RISØR KOMMUNE Årsmelding 2015 ENHET FOR PLAN OG BYGGESAK Versjon 1.1 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 2 1) HOVEDMÅLSETTING, SATSINGSOMRÅDER OG MÅL... 3 2) RISØR KOMMUNES VERDIER... 4 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE... 4 3) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING... 5 3.1 ANSVARSOMRÅDE... 5 4) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I 2015... 6 4.1 KUNNSKAP... 6 4.2 REGIONAL UTVIKLING... 6 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet... 6 4.2.2 Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen... 6 4.3 ATTRAKTIVITET... 6 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut... 6 4.3.2 Vi skal ha mer besøk... 7 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING... 7 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR... 7 4.6 KLIMA OG MILJØ... 7 5) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET... 9 5.1 VEDTATT BUDSJETT 2015... 9 6) TJENESTEPRODUKSJON... 10 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE... 10 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET... 10 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse... 10 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse... 10 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET... 10 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen... 10 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA... 11 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET... 11 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyrings-arbeidet... 11 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år... 12 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 12 7) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID... 13 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR... 13 7.1.1 Satse på ledere... 13 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon... 13 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner... 13 7.1.4 Likestillingstiltak... 13 7.2 SAMARBEID MED ANDRE... 13 7.2.1 Internt i Risør kommune... 13 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk... 13 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor... 13 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE... 14 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser... 14 7.3.2 Enhetsleders kommentar... 14 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse... 14 7.4 INTERNKONTROLL: HMS... 14 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet... 14 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering... 14 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 14 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser... 14 8) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER... 15 9) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 16
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 3 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten har generelt sett hatt lite fokus på konkrete tiltak for å fremme verdiene, men svært mange av dem ligger underforstått i arbeidet vi gjør. Enheten ønsker å fokusere mer på verdiene i 2016 og innarbeide en gjennomgang på internmøtene av disse i årshjulet.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten har, som hovedansvarsområde, forvaltningsmessige oppgaver og utfører saksbehandling. Fagområdene er reguleringsplan, byggesak, deling, seksjonering, tomte- og eiendomssaker, avløp knyttet til enkeltutslipp, ulike tilsynsoppgaver, herunder forurensning, kart, geodata, ajourhold av Matrikkelen og kommunens kartverk, oppmåling, konsesjonssaker (inkludert boplikt), forvaltning av landbrukspolitiske virkemidler (økonomiske og juridiske), veterinærvaktordningen, skogbruksfaglige oppgaver, veiledning/informasjon til publikum, eiendomsinformasjon til meglere, fakturering og ekspedering av bygge- og oppmålingssaker, interndrift m.m. Nytt to-årig prosjekt, med mulighet for forlengelse, er organisatorisk lagt til enheten; Risør utvikling og vekst (RUV). Prosjektleder har som hovedoppgave å jobbe for å fremme økt boligbygging i kommunen. Det er ansatt vikar for saksbehandler Camilla Trondsen i denne perioden som går fra mars 2015-mars 2017. Nytt to-årig prosjekt for å rydde i gamle eiendomssaker ble startet i 2015 og skal pågå til 2017. Det er ansatt vikar for saksbehandler Thorvald Garthe i denne perioden. Organisering Plan- og byggesak Enhetsleder Heidi Rødven Jord- og skogbruk Liv Kirsten Eide Frode Lindland Risør utvikling og vekst (RUV) Camilla Trondsen Prosjekt Eiendomsforhold Thorvald Garthe Vikar Saksbehandler eiendomssaker Ann.-Iren Trommestad Saksbehandler Plan og byggesak Martin Krogstad Kart, oppmåling, GIS - geodata Stig Sevenius Postregistrering Fakturering Ekspedering Elise Nilsen Vikar Saksbehandler Plan og byggesak Ahmed Imad Joseph
