Revisjon Versjonsnummer: Gyldig fra dato: Dokument type: Dokument nr: 3 10.01.2014 S-KA-0067 Utarbeidet av (dato/sign): Kontrollert av (dato/sign): Faglig ansvarlig (dato/sign): Godkjent av (dato/sign): Jens Solli Hallgeir Øya Jens Solli, Jens Solli, Versjons nr. Avsnitt Beskrivelse av endring 1 Nytt dokument 2 Nytt dokument nr. samt ending ifm. Organisasjonsendring 3 Hele dok. Desember 2013: Oppdatert basert på erfaringer etter «Verifikasjon CCM TQP Amin». Endret tittel fra «Revisjon/verifikasjon» til «Revisjon» Innhold 1 Innledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Gyldighetsområde... 2 1.3 Roller og ansvar... 2 2 Revisjoner... 2 2.1 Utarbeide og vedlikeholde revisjonsprogram... 3 2.2 Gjennomføre revisjoner... 3 2.2.1 Fastsette mandat inkl. revisjonsleder... 3 2.2.2 Etablere revisjonslag... 3 2.2.3 Forberede revisjon... 4 2.2.4 Sende revisjonsvarsel... 4 2.2.5 Gjennomføre åpningsmøte... 4 2.2.6 Gjennomføre revisjonsaktiviteter på stedet... 4 2.2.7 Avslutningsmøtet... 5 2.2.8 Utarbeide revisjonsrapport... 6 2.2.9 Motta og registrere revisjonsrapport... 6 2.3 Følge opp revisjoner... 6 2.3.1 Oversende revisjonsrapport til revidert part.... 6 2.3.2 Håndtere hendelser og avvik... 6 2.3.3 Lukke revisjonsrapport... 7 3 Fagansvar... 7 4 Tilleggsinformasjon... 7 4.1 Forkortelser... 7 4.2 Definisjoner... 7 4.3 Referanser... 8 5 Vedlegg... 8 5.1 Sjekkliste revisjonsvarsel... 8 5.2 Agenda for åpningsmøte... 8 5.3 Agenda for avslutningsmøte... 9
1 Innledning 1.1 Formål Denne prosedyren beskriver hvordan Gassnova vil gjennomføre revisjoner i henhold til arbeidsprosessene for revisjoner. Formålet med å gjennomføre revisjoner: Verifisere at styringssystemet fungerer og er hensiktsmessig Sikre kontinuerlig forbedring av styringssystemet og virksomhetens resultater Følge opp leverandører, kontraktører og partnere iht. påse-plikten Sikre at alt arbeid utføres i samsvar med krav Følge opp selskapets håndtering av risikostyring 1.2 Gyldighetsområde Alle revisjoner i Gassnova skal planlegges, utføres og følges opp i henhold til arbeidsprosessene for revisjoner og denne prosedyren. 1.3 Roller og ansvar Rolle Administrerende direktør Leder HMS og kvalitet Ansvarlig leder Revisjonsleder Revidert part Ansvar Godkjenne revisjonsprogram Ha oversikt over hvilke revisjoner som er foretatt. Påse at revisjoner følges opp i henhold til retningslinjene. Holde ledelsen orientert om resultater og tiltak. Gi innspill til revisjonsprogram. Fastsette revisjonens mandat. Motta, og videresende revisjonsrapport til rette ansvarlige. Lukke revisjonsrapporten. Planlegge, gjennomføre og rapportere revisjonen. Bidra med informasjon, innspill og avklaringer i revisjonen. Håndtere hendelser og avvik identifisert i revisjonen. 2 Revisjoner Hvordan revisjoner praktisk gjennomføres vil være avhengig av hva som skal revideres og formålet med revisjonen, men revisjonsprosessen vil være den samme. Av forskjellige typer revisjoner kan nevnes systemrevisjoner og tekniske revisjoner. Systemrevisjoner er basert på myndighetskrav og egne styringssystemer. Ytelsen til revidert part sammenlignes med dokumenterte krav for å dokumentere samsvar med regelverk. Tekniske revisjoner har til hensikt å verifisere at kompetanse, ferdigheter, utstyr, metoder, systemer og dokumentasjon er hensiktsmessig og tilstrekkelig i forhold til å produsere et ønsket (teknisk) resultat. En teknisk revisjon kan inkludere elementer av systemrevisjon. En revisjon kan også gjennomføres for å verifisere at produserte resultater, for eksempel teknologiske eller finansielle, er korrekte. Revisjon S-KA-0067 versjon 3, gyldig fra 10.01.2014 Side 2 av 9
