Årsrapport 2016 Internrevisjon Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS
Innhold 1. Innledning... 3 2. Revisjonsoppdrag... 4 2.1. Oppfølging av revisjoner som ble gjennomført i 2013-14... 4 Formål og omfang... 4 Tidsrom for gjennomføring... 4 Funn og anbefalinger:... 4 Behandling av rapporten og Administrerende direktørs respons på arbeidet... 5 3. Internrevisjonens overordnede vurdering... 5 Utkast Årsrapport 2016 Side 2 av 5
1. Innledning Årsrapport 2016 gir styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (videre forkortet Pasientreiser ANS) en beskrivelse av revisjoner som er gjennomført i 2016, resultatet av disse, samt angi hvilke endringer eller utsettelser som er foretatt i forhold til revisjonsplanen. Internrevisjonen har i samsvar med revisjonsplanen for 2016(styresak 05/2016) arbeidet med ett revisjonsoppdrag. Oppfølging av revisjoner utført i perioden 2013-2014. Det har ikke vært gjennomført egne rådgivningsoppdrag, men internrevisjonen har gitt innspill dokumentet Kontrollstrategi for reiser uten rekvisisjon som har til formål å sikre internkontroll i den nasjonale prosessen for reiser uten rekvisisjon. Internrevisjonen har i samsvar med revisjonsinstruksen hatt møter med henholdsvis administrerende direktør og styreleder for Pasientreiser ANS for informasjonsutveksling og orientering om status for internrevisjonens aktiviteter i selskapet. Kommunikasjon og samhandling har vært preget av åpenhet og gjensidig tillit. Internrevisjonen har hatt tilgang til informasjon og personell i selskapet som det har vært behov for i gjennomføringen av arbeidet. Det har ikke vært tilfeller der internrevisjonens uavhengige posisjon har blitt utfordret av noen part, og internrevisjonen sier seg tilfreds med den rollen funksjonen har i Pasientreiser ANS. Internrevisjonen i Pasientreiser ANS Internrevisjonen i Pasientreiser ANS arbeider i henhold til instruks fastsatt av selskapets styre 12.12.2012 og senere 22.9.2014 (sak 40). Formål Internrevisjonen er en uavhengig bekreftelses- og rådgivningsfunksjon som har til formål å bistå styret og ledelsen ved for Pasientreiser ANS med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern styring og kontroll. Organisering Internrevisjonen er organisert direkte under styret for Pasientreiser ANS og rapporterer til styret ved dets leder (faglig) og selskapets administrerende direktør (administrativt). Oppgaver Internrevisjonen skal utføre bekreftelseseller rådgivningsoppdrag for styret og administrerende direktør for Pasientreiser ANS i henhold til revisjonsplan, og for øvrig innenfor rammene for selskapets juridiske ansvar. Internrevisjonen skal gjennom sitt arbeid bidra til kvalitetsforbedring av selskapets interne styrings- og kontrollsystemer Internrevisjonen skal i utførelsen av funksjonen basere seg på de til enhver tid gjeldende etiske regler og standarder for profesjonell utøvelse av internrevisjon som er fastsatt av The Institute of Internal Auditors/Norges Interne Revisorers Forening. Styret hadde i budsjettet for 2016 opprinnelig stilt til rådighet kr 400.000 for gjennomføring av oppdrag i revisjonsplanen. I 2016 har Pasientreiser ANS gjennomført flere store prosjekter som har vært arbeidskrevende. I vedtatte revisjonsplan for 2016, ble det planlagt for å vurdere etter gjennomføring av første revisjon om flere enn en revisjon skulle gjennomføres i 2016. Internrevisjonen i samarbeid med styreleder og administrerende direktør besluttet ikke å gjennomføre en internrevisjon i annet halvår. Revisjonshonorarer ble derfor besluttet redusert til kr 250.000 for 2016. Kompetanse og ressurser Internrevisjonstjenestene til Pasientreiser ANS leveres av konsernrevisjonen Helse- Sør-Øst på bakgrunn av avtale inngått med Pasientreiser ANS. Internrevisjonens planer og budsjett fastsettes av styret for Pasientreiser ANS. Utkast Årsrapport 2016 Side 3 av 5