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2015 4.1 KUNNSKAP Enheten har ingen tiltak i HP/ØP under satsingsområde Kunnskap. Det er heller ingen andre av enhetens arbeidsoppgaver som naturlig kommer inn under tiltakene for dette satsingsområdet. 4.2 REGIONAL UTVIKLING 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Enheten har et faglig samarbeid med kommunene øst i Agder for kart- og oppmåling og for byggesak. Det er i tillegg ønskelig å få et tilsvarende fagforum for plan, men det har ikke skjedd endringer om dette i løpet av 2015. Det er imidlertid kort vei til å spørre om hjelp hvis man sitter fast med noe innenfor plan, ved å kontakte nabokommuner. 10 kommuner samarbeider om felles veterinærvakt. Det har vært et fagforum for bopliktsaker knyttet til redusert konsesjonsgrense med 8 kommuner, men flere kommuner har opphevet forskriften og gjort endringer i organisasjonen de siste årene så samarabeidet har lagt noe brakk det siste året. Jordbrukssjefene i Aust-Agder har et felles fagforum. Kommunen har ingen ansatt miljøvernrådgiver som kan håndtere natur- og miljøvernsaker. Det er uheldig fordi forvaltning av mange av lovene hvor kommunen er myndighet forutsetter naturfaglig kompetanse. Kommunen benytter fagkompetanse hos bl.a. Fylkesmannen etter behov og har i tillegg noe kompetanse selv. Nabokommunene har heller ingen miljøvernrådgiver, bortsett fra Tvedestrand. Interkommunalt samarbeid om kart- og oppmålingstjenester (U) punkt 6.3.4 i HP/ØP 2015-2018 Ansvaret ble flyttet fra enheten til Rådmannen etter at det var tatt kontakt med de ansatte i kart- og oppmålingstjenesten i de øvrige kommunene øst i Agder uten at det har ført frem. Det har ikke vært progresjon innenfor dette i løpet av 2015. 4.2.2 Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen Gjennom detaljplanlegging skal enheten ha fokus på energi- og klimaspørsmål, bl.a. ved å påse at planleggingen følger nasjonale mål om bl.a. fortetting langs kollektivakser, mulighet for gåing og sykling, bevaring av nærfriluftsområder m.m. Dette er også viktige aspekter for folkehelse som skal ivaretas gjennom plan. 4.3 ATTRAKTIVITET 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut Enheten bidrar mye når det gjelder planlegging av gode boligområder. Som en følge av nylig vedtatt kommuneplan var det forhåpninger om at aktiviteten skulle bli større i 2015 enn foregående år. Dette slo bare til i begrenset grad. Enheten skal bl.a. bidra med å sikre et variert boligtilbud, sjønære boligtomter, boliger langs kollektivaksen, høyere grad av tilgjengelighet og universell utforming, god atkomst til sjø- og friluftsområder, gang- og sykkelmuligheter og bevaring av trehusbyen. Enheten har også ansvar for å påse at det utarbeides gode risiko- og sårbarhetsanalyser ved planarbeid.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 7 Gjennom øvrig planarbeid som enheten er en naturlig deltaker i, arbeides det for å sikre gode og tilgjengelige møteplasser, offentlige badeplasser og sjønære friområder samt et egna areal for leirdueskytebane. Enheten har som mål å bidra med effektiv saksbehandling hvor saker som omhandler bolig og næring prioriteres. Det påses også at gebyrene for saksbehandling ikke blir urimelige. Enheten jobber for å ha en god kommunikasjon utad for å tiltrekke seg nye innbyggere, herunder informasjon på hjemmesida som kan øke graden av selvbetjening. Risør utvikling og vekst (RUV) arbeider for å øke boligbyggingen i kommunen og to nye reguleringsplaner til boligformål er under utarbeiding. RUV er også involvert i planene om en universelt utformet kyststi fra Flisvika til Randvik, som vil kunne bli en attraksjon både for byen, beboere på Randvik og turister. RUV prosjektet skal evalueres våren 2016. FV 416 (P) punkt 6.5.8 i HP/ØP 2015-2018 Områdeplan for Østebø er påklaget og ligger til klagebehandling hos fylkesmannen hvor det er svært lang saksbehandlingstid. Reguleringsplan Hasalen (U) punkt 6.5.13 i HP/ØP 2015-2018 Planarbeidet har vært utsatt i flere omganger grunnet bl.a. arbeid med ny kommuneplan og generelt stort press på enheten. Det startes imidlertid opp våren 2016 og planprogram legges ut på høring. 