Sund kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kantina, Kommunehuset i Sund Dato: 02.12.2015 Tidspunkt: 12:00 14.30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ivar Steinsland Leiar AP Kari Østervold Toft Nestleiar V Eivind Sangolt Medlem H Irene Nesse Vorland Medlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Kenneth Eide Medlem FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Nils Magne Vardøy Kenneth Eide H Merknader Andre som møtte: Navn Stilling Stig Arne Thune Rådmann, i starten av møtet Kari-Anne Landro Ordførar, sak PS 42/15 PS 48/15 Unni Renate Moe Rekneskapsrevisor i Deloitte Gunnar Husabø Forvaltningsrevisor i Deloitte Roald Breistein Sekretariat for kontrollutvalet Ivar Steinsland utvalsleiar Roald Breistein utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 42/15 PS 43/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 44/15 Nyttig informasjon for kontrollutvalet 2015/182 PS 45/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden 2011-2015 2015/182 PS 46/15 Rutinar i kontrollutvalet 2015/182 PS 47/15 Teieplikta for kontrollutvalet 2015/182 PS 48/15 Korleis melde avbud til møte i kontrollutvalet 2015/182 PS 49/15 Deloitte presenterer resultatet av interimsrevisjon 2015 2015/191 PS 50/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan PS 51/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2029 - Bestilling av prosjektplan PS 52/15 Rapport etter selskapskontroll av Sotra Brannvern IKS - Oppfølging 2015/193 2015/194 2015/37 PS 53/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/176 PS 54/15 Referatsaker RS 28/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval 2015/42 RS 29/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis 2015/42 RS 30/15 Rapport frå tilsyn med barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta mv. 2015/186 RS 31/15 VAL AV KONTROLLUTVAL 2015-2019 2015/182 RS 32/15 Vedtak i KST 10.11.15 - Val av kontrollutval 2015-2019 2015/182 RS 33/15 PS 55/15 Vedtak i KST 10.11.15 - Forvaltningsrevisjon tilpassa opplæring Eventuelt 2014/406 PS 42/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Forslag til sakliste og innkalling vart samrøystes vedteke. 2
PS 43/15 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Møteprotokoll frå forrige møte vart samrøystes vedteke. PS 44/15 Nyttig informasjon for kontrollutvalet Informasjonen vert teken til orientering. vart samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. PS 45/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden 2011-2015 1. Kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode. 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å bidra til at heimesida vert oppdatert etter val 2015 og at det vert lagt fram ei sak i første møte 2016 om korleis utvalet bør framstå på heimesida for å verta meir synleg 2. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre kurs innan... i samband med eit kontrollutvalsmøte. 3. Kontrollutvalet ber om å få 30 45 minuttar til å informere om utvalet sin rolle og ansvar i eit av dei første kommunestyra i 2016. 4. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å arbeide vidare med tilrådingane. Sekretariatet vert bedt om å inviterer administrasjonen og sentrale politikarar til å komme med forslag til tema som Deloitte kan halde kurs i innafor fastprisavtalen. Saka vert sett opp igjen på neste møte der kontrollutvalet drøfter seg fram til tema som er aktuelle å avvikle kurs i. Det er ønskjeleg at 1. vara i kvar gruppe vert invitert til å delta på folkevaldopplæringa for kontrollutval på Solstrand 25. 26.1.16. Med desse endringane vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode. 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å bidra til at heimesida vert oppdatert etter val 2015 og at det vert lagt fram ei sak i første møte 2016 om korleis utvalet bør framstå på heimesida for å verta meir synleg 3. Sekretariatet vert bedt om å invitere administrasjonen og sentrale politikarar til å komme med forslag til tema som Deloitte kan halde kurs i innafor fastprisavtalen. Saka vert sett opp igjen på neste møte der kontrollutvalet drøfter seg fram til tema som er aktuelle å avvikle kurs i. 3
