Formelle regler: Under Konferansen: NTL UNG-konferansen 2016 er NTL Ungs øverste organ og tar stilling til forslag som er kommet i forkant og under konferansen. Sakene som skal behandles på konferansen er sentrale styringsdokumenter som handlingsplan, politisk plattform og ulike organisatoriske saker. Ordliste Forslag Før konferansen: Alle forslag som er innsendt til NTL Ung før forslagfristens utløp, er tatt inn i saksdokumentene. Konferansen behandler disse forslagene med utgangspunkt i styrets innstilling. Forslag sendes til ung@ntl.no før 2. mars Under konferansen: - Alle med forslagsrett på konferansen kan fremme forslag til alle saker som er oppført på den vedtatte saklista. Det kan fremmes forslag til endringer/tillegg som har direkte tilknytning til landsstyrets innstillinger og innsendte forslag. Innsendte forslag som ikke er ivaretatt i innstillinger til konferansent kan foreslås opprettholdt. - Forslag skal fremmes skriftlig og digital på ung@ntl.no - Forslag skal leveres før strek er satt for den aktuelle saken. Etter at strek er satt, kan det ikke fremmes eller trekkes forslag. - Forslag på kandidater til tillitsverv fremmes til valgkomiteen innen tidsfristen. Behandling En konferansesak behandles vanligvis i tre trinn: 1. Innledning En i styret holder en innledning om bakgrunnen for saken. 2. Debatt De som vil si sin mening om saken tegner seg, og får tale etter tur. Forretningsordenen fastsetter begrensninger på taletid og antall innlegg fra hver representant. 3. Avstemning På bakgrunn av innledningen og debatten skal hver representant gjøre seg opp en mening og avgi stemme. Et konferansenvedtak er en svært viktig beslutning for NTLs virksomhet. Redaksjonskomité For å få gode og helhetlige vedtak er en så stor forsamling som et konferansen er avhengig av at noen syr sammen alle forslagene som kommer opp under konferansen. Styret vil i mars komme med forslag til representanter som skal sitte i de redaksjonskomiteene som skal være i arbeid under konferansen.
I forkant av konferansen har styret fylt denne rollen ved å lage innstillinger til de forslagene som er kommet inn. Frister Frister for å levere forslag og tegne seg på talelista i den enkelte sak vil bli gitt av dirigenten. I de mest omfattende debattene kan disse fristene utløpe allerede før debatten starter. Det er derfor lurt å utforme forslagene dine så tidlig som mulig. Avstemninger Avstemninger foregår normalt ved håndsopprekning og bruk av stemmekortet. Hver representant har én stemme. Dersom håndsopprekning ikke gir et entydig utfall skal det avholdes skriftlig avstemning. Likeledes kan 25 representanter fra minst 5 foreninger/landsforeninger kreve skriftlig avstemning i den enkelte votering. I slike tilfeller vil avstemningen foregå skriftlig Ved stemmelikhet skal dirigenten foreta ny avstemning. Dersom en ny avstemning fortsatt viser stemmelikhet er forslaget forkastet. Valg til tillitsverv kan foregå ved skriftlig avstemning, dersom det er flere kandidater. Dersom 5 representanter krever det, skal valget foregå ved skriftlig avstemning. For øvrig vises til avstemningsreglene på vedtektsheftets 2. omslagside og vedtektenes 11 punkt 17. Din rolle som delegat? Skal du som representant klare å påvirke konferansen til å fatte de vedtakene du ønsker er det viktig å forstå hvordan debatten og beslutningsprosessen fungerer. I den endelige innkallingen vil du finne styrets forslag til forretningsorden og sakliste. Dette er en innstilling som skal godkjennes av konferansen. Her står de formelle reglene for saksbehandlingen. Like viktig er kanskje endel av de uformelle rutinene for saksbehandlingen som konferansen følger. På de underliggende punktene her finner du informasjon om hva du bør være oppmerksom på for å kunne ta en aktiv rolle i konferansent. Be om ordet Å be om ordet gjøres ved å vise stemmetegn. Du kan be om ordet enten til en sak eller til forretningsorden. Tildelt taletid i saksinnlegg vil være maks 5 minutter og minimum 3 minutter, jf. forslag til forretningsorden. Om mange ber om ordet kan dirigentene foreslå at taletiden reduseres. Derfor bør du være forberedt på å kunne si det du vil si på kortere tid enn det du opprinnelig hadde planlagt. Ber du om ordet til forretningsorden skal dette kun være for raske avklaringer, eller å påpeke feil i møteledelsen.
