Velkommen til Kongressmøte Skøyen, 26. oktober 2016
AGENDA Del 1 (kl 10.00-12.00 BID BOOK WORSKHOP) 1. Hva bør et BID inneholde? Hvor skal man starte og hvilke elementer må man ha med? Frode tar en kort gjennnomgang. 2. Hvilke verktøy brukes idag når man skriver et BID og hva er egnet for fremtiden? Annie, Arve og Anette presenterer sine funn og gir sin anbefalinger til gruppen. 3. Elisabeth presenterer hva slags delingsmuligheter vi har på visitnorway.org Vi konkluderer med hva vi skal gjøre videre med eks. Simpleview eventuelt andre løsninger. 1. Del 2 (12.45 16.00) 1. Kongressanbudet 2. Aktuelle aktiviteter 2017 HSMAI kongresseminar på Den Norske Opera & Ballett 25.jan 2017 Studietur 2017? Arenaer for møte med Internasjonale Associations 3. DMC/PCO - hvem jobber dere med, hvem er gode og hva gjør de med forespørsler? 4. Statistikk Annet?
Hva bør et kongressbid inneholde?
Forberedelser Les bid-book / guidelines nøye: hva ønsker foreningen å oppnå med møtet, hvilke krav stilles til venue, økonomi, etc. Ikke tolk! Hva mangler? Ta kontakt med organisasjonen Hvor har kongressen vært tidligere? Kontakt tidligere destinasjon, sjekk ICCA BE, norske kontaktpersoner etc. Finn så mye informasjon som mulig. Hva har vært viktige faktorer for å vinne kongressen tidligere? Les guidelines igjen, og igjen
Innhold i et bid: Letter of invitation: invitasjonsbrev fra lokalt vertskap som søker om kongressen (fagmiljø, destinasjon, evt. andre). Letters of recommendations: Støttebrev fra destinasjon, kommune, fylkeskommune, stat evt andre fagmiljøer nasjonalt, nordisk eller internasjonalt General information: om byen, Norge og fagmiljøet/lokal organisasjon - USP er - Kart? - Ny forskning?
Accessibility; - Flyruter: antall ruter, offisiell partner? - transport fra flyplass til byen/hotellet - transport på destinasjonen (buss, gåavstand mellom hotell-konferansesenter etc.) Social dimensions: - forslag til sosiale programmer som åpnings- og avsluttningbankett, bespisning, utflukter etc. Venues: - hvilke fasiliteter foreslår en å bruke til arrangementet, hvilke krav stilles? - se til tidligere kongresser: parallelle sesjoner? Exhibition space? - Kom med forslag, vis gjerne til floor plan. Accommodation: - hvilke hoteller vil være aktuell for arrangementet, stjerner, prisklasser, avstand til venue, kapasitet per hotell Innspill til det faglige programmet: - relevante bedrift er eller nettverk som kunne vært aktuelt å besøke, lokal foredragsholder, (technical visits)
Tour suggestions: sightseeing muligheter på destinasjonen, gjerne skreddersydde. Pre- & post convention tours: før og etter kongressen i regionen eller hele landet. References: - hvilke typer arrangementer har vært og skal være på destinasjonen, antall pax - hvilke andre møter/kongresser har fagmiljøet arrangert tidligere - Sitater Foreløpig budsjett og priser: - sponsorer, mulighet for økonomisk inntjening, muligheter for financial support.
Annet som kan/bør inkluderes: Visa informasjon Hva kan CVB bistå med Currency, VAT, WIFI PCO info? Nye/oppdaterte bilder Linker til relevant informasjon
Til slutt Absolutt alt på engelsk Følg retningslinjene fra bid book/guidelines ikke standardiser Hvert eneste bid må skreddersys Gi kunden det de ønsker ikke det du ønsker å selge
BID BOOK WORKSHOP Rolf gir oss en liten oppsummering av prosessen så langt Annie, Anette og Arves innlegg og anbefalinger Delingsmuligheter på visitnorway.org Konklusjon og veien videre
BID BOOK WORKSHOP visitnorway.org - delingsområde visitnorway.org
1. Kongressanbudet Vi står ovenfor en ny anbudsprosess med Innovasjon Norge våren 2017! Vi står overfor NYE muligheter! Vi satser på forsterkninger!
