Brukerveiledning RAPPORTER HENVISNING OG VENTELISTEKONTROLL

Brukerveiledning RAPPORTER HENVISNING OG VENTELISTEKONTROLL

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 VENTENDE UTEN NY KONTAKT... 3 2 HENVISNINGER MOTTATT I PERIODE... 4 2.1 OVERSIKT ANTALL HENVISNINGER MOTTATT I PERIODE... 4 2.2 OVERSIKT ANTALL FRISTBRUDD... 5 2.3 GJENNOMSNITTS VURDERINGSTID VED BRUK AV 6813... 6 3 BEREGNE GJENNOMSNITT VENTETID MED RAPPORT 6813... 6 4 HENVISNING - IKKE KOMMET I ARBEIDSFLYT... 7 5 RAPPORT D 7219 PASIENTER MED LANG VENTETID (NPR-XML RYDDING)... 7 5.1 BRUK AV RAPPORT 6813 FOR Å KONTROLLERE LANG VENTETID... 8 6 IKKE GODKJENTE DOKUMENTER - LISTE... 8 7 DOKUMENTER TIL VURDERING... 9 8 DOKUMENTER SOM IKKE ER SKREVET UT ELLER SENDT... 9 9 ANTALL POLIKLINISKE KONSULTASJONER... 9 10 KONTROLL AV HENVISNINGER TIL VURDERING... 9 11 KONTROLL AV PASIENTER PÅ VENTELISTE... 10

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 3 av 12 INNLEDNING Den enkelte avdeling skal fortløpende rydde og vedlikeholde ventelister og henvisninger. Rydding bør gjøres gjennom DIPS rapporter x 1/uke og daglig oppfølging av ventelister. 1 VENTENDE UTEN NY KONTAKT RAPPORT 7221 Rapporten skal kjøres x 1/uke, og målet er 0 når man velger sisteoppmotedato mindre enn 1 uke tilbake. Det er viktig å ha god kontroll på pasienter som har en åpen henvisning, men ikke har fått ny kontakt - for å sikre at de blir fulgt opp og ikke glemt (ref Glemt av sykehuset). Ta ut rapporten langt tilbake i tid ex. 01.01.90. sjekk hva som er siste mottattdato ved neste kjøring av rapporten kan denne datoen velges i fra periode. For å få en fullstendig oversikt over alle pasienter som venter må man gå langt tilbake i tid, ex. 01.01.90. Hak av for aktuell avdeling. Hak av for Ta med øhjelpshenvisninger. Trykk på Tabellvisn.. Rapporten viser hvilke pasienter som ikke har ny kontakt. NB! Sisteoppmøtedato = siste ordnære oppmøte. Det er viktig å merke seg at kontakter pasienten ikke har møtt til time, ikke vil vises som Sisteoppmøtedato. Pasienten kan derfor ha flere ikkemøtt kontakter etter Sisteoppmøtedato.

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 4 av 12 2 HENVISNINGER MOTTATT I PERIODE Velg rapport 6813. Denne rapporten tar ikke med øyeblikkelig hjelp ønskes også ø-hjelp brukes rapport 9801. 2.1 Oversikt antall henvisninger mottatt i periode Velg tidsrom for mottatte henvisninger Alternativt kan dette gjøres inni rapporten ved å velge tilpasset i kolonne Mottattdato Sett på autofilter inni tabellen. Velg i diverse kolonner. Velg seksjon i kolonnen Seksjon Kolonne Primærhenvisning. 0= sekundærhenvisning 1= primærhenvisning Kolonne Behandles 0= avviste henvisninger og ikke-vurderte 1= vurdert henvisning og har status behandles (ikke avvist, forespørsel eller henv.videre som resultat)

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 5 av 12 2.2 Oversikt antall fristbrudd Velg fra og med minst halvannet år tilbake pga. en del langtidsventende pasienter som må med i uttrekket. Velg Tabellvisning eller Bestill rapporten pga. feil i rapportkjøringen er det ofte ikke mulig å velge flere avdelinger når rapporten bestilles. Bestilling skal kun legges til kveld/natt. Sett på autofilter Valg av kolonner i tabellen: I kolonne Rett Til Helsehjelp - Velg 1 0= nei 1= ja Velg ønsket periode for antall fristbrudd: Velg Tilpasset i kolonne: Frist Start Behandling Velg er større enn eller lik.. Velg alltid fra første dato for periodestart. Velg dato er mindre enn periodens slutt. Velg alltid dagen etter periodeslutt. Dette gir antall pasienter som har frist start helsehjelp i perioden (04.02.2013-11.02.2013) I kolonnen Fristbrudd velg 1. Ikke utfylt = nei 1= ja