Votering Ifølge den foreslåtte forretningsorden vil alle forhåndsinnsendte forslag bli votert over med utgangspunkt i styrets innstilling til forslagene. Det betyr at alle forslag skal opp til votering, og konferansen er suverent til å forkaste landsstyrets innstilling. Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at avstemningene ofte i praksis skjer utfra prinsippet om at den som tier samtykker. Er du uenig i styrets innstilling til et forslag må du aktivt søke å moblisere konferansent til et annet vedtak. Det er mange forslag som skal stemmes over, og avstemningene skjer relativt raskt. De fleste voteringer vil skje med håndsopprekning. De som stemmer mot styrets innstilling må da vise stemmetegn ved å løfte opp stemmekortet sitt. Følger man ikke med, ender man med å stemme for styrets innstilling. Det betyr at det er viktig å være oppmerksom på de forslagene man er uenige i. Sørg for å være klar over når disse forslagene kommer opp til votering. Når noen ber om det kan voteringer holdes ved hemmelig avstemning skriftlig. I praksis skjer dette som regel skje ved personvalg og der det er flere kandidater eller der det er hensiktsmessig for å kunne fintelle stemmene. I flere saker vil dirigentene trolig foreslå votering over flere forslag samlet. Det kan derfor være fornuftig å be om separat votering over de forslag hvor du er uenig i styrets innstilling. Fremme nye forslag Nye forslag som fremmes i møtet må ha sammenheng med saken som behandles. Det kan ikke fremmes forslag om helt nye saker. Du trenger ikke be om ordet for å fremme et forslag. Alle forslag må fremmes skriftlig. Husk at forslag skal leveres før strek blir satt. Valg En valgkomite har i forkant av konferansent sondert terrenget for aktuelle kandidater til de sentrale tillitsvervene som er på valg under konferansen. Komiteen lager en innstilling til valgene. På talerstolen Alle som skal holde et innlegg på konferansen må gjøre det fra talerstolen som er framme på podiet. Alle saker som konferansen behandler er grundig forberedt av styret og har fått en innstilling. En innstilling er det samme som et forslag til vedtak. For hver sak holder en representant for styret innledning til saken for konferansent. Deretter starter debatten. I debatten har du som representant mulighet til å komme med synspunkter og argumentere for eventuelle forslag du har fremmet, eller støtte forslag som er fremmet i
saken. De som har bedt om ordet får tale i den rekkefølgen som dirigenten opplyser om i forhold til talelisten. Den som har innledet til debatten pleier å oppsummere og avslutte debatten. Ledere for redaksjonskomiteen presenterer redaksjonskomiteens innstilling. Strek kan settes i debatten når som helst under en debatt. Når dirigenten foreslår å sette strek refereres talelisten og de innkomne forslagene. Når strek er vedtatt får ingen tegne seg på talerlisten eller legge fram eller trekke forslag til denne saken. Forberedelser gjør deg sikrere når du vil legge fram ditt standpunkt for konferansent fra talerstolen. Her nedenfor finner du instruksjoner og tips om hvordan du kan forberede og gjennomføre talen. Forbered innlegget Når du leser igjennom forslagene og andre dokumenter i forkant av konferansen tenker du kanskje at du vil framføre dine synspunkter i en sak. Tenk over hva du mener om forslaget og skriv ned hva du vil si. Det kan også hende at du bestemmer deg for å kommentere noe du hører under debatten. Skriv ned noen korte punkter som utgangspunkt. Det er alltid bra å ha noen små notater hvor det viktigste du vil si står. Be om ordet Alle taler/innlegg på konferansent skal holdes fra talerstolen. Når du som representant skal ta ordet skiller vi mellom å ta ordet til sak, eller til forretningsorden. I kjøreplanen er det satt av en bestemt behandlingstid for hver enkelt hoved- og undersak. Dirigenten vil opplyse om frist for å tegne seg på talelista i den enkelte sak. Du tegner deg på talelista ved å vise stemmetegn. Maksimal taletid fremgår av forretningsorden. På grunnlag av kjøreplan fordeler dirigenten taletiden likt på de inntegnede talere. Taletiden vil kunne variere fra sak til sak. I større saker