Ifølgje ho har nokon tilsette teke opp ting dei reagerte på, feil eller negative ting. Personalmøte Områdeleiars møte med alle tilsette ved sjukeheimen minimum 4 gonger per år. Ho har møte med verneombod og tillitsvalde i forkant av dette møtet. 2. Har arbeidsgivar iverksett tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet? I tillegg til at tidlegare rådmann og personalsjefen har gjort endringar i leiarstrukturen, har PLO-leiar og områdeleiar aust iverksett ei rekke tiltak etter at dei byrja i stillingane sine i høvesvis februar 2011 og jul 2011. Tiltaka er presentert lenger ned i kapitlet, etter type. Dei to leiarane har heile vegen hatt ein jamleg dialog med rådmann og personalsjef om tiltak og fått full støtte frå dei, fortalte dei i intervju. Endringar i leiarstruktur og kommunikasjon PLO-leiar for heile heradet tilsett (februar 2011) I februar 2011 tilsette tidlegare rådmann og personalsjef ein PLO-leiar for heile PLO-tenesta. Før var det ein PLO-leiar i aust og ein i vest, men desse ville ha ein fagleg leiar over seg og blei følgjeleg områdeleiarar i staden, sa PLO-leiar. Ho nemnte også at rådmannen og personalsjefen har følgt PLO-leiar som fekk kontor på heradshuset tett opp, bl.a. når det gjeldt budsjett, vikarbyrå og sjukefråvær. Kommunikasjonen vart betre etter at tenesta ikkje lenger var desentralisert, sa ho. PLO-leiar fekk ansvar for å utarbeide ein helse- og omsorgsplan. Ho informerte i intervju om at ho har jobba mykje med å samkøyra rutinar og prosedyrar i aust og vest for at innbyggarar i aust og vest i heradet, og på nordsida, skal ha tilgang på same kvalitet på tenestene. Ho meiner at leiargruppa er godt på veg til å få gjennomført dette, men at det er mange utfordringar i arbeidet. 28 Side99

PLO-leiar har lang erfaring innan pleie og omsorg, medrekna som avdelingsleiar i Eidfjord og på Bråvolltunet samt som vikar som fagleg leiar i Eidfjord, ved Bygdaheimen. Ho har vidareutdanning i administrasjon og leiing samt kreftsjukepleie. PLO-leiar og områdeleiarar for aust og vest har månadlege møter, men dei er også nesten dagleg på telefon. Ifølgje PLO-leiar utfyller dei tre kvarandre godt med sine styrker. Dei er godt samkjørte, noko som er viktig for det er mykje "å snu seg etter", sa ho. Ny områdeleiar aust tilsett (desember 2011) I januar 2012 byrja tidlegare områdeleiar aust i ei anna stilling i heradet. Noverande områdeleiar aust vikarierte fyrst eit halvt år i stillinga og vart så fast tilsett. Leiarutdanning har ho ikkje, men har tatt vidareutdanning i rehabilitering som kjem godt til nytte på Bråvolltunet sjukeheim. Ho har erfaring som avdelingsleiar i Eidfjord og på Voss. Områdeleiar beskriv seg sjølv, i intervju, som ein person som liker system og er oppteken av at arbeidsplassen er god og trygg. PLO-leiar nemnte at ho og områdeleiar aust jobbar godt saman. Dei har tidlegare jobba i lag i Eidfjord. Områdeleiar har (hatt) jamlege møter med PLO-leiar, personalsjef og tidlegare rådmann månadleg/annan kvar månad, hovudsakleg for å gjennomgå økonomien. PLO-leiar knytt til Bråvolltunet (haust 2013) Rådmann orienterte politikarane i heradet at noko av ressursen til PLO-leiar ville bli nytta til Bråvolltunet hausten 2013. Dette vart lagt fram som ei melding. Frå 3 til 2 avdelingssjukepleiarar (februar 2012) Då ein av tre avdelingssjukepleiarar slutta i februar 2012, vart ho ikkje erstatta. Ein av dei resterande avdelingssjukepleiarane fekk ansvar for sjukeheimen og den andre for heimetenesta. Slik vart det ryddig i forhold til dei tilsette og kven som har ansvar for kva, sa PLOleiar. Før hadde dei tre avdelingssjukepleiarane eit geografisk område kvar. Figur: Organisering av pleie- og omsorgstenesta i Ullensvang herad 2014 29 Side100

Opplæring Samlingar i regi av KS, pulje 6 'Etikk i kvardagen' (fyrste samling mai 2012) - ei gruppe tilsette frå Bråvolltunet (og Utneheimen) deltok, deriblant områdeleiar aust. Forelesing om "Etikk arbeidsglede, arbeidsmiljø med meir' (våren 2013) - alle PLO-tilsette i Ullensvang (og Eidfjord) vart invitert. - leiinga søkte om og fekk midlar frå KS til dette (saman med Eidfjord). Forelesing om 'Psykososialt arbeidsmiljø etikk (ansvarleggjering)' (hausten 2013) - ved foreleser A.G. Samuelsen - for tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim. - brukte midlar frå KS Ifølgje ein tillitsvald meinte dei fleste sjukepleiarane at kurset med A.G. Samuelsen har bidratt til forbetring av det psykososiale arbeidsmiljøet. Vedkomande synte sjølv at det hadde bidratt til ein betydeleg forbetring. I spørjeundersøking fekk tilsette spørsmålet "Kva tiltak som er gjort i løpet av det siste året for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim meiner du har hatt effekt/vore nyttig? Her skreiv om lag 23 av 68 respondentar kurset med A.G. Samuelsen. Nokre tilbakemeldingar er at kurset hadde ført til betre forståing mellom kollegaer, gitt betre fellesskap, betre kommunikasjon mellom kollegaer og leiinga, betre samarbeid. Om lag fire respondentar meinte derimot at det ikkje har hatt effekt/vore nyttig. Ein respondent, som jobbar nattskift, har sett liten effekt. Men vedkomande kommenterte at tilsette som jobbar nattskift ikkje har vore med på samlingane. Kontakt med Bedriftshelsetenesta for å få innspel til det psykososiale miljø på Bråvolltunet, og samkjøring av leiargruppa PLO-leiar kontakta bedriftshelsetenesta våren 2012 for å få innspel og hjelp knytt til det psykososiale arbeidsmiljøet på Bråvolltunet, men dei hadde då ikkje kapasitet til å bistå dei. Våren 2013 hadde bedriftshelsetenesta nokre møter med leiinga for å bistå/kome med innspel for korleis dei kunne bli betre samkjørt. Men leiinga fekk ikkje noko vidare oppfylging, uttrykka PLO-leiar, truleg grunna dårleg kapasitet. Ho har etterspurt oppfylging ved fleire høve. Elles har Bedriftshelsetenesta, tillitsvalde og verneombod hatt eit HMS-møte i 2013 med fokus på det fysiske arbeidsmiljøet, men ikkje med fokus på det psykososiale arbeidsmiljøet. Områdeleiar var ikkje med. Coaching av leiargruppa (2013) - søkte om og fekk leiarutviklingstilskot frå KS - 3 samlingar gjennomført med foreleser Anne Gerd Samuelsen - avdelingssjukepleiarar, områdeleiar aust og PLO-leiar har fått vegleiing og vidareutvikla seg som leiarar. Det var positivt å få drahjelpa for å verta betre samkjørte som leiargruppe, sa områdeleiar aust i intervju. - dei har gått igjennom innleverte kommentarar frå alle tilsette på kvar deira leiar. Leiarane vart "avkledd" og so bygd opp igjen. Det kunne gjelde enkle ting som å bli litt sterkare i stemma, møtestyring med meir. På denne måten jobbar tilsette og leiarar mot 30 Side101

kvarandre. Det er godt investert, meinte PLO-leiar. PLO-leiar tek kvar veke opp kva dei enkelte leiarane skal jobba med. - siste samling i mars 2014, for å evaluere med tilsette bl.a. korleis leiarar har endra seg. Ein tillitsvald meinte at leiinga hadde utvikla seg etter ha vore på kurs og ha fått leiar coaching av foreleser A.G. Samuelsen. Ho/han opplevde at leiinga har jobba med sin leiarstil, m.a. å vera meir synleg, kommunikasjon. Autorisering av sjukepleiarar som jobba som helse- og fagarbeidarar (2013) Leiinga ordna i 2013 at 4-5 filippinske/andre sjukepleiarar, som jobba som helse- og fagarbeidar, fekk nødvendig praksis og norsk kurs for å bli autoriserte sjukepleiarar i Noreg. Ein av desse jobbar på Bråvolltunet. Men ein nytilsett vert truleg ferdig og får autorisasjon til sommaren 2014. Frå 21. oktober 2013 har Bråvolltunet sjukeheim hatt sjukepleiarar på alle vaktene i døgnet. 4-årig desentralisert sjukepleiarutdanning Tilsette kan få stipend frå heradet og permisjon med lønn - ei veldig attraktiv ordning, meinte PLO-leiar. I dag tek tre tilsette i Pleie og omsorg denne utdanninga, ein knytt til Bråvolltunet sjukeheim. Sjukepleiarfagleg vegleiing (2013) Dette søkte leiinga om hjå distriktspsykiatrisk senter for å styrke den faglege kompetansen, og får dei i dag. Dei må kun betale for reise til ein fagperson som kjem frå Jondal. Tiltaket vert avslutta på Bråvolltunet april 2014 (og startar opp på Utneheimen til hausten.) E-læringsmodular på Infoconsensus og i programmet PPS praktiske prosedyrar for sjukepleie Leiinga kjøpte e-læringsmoduler på Infoconsensus i 2013 slik at tilsette kan gjennomføre ulike e-kurs på 20-30 minuttar om lovverk og tema som handtering av sår, tvang, medisinar osv. (med eigen evaluering og kursbevis). Då kan fleire tilsette auka sin faglege kompetanse, og i tillegg utan å reise. Leiinga kan sjå kven som har teke kurs. Programmet PPS (Praktiske prosedyrar for sjukepleie) har også e-læringskurs. Forflytningskurs og innkjøp av forflytningsverktøy (2013) Ein PLO-tilsett i aust og ein i vest vart sendt på forflytningskurs og har hatt oppfylging med dei tilsette på begge sjukeheimar. I tillegg vart det kjøpt inn forflytningsverktøy. Tiltaket skal bidra til å unngå skadar på personale og pasientar som fylgje av manuell løfting av pasientar og bebuarar. Med på læringsnettverk I trygge hender i regi av Undervisningssjukeheim i Bergen (mars 2014) PLO har nettopp gjennomført prosjektet i trygge hender knytt til legemiddelbruk på sjukeheimane. (Våren/hausten 2014 held heimetenesta på med det same prosjektet knytt til dei som bur heime). Musikkterapi til Demente 31 Side102