4.3.2 Vi skal ha mer besøk 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Gamle kommunale eiendomssaker (T) punkt 6.9.9 i HP/ØP 2015-2018 Prosjektet med rydding i gamle og uavklarte eiendomssaker har pågått siden sommeren 2015. Det skal avsluttes sommeren 2017. I perioden er det ansatt vikar i 80% stilling for saksbehandleren som gjennomfører prosjektet. Landbruk i fokus (T) punkt 6.9.10 i HP/ØP 2015-2018 Liv Kirsten: Her må du fylle inn en kort status. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Enheten har ansvar for å bidra til gode planer som bl.a. sikrer mulighet for fysisk aktivitet og trygg og sikker skolevei. Det er også viktig å planlegge slik at det blir enkelt å drive ulike aktiviteter. Krav til universell utforming er nødvendig for at alle skal få like muligheter. 4.6 KLIMA OG MILJØ Enheten arbeider for at det planlegges muligheter for gåing og sykling i større grad enn i dag. Kommuneplanen omhandler behov for og ønske om en felles miljøvernrådgivningstjeneste. Enheten støtter at det jobbes for å få til dette da kommunen forvalter mange lovverk som krever slik fagkompetanse.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 8 Enheten følger opp kommuneplanen når det gjelder utvikling av nye boligområder. Disse er i hovedsak lagt langs kollektivakser og i tilknytning til lokalsentra og tettsteder. Viktige nærområder og uberørt natur skal beholdes gjennom god planlegging. Naturbiotoper på land og i sjø bidrar til å sikre det biologiske mangfoldet. Et samarbeid med skogeierne og ny kartlegging av områder med høyt biologisk mangfold er også svært viktig og vil fortsette å være en del av kommunens vurderingsgrunnlag i enkeltsaker. Enheten forvalter miljøordninger både på for jord- og skogbruket der formålet er å fremme og hensynet de biologiske verdiene samt redusere forurensingen fra landbruket. Enheten fokuserer på god planlegging sett opp i mot framtidig ekstremvær og nasjonale føringer. Enheten er involvert i arbeid med Energi- og klimaplan.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 9 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket 5.1 VEDTATT BUDSJETT 2015 Netto lønnsutgifter 4 984 000 Andre utgifter 945 000 Overføringer (utg.) 141 000 Finanstransaksjoner (utg.) 51 000 Sum utgifter 6 121 000 Salgs- og leieinntekter -4 588 000 Refusjoner -167 000 Overføringsinntekter 0 Finanstransaksjoner (innt.) -137 000 Sum inntekter -4 892 000 Netto ramme 2015 1 229 000 Det er avsatt kr. 500 000,- til prosjekt med rydding i gamle eiendomssaker. Disse benyttes til vikar. Byantikvar er ansatt 01.08.15 i rådmannens stab. Kr. 85 000,- er overført fra enhet for plan- og byggesak til rådmannen. Inntektsmålene for 2015 ble ikke oppnådd. Særlig sviktet det på plansiden hvor det var stipulert en inntekt på 395 000,- fordi kommuneplanen la opp til stor aktivitet i 2015. Dette slo dessverre ikke til. For byggesaker ble inntektene på ca. 84% av budsjett og for kart og oppmåling ca. 94%. For 2016 er inntektsmålene skalert ned. På utgiftssiden ble det brukt mindre enn budsjettert og fordi kommunen generelt har fått justert utgifter til pensjon, er resultatet et underskudd på litt under 300 000,- totalt for enheten.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 10 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten behandler normalt mellom 350 og 500 saker i året, fordelt på politiske saker og delegerte vedtak (administrative), så også i 2015. Byggeaktiviteten og aktiviteten innenfor privat planlegging styrer i hovedsak enhetens arbeidsmengde på dette feltet. I løpet av året behandles det rundt 150-200 landbrukssaker. Enheten behandler vanligvis i underkant av 300 egenerklæringer om konsesjonsfrihet i løpet av et år. 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser i 2015. 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse Ingen undersøkelse gjennomført. 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse Ikke relevant. 