Politisk reglement For Innsyn. Vedteke av kommunestyret Sak 117/15

Politisk reglement For Innsyn Vedteke av kommunestyret Sak 117/15

Kommunestyret og andre folkevalde organ sin rett til innsyn i saksdokument (innsynsreglementet) 1 Rett til innsyn i samsvar med dette reglementet a. Kommunestyret har som overordna organ for all verksemd i kommunen rett til innsyn i alle kommunale saksdokument, med dei presiseringane som følgjer av reglane nedanfor. b. Formannskapet, faste utval og andre folkevalde organ har rett til innsyn i saksdokument når desse gjeld dei delane av kommunen si verksemd som organet handsamar. I tillegg kan desse organa krevje innsyn i dokument som ligg innanfor andre delar av den kommunale verksemda, når dette er naudsynt ved konkret handsaming av ei sak i organet. 2 Vedtak om innsyn a. Medlem og varamedlem av folkevald organ har rett til innsyn i dokumenta i saker som skal handsamast i organet. b. Minst tre medlemer i kommunestyret kan krevje innsyn i alle kommunale saksdokument når tidspunktet for innsyn ligg føre, jf. 3. Ordføraren har sjølvstendig rett til innsyn i alle saksdokument på tilsvarande grunnlag. c. Formannskapet, faste utval og andre folkevalde organ kan vedta innsyn for sin eigen bruk i andre organ sine dokument når minst 1/3 av medlemmene røystar for det. 3 Tidspunkt for rett til innsyn a. Retten til innsyn tek til å gjelde når saka er framlagd / send til politisk handsaming. Saman med saksframstillinga skal det følgje eit oversyn over alle dokumenta som er innsende, innhenta eller utarbeidde i samband med saka, med unntak av interne arbeidsdokument for administrasjonen. b. For saker som skal avgjerast i administrasjonen, gjeld retten til innsyn først når saka er ferdig handsama. 4 Særskilde reglar for innsyn i opplysningar omfatta av teieplikt m.m. a. I utgangspunktet gjeld ikkje retten til innsyn opplysningar som er underlagde teieplikt. Kommunestyret og andre folkevalde organ kan likevel ved fleirtalsvedtak krevje innsyn i slike opplysningar når dette er naudsynt ved handsaming av ei konkret sak i organet, jf. Forvaltningslova 13 b nr. 2 og 4. b. Folkevalde har teieplikt i høve til dokument som er underlagt teieplikt etter lov.

Om ei sak vert handsama for stengde dører etter kommunelova 31, pliktar dei folkevalde å teie om dei opplysningane som er underlagt teieplikt etter lov. Medlemmer av folkevalde organ underskriv ei erklæring om teieplikt når dei får innsyn i opplysningar som etter lov er undergjevne teieplikt. 5 Framgangsmåten ved krav om innsyn - tilhøvet til administrasjonen a. Førespurnad om innsyn i saksdokument skal handsamast straks. Slike spørsmål til administrasjonen skal gå tenesteveg. Dette tyder at førespurnaden vert teken opp med rådmannen (eller den som under eit møte i folkevalt organ representerer rådmannen), som syter for at førespurnaden vert følgt opp på riktig måte så raskt det er praktisk mogleg. b. Spørsmål til administrasjonen om saker som er under handsaming, bør som hovudregel følgjast opp positivt, ved at det vert gjeve ei kort orientering om måten saka vert handsama på, tidsplan o.l. Folkevalde har i utgangspunktet ikkje noko krav på å få innsyn i konkret vurderingar og konklusjonar før administrasjonen er ferdig med saksførebuing / -handsaming og tilrådinga / vedtaket frå rådmannen er klart. Slike spørsmål skal rettast til rådmannen eller den som t.d. deltek i eit møte på vegner av rådmannen. Rådmannen avgjer korleis den vidare oppfølginga av spørsmålet skjer i praksis. c. Både førespurnader om innsyn og spørsmål kan takast opp av folkevalde under møte i folkevalde organ eller ved at einskilde folkevalde eller grupper av folkevalde rettar førespurnader / spørsmål til rådmannen. Førespurnader om innsyn og spørsmål om konkrete saker skal ikkje rettast til den aktuelle tenesteleiaren eller sakshandsamaren. 6 Status, verknadsdato osv. for innsynsreglementet a. Dette reglementet har status som supplerande vedlegg til reglement for kommunestyre, formannskap og faste utval. b. Innsynsreglementet for folkevalde i Jølster kommune gjeld frå og med dagen etter vedtaksdato. c. Berre kommunestyret sjølv kan gjere vedtak om endringar i reglementet. 1 Val og samansetjing