To sjukepleiarar er i gang med samlingar på Røde kors sjukeheim Musikk terapi til Demente. Dei skal vidareformidle sin lærdom til tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim etter dei har innført dette på Utneheimen. Om opplæring generelt Alle tilsette kan søke om å få reise på kurs. Pleie og omsorgsleiar får inn søknadene frå aust/vest då ein har felles kompetanseplan og budsjett. Områdeleiarane vert teke med på råd ved behandling av søknadane. I intervju og spørjeundersøkinga kom det fram at ein del saknar å gå på kurs, især dei som jobbar natt. Dei får ikkje same opplæring/tilbod om kurs fordi lokal opplæring går på dagtid mens ein del av dei søv. Men det er generelt vanskeleg å få vera med på kurstilbod som kjem, grunna dårleg økonomi i Heradet. Møter og liknande Felles lunsj pause kvar dag (2014) Områdeleiar innførte dette fordi tilsette ikkje hadde ein fellespause og fordi ho har tru på at det vil betre det psykososiale arbeidsmiljøet. Tillitsvalde og verneombod har fått mange positive tilbakemeldingar knytt til dette tiltaket. Ein meinte at det styrkjer samhaldet med leiinga og sakshandsamar, som har kontor i ein krok av bygningen. Av 68 respondentar lista 12 i spørjeundersøking opp felles mat pause som eit tiltak som dei meiner har hatt effekt/vore nyttig. Ifølgje respondentar gjer tiltaket det meir sosialt mellom dei som arbeider på kontor, avdeling og utetenesta samt at folk vert betre kjent og meir samansveisa. Nokre respondentar ønskjer at tilsette frå alle gruppar deltek og at kollegaer er flinkare til å inkludere/snakke med kvarandre. Samarbeidsmøte mellom grupper etter frukost (2013) Områdeleiar aust har innført eit samarbeidsmøte der gruppe 1 og 2 informerer kor langt dei har kome og høyrar kva dei kan hjelpe kvarandre med. Dei tillitsvalde har fått mange positive tilbakemeldingar på dette tiltaket. Ein av dei har fått informasjon om at samarbeidet mellom gruppe 1 og 2 har vorte mykje betre på grunn av dette tiltaket. Vedkomande sa også at viss begge gruppane ligg godt an, veit dei at dei kan bruke tid på å aktivisere bebuarane, t.d. følgje ein bruker som ynskjer det til å baka, gå i butikken, gå tur osv. I spørjeundersøkinga skrev åtte personar ned dette tiltaket på spørsmål kva som har hatt effekt/vore nyttig for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet. Respondentane forklarte at tiltaket bidreg til godt samarbeid, god kommunikasjon, oversikt og kontroll, forståing for arbeidsmengda på gruppa, rettferdig fordeling av arbeidet. Møte kvar veke med avdelingsleiarane, sakshandsamarane (2013) Månadlege personalmøte (2013) Tillitsvalde, verneombod og områdeleiar aust har møter i førekant av personalmøta. I 2014 har dei gått over til personalmøte minimum 2 gonger i halvåret. I tillegg har dei avdelingsmøte eit par gonger i halvåret. 32 Side103

Verneombodet opplyste at "informasjon frå verneombod" er eit fast punkt på personalmøte sidan januar 2014. Utarbeida visjon og verdiar (haust 2013) Tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim har skrive ein visjon og verdiar som skal kjenneteikna tilsette ved Bråvolltunet i omgang med kvarandre som kollegaer og i møte med pasientar/pårørande. Dei tilsette hadde møteplikt på desse møta. Pleie- og omsorgsleiar, personalsjef, hovud- og plassverneombod samt hovud- og plasstillitsvald var med på desse personalmøte, som gjekk over om lag fire samlingar, og dei møttest og i forkant av desse møta for å vera med og planlegga møta. Fire tilsette skreiv ned dette tiltaket på spørsmål om kva som har vore nyttig/hatt effekt for å forbetre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim. To respondentar meinte at dette var lite nyttig, ein av dei var ikkje med i prosessen. Fokus på årleg medarbeidarsamtale (2014) I medarbeidarsamtalen spør avdelingsleiarane tilsette korleis dei vurderer arbeidsmiljøet. Ein tilsett gav i spørjeundersøking uttrykk for at medarbeidarsamtalar er eit nyttig/effektivt tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet, for der kan ein ta opp problem eller sider ved arbeidsmiljøet som bør verta utvikla, sei kva som er galt og prøve å løyse det. Etiske refleksjonsgrupper (2013) I tilknyting til prosjektet som tilsette deltok på i regi av KS, innførte områdeleiar aust vekentlege etiske refleksjonsgrupper på onsdagar før lunsj/i lunsjen. Men det har ikkje blitt ein fast rutine enno. Tilsette et ute saman både på vår og haust Fredagskos på jobb Bemanning Arbeid kvar 3. helg for sjukepleiar i staden for kvar 4. helg (2012) Dette vart innført fordi tenesta sleit veldig med fagkompetanse på helg i fjor. Andre PLOtilsette (helsefagarbeidar) har lenge arbeid kvar 3. helg. Denne endringa var ikkje populær, men det måtte til, sa områdeleiar. Tenesta har fått mykje meir kontroll med fagkompetansen i ettertid, men slit framleis litt i periodar, også i år. Men grunnbemanninga er til stades, sa dei. Tilsett sjukepleiar på natt (2013) Fordi det før kun var 3 nattevakter (hjelpepleiarar) og sjukepleiarar hadde bakvakt (beredskapsvakt). Det hadde ikkje blitt prioritert å ha ein sjukepleiar på nattevakter. To hjelpepleiarar/assistent vart difor flytt til arbeid på dag-/kveldstid og ein hjelpepleiar fekk 10 prosent av sin stillingsprosent flytt til dag-/kveldstid. Frå 21. oktober 2013 har det fylgjeleg vore sjukepleiarbemanning til stades i aktiv vakt døgnet rundt på Bråvolltunet sjukeheim. Før den tid hadde dei 3 nattevakter helsefagarbeidar kompetanse, med ein sjukepleiar i beredskapsvakt. Etter 21.10.13 har 1 av dei 3 nattevakter sjukepleiarfagleg kompetanse. Ikkje forlenga forhandlingsturnusen (2013) 33 Side104

PLO-leiar, områdeleiar og personalsjefen valte å ikkje forlenga forhandlingsturnusen på grunn av tidsbruken, oversikt/kontroll over personale turnus bemanning, og den økonomiske/kostnaden. Nokre grupper som forhandla turnus fungerte etter intensjonen. Men andre grupper av personale hadde store utfordringar. Då vart fagkompetansen dårleg fordelt, og fordeling av vakter blant dei tilsette kunne verta ei utfordring der den sterke eller den som ikkje sa noko fekk innfridd sine ynskjer. Ein del tilsette var ikkje fornøgd grunna desse endringar kom det fram i spørjeundersøkinga. Ein skrev at det har "ødelagt" nattevaktgruppa fordi rullering er heilt nødvendig på natt, og to meiner at det var negativt for arbeidsmiljøet. Dei forstår ikkje at den vart teke bort, men at ein no likevel forhandlar om påske, sommer og jul. Ein forstår ikkje argumentet om at den var dyr når dei har inntrykk av at administrasjonen i dag bruka ein god del tid på dette og at folk var villige til å forhandle gratis. Ein tillitsvald meinte at det også er ein form for forhandling at tilsette no har ein timebank, som dei kan setja timar/ ex vakter i og bruka dei til seinare noko mange kanskje ikkje tenker på. Tillitsvalde frå Fagforbundet fekk foreleser frå fylket inn for å informere om rettigheiter og plikter (2013) Representant frå Fagforbundet i Hordaland informerte om ulike regler og lovverk. Ifølgje Pleie- og omsorgsleiar, meinte representanten at tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim hadde ein god turnusavtale og veldig god kompensasjon for å jobbe annan kvar helg. Etter loven skal ein ikkje jobba meir enn annan kvar helg, mens det i turnusavtalen til tilsette ved Bråvolltunet står at dei ikkje skal jobbe meir enn tredje kvar helg utanom dei som ynskjer å jobbe annan kvar helg mot ein bonus (pr. i dag på kr. 30 000). Tilsett 150% faste vikarar på topp (2013) For å spare pengar og fordi kjente faste vikarar skapar tryggleik. Det resulterte i stor reduksjon i kostnadar til vikarar spesielt til vikarbyrå. Fram til hausten 2013 har det berre vore 1-2 vikarar innimellom over ei kort tid, opplyste områdeleiar aust. Frå hausten 2013 er det ikkje brukt vikarar gjennom vikarbyrå, sa ho. Tidlegare kunne det vera inntil 5 vikarar samtidig på visse tidspunkt. Desse faste vikarane hadde ein eigen turnusavtale som følgjer hovudtariffavtalen. Leiar berre fylte opp turnusen deira og kunne flytte på dei inntil 14 dagar. Når andre tilsette var sjuke kunne dei steppa inn, for anten så var dei allereie på vakt eller leiar kunne svinge dei til seinvakt. Dette fungerte veldig bra og det hjalp leiinga å tenke sine eigne i staden for vikarbyrå som før, fortalte PLO-leiar i intervju. Men på grunn av den økonomiske situasjonen heradet er i no, er desse stillingane diverre fjerna igjen. I periodar har sjukeheimen ikkje jobb til alle vikarane, opplyste leiinga. Dei som vert nytta som vikarar er dei som har helge jobbar og dei av fast personalet som ynskjer jobba meir. Vikarbehovet er veldig svingande. Det er vanskeleg å skaffa vikarar med fagkompetanse til tider og då treng dei hjelp frå vikarbyrå. Tilsett 1-årig sjukepleiar som skal ha ansvar for demensarbeid i aust og vest (frå mars 2014) Tiltaket er gjort for å samkjøre og styrke demensarbeidet i aust og vest. Tilsette ved demenseiningane har no berre ein leiar å forhalda seg til. 34 Side105

Har styrka kontoret midlertidig (oppstart hausten 2013) med 20-30 prosent prosjektstilling i eitt år Leiinga omprioriterte 20-30 prosent stilling frå pleie til kontor for å avlaste sakshandsamar på Bråvolltunet. I tillegg reknar økonomikontoret no vederlag for langtidsopphald både for PLO i aust og i vest for å avlaste sakshandsamarane på sjukeheimane. Felleshandtering aukar også kvaliteten. Ansvar med meir Sjukepleiarar har fått meir ansvar og utfører sjukepleiaroppgåver (2013) Etter tal avdelingssjukepleiarar gjekk ned, er ulike oppgåver delegert til sjukepleiar på avdeling, deriblant ansvarssjukepleiar. Fleire av desse oppgåvene gjorde avdelingssjukepleiarane sjølve før. Innført ansvarsvakt for sjukepleiarar (2013) På kvar vakt har ein sjukepleiar ansvar, som er definert. Ansvarleggjere kvar enkelt for den jobben dei gjer (2013) Områdeleiar aust har jobba/jobbar med å ansvarleggjere kvar enkelt for den jobben dei gjer, men det gjenstår framleis ein god del arbeid på dette området. Eit døme på slikt arbeid kan vera å jobbe med at kvar enkelt har hovedfokus på kva ein sjølv gjer og med mindre fokus på kva andre gjer. Auka ansvar til tillitsvalde (2013) Tillitsvalde har fått meir ansvar og oppgåver knytt til turnus. Dei har vore på kurs i turnusplanlegging og er påmeldt til eit nytt prosjekt kring langturnus noko som viser engasjementet deira, meinte PLO-leiar. 17 Områdeleiar fortalte i intervju at dei tillitsvalde sette opp turnusforslag til jul 2013 og at ho sluttførte arbeidet. Dei jobba greitt i lag sånn. Før gjorde ho alt sjølv. Ho har tenkt å fortsetja med å involvere dei, neste gang til påske-/maiturnusen 2014. Informasjonsavis for å nå alle tilsette med informasjon (2013) Sidan det er ei stor gruppe tilsette (ca. 80 stk.) som arbeider skift er det vanskeleg å nå alle med informasjon. Det er opp til tilsette å slå opp i møtereferat i permer når dei ikkje kan møte opp/møter opp. I fjor vår byrja områdeleiar, ved hjelp av sakshandsamar, å gje ut ei informasjonsavis til personalet. Det er ikkje vore utgitt månadleg som tenkt, men av og til. Dette tiltaket vart mottatt positivt, sa ho. Det gjenstår framleis ein god del arbeid med å nå ut til alle. 17 "Langturnusordningene i Bergen kommune har ført til mer heltid, enklere rekruttering av fagpersonell og økt trivsel blant ansatte og brukere.", skriv NAV. "Et eksempel på en ordning er en «lang langturnus» der de ansatte i løpet av åtte uker har 14 timers vakt syv dager i strekk, deretter tre uker fri, så igjen 14 timers vakt syv dager i strekk, deretter en uke fri, så en uke bakvakt og tilslutt en uke fri." (https://www.nav.no/arbeid/inkluderende+arbeidsliv/ufrivillig+deltid/langturnus+gir+heltidsstillinger.333668.c ms) 35 Side106