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen 2015 var et aktivt år med hensyn til boligbygging. Vi ser en gledelig økning i antall boenheter som har fått tillatelse og som er tatt i bruk. Også for hytter er tallene økende. De oppsatte målene for 2015 er oppnådd for boliger og hytter. Derimot er tallene svake for næringsbygg, noe som er svært beklagelig. Kommunen bør fokusere mer på næring og tilrettelegging av arbeidsplasser framover. Nye bygg (boenheter, næringsbygg og hytter) Status siste periode 2012 2013 2014 2015 Boenheter tillatelse 31 21 28 33 Boenheter tatt i bruk 14 26 33 37 Hytter tillatelse 15 10 16 20 Hytter tatt i bruk 17 22 14 24 Næringsbygg tillatelse 5 2 3 2 Næringsbygg tatt i bruk 5 0 10 3 Kilde: Risør kommune Mål for perioden 2015 2016 2017 2018 2019 Boenheter tatt i bruk 25 30 35 40 45 Næringsbygg tatt i bruk 5 6 6 6 7 Hytter tatt i bruk 20 20 20 20 20
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 11 Saksbehandlingstid byggesak Status siste periode 2011 2012 2013 2014 2015 Saksbehandlingstid for private forslag til detaljreguleringsplaner Saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist Saksbehandlingstid, oppmålingsforretning/opprettelse av grunneiendom 290 (../32/214) 86 (38/62/29) 70 (85/25/90) 405 (../170/250) 98 (36/39/45) 65 (72/60/90) 178 (../215/280) 59 (../../37) 55 (../25/30) 351 (../297/290) 23 (../45/5) 40 (../24/30) 204 (../200/320) 22 (../44/25) 26 (../19/20) Kilde: KOSTRA tabell 04908. KOSTRA gruppe 11/Kragerø/Tvedestrand kommune i parentes. Gjennomsnitt antall kalenderdager Maksimal saksbehandlingstid er satt til 365 dager for vedtatte reguleringsplaner, 84 dager for byggesaker og 112 dager for oppmålingsforretning. Nye KOSTRA-tall framkommer ikke før i mars 2015 og tall for 2014 vises derfor ikke. Tallene viser at Risør periodevis har slitt med å holde lovpålagt saksbehandlingstid. Nye tall for 2014 og 2015 viser imidlertid at arbeidet går rette veien og saksbehandlingstid er på vei nedover. Kilometer etablert gang-/sykkelvei Kilde: SSB tabell 06492 2011 2012 2013 2014 2015 3 3 3 3 3 Antall kilometer etablert kyststi Friluftsrådet Sør har utredet muligheter og utfordringer med etablering av kyststi og foreslått en trase. Så langt er det ikke etablert sammenhengende kyststi i Risør kommune, men forslag til trasé er vist i ny kommuneplan. Brukerundersøkelser for de interkommunale tjenestene Enheten har ingen interkommunale samarbeid. 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA Se ovenfor. 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyrings-arbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 12 Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak. 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år I 2015 er det meldt inn fem hendelser i internkontrollsystemet. Tre av disse er observasjonskort til vaktmester, pkt. 7.4.2. Et er avvik på innregistrering av planer i digitalt planarkiv, totalt gjelder det 9 reguleringsplaner. Det siste er avvik på matrikkelføring av bygninger i kommunens grunnkart. Totalt gjelder det 40 bygninger. 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik For å forhindre avvik knyttet til saksbehandlingstid gjennomfører enheten regelmessige postmøter og bestreber oss på å sende foreløpige svar dersom vi ser at lovpålagt tid ikke kan overholdes. Søker vil da få en tilbakemelding og være mer innforstått med hvorfor saksbehandlings-tida er lang. Enheten har ikke økonomisk mulighet til å ansette flere personer eller gi mulighet for lønnet overtid ved behov. Gode rutiner og kontinuerlig oppfølging, jfr. ovenfor, skal bidra til å redusere avvikene.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 13 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Enheten har for tiden to prosjekter gående; RUV og rydding i gamle eiendomssaker. For begge saksbehandlere er det ansatt vikarer i to år. I 2016 vil en ansatt gå av med pensjon og det skal lyses ut etter ny medarbeider med kompetanse innen kart- og oppmåling samt med GIS kompetanse. Samarbeid med nabokommuner må vurderes før dette gjøres. 7.1.1 Satse på ledere Enhetsleder følger de kurs som er relevant for stillingen og gjennomfører etterutdanning innen kommunal ledelse i privat regi ved siden av jobb. 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon Vi må lære av våre feil og internkontrollsystemet må brukes mer aktivt til dette. Gode idéer må ivaretas og prøves ut. Vi må bli dyktigere til å holde hverandre faglig oppdatert og utnytte hverandres kompetanse bedre. 