SAMORDNINGS- OG BEREDSKAPSSTABEN Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Vestre Toten kommune Dato for tilsyn: 2. november 2016 Tilsynsgruppe: Gro Taraldsen seniorrådgiver Tord E. Smestad seniorrådgiver Bente Westrum assisterende fylkeslege Andre Karlsen førstekonsulent 1
Vestre Toten: Leif Vaarum ordfører Bjørn Fauchald rådmann Bjørn Sondra Kjelsrud beredskapskoordinator Jens Mørch kommunelege Erik Røstasand arealplanlegger Ola Langedal plansjef Trine Kløvrud omsorgssjef Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet er å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Formålet med regelverket er å sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeid på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver ovenfor andre aktører. Ved tilsynet ble det også sett på kommunens planer på området helseberedskap. Under temaet kommunens krisehåndteringsevne er det oppsummert status på dette området. Tilsynet ble gjennomført som et dokumenttilsyn og følgende dokumenter ble gjennomgått: Interkommunal risiko og sårbarhetsanalyse for Vestre Toten kommune 2012 Overordnet beredskapsplan 2015 Smittevernplan, delplan for pandemisk influensa 2009 Plan for helsemessig og sosial beredskap 2014 Evalueringsrapport etter øvelse 2014 Smittevernplan fra 2004 (ettersendt etter tilsynet) Regelverk Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29, Lov om helsemessig- og sosial beredskap og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10, jf. Kommunelovens 10A. Konklusjon Det ble funnet to avvik og fire merknader ved tilsynet. Avvik er forhold som er i strid med gjeldende regelverk. Merknader er forhold som Fylkesmannen anbefaler blir gjort. Det ene avviket gjelder helhetlig ROS der analysen mangler vurdering av varsling og evakuering. Det andre avviket går på helsemessig og sosial beredskap. Kommunen mangler oppdatert smittevernplan og dokumentert infeksjonskontrollprogram. Det er tre merknader til planer for helseberedskap og en merknad til at kommunen bør gjenoppta møter i beredskapsrådet. 2
Hovedinntrykk Hovedinntrykket er at samfunnssikkerhet og beredskap er godt ivaretatt i Vestre Toten kommune. Det var bra oppmøte under tilsynet, og det er engasjementet for beredskapsarbeidet som gjøres i kommunen, også politisk. Beredskapskoordinator har en spesielt god oversikt på arbeidet som gjøres. Kommunen sin helhetlig ROS er meget grundig og alle hendelser er godt beskrevet. Det finnes også en versjon som er mindre detaljert, og som tydelig viser risikobildet i kommunen. Dette er spesielt viktig for at flere skal kunne sette seg inn i arbeidet som gjøres, og hvilke tiltak som bør gjennomføres for å styrke beredskapen. Oppfølgingsplan med tiltak til ROS analysen, inkludert økonomi, er forankret i kommunestyret og revideres årlig. Kommunen har et tett samarbeid om beredskap med Raufoss Industripark, noe som er viktig og nødvendig på grunn av den spesielle produksjonen i Industriparken og at boligområder ligger tett på denne virksomheten. Kommunen gjennomfører regelmessig øvelser og evaluerer disse godt med tiltaksplan, ansvarlig og dato når tiltaket er gjennomført. Når det gjelder planverk på helseområdet bør disse samordnes bedre og flere planer trenger en revidering. Tilsynet Temaene for tilsynet var: 1. Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse 2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner) 3. Kommunens krisehåndteringsevne (beredskapsplan). Omfatter også helsemessig og sosial beredskap og evaluering og oppfølging av tidligere beredskapsøvelser. Gjennomføring Tilsynet startet med åpningsmøte der tilsynsplan, samt bakgrunn og formål med tilsynet, ble presentert. Kommunen presenterte deretter sine planer som berører samfunnssikkerhet og beredskap. Under denne presentasjonen var det mulighet for spørsmål og oppklaringer. Det ble foretatt tre verifikasjonsintervju med ordfører, rådmann og kommunelege. 1. Kommunens helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, ROS Vestre Toten kommune sin ROS er fra 2012 og skal revideres i 2016/2017. Fylkesmannen anbefaler at kommunen bruker fagmiljøer ved NTNU Gjøvik i ROS arbeidet. Disse fagmiljøene bruker også kommunen på andre fagområder, dette er bra. Avvik: Helhetlig ROS fra 2012 oppfyller ikke kravene i forskrift om beredskapsplikt 2f. Analysen inneholder ikke når befolkningsvarsling og evakuering skal iverksettes. Hjemmel: Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 14 jf. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 f. Merknad: Ingen merknad 2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner). Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3; 3
Avvik: Ingen avvik Merknad: Ingen merknad 3. Kommunens krisehåndteringsevne, beredskapsplanverk og helseberedskapsplanverk Beredskapsplanen for Vestre Toten kommune inneholder alle punkter som er overordnet beredskapsplan skal inneholde; en plan for kommunens kriseledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplan og en plan for krisekommunikasjon. Ingen avvik 1 merknad: Fylkesmannen anbefaler at kommunen tar opp igjen møter i beredskapsrådet. Helseberedskapsplanverk 1 Avvik: Kommunen kunne ikke legge fram en smittevernplan under tilsynet og kunne ikke dokumentere et infeksjonskontrollprogram. Hjemmel: Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 15 jf. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, Lov om helsemessig- og sosial beredskap 2-2, Folkehelseloven 27 og 28, Smittevernloven 7-1 og 7-2a og 7-11, jf. Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstjenesten 2-1. 3 Merknader: 1. Planer vedrørende helseberedskap bør samordnes bedre og vise til hverandre 2. Kommunen bør avklare hvilken plan som dekker sosial beredskap 3. Kommunen bør avklare hvordan beredskap etter Folkehelselovens kapittel 3 (miljørettet helsevern) inkluderes og samordnes i planverket Andre forhold Under tilsynet kom det fram at kommunen har satt krisestab flere ganger de siste årene uten at Fylkesmannen er varslet om dette. Kommunen har forstått at Fylkesmannen bare skal varsles dersom det er hendelser som skjer som har betydning for nabokommunene. Samordningsinstruksen for Fylkesmannen har i 2016 blitt endret til å bli enda tydeligere på Fylkesmannen sitt ansvar for å ha god oversikt over hendelser i kommunen, for blant annet å kunne vurdere om hendelsene kan være en av mange av samme slag, og rapportere til overordnet myndighet. Vi ber derfor om at kommunen varsler Fylkesmannen når krisestab blir satt. Oppfølging av tilsynet 4
Vestre Toten kommune har frist til 1. januar 2017 med å sende inn en framdriftsplan for å lukke avvik og hvem som er ansvarlig for dette. Gro Taraldsen seniorrådgiver tilsynsleder Tord Smestad seniorrådgiver 5