Prosedyrar, rutinar og dataprogram Dokumentere eksisterande prosedyrar/rutinar (2013) Områdeleiar opplever at mange tilsette har prosedyrane i hovudet, men at dei ikkje er skrive ned. Ho har sjølv dokumentert ein del og får no også andre til å dokumentere ein del. Nye prosedyrar/rutinar (2013) Områdeleiar har også jobba med å få på plass manglande prosedyrar og arbeidsrutinar, men det var nødvendig å stoppe ein periode for å unngå at det blei for mykje på ein gong. Dei må ta ei oppgåve om gongen. No skal dei til dømes jobbe med å få opp gode tiltaksplanar i fagjournalsystemet Cosdoc, der journalen til pasientane ligg. Implementert Notus (2013) Programmet gir melding om arbeidsmiljølova vert overhaldt, t.d. kor mykje tilsette har jobba i høve til tillat tal timar. Ein kan også sende ut ledige vakter på Notus portal. Det er kostnadsbesparande, ryddig og oversiktleg. Kvalitet i CosDoc (2013) Områdeleiar har hatt fokus på kvalitet i CosDoc 18 og sjukepleieprosedyrar (i PPS-modulen). Ho har jobba med å bygge trygge rutinar slik at m.a. krav frå det farmasøytiske tilsynet vert overhaldt. Sidan ho var med å starte/bygge opp systemet i Eidfjord, har ho god kjennskap til programmet. Medisinkort (2013) Områdeleiar har arbeida med å bygge trygge rutinar slik at rett pasient får rett medisin til rett tid, at historikk vert lagra og lover/prosedyrar vert følgt (jfr. farmasøytisk tilsyn som sjukeheimen får kvart år). Bygningsmessige endringar Eige medisinrom eige legerom eige laboratorierom (2013) - Før måtte ein nesten gå gjennom heile sjukeheimen for å kome til medisinrommet - no er det plassert sentralt, nær vaktrommet. Alle medisin vert oppbevart der, mens dei tidlegare var spreidd på ulike plassar. - Tilsynslege kan no ha samtaler og skrive i journal utan å bli forstyrra. Før var legeromet i same rom som medisinrom og laboratorium. - Prøver vart analyserte inne på medisinrommet før leiinga ordna eige laboratorierom. Dette var ei dårleg løysing med omsyn til hygiene og ro. Heimetenesta har fått eige kontor til rapportering og møter (2013) Avsluttande kommentarar PLO-leiar fortalte at dei prøver å jobbe med det dei kan, men ting kan bli betre. Ho har vore i kontakt med andre for å vite om dei er på rett veg, bl.a. hennar tidlegare leiar og PLO-leiar i 18 eit program som held oversikt over pasientens behov og kommunens tenestetilbod 36 Side107

Eidfjord kommune. Pleie og omsorgsleiar i Ulvik vart kontakta no i år. PLO i Ulvik har hatt eit sjukefråvær for mange år sidan på heile 20%, men er no nede i 4,5%. Der starta dei for mange år sidan med tiltak som myndiggjering, å ha personale med seg, jobbe med lojalitet til det som er bestemt med meir. Dette held dei i Ullensvang også på med, men slikt tek tid å få resultat på, sa PLO-leiar i Ullensvang. Ho føydde til at PLO-tenesta i vest har like lågt sjukefråvær som i Ulvik. Det er mange årsaker som spelar inn, opplyste ho. Område der det framleis gjenstår ein del arbeid Områdeleiar informerte at det framleis må jobbast mykje med m.a. å: få på plass prosedyrar og rutinar ansvarleg gjere kvar enkelt for den jobben dei gjer å nå alle tilsette med informasjon utvikle leiargruppa I tillegg må ein repetera ein del ting som ein har hatt fokus på. 5.3 Vurderingar Løypande kontroll Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 1. Arbeidsgivar skal sørge for løypande kontroll med det psykososiale arbeidsmiljøet (når risikoforholda i verksemda tilseier det). Grunngjeving: Då områdeleiar byrja i stillinga var det, ifølgje verneombod, eit turbulent psykososialt arbeidsmiljø. Etter revisor si vurdering har leiinga gjennom vernerunder, medarbeidarsamtalar, møter med tillitsvalde og verneombod, gruppemøter, avdelingsmøter og personalmøter eit system som sørger for løypande kontroll med det psykososiale arbeidsmiljøet. Revisor vil likevel understreke viktigheita av at vernerunder omhandlar psykososiale tilhøve og vert gjennomført årleg. Revisor ser positivt på at det for tida vert gjennomført medarbeidarsamtalar. Kommentarane til Arbeidsmiljølova 19 poengterer betydninga av systematiske samtalar. Det står: "Systematiske, fortrolige medarbeidersamtaler er et særlig viktig redskap for ledere og medarbeidere ved at slike samtaler kan sikre bl.a.: [...] - arbeidsmiljøforhold [...]. Arbeidstakere bør ha slike samtaler minimum en gang i året." Det har ikkje vore årlege medarbeidarsamtaler ved Bråvolltunet sjukeheim. Revisor tilrår difor at ein fortset i det gode sporet ein har starta i, ved å gjennomføre medarbeidarbeidarsamtalar årleg framover. Iverksette tiltak Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 2. Arbeidsgivar skal iverksette tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet. 19 jfr. punkt 11.13.1 Arbeidsgiver/arbeidsgiveransvar 37 Side108

Grunngjeving: Leiinga ved heradet og ved sjukeheimen har til saman iverksett mange ulike tiltak for å betre det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet sjukeheim dei tre siste åra, medrekna ein del tiltak som vart svært godt teke imot av tilsette. 38 Side109

6 Attendemelding frå rådmannen Rådmann har i e-post dagsett 25. april 2014 gjeve attendemelding under på utkast til revisjonsrapporten: "Revisjonen har lagt fram rapport som tek for seg det psykososiale arbeidsmiljøet, medrekna leiing og kommunikasjon, samt bemanningssituasjonen ved Bråvolltunet sjukeheim. Revisjonen har kome med si vurdering i form av trafikklys, grøne og gule lys ingen raude. Bråvolltunet har fått flest grøne trafikklys, men 3-tre gule trafikk lys med tilrådingar. Desse tilrådingane er knytt opp til fylgjande; 1. Arbeidstakar sitt høve til påverknad myndiggjere dei tilsette. 2. Arbeidstakar skal ikkje utsetjast for trakassering. 3. Arbeidgivar skal ilag med verneombod jamnleg fastsetja skriftlege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet ved Bråvolltunet. Både overordna mål og delmål. Rådmannen vil fylgja tilrådingane til revisjonen. Som det går fram av rapporten, har heradet allereie sett i gang ei rekke ulike tiltak for å betra arbeidsmiljøet på Bråvolltunet. Myndiggjering av dei tilsette er i fokus. Dette er eit kontinuerleg arbeid me har tru på vil gje gode resultat. Dei tilsette har vore med på å skrive ein felles visjon med mål og verdiar for Bråvolltunet. Trakassering-mobbing av tilsette skal ikkje førekoma. Heradet har nulltoleranse for slik oppførsel, og avvikmelding skal skrivast og leverast leiar. Verneombod vert ilag med bedriftshelsetenesta årleg kalla inn til vernerunde. Då vert det også skrivne skriflege mål for det psykososiale arbeidsmiljøet. Etter rådmannen sitt syn viser rapporten at tiltaka som er sett i verk har betra arbeidsmiljøet på Bråvolltunet. Ved å halda fram med det gode arbeidet som er starta, og ta omsyn til tilrådingane frå revisjonen, vil me jobba vidare for å skapa eit endå betre arbeidsmiljø på sjukeheimen. Rådmannen" 39 Side110

Vedlegg 1: Meir om korleis tilsette vurderer det psykososiale arbeidsmiljøet Her kan du lese kva spørsmål som inngår i dei ulike områda i figur 2.1 og tabell 2.1 og 2.2, samt kommentarar frå tilsette. Leiing gir tilsette mynde Spørsmål som inngår i dette området: Oppmuntrar den næraste sjefen din deg til å delta i viktige avgjerder? Oppmuntrar den næraste sjefen din deg til å seia frå når du har ein annan meining? Hjelpar den næraste sjefen din deg med å utvikla dine ferdigheiter? Figur 2.1 viser at rundt 17 prosent av respondentane svarte 1 (svært sjeldan eller aldri) på spørsmåla om leiing gir tilsette mynde. To tilsette kommenterte at ansvarssjukepleiarane er ulike. Ein ønskte at fleire sjukepleiarar og hjelpepleiarar deler sin kunnskap. Vedkomande skrev: "Eg syntes det er svært interessant og kjekt når eg får innblikk i kvifor noko er som det er og at meir erfarne deler sine kunnskapar."andre skreiv: - Har eit godt forhold til min næraste sjef. Me samarbeider godt, føler eg blir høyrt når eg meinar noko. Ingenting er perfekt, men min næraste sjef gjer så godt ho kan og eg synest det er meir enn bra nok. - Eg synest at desse spørsmåla er vanskelege å svara på, eg har følt meg verdsett og godt mottatt, både av leiinga og personalet elles (kommentaren gjeld og for rettferdig leiing). Rettferdig leiing Spørsmål som inngår i temaet: Fordeler den næraste sjefen din arbeidsoppgåver rettferdig og upartisk? Behandlar den næraste sjefen din dei tilsette rettferdig og upartisk? Er tilhøvet mellom deg og den næraste sjefen din ei kjelde til stress for deg? Kommentarar frå tilsette: - Om den nærmaste sjefen behandlar rettferdig og upartisk er svært varierande blant alle dei ulike sjuke- og hjelpepleiarane. - Eg ser som oftast min nærmaste sjef 15 min. kvar morgon i rapport. Me fordeler arbeidet godt imellom oss me som er på vakt ilag på natt. - Sjefen er sjeldan på avdelinga. Sosial kontakt på jobb Spørsmål som inngår i temaet: Er det, no for tida, mogleg å ha sosial kontakt med kollegaer mens du arbeider? Tre prosent av respondentane opplever at det svært sjeldan eller aldri er mogleg å ha sosial kontakt med kollegaer mens dei arbeidar (figur 2.1). Støtte frå næraste overordna Spørsmål som inngår i temaet: 40 Side111

