Møte mandag 29. august kl. 16.30 i Ås rådhus, Lille sal. Valgstyrets gjennomgang med stemmestyrene av valggjennomføringen Deltakere: Valgstyrets medlemmer Stemmestyrenes ledere og nestledere Fra administrasjonen møter Andreas Brodahl, Vidar Sørensen, Vibeke Berggård Møtet er åpent også for medlemmer/vara og andre interesserte. Perm deles ut til stemmestyrelederne: Permen inneholder sentrale opplysninger til stemmestyret med bl.a. skjemaer til bruk i valglokalet, oversikter og ajourført lovverk (valglov, forskrift, håndbok), tidligere utsendte brev til stemmestyrene m.m.
Utkjøring av materiell: Fredag følgende kjøres ut av Vidar Sørensen: Flagg til alle valglokaler. To til Åsgård. Stemmeavlukker, spotlights. Valgurner. Stemmesedler til kommunestyrevalget (8 lister + blanke) Stemmesedler til fylkestingsvalget (13 lister + blanke) Særskilte omslag (F 31) og brune stemmeseddelkonvolutter til å legge inn i omslaget. Samlekonvolutter til særskilte omslag store m. Ås kommunelogo. Stemmeperm tilrettelagt for blinde og svaksynte. Rekvisitaeske, plakater etc.
Henting av materiell Ingen henting lørdag. Søndag hentes av stemmestyreledere kl. 12.00 på ordførers kontor: Avkryssingsmanntall m. ekstra omslag for evt. oppsplitting. Alfabetisk manntall over hele kommunen for å finne fremmede stemmer. Original protokoll for stemmestyret (2 til Åsgård) Stempler. Forseglingsmateriell: Blå gjennomdragsplomber til urner. Sikkerhetsetikett til samlekonvolutter med særskilte omslag. Klips til toppen av nye urner og evt. kasser (brukes sammen med hyssing). NB! Alle stemmestyrer må snarest mulig kontrollere mottatt materiell særlig stemmesedler. Gi beskjed om noe mangler.
Tilgang til lokaler, alarm og rigging Stemmestyrets leder er ansvarlig for i god tid å skaffe nøkler og opplysning om alarm hos den som er ansvarlig for utleie, se oversikt over stemmesteder. Leder innkaller medlemmer/vara til rigging av lokaler og montering av avlukker. Leder avtaler med medlemmer/vara når de skal delta.
Levering av materiell, rydding Søndag kveld: Forseglede urner + samlekonvolutt m. særskilte omslag og evt. ustemplede sedler i rødt omslag, leveres på Servicetorget v/andreas Brodahl/Erik Martinsen Mandag kveld: Urner, møtebok og materiell i hht eget skjema leveres Gamle Åsgård skole, 3. etg. Alt kontrolleres og kvitteres for av Vibeke Berggård. Stemmestyret demonterer stemmeavlukker og rydder. Noter om antall sedler store/små partier var passe. Tirsdag: Vidar Sørensen henter stemmeavlukker og ubrukte stemmesedler. Lokalene vaskes av renholderne.
Fordeling av stemmeavlukker og urner Valgkrets Stemmeavlukker Kommunestyre Urner Fylkesting 01 BRØNNERUD 4 ordinære 1 for rullestol 4 2 (nytt design) 02 ÅSGÅRD 7 ordinære 1 for rullestol 6 (2 til krets 00) 2 gamle urner 2 (nytt design) 03 RUSTAD OG HOLSTAD 05 KROER 6 ordinære 1 for rullestol 10 2 (nytt design) 3 ordinære 1 for rullestol 4 2 (nytt design) 06 NORDBY Ingen 6 2 (nytt design) 07 SOLBERG 4 ordinære 1 for rullestol 4 2 (nytt design)
Alle stemmeavlukker skal ha oversikt over samtlige lister GODKJENTE VALGLISTER TIL FYLKESTINGSVALGET I AKERSHUS 2011 Demokratene i Norge Det norske Arbeiderparti Fremskrittspartiet Høyre Kristelig Folkeparti Kristent Samlingsparti Kystpartiet Miljøpartiet De Grønne Pensjonistpartiet Rødt Senterpartiet Sosialistisk Venstreparti Venstre GODKJENTE VALGLISTER TIL KOMMUNESTYREVALGET I ÅS 2011 Det norske Arbeiderparti Fremskrittspartiet Høyre Kristelig Folkeparti Miljøpartiet De Grønne Senterpartiet Sosialistisk Venstreparti Venstre
Nøytrale og funksjonelle lokaler Partipolitisk nøytralt. Ingen jakkemerker med partinavn/logo, ingen meningsmålinger el. Universelt utformet for alle velgere inkl. velgere med redusert bevegelighet, syn og hørsel, allergi, eller nedsatt evne til å oppfatte informasjon. Se håndbok pkt. 12.3 og 12.9.8. Dette innebærer bl.a: stemmeavlukker for rullestolbrukere godt lys, vi har lysspotter til alle avlukker forstørrelsesark, et til hver krets stemmepermer for blinde/svaksynte ingen røyking ved inn/utgangspartier, dyr tillates ikke i lokalet, stemmestyret bruker ikke parfyme ol veiledning i lokalet. Alle har rett til å få stemme
To valg Kommunestyrevalget har hvite stemmesedler Fylkestingsvalget har blå Bruk en urne for hvert av valgene. Merk dem tydelig med hvilket valg det gjelder Det er frivillig om velgerne vil stemme på ett eller begge valg, ikke spør velgerne Samme prosedyre begge valg Kirkevalget holdes utenom. De har egne lokaler i nærheten.