2.1 Utarbeide og vedlikeholde revisjonsprogram Planlagte revisjoner i Gassnova dokumenteres i et revisjonsprogram, forretningsengasjementene skal utarbeide egne kapittel for revisjoner som skal gjennomføres som inkluderes i selskapets revisjonsprogram. Revisjonsprogrammet utarbeides årlig og oppdateres ved behov gjennom året. Revisjonsprogram skal godkjennes av administrerende direktør. Følgende dokumentasjon skal ligge til grunn for utarbeidelsen av revisjonsprogrammet: Referat ledelsens gjennomgang Avviksregister Risikoregister Revisjonsregister Innspill fra AMU Innspill fra engasjementene og prosjektene Revisjonsprogrammet skal inkludere interne og eksterne revisjoner både av eksisterende og potensielle eksterne parter. I tillegg kan linje- og prosjektledere løpende anmode HMS og kvalitetssjef om revisjoner ved behov. e revisjoner Alle interne revisjoner skal baseres på risikovurderinger, og skal adressere forretningsrisiko. e revisjoner skal sikre at Gassnovas forretningsrisiko er så liten som mulig, og at selskapet opererer i samsvar med alle eksterne og interne krav og regler. Eksterne revisjoner Gassnova skal sikre at alle underleverandører og kontraktører er kvalifiserte til å operere i henhold til myndighetskrav, og at de har akseptable systemer for risikostyring av egen virksomhet. Gassnova skal videre følge opp at underleverandører og kontraktører samt operatører faktisk opererer i henhold kravene. 2.2 Gjennomføre revisjoner 2.2.1 Fastsette mandat inkl. revisjonsleder Ansvarlig leder er ansvarlig for å utarbeide revisjonens mandat. Mandatet skal gi en relativt grov beskrivelse av revisjonens formål og rammer, samt hvilke kriterier den reviderte part skal sjekkes opp mot. Med utgangspunkt i den kompetanse som den definerte revisjonen krever, skal ansvarlig leder nominere revisjonsleder. Revisjonslederen skal ha kompetanse i revisjonsledelse, og skal være uavhengig av det området og den aktiviteten/systemet som skal revideres. 2.2.2 Etablere revisjonslag Revisjonsleder utpeker revisjonslaget. Dette bør bestå av fra to til fire personer som til sammen har tilstrekkelig kompetanse om det som skal revideres. Revisjonslaget vil ofte bestå av en eller flere revisorer som tekniske eksperter avhengig av hva som skal revideres. Revisjonsleder er ansvarlig for planlegging, gjennomføring og rapportering av revisjonen. I tillegg bør ett av medlemmene i revisjonslaget ha et spesielt ansvar for bistå revisjonsleder med å ta notater og Revisjon S-KA-0067 versjon 3, gyldig fra 10.01.2014 Side 3 av 9
følge opp at revisjonsplanen følges. Leder HMS & Kvalitet skal alltid være en del av revisjonslaget, men ikke nødvendigvis leder. 2.2.3 Forberede revisjon Revisjonsplanen utarbeides av revisjonsleder i samarbeid med ansvarlig leder basert på mandatet, og inneholder: formålet med revisjonen (fra mandatet) revisjonsomfanget (enhet/aktivitet/anlegg som skal revideres) revisjonskriterier (krav som det skal revideres mot) tidsplan for gjennomføringen navn på medlemmene i revisjonslaget hoveddokumenter som skal gjennomgås under revisjonen (for eksempel kontrakt, styringsdokumentasjon, framdriftsrapporter, avviksrapporter, hendelsesrapporter og lignende) planlagte intervjuer oppsett for revisjonslogg Revisjonsplanen godkjennes av ansvarlig leder. Planen for interne revisjoner skal på høring i ledergruppen før godkjenning av ansvarlig leder. 