Om du treng det, no for tida, kan du få støtte og hjelp i arbeidet ditt frå den næraste sjefen din? Om du treng det, no for tida, er den næraste sjefen din villig til å lytta til deg når du har problem i arbeidet? Vert arbeidsresultata dine, no for tida, verdsett av den næraste sjefen din? Ulike kommentarar frå tilsette: - Mitt forhold til min næraste sjef er svært bra. Me samarbeider godt. - Nokon ansvarssjukepleiarar deltek i arbeidet blant oss andre og syner tydeleg at dei er tilgjengelege om det trengs hjelp, medan andre hjelpar mindre. - Eg synast at det er godt samarbeid mellom kollegaene og øverste sjef. Kan alltid komme med problem og blir høyrt. Støtte frå medarbeidarar Spørsmål som inngår i temaet: Om du treng det no for tida, kan du få støtte og hjelp i arbeidet ditt frå arbeidskollegaene dine? Om du treng det no for tida, er arbeidskollegaene dine villige til å lytta til deg når du har problem i arbeidet? Kommentarar frå tilsette: - Har fantastiske arbeidskollegaer. Dei gjer at eg gleder meg til å gå på jobb kvar dag ;-) - Svært godt arbeidsforhold mellom kollegane på gruppe 1. - Alle bør verta flinkare til å verdsetja ein annan, skryte meir og gi positive tilbakemeldingar. Det er stort fokus på dei som ikkje fungerar i arbeidet sitt. - Dei fleste kollegaene er svært greie og omgjengelege, men som i alle andre miljø arbeider nokon betre saman enn andre. - Dårlig miljø på natt etter omorganisering. - Kollegaer er stort sett villig til å hjelpe, men ofte kan dei ikkje fordi dei har lågare kompetanse enn meg. Sosialt klima Spørsmål som inngår i temaet: Korleis er klimaet i arbeidsgruppa/eininga di? a. Oppmuntrande og støttande b. Mistenksamt og mistruisk c. Avslappa og behageleg Kommentarar frå tilsette: - Gruppa mi er støttandes og dei fleste har ein flott kommunikasjon. Nokre betre enn andre, men slik er det over alt. - Klimaet i gruppa er stort sett bra. Men nokon gløymer at det estetiske ikkje alltid er det viktigaste det er pasientane og overstyrer/blir irritert på andre som ikkje er like oppteken av det estetiske som dei sjølv. Organisasjonskultur Spørsmål som inngår i temaet: Set du pris på å vera medlem av arbeidsgruppa? Vert dei tilsette oppmuntra til å tenkje ut måtar for å gjera tinga betre på arbeidsstaden din? Er det god nok kommunikasjon i gruppa di? 41 Side112

Har du lagt merke til forstyrrande konfliktar mellom arbeidskollegaer? Kommentarar frå tilsette: - Som oftast god kommunikasjon og godt samarbeid. Dersom ulik arbeidstyngde kan det verte irritasjon. - Tidvis dårlig kommunikasjon mellom avdeling og kjøkken. - På grunn av nokon negative/kritiske personar kan det verta tungt å vera på jobb. Men stort sett går det bra. - Dårlig kommunikasjon, skyldast ofte at pc og ipad ofte er i bruk. - Ynskjer tydelegare kommunikasjon frå sjefen. Kommunikasjon mellom inne- og utetenesta Spørsmål som inngår i temaet: Er det god nok kommunikasjon mellom inne- og utetenesta? 74 prosent av respondentane meiner at det nokså ofte/svært ofte eller alltid er god nok kommunikasjon mellom inne- og utetenesta. Ifølgje kommentarar frå ulike personar vert det skrive gode rapporter på Cosdoc i utetenesta, fungerer rapporter mellom vakter bra, er det god kommunikasjon med avdelingssjukepleiar og mellom dei som både er inne og ute og har forståing for arbeidet. Det er dei same som jobbar ute og inne. Andre kommentarar viser kva nokon tilsette meiner kan fungere betre: - Må bli flinkare å gje rapport til ansvarsvakt og nattevakt inne, då dei også har ansvar for pasientar i utetenesta. - Av og til dårleg informasjon frå utetenesta på kveldane. - Vanskeleg med medisin endring men dette jobbar vi stadig med. - Å gi beskjed til enkelte personar som ikkje alltid gjer arbeidsoppgåvene sine. - Beskjeder kjem ikkje alltid fram til kjøkkenet. 42 Side113

Vedlegg 2: Meir om korleis tilsette vurderer arbeidsbelastinga Her kan du lese kva spørsmål som inngår i dei ulike områda i figur 3.1 og tabell 3.1, samt kommentarar frå tilsette. Krav til kvantitet Spørsmål som inngår i dette området: Er arbeidsbelastninga din ujamn slik at arbeidet hopar seg opp? Må du arbeida overtid? Er det naudsynt å arbeida i eit høgt tempo? Har du for mykje å gjera? Kommentarar frå tilsette: Om arbeid på kjøkken: - Føler at vi har for lite tid å gjera arbeidsoppgåvene vi er sett til. Arbeidsmengda har auka i dei siste åra, men stillingsprosenten er den same. - Mykje å gjera i forhold til tal personar. Om arbeid på dag, kveld, natt og helg: - Det kan vera travelt i morgonstellet, då det er mange klokke som ringer. - Litt lite med to pleiarar på kveldstid, når det oppstår uro med dei demente. - Synast det generelt er veldig stille på natt, rolege netter. Er ikkje travelt i mine auge, sjølv om det er ein brukar som krev ekstra mykje ei natt. - Nettene kan vera svært ulike. Rolege, litt uro eller til tider hektisk. Føler me er ei god gruppe på natt. Det har vore ein del sjukdom på natt og då er det ofte assistentar som vert sett inn som vikar. Dei har ikkje medisinopplæring eller opplæring ute, slik at det ofte fell ekstra arbeid på oss faste. - Det er svært travelt med berre 2 personar på dagtid laurdag og sundag, dette gjeld gruppe 1 og 2. Heimesjukepleia har også for tida eit køyreoppdrag morgon og ettermiddag kvardagar, ofte er det personale frå avdelinga som køyrer. Dette tek ca. 2 timar, denne stunda er det ekstra krevjande for dei som er att på avdelinga spesielt om morgonen. Dvs. helgebemanning. - Ingen dagar er like, så det er svært vanskeleg å svare i ein mal slik som det er lagt opp her. I periodar med svært krevjande pasientar kan det ofte vera for lite personale i høve til behovet. T.d. pasientar med demens - og utagering. Palliative pasientar som treng mykje godt stell og pleie. Ein skal også ha tid til å ta seg av pårørande i desse tilfelle. På helg er det stort sett ein sjukepleiar på kvar vakt, dette gjeld også seinvakter. Då er ein åleine med hovudansvaret og må ofte ta raske og kompliserte avgjerder. Generelt: - Eg utfører ein del arbeid som min leiar burde gjort. Krav til vedtak Spørsmål som inngår i dette området: 43 Side114

Krev arbeidet ditt fysisk uthaldenheit? Krev arbeidet ditt raske avgjerder? Krev arbeidet ditt maksimal merksemd? Krev arbeidet ditt kompliserte avgjerder? Kommentarar frå tilsette: - Det nye på natt er at vi ikkje har nokon å ringe viss ein vanskeleg situasjon oppstår, då må vi løyse dette sjølv. - Eg fekk tilrettelagt jobb pga. slitasje etter mange år i helsevesenet. - Eg synes det er ganske krevjande spørsmål, og det kan hjelpe til å evaluere seg sjølv. - Spørsmåla er relevante til å utvikle arbeidsmiljøet. Håpar at me kan gjera dette kvart år for å evaluere kva som skal eller ikkje skal endrast. - Når det gjeld desse punktane, synast eg at dei er litt utfordrande å svare på. Grunnen er at ingen kvardagar er like. Nokon dagar har vi god tid, lite utfordringar osb, mens andre dagar er travle med masse ulike oppgåver som krev god kunnskap, utfordrar og som er krevjande der og då. (Dei tre siste kommentarane gjeld også avsnittet om krav til kvantitet). Kontroll over avgjerd Spørsmål som inngår i dette området: Visst det finst fleire ulike måtar å utføra arbeidet på, kan du sjølv velja kva for ein framgangsmåte du skal bruka? Kan du påverka mengda av arbeid som vert tildelt deg? Kan du påverka avgjerder om kva for personar som du skal samarbeida med? Kan du sjølv avgjera når du skal ha kontakt med klientar? Kan du påverka avgjerd som er viktige for arbeidet ditt? Kommentarar frå tilsette: - Me skal fylgja dei bestemmingar som er bestemt for vår avdeling. - Vi har ulike måtar å løysa arbeidsoppgåvene på. Er eg usikker på noko, spør eg andre. - Ved høgt sjukefråvær og anna fråvær får eg ein pressa arbeidssituasjon. Mitt faste arbeid hopar seg då opp, og det kan til tider vera veldig stressande. Kontroll over arbeidsintensitet Spørsmål som inngår i dette området: Kan du sjølv avgjera arbeidstempoet ditt? Kan du sjølv avgjera når du skal ta pausar? Kan du sjølv avgjera lengda på pausane dine? Kommentarar frå tilsette: - Kan avgjera å ta kortare pause, så ein rekk å bli ferdig. - Eg tek berre pause når arbeidsoppgåvene er ferdige og det er rom for det. Varigheita avgjer ein sjølv, men eg pleier aldri sitja lenge. - Heldigvis har vi no fellespause, fordi eg syntes det var frykteleg vanskeleg å ta pause sjølv. Vi jobbar med menneske som har heile døgnet rundt behov for hjelp! Eller telefonen ringer osv. osv. - På natt er vi få på jobb. Vi fordeler arbeidet så godt me kan. Men det er pasientanes ønskjer og behov som styrer arbeidsnatta vår. 44 Side115

