Sakshandsamar, innvalstelefon Vidar Simmenes, 55 57 21 18 Vår dato 31.01.2011 Dykkar dato Vår referanse 2010/141249 350 Dykkar referanse Hordaland fylkeskommune Postboks 7900 5020 BERGEN OVERSENDING AV TILSYNSRAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkesmannen viser til tidlegare korrespondanse i saka, samt møte og samtalar 21. og 25. januar 2011. Innleiingsvis ønskjer vi å takke for interessante og lærerike samtalar. Som det går fram av den vedlagde tilsynsrapporten, vart det ikkje funne avvik ved tilsynet, men det er gjeve tre merknader. Rapporten er elles utforma i samsvar med det vi vart samde om i sluttmøtet. Dei tre merknadane er meint å vere ei rettesnor for det vidare arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap i fylkeskommunen. Legg merke til at tilsynsrapporten ikkje tek sikte på å gje eit fullstendig bilete av status for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap, men berre tek føre seg dei områda det vart ført tilsyn med. Fylkesmannen minnar òg om at tilsynsmetodikken legg ein negativ avviksrapport til grunn, og difor berre peikar på forbetringspotensiale og ikkje på omstende som er tilfredsstillande ivaretekne. Rapporten er heller ikkje ei generell vurdering av fylkeskommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Fylkesmannen har elles merka seg at Hordaland fylkeskommune dei seinare åra har intensivert arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap, noko som er positivt. Vi vonar denne utviklinga held fram då tilsynet viser at det framleis er område som kan utviklast ytterlegare. Slik vi ser det, har fylkeskommunen både forståing og motivasjon for å utvikle dette fagområdet på ein god måte. Fylkeskommunen har som nemnt fått 3 merknader med utfyllande kommentarar, og vi forventar at det vert laga ein forpliktande plan for oppfølging av desse. Fylkesmannen ber difor i samsvar med den avtalen som vart gjort i sluttmøtet 25.01.2011, om tilbakemelding innan 25. mars 2011 på kva tiltak fylkeskommunen vil setje i verk for å imøtekome merknadane i tilsynsrapporten. Tilbakemeldinga skal òg innehalde framdriftsplan for arbeidet og oversyn over kven som er ansvarleg for dei ulike oppfølgingspunkta. Fylkeskommunen kan sjølv setje fristar for når dei ulike tiltaka skal vera gjennomført. Avslutningsvis ønskjer vi Hordaland fylkeskommune lykke til med oppfølgingsarbeidet. Samstundes vil vi opplyse at vi gjerne står til rådvelde med informasjon og rettleiing dersom det er ønskjeleg. Med helsing Arve Meidell e.f. fylkesberedskapssjef Vidar Simmenes seniorkonsulent Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. Vedlegg: Kopi m/vedlegg: Tilsynsrapport Direktoratet for samfunnstryggleik og beredskap Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 20 09 Beredskapseininga Postboks 7310, 5020 Bergen Telefaks: Org.nr: 974760665 E-post: postmottak@fmho.no Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland
FYLKESMANNEN I HORDALAND Beredskapseininga TILSYN MED Hordaland fylkeskommune Tidsrom: 21. og 25. januar 2011 Arkivkode: 350 Adressa til fylkeskommunen: Fylkeshuset, Agnes Mowinckelsgt. 5, 5020 Bergen Kommunenummer: 1200 Tilsynsgruppe: Arve Meidell (leiar) og Vidar Simmenes Kontaktperson i fylkeskommunen: Gerd Ingunn Opdal Tilsynet omfatta fylgjande emne: Fylkeskommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap Samandrag av resultat: Fylkesmannen avdekka ikkje avvik under tilsynet Det vart gjeve følgjande 3 merknader: Merknad nr. 1 Fylkeskommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap bør sikrast betre forankring og meir struktur på gjennomføringssida. Merknad nr. 2 Hordaland fylkeskommune manglar overordna fareidentifikasjon og/eller risikoanalyse (ROSanalyse), og det er behov for meir struktur på arbeidet på dei områda det er utført ROSanalysar. Merknad nr. 3 Det er behov for ei tydelegare avklaring av kva som er eit fylkeskommunalt ansvar og kva som er eit kommunalt ansvar/andre etatars ansvar. Tilsynsrapporten er utarbeidd: 26.01.2011 Arve Meidell (tilsynsleiar) Vidar Simmenes 2
