Styresak nr. 60/08 Revisjonsrapport pr. 2. tertial 2008 Saksbehandler: Gro Ankill Saksnr.: 2008/2731- Dato: 10.12.08 Dokumenter i saken : Trykt vedlegg: Nordlandssykehuset HF Oppsummering av revisjon 2. tertial 2008, datert 5.11.2008 fra Ernst & Young Saksbehandlers kommentar : Ernst & Young har gjennomført begrenset revisjon av regnskapet pr 31.08.2008. Revisjonsrapporten følger vedlagt som Power Point presentasjon. I forbindelse med behandling av revisjonsrapport pr 2. tertial 2008 fattet styret følgende vedtak: Styret viser til vedlagte revisjonsrapport og forutsetter at forslagene fra revisor følges opp når det gjelder: Oppfølging av prosjektet fakturascanning når det gjelder bedring av effektivitet og sikkerhet rundt attestasjon og fullmakt Større grad av skriftliggjøring av rutiner Innføring av elektronisk system for løpende oppdatering av ikke uttatt ferie, avspasering og overlegepermisjoner når funksjonaliteten i programvaren ligger til rette for dette Oppfølging av byggeprosjekter Revisors forslag vedr fakturascanning følges opp gjennom deltakelse i testarbeid og innspill av løsningsforslag til RHF. Det arbeides fortløpende med skriftliggjøring av rutiner i økonomiavdelingen. Byggeprosjektene vil bli fulgt opp gjennom nødvendig dialog med utbyggingsavdelingen underveis i prosjektfasen. I revisjonsrapport for 2. tertial kommenteres fra revisor at Nordlandssykehuset har arbeidet godt med punktene i oppsummeringen både fra revisjonsrapport for årsregnskap 2007 og revisjonsrapport pr 1. tertial 2008. I revisjonsrapport pr 2. tertial 2008 har revisor knyttet mindre kommentarer til områdene: ISF - inntekter GAT - feiltransaksjoner Revisor har ikke avdekket vesentlige avvik i forbindelse med revisjonen. Det er ikke gjort noen oppsummerende konklusjon om de funn som er gjort. ISF inntekter Revisor har påpekt avvik mellom estimat for ISF inneliggende pasienter og ISF poliklinikk, og den faktiske inntekt som fremkom etter lukkingen av 2. tertial. Årsaken til at slike avvik kan oppstå skyldes at frist for avslutning av regnskap for 2. tertial er tidligere enn fristen for lukking av koding. Avviket på 1,3 mill kr er korrigert i 3. tertial. Styresak nr 60/08 17 desember 1
GAT feiltransaksjoner Som følge av en feil i programvaren ved overføring av lønn fra timeregistreringssystemet GAT og lønnssystemet i august, måtte det foretas tilbakeføring av transaksjoner og tidsavgrensning av kostnader ved avslutning av 2. tertial. Disse feiltransaksjonene er håndtert manuelt i ettertid, og feilene skal nå være korrigert. Innstilling til vedtak : Styret tilrås å fatte følgende Vedtak Styret tar revisjonsrapport pr 2. tertial 2008 til etterretning. Avstemming : Vedtak : Styresak nr 60/08 17 desember 2
Nordlandssykehuset HF Oppsummering av revisjon 2. tertial 2008
Innledning Innhold Innledning Oppsummering Spesielle poster vi vil kommentere Skjønnsmessige poster Vedlegg Distribusjon Rapporten er oversendt til: Adm. dir. i Nordlandssykehuset HF Formål Rapporten bygger på det arbeidet vi har gjort ifm gjennomgang av saldobalanse pr 31.08.2008. Vår gjennomgang er i hovedsak begrenset til forespørsler til selskapets personale og analytiske kontrollhandlinger rettet mot regnskapsmaterialet og gir derfor en mindre grad av sikkerhet enn en ordinær revisjon som foretas ifm årsregnskapet. Vi understreker at vårt arbeid ikke medfører en full gjennomgang av foretakets interne kontrollrutiner Forutsetninger og begrensninger Rapporten skal kun benyttes av foretaket internt og skal ikke distribueres til andre parter uten vårt skriftlige samtykke. Rapporten er ment som en oppsummering av vårt arbeid. Vi viser for øvrig til avtalte ansvarsbegrensninger i henhold til engasjementsbrevet. Rapporten er distribuert til: Adm. dir i Helse Nord RHF Styret ved styrets leder i Helse Nord John Giæver Statsautorisert revisor Tove Kronstad Sundstrøm Statsautorisert revisor Side 2