- Vanskeleg å svare på. Når ein har med pasientar å gjere må ein gjere det som trengs der og då. Men igjen, ingen dagar er like, nokre dagar er det nesten ikkje tid til pause, medan andre dagar er rolegare. - Det er pasientars ønskjer og behov som påverkar arbeidsmengde, tempoet, lengda på pausar osv. - Arbeidsoppgåvene påverkar lengda på pausane. - Går i "eitt" heile tida. Lite med pausar i arbeidstida. - På demensgruppa må ein vera til stades stort sett heile tida. Vi må gi beskjed til dei andre på gruppa viss vi skal gå ut av avdelinga. - Eg syns det er fint å jobba på Bråvolltunet, og set pris på at me sit med pasientane og et matpakken vår og elles sit med dei i ledige stunder. Eg trivast svært godt. Stress Stress inneber ein situasjon der ein person følar seg anspent, uroleg, nervøs, eller engsteleg, eller ikkje er i stand til å sova om natta, fordi hans eller tankane hennar er opprørde heile tida. Spørsmål som inngår i temaet: Føler du denne typen stress no for tida. Kommentarar frå nokon av dei tilsette viser at dei er/var stressa pga.: - angst for at ein ikkje arbeider fort nok og ikkje gjer jobben godt nok. - for mykje arbeid i høve til stillingsprosent. - usikkerheit om ein får jobba meir enn deltid kvar månad - system som ikkje fungerer, t.d.medisinsystem/medisinutdeling. (2x) - når kollegaer er negative ved meiningsforskjell eller informasjon om kva som leiinga har bestemt/planar. Kan nokon gonger øydeleggja ei vakt. Eg mangla søvn, men det har kome seg. - dårleg meistringsfølelse pga. tette vakter og nedsett helse. - ei heil helg åleine som sjukepleiar og med bakvakter. Men det er no vekk. Vi er fleire sjukepleiarar og eg har ingen bakvakter meir, sånn at eg søv mykje betre. 45 Side116

Vedlegg 3: Visjon og verdiar Bråvolltunet 46 Side117

Vedlegg 4: Mål for arbeidet med HMT 47 Side118

Vedlegg 5: Kartleggingsskjema for vernerunder 48 Side119

Side120 49

Side121 50

Vedlegg 6: HMT - Handlingsplan for 2014 51 Side122

Ullensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 031 Arkivnr: 2014/156-5 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Ullensvang herad 17/14 08.05.2014 Samanslåing mellom Sogn og Fjordane revisjon IKS og IHR, orientering om status frå IHR Bakgrunn for saka Kontrollutvalet vedtok slik innstilling til heradsstyret i sak 06/13 i møte 26.02.2013 «Heradsstyret ser positivt på ei samanslåing av Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR) og Sogn og Fjordane revisjon IKS (SFR IKS). Det vert likevel teke atterhald om at: a) Alle 8 noverande eigarkommunar i SFR IKS seier ja til ny kostnadsfordelingsmodell b) Det vert inngått konkret og forpliktande avtale med annan revisjonsverksemd med tanke på tilfredsstillande auke i leveringskapasiteten på forvaltningsrevisjon i det nye selskapet, ev. ved at selskapet rekrutterer nye medarbeidarar med slik kompetanse c) Pensjonskostnadene for tidlegare tilsette i IHR vert overteke av eigarkommunane» Heradsstyret vedtok samrøystes innstillinga i sak 033/13 i møte 06.05.2013 IHR har i alle møta i kontrollutvalet etter dette orientert om framdrifta i saka og det er komme fram m.a. dette: IHR har opplyst at alle IHR-kommunane har gjort vedtak om å overta pensjonskostnadene. IHR vil sende vedtaka til sekretariatet. o Alle vedtaka er ikkje pr. dato motteke Sak om godkjenning av forslag til selskapsavtale for det nye selskapet skal leggjast fram for heradsstyret med innstilling frå kontrollutvalet så snart den er klar Det kom fram at det framleis berre er ein av kommunane i Sogn som har vedteke ny kostnadsfordelingsmodell IHR har synt fram at kapasiteten på forvaltningsrevisjon er blitt auka, slik at det noe er 6 personar som jobbar med dette i dei to selskapa. o Det har og i 2013 vist seg at IHR har hatt problem med å levere revisjonsrapportar innan gitte fristar. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239418 Mobil 90189542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side123

Side 2/3 Vestlandsrevisjon AS, som IHR eig halvparten av, har vunne fleire oppdrag i Sogn på forvaltningsrevisjon. Det er det same personale som IHR disponerer som skal gjera forvaltningsrevisjonar der. Dette skal i høve IHR ikkje gå utover kapasiteten til å levere til Ullensvang herad. I møte i kontrollutvalet 21.02.14 vart det i sak PS 4/14 protokollert dette: Handsaming i møtet: - Elin Bye frå IHR orienterte. - Felles styremøte mellom SF revisjon IKS og IHR 14.02.2014, temaer som framleis ikkje er avklart mellom anna; hovudkontor, tilsette og pensjonar. - Forslag til selskapsavtale vert sendt kommunane i byrjinga av mars - 01.07.14 er framleis dato for samanslåing - IHR meiner at kapasiteten er god og at dei ikkje har leveringsproblem på forvaltningsrevisjon. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: IHR vert til neste møte beden om å leggja fram ein skriftleg status på kor langt prosessen medsamanslåing av SFR IKS og IHR er komen og korleis status er i høve atterhalda i vedtaket i heradsstyret 06.05.2013 Drøfting: Kontrollutvalet har bedt om skriftleg status på heradsstyret sitt vedtak av 06.05.2013 sak 033/13 og IHR leverte 10.4.14 skriftleg status der det kjem fram med m.a. dette: Planlagt tidspunkt for samanslåing er her skissert til 1. januar 2015, mot 30. juni 2014 tidlegare. Ad punkt a i vedtaket: Det er motteke kopi av vedtak i 6 av kommunane. Lærdal kommune har sagt opp avtalen og vedtak i Årdal kommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune ligg ikkje ved Ad punkt b i vedtaket: Dette punktet er ikkje omtala i status frå IHR Ad Punkt c i vedtaket: Dette punktet er heller ikkje omtala i status frå IHR Konklusjon: Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet ber om ny fullstendig skriftleg status til neste møte i høve atterhalda i vedtaket frå heradsstyret 06.05.2013 Forslag til vedtak 1. IHR vert til neste møte beden om å leggja fram ny og fullstendig skriftleg status på korleis status er i høve atterhalda i vedtaket i heradsstyret 06.05.2013 2. Den skriftlege statusen vert å sende sekretariatet innan 01.06.2014 Side124

Side 3/3 Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side125

>.1 tñ Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Kontrol lutvala til IHR-kommunane v/sekretariatet SAMANSLÅITTC AV REVISJONSORDNINGAR - STATUS SELSKAPSAVTALE OG SAKSUTGREIING Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR) og Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SFR) har vore i dialog om ei samanslåing av verksemdene sidan 2012. Representantskapet for SFR drøfta saka i november 2013. Pã møte vart det bede om at forslag til selskapsavtale vart juridisk kvalitetssika. Ein ynskte også at selskapsavtalen vart sendt ut på høyring saman med ei saksutgreiing til fulkeskommunen og kommunane i Sogn. Konhollutvala ville då ñ høve til å uttala seg i denne prosessen. Styret i IHR har lagt opp til ein tilsvarande høyringsrunde med saksutgreiing og forslag til selskapsavtale til sine eigarkommunar og kontrollutval. Eit mål var å ñ høyringa gjennomført før representantskapet i SFR har sitt møte i april. På grunn av mykje arbeid med den finansielle kommunerevisjonen fram til 15. april for administrativ leiing i selskapa har ein i samråd med styreleiarane valt å utsetja ferdigstilling av saksutgreiinga til etter påske. Tidsplanen er å ferdigstilla og styrehandsama forslaget i mai og senda den deretter på høyring til kommunane. Handsaming i kommunane bør gjennomførast innan september 2014. Representantskapet i SFR vil deretter handsama saka på haustmøte om eigarane stiller seg bak forslaget. Eit mogleg vedtak om samanslåing kan då gjerast i dei einskilde kommunestyra før jol med ei samanslåing frå I. januar 20 I 5. Selskapsavtalen vart kvalitetssikra juridisk av KS-bedrift ijanuar 20l4.Tilbakemeldinga på utkastet var positivt. Mindre endringar er gjort i avtalen effer innspel frå den juridiske giennomgangen. Styra har saman med administrativ leiing arbeidt med ei saksutgreiing for samanslåing, men treng noko meir tid til å ferdigstilla dette arbeidet. Sekretariatet til kontrollutvala har bede om stadfesting av den nye økonomiske modellen som SFR kommunane vedtok i2013. Vedlagt er eit oversyn over vedtaka som er gjort i dei ulike eigarkommunane i Sogn. Med helsing.,a*r,* Arne Gilbakken Styreleiar i Indre Hordaland Rev isj onsdistrikt Vangsgata 30. Postboks 274. 5702 Voss, Telefon 56 53 00 20, E-post post@ihrevisjon.no, www.ihrevisjon.no Side126

Side127

Side128

Side129

Side130

Side131

Side132

Side133

Side134

Side135

Side136

Side137

Side138

Side139

Side140

Side141

Side142

Side143

Side144

Side145

Side146

Side147

Side148

Side149

Side150

Side151

Side152

Side153

Side154

Side155

PS18/14Meldingar Side156

Ullensvang herad Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, del. vedtaksmynde. Møtedato Saksnr Sakshands. Heradsstyret 10.03.2014 015/14 MSTE Endeleg vedtak i: Heradsstyret Saksansv.: Magnus Steigedal Arkiv: N-650 Objekt: J.post id. 14/2126 Arkivsaknr 11/1629-7 KRAFTINNTEKTER: RAPPORT FOR 2013 Bakgrunn Denne rapporten omhandlar heradet sine kraftinntekter bortsett frå konsesjonsavgiftene. Heradsstyret vedtok i sak 092/08 den 13.10.2008 bl.a. at avvik i nettoinntekter i høve budsjettet for summen av følgjande inntekter skal setjast av til / dekkjast av reservefondet for kraftsal (seinare i denne saka nemnt som kraftfondet): 1) Kraftomsetnad 2) Heimfallsinntekter 3) Eigedomsskatt verk og bruk 4) Utbyte frå Hardanger Energi AS. Ved utgangen av 2013 hadde kraftfondet ein saldo på kr 11 466 000 etter at det i 2013 vart avsett kr 438 000 av overskotet i driftsrekneskapen. Heradsstyret si målsetjing om økonomistyringa på dette punktet er oppfylt, der det heiter at kraftfondet bør vera på minst 10 millionar. Føremålet med ei slik ordning med reservefond er å unngå at store variasjonar i kraftinntektene skal påverka drifta direkte. I budsjettet for 2014 er det føresett å bruka 3,2 millionar frå reservefond til driftsføremål. Det er ikkje spesifisert om det er kraftfondet eller det generelle reservefondet (saldo 31.12.2013 knapt 4,4 millionar) som skal nyttast. I tabellen nedanfor er kraftfondet føresett brukt. Oversyn over netto kraftinntekter (1 000 kroner) Budsjett 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2013 2014 Kraftomsetnad 20 487 22 390 20 957 25 343 22 274 21 238 18 640 15 372 Heimfall, utbetalt 4 634 5 751 5 484 4 396 2 180 2 212 2 200 2 400 E-skatt verk og bruk 2 832 2 934 3 238 3 421 3 532 4 016 3 500 4 000 Utbyte Kraftlaget 2 634 2 588 3 352 3 994 3 595 1 800 4 000 2 500 SUM 30 587 33 663 33 031 37 154 31 581 29 266 28 340 24 272 Saldo kraftfond 1. jan. 6 854 8 355 10 018 11 700 12 521 10 983 Fond: Avsett / brukt 1 501 1 663 1 682 821-1 538 483-4 400-3 200 Merknader til tabellen: o Frå 2011 er heimfallsinntektene delt i to deler; ein del som vert utbetalt frå Statkraft og ikkje er skattepliktig, og ein del som gjeld netto inntekt frå omsetnad av 57,3 Gwh som er skattepliktig. Fordi kraftomsetnaden skjer samla, er det vanskeleg å fordela netto inntekt mellom den tidlegare kraftomsetnaden og kraftomsetnad som gjeld heimfall. Difor er kraftomsetnaden ikkje spesifisert. o Utbytet frå Hardanger Energi AS gjeld året før det er rekneskapsført i heradet (utbet. juni-juli). Side157

