Vedtaksoppfølging i Hordaland fylkeskommune Prosjektplan Audit & Advisory August 2012
Innhald 1. Føremål og problemstillingar... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Problemstillingar og føremål... 3 1.3 Avgrensing... 3 2. Revisjonskriterium og metode... 4 2.1 Revisjonskriterium... 4 2.2 Lov- og forskriftskrav... 4 2.2.1 Kommunelova 23 om Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet :... 4 2.2.2 Reglement for innsyn i saker under handsaming... 4 2.2.3 Forvaltningslova... 4 2.3 Fylkeskommunale styringsdokument... 4 2.4 Metode... 5 2.4.1 Dokumentanalyse... 5 2.4.2 Intervju... 5 2.4.3 Stikkprøver... 5 2.4.4 Verifiseringsprosessar... 5 3. Tid og ressursbruk... 6 3.1 Nøkkelpersonell... 6 3.2 Tidsbruk... 6 2
1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune 18.6. utarbeidd ein prosjektplan for forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging i fylkeskommunen. Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 1.2 Problemstillingar og føremål Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere om Hordaland fylkeskommune har rutinar, system og prosedyrar som sikrar at saker blir forsvarleg utgreia, og at politiske vedtak blir effektuert og følgt opp. På bakgrunn av føremålet med prosjektet er det identifisert følgjande problemstillingar: 1. Er det etablert system for registrering, iverksetjing og oppfølging av politiske vedtak? 2. I kva grad er det etablert rutinar for effektuering og oppfølging av politiske vedtak? a) I kva grad er det sett fristar for effektuering av vedtak? b) I kva grad er det etablert rutinar/prinsipp for å avklara/tolka politiske vedtak? c) Er det rutinar for tilbakemelding til politisk nivå, mellom anna når det inntreff uventa forhold som verkar inn på effektueringa av vedtaka? d) I kva grad blir politiske organ involvert i prosessen med oppfølging av vedtak? 3. I kva grad blir oversendingsforslag/ verbalforslag, til dømes til budsjettet registret og handtert? 4. I kva grad har fylkeskommunen system og retningsliner som sikrar ei forsvarleg saksførebuing? a. I kva grad bidrar funksjonar i sakshandsamingssystemet til å sikra at lovbestemte og interne krav til sakshandsaminga blir etterlevd? b. I kva grad er det etablert rutinar for å sikre ei objektiv sakshandsaming? c. Er det etablert malar/sjekklister som støtte/hjelpemiddel i sakshandsaminga? d. Er det etablert retningslinjer for kvalitetssikring- og godkjenning i sakshandsamingsprosessen? 5. I kva grad blir vedtekne rutinar for sakshandsaming og vedtaksoppfølging følgt? 1.3 Avgrensing Prosjektet er avgrensa til oppfølging av politiske vedtak og vedtaksunderlag for politiske saker. Administrative vedtak som er vedtatt etter delegasjonsreglementet er ikkje omfatta av dette prosjektet. 3
2. Revisjonskriterium og metode 2.1 Revisjonskriterium Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, regelverk og andre relevante fylkeskommunale styringsdokument, vedtak og retningsliner. Kriteria vil bli utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon 1. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. 2.2 Lov- og forskriftskrav 2.2.1 Kommunelova 23 om Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet : 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget. 2.2.2 Reglement for innsyn i saker under handsaming Kommunelova 40 om Rett og plikt til å delta i møter i kommunale og fylkeskommunale organer. Inhabilitet. Rett til dokumentinnsyn. «5. Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker om er under behandling. 2.2.3 Forvaltningslova Forvaltningslova Kapittel II Om ugildhet o 6 Habilitetskrav kapittel III. Alminnelige regler om saksbehandling. o 11a Saksbehandlingstid, foreløpig svar 2.3 Fylkeskommunale styringsdokument Aktuelle dokument vil vera: Hordaland fylkeskommune sitt delegeringsreglementet Reglement for politiske utval og komitear. Etiske retningslinjer i fylkeskommunen. 1 4
2.4 Metode 2.4.1 Dokumentanalyse Revisjonen vil gå gjennom relevant dokumentasjon frå fylkeskommunen, mellom anna føreliggande rutine- og prosedyrebeskrivingar for saksførebuing og vedtaksoppfølging, samt instruksar og delegasjonsreglement. 2.4.2 Intervju Revisjonen ønskjer å gjennomføre intervju med utvalde personar innan politisk- og administrativ leiing. For å få innsyn i korleis retningslinjer, rutinar blir praktisert i den fylkeskommunale verksemda, vil det vere naudsynt å gjennomføre intervju med personar i alle avdelingane. Vi reknar med å gjere eit utval på om lag 10-12 personar. 2.4.3 Stikkprøver Revisjonen vil ta stikkprøver av saker for å vurdere saksførebuing og oppfølginga av politiske vedtak. 2.4.4 Verifiseringsprosessar Referat frå intervju vil bli sendt til intervjuobjekt for verifisering og det er informasjon frå verifiserte intervju som vil bli nytta i rapporten. Høyringsutkast til rapport vil bli sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale. Fylkesrådmannen verifiserer faktadelen i rapporten og blir oppfordra til å gje ein uttale til dei vurderingar og forslag til tiltak som følgjer av rapporten. Fylkesrådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 5
3. Tid og ressursbruk 3.1 Nøkkelpersonell Oppdragsansvarleg vil vere Stein Ove Songstad. Prosjektansvarleg vil vere Kari Gåsemyr. Prosjektmedarbeidar vil vere Ruth Rørvik. 3.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i føremål og problemstillingar for prosjektet, og den planen som er lagt for korleis prosjektet skal gjennomførast, er det stipulert at det vil ta omlag 250 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing av prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av empiri i høve til revisjonskriterium, og utarbeiding og kvalitetssikring av rapport. For å kunne gjennomføre prosjektet innan stipulert timebruk er det naudsynt at fylkeskommunen innan avtalte fristar sender over naudsynt dokumentasjon og at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju. Tidspunkt for start av prosjektet vil skje i dialog med kontrollutvalet. Fakturering av kostnadane ved prosjektet vil skje i høve til avtale. Bergen, 8.8.12 For Stein Ove Songstad Partnar 6
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a Swiss Verein, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 140 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte s approximately 169,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. None of Deloitte Touche Tohmatsu, its member firms, or its and their respective affiliates shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. 2012 Deloitte AS. Member of Deloitte Touche Tohmatsu