2.2.4 Sende revisjonsvarsel I god tid før åpningsmøtet skal revisjonsleder sende ut revisjonsvarsel til den reviderte part. Revidert part sender underlag basert på omforent dokumentliste senest 2 uker før revisjonsstart. Det bør spesifiseres i varselet at revisjonene starter med å intervjue ledere som er aktuelle hos revidert part i forhold til revisjonens tema. Ved interne revisjoner skal varslet sendes til leder for den eller de enheter som skal revideres. Ved eksterne revisjoner sendes varselet fra den som er kontraktsansvarlig overfor vedkommende leverandør eller tilbyder. Se sjekkliste for innhold i revisjonsvarsel i vedlegg, pkt. 5.1. 2.2.5 Gjennomføre åpningsmøte Åpningsmøtet holdes hos den reviderte, basert på en standard agenda (se vedlegg pkt. 5.2). Alle forhold på agendaen bør være avtalt mellom revisjonslaget og den reviderte i forkant av revisjonen, slik at åpningsmøtet i hovedsak blir en bekreftelse på at begge parter har felles forståelse av revisjonen, samt avtale om praktisk gjennomføring. Derved vil en normal tidsplan for åpningsmøtet kunne være begrenset til en time. Dersom det er behov for et eget formøte før det ordinære åpningsmøtet, bør dette avtales i god tid (senest to til tre uker) før selve revisjonen starter. Hensikten med formøtet er å informere om revisjonen og innhente dokumentasjon som revisjonslaget skal gjennomgå. 2.2.6 Gjennomføre revisjonsaktiviteter på stedet Revisjonsaktivitetene hos den reviderte part omfatter i hovedsak: Utarbeide sjekklister Gjennomgang av dokumentasjon Gjennomføre intervjuer Verifisere funn oppsummering i revisjonslaget Revisjon S-KA-0067 versjon 3, gyldig fra 10.01.2014 Side 4 av 9
Både dokumentgjennomgang og intervjuer gjennomføres normalt med støtte i sjekklister og/eller intervjuguider. Sjekklistene sammenfatter blant annet krav som det skal revideres mot og historisk erfaring, intervjuguider sikrer konsistens i spørsmål som stilles og sammenlignbare funn. I tillegg kan generelle standarder for kvalitetsstyring (NS-ISO 9001), miljøstyring (NS-ISO 14001) og risikostyring (NS-ISO 31000) benyttes. Dokumentasjon som innhentes fra den reviderte part gjennomgås deretter på grunnlag av sjekklistene. Typisk dokumentasjon vil være: styringsdokumenter (prinsipper, håndbøker, prosedyrer) organisasjonskart og funksjons-/stillingsbeskrivelser, planer budsjetter (hvis kostnadsoppfølging inngår i revisjonsomfanget) framdriftsrapporter avviksrapporter, endringsprotokoller, hendelsesrapporter etc. annen relevant prosjekt- og aktivitetsspesifikk dokumentasjon Under gjennomgangen oppdateres sjekklistene med referanser til dokumentasjonen, samt utfyllende spørsmål og forhold, som skal verifiseres under revisjonen. Intervjuer gjennomføres på bakgrunn av blant annet funn fra dokumentgjennomgangen. Revisjonslaget må avtale hvordan intervjuene skal gjennomføres og hva som skal være hovedtemaer. I tillegg til innhenting av informasjon gjennom dokumentgjennomgang og intervjuene, må revisjonslaget verifisere sentrale opplysninger ved å: Gjennomgå møtereferater, framdriftsrapporter, avviksrapporter, revisjonsrapporter, tilsynsrapporter