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 6 av 12 I kolonne Utsettelse Velg kun Ikke utfylte og Kapasitetsårsak Fristbrudd grunnet Medisinsk årsak og Pasientbestemt skal ikke regnes med i antallet. I kolonnen Primærhenvisning - velg 1 Rapporten viser antall pasienter med en frist for start behandling i en periode og hvor mange av disse som opplevde fristbrudd. Rapporten kan også tas ut for å finne alle pasienter med en frist for start behandling i tiden fremover velg da på samme måte i kolonnen Frist start behandling. Sjekk at pasienten har fått time før frist dersom ventetid sluttdato ikke er registrert, 0 i kolonne Ventelisteavklart samt ingen pasientbestemt utsettelse. 2.3 Gjennomsnitts vurderingstid ved bruk av 6813 Velg tidsrom for mottatte henvisninger - alternativt kan dette gjøres inni rapporten ved å velge tilpasset i kolonne Vurdertdato. Vurderingstid i rapport 6813 er antall løpedager (vanlige dager) fra ansiennitetsdato til vurderingsdato. Vurderingstid skal regnes fra mottattdato til vurderingsdato. Kolonne Vurderingstid, velg tilpasset og større enn og er lik og mindre enn det tidsrommet som er ønskelig. Kolonne primærhenvisning= verdi 1 Høyreklikk på kolonnen Antall vurderingsdager og velg gjennomsnitt. I kolonnen Fra Annen Sykehus velg (ikke utfylte). Dette for å sortere bort henvisninger som kommer fra andre foretak og allerede er vurdert. 3 BEREGNE GJENNOMSNITT VENTETID MED RAPPORT 6813 Velg fra og med minst 3 år tilbake pga. en del langtidsventende pasienter som må med i uttrekket dette vil være avdelingsspesifikt, noen må også lenger tilbake. For å få gj.snitt ventetid i dager for pasienter som har startet utredning/behandling gjøres følgende: Velg først kolonne antall ventedager, velg tilpasset og større enn 2 for å fjerne ventedager =2 og minusdager Velg Primærhenvisning = 1 Kolonne Ventetid Sluttdato, velg tilpasset og større enn og er lik og mindre enn Ved valg mindre enn velg dagen etter den ønskede periodens avslutning, for å få med alle dager i den aktuelle perioden Kolonne Ventelisteavklart = 1, innebærer alle som er ordinært avviklet (vil alltid være 1 dersom det finnes en ventetid sluttdato) Kolonne Henvisningstype, huk av for alle alternativer BORTSETT FRA KONTROLL Kolonne Rett til helsehjelp = 1 viser ventetid til rettighetspasienter. Rett til helsehjelp = 0 viser ventetid til ikke-rettighetspasienter. Kolonne Utsettelse, hak av for ikke utfylt og kapasitetsårsak.

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 7 av 12 For å få gj.snitt ventedager: Høyreklikk i overskriften i kolonne Antall Ventedager For å få gj.snitt ventedager på avdeling og fagområde, må avdeling og fagområde løftes opp til grå linje over overskriftslinje. Tilbake er: Gjennomsnitt ventetid i dager for pasienter med/uten rett som har startet utredning/behandling. Ventetid er dager fra ansiennitetsdato til ventetids sluttdato. 4 HENVISNING - IKKE KOMMET I ARBEIDSFLYT Velg rapport 6018. Rapporten viser ikke-vurderte henvisninger som av uviss teknisk årsak ikke har kommet i arbeidsflyt. Klinisk IKT-senter (i sykehuset Østfold) tar ut rapporten hver 14.dag og gir tilbakemelding til de avdelingene det gjelder. 5 RAPPORT D 7219 PASIENTER MED LANG VENTETID (NPR-XML RYDDING) Rapporten brukes for å sikre at riktig ventetid og ventende blir rapportert samt å kunne ha kontroll over pasienter med lang ventetid. Velg Ta med henvisninger med fremtidige kontakter tar også med alle henvisninger som har kontakter frem i tid. Velg Periode fra og med Ta ut rapporten langt tilbake i tid ex. 01.01.90. sjekk hva som er siste mottattdato ved neste kjøring av rapporten kan denne datoen velges i fra periode. Velg Avdeling