4. Kontrollutvalet ber om å få 30 45 minuttar til å informere om utvalet sin rolle og ansvar i eit av dei første kommunestyremøta i 2016. 5. Det er ønskjeleg at 1. vara i kvar gruppe vert invitert til å delta på folkevaldopplæringa for kontrollutval på Solstrand 25. 26.1.16. 6. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å arbeide vidare med tilrådingane. PS 46/15 Rutinar i kontrollutvalet Forslag til innstilling/vedtak 1. Første møte i kontrollutvalet i 2016 skal haldast... kl... 2... får abonnement på Kommunal rapport i papirutgåve.... får abonnement på Kommunal rapport i elektronisk utgåve 3.... får abonnement på Kommunerevisoren 4.... kan delta på NKRF-konferanse på Gardermoen 3. 4.2.15 5. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 6. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. Kontrollutvalet vart samde om at første møte i 2016 vert sett til 25.2.16 kl. 12.00. Det vart vidare semje om at Eivind Sangolt, Irene Nesse Vorland og Ivar Steinsland får abonnement på elektronisk utgåve av Kommunal Rapport. Det vart også semje om at leiar i kontrollutvalet får abonnement på Kommunerevisoren. Det er ingen som ønskjer å delta på NKRF-konferansen på Gardermoen 3. 4.2.2016. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Første møte i kontrollutvalet i 2016 skal haldast 25.2.2016 kl. 12.00. 2 Eivind Sangolt, Irene Nesse Vorland og Ivar Steinsland får abonnement på Kommunal Rapport i elektronisk utgåve 3. Ivar Steinsland får abonnement på Kommunerevisoren 4. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 5. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. PS 47/15 Teieplikta for kontrollutvalet Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. 4
PS 48/15 Korleis melde avbud til møte i kontrollutvalet Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. PS 49/15 Deloitte presenterer resultatet av interimsrevisjon 2015 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2015 frå Deloitte til orientering. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2015 frå Deloitte til orientering. PS 50/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.1.16, lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Sund kommune skal b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 skal 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. Forvaltningsrevisor Gunnar Husabø orienterte kontrollutvalet om korleis dei kan tenke seg å gjera dette arbeidet og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.1.16, lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Sund kommune skal 5
b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 skal 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. PS 51/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2029 - Bestilling av prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.1.16 lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Sund kommune skal b. Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 skal 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan forselskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. Forvaltningsrevisor Gunnar Husabø orienterte kontrollutvalet om korleis dei kan tenke seg å gjera dette arbeidet og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.1.16 lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Sund kommune skal b. Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 skal 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan forselskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. PS 52/15 Rapport etter selskapskontroll av Sotra Brannvern IKS - Oppfølging 1. Kontrollutvalet ber rådmannen i Sund kommune om å komme med skriftleg status innan... på korleis status i kommunen er i høve tilrådingane punkt 1 6 i revisjonsrapport etter selskapskontroll av Sotra Brannvern IKS som kontrollutvalet i Fjell kommune har fått utført. I tillegg ber utvalet om at rådmannen kjem i møte... i utvalet i 2016 for å orientere munnleg om statusen. 2. Kontrollutvalet ber om at Sotra Brannvern IKS kjem med skriftleg status i høve punkt 7 10 i rapporten innan... 6
Kontrollutvalet ønskjer i første omgang å be styreleiar i Sotra Brannvern IKS, Nils Kåre Skoge, om å orientere om kva som er gjort i høve tilrådingane i denne rapporten i møte i kontrollutvalet i Sund kommune 25.2.16. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet ber styreleiar i Sotra Brannvern IKS, Nils Kåre Skoge, om å orientere om kva som er gjort i høve tilrådingane i denne rapporten i møte i kontrollutvalet i Sund kommune 25.2.16. PS 53/15 Gjennomgang av møteprotokollar 1. Kontrollutvalet tar møteprotokollane som går fram av saksutgreiinga over til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Administrasjonsutvalet Kontrollutvalsmedlem: Etter sams drøfting vart kontrollutvalet samrøystes einige om slikt vedtak. 1. Kontrollutvalet tar møteprotokollane som går fram av saksutgreiinga over til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Administrasjonsutvalet Kontrollutvalsmedlem: Kari Østervold Toft og Kenneth Eide Ivar Steinsland Irene Nesse Vorland Eivind Sangolt PS 54/15 Referatsaker RS 29/15 Invitasjon til kurs 20.1.16 frå Nordhordland Revisjon Dei som ønskjer å delta på konferansen til Nordhordland Revisjon 20.1.15 tar kontakt med Ivar Steinsland for koordinering av påmeldingar. RS 30/15 Rapport frå tilsyn med barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta Kontrollutvalet ber rådmannen om å få kopi av tilbakemeldinga til Fylkesmannen på dette tilsynet innan 22.1.16. 7
Dei andre referatsakene vert tekne til orientering. PS 55/15 Eventuelt Det kom ikkje noko fram under dette punktet. 8