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten har allerede faglige samarbeidsforum med nabokommunene, men dette bør forsterkes. Det bør opprettes et fagforum for plan og de eksisterende fagforaene bør forbedres. Samarbeid med nabokommunene er helt nødvendig i dagens kompliserte samfunn hvor det er et sterkt fokus på rettigheter og raske og korrekte svar. 7.1.4 Likestillingstiltak I enheten jobber det 50% av hvert kjønn. Dette er viktig å ivareta med tanke på et godt arbeidsmiljø. Framover bør det jobbes for at også innvandrere og mennesker med nedsatt funksjonsevne kan jobbe i enheten. En naturlig samarbeidspartner kan være NAV dersom det ikke er søkere til ordinære jobber. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE 7.2.1 Internt i Risør kommune Enheten jobber mest sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester, men mottar samtidig søknader fra denne enheten. Det er derfor viktig med et formelt skille mellom på disse to enhetene når den ene er forvaltningsmyndighet og den andre er utførende. Enheten jobber også mye sammen med Enhet for kultur og Rådmannens stab. 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk Se tidligere kommentarer. 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor Jord- og skogbrukssjefen samarbeider med bondelaget og skogeierlaget.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 14 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser Det har ikke vært gjennomført medarbeiderundersøkelser siden 2013. 7.3.2 Enhetsleders kommentar Ikke relevant. 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse Ikke relevant. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet. 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering Det er registrert tre meldinger til vaktmester om nødvendige endringer på kontorer. Dette er fulgt opp og avvik er lukket/utført. 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik Det er gjennomført digital vernerunde, men ikke innkommet meldinger om avvik eller andre ting som bør tas tak i. 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser Enheten benytter kommunens internkontrollsystem og melder avvik. De ansatte på enheten har en del befaringer og møter mange kunder. Skader og ubehagelige hendelser kan oppstå. Det er viktig at disse forebygges i størst mulig grad og at avvik melder dersom de oppstår. Det gjennomføres årlige lønns- og medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet er svært viktig for de ansatte, og enheten legger stor vekt på å ha et godt, sosialt miljø sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Enhetsleder er HMS-leder og har fått opplæring.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 15 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Ansvar Enhet Budsjett 2015 Regnskap hittil i år -14 Rev. budsjett 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 71 Plan & Byggesak 1 229 000 2 000 040 1 503 000 1 595 000 1 935 494 7 Plan & byggesak 1 229 000 2 000 040 1 503 000 1 595 000 1 935 494 Enheten har hatt tilsvarende problemstilling som tidligere år; lønns- og andre utgifter må balanseres med mest mulig realistiske inntekter. Det er vanskelig å forutsi inntektene nøyaktig da de i svært stor grad er avhengig av privat aktivitet i kommunen. Ettersom kommuneplanen ble vedtatt i 2014, var det forventet en høyere aktivitet i 2015 enn i 2014. Dette slo ikke til på plansida og ikke i særlig stor grad for byggesøknader eller oppmåling heller. For 2015 var det budsjettert med 395 000,- i inntekter for plan, 2 140 000,- i inntekter for byggesak, 2 000 000,- i inntekter for kart og oppmåling og 40 000 i inntekter for jord- og konsesjonslovsgebyrer. Dette var et optimistisk anslag. Budsjettet la opp til kommunens hovedmål Vi skal vokse. Enhetens lønnsutgifter har vært sterkt stigende over mange år grunnet konkurranse i arbeidsmarkedet, spesielt for ingeniører. Lønnsutgiftene utgjør ca. 85% av enhetens samlede utgifter og gir liten mulighet for justeringer. Gebyrer for plan, byggesak og kart/oppmåling blei økt med rundt 12 % for de fleste områdene i 2014, men bare justert med konsumprisindeks i 2015. Det ble foretatt en viss differensiering for å unngå urimelige gebyrer i tillegg til at gebyrene samkjøres i stor grad med nabokommunene. Budsjettposten for vedlikehold av de