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 8 av 12 Tar hensyn til lokalisering fra ve.side i F7- bildet Tilpass i kolonnen Ventedager, ex større enn og er lik 180 viser da alle pasienter med ventedager over 180 dager. Sjekk om ventetid sluttdato skal settes der hvor dato mangler i kolonne Ventetid sluttdato. Velg ikke utfylt i kolonnen for å få opp alle henvisninger uten satt ventetid sluttdato. Dette gjøres spesielt ved mange ventedager for å sjekke om det er glemt å sette datoen. Ventedager = differansen mellom ansiennitetsdato og ventetid sluttdato. Dersom den siste mangler, tas det hensyn til dato for når rapporten er kjørt. Det er derfor viktig at ventetid sluttdato settes når behandling/utredning starter med tanke på å få riktig ventetid. Send ryddebrev der det er aktuelt. 5.1 Bruk av rapport 6813 for å kontrollere lang ventetid Velg fra og med minst 3 år tilbake pga. en del langtidsventende pasienter som må med i uttrekket dette vil være avdelingsspesifikt, noen må også lenger tilbake. I kolonne Behandles velg = 1 I kolonne Primærhenvisning = 1 I kolonne Ventelisteavklart velg 0. Betyr at ventetid sluttdato ikke er satt I kolonnen Ventedager velg tilpass, er større enn ex. 365. Viser da alle pasienter som har ventet mer enn 365 dager I kolonnen Periode sluttid velg ikke utfylt (tar kun med henvisninger som ikke er avsluttet) 6 IKKE GODKJENTE DOKUMENTER - LISTE Velg rapport 9582. Rapporten skal kjøres fra og med 01.01.08 for å være sikker på at alle dokumenter kommer med. Dette skal gjøres minimum hver 14.dag. Etter hvert som hver avdeling har ryddet i gamle dokumenter, kan rapporten kjøres for kortere tid. Eldre dokumenter er stort sett kun BL Infeksjonsregistreringsskjema. Velg Opprettetid til 14 dager tilbake fra uttaksdato, ex. tas ut den 30. og opprettetid tilpasses til og med den 16. I kolonnen Oppgavetype: utelat Diktat til ferdigstilling og Diktat til skriving BL Infeksjonsregistreringsskjema, BL Personskadeskjema og kreftmeldinger er utelatt i rapporteringen til HSØ. Rapporten kan sorteres på: 1. Type Arbeidsgruppe. 1 = privat arbeidsgruppe, 2 = felles arbeidsgruppe, ikke utfylt = alt som ikke har kommet i arbeidsflyt (Obs!) 2. Opprettet år. 3. Navn på forfatter. 4. Navn på arbeidsgruppen.

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 9 av 12 7 DOKUMENTER TIL VURDERING Velg rapport 3966. Velg oppgave opprettet fra og med 01.01.08 for å være sikker på at alle dokumenter kommer med. Dette skal gjøres minimum hver 14.dag. Etter hvert som hver avdeling har ryddet i gamle dokumenter, kan rapporten kjøres for kortere tid. Velg Type arbeidsoppgave = Dokumenter til vurdering Tilpass i kolonne Oppmøtetid til 14 dager tilbake fra uttaksdato, ex. tas ut den 30. og opprettetid tilpasses til og med den 16. 8 DOKUMENTER SOM IKKE ER SKREVET UT ELLER SENDT Velg rapport 9382. Rapporten skal kjøres for 1 år tilbake i tid, og den skal tas ut x1/uke. Velg Personellkategori spesielt alle roller som lege, psykolog og kontor. Gå gjennom alle dokumenter som ikke er sendt/skrevet ut konferer med behandler/lege dersom det er uklart om dokumentet skal sendes eller ikke. Evt endre dokumenttype (i dokumentopplysningsbildet) dersom denne er valgt feil eller skriv ut en originalutskrift og makuler. 9 ANTALL POLIKLINISKE KONSULTASJONER Velg rapport 6817 viser Oversikt: Polikliniske besøk i periode Velg avdeling Velg tidsperiode Rapporten kan sorteres på f.eks: seksjon lokalisering behandler konsultasjonstype varighet alder sted for aktivitet I kolonnen Poliklinisk Konsultasjon betyr 1= ordinær konsultasjon, inkl telefon. 0= ikke møtt samme som valg 1 i kolonne Ikke møtt. 10 KONTROLL AV HENVISNINGER TIL VURDERING Velg Vis venteliste til Vurdering Sjekk at henvisningene ikke har gått over vurderingsfrist Alle henvisninger som ligger til vurdering vil komme opp i oversikten uavhengig av hvilken arbeidsgruppe den ligger i (privat eller felles).

