Side 1 av 6 MØTEREGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVAL Innhald: 1. Val og samansetting 2. Mynde og oppgåver 3. Førebuing av saker 4. Innstillingsrett - møterett 5. Innkalling sakliste kunngjering 6. Forfall varamedlemer 7. Møteleiar opne eller stengde dører - teieplikt 8. Medlemene sin kompetanse og habilitet 9. Møtet vert sett 10. Utsetjing av ei sak 11. Forslag 12. Prøverøysting 13. Endeleg røysting 14. Røystemåte 15. Anke 16. Møteboka 17. Enkeltvedtak 18. Rapportering 19. Iverksetjing Vedtatt: Vedtatt av kommunestyret 10.04.2008, (K-sak 26/08) 1. VAL OG SAMANSETJING a. Administrasjonsutvalet er oppretta i medhald av kommunelova 25. b. Administrasjonsutvalet har 9 medlemer med varamedlemer. Arbeidsgjevar har 7 medlemer som vert valde av kommunestyret og som er personidentisk med formannskapet. Dei 2 arbeidstakarrepresentantane vert utpeika av og blant dei tilsette i samsvar med kommunelova og Hovudavtalen. Kjønnsfordelinga skal vere i samsvar med 36 pkt. 2 i kommunelova. c. Tilsette i Sula kommune bør ikkje veljast som dei politiske valde arbeidsgjevarrepresentantane. d. Kommunestyret vel leiar og nestleiar blant dei politisk valde medlemene.
Side 2 av 6 2. MYNDE OG OPPGÅVER a. Administrasjonsutvalet skal aktivt medverke til ein heilskapleg personalpolitikk og personaladministrasjon i Sula kommune. Administrasjonsutvalet gjer vedtak i prinsipielle personal- og organisasjonsspørsmål når dette ikkje ligg til formannskap og kommunestyre. Elles er personalsakene delegert til rådmannen med administrasjonsutvalet som ankeinstans. Administrasjonsutvalet gjer innspel til formannskapet berre på dei budsjettsakene som direkte kan relaterast til personalsaker. b. Administrasjonsutvalet sitt arbeidsområde er regulert i delegasjonsreglementet vedteke av kommunestyret i K-sak 26/08. Administrasjonsutvalet gjer vedtak innanfor budsjettrammer og etter dei retningslinene som er fastsett i lov, avtaleverk og vedtak i formannskap og kommunestyre. c. Kommunestyret opprettar og oppnemnar eventuelle faste utval som skal liggje under administrasjonsutvalet. Administrasjonsutvalet kan sjølv, i saker som ligg innanfor sitt arbeidsområde og er avgrensa i tid og/eller omfang, oppnemne særskilte arbeidsgrupper (saksutval) og fastsetje mandat for desse. 3. FØREBUING AV SAKER Sakførebuinga i Sula kommune skal byggje på prinsippet om fullført sakshandsaming. Etter kommunelova 23, nr 2, er det rådmannen sitt ansvar å sjå til at sakene som vert framlagt for folkevalde organ er tilfredstillande utgreidd. Forslag til vedtak skal fremjast av det organet som har innstillingsrett. 4. INNSTILLINGSRETT - MØTERETT a. Rådmannen har innstillingsrett etter delegasjonsvedtak i K-sak 26/08. b. Rådmannen har møte- og talerett i utvalet og forslagsrett, jf. delegasjonsvedtak, enten personleg eller ved ein av sine underordna. 5. INNKALLING - SAKLISTE - KUNNGJERING a. Administrasjonsutvalet held møte etter fastsett møteplan. I tillegg kan det haldast møte når utvalsleiaren eller minst 1/3 av medlemene krev det. b. Utvalsleiaren set opp sakliste og kallar saman til møte.