2. Revisjonsoppdrag 2.1. Oppfølging av revisjoner som ble gjennomført i 2013-14 Formål og omfang Formålet med oppfølgingsrevisjonene var å gjennomgå og vurdere tilstanden for intern styring og kontroll på områder som ble revidert for å bekrefte at gjennomførte tiltak virker som forutsatt. I denne revisjonen inngikk følgende fire revisjoner: 1/2013 Revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS, der Pasientreiser ANS er ansvarlige. Det ble utarbeidet handlingsplaner med tiltak med en fordeling av ansvarlige fordelt mellom Pasientreiser ANS, de regionale helseforetakene og helseforetak. Pasientreiser ANS fikk et koordinerings- og samordningsansvar. 2/2013 oppfølgingsrevisjoner gjennomført 2011/2012. Det ble gjennomført en oppfølging av revisjoner fra 2011/2012 og det ble beskrevet 2 gjenstående tiltak (forbedringsområder). 1/2014 - Selskapets prosess for å bli sertifisert i henhold til ISO14001:2004. Pasientreiser ANS har under utvikling et miljøstyringssystem som skal oppfylle kravene til sertifisering i henhold til ISO 14001:2004. Innen utgangen av 2014 skal Pasientreiser ANS være sertifisert i henhold til ISO14001:2004. 2/2014 - Revisjon av intern styring og kontroll knyttet til tilgangsstyring og test og utrulling av nye versjoner i IT systemet NISSY. I handlingsplanen etter revisjon av tverrgående prosesser i 2013 ble ulike aktiviteter planlagt gjennomført i 2014, herunder tiltak knyttet til tilgangsstyring i NISSY. Målsetningen for revisjonen var å undersøke om Pasientreiser ANS har gjennomført de tiltak som avtalt på en god og effektiv måte. I tillegg var en målsetning med revisjon av test og release av NISSY var å sikre at det er lagt til grunn gode prosesser som reduserer risiko for feil ved utrullering av nye versjoner. For å svare opp revisjonen ble det definert følgende problemstillinger som har inngått i revisjonen: I hvilken grad har Pasientreiser ANS etablert et hensiktsmessig og effektivt system for oppfølging av interne revisjonsrapporter / anbefalinger? I hvilke grad er tiltaksplaner etter revisjonene styrebehandlet og implementert? I hvilken grad virker tiltakene som forutsatt? Hva er eventuelt årsakene til at tiltakene ikke er iverksatt/virker som forutsatt? I hvilken grad er gjenværende risiko på de tidligere reviderte områdene innenfor akseptabelt nivå? Tidsrom for gjennomføring Oppdraget ble gjennomført i perioden april-juni 2016. Funn og anbefalinger: Hovedkonklusjon på revisjonen var at styrets vedtatte tiltak er tilfredsstillende fulgt opp. Pasientreiser ANS har etablert et hensiktsmessig system for oppfølging av interne revisjonsrapporter og systemet er en integrert del av intern styring og kontroll i Pasientreiser ANS. Utkast Årsrapport 2016 Side 4 av 5
Det er ikke observert vesentlige feil og/eller svakheter i styring og kontroll i prosessen. Det var ikke behov for tiltak, men Internrevisjonen har gitt forslag til to forbedringsområder som Pasientreiser ANS burde vurdere: 1. For å redusere sårbarheten i etablert system for oppfølging av tiltaksarbeid bør Pasientreiser ANS vurdere å dokumentere koordineringen /oppgavene som kvalitetsrådgiver utfører 2. For å sikre at formålene med tiltakene oppnås bør Pasientreiser ANS vurdere å definere effektmål i tillegg til resultatmål for tiltakene og benytte tilgjengelig funksjonalitet i TQM på dette området. Før rapporten ble styrebehandlet hadde Pasientreiser ANS utarbeidet Prosedyre for oppfølging av tiltak i Pasientreiser ANS. Denne tydeliggjør bl.a. ansvar for tiltakene og også krav til definering av effektmål og svarer opp de forbedringsområdene som ble gitt i rapporten. Internrevisjonen gjorde en vurdering av om prosedyren var dekkende og i tråd med internrevisjonens anbefaling. Internrevisjonen bekreftet at prosedyren ivaretar påpekte forbedringsområder Behandling av rapporten og Administrerende direktørs respons på arbeidet Endelig rapport ble oversendt til Pasientreiser ANS 23.6.2016. Rapporten er behandlet på styremøte 15.september 2016 (Sak 47/2016) og styrets vedtak ble følgende: 1. Styret tar fremlagt rapport fra internrevisjonen til etterretning. 2. Styret tar gjennomført oppfølging av angitte forbedringspunkter til etterretning. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon fremgår av styresakene. 3. Internrevisjonens overordnede vurdering Internrevisjonens vurdering etter revisjonene i 2016 er at ledelsens i Pasientreiser ANS er bevist på intern styring og kontroll og prioriterer dette arbeidet høyt. Revisjonen i år bekreftet ytterligere inntrykk fra tidligere år at administrasjonen raskt kommer opp med handlingsplaner. Tiltakene i handlingsplanen følges opp, gjennomføres i henhold til plan og blir inkludert i Pasientreiser ANSs system for intern styring og kontroll. Utkast Årsrapport 2016 Side 5 av 5