fra myndigheter etc. Sjekke rapporter fra risikovurderinger, HMS-inspeksjoner etc. Sjekke at risikoregister finnes og at det er handlingsplaner for å forebygge risiko. Sjekke at kontroll og verifikasjon er blitt utført, bl.a. ved å sjekke signaturer på rapporter, tegninger o.l. Sjekke dokumentkontroll, inkl. registrering og arkivering. Sjekke lagerforhold, preservering og merking (hvis relevant) Sjekke installasjoner og byggeplasser for ryddighet, arbeidsmiljø, bruk av verneutstyr, kalibrering av instrumenter, etc. Foreta stikkprøver på at foreskrevne prosedyrer og instrukser foreligger på arbeidsplasser, at de er kjent og blir brukt. Etter at intervjuer og verifikasjoner er gjennomført, har revisjonslaget en intern oppsummering hvor de gjennomgår revisjonsbevis opp mot revisjonskriterier og sjekklister, og blir enige om: hva som skal fremlegges som hhv avvik og muligheter for forbedring (observasjoner) på avslutningsmøtet hva som skal fremlegges som positive forhold behov for ytterligere dokumentasjon revisjonskonklusjon 2.2.7 Avslutningsmøtet Avslutningsmøtet bør avholdes så snart som mulig etter at revisjonsaktivitetene er gjennomført. Formålet med avslutningsmøtet er å presentere revisjonsfunn og revisjonskonklusjoner på en slik måte at de blir forstått og i størst mulig grad akseptert av den reviderte part. Revisjon S-KA-0067 versjon 3, gyldig fra 10.01.2014 Side 5 av 9
For eksterne parter bør ledelsen for den reviderte part delta på avslutningsmøtet, i tillegg til f.eks. prosjektleder, kvalitetsleder og HMS-leder. Hele revisjonslaget bør delta, og om mulig også den som er oppdragsgiver for revisjonen (ansvarlig leder). Sjekkliste for innhold i avslutningsmøtet er vist i vedlegg pkt. 5.3. 2.2.8 Utarbeide revisjonsrapport Før revisjonsrapporten ferdigstilles, må revisjonslaget gjøre en ny vurdering basert på eventuelle kommentarer og informasjon under og etter avslutningsmøtet. Mal for rapport for revisjoner skal benyttes for å dokumentere revisjonen. Avvik skal alltid refereres til ett eller flere av revisjonskriteriene. Muligheter for forbedring (observasjoner) bør også ha referanse til kriteriene. Revisjonslaget skal ikke fremme forslag om korrigerende tiltak på avvik, da dette fullt og helt er den reviderte parts eget ansvar. Revisjonslaget bør også være forsiktige med å fremme anbefalinger om tiltak innen forbedringsområdene, men dette kan gjøres hvis oppdragsgiver og den reviderte part er enige om det. Revisjonsleder må holde ansvarlig leder orientert om resultatene fra revisjonen, og spesielt om funn som krever rask oppfølging. Revisjonsrapporten signeres av revisjonsleder. Det anbefales at også øvrige medlemmer i revisjonslaget signerer rapporten. 2.2.9 Motta og registrere revisjonsrapport Revisjonsleder overleverer ferdig revisjonsrapport til ansvarlig leder, som sørger for registrering og oppfølging. Fra nå av er det ansvarlig leder som eier revisjonsrapporten, og revisjonslaget er ferdige med sitt revisjonsoppdrag. 2.3 Følge opp revisjoner 2.3.1 Oversende revisjonsrapport til revidert part. Ansvarlig leder oversender revisjonsrapporten til revidert part. Sammen med rapporten sendes et følgebrev hvor blant annet tidsfrister fremgår. Den reviderte part skal kommentere avvikene og utarbeide en plan for gjennomføring av korrigerende og forebyggende tiltak. Den reviderte er ikke forpliktet til å respondere på forbedringsområdene i rapporten, selv om det er god praksis å gjøre dette. Ansvarlig leder kan om ønskelig trekke på revisjonsleder og andre fra revisjonslaget for å vurdere om svarene fra revidert part er tilfredsstillende for å løse avvik. 