RfD Side 1 av 6 VEDLEGG 3 TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET KONTRAKTSBESTEMMELSER Dato: 11.12.2015
RfD Side 2 av 6 1 KONTRAKTSBESTEMMELSER 1.1 Avtalens varighet Avtalen trer i kraft fra den dato avtaledokumentet er signert (ca. 28.4.16). Våren 2016 gjør nåværende revisor ferdig revisjon av årsregnskapet for 2015. Avtalen gjelder revisjon for regnskapsårene 2016 til og med 2019, dvs. 4 regnskapsår. Revisjon for 2019 inneholder revisjon av årsregnskapet for 2019, ferdig gjennomført våren 2020. Avtalen avsluttes 30.6.2020. Oppdragsgiver har en ensidig opsjon til å forlenge denne perioden med 1+1 år. Senest 3 mnd. før utløp av avtaleperiode skal revisor henvende seg til oppdragsgiver med spørsmål om de ønsker å forlenge avtalen. Dersom oppdragsgiver ønsker å forlenge avtaleperioden, skal de gi melding om dette senest 2 mnd. før utløpet av avtalen. Oppdrag som er timebetalt, og som er startet før utløp av avtaleperioden, skal sluttføres etter sin opprinnelige intensjon. 1.2 Oppsigelse av avtalen Leverandørens oppsigelse av avtalen Avtalen inngås for 4 år, og kan ikke sies opp av leverandøren i avtaleperioden. Oppdragsgivers oppsigelse av avtalen Oppdragsgiver kan si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders skriftlig varsel dersom tilbudt personell reduseres/endres, og dette medfører en betydelig forringelse av den tilbudte kompetansen. Før slik oppsigelse skal det vurderes å gjennomføre forhandlinger med sikte på mulig godkjenning av nye saksbehandlere. 1.3 Dokumenter og prioritet Følgende dokumenter vil bli gjort gjeldende som en del av avtalen: 1) Avtaledokumentet. 2) Tilleggsopplysninger og endringer til konkurransegrunnlaget. 3) Konkurransegrunnlaget med vedlegg. 4) Leverandørens tilbud. Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i ovennevnte rekkefølge. Yngre bestemmelser gjelder foran eldre, spesielle bestemmelser gjelder foran generelle. Spesielle bestemmelser gjelder foran generelle.
RfD Side 3 av 6 1.4 Omfang Revisor plikter å utføre revisjonstjenesten og andre tilknyttede tjenester for oppdragsgiver i samsvar med kravene fastsatt i kravspesifikasjon (vedlegg 1). Revisor har plikt til å yte de tjenester oppdragsgiver måtte bestille under denne avtalen. Oppdragsgiver har ikke kjøpsplikt etter avtalen, utover det som inngår i fastprisoppdraget, etter kravspesifikasjon. 1.5 Pris og betalingsvilkår. Generelt Prisene er faste og kalkulert i norske kroner. Prisene kan reguleres hvert år i februar måned tilsvarende endringen i Konsumprisindeksen fra avtaledato fram til reguleringsdato 01.01.2017 på basis av indeksen. Første regulering skal finne sted 1. februar 2017. Oppdragsgiver har rett til å kreve revisjon av avtalen dersom avtalens vilkår i avtaleperioden kommer i utakt med tilsvarende vilkår for konkurrerende tjenester i markedet. Oppdragsgiver betaler ikke for tjenester utover det bestillingen omfatter uten at tjenesten og prisen er skriftlig godkjent av oppdragsgivers relevante selskapsorganer. Fast pris Se rubrikk i prisskjema der det skal gis en fast årlig pris. Den faste prisen dekker oppdraget slik det er beskrevet i Kravspesifikasjon (vedlegg 1). Prisendringer Prisene kan endres i den utstrekning reglene for offentlige avgifter endres med virkning for leverandørens priser eller kostnader. Reisegodtgjørelse Reisetid og reisekostnader er inkludert i den faste prisen og i timepriser. Timepris Se rubrikk i prisskjema der det skal gis timepris. Timeprisen dekker oppdraget slik det er beskrevet i kravspesifikasjon. Timepris skal referere til netto arbeidstid, eksklusiv lunsj. Betalingsvilkår. Fakturering for fastprisdelen av oppdraget skal skje etterskuddsvis hver 3. måneder, med like deler, første gang 30.9.2016. Fakturering for arbeid som utføres på timebasis skal skje når det bestilte oppdraget er utført. Betaling skal skje etterskuddsvis innen 30 dager etter at tjenesten er utført og korrekt faktura er mottatt. Fakturering Faktura skal tydelig merkes med: Revisjonstjenester for RfD.