1. Kongressanbudet Hovedfokus i tidligere søknad har vært å søke penger til følgende: Oppgaver som kreves for gjennomføring av oppdrag Kostnad Kartlegging og identifisering av internasjonale kongresser, samt bearbeiding av beslutningstagere. Kr. 800 000 Kartlegging og bearbeiding av norske fagog forskningsmiljøer. Kr. 1.410 000 Statistikkinnhenting og kvalitetssikring av disse. Kr. 70 000 Årlige halvårsrapporteringer av resultater til Oppdragsgiver. Kr. 20 000 SUM Kr. 2 300 000
1. Kongressanbudet Noen endringer som kreves i arbeidet med å få internasjonale kongresser til Norge; Kongressbyene/NCB har strategisk jobbet med fagmiljøene i universitetsbyene i flere år. Det skal vi også fortsette med, og har kommet langt på vei når det gjelder; - å definere hvilke miljøer vi har mulighet til å påvirke, og størst mulighet å få til Norge - Hvilken kapasitet har vi tilgjengelig - Utdannet ambassadører lokalt - Skapt relasjoner hjemme og ute, og ikke minst har vi bygget opp et internasjonalt nettverk (via ICCA, MPI og alliansene våre) - Og mye mer MEN!
1. Kongressanbudet Potensialet er stort, og det er mange områder vi ikke har dekket. For å få flere internasjonale kongresser til Norge trenger vi å heve satsingen og diskutere hva som skal til. Noe kan være; - Vi har et stort udekket behov når det gjelder å sette Norge på kartet blant internasjonale associations miljøer (beslutningstakere i internasjonale associations/pco/amc) - Vi ønsker igjen å utfordre IN på å få garantiordningen på plass for fagmiljøer som ønsker å påta seg kongress - Utnytte mulighetene som er innenfor Innovasjon Norge i mye større grad i forhold til at vårt segment egentlig ligger i midten av de 6 satsingsområdene. Forskningrådet og fagmiljøene innenfor innovasjon Norge sine satsingsområder (sentralt og lokalt!)
. 1. Kongressanbudet
1. Kongressanbudet Vi ønsker i hovedsak å søke forsterkninger til følgende aktiviteter; 1. OPERATIVE AKTIVITETER 2. KUNDEBEARBEIDELSE 3. STATISTIKK Fagmiljøer nasjonalt Internasjonale associations/pco/amc 4. GARANTIORDNING
1. Kongressanbudet I denne prosessen trenger vi deres innspill på hva som skal til for å få flere internasjonale kongresser til deres byer!
2. Aktuelle aktiviteter 2017 HSMAI kongresseminar på Den Norske Opera & Ballett 25.jan 2017 Arenaer for møte med Int. Associations Studietur 2017?
Kongresseminar HSMAI kongresseminar 25. Jan. 2017 KUNDER: FORMAT: Mål om 5 kunder fra hver kongressby - 40 kunder totalt 2 timers seminar + tilbud om middag (felles eller eget arr. i Argent?) Stands? PROGRAM: Forslag til presentasjoner; The STARMUS Vitenskap og musikk festival 18-23 juni i Trondheim European Society of Clinical Pharmacy (ESCP) 5. - 7. oktober 2016 7-800 i Oslo Andre? Evt. fra Bergen/Stavanger/Tromsø PCO I såfall hvilken? Innovasjon Norge: finansiering/garantiordninger!
Aktuelle arenaer for møte med Int. Associations; Lage egne arrangement; Kjøpe tjenester av konsulenter som har tett dialog med associations for å utføre aktiviteter i Belgia eks.: o Salgsturer o Event i ambassade Event ifm eksisterende corporate workshop/roadshow Lunsj evt. frokost ifm IMEX/IBTM. Tips fra Ksenija (association ansvarlig i ICCA) ifm at hosted buyers ikke har frokost inkludert i oppholdet (middagsinvitasjoner har de mange av og er vanskeligere å organisere).
Noen aktuelle arenaer for møte med Int. Ass. Faste arrangement; ICCA aktiviteter workshop/ AMP / Expert Seimar etc. UIA round table discussion, Europe November Association World Congress, 2 deler plass på stand i Wien 2-4 May (The Association of Association Executives) ASAE, American Society of Association Executives (det største nettverket av associations) ESAE, European Society of Association Executives ICCA Association Relations Partner programme I UK; Haymarket Association Forum, Mars 2017 Oyester Association Event Meetings show 13-15 June (Association dinner) Andre relevante arrangement?
3. Studietur 2017
3. DMC/PCO hvem jobber dere med?
STATISTIKK
Statistikk Skyløsning (google docs) Alle byer har kun tilgang til egne lister Viktig at hver og en by bearbeider listene sine Har alle en dedikert og ansvarlig for denne jobben? FRISTER: Frist for å ha alle listene så klare som mulig: 8.januar 2017 Den endelige fristen hos ICCA og UIA for innlevering er 31.januar.