Innhald 1. Innleiing 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsynet i Hordaland fylkeskommune 21. og 25. januar 2011. Det vart ført tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i fylkeskommunen. Tilsynet inngår som ein del av tilsynsverksemda til Fylkesmannen for inneverande år. Tilsynet fokuserer på korleis fylkeskommunen tek i vare krav og forventningar til det fylkeskommunale beredskapsarbeidet. Rapporten omtalar merknader som vart gjort under tilsynet. Rapporten gjev såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av fylkeskommunen sin innsats på dette området. Heimel for tilsynet Tilsynet gjennomført med heimel i Kgl. res. av 18. april 2008 - Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard. Redigert utdrag: Fylkesmannen skal: Føre tilsyn med heimel i gjeldande lov- og forskriftsverk og gje råd, rettleie og vere pådrivar for målretta og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap i fylket. Sjå til at fylkeskommunen og kommunane tar omsyn til samfunnstryggleik og beredskap i samfunnsplanlegginga, til dømes gjennom risiko- og sårbarheitsvurderingar. Sentrale lover og forskrifter ved dette tilsynet Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner Lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling Forskrift av 14. juni 2005 nr. 548 om sivil transportberedskap Føremål med tilsynet Føremålet med tilsynet er å sjå nærare på fylkeskommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap generelt, samt fylkeskommunen sitt fokus på førebyggjande arbeid i samfunnsplanlegginga, og då med hovudvekt på areal- og transportplanlegging. Tilsynet skal vere eit hjelpemiddel for å stake ut den vidare kursen for samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i fylkeskommunen. Sjølve tilsynet/intervjua skal gje positiv effekt og resultata (tilsynsrapporten) skal kunne nyttast som ei rettesnor både av fylkeskommunen og Fylkesmannen i åra framover. 3
Tema for tilsynet Forankring politisk og administrativt. Målsetting og målstyring visjon, langtidsmål, årsmål, andre målformuleringar, rapportering (årsmelding). Kartlegging risiko- og sårbaranalyse (generell, spesielle). Førebygging beredskapsmessige omsyn i samfunnsplanlegginga (BIS). ordinært planarbeid. ROS-analysar. (Risikoreduserande tiltak Gjennomføring) Krisehandtering Kriseleiing. Kriseplan (plan for kriseleiinga, sektorplanar, handlingsplanar, samordning/samanheng mellom sektorplanar). Samordning. Opplæring og øving Gjennomføring Tilsynet vart gjennomført ved gransking av dokument og ved intervju av sentrale personar i organisasjonen. Rapporten omhandlar tilhøve som er komne fram under tilsynet. 1. AVVIK vert definert som brot på vilkår gjevne i gjeldande lover og forskrifter (Det vart ikkje avdekka avvik under dette tilsynet). 2. MERKNAD er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som Fylkesmannen meiner det er nødvendig å peika på for at fylkeskommunen kan betra tilhøva. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlag for tilsynet var: Aktuelle lover, forskrifter og andre styringsdokument Lov om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova) Forvaltingslova Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner Lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling Forskrift av 14. juni 2005 nr. 548 om sivil transportberedskap Anna beredskapslovgiving og diverse særlover Sentrale styringsdokument NOU 2000: 24: Et sårbart samfunn. Utfordringer for sikkerhets- og beredskapsarbeidet i samfunnet 4
St.meld. nr. 37 (1995-1996): Flommen på Østlandet og kriseberedskap i fred St.meld. nr. 25 (1997-1998): Hovedretningslinjer for det sivile beredskaps virksomhet og utvikling i tiden 1999-2002 St.meld. nr. 17 (2001-2002): Samfunnssikkerhet - veien til et mindre sårbart samfunn St.meld. nr. 22 (2007-2008): Samfunnssikkerhet samvirke og samordning Korrespondanse mellom fylkeskommunen og Fylkesmannen, samt fylkeskommunen sin eigen dokumentasjon knytt til samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. 