Prosjektplan

Prosjektplan 2016-2018 Kartlegging, effektivisering og digitalisering av arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune Samanslåing av Fjell, Sund & Øygarden kommune

Innhaldsfortegnelse Bakgrunn og mål... 3 Organisering... 4 Styringsgruppa... 4 Prosjektgruppa... 4 Andre ressursar... 4 Mandat... 4 Leveransar i prosjektet... 5 1. Kartlegging av arkiv og IT-system for dei tre kommunane... 5 2. Plan for avslutning, ordning, digitalisering og deponering av arkiv og IT-system... 5 Framdriftsplan... 6 Risikoanalyse... 7 Gevinstar... 7 Rapportering... 7 Informasjon... 7 Aktiviteter... 8

Bakgrunn og mål Fjell, Sund og Øygarden kommunar har gjort vedtak om å slå seg saman til ein ny kommune frå 01.01.2020. Arkivtenesta har ein viktig funksjon både når det gjeld å sikra historiske dokument frå kommunane for ettertida, men og å leggja til rette for ei god og framtidsretta arkivteneste på alle fagområde i den nye kommunen. Ein viktig føresetnad for ei effektiv arkivteneste er at ein legg til rette for fullelektroniske arkiv så langt det let seg gjera ved val av datasystem i den nye kommunen, og at ein har god kvalitet og lett tilgjenge til dokument frå eksisterande kommunar. For å lukkast med dette må vi allereie no starta eit godt og grundig arbeid i dei tre eksisterande kommunane. Prosjektet gjeld kartlegging, effektivisering og digitalisering i Fjell, Sund og Øygarden kommune,- som grunnlag for ei effektiv og digital arkivteneste i ny kommune. Prosjektet omfattar alle arkiv i kommunen, samt fagsystem/sak og arkiv system. Erfaringar frå tilsvarande arbeid syner at det er ekstremt krevjande å gjennomføre kartlegging av alle arkiv i en heil kommune. Ein treng stram prosjektstyring. Den jobben desse tre kommunane no gjer i dette prosjektet, i samarbeid med IKAH der alle tre kommunane er medlemmer, vil og andre samanslåingskommunar kunna dra nytte av. Viser til vedtak og søknad om resterende skjønsmidlar i 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland; Fjell, Sund og Øygarden Kommunane søkjar om skjønstilskot til å effektivisera arkivtenesta i kommunane. Ein viktig føresetnad for ei effektiv arkivteneste er at ein legg til rette for elektroniske arkiv ved val av datasystem i den nye kommunen, samt at det er god kvalitet og lett tilgang til dokumenta frå eksisterande kommunar. Det er eit budsjett for tiltaket på kr. 3,0 mill. for perioden 2016-2018. Fylkesmannen vil gi tilskot kr. 750.000,- til tiltaket for 2016. Vi vil vurdera positivt seinare søknader om tilskot til føremålet for 2017 og 2018. Vi har også motteke søknad om tilskot kr. 2,5 mill. til etablering av felles ID-forvaltning i ein ny kommune. Vi finn ikkje å kunne prioritera tilskot knytt til denne søknaden no. Tilskot kr. 750.000,- Med bakgrunn i Fylkesmannen sitt vedtak, vert det sendt nye søknader til Fylkesmannen om ytterleger skjønsmidlar til prosjektet for 2017 og 2018.

Organisering Styringsgruppa Medlemar; Lillian Torsvik Fjell kommune Per Helge Marthinsen Øygarden kommune Rune Lid - Sund kommune Prosjektgruppa Følgjande opprettas som faste medlemar av gruppa: Eva Marit Telle Hamre arkivleiar Sund kommune Kristine Melsbø arkivleiar Fjell kommune Birte Marie Rine Young arkivleiar Øygarden kommune Prosjektleiar er arkivleiar i Øygarden kommune, Birte Young. Andre ressursar IKA Hordaland (IKAH) v/dagleg leiar Rune Lothe sin rolle skal vere rådgjevande, rettleiande og retningsgjevande i den innleiande fasen. IKAH set av 3 dagsverk til dette arbeidet for 1Q 2017. Vidare deltaking i prosjektet er avhengig av ekstern finansiering. Desse er fordelt på 1 dagsverk til rapportskriving administrasjon og 1 dagsverk knytt til eit felles arrangement seminar 25 januar. samt 1. dagsverk til møte med presentasjon av rapport frå kartlegging. IKAH kan og stille med inntil 1 dagsverk for kvar kommune til kartleggingsarbeide ute i den enkelte kommunane i løpet av februar / mars. Dette avtalast med særskilt IKAH v/ Rune Lothe. I periodar vil andre medlemmer verte utpeikt til å vere bidragsytar, som IKT, fagleiarar, politisk sekretær og andre tilsette ved arkivtenesta. Det kan i periode vere aktuelt å etablere undergrupper/arbeidsgrupper innanfor dei ulike fagområdane, som f.eks. barnevern, oppvekst, PPT m.m., -for å kartlegge spesialarkiva, samt ordning av avslutta arkiv. Mandat Prosjektgruppe sitt mandat er å styra, koordinera og ha ansvar for å effektivisera, digitalisera og avslutta eksisterande arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune for slik å leggja til rette for ei effektiv arkivteneste i den nye kommunen.