Kraftomsetnad Ullensvang herad har frå tidlegare rett til uttak av 81 668 Mwh (81,668 millionar kilowattimar). 10 000 Mwh av dette vert levert til heradet gratis, for resten må betalast konsesjonskraftpris som vert fastsett av staten for kvart år. Om lag 6 000 Mwh nyttar heradet i eigne bygg, resten vert selt på marknaden. Begge deler administrert av Hardanger Energi AS etter avtale. 25 000 Mwh er erstatningskraft som er skattepliktig, men med frådrag for kraft brukt i eigne bygg. Marknadsprisen for kraft varierer mykje, men har i mange år lege høgt over vår innkjøpspris (konsesjonskraftprisen). Det er denne prisskilnaden som gjev inntekt for heradet, og variasjon i prisen på berre 1 øre pr. kwh gjennom året fører til meir-/mindreinntekt på over 1 million kroner. For nærare omtale av opplegget vert det vist til tidlegare saker for heradsstyret, sist sak 092/2008. Nedanfor følgjer eit oversyn over resultatet dei siste fem åra, og kva som er rekna med i budsjettet for 2014. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Salsinntekt (før områdediff.) 27 563 30 475 29 045 41 463 44 423 42 175 38 144 områdediff. (minus=tap) 0-742 -367-321 -1 390-465 0 Verdi av kraft i eigne bygg 2 179 2 328 2 502 2 281 2 060 2 082 1 783 Sum inntekter 1 000 kr 29 742 32 061 31 180 43 423 45 093 43 792 39 927 Skatt 1 469 1 608 1 450 3 732 3 509 2 259 2 439 Skatt 2012 tilb. Betalt -598 Kjøp av kraft 6 794 6 952 7 360 12 119 16 675 18 095 20 008 Avgifter, reserve (budsj.) 935 1 047 1 329 1 969 2 109 2 135 1 443 Andre utgifter, fellesutg. 56 64 84 260 527 663 665 Sum utgifter 1 000 kr 9 254 9 671 10 223 18 080 22 820 22 554 24 555 Netto inntekt 1 000 kr 20 488 22 390 20 957 25 343 22 273 21 238 15 372 Oppnådd pris, øre pr. kwh 36,4 39,2 38,2 36,2 32,5 31,6 Marknadspris (spot NO 2) 32,4 29,5 40,7 36,0 23,3 29,0 Pris på konsesjonskraft 9,48 9,70 10,27 10,68 10,79 10,86 10,84 Selt på terminsal Mwh 66 257 72 807 66 280 66 280 101 464 82 256 Selt på spot Mwh 9 440 2 918 8 840 66 390 31 073 50 712 Brukt i eigne bygg Mwh 5 971 5 943 6 548 6 298 6 431 6 509 Når det gjeld kva som er selt av kraftkvantumet og til kva for prisar, var stoda slik då denne saka vart skrive den 19. februar 2013 (kvantum i Mwh, pris i øre pr. kwh): 2014 2015 2016 Kvantum Pris Kvantum Pris Kvantum Pris 2017 2018 Eige sal 8 760 33,0 8 760 29,5 4 380 27,2 Eige sal 17 520 29,2 4 380 27,2 4 380 27,4 Eige sal 17 520 28,2 4 380 27,6 Eige sal 13 140 32,7 4 380 31,5 Eige sal 4 380 26,2 4 380 29,0 Eige sal 2 190 24,7 Eige sal 10 950 29,1 Ikkje selt / spot (2014) 58 508 106 688 124 208 Sum / gjennomsnitt pris 132 968 29,7 132 968 29,0 132 968 27,3 Side158

Krafta vert selt gjennom Kraftlaget, i fleire ulike kontraktar med ulik lengd, for å spreia risikoen. For inneverande år er kvantumet tilsvarande om lag den tidlegare ordinære krafta selt, men ikkje kvantumet tilsvarande heimfallskrafta. For 2015 er 20% selt, for 2016 berre 6-7%. For seinare år ingenting. Gjennomsnittspris i nest nedste linja i tabellen er prognose, og er eit vegd gjennomsnitt for faktisk oppnådde prisar, og den prisen ein ville fått for framtidig sal med dagens prisar på kraftbørsen for kvantum som ikkje er selt. Med grunnlag i tala og prognosane som nemnt ovanfor, vil netto inntekt frå kraftomsetnad dei neste åra kunna bli 2-3 millionar lægre enn i budsjettet for 2014. Det kan bli betre, men det kan òg bli mindre dersom prisane går endå meir ned. Fordi ein såpass stor del av krafta enno ikkje er selt, er inntekta for 2014 usikker. Det må strekast under at tala for seinare år er prognosar ut frå dagens prisar for kvantum som ikkje er selt, og vil sikkert bli annleis. Tala byggjer også på fleire andre usikre faktorar som framtidig konsesjonskraftpris, at områdedifferansen vert null, og storleik på avgifter. Di lenger fram, di meir usikkert. Frå 2009 er kostnaden med den såkalla områdedifferansen heradet sitt ansvar. Dette er ikkje teke omsyn til i tala ovanfor. Differansen er uråd å berekna på førehand, og kan utgjera store beløp. Den kan gje både pluss og minus, men det synest å vera klart mest sannsynleg med minus. I dei fem åra 2009 2013 der heradet har hatt ansvar for å dekka denne kostnaden har det vore minus i alle åra, med i rekkjefølgje kr 742 000, kr 367 000, kr 321 000, kr 1 390 000 og for 2013 kr 465 000. Heradet har tidlegare vurdert om ein skulle forsikra seg mot avvik i områdedifferansen (med såkalla CFD), men har ikkje gjort det. Ein vurderer det slik at kostnaden med slik forsikring over tid mest sannsynleg vil vera vesentleg større enn tapet. Heimfallsinntekter (delen som vert betalt ut) For Tysso II mottek heradet ei årleg overføring frå Statkraft, for 2013 kr 2,2 millionar. Også denne utbetalinga vil svinga med blant anna kraftprisen, for 2014 er det budsjettert med kr 2,4 millionar. Eigedomsskatt verk og bruk Eigedomsskatt for 2013 er skriven ut med kr 4 016 000 mot budsjettert 3,5 millionar. Den såkalla makstaksten for berekning av eigedomsskatt for store kraftverk vart auka med 5% for 2012 og vidare med 11% i 2013. Dette er ei av årsakene til den auka eigedomsskatten i 2013. For 2014 vil det skrivast ut eigedomsskatt på all eigedom i heradet, ny taksering vil kunne medføra noko endra inntening på skatten som kjem frå verk og bruk. Utbyte frå Hardanger Energi AS Storleiken på framtidig utbyte frå Kraftlaget har ein ikkje opplysningar om. Det er budsjettert med 2,5 millionar i 2014, som er kr 600 000 meir enn det heradet fekk utbetalt i 2013. Ein må rekna med at utbytet til kommunane kan variera mykje frå år til år i samsvar med resultatet i selskapet. Vurdering: Sett i høve til den store nedgangen i kraftprisane dei siste åra, er det god grunn til å vera nøgd med kraftinntektene for 2013, dei vart over 2 millionar høgare enn budsjettert. Samla kraftinntekter i 2013 vart kr 31 581 000. Gjennomsnittleg salspris for heradet sitt kraftsal var i 2013 på 32,5 øre per kwh, medan spotprisen var på 29,5 øre. Side159

Heradet må for dei komande åra basera seg på at kraftprisane held seg låge, og tilpassa driftsutgiftene deretter. Det er realistisk å rekna med eit nivå på dei årlege kraftinntektene på t.d. 25 millionar som vil vera om lag 6,5 millionar mindre enn 2012 og over 4 millionar mindre enn i 2013. Det kan bli betre, men det kan òg bli endå dårlegare. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Heradsstyret har merka seg rapporten. 10.03.2014 HERADSSTYRET Røysting: Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke. HST-015/14 VEDTAK: Heradsstyret har merka seg rapporten. Side160

Sakshandsamar, innvalstelefon Håvard Rød, 5557 2143 Vår dato 12.02.2014 Dykkar dato 27.01.2014 Vår referanse 2014/1262 331.1 Dykkar referanse 13/665 Ullensvang herad Heradshuset 5780 Kinsarvik ULLENSVANG HERAD - BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN Fylkesmannen har motteke særutskrift av heradsstyresak om budsjett for 2014 og økonomiplan, vedteke i heradsstyremøte 16.desember 2013. Kommunen er ikkje under statleg kontroll og godkjenning etter kommunelova 60. Etter 15 i forskrifter om årsbudsjettet skal årsbudsjettet, slik det er vedteke av kommunestyret, liggja føre som eige dokument innan 15. januar. Økonomiske oversyn må vera utarbeidd innan 1. mars i budsjettåret. Etter kommunelova 45 tredje punkt skal innstillinga til årsbudsjett ha vore lagt ut til offentleg gjennomsyn i minst 14 dagar før handsaming i kommunestyret. Det er lagt opp til reduksjon i skatteøyret for kommunane frå 11,6 prosent i 2013 til 11,4 prosent i 2014. Frie inntekter Kommunen har budsjettert med kr. 78,8 mill. i skatt på eige og inntekt for 2014. Av dette utgjer naturressursskatten kr. 4,6 mill. I 2013 var det ein samla skatteauke for kommunane i landet på 5,7 %. Det er no rekna med ein skatteauke for kommunane frå 2013 til 2014 med 3,7 %. Kommunen sitt skattenivå i 2013 var 89,9 prosent av landsgjennomsnittet. I rammeoverføring til kommunane er det symmetrisk inntektsutjamning. Kommunar med skattenivå over landsgjennomsnittet får eit trekk i 2014 tilsvarande 60 prosent av differansen mellom eige skattenivå og landsgjennomsnittet. Kommunar med skattenivå under landsgjennomsnittet får kompensasjon i 2014 tilsvarande 60 % av differansen mellom landsgjennomsnittet og eige skattenivå. Kommunar med skattenivå under 90 % av landsgjennomsnittet får også tilleggskompensasjon tilsvarande 35 % av differansen mellom 90 prosent av landsgjennomsnittet og eige skattenivå. Kommunen sine frie inntekter består av ordinær skatt og statleg rammeoverføring, medrekna inntektsutjamning. Sum frie inntekter er budsjettert til kr. 204,3 mill. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 28 51 Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: 974760665 E-post: postmottak@fmho.no Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland Side161