3. Omfang Under vert det gjort greie for dei emna tilsynet omfatta. Fylkesmannen har som utgangspunkt for tilsynet at fylkeskommunen har ei målretta styring for området samfunnstryggleik og beredskap. Målretta styring vil til dømes vera å: Fastsetja mål Planleggja og verifisera at arbeidet blir utført som planlagt Bruka erfaringar systematisk til forbetringar Tilsynet omhandla Fylkeskommunalt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap innan desse områda: Målsstruktur og målstyring Risikovurderingar (ROS-analysar) Førebyggjande arbeid (BIS) Skadebøtande tiltak (kriseplanar, varsling, kriseleiing) Kompetansestyring, opplæring og øving Tilsynet omfatta fylgjande aktivitetar Skriftleg informasjon frå Fylkesmannen om gjennomføring av tilsynet Gransking av dokumentasjon Intervju 21. januar 2011, 8 personar vart intervjua. Sjå siste side med oversyn over deltakarane på tilsynet Sluttmøte 25. januar 2011 med oppsummering og presentasjon av funn Utarbeiding av tilsynsrapport 4. Avvik Det vart ikkje funne avvik frå lovbestemte krav under tilsynet. 5
5. Merknader Det vart gjeve 3 merknader etter tilsynet med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i fylkeskommunen. Desse er: Merknad nr. 1 Fylkeskommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap bør sikrast betre forankring og meir struktur på gjennomføringssida. Utfyllande kommentarar til merknaden: Tema knytt til samfunnstryggleik og beredskap bør i større grad vere gjenstand for diskusjon og handsaming i politiske fora. For å betre struktur og forankring av arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap bør fylkeskommunen vedta ein visjon og overordna mål for området. Det bør vidare lagast konkrete mål for dei ulike organisasjonsledda, og som kan evaluerast i t.d. årsrapporteringa. Det ville vere ein føremon om samfunnstryggleiksog beredskapsarbeidet vert sett i system jf. kommunelovas kap. 8. Fylkeskommunen har ikkje oversyn over faktisk kompetanse og behov for kompetanse innan fagområdet samfunnstryggleik og beredskap. Vidare bør fylkeskommunen definere kva som er akseptabel risiko på ulike område, og ikkje minst korleis ein skal følgje opp område med uakseptabel risiko. Merknad nr. 2 Hordaland fylkeskommune manglar overordna fareidentifikasjon og/eller risikoanalyse (ROS-analyse), og det er behov for meir struktur på arbeidet på dei områda det er utført ROS-analysar. Utfyllande kommentarar til merknaden: HFK har utarbeidd eigen mal for ROS-analysar og det ligg òg føre nokre ROSanalysar, t.d. TransportROS. Det finst likevel ingen overordna ROS-analyse for verksemda. HFK har ikkje definert (tydelege) akseptkriteria til bruk i arbeidet med ROS-analysar, noko som skal vere gjort i forkant av analysearbeidet, jf. NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger. Gjennomførte ROS-analysar må verte tydelegare med omsyn til realistiske risikoreduserande tiltak og oppfølging av desse. Merknad nr. 3 Det er behov for ei tydelegare avklaring av kva som er eit fylkeskommunalt ansvar og kva som er eit kommunalt ansvar/andre etatars ansvar. Utfyllande kommentarar til merknaden: Alle fylkeskommunale verksemder ligg i ein kommune. HFKs ansvar dekkjer primært eigne tilsette og brukarar/elevar (skule, tannhelse og Skyss). Det er behov for eit tydelegare grensegang mellom dagleg transportberedskap og transportberedskap ved større samfunnsmessige kriser, ref. Rammeavtale med Statens vegvesen. 6
Jf. forskrift om sivil transportberedskap 4 skal fylkeskommunen avklare korleis organiseringa av transportberedskapen kan gjerast mest føremålstenleg. Denne oppgåva er i beste fall berre delvis utført. Deltakarar på Fylkesmannen sitt tilsyn Tabellen gjev eit oversyn over deltakarar frå fylkeskommunen under opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som vart intervjua. Namn Funksjon Opningsmøte Intervju Sluttmøte Fylkesordførar Torill Selsvold Nyborg X X x Fylkesrådmann Paul M. Nilsen X X Plansjef Marit Rødseth X X Sakshandsamar plan Arnold Matre X X x Samferdselssjef Anne Iren Fagerbakke X X x Sakshandsamar samferdsel Bjørn Inge Midtgård X X x Seniorrådgjevar Arild Sondre Sekse X X Organisasjonsdirektør X X x Gerd Ingunn Opdal (beredskapskontakt) Regionaldirektør Jan Per Styve X Frå Fylkesmannen si beredskapseining møtte Arve Meidell og Vidar Simmenes og med førstnemnde som tilsynsleiar. 7