Leveransar i prosjektet 1. Kartlegging av arkiv og IT-system for dei tre kommunane Vi må vite kvar me er for å kunne peike ut vegen til dit me skal. Leveransen er ein rapport og ei oversikt over mengda arkiv og dokument for alle funksjonar. Kven og kva system har skapt desse arkiva, kor finn me dei og kva tidsrom har me. Kva av arbeid står att for å oppfylle krava i forskrifta. 1.1. Er det ordna/uordna og er det listeført? 1.2. Kor mykje arkiv har me i fellesskap? 1.3. Kva aktive arkiv skal avsluttast på samanslåingstidspunktet? 1.4. Oversikt over interkommunale samarbeid kommunen har inngått 1.5. Oppgåver og tenester som er satt ut til private og kva avtalen seier om arkiv 1.6. Kor stort etterslep er det? 1.7. Kva IT-system har dei ulike kommunane? Fagsystem og sak/arkiv system. 1.8. Kva system er avlevert til depot (uttrekk)? Arbeidet skal vere ferdig medio april 2017. 2. Plan for avslutning, ordning, digitalisering og deponering av arkiv og IT-system I dag har ein ulike depotløysingar for sine arkiv. 2.1. Kartlegge depotløysning for alle kommunane. 2.2. Lage en plan for ordning og rydding samt deponering av arkiver. 2.3. Avgjere innsynsløysingar for dei avslutta arkiva digitale kopiar. 2.3.1. «Sikker digital kopi» som kan inngå i digitalisert arbeidsflyt. 2.3.2. Kven og korleis skal innsyn i avslutta arkiver handsamast. 2.4. Avgjere digitaliseringsprosjekt. 2.4.1. Skal til dømes tekniske arkiv digitaliserast? 2.4.2. Skal til dømes personal arkiver digitaliseras eller skal ein nytte seg av digitale. kopier? 2.5. Avgjere migrering av data inn i nye system. 2.5.1. Kva system/data skal førebuast for migrering. 2.6. Lage ein plan for deponering av elektroniske arkiver. Arbeidet skal vere ferdig medio april 2018.

Framdriftsplan Oppgåve Ansvar/ressursar Tid Kartlegge arkiv for dei 3 kommunane Arkivleiare i samarbeid med Ikah November 2016 april 2017 Ordne avslutta arkiv Arkivleiare Løpande Oppdatere arkivplaner i dei 3 Arkivleiare Løpande kommunane Bevarings og kassasjonsplan Fjell, Sund Undergruppe Oppstart haust 2017 og Øygarden Uttrekk av avslutta system IKah, IKT og arkivleiar Første uttrekk uke 49-2016

Risikoanalyse Risikofaktor Mottiltak For lite kompetanse på Opplæring/kunnskapsheving. arkivdanning og ordning av arkiv på ulike områder For lite person ressursar Frikjøp av arkivleiare Ordningsressursar Økonomisk ramme Dokumentere behov fortløpande. Tilskot frå Fylkesmannen i Hordaland for 2016 750.000,-. Ny søknad til Fylkesmannen til føremålet for 2017 og 2018. Manglande framdrift på leveransar Setje opp forpliktande planar og lage tydelege leveransar Gevinstar Ved å gjennomføre leveranse 1 og 2 vil ein kunne skaffe seg oversikt samt kunne setje ressursar og riktig prioritet på leveransar i samband kartlegging, effektivisering og digitalisering av arkiv. Ein vil og ha eit faktagrunnlag for å ta strategiske val og prioriteringar for vegen vidare mot kommunesamanslåing. Rapportering Prosjektleiar rapporterer fortløpande til styringsgruppa. Informasjon Fortløpande informasjon om aktiviteter i prosjektet via e-post til tilsette i arkivtenesta. Organisasjonen vert informert via intranett, om resultatet av prosjektet når dette er ferdig. Arkivansvar og prosjektverktøy Det skal etablerast prosjektverktøy skybasert. Prosjektleiar opprettar felles dokument og deler via Microsoft OneDrive. Prosjektleiar skal ha dokumentasjonsansvaret for prosessen og dokumenta som vert skapt. Prosjektleiar opprettar eigen arkivdel i eigen kommune til dokumentasjon.

Aktiviteter Prosjektgruppe har møte 1 gang i månaden og gjerne fleire ved behov. Prosjektleiar arbeidar med kartlegging 1 dag i veka i kvar kommune. Dato Stad Tema 8. november 2016 Sund kommune Oppstartsmøte 15. desember 2016 Interkommunalt arkiv i Hordaland Prosjektplan, vegen vidare 25. Januar 2017 Interkommunalt arkiv i Hordaland Fellesmøte K13 31. Januar 2017 Fjell kommune Ny søknad om midlar, status og plan for kartlegging. 21. Februar 2017 Øygarden kommune Status kartlegging 28. februar 2017 Rapportering styringsgruppe foreløpig kartleggingsstatus 28. Mars 2017 Fjell kommune Ferdigstille rapport 31. mars 2017 Rapportering styringsgruppe foreløpig kartleggingsstatus 18. April 2017 Sund kommune Oppstart leveranse 2 Tidlig mai 2017 Presentere endeleg rapport etter kartlegging, til styringsgruppa 9. Mai 2017 IKAH Kongsberg Befaring Sandefjord kommune dersom avtale. 6. Juni 2017 Øygarden kommune Plan for ordningsarbeid Juli 2017 FERIE FERIE August 2017 Fjell kommune September 2017 Sund kommune Oktober 2017 Øygarden kommune November 2017 Fjell kommune Desember 2017 Sund kommune Januar 2018 Øygarden kommune Februar 2018 Fjell kommune Mars 2018 Sund kommune April 2018 Øygarden kommune Rapport frå ordningsarbeid Synfaring hjå ein kommune som nyleg har hatt kommunesamanslåing i 2018.