Inntektsprognosen for 2014 er no oppdatert med førebelse innbyggjartal pr. 01.01.2014 og innkomen skatt i 2013. Grunnlaget for inntektsutjamninga vil vere innbyggjartal pr. 01.01. 2014. For innbyggjartilskot og aldersfordelinga i utgiftsutjamninga er grunnlaget innbyggjartal pr. 01.07.2013. Dei budsjetterte frie inntektene er om lag kr. 0,6 mill. for høge i høve til den siste inntektsprognosen. Kommunen bør vurdera utviklinga i dei frie inntektene nærare i første delen av året og ta omsyn til utviklinga i samband med budsjettrevisjon, innan utgangen av første halvår. Eigedomsskatt Det er budsjettert med om lag kr. 12,0 mill. i eigedomsskatt for 2014. Eigedomsskatten for 2014 er sju promille på verk og bruk. Denne delen av eigedomsskatten utgjer om lag kr. 4 mill. I overkant av 90 prosent av eigedomsskatten for verk og bruk kjem frå kraftverk og linjenett. Resten av eigedomsskatten for verk og bruk kjem frå vanlege verksemder. Frå og med 2014 har kommunen utvida eigedomsskatten til alle eigedomar. For bustader og fritidsbustader er eigedomsskatten tre promille. For bustader er dei nye likningsverdiane brukt som takstgrunnlag. For bustader og fritidsbustader er det budsjettert med om lag kr. 8 mill. i eigedomsskatt. Andre generelle inntekter Det er budsjettert med netto inntekt frå kraftomsetnad og heimfallsinntekter med til saman i underkant av kr. 17,8 mill. Kommunen får ein relativt stor del av inntektene frå kraftomsetnad og heimfallsinntekter. Reduksjonen i kraftprisane har difor påført kommunen ein relativt stor inntektsreduksjon i dei siste åra. Det er budsjettert med kr. 2,5 mill. i utbytte frå Hardanger Energi AS. Det er i overkant av ½ mill. kr. lågare enn det gjennomsnittlege årlege nivået på utbytte i dei siste fem åra frå Hardanger Energi AS. Løns- og prisauke Prisindikatoren for kommunesektoren for 2014 er i vedteke statsbudsjett på 3,1 %. Pårekna lønsvekst inngår i denne med 3 ½ prosent. Løn tel knapt 2/3 av prisindikatoren medan resten er pårekna prisvekst på varer og tenester. Avdrag I økonomireglane er det gitt minimumskrav for storleiken på årlege avdrag. Etter kommunelova 50 sjuande ledd kan attståande løpetid for kommunen si samla gjeldsbyrde ikkje overstiga den vegde levetida for kommunen sine anleggsmidlar ved det siste årsskiftet. Kommunelova set eit minstekrav til totale låneavdrag for kommunen. Ein hovudregel vil vere at årlege låneavdrag som eit minimum må utgjere om lag 3 ½ - 4 % av lånegjelda ( når formidlingslån og avdrag på slike lån ikkje er rekna med ). Fylkesmannen tilrår kommunane at dei ordinære avdraga minst er på dette nivået. Det er budsjettert med kr. 6,9 mill. i ordinære avdrag (utanom avdrag på formidlingslån ). 2 Side162

Kommunen oppfyller framleis det tilrådde minstenivået for ordinære avdrag også i budsjettet for 2014, sjølv om kommunen har forlenga avdragstida på nye lån til 30 år. Kommunen bør oppretthalde avdragsprofilen på dei låna som er tekne opp tidlegare, slik kommunen også legg til grunn. Driftsresultat Kommunelova 46 punkt 6 legg til grunn at det blir budsjettert med eit driftsresultat som minst er tilstrekkeleg til å dekka renter, ordinære avdrag og nødvendige avsetjingar (inkl. inndekning av underskot ). Paragraf 3 i forskriftene om årsrekneskapen presiserer nærare det driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen skal omfatta. Som hovudregel må til dømes ei inntekt og innbetaling som ikkje er ordinær bli ført i investeringsrekneskapen. Frå og med 2010 har det vore endring i korleis kommunane kan disponera momsrefusjon frå investeringar. Det har vore ein overgangsperiode frå 2010 og til og med 2013 med aukande grad av overføring av momskompensasjon til finansiering av investeringar. Frå budsjett- og rekneskapsåret 2014 skal heile kompensasjonen for meirverdiavgift av investeringar bli inntektsført direkte i investeringsrekneskapen. I budsjettet er det eit netto driftsunderskot med om lag kr. 3,4 mill. Det er lagt opp til bruk av disposisjonsfond med kr. 3,2 mill. i 2014, som følgje av netto driftsunderskot. I 2013 var det reelt bruk av disposisjonsfond som følgje av netto driftsunderskot. Kommunen kan ikkje halde fram med å bruka av disposisjonsfond for å dekka ubalanse på drifta, slik som i 2013 og som budsjettet for 2014 legg opp til. Kommunen hadde tidlegare opparbeidd disposisjonsfond som driftsreserve. Dette er no i stor grad blitt nytta til å dekka ubalanse på drifta. Kommunen sitt ordinære disposisjonsfond er difor blitt mykje redusert. Det er nødvendig å snu den økonomiske utviklinga slik at drifta går med netto driftsoverskot. Den svake inntektsutviklinga i kommunen har samanheng med både reduksjonen i kraftprisane og negativ utvikling i folketalet. Det har vore ein relativt stor nedgang i aldersgrupper som tel mykje i rammeoverføring, det vil seie barn i skulepliktig alder og eldre. Det er tilrådd generelt at kommunane bør ha eit netto driftsoverskot i rekneskapen på minimum 3 % av driftsinntektene. Dette er viktig for å kunne setje av midlar til å møta ei mellombels ubalanse på drifta og til finansiering av investeringar no eller seinare. Netto driftsoverskot vil i 2014 generelt bli svekka for kommunane som følgje av at momskompensasjon knytt til investeringar no blir inntektsført direkte i investeringsrekneskapen i staden for i driftsrekneskapen. Investering, lånegjeld og kapitalutgifter I 2014 er det planlagt brutto investeringar for til saman kr. 20,1 mill. Den største investeringa er Kinsarvik barnehage, med kostnad kr. 25,0 mill. til saman i 2014 og 2015. Avgiftsfinansierte investeringar utgjer kr. 3,0 mill. av dei samla investeringane. Investeringane blir i hovudsak finansierte med låneopptak (kr. 16 mill. ) og momskompensasjon. 3 Side163

I tillegg kjem lån til forskottering av Fleirbrukshall (kr. 9,6 mill.) fram til utbetaling av spelemidlar, Startlån til vidareutlån (kr. 2,0 mill.) og eigenkapitalinnskot KLP (kr. 0,6 mill.) dekt frå kapitalfond. Vi har rekna ordinær langsiktig gjeld pr. 31.12.2012 pr. innbyggjar for kommunane i fylket utanom Bergen til kr. 62.282,-. (kommunekassa - ikkje konsern). I dette talet er ikkje pensjonsforplikting medrekna. Det tilsvarande talet for kommunen er kr. 51.996,-. Det generelle gjeldsnivået for kommunane i landet har auka vesentleg, og nivået må bli vurdert som høgt. Kommunane samla i fylket utanom Bergen har eit gjeldsnivå som ligg høgare enn landsgjennomsnittet. Kommunen si samla lånegjeld er rekna til om lag kr. 152,8 mill. (kr. 45.131,- pr. innbyggjar) ved utgangen av 2013. I budsjett og økonomiplan er det lagt opp til ein auke i lånegjelda til kr. 162 mill. ved utgangen av 2014 (kr. 47.830,- pr. innbyggjar) og til kr. 175,4 mill. (kr. 51.800,- pr. innbyggjar ) ved utgangen av 2017. I underkant av 1/3 av denne lånegjelda er knytt til sjølvfinansierande tiltak. Startlån til vidareutlån er ikkje medrekna i desse tala for gjeld. Kommunen har framleis eit moderat gjeldsnivå. Det er heilt nødvendig at kommunen også i eit lengre tidsperspektiv opprettheld eit moderat gjeldsnivå på bakgrunn av uvisse knytt til kraftprisane og fare for at negativt folketalsutvikling vil halde fram - med dei negative konsekvensane dette vil ha for kommunen sine inntekter. Gjeldsauken dei neste åra må difor berre vere forsiktig og ikkje gå utover dei rammene som noverande økonomiplan legg opp til. Det er nødvendig å oppretthalde eit moderat gjeldsnivå over fleire år - i første omgang i økonomiplanperioden. Oppsummering Kommunen må tilpassa drifta til inntektsreduksjonen knytt til lågare kraftprisar og nedgang i folketalet. Kommunen må snu ei økonomisk utvikling med netto driftsunderskot og unngå at reservefonda blir brukte opp. Disposisjonsfond bør bli bygd opp att til eit høgare nivå enn no. Kommunen er svært sårbar for ei negativ utvikling i folketalet. Det er ei utfordring dersom nedgangen i folketalet i kommunen held fram over lengre tid. På bakgrunn av kommunen sine utfordringar er det nødvendig å oppretthalde eit moderat gjeldsnivå i økonomiplanperioden og ikkje auka gjelda utover dei rammene som ligg i noverande økonomiplan. Med helsing Lars Sponheim Rune Fjeld ass. fylkesmann 4 Side164

Brevet er godkjent elektronisk og har difor inga underskrift Gjenpart: Indre Hordaland revisjonsdistrikt, Postboks 274, 5702 Voss Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutval, Postboks 7900, 5020 Bergen 5 Side165

Ullensvang herad Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, del. vedtaksmynde. Møtedato Saksnr Sakshands. Heradsstyret 10.03.2014 014/14 MSTE Endeleg vedtak i: Heradsstyret Saksansv.: Magnus Steigedal Arkiv: N-103 Objekt: J.post id. 14/1833 Arkivsaknr 12/62-28 FINANSFORVALTNINGA, RAPPORT FOR 2013 Dokumentliste / vedlegg: Ingen. Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m.: o Kommunelova 52 nr. 2 o Forskrift om finansforvaltninga i kommunar og fylkeskommunar av 09.06.2009 o Heradet sitt reglement for finansforvaltninga, sist endra av heradsstyret den 28.09.2009 sak 066/09. 1. Bakgrunn, krav til innhald i rapporten I heradsstyret sitt reglement for finansforvaltninga heiter det at rapport om forvaltninga skal gjevast som eige punkt i rekneskapsrapportane for kvart tertial, og i eigen rapport for heile året. Den sistnemnde rapporten skal leggjast fram for heradsstyret som eiga sak i første møte etter årsskiftet, samandrag skal takast inn i årsmeldinga. Reglementet slår fast at følgjande skal gå fram i rapportane: For både aktiva og passiva: Vesentlege marknadsendringar Endringar i risikoeksponering Avvik mellom faktisk forvaltning og krava i finansreglementet Marknadsrenter og eigne vilkår Ei vurdering av resultata av den samla finansforvaltninga i perioden målt mot kjende målestorleikar. Spesielt for aktiva: Vurderingsprinsipp: Marknadsverdien skal leggjast til grunn Oversikt over plasseringar i bank, pengemarknadsfond, obligasjonsfond og aksjefond. Avkastning, løpetid og moglege andre relevante opplysningar. Spesielt for passiva: Vurderingsprinsipp: Opptakskost (pålydande verdi) Oversyn over låneportefølgjen med gjennomsnittleg rente og renteløpetid (berre i rapporten for året, om det ikkje har vore vesentlege endringar gjennom året). Side166