ulike programvarene og kommunens plikt til å holde grunnlagskartet og matrikkelinformasjon oppdatert er sterkt stigende. Jo mer samfunnet digitaliseres, jo større utgifter får kommunen innenfor dette området. Enheten fikk en endring i antall årsverk ved at 20% stilling er flyttet til Enhet for støttefunksjoner. Dette ble gjort for at innregistrering av post skal bli mindre sårbar. Halvparten av all posten skulle registreres av flere enn en person, noe som er positivt. Enhetens ramme ble derfor justert med 116 000,-. Grunnet flere forhold i Enhet for støttefunksjoner fikk enheten tilbake 20% i deler av året og effekten med lavere sårbarhet ble ikke så stor som håpet, men ferieavvikling gikk noe bedre. Kommunen ansatte i 2015 en Byantikvar som deles med Kragerø kommune. 85 000,- av enhetens midler ble derfor overført til Rådmannen hvor byantikvaren er organisert. Det vises til rådmannens årsmelding for rapport for byantikvarens arbeid. Midler til prosjektet for rydding av gamle eiendomssaker dekkes med midler fra disposisjonsfondet. Midler til RUV dekkes midlertidig gjennom låneopptak, men skal på sikt dekkes gjennom investering. Vi viser til kommende evalueringsrapport for RUV.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 16 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten opplever stadig høyere krav til fagkompetanse innen mange ulike lovverk med tilhørende forskrifter. Dette gjør at sårbarheten øker og kravet til å holde seg faglig oppdatert blir mer krevende. Enhetens midler til kurs er samtidig relativt lav. Den foreløpige løsningen på dette synes å være et godt faglig samarbeid på tvers av kommunene og innhenting av bistand fra Fylkesmannen og Fylkeskommunene samt en god strategi for interne rutiner på å holde seg faglig oppdatert bl.a. med fordypningsmøter. På lang sikt vil kanskje kommunestrukturen endre seg og også bidra til at fagmiljøene blir større, noe som vil reduseres sårbarheten og gi flere fagpersoner å spille på. For å klare å holde tritt med arbeidsmengden jobbes det i perioder mye overtid. I 2015 ble det jobbet mest overtid i april, juni og september. Dette tas ut i avspasering hvis mulig, men fører til at det blir behov for å overføre feriedager til året etter. Oversikten viser at enhetens ansatte samlet jobber overtid tilsvarende 1/3 stilling, men timene er relativt ujevnt fordelt. I tillegg kommer pliktig oppmøte på politiske kveldsmøter for enhetsleder. Det er et stort press på kortest mulig saksbehandlingstid innen de fleste av enhetens fagområder. Det er viktig å skjerme den enkelte noe for å sikre arbeidsro og korte ned saksbehandlingstida. Det betyr at man ikke er like tilgjengelig på telefon hele tida, men til gjengjeld betyr det at man får mer arbeidsro til å få behandlet sakene raskere. KOSTRA-tallene for 2015 viser stort sett en gledelig nedgang i behandlingstid for alle typer saker unntatt for de sakene som har tre-ukers behandlingstid. Her må enheten jobbe mer målrettet for å klare å behandle sakene raskt. Det vil derfor bli fokusert mer på dette i 2016 enn tidligere. Det er store krav til å holde kommunens grunnlagskart kontinuerlig oppdatert, også det digitale planarkivet. Pr i dag klarer ikke enheten å tilfredsstille kravene fullt ut, men i løpet av 2015 har arbeidet med å oppdatere planarkivet blitt intensivert. Dersom karttjenestene hadde er vært bedre, ville innbyggerne kunne utføre mer selv og saksbehandlerne vil bli noe avlastet. Gjennom et Geovekstprosjekt har enheten jobbet for at det digitale planarkivet skal bli oppdatert, men den daglige oppdateringen er fremdeles ikke helt optimal. Ideelt sett burde kommunen hatt en oppmålingsingeniør og en GIS/kartansvarlig, eventuelt samarbeide med nabokommunene om en slik funksjon. Det antas at planarkivet vil bli ajour i løpet av våren 2016 fra kommunens side, men før alt er komplett er vi avhengig av å få data fra geovekstprosjektet med digitalisering av eldre planer når dette er ferdig. Dette styres av Kartverket. I 2015 var det satt i gang/pågående fire prosjekter gjennom GEOVEKST samarbeidet. Arbeidet samfinansieres med de øvrige partene i samarbeidet. Kartverket er prosjektleder. Dette gjelder følgende prosjekter: Nye kartbaser. Detaljerte og ajourførte kart over hele kommunen. Inklusiv etablering av ortofoto på grunnlag av 2015 fotograferingen. Prosjektet etablerer og en ny høydebase basert på fly-skanning av hele kommunen.