HAR ÅRSRAPPORTENE I STATEN BLITT BEDRE? Hva har skjedd etter endringene i reglene for årsrapportering? Kundeforum 25.oktober 2016 Jan-Erik Fjukstad Hansen, Forvaltnings- og Analyseavdelingen i DFØ
Bakgrunn Endring i regelverk og DFØs undersøkelse
Nye krav i Økonomiregelverket fra 2014 Departementet skal stille nærmere krav til innholdet i årsrapporten Årsrapporten skal inneholde seks deler Årsrapporten skal være i henhold til krav i tildelingsbrevet og skal inneholde annen informasjon av betydning for departementets styring og oppfølging Årsrapporten skal gi et dekkende bilde av virksomhetens resultater og gi departementet grunnlag for å vurdere måloppnåelse og ressursbruk Virksomhetsleder skal signere årsrapporten i del I Leders beretning Årsrapporten skal publiseres på virksomhetens nettsider
Målene for ny årsrapport Legge til rette for strategisk styring Forenkle arbeidet med årsrapportene Gjøre innholdet lettere tilgjengelig for brukerne Gi bedre grunnlag for sammenlikninger over år, og på tvers av statlige virksomheter
Årsrapporten er et kapittel i sagaen om virksomheten En god årsrapport gir oversikt, innsikt og forståelse for virksomhetens rolle i samfunnet Hva skal virksomheten oppnå(formål)? Hva har virksomheten gjort med skattebetalernes penger? Hva har virksomheten oppnådd? En god årsrapport ser årets resultater i en historisk sammenheng En god årsrapport brukes strategisk i styringsdialogen 5 27.10.2016
DFØs undersøkelse Undersøkelse fra 2014 status for årsrapporter slik de så ut i 2012 En liten oppfølging i 2016 omhandler status for de samme årsrapportene for 2014 og 2015 En forenklet analyse for 73 virksomheter Vi skal se på: Omfang, standardisering og publisering Mer strategisk årsrapport Resultatrapporteringen Styring og kontroll Framtidsutsikter
Omfang, standardisering og publisering
Førte reformen til økt antall sider? 70 Gjennomsnitt for hele utvalget 60 50 40 30 20 10 0 2012 2014 2015
Førte reformen til økt antall sider? 70 60 50 40 30 Gjennomsnitt Korte rapporter 20 10 0 2012 2014 2015
Førte reformen til økt antall sider? 90 80 70 60 50 40 30 Gjennomsnitt Korte rapporter Lange rapporter 20 10 0 2012 2014 2015
Standardisering av form krav til inndeling Årsrapporten skal inneholde seks deler, med følgende benevnelse og rekkefølge: Hvor mange bruker korrekt benevnelse? I II III Leders beretning Introduksjon til virksomheten og hovedtall Årets aktiviteter og resultater IV Styring og kontroll i virksomheten V Vurdering av framtidsutsikter VI Årsregnskap 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2014 2015 Forventet? Ja Nei
Standardisering anbefalte nøkkeltall i del II Antall årsverk Samlet tildeling Utnyttelsesgrad Driftsutgifter Lønnsandel av driftsutgifter Lønnsutgifter pr årsverk Disse har i stor grad blitt brukt av alle virksomheter Egne utarbeidede nøkkeltall Volumtall Egne regnskapstall Dette gjelder mest egen tjeneste/produksjon I snitt 4-5 egne nøkkeltall
Publisering av årsrapportene 1. jan 15. mars 5. april 4. mai Frist for årsrapport 57 % ikke publisert 25 % ikke publisert
En mer strategisk årsrapport
Gis det en vurdering av samlet måloppnåelse? Ja Prosent 100% 80% 60% 40% 20% 0% 2012 Ja 2014 2015 15 27.10.2016
Omtales virksomhetens samfunnsoppdrag? Dette ser ut til å ha blitt veldig populært hos virksomhetene 120% 100% Nei Ja Mer lesbart for publikum 80% Alt på ett sted 60% 40% 20% 0% 2012 2014 2015
Blir de viktigste prioriteringer for året omtalt/vurdert? 70% 60% 50% 40% 30% 20% Nei Omtales Vurderes 10% 0% 2012 2015
Strategisk å velge blant mange tema NAV bruker én side på leders beretning: situasjon for NAV: «kraftig økning i ledighet» tiltaksgjennomføring håndheving av aktivitetskrav digitalisering måloppnåelse (noe bra, noe mindre bra) effektivitet i tjenesten (spesialisering) brukerundersøkelser
Strategisk i spissing av tema Ekstraordinære forhold - Utlendingsdirektoratet ( UDI) UDIs håndtering av den store økningen i antall asylsøkere høsten 2015 utgjør størstedelen av beretningen ordinær behandling av oppholdssaker utfordringer med «Assistert retur». Spissing av tema uten ytre årsak: Direktoratet for nødkommunikasjon har i 2015 ferdigstilt Nødnett etter en lang, lang prosess Får litt plass i starten av beretningen Leders beretning har hovedfokus: Å realisere gevinstene i Nødnett Videreutvikling basert på direktoratets kompetanse
Resultatrapporteringen
Del III Årets aktiviteter og resultater- den største delen av årsrapporten Utgjør i snitt 40% av innholdet Vi har vært på jakt etter 3 måter å se på resultater Vurderes resultater i form av gjennomførte aktiviteter? Vurderes resultater i form av produksjon/ tjenesteleveranser? Vurderes resultater i form av oppnådde effekter I hvilken grad gjøres det vurderinger og ikke bare omtale Vurderes produktivitet eller effektiv ressursbruk i virksomheten?