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 10 av 12 11 KONTROLL AV PASIENTER PÅ VENTELISTE Generelt: Velg kun avd ex. KIR Hak av for autofilter. Antall pasienter vil nå synes. Dersom antallet ikke synes sett haken av og på igjen. 1. Velg aktuelle fagområde i kolonne Fagomr + velg ikke utfylt i kolonne Seksjon (Trykk på pilen til høyre for overskriften i kolonnen) Finner alle pasienter som ikke har seksjon utfylt. 2. Velg aktuelle seksjon i kolonne Seksjon + velg ikke utfylt i kolonne Fagomr. Evt. velg ikke utfylt i begge kolonnene. Finner alle pasienter som ikke har fagområde utfylt. 3. Velg aktuelle fagområde i kolonne Fagomr + velg ikke utfylt i kolonne Lokalisering. Trekk opp kolonne Omsorgsnivå i det grå feltet. Finner alle pasienter hvor lokalisering ikke er utfylt på omsorgsnivå poliklinisk dagbehandling/omsorg. Her skal det kun være omsorgsnivå heldøgn + dagbehandling. 4. Velg aktuelle fagområde i kolonne Fagomr + velg ikke utfylt i kolonne Oppmøtetid Finner alle pasienter som ikke har fått en tentativ

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 11 av 12 oppmøtemåned. 5. Velg utfylt i kolonne Lokalisering. Trekk opp kolonne Omsorgsnivå i det grå feltet. Finner alle pasienter som har lokalisering utfylt og som har kontakttype heldøgn eller dagbehandling. Kun Poliklinisk dagbehandling og poliklinisk omsorg skal ha utfylt lokalisering. 6. Velg Dagkirurgi i kolonne Kontakttype. Trekk opp kolonne Omsorgsnivå i det grå feltet. (For kirurgiske avdelinger) Finner alle pasienter hvor det er registret kontakttype dagkirurgi og ikke omsorgsnivå Poliklinisk dagbehandling. 7. Velg Poliklinisk dagbehandling i kolonne Omsorgsnivå. Trekk opp kolonne Kontakttype i det grå feltet. (For kirurgiske avdelinger) Finner alle pasienter som har registrert omsorgsnivå poliklinisk dagbehandling og ikke kontakttype dagkirurgi. 8. Velg Poliklinisk dagbehandling i kolonne Omsorgsnivå. Trekk opp kolonne lokalisering i det grå feltet. (For kirurgiske avdelinger) Finner alle pasienter som ikke har registrert riktig lokalisering for dagkirurgi. 9. Velg aktuelle fagområde i kolonne Fagomr. + velg ikke utfylt i kolonne Diagnosegruppe. Finner alle pasienter som ikke har utfylt diagnosegruppe. 10. Velg Poliklinisk dagbehandling i kolonne Omsorgsnivå + velg aktuelle fagområde i kolonne Fagomr Finner alle pasienter som har registrert omsorgsnivå poliklinisk dagbehandling der dette ikke skal brukes.

Sykehuset Østfold HF Brukerveiledning rapporter i DIPS Side 12 av 12 11. Velg 0 i kolonne Utredet + velg kontroll i kolonne Kontakttype.(0 betyr ikke startete utredning/behandling ikke ventelisteavklart) Finner alle pasienter hvor det evt. skal settes en ventetid sluttdato på eller hvor kontakttype er registrert feil. 12. Trekk opp kolonne Fødselsdato. Finner alle pasienter som har flere kontakter antall kontakter står etter pas. navnet. Sjekk om dette stemmer. 13. Velg tilpasset i kolonne oppmøtetid og velg mindre enn 1 mnd tidligere enn d.d. (Her vises alle kontakter med tentativ oppmøte før november 2011). Velg ikke utfylt og kapasitetsårsak i kolonne Utsettelse.. Finner alle pasienter som ikke har fått time innen planlagt oppmøtetid gjelder for alle kontakttyper. Ventelisten viser alle pasienter som venter på time. Følgende kolonner (som hentes i Vis kolonneliste) anbefales å være med i ventelisten for å få en god oversikt: Fødselsdato Pasientnavn Rett til helsehjelp Oppmøtetid Frist for start helsehjelp Utredet: 0 viser pasienter hvor ventetid sluttdato ikke er registrert 1 viser at ventetid sluttdato er registrert Utsettelse: Opplysninger er hentet fra siste kontakt hvor vi har registrert f.eks. pasientbestemt utsettelse. Diagnosegruppe (dersom dette brukes) Behandler Kontaktårsak: Fritekst som brukes for å dokumentere f.eks. purringer, hvorfor pasienten er henvist. Kontakttype: Om pasienten skal til kontroll, behandling, dagkirurgi eller utredning.