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 17 Skråfoto. Ny fotografering for hele kommunen. Innsyn i bilder er integrert i kartforvaltningssystemet med en kobling til en annen leverandør. Innsyn via BlomUrbex. Visning av både 2008 og 2015 fotograferingen. Overgang til NN2000. Nytt nasjonalt høydesystem. Arbeidet påbegynt i 2015. Historiske flybilder. Etablering av ortofoto for eldre flybildeserier. For deler av kommunen er det etablert baser for 1960 og 1972 fotografering. Flere vil bli lagt inn i 2016. Adressering. Ved utgangen av 2015 var 93% av alle boliger fritidsbygg næringsbygg tildelt en unik adresse. Prosjektet sluttføres vinter 2016. Det landbruksfaglige samarbeidet med Gjerstad kommune hvor skogbrukssjefen er ansatt i Gjerstad og jordbrukssjefen i Risør, fungerer godt. Oppstart av landbruksplan var opprinnelig tenkt i slutten av 2015, men politisk sak om dette er behandlet nå i februar 2016 i stedenfor. Planarbeidet vil pågå i 2016. Som følge av økt fokus på kontoll av jordbrukstilskuddene bestemt i jordbruksavtalen har Riksrevisjonen og Landbruksdirektoratet pålagt kommunen endret prosedyre for deler av ordningene som innebærer mer dokumentasjon/vedtak en tidligere. Her går det mer tid en før. Enheten skal i to-års perioden, 2015-2017 rydde opp i gamle kommunale eiendomssaker, dvs. uklare eiendoms- og eierforhold m.m. Saksbehandler på eiendomssaker når pensjonsalder i 2017 og besitter kompetanse og historikk rundt disse problemstillingene. Samtidig med at opprydding i disse sakene pågår, har det vært nødvendig å ansette en person på engasjement til å ivareta den ordinære stillingen. Enheten har ansvar for oppfølging av boplikt. Enheten har jobbet med rutine og prosedyre for kontrollomfang og saksgang, samt utarbeidet standard brev og saksfremlegg for å effektivisere saksgangen når mislighold er konstatert. Målet er å sikre en god nok kontroll samtidig som det ikke blir en unødvendig stor arbeidsbyrde. Enheten er ikke tilført ressurser til dette og arbeidet er sårbart utfra at få (en) er tillagt oppgaven som dessuten primært har andre prioriterte oppgaver (jf. samarbeidsavtalen om jord- og skog med Gjerstad kommune). Rekruttering av dyktige fagfolk har vært en utfordring for teknisk sektor fordi arbeidskraften har vært konkurranseutsatt. Enheten må bestrebe seg på å kunne tilby interessante arbeidsoppgaver for å tiltrekke seg kompetente folk. I 2015 ble det ikke ansatt nye folk på enheten, men det vil det bli gjort i 2016. Arbeidsmarkedet har forandret seg og det blir spennende å se søkermengden og hvilken kompetanse den har. Enheten har arbeidsgiveransvar for prosjektleder til Risør utvikling og vekst (RUV). Dette bidrar til økt kompetanse internt på enheten og er et veldig positivt tilskudd. For evaluering av RUV viser vi til egen rapport som skal utarbeides våren 2016.
Årsmelding - Plan og byggesak 2015 side 18 I Risør ble det avvirket 8 123 m3 i 2015, med en bruttoverdi på 2 637 820 kr. Dette er 366 m3 lavere enn i 2014. Bruttoverdien i 2014 var 2 669 291 kr. Gjennomsnittlig tømmerpris blir da 325 kr/m3, mot 314 kr i 2014. De siste årene har Risør fått 140 000 kr i NMSK-midler (Nærings- og miljøtilskudd i skogbruket) fra fylkesmannen. Dette er statlige tilskuddsmidler som skal brukes til investeringer i skogen. I 2015 hadde Risør et overforbruk på nesten 24 000 kr. Dette innebærer at noen skogeiere ikke fikk tilskudd i 2015 men får det av potten i 2016. Inngående saldo på skogfondkontoen for Risør kommune var 492 kr for 2015. Det var ingen bevegelser på denne kontoen i 2015. Det ble bygd én traktorvei med statstilskudd i 2015. Veilengde 760 meter. Kostnad ca 300 000 og tilskudd ca 89 000 kr. I tillegg ble det bygd én traktorvei uten tilskudd med veilengde ca 500 meter og kostnad 50 000 kr. Terje Asdal har vært faghjelp skogbruk også i 2015. Han kontakter skogeiere med formål å skape aktivitet på skogeiendommene, først og fremst skjøtsel av ungskogen. Faghjelpsarbeidet lønnes gjennom renter fra skogfondkontoene samt tilskuddsmidler. Viltforvaltning: Det ble kun skutt 5 elg i Risør kommune i 2015. Dette er historisk lavt. Noe av årsaken til dette er nok at mange jaktlag har latt være å jakte. Effekten av dette er mindre inntekter til viltfondet. Av hjort ble det skutt 6 stk.