Side 3 av 6 c. Innkallinga skal innehalde opplysningar om tid og stad for møtet, spesifisert oppgåve over dei sakene som skal drøftast og opplysning om kvar saksdokumenta er tilgjengelege. d. Møteinnkalling, sakliste og saksdokument skal til vanleg sendast medlemene og innkalla varamedlemer med minst 5 dagars varsel. e. Utvalsleiaren kan i medhald av 30 i kommunelova avgjere at ei sak skal takast opp til handsaming ved fjernmøte eller skriftleg sakshandsaming. 6. FORFALL - VARAMEDLEMER a. Forfall skal meldast til utvalsleiaren ved sekretariatet snarast med opplysning om forfallsgrunn. Varamedlem skal kallast inn straks etter reglane i 16 nr. 1 i kommunelova. Det same skal gjerast når det vert kjent at nokon må gå frå møtet som ugild i sak som skal handsamast. Medlemene skal melde frå på førehand der det er grunn til å rekne med at ein kan vere ugild ved handsaming av ei sak. b. Når det gjeld rettar og plikter for medlem/varamedlem som kjem til eller går frå møtet gjeld same reglar som i reglementet for kommunestyret, jf. pkt. 6 i nemnde reglement. 7. MØTELEIAR - OPNE ELLER STENGDE DØRER - TEIEPLIKT a. Møta vert leia av leiaren eller nestleiaren i utvalet når leiaren har forfall. Har båe forfall, skal det veljast ein særskilt møteleiar. b. Møta vert haldne for opne dører dersom ikkje anna følgjer av lovmessig teieplikt, eller utvalet vedtek å handsame ei sak for stengde dører med heimel i 31 i kommunelova. Vedtak om å handsame ei sak for stengde dører kan skje når omsynet til personvern eller andre tungtvegande private eller offentlege interesser tilseier dette. Personalsaker skal alltid handsamast for stengde dører. Debatt om dette skal gå føre seg for stengde dører dersom møteleiaren krev dette, eller utvalet vedtek det. c. Vert det vedteke å handsame ei sak for stengde dører, pliktar medlemene og dei kommunale tenestemenn som er til stades, å teie om drøftingane og om dei vedtak som vert gjorde. d. Teieplikta varer til noko anna vert vedteke, eller til grunnane for stengde dører har falle bort. Er det andre personar til stades, skal ordføraren krevje teieplikt av dei.
Side 4 av 6 8. MEDLEMENE SIN KOMPETANSE OG HABILITET a. Den som etter kommunelova 40 nr. 3 (jf. 6 i forvaltningslova) er ugild, eller som etter nr. 4 i same paragraf vert friteken, tek ikkje del i handsaminga av vedkomande sak. b. Spørsmål om ugildskap skal avklarast før sjølve saka vert handsama. Medlem som spørsmålet om ugildskap gjeld, skal ikkje ta del i handsaminga av dette spørsmålet. c. Det er forsamlinga sjølv som avgjer ugildskapspørsmålet med vanleg fleirtal. Einkvar pliktar å seie ifrå om tilhøve som kan føre til ugildskap. Før vedkomande går frå, og forsamlinga drøfter og avgjer ugildskapspørsmålet, kan han/ho få uttale seg kort til dette. d. Representantane for dei tilsette er medlemer av utvalet med dei same rettar og plikter som dei politisk valde. Representantane for dei tilsette kan likevel ikkje veljast til, eller delta i, det særskilte forhandlingsutvalet eller ved førebuing av forhandlingssaker, jf. pkt. 7. 9. MØTET VERT SETT a. Administrasjonsutvalet er vedtaksført når minst halvparten av medlemene er til stades. b. Dersom nokon må gå frå møtet, skal dette meldast til utvalsleiaren før møtet tek til. 10. UTSETJING AV EI SAK - VEDTAK I SAK SOM IKKJE ER FØRT OPP PÅ SAKLISTA a. Utvalet kan med vanleg fleirtal vedta å utsetje realitetshandsaming av ei sak som står på den utsende saklista. b. Eit utsetjingsframlegg skal handsamast straks. Vert framlegget ikkje vedteke, held debatten fram etter den opphavlege talarlista. c. Utvalet kan gjere vedtak i sak som ikkje er oppført på saklista dersom ikkje møteleiaren eller 1/3 av medlemene set seg imot det. 11. FORSLAG a. Forslag skal vere skriftleg og underteikna av den som fremjar forslaget. Forslaget skal leverast til møteleiaren. Forslag kan gjevast munnleg dersom det gjeld val eller om ei sak skal realitetshandsamast eller utsetjast. Det skal røystast over alle forslag som ikkje vert trekt. At eit forslag vert trekt er ikkje til hinder for at same forslaget vert fremja av ein annan medlem.