RfD Side 4 av 6 Leverandøren skal sende faktura pr. post til følgende fakturaadresse: Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Postboks 154 Bragernes 3001 Drammen 1.6 Oppdragsgivers plikter Oppdragsgiver plikter å holde kontorplass med nødvendige tjenester og utstyr for inntil 2 av revisors tilsatte som har oppdrag hos oppdragsgiver i samsvar med kravspesifikasjon. Oppdragsgiver skal forøvrig oppfylle de plikter som følger av vedleggene til denne avtalen. 1.7 Utføring av tjenesten Tjenesten skal utføres i samsvar med god revisjonsskikk og gjeldende bransjestandarder for offentlig tjenesteyting underlagt selvkostregler. Leverandør skal være Registrert Revisor, autorisert i minimum 5 år, jf. konkurransegrunnlagets kvalifikasjonskrav. 1.8 Bruk av underleverandør Oppdraget skal utføres av leverandøren og dennes ansatte. Det er ikke anledning for leverandøren å støtte seg på andre foretaks kapasitet når det gjelder selve utførelse av arbeidet (revisjon) for RfD. Underleverandører på dette felt vil ikke være akseptert. 1.9 Særskilt erstatningsplikt Utover vanlig profesjonsansvar svarer revisor også fullt ut for alle former for tap som oppdragsgiver måtte bli påført grunnet overskridelse av frister for utførelse av tjenesten, med mindre overskridelsen skyldes forhold hos oppdragsgiver. Der revisor ser, eller burde ha sett, at forhold ved oppdragsgiver truer pliktoppfyllelsen, har revisor plikt til å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette uten ugrunnet opphold. 1.10 Partenes plikter Partenes representanter under avtaleoppfølgingen Hver av partene skal oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av parten i saker som angår avtalen. Hver av partene kan med 14 dagers skriftlig varsel oppnevne en ny representant. Meldinger Skriftlige meldinger i henhold til avtalen eller bilagene skal være adressert til partenes oppnevnte representant for å ha bindende virkning.
RfD Side 5 av 6 E-post aksepteres som skriftlig melding, fra det tidspunkt hvor mottaker bekrefter at meldingen er mottatt (herunder automatisk kvittering for mottatt epost). Tilsvarende gjelder der hvor avtalen ellers stiller krav om skriftlighet. Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon Partene skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for avtalen uansett form, herunder e- post og annet elektronisk lagret materiale. Leverandøren har ansvaret for sakens materiale forblir intakt mens det befinner seg i kontorets besittelse. Partenes samarbeid Samarbeid ved avtalegjennomføringen Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til at avtalen oppfylles. Henvendelser fra den annen part skal besvares så raskt som mulig. Partene skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold de forstår kan få betydning for avtalens gjennomføring. Samarbeid under utføringen av oppdraget Utførelsen av oppdraget skal skje i et nært og aktivt samarbeide mellom leverandøren. Partsrepresentanten skal holdes løpende orientert om oppdragets utførelse. Spørsmål av betydning for oppdragets gjennomføring skal forelegges partsrepresentanten så tidlig som mulig. 1.11 Andre forhold Leverandørens lønns- og arbeidsvilkår I henhold til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren skal sørge for at saksbehandlere i eget firma og saksbehandlere hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for tilsvarende tjenester innen regionen. Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle leverandørens forpliktelser etter avtalen. Leverandøren skal på forespørsel fremlegge dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også eventuelle underleverandører. Dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsforhold, har oppdragsgiver rett til å avkorte betalingen med et beløp på opptil 20 % av oppdragets totalverdi. Taushetsplikt/kryptering av elektronisk kommunikasjon Leverandørens ansatte er underlagt taushetsplikt etter lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) 13 til 13f. Leverandørens personell er også forpliktet til å rette seg etter de sikkerhetsreglene som til enhver tid gjelder for oppdragsgivers personell. Personer hos leverandøren som avslutter sin tilknytning til denne, skal pålegges å bevare taushetsplikt også etter fratredelsen. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør.
RfD Side 6 av 6 Overdragelse av rettigheter og plikter Oppdragsgiver har rett til helt eller delvis å overdra rettigheter og plikter i forbindelse med organisasjonsendringer. Leverandøren kan ikke uten skriftlig samtykke overdra rettigheter og plikter etter avtalen. Samtykke skal gis hvor overdragelsen skyldes fisjon/fusjon eller overdragelse til et annet selskap i samme konsern så langt det ikke strider mot anskaffelsesregelverket. Oppdragsgiver kan likevel nekte slik overdragelse ved rett til oppsigelse av avtalen. Leverandørens rett til vederlag etter avtalen kan fritt overdras. 1.12 Leverandørens mislighold Ved mangler av vesentlig betydning for oppdragsgiver - hvor avhjelp ikke kan skje uten at oppdragsgiver påføres vesentlig kostnad eller ulempe - kan oppdragsgiver heve oppdraget. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan oppdragsgiver heve avtalen helt eller delvis. 1.13 Oppdragsgivers mislighold Ved betalingsmislighold har leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, jf. lov om renter ved forsinket betaling (forsinkelsesrenteloven) 3 første ledd. Dette gjelder ikke der forsinkelsen skyldes feil eller mangler fra Leverandørens side. Betalingsmislighold gir ikke leverandøren rett til å suspendere avtalte ytelser. I tilfeller hvor forfalt vederlag, med tillegg av forsinkelsesrenter, ikke er betalt innen 45 kalenderdager fra forfall, kan L\leverandøren sende skriftlig varsel om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis oppdragsgiver betaler forfalt vederlag mot tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp. 1.14 Tvisteløsning Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, skal partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Vernetinget er Drammen tingrett. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til reglene i lov om voldgift 14. mai 2004 nr. 25 (voldgiftsloven).