Omtales/vurderes resultater i form av gjennomførte aktiviteter? 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % 2012 2014 2015 Omtalt Vurdert 22 27.10.2016
Vurderes resultater i form av produksjon/tjenesteleveranser? 60% 50% 40% 30% Vurdert 20% 10% 0% 2012 2014 2015 23 27.10.2016
Vurderes resultater i form av produksjon eller tjenesteleveranser? Spiller størrelse en rolle? 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2012 2015 Små virksomheter Mellomstore virksomheter Store virksomheter 24 27.10.2016
Omtales/vurderes resultater i form av oppnådde effekter? 80% 70% 60% 50% 40% 30% Nei Omtales/Vurderes 20% 10% 0% 2012 2014 2015 25 27.10.2016
Omtales/vurderes virksomhetens ressursbruk i forhold til resultater om ressursbruken har vært effektiv? 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % Vurdert Omtalt Nei 0 % 2012 2014 2015 26 27.10.2016
Omtales/vurderes virksomhetens ressursbruk i forhold til resultater justert for størrelse 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Tall for 2015 Små virksomheter Mellomstore Store 27 27.10.2016
Eksempler Resultatrapportering Jernbaneverket - eksempel på vurderinger Hovedmål Fremkommelighet Vurderer og forklarer egen regularitet Kundetilfredshet: «ikke tilfredsstillende» Gods: «hva må til for å bli mer konkurransedyktig i årene fremover» Egen del om Effektivisering, med parametere Direktoratet for forvaltning og IKT Utviklingstrekk i sektor: eksempel Offentlige anskaffelser Difis bidrag: kunnskap til ledere opplæring til innkjøpere veiledere for alle anbefalinger til departement
Resultatrapportering - tilpasset virksomhetens egenart Direktoratet for nødkommunikasjon en veldig teknologisk rettet organisasjon velger ut noen viktige tall presentasjon leservennlige! aktivitetsrettede tall Trygderetten produserer kjennelser (dommer) presenterer noen dommer og forklarer dem kvalitativ rapportering viktig
Styring og kontroll del IV
Hvordan rapportere på styring og kontroll? DFØ har anbefalt at man vurderer opplegget for intern styring vurderer opplegget for internkontroll vurderer revisjonsmerknader vurderer andre vesentlige forhold; eksempelvis kompetansesituasjon
Omtales/vurderes virksomhetens opplegg for intern styring? 80% 70% 60% 50% 40% 30% Nei Omtalt/Vurdert 20% 10% 0% 2012 2014 2015 32 27.10.2016
Omtales/vurderes revisjonsmerknader fra Riksrevisjonen/ andre tilsynsmyndigheter? 60 50 40 30 20 Nei Omtalt Vurdert 10 0 2012 2014 2015 Omtale av merknader øker. 33 27.10.2016
Styring og kontroll god praksis Lotteri- og stiftelsestilsynet overordnet om helhetlig styring, inkludert om risikovurderinger vurdering av stabilitet i ressurser og oppgaver arbeidet med internkontroll budsjettstyring Riksrevisjonen helse-, miljø og sikkerhet 1 side: Særskilt rapportering til departementet Direktoratet for økonomistyring: en overordnet vurdering av styring og kontrollopplegget i virksomheten et eget punkt om omstillingen
Framtidsutsikter
Framtidsutsikter en strategisk mulighet DFØ anbefalte i sin veiledning å ta frem følgende 3 momenter: Interne forhold som kan påvirke evnen til å løse samfunnsoppdraget Eksterne forhold som kan påvirke den samme evnen Forslag til framtidige satsninger og prioriteringer Vi har kartlagt om det er vurdert slike forhold, eller i det minste omtalt En ren telling av treff viser at det er noe økning fra 2012 til 2015
Framtidsutsikter: Hvor mange har med de tre momentene DFØ anbefaler? (tall for 2015) Ingen 1 moment 2 momenter 3 momenter 23 % 34 % 18 % 25 % Ingen eller kun ett moment omtalt/vurdert: 59% av virksomhetene
Framtidsutsikter store eksterne endringer Oljedirektoratet: en betydelig endring i næringens rammer Setter ressursforvaltningens mål i sentrum: Å maksimere verdier for samfunnet drøfter utvikling i reserver fortsatt betydelig potensiale i Norge betydning av fortsatt letevirksomhet kostnadskutt vs. sikkerhet klimapolitikken Bruker også en graf!
Oppsummering
Ja, årsrapportene har blitt bedre Strukturen er blitt tatt imot og brukes med noen avvik i benevnelser Det gis en samlet vurdering av resultatene Presentasjonen av virksomheten og nøkkeltall har fått en god form Det er noe mer vurderinger av resultatene, men det er ikke et entydig bilde Omfanget av rapportene ser ikke ut til å ha økt vesentlig bortsett fra at årsregnskap kom i tillegg
Men det er flere ting å ta tak i Det går unødvendig lang tid før publisering Mer vurdering av resultater Virksomhetene har ikke funnet formen på del IV Styring og kontroll Mange virksomheter benytter ikke mulighetene i del V Framtidsutsikter Lite tegn til sammenligning Spesielle behov hos de minste virksomhetene?
jtakk for oppmerksomheten! Spørsmål? Se: dfo.no/aarsrapport