Rekkefølge i valglokalet Velgerne skal vise ID-kort hvis de er ukjent for stemmestyret. Valgkort er ikke nødvendig. Velgerne ledes slik at: 1. De får veiledning av stemmestyremedlem før de 2. går til stemmeavlukket der de usett velger seddel, evt. endrer, og bretter den riktig vei. 3. Deretter går de til avkryssingsbordet, legitimerer seg og blir avkrysset i manntallet (bruk linjal og rød penn søndag, grønn penn mandag ). 4. Stemmestyret stempler seddelen. Tydelig stempling i hvitt felt! 5. Velger legger selv seddelen i urnen 6. og går ut av valglokalet en annen vei. Feilretting Velgere som bretter feil skal vises tilbake til avlukket og brette den riktig. Dette er for å hindre uønsket press fra uvedkommende. Dersom velgeren legger seddel i urnen ustemplet, må urnen ikke åpnes. Feilen rettes ved at velgeren får ny stemmeseddel stemplet og legger denne i urnen. Forklar dette i protokollen.
Stemmegivning i valglokalet Hovedregel: Stemmegivning skal skje i enerom og usett. Unntak: Assistert stemmegivning VA 9-5(5): Velger kan be om hjelp fra stemmestyremedlem. Taushetsplikt. Velger med alvorlig psykisk eller fysisk funksjonshemming kan selv i tillegg peke ut ekstra hjelp fra en som er i lokalet. (Språkproblemer kommer ikke inn under dette). Gjør oppmerksom på taushetsplikt. Ikke noe ved velgeren (f.eks. rus) fører til avvisning eller til at stemmen legges i særskilt omslag. Bare to årsaker kan føre til avvising av velger: brudd på ordensreglene i VA 9-4. velger er ukjent for stemmemottaker og kan ikke legitimere seg, VA 9-5(2) Minstekrav er navn, f.dato og bilde. Valgkort er ikke ID.
Stemmegivning i valglokalet forts. Særskilt omslag F 31(hvit konvolutt m skjema) brukes til stemmer fra velgere som ikke er manntallsført i kretsen (fremmede), jf. protokoll pkt. B1.1a, allerede er krysset av i manntallet eller ikke er manntallsført i kommunen, jf. protokoll pkt. B1.1b, har hemmelig adresse. De står ikke i manntallet. Særskilt omslag påføres de opplysninger velgeren oppgir (f.eks. fullt fødselsnr.). Vedkommende må vise ID. Etter stempling legger velgeren selv stemmesedlene inn i en stemmeseddelkonvolutt. Stemmestyret legger denne i særskilt omslag, limer igjen og skriver velgers navn, adresse, fødselsdato utenpå, samt årsak. Skriv tydelig. Særskilte omslag legges ikke i urnen, men i samlekonvolutt som leveres separat.
Bilde av særskilt omslag: Konvolutt med grønt trykk SÆRSKILT OMSLAG jf. valgforskriften 31 Innlagt stemmeseddelkonvolutt med stemme fra: Velgers navn Fødselsdato Adresse Avgitt til stemmestyret i: Krets nr. Kretsnavn Fyll ut: Skrives i stemmestyrets protokoll pkt. B1.1: Fremmedstemme Velgeren var manntallsført i krets nr.: kretsnavn: a. Velgeren har avgitt godkjent forhåndsstemme (er forhåndsavkrysset) b. Velgeren er ikke funnet i manntallet b. LIM IGJEN KONVOLUTTEN!
Stemmegivning utenfor valglokale Stemmegivning umiddelbart utenfor valglokalet hvis velgeren ikke er i stand til å bevege seg inn i valglokalet. Følg retningslinjene på eget skjema og fyll det ut.