Oppsummering pr. 2. tertial Avstemming av balanseposter: Alle vesentlige poster i balansen er avstemt Foretaket har avdekket feil ifm avstemmingsarbeid, og korrigeringer vil bli foretatt i 3. tertial (se detaljer bak) Internkontroll: Basert på vår gjennomgang har vi ikke identifisert vesentlige svakheter ved internkontrollen i foretaket, men vi har enkelte kommentarer (se detaljer bak) Side 3
Oppsummering pr. 2. tertial: Feil som håndteres i senere periode: 1,3 mill Poliklinisk ISF: -0,2 mill ISF Inneliggende: -0,7 mill Kommentarer vedr Internkontroll: Fortsatt oppfølging ift feil som er avdekket i GAT (elektronisk timeregistreringssystem) ift tillegg. Har foretatt manuell beregning og avsatt i regnskapet pr. 2. tertial Side 4
Spesielle poster Pensjon Beregning fra aktuar for 2008, vil medføre justering av endelig pensjonskostnad for inneværende år i 3. tertial Vi vil delta på planlagt møte med aktuar sammen med RHF/HF for å diskutere forutsetninger som legges til grunn for beregningene Mottatt 97,5 mill fra HN medio 2008. Lagt inn som justering av ramme Anleggsmidler: Ikke utarbeidet samlet investerings- og vedlikeholdsplaner. Viktig ift å vurdere behov for nedskrivninger Anlegg under utførelse (287 mnok) består hovedsakelig av kostnader knyttet til nytt sykehusbygg og endelig aktivering er avhengig av endelig avklaring med HOD vedr. finansiering Lavt nivå på vedlikehold i påvente av nybygg/utbedring flere steder (Bodø, Vesterålen, Rønvika) Side 5
Spesielle poster Lager Har ikke talt opp avdelingslager (27,1 mill) av totalt varelager på 35,6. Det har erfaringsmessig vært avdekket få feil ifm varetellinger Poliklinisk ISF Overgang fra POLK til ISF i 2008 Usikkerhet knyttet til endelig krav som godtas. Avklaring fra HOD ventes Foretakets egen beregning viser at foretaket pr. 2. tertial ligger etter budsjett med 7 mill Side 6
Skjønnsmessige avsetninger Regnskapspost (tall i MNOK) 31.08. 2007 31.12. 2007 31.08. 2008 Kommentar pr. 2. tertial Pasienter under behandling 1,7 0 2,1 Det foretas kun avsetning gjennom året Har fokus på å ha så få pasienter som mulig over årsskiftet Netto pensjonsmidler/ (-forpliktelse) 126,2-119,5 102,0-133,4-7,0 102,0-133,4-7,0 Pensjonsforpliktelse er beregnet med utgangspunkt i forpliktelse pr. 31.12.07 samt at budsjettert kostnad og betalinger for 2008 er hensyntatt Det er ikke registrert nye tilfeller vedr. feil fra tidligere år Ikke uttatt ferie/avspasering -15,9-18,4-18,4 Vi har fått opplyst at avsetning bygger på vurderinger som er foretatt pr. 31.12.07 samt at det er foretatt alternative analyser for å støtte opp om nivå på avsetning (GAT-rapport) Basert på at dette er en vesentlig post, vil det være av avgjørende betydning at foretaket har system som håndterer løpende oppdatering Side 7
Skjønnsmessige avsetninger Regnskapspost (tall i MNOK) 31.08. 2007 31.12. 2007 31.08. 2008 Kommentar pr. 2. tertial Overlegepermisjon (kto 2182) -45,3-47,9-53,5 Avstemming gjennomgått Underdokumentasjon er ned pr. person og personal orienteres løpende ift innvilgede personer og legger løpende inn i sitt grunnlag for oppfølging Dette er et regneark med tilhørende risiko Norsk pasientskadeerstatn. (kto 2181) -2,9-2,9-3,4 Har innhentet opplysninger og oppdatert avsetning Dette er funnet å være tilstrekkelig Påløpte kostnader (kto 2960) -74,7-55,2-77,0 Avstemming gjennomgått og funnet tilfredsstillende Langt de fleste avsetninger er ført ned på avdelingsnivå Avstemmingsposten er dokumentert, men i enkelte tilfeller er det behov for muntlig supplering for å kunne etterprøve Side 8
Vedlegg Andre forhold Side 9
Andre forhold; Annet Kommentar Brev fra revisor vedr 2007 Har jobbet godt med alle de nevnte punkter og vi viser til vårt brev for 2007 Revisjonsrapport 1. tertial 2008 Har jobbet godt med alle de nevnte punkter og vi viser til vår revisjonsrapport for 1. tertial 2008 Side 10