2.3.2 Håndtere hendelser og avvik Håndtering av avvik hos den reviderte part, hvis denne er intern, gjennomføres i henhold til arbeidsprosessen for å håndtere hendelser og avvik. Eksterne reviderte parter vil ha tilsvarende prosesser for håndtering av avvik fra revisjoner. HMS og kvalitetssjefen følger opp håndteringen av tiltak hos den reviderte part, og holder ansvarlig leder orientert. Ansvarlig leder må sammen med HMS og kvalitetssjef vurdere om det skal gjennomføres verifikasjon av at tiltak er iverksatt og at de effektive, eller om det er tilstrekkelig at den reviderte part selv foretar denne verifikasjonen. Revisjon S-KA-0067 versjon 3, gyldig fra 10.01.2014 Side 6 av 9
2.3.3 Lukke revisjonsrapport Ansvarlig leder lukker revisjonsrapporten når det er konstatert at alle avvik er tilfredsstillende lukket. 3 Fagansvar Leder HMS og kvalitet har det faglige ansvaret for arbeidsprosessen revisjon og gjennomgåelse med tilhørende prosedyre og veiledninger. 4 Tilleggsinformasjon 4.1 Forkortelser Forkortelse Forklaring 4.2 Definisjoner Uttrykk Revisjon Revisjonsprogram Forklaring Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad revisjonskriterier er oppfylt (ISO 9000:2006, 3.9.1). Samling av en eller flere revisjoner som er planlagt for en bestemt tidsperiode og rettes mot en spesiell hensikt (ISO 9000:2006, 3.9.2). Revisjonskriterier Samling av politikk, prosedyrer eller krav (ISO 9000:2006, 3.9.3). Merknad: Revisjonskriterier brukes som en referanse som funn sammenlignes med Revisjonsbevis Revisjonsfunn Registreringer, angivelse av faktiske forhold eller annen informasjon som er relevant for revisjonskriteriene, og som kan verifiseres (ISO 9000:2006, 3.9.4). Merknad: Revisjonsbevis kan være kvalitative eller kvantitative Resultater fra bedømmelsen av innsamlede revisjonsbevis mor revisjonskriterier (ISO 9000:2006, 3.9.5). Merknad: revisjonsfunn kan indikere enten overensstemmelse med eller avvik i forhold til revisjonskriterier, eller muligheter for forbedring Avvik Mangel på oppfyllelse av krav (ISO 9000:2006, 3.6.2) Muligheter for forbedring God praksis Revisjonskonklusjoner Revisjonslaget kan i sin revisjonsrapport peke på områder hvor det er muligheter for forbedringer (forbedringsområder) uten å komme med konkrete forbedringsforslag. Områder som fungerer bra og som kan være eksempel til etterlevelse på andre områder Resultat fra en revisjon som revisjonslaget har fremskaffet etter å ha tatt i betraktning målene for revisjonen og alle revisjonsfunnene (ISO 9000:2006, 3.9.6). Oppdragsgiver for revisjon Revidert part Organisasjon som blir revidert (ISO 9000:2006, 3.9.8) Revisor Organisasjon eller person som ber om en revisjon (ISO 9000:2006, 3.9.7) Merknad: Ansvarlig leder i prosesskart Person med beviste personlige egenskaper og kompetanse til å utføre en revisjon (ISO 9000:2006, 3.9.9) Revisjon S-KA-0067 versjon 3, gyldig fra 10.01.2014 Side 7 av 9
