0BPresseprotokoll styremøte Helse Nord IKT møte 1-2017 Vår ref.: 2017/72 Referent/dir.tlf.: Tom Robert Elvebu Sted/Dato: Bodø 14 feb 2017 Møtetype: Styremøte i Helse Nord IKT HF Møtedato: 14 februar 2017 kl 1730-2000 Møtested: RHF, Sjøgata Bodø Tilstede Navn: Hilde Rolandsen Tor Ingebrigtsen Paul Martin Strand Bjørn Nilsen Kjersti Lauritzen Anita Toftesund Kristine Steinsvik Morten Reintz Styreleder Nestleder Forfall Navn: Fra administrasjon Navn: Oddbjørn Schei Tom Robert Elvebu Administrerende direktør Viseadministrerende direktør Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: www.helsenordikt.no - Følg oss på Facebook, Twitter og LinkedIN Helse Nord IKT Forskningsparken 76 16 60 00 76 16 61 00 Epost: post@hnikt.no Postboks 6444 Sykehusveien 23 9294 TROMSØ 9019 TROMSØ Organisasjonsnummer: 883 658 752
Styresak 001-2017 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak nr. Sakstittel SakstypeP0F 1 001-2017 B Godkjenning av innkalling og saksliste 002-2017 B Godkjenning av protokoll fra konstituerende styremøte 07.12.2017 003-2017 B Godkjenning av protokoll fra ordinært styremøte 07.12.2017 004-2017 O Virksomhetsrapport, Helse Nord IKT HF 005-2017 O Beslutningsstruktur, IT infrastruktur og basistjenester 006-2017 O Helhetlig informasjonssikkerhet Unntatt offentlighet jf. Offl. 24 007-2017 B Godkjenning av styreinstruks v1.1 og instruks for administrerende direktør v1.1 008-2017 B Budsjett 2017 009-2017 B Styreplan / Årshjul 2017 010-2017 B Oppdragsdokument 2017 011-2017 O Orientering om Helse Nord IKTs virksomhetsplan 012-2017 O Orientering om Oracle forhandlinger Unntatt offentlighet jf. Offl. 23 013-2017 Eventuelt Innkallingen og sakslisten godkjennes. Styresak 002-2017 Godkjenning av protokoll fra konstituerende styremøte 07.12.16 1. Styret i Helse Nord IKT HF godkjenner protokoll fra konstituerende styremøte 07.12.16 Styresak 003-2017 Godkjenning av protokoll fra ordinært styremøte 07.12.16 1. Styret i Helse Nord IKT HF godkjenner protokoll fra ordinært styremøte 07.12.16 Styresak 004-2016 Virksomhetsrapport, Helse Nord IKT HF Administrerende direktør orienterte styret om virksomhetsrapporten fra januar 2017. Følgende kommentarer ble gitt i møtet: - Rapportering på avvik skal være en del av virksomhetsrapporteringen - Styret ønsker en presentasjon av hva som gjøres for å redusere antall henvendelser til brukerstøtte - Styret ønsker at det fremgår av risikooversikten hvilke prosjekter som er kritiske for virksomheten (teknisk, klinisk, evt. andre dimensjoner) 1 B = Beslutningssak, O = Orienteringssak, D = Diskusjonssak 2
- Styret ønsker gjennomgang av organisasjonsplanen på møtet i september - I prosjektoversikten ligger «Pasientforløp» både i konsept- og gjennomføringsfase. Sjekkes. Administrerende direktør redegjorde kort om prosess for å anskaffe arealer til Helse Nord IKT i Tromsø. 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar virksomhetsrapport nr.1-2017 til etterretning 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar virksomhetsrapport nr.1-2017 til orientering Styresak 005-2017 Beslutningsstruktur, IT infrastruktur og basistjenester Administrerende direktør orienterte om beslutningsstruktur, IT infrastruktur og basistjenester. Kommentarer i møtet: - Styret ønsker at prinsipp om kostnadseffektivitet skal vektlegges og at definisjonene knyttet til basistjenester og infrastruktur tydeliggjøres i dokumentet. - Begrepet «Mindre oppdrag» bes konkretisert eller eksemplifisert. 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar beslutningsstruktur for IT infrastruktur og basistjenester til etterretning 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar beslutningsstruktur for IT infrastruktur og basistjenester til orientering og ber administrerende om å innarbeide de kommentarer som fremkom i møtet i dialog med eier. Oppdatert saksdokument legges frem til styrets orientering ved en senere anledning. Styresak 006-2017 Helhetlig informasjonssikkerhet Unntatt offentlighet jf. Offl. 24 3
Styresak 007-2017 Godkjenning av styreinstruks v1.1 og instruks for administrerende direktør v1.1 Styreleder fremla forslag til revidert styreinstruks og revidert instruks for administrerende direktør. Kommentarer i møtet: - Begrepet «daglig leder» finnes noen steder i dokumentene; byttes med «adm. direktør» - Begrepet «møte» inkluderer også møter via telematikk. Styreleder la fram følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar framlagt instruks for administrerende direktør v1.1 2. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar framlagt styreinstruks v1.1 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar framlagt instruks for administrerende direktør v1.1 2. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar framlagt styreinstruks v1.1 Styresak 008-2017 Budsjett 2017 Administrerende direktør fremla resultatbudsjett, reinvesteringsbudsjett og likviditetsbudsjett for 2017. 1. Styret i Helse Nord IKT HF godkjenner resultatbudsjettet, reinvesteringsbudsjettet og likviditetsbudsjettet for 2017 slik det fremgår av saksfremlegget 1. Styret i Helse Nord IKT HF godkjenner resultatbudsjettet, inntektsbudsjettet og likviditetsbudsjettet for 2017 slik det fremgår av tabellene under. Investeringsbudsjettet behandles på styremøtet i april. 4