Side 5 av 6 b. Det er høve til å setje fram og trekkje forslag etter ei prøverøysting. Etter prøverøysting kan utvalet gjere vedtak om oppheving av streksetjing og opne for vidare debatt. 12. PRØVERØYSTING Før endeleg røysting i ei sak kan det haldast prøverøysting. 13. ENDELEG RØYSTING a. Når møteleiaren har teke opp ei sak til endeleg røysting, er det ikkje lenger høve til meir ordskifte om saka, eller til å setje fram eller trekkje forslag. b. Møteleiaren skal fremje forslag om korleis røystinga skal gjennomførast. Dersom ein medlem krev det, kan utvalet vedta røystemåten. 14. RØYSTEMÅTEN a. Røystinga skjer ved open røysting med stillteiande godkjenning når ingen seier mot eit forslag som møteleiaren set fram/referer. b. Vedtak vert gjort med vanleg fleirtal. Ved likt røystetal er møteleiaren si røyst avgjerande. 15. ANKE a. Minst to representantar i utvalet kan anke vedtak til formannskapet. Rådmannen eller ordføraren når han/ho er medlem, kan også anke vedtak i utvalet til formannskapet. b. Medlemene må setje fram slikt krav i møtet. Kravet vert ført i protokollen. Rådmannen må anke vedtaket skriftleg innan 2 dagar etter at hovudutskrift frå møteboka er lagt fram for han/ho. 16. MØTEBOK a. Utvalet fører bok over møta sine. I møteboka skal det førast opplysningar om tid og stad for møtet, innkallingsmåte, fråverande medlemer og møtande varamedlemer. Går nokon frå eller kjem nokon til undermøtet, skal det gå fram av møteboka kven som har teke del i handsaminga av kvar sak. b. Det skal gå fram av møteboka kva saker som har vore handsama, alle forslag som det har vore røysta over, og røystingsresultatet i kvar einskild sak.
Side 6 av 6 c. Møteleiaren og to andre medlemer som utvalet oppnemnar, skal skrive under møteboka. Møteleiaren har ansvaret for at møteboka er ført. d. Etter møtet skal utskrift av møteboka sendast alle medlemene og dei varamedlemene som var til stades i møtet. e. Rådmannen syter for oppbevaring av møteboka til utvalet i kommunen sitt arkiv i samsvar med kommunelova 39, nr 2 og reglar for offentleg arkiv. f. Møteboka skal leggast fram til godkjenning i første møte. 17. ENKELTVEDTAK - GRUNNGJEVINGSPLIKT OG KLAGE PÅ VEDTAK/KLAGEHANDSAMING Når administrasjonsutvalet gjer enkeltvedtak skal det gjevast grunngjeving i samsvar med kap. 5 i forvaltningslova. Partar i ei sak skal samstundes med melding om vedtaket verte informert om sine rettar/høve til å påklage eit vedtak. Klagehandsaminga skal skje innanfor dei reglar og fristar som gjeld i forvaltningslova, kommunelova og særlover. 18. RAPPORTERING Utvalet har rapporteringsplikt til formannskapet og kommunestyret. 19. IVERKSETJING a. Dette reglementet er vedteke av Sula kommunestyre i møte 10.04.2008, K-sak 26/08 og gjeld frå 14.04.2008. Samstundes vert alle tidlegare møtereglement, oppheva. b. Endring av dette reglementet kan berre gjerast av kommunestyret.