Uttrykk Revisjonslag Teknisk ekspert Verifikasjon 4.3 Referanser Referanse S-KA-0051 Link Link Forklaring En eller flere revisorer som utfører en revisjon, om nødvendig støttet av tekniske eksperter (ISO 9000:2006, 3.9.10) Merknad 1: Én revisor i revisjonslaget utpekes vanligvis som revisjonsleder. Merknad 2: Revisjonslaget kan omfatte revisorer under opplæring Person som bidrar med spesifikk kunnskap eller ekspertise til revisjonslaget (ISO 9000:2006, 3.9.11). Bekreftelse ved å fremskaffe objektive bevis på at spesifiserte krav er oppfylt (ISO 9000:2006, 3.8.4) Beskrivelse Avvik og forbedringer Avviksregister Revisjonsregister 5 Vedlegg 5.1 Sjekkliste revisjonsvarsel Ved interne revisjoner skal revisjonsleder sende varsel om revisjon til leder for den eller de enheter som skal revideres, med følgende innhold: henvisning til godkjent revisjonsprogram henvisning til godkjent revisjonsplan, som vedlegges varselet forslag om tidspunkt og sted for formøte (hvis nødvendig) forslag om tidspunkt og sted for åpningsmøte forslag om tider og steder for intervjuer og verifikasjoner tid og sted for avslutningsmøte informasjon om når det er forventet at revisjonsrapporten vil foreligge anmodning om oversendelse av dokumentasjon forut for selve revisjonsgjennomføringen Ved eksterne revisjoner sendes varselet fra den som er kontraktsansvarlig overfor vedkommende leverandør eller tilbyder. Varslet bør ha følgende innhold: henvisning til kontrakt (eventuelt anbudsinnbydelse ved revisjon forut for kontraktsinngåelse) henvisning til godkjent revisjonsplan, som vedlegges varselet forslag om tidspunkt og sted for formøte (hvis nødvendig) forslag om tidspunkt og sted for åpningsmøte forslag om tider og steder for intervjuer og verifikasjoner tid og sted for avslutningsmøte informasjon om når det er forventet at revisjonsrapporten vil foreligge anmodning om oversendelse av dokumentasjon forut for selve revisjonsgjennomføringen 5.2 Agenda for åpningsmøte Åpningsmøtet har normalt følgende agenda: introduksjon av deltagerne på revisjonslaget, samt deres roller under revisjonen introduksjon av deltagerne fra den reviderte presentasjon av revisjonsplan Revisjon S-KA-0067 versjon 3, gyldig fra 10.01.2014 Side 8 av 9
hvis den reviderte ønsker det, bør det gis rom for f.eks. 15-20 min. til en presentasjon av selskapet og den aktuelle aktiviteten bekreftelse av tidsplanen for intervjuer og verifikasjoner bekreftelse av tidspunkt for avsluttende møte praktiske arrangement som kontaktperson, adgangskort, møterom, lunsj, verneutstyr ved befaringer, etc. 5.3 Agenda for avslutningsmøte Avslutningsmøtet bør inkludere følgende punkter: Formålet med møtet. Be om tilbakespill dersom de reviderte mener at det foreligger misforståelser eller at revisjonslaget ikke har fått all relevant informasjon eller dokumentasjon. Kort repetisjon av revisjonens omfang og revisjonskriteriene Om gjennomføringen, har revisjonen gått etter planen? Gjennomgang av de enkelte revisjonsfunnene. Revisjonslagets vurdering av hva som utgjør avvik og hva som er forbedringsområder (observasjoner). Oppklarende runde, er det enighet eller uenighet om noen av revisjonsfunnene? Revisjonslaget trenger ikke endre på sine funn og vurderinger under møtet, men ta med seg kommentarer og tilleggsinformasjon til en fornyet vurdering. Gjennomgå hvordan revisjonsrapporten vil bli oversendt Bli enige om svarfrist med plan for korrigerende tiltak. Takke for møtet og samarbeidet under revisjonen Revisjon S-KA-0067 versjon 3, gyldig fra 10.01.2014 Side 9 av 9