a. Jølster formannskap skal ha 7 medlemmer med varamedlemmer, valde av kommunestyret i samsvar med reglane for val av formannskap i Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.1992 (kommunelova). b. Mellom medlemmene i formannskapet vel kommunestyret ordførar og varaordførar. Ordføraren er leiar av formannskapet. 2 Arbeids- og ansvarsområde a. Formannskapet skal handsame og gjere vedtak i alle saker i samsvar med det kommunale delegeringsreglementet er lagt til formannskapet. b. Formannskapet er valstyre (jf. Lov av 28.06.2002 om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (vallova), 4-1. c. Formannskapet er kommunen sin klageinstans for vedtak i saker som er avgjorde i faste utval eller administrasjonen, der delegeringsreglementet ikkje legg funksjonen som klageinstans til andre organ i kommunen. d. Formannskapet har eit særleg ansvar for saker som gjeld økonomi (med funksjon som finansutval), organisasjonsutvikling og kommunal beredskap. e. Kommunestyret kan be formannskapet handsame og formannskapet kan på eige initiativ ta opp til handsaming saker som ikkje naturleg høyrer inn under nokon av dei faste utvala, og som ikkje etter lov er lagde til andre organ. f. Formannskapet skal handsame og gi tilråding til kommunestyret i saker som gjeld større tilleggsløyvingar, årsbudsjett, skattevedtak, årsmelding, økonomiplan, kommuneplan med handlingsprogram, og andre saker som skal til handsaming i kommunestyret og som ikkje direkte ligg under eit av dei faste utvala. Formannskapet kan verte tillagt avgjerdsmynde i alle saker der ikkje anna følgjer av lov. 3 Saksførebuing a. Rådmannen har ansvaret for at saker som vert lagde fram for handsaming i formannskapet er forsvarleg utgreidde og at vedtaka vert iverksette. b. Som hovudregel skal rådmannen legge fram tilråding / framlegg til vedtak i saker som formannskapet skal handsame. c. Rådmannen har ansvaret for at naudsynte saksdokument vert sende til medlemmer og varamedlemmer i formannskapet og andre som skal ha desse dokumenta.

d. Formannskapet kan oppnemne ad hoc-utval eller andre arbeidsgrupper med fastsett mandat for utgreiing og handsaming av særskilde saker, som gir tilråding til formannskapet. e. Formannskapet kan som del av arbeidet halde synfaringar, temamøte eller opne høyringar. 4 Møteinnkalling og utlegging av saksdokument a. Formannskapet held møte når formannskapet sjølv eller ordføraren avgjer det. Vanlege formannskapsmøte vert haldne i samsvar med møteplan som er fastsett for minst eit halvt år om gongen, og som er samordna med møteplanane for kommunestyret og faste utval. b. Møteplanen skal vere lett tilgjengeleg på den kommunale heimesida (www.jolster.kommune.no). c. Ordføraren har ansvaret for utsending av møteinnkalling, som skal innehalde tid og stad for møtet. Møteinnkallinga skal så langt det er praktisk mogleg sendast ut ei veke (seinast 5 dagar) før formannskapsmøtet, dersom ikkje lovreglar påbyr anna kunngjeringstid. Det skal gå fram av møteinnkallinga kva for saker som skal handsamast. d. I tillegg til konkrete saker med saksnummer og namn på saka, kan saklista innehalde eiga sak med referat- og meldingssaker. Så langt råd er, bør det vere ein kort omtale (t.d. brev-overskrift) for kvart punkt under referat- og meldingssaker, og saksdokument kan følgje som vedlegg. Referat- og meldingssaker vert til vanleg ikkje realitetshandsama i same møte, men formannskapet kan sjølv vedta å føre ei slik sak opp som tillegg til den utsende saklista, og dette spørsmålet skal i så fall handsamast i samsvar med 8, siste ledd, i dette reglementet. Under referat- og meldingssaker kan ordføraren leggje fram eller godkjenne at rådmannen legg fram referat og meldingar som ikkje er omtale i dei utsende saksdokumenta. Dette gjeld også om punktet om referat- og meldingssaker ikkje er teke med i den utsende saklista. Referat- og meldingssaker kan leggjast fram skriftleg (t.d. med utsending / utdeling av kopi av saksdokument / brev) eller munnleg. e. Saksdokument med saksutgreiing og framlegg til vedtak / tilråding for dei sakene som skal realitetshandsamast, skal som hovudregel liggje ved innkallinga. Saksdokument kan ettersendast. Dersom dokumenta i ei sak først vert lagde fram i møtet, avgjer formannskapet sjølv om det vil handsame saka.