Endring på stemmeseddel Hvilke endringer som er tillatt står trykt på hver stemmeseddel. Forskjellige regler på kommunestyrevalg (både personstemmer og slengere) og fylkestingsvalg (bare personstemmer). Stemmen forkastes ikke selv om det gjøres feil, men regnes som urettet. Kun sort eller blå markering blir registrert på grunn av optisk lesing. Stemmestyret må påse at det alltid er penner i alle avlukker.
Stemmeseddelen brettes av velger slik at nøytral side vender ut og stemples av stemmestyret Det er svært viktig at dere stempler innenfor det hvite feltet. Hvis stempelet er bare litt utenfor feltet, stopper skanneren for bekreftelse altså store forsinkelser i oppgjøret.
Avkryssingsmanntall Rødt kryss søndag Grønt kryss mandag Bruk linjal for nøyaktighetens skyld.
Manntallsendringer etter 10. juli er markert slik: Manntallsendringer etter 10. juli er markert slik: Avganger er markert DD i margen og personen har fått rastrering over hele linjen. Endringer er markert EE i margen og personen har fått rastrering over hele linjen. Personen vil komme på egen tilgangsliste sist i kretsen. Tilganger er markert med T der personen egentlig skulle plasseres. Personen vil komme på egen tilgangsliste sist i kretsen. Personer er sortert alfabetisk etter slektsnavnet og ikke bruksnavn m. navneprefiks (von, der, de, da, del, la, le osv) (Arne von der Zalm er altså sortert under Z) Unntak finnes. De som har forhåndsstemt er tydelig markert. (grønn markering i eksempelet gjelder ikke Ås) Hvis velger har med valgkort kan man der finne opplysning om side og linjenr. i avkryssingsmanntallet.
Stemmestyrets ansvar for protokollføring Se utdelt eksemplar med veiledning.
Stemmestyrets ansvar for protokoll og stemmegivninger Stemmestyrets møtebok s. 1 og nederst s. 3 føres nøyaktig. Les veiledningen. (Protokollens pkt. B3 om foreløpig opptelling er uaktuell fordi vi teller sentralt). Åpning av urner i løpet av valgtinget for telling av stemmegivninger må skje trygt, minst to fra forskjellige partier. Stemmene brettes ut og legges samme vei, blanke sedler legges øverst. Ikke fordel på partilister. Hvis dere finner en ustemplet seddel tas den ut og legges i et rødt omslag som tvilsom stemme. Årsak må forklares i møteboken.
Stemmestyrets ansvar for protokoll og stemmegivninger forts. Deretter telles antall søndag og påføres i møtebok pkt. B2.1 søndag. Det samme gjøres mandag og føres i møteboken, pkt B2.1 mandag. Særskilte omslag legges i samlekonvolutter med utfylt skjema utenpå. Møtebok pkt. B1.1 føres. Samlekonvoluttene leveres søndag kveld separat og mandag kveld separat, dvs. ikke i urnen.
Ansvar Urner skal holdes forseglet til enhver tid. Bryt seglet for å telle antall i urnen. Ny forsegling etterpå. Sikring og oppbevaring av valgmateriell, se valghåndbok kap. 13: Stemmestyreleder har ansvar for forseglingsmateriell, stempler og avkryssingsmanntall. Stemmestyrene må skrive nr. på urnene m/tusj, forsegle og notere seg forseglingsnr. før transport. Urner kan erstattes av forseglede kasser. Samlekonvolutt m. særskilte omslag forsegles og leveres separat. Forseglede urner og særskilte omslag kjøres av to stemmestyremedlemmer (ikke leder).
Praktiske opplysninger Stemmestyrelederne har ansvar for heising av flagg ved valgtingets åpning og firing kl. 20.00. Åsgård flagger to steder, dvs. også ved rådhuset. Stemmestyret må påse at valgavlukker alltid er forsynt med alle stemmesedler og penner. Leder fører møtebok. Stemmestyrets medlemmer/innkalte vara underskriver. Leder fyller ut statistikkskjemaer og rapporterer til ordfører på SMS på de klokkeslett som fremgår av skjema.
Praktiske opplysninger forts. Levering og kontroll av urner, møtebøker etc. Se eget skjema. Ingen kan gå hjem før mottaket er godkjent. Når materiell er levert og godkjent mandag er det bespisning i pauserommet på Gamle Åsgård skole. Stemmestyrene deltar i tilrettelegging for skanning. Orientering gis før oppstart. Valgstyret samles i 3. etg. for kontroll av stemmer i særskilte omslag og sent innkomne forhåndsstemmer mot kryss i kretsmanntallene. Fremmede stemmer telles i en separat, teknisk krets. De telles bare i endelig opptelling.
Praktiske opplysninger forts. Det må være ro i skannerlokalet slik at valgmedarbeiderne konsentrere seg. Opptellingsresultater vil bli overført umiddelbart i pauserommet. Vi gir beskjed når dere kan gå hjem. Godt valg!