Driftsinntekter 535 500 SLA - inntekter (tjenesteavtaler) 198 900 Prosjekt og oppdrag 66 500 Viderefakturering 270 100 Driftskostnader 519 000 Personal 209 000 - Aktiverte lønnsutg. prosjekter -28 800 Lisenser 102 400 Avskrivninger 150 000 Linjeleie 26 600 Lokaler 12 800 Konsulenter 15 900 Andre 31 100 DRIFTSRESULTAT 16 500 Finansposter -16 500 RESULTAT 0 Alle beløp i 1000 kr Resultatbudsjett 2017 Inntektsbudsjett HN IKT 2017 Finnmark UNN NLSH Helgeland HN RHF Ufordelt på foretak Totalt Tjenesteavtaler (SLA) 16 800 98 900 54 400 16 300 12 500 198 900 Prosjekter/oppdrag 3 600 14 500 7 900 3 200 0 37 300 66 500 Herunder: Oppdrag 37 300 37 300 Prosjektkostnader (viderefaktureres) 3 600 14 500 7 900 3 200 29 200 Viderefakturering 32 000 129 400 75 600 31 100 1 800 270 100 Herunder: Lisensvedlikehold, felles klin. syst. 10 500 43 300 23 100 11 100 88 000 Avskrivninger 16 500 72 600 43 800 15 200 800 148 900 Linjeleie 3 800 8 900 6 100 3 700 1 000 23 500 Regionale datasentre - DS1 og DS2 1 200 4 600 2 600 1 100 9 500 Sum budsjettert - nettobudsjett (avtalt/vedtatt 52 400 242 800 137 900 50 600 14 300 37 300 535 500 Tilleggsavsetninger hos foretakene, uspesifisert/uforutsette kostnader 3 100 9 900 6 500 2 900 5 000 27 400 Totalt - bruttobudsjett 55 500 252 700 144 400 53 500 19 300 37 300 562 900 Alle beløp i 1000 kr 5
Likviditetsbudsjett 2017 - HN-IKT Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat 0 Avskrivninger/ nedskrivninger 150 000 Diff pensjonskostnad/premie 0 Mva-kompensasjon -10 000 Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter 140 000 Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Ubrukte investeringsrammer* -65 000 Oppkjøp fra RHF/FIKS** -65 000 Estimerte investeringer 2017 HN IKT - investeringsplan mai 2016-141 000 Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter -271 000 Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbetaling ved opptak av ny langsiktig gjeld 0 Avdrag lån 0 Innskutt egenkapital 50 000 Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter 50 000 Netto endring i kontanter 01.01.2017-31.12.2017-81 000 IB 01.02.2017* -550 000 UB 31.12.2017-631 000 * Her inngår sentralt kjøremiljø (FAKT) og diverse andre investeringer som opprinnelig var budsjettert i 2016 ** Her inngår oppkjøp anlegg FIKS og digitale pasienttjenester 2. Styret ber om en nærmere redegjørelse for forutsetningene lagt til grunn for «Oppdrag, ufordelt på foretak»: 37,3 mill kr og «Tilleggsavsetninger, uspesifisert/uforutsette kostnader»: 27,4 mill fordelt på foretakene. Styresak 009-2017 Styreplan / Årshjul 2017 Administrerende direktør la frem forslag til styreplan/årshjul for 2017. Kommentarer i møtet: - Administrasjonen forsøker å flytte møtet 19 juni da styreleder er opptatt. Alternativet er at styrets nestleder leder møtet. - Administrasjonen gjør en konsistenssjekk på begrepsbruk knyttet til ledelsens gjennomgang og hva som skal forelegges styret i november 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar årshjul 2017 for Helse Nord IKT HF. 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar årshjul 2017 for Helse Nord IKT HF. Styresak 010-2017 Oppdragsdokument 2017 Administrerende direktør fremla oppdragsdokumentet for Helse Nord IKT HF 2017 6
1. Styret i Helse Nord IKT HF tar oppdragsdokument 2017 til etterretning. 1. Styret i Helse Nord IKT HF vedtar oppdragsdokument 2017. 2. Syret ber om oversikt over oppfølging av oppdragsdokumentet. Oppfølgingen skal inneholde oppdrag gitt i tidligere OD. Samlet dokument med vurdering av risiko for manglende måloppnåelse legges frem til styremøte 20. april. Styresak 011-2017 Orientering om Helse Nord IKTs virksomhetsplan Viseadministrerende direktør presenterte innholdet i Helse Nord IKT sin virksomhetsplan. Kommentarer i møtet: - Adm. direktør bes legge til rette for en strategiprosess i forbindelse med styremøte i september. - Adm. direktør vil gjennom tertialrapporteringen synliggjøre status for tiltak i virksomhetsplanen og oppdrag i oppdragsdokumentet med ansvarlige og tidsfrister - Begrepet «Overordnede mål og strategier» byttes med «Rammer for virksomheten» som er et dokument som er styrebehandlet. - Begrepet «topp moderne infrastruktur» endres til «sikker og kostnadseffektiv infrastruktur». 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar fremlagte virksomhetsplan for HN IKT HF til etterretning. 1. Styret i Helse Nord IKT HF tar fremlagte virksomhetsplan for HN IKT HF til orientering og ber om at fremdrift følges opp i tertialrapporten. Styresak 012-2017 Orientering om Oracle forhandlinger Unntatt offentlighet jf. Offl. 23 Styresak 013-2017 Eventuelt Ingen saker. 7
Godkjent av Hilde Rolandsen, i etterkant av styremøtet, 8