f. Jølster kommune kan når som helst ta avgjerd om å nytte elektroniske medium som einaste eller viktigaste utsendingsform for møteinnkallingar, saksdokument osv. I så fall har kommunen samstundes ansvar for å sikre at alle representantane har likeverdig og kostnadsfri tilgjenge til kommunale dokument. Omtalen av saksdokument osv. i dette reglementet gjeld både for trykte og elektroniske dokument, likevel med eventuelle praktiske tilpassingar til bruken av elektroniske dokument. g. Møteinnkalling med sakliste skal kunngjerast offentleg. Kravet om offentleggjering er ivareteke ved at innkallinga med sakliste er lett tilgjengeleg på den kommunale heimesida. Saklista med saksdokument skal leggjast ut på den kommunale heimesida samstundes som møteinnkallinga vert sendt ut. Dette gjeld ikkje dokument som etter Lov (av 19.05.2006) om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) eller anna lov er unnateke frå offentleg innsyn. 5 Møteleiing a. Formannskapsmøta vert leia av ordføraren. Dersom ordføraren har forfall eller er inhabil, overtek varaordføraren møteleiinga. Dersom begge har forfall eller er inhabile, vel formannskapet i fleirtalsval møteleiar mellom dei medlemmene som er til stades. b. Møteleiaren kan delta i debatten i ei sak, men skal da gjere merksam på at han / ho har teikna seg sjølv på talarlista. c. Møteleiaren har ansvar for at det rår ro og orden i og omkring møtesalen. Møteleiaren har òg ansvaret for at debatten går uhindra, og at debattform og språkbruk er verdig for formannskapet. d. Dersom det kjem tilrop, meiningsytringar eller andre reaksjonar som uroar sakshandsaminga eller er i strid med god orden og folkeskikk, skal møteleiaren stoppe det som skjer. Ordføraren kan vise personar som uroar møtet, bort frå møtesalen. 6 Opning og sakshandsaming a. Formannskapsmøta startar til fastsett møtetid. Møteleiaren startar møtet dersom det er nok representantar til stades, og spør om nokon har merknader til innkalling eller sakliste. Møtet er lovleg sett dersom det er nok representantar til stades (jf. Kommunelova), og det ikkje er sett fram alvorlege innvendingar til innkalling og sakliste. Når møtet er lovleg sett, kan ingen medlemmer eller møtande varamedlemmer forlate møtet for kortare eller lengre tid utan først å ha teke opp spørsmålet om lovleg grunn med møteleiaren. b. Dersom det ved starten av møtet vert reist innvendingar i samband med forfall, frammøte av varamedlemmer eller om sjølve innkallinga og saklista, vert slike

spørsmål handsama først i møtet. Deretter vert sakene handsama i samsvar med den utsende saklista og eventuelle tilleggssaker. Referat- og meldingssaker vert handsama på same måte som i kommunestyret (jf. reglement for Jølster kommunestyre 3, fjerde ledd). Formannskapet kan sjølv vedta annan rekkjefølgje. Spørsmål kan takast opp når ordføraren og formannskapet finn det tenleg i møtet.. c. Saker som ikkje er med på den utsende saklista, kan takast opp til handsaming dersom ikkje møteleiaren eller 1/3 av dei frammøtte representantane set seg imot det. Dersom ei sak vert avvist ved ei slik avgjerd, skal saka førast på saklista for neste møte om ikkje formannskapet sjølv vedtek noko anna. d. Når saklista er utsendt, kan ikkje ordføraren eller rådmannen trekke ei sak frå handsaming. Men ved starten av møtet eller når handsaminga av ei sak startar, kan ordføraren med ei munnleg grunngjeving gjere framlegg om at saka vert trekt. Formannskapet røystar over slikt framlegg før realitetshandsaminga av saka startar. e. Når handsaminga av ei sak har starta, kan ikkje møtet avsluttast før saka er avgjort ved avrøysting eller det er gjort vedtak om utsetjing. Når ei sak er teken opp til handsaming, kan ingen av medlemmene forlate møtet før saka er ferdig handsama (med reelt vedtak eller utsetjingsvedtak). Formannskapet kan ta pause under handsaminga av ei sak (t.d. dersom nokon ber om gruppemøte eller om møteleiaren ser behov for pause fordi drøftingane av saka tek lang tid). f. For kvar sak som vert teken opp til handsaming, les møteleiaren opp namnet på saka. Møteleiaren informerer om eventuelle nye saksdokument. Innhaldet i saka vert gjennomgått så langt som møteleiaren eller formannskapet finn det naudsynt. 7 Debatt a. Når ei sak er teken opp til handsaming, opnar møteleiaren for debatt om saka. Representantane og evt. rådmannen får ordet i den rekkjefølgja dei ber om det. Det er høve til replikkordskifte, og da får den / dei som ber om replikk, ordet før møteleiaren går attende til den vanlege talarlista. Replikk / replikkordskifte kan berre vere retta til siste ordinære innlegg. b. Møteleiaren har ansvar for at dei som har ordet, held seg til den saka som er oppe til handsaming. c. Under debatt i formannskapet skal spørsmål, kritikk, ros osv frå representantar til administrasjonen vere retta til rådmannen og ikkje til einskilde kommunalsjefar,