2. Aktiva, plassering av midlar Langsiktige aktiva og ledig likviditet til driftsføremål. Med tilvising til reglementet for finansforvaltninga pkt. 6 skal det utarbeidast eit oversyn over kva som kan reknast som langsiktige aktiva og ledig likviditet til driftsføremål. Dette er sist gjort i notat av 07.03.2012. Notatet konkluderer med at langsiktige aktiva på nemnde tidspunkt kan reknast til litt over 15,6 millionar, slik at det er taket i reglementet på 10,0 millionar som gjeld. Likviditet ut over dette må vera tilgjengeleg på kort varsel. Denne vurderinga står ved lag. Plassering i aksjefond, obligasjonsfond, lange rentefond er å rekna som langsiktige, sjølv om midlane kan gjerast om i kontantar med få dagars varsel. Plassering i korte pengemarknadsfond og bankinnskot vert rekna som kortsiktige plasseringar, også bankinnskot med bindingstid der ein kan ta ut pengane mot eit gebyr. Ved årsskiftet hadde heradet desse plasseringane som er å rekna som langsiktige (saldo 31.12.2013), med samla sum om lag 10,4 millionar: Bankinnskot Obligasjonsfondet Skagen Avkasting kr 2 645 578 Aksjefonda Skagen Vekst og Skagen Global kr 3 451 997 Spareb. Vest, fastrente SPV 31 (1 mnd opps.) kr 5 297 276 Heradet har bankavtale med Sparebanken Vest og har alle midlar plassert i denne banken, bortsett frå innskot i verdipapirfond som nemnt nedanfor, og eit innskot i Storebrand bank på 5,6 millionar. Avtalen er inngått etter tilbodskonkurranse og går ut 30.06.2014. Ny anbodskonkurranse er lyst ut og ny avtale skal være på plass til 01.07.2014. Avkasting på inneståande midlar vert etter avtalen avrekna i høve indeksen 1 mnd NIBOR pluss ein avtala margin. Renter vert lagt til ved utgangen av kvart kvartal. Heradet har fem ulike bankkonti i avtalebanken: Drift, ocr, fond, skattetrekk og ein spesiell konto som gjeld Startlån. For å få høgare avkasting, har ein i tillegg hatt ståande 10 millionar på fastrentekonto i avtalebanken. Gjennomsnitt inneståande i avtalebanken er i 2013 rekna til ca 50 millionar. Saman med innskotet i Storebrand bank som nemnt ovanfor har bankinnskot gjeve ei avkasting på kr 1 956 000. Verdipapirfond Heradet nyttar selskapa KLP Fondsforvaltning AS, Skagen AS og Holberg Fondsforvaltning AS for pengeplassering utanom bank. Grunnen til at ein nyttar fleire selskap, er å oppnå spreiing av risiko slik finansreglementet føreset. Oversynet nedanfor viser verdi pr. 31.12.2013 og avkasting i prosent og kroner i 2013. KLP Pengemarked kr 4 840 388 2,17% kr 102 735 Skagen Høyrente Institusjon kr 5 704 018 2,46% kr 136 816 Holberg Likviditet kr 7 829 737 2,68% kr 204 209 Skagen Avkasting (obl. fond) kr 2 645 578 2,66% kr 68 650 Aksjefondet Skagen Vekst kr 1 296 597 24,97% kr 259 081 Side167

Aksjefondet Skagen Global kr 2 155 400 31,12% kr 511 550 Det er ikkje gjort nokon innskot eller sal i 2013. Dei to aksjefonda hadde eit svært stort verdifall i 2008 som følgje av finanskrisa og generell børsnedgang både i Noreg og internasjonalt. Både i 2009 og 2010 hadde fonda god avkasting, men som følgje av ny uro i finansmarknaden vart det verdifall i 2011. I 2012 vart det oppgang, med om lag 10%. Dei to aksjefonda har hatt ein verdiauke sidan investeringa på 1,0 million den 04.12.2002 med kr 2 451 997. Samla oversyn over likvide midlar og avkasting 2012 2013 Gj.snitt Avkast % 1. jan 30. april 31. aug 31. des Gj.snitt Avkast % Bank (nibor) 47 505 1 205 2,5 45 814 43 069 28 741 39 940 39 391 985 2,5 Bank, særvilk. 13 656 452 3,3 15 605 15 662 15 720 10 875 14 465 448 3,1 Pengem. fond 17 331 595 3,6 17 931 18 092 18 241 18 374 18 160 444 3,6 Obligasjonsf. 2 499 173 7,2 2 577 2 893 3 077 3 452 3 000 69 7,2 Aksjefond 2 597 242 9,9 2 681 2 623 2 625 2 646 2 644 771 9,9 SUM 83 588 2 667 2,7 84 608 82 340 68 403 75 286 77 659 2 716 3,2 3. Passiva; heradet sine innlån Generelt Denne delen av rapporten gjeld heradet sine ordinære lån, dvs. alle innlån utanom Startlån frå Husbanken. Når det gjeld sistnemnde vert det vist til eige notat som er teke inn i rekneskapsheftet. Endringar i 2013 Heradet si lånegjeld er redusert med kr 6 367 484 til kr 152 444 516 i løpet av året. Det er ikkje teke opp nye lån i året, medan det er betalt avdrag på tidlegare låneopptak med kr 6 367 484. Betalte avdrag utgjer 4% av lånegjelda pr. 01.01.2013, og ligg over pliktig minsteavdrag etter kommunelova 50 nr. 7a. Det er gjort ei skjønsvurdering av kor mykje av lånegjelda som er knytt til sjølvfinansierande tiltak og til ordinære tiltak. Vurderinga for 2013 viser at lånegjelda knytt til ordinære tiltak minka med kr 3 409 000 til kr 101 944 000. sjølvfinansierande tiltak minka med om lag kr 2 959 000 til kr 50 500 000. Låna fordelt på långjevarar Heradet har lån hjå tre långjevarar. Låna er fordelt slik på desse (saldo 31.12.2013): Kommunalbanken AS 18 lån Saldo kr 133 639 000 (87,6%) Husbanken 3 lån Saldo kr 4 586 000 ( 3,0%) KLP Kommunekreditt 3 lån Saldo kr 14 219 000 ( 9,4%) Rentekostnader og rentebinding Side168

Det er i 2013 bokført rentekostnader med i alt kr 4 108 000. Rekna i høve til gjennomsnittleg lånesaldo (av saldo 1. januar og 31. desember) utgjer rentekostnaden 2,65%. Dette er 0,55 prosentpoeng mindre enn det heradet i gjennomsnitt har hatt i avkasting i året på inneståande midlar (3,2%). Det ligg føre avtalar om rentebinding for 5 enkeltlån med saldo på til saman 33,4 millionar (21,9% av lånegjelda pr. 31.12.2013), medan resten på 119 millionar har rente på flytande vilkår. Det er i 2013 ikkje inngått nye avtalar om rentebinding. Låna med rentebinding har slike vilkår (beløpa er lånesaldo 31.12.2013): 4,1 millionar til 3,60%, bindinga går ut 01.08.2014 (lån 9216) 8,1 millionar til 3,76%, bindinga går ut 15.12.2015 (lån 9115) 7,9 millionar til 3,54%, bindinga går ut 13.08.2016 (lån 9107) 6,9 millionar til 3,59%, bindinga går ut 01.12.2016 (lån 9118) 6,4 millionar til 5,14%, bindinga går ut 15.05.2017 (Kai Hovland / Isklar AS) Meirkostnad for heradet i 2013 på rentebinding i høve til om alle lån hadde vore på beste flytande vilkår utgjer om lag kr 330 000. Den flytande lånerenta har vært uendra gjennom året på 2,25% per 31.12.2013. Renta er altså på eit svært lågt nivå. Tala gjeld Kommunalbanken AS der heradet har dei fleste låna. 4. Felles opplysningar og vurdering Netto utgifter til renter og avdrag i 2013, etter avsetjing av renter som gjeld bundne fond og gåvemidlar, var i budsjettet stipulert til kr 8 420 000. Rekneskapen viser kr 6 752 000 eller ei netto mindreutgift på kr 1 668 000. Budsjettområdet omfattar også kompensasjonstilskotet frå staten til tidlegare låneopptak for investeringar i sjukeheimar, omsorgsbustader og skule. Denne kompensasjonen vart kr 1 358 000 som er 28 000 meir enn budsjettert (1,33 millionar). Årsakene til at resultatet er betre enn budsjettert er lågare rentenivå enn ein rekna med då budsjettet vart sett opp, god avkastning på fond og ei god likviditet som er grunnlaget for avkastinga. Side169

Oversyn samanlikna med budsjett og tidlegare år Rekn. Budsj. 2012 2011 2010 2009 Sum driftsinntekter eks. renter 341 868 312 661 324 021 311 625 282 374 274 670 Bankinnskot / verdipapirfond (gj.sn. i året) 77 659 83 588 75 162 73 741 71 114 Av dette fondsmidlar (31.12) 35 524 42 018 43 913 39 158 35 331 Renteinnt., avkasting og komp.tilskot, fritt 4 154 3 570 3 691 3 382 3 421 3 989 Renteinnt. / avkasting tilhøyrer bundne fond 407 510 407 380 443 444 Sum renteinnekter / avkasting 4 561 4 080 4 098 3 762 3 864 4 433 Renteinnt. / avkasting i % av inneståande 3,2 3,2 2,7 3,2 3,4 Renteinnt. / avkasting i % av driftsinnt. 1,3 1,3 1,3 1,2 1,4 1,6 Lånegjeld lån (31.12) (utanom Startlån) 152 444 158 812 149 285 146 633 124 061 Rentekostnader ordinære lån (i drift) 4 108 5 250 4 499 4 547 3 514 3 676 Avdrag lån (utanom Startlån) 6 368 8 900 8 849 8 348 7 328 7 995 Gjennomsnittleg lånekostnader, prosent 2,9 2,9 3,2 2,9 3,4 Renter + avdrag i % av driftsinntekter 3,1 4,1 4,1 3,8 4,2 Bankindeksen 1 mnd NIBOR (årsgj.snitt) 1,69 1,96 2,65 2,29 2,23 2013 Ikkje med i oversynet: Utbyte frå Hardanger Energi AS, Startlån. Vesentlege marknadsendringar Rentenivået er fortsett svært lågt. Også bankindeksen som styrer avkastinga på heradet sin likviditet har vore svært låg. Avkastninga på fond og aksjar har auka mykje Dette har gjort det lønsamt fond og aksjar i 2013, me forventar ein meir moderat utvikling i 2014. Me har budsjettert med låg rente på innlån i heile 2014. Eiga vurdering av finansforvaltninga Rekna i prosent har lånekostnadene i året vore 0,5 prosentpoeng lågare enn avkastinga av inneståande midlar. Dette sjølv om ein har fastrentelån som har vist seg ugunstige med den låge flytande renta. At det likevel går rett veg, skuldast svært låg rente på innlån med flytande vilkår, god likviditet og akseptabel avkasting på dei inneståande midlane. Det er eit mål at renta på våre inneståande midlar og renta på innlån skal vera like store målt i prosent p.a., så årets resultat må seiast å vera bra. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Heradsstyret har merka seg rapporten 10.03.2014 HERADSSTYRET Røysting: Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke. HST-014/14 VEDTAK: Side170

Heradsstyret har merka seg rapporten. Side171

PS19/14Eventuelt Side172