tenesteleiarar, sakshandsamarar eller andre tilsette. Rådmannen gir eventuelle svar, kommentarar osv på vegner av administrasjonen og har ansvar for å avklare aktuelle spørsmål internt i administrasjonen. Etter behov skal rådmannen så langt som mogleg gi svar, forklaringar osv til formannskapet. Om dette ikkje kan skje i det møtet der spørsmål er tekne opp, skal rådmannen formidle svar, utfyllande informasjon eller liknande til ordføraren eller til formannskapet i neste møte. d. Alle som tek del i sakshandsamings- og vedtaksprosessen i formannskapet skal følgje gjeldande etiske retningsliner for folkevalde og tilsette i Jølster kommune. e. Det er ikkje høve til å gi uttrykk for semje, usemje eller misnøye med noko som vert sagt eller skjer under møtet (t.d. gjennom tilrop, applaus, piping e.l.), og heller ikkje å uttrykkje seg krenkjande om andre. f. Møteleiaren skal gripe tak i brot på reglane for god debattskikk, om naudsynt to gongar. Om dette ikkje hjelper, kan møteleiaren avbryte det innlegget som det gjeld. Møteleiaren kan òg be formannskapet røyste over spørsmålet om den aktuelle representanten skal stengast ute frå heile eller delar av resten av formannskapsmøtet. g. Møteleiaren skal ikkje avbryte ein representant som har ordet, unnateke for å påtale uhøvisk språkbruk (jf. avsnittet framanfor), eller for å oppklare tydelege mistydingar i det som vert sagt av den som har ordet. 8 Framleggsrett For formannskapet gjeld same reglar om framleggsrett som i kommunestyret (jf. reglement for kommunestyret 11), likevel slik at rådmannen har rett til å leggje fram endra framlegg i høve til sitt utsende framlegg, dersom det under debatten kjem fram nye opplysningar eller rådmannen av andre grunnar fin grunnlag for endring av framlegget sitt. 9 Krav om handsaming i kommunestyret og lovlegkontroll a. Vedtak i formannskapet kan leggjast fram for kommunestyret til vurdering dersom minst ¼ av dei frammøtte representantane krev det. Krav om dette må setjast fram før møtet er slutt og gjeld berre i saker der formannskapet gjer vedtak etter delegert mynde frå kommunestyret. b. Ordførar eller rådmann kan òg krevje saker framlagde for kommunestyret dersom vedtaket er i strid med lovregel eller tidlegare vedtak gjort av kommunestyret, eller når andre særlege grunnar tilseier det.

c. Tre eller fleire medlemmer av kommunestyret (dvs. også av formannskapet) kan saman bringe avgjerder som folkevalde organ eller den kommunale administrasjonen har gjort, inn for departementet til kontroll av om avgjerda er lovleg ( lovlegkontroll ). Jf. Kommunelova 59 og reglement for Jølster kommunestyre 8, siste ledd. Som hovudregel bør likevel slike spørsmål først søkjast avklara med handsaming i kommunestyret. 10 Spørsmål a. Alle medlemmene og møtande varamedlemmer har under møtet rett til å stille spørsmål til ordføraren, også om saker som ikkje er oppførde på den utsende saklista. Formannskapet har høve til å ha debatt om slike spørsmål. b. Dersom det vert teke opp realitetsframlegg i samband med slike spørsmål, kan formannskapet ta opp saka til handsaming i samsvar med 6, tredje ledd, i dette reglementet. 11 Reglar for saksområde som ikkje er omtala i 1 10 i dette reglementet For andre saksområde som ikkje er omtala i 1 10 i dette reglementet gjeld, så langt dei høver, følgjande i gjeldande reglement for Jølster kommunestyre: 4 Forfall og innkalling av varamedlemmer 5 Møterett for andre enn valde medlemmer 7 Opent eller stengt møte 9 Inhabilitet 12 Avrøysting 13 Røystemåten 15 Deputasjonar 16 Møteboka skal underskrivast av møteleiaren og minst to andre medlemmer, som er valde ved starten av møtet. 12 Vedtak om reglement Politisk reglement for Jølster formannskap gjeld frå og med dagen etter at reglementet er vedteke i Jølster kommunestyre. Berre kommunestyret kan gjere vedtak om endringar i reglementet for formannskapet.