er erfaringene at det kan bli kort taletid for hver representant. Det kan være lurt å forberede seg på at du ikke får mer enn tre minutters talertid. Dirigenten kan fremme forslag om endret behandlingsmåte. Om du vil ta ordet til behandlingsmåten av saken (forretningsorden) gis ingen ordet mer enn en gang og høyst ett minutt til hver sak Å holde innlegget Når det begynner å nærme seg din tur til å få ordet vil dirigenten be deg om å gjøre deg klar. Når du tiden er kommet til at du er neste taler må du samle sammen det du trenger på talestolen, og vente bak talerstolen. Derfra er det bare noen få skritt å gå til talerstolen når det er din tur. Når du står ved talerstolen: Begynn gjerne med en hilsningsfrase: "Dirigent", "Kamerater", "Landsmøte" Forklar hvilken
sak du skal ta opp: "Jeg skal kommentere forslag nr...., som dreier seg om..." Deretter kan du framføre ditt standpunkt. Det er viktig å starte med det viktigste først, særlig om taletiden er begrenset. Forklar hva som er ditt hovedargument, ditt syn på saken eller forslaget. Gi eksempler som tydeliggjør din hovedtanke, og følg opp med dine sterkeste argumenter. Til slutt, sammenfatt veldig kort det du har sagt, avslutt alltid med å referere til det forslag du har levert eller kommentert. Møteregler Konferansen har en del regler og "formalia" som gjør at det fungerer på en ordentlig måte. Disse omfatter blant annet: - Godkjenning av fullmakter - Forretningsorden (Møteregler) - Kjøreplan (møtets arbeidstider) - Permisjon Møteledelse Under kostitueringen velger konferansen et sett med dirigenter og sekretærer. Dirigentene leder møtet, det vil si at de forvalter talelisten og gir ordet til den som skal snakke, de annonserer avstemninger og referer resultatene av dem. Husk at dirigentene bare er dødelige mennesker som kan gjøre feil. Skjer det noe du mener er helt feil så ta ordet til forretningsorden og få klarhet i hva som har skjedd. Sekretærene dokumenterer hva som skjer i møtet og skriver protokollen. Fullmakter Etter at dere har valgt delegater til konferansen oppretter din forening eller landsforening en valgprotokoll og skriver ut en fullmakt både til alle ordinære representanter og vararepresentanter. Protokoll og fullmakter sendes til forbundet, som kontrollerer at representantene - er medlem i NTL og har vært medlem lenge nok - er rett person i henhold til valgprotokollen Komittéen lager en rapport som landsmøtet skal godkjenne. Dette kommer opp som et punkt i innledningen av landsmøtet. Forretningsordenen For at landsmøtet skal fungere i ordnede former, vedtar landsmøtet regler for gjennomføring av landsmøtet. Forslag til forretningsorden sendes ut på forhånd. Forretningsordenen innholder bl.a.:
- Antall dirigenter og sekretærer som skal velges. - Regler for godkjenning av landsmøteprotokollen - Møtetider - Gjennomføring av forhandlingene - Taletid - Ordet til forretningsorden - Fremming av forslag - Avstemningsregler Kjøreplan Konferansens arbeidstider framgår av forretningsorden. Styret planlegger Konferansens gjennomføring og gjør avtaler med innledere osv. Ved møtestart vil det vanligvis bli lagt fram en veildende kjøreplan. Denne angir på hvilke tidspunker de ulike saker på saklista vi bli behandlet, og hvor mye tid som i utgangspunktet er satt av til sakene. Kjøreplanen vil kunne endres underveis. Ved beregning av tid til de enkelte sakene er det tatt utgangspunkt i forventet engasjement, tidligere erfaringer, og det er satt av tid til innledninger og voteringer. Styret er orientert om og har kommet med innspill til den foreløpige planen. De dirigentene (møtelederne) Styret velger har ansvaret for gjennomføringen av landsmøtet. Den endelige kjøreplanen legges derfor ut til representantene under konstitueringen Torsdag. Permisjon Konferansen er det øverste besluttende organ i NTL Ung, og det er viktig at møtet er så fulltallig som mulig. Det er ikke enkelt å kalle inn vararepresentanter på kort varsel, fordi det betinger fri fra arbeid. Delegatene plikter derfor å være til stede i landsmøtesalen under konferansens forhandlinger. Fravær er kun gyldig etter at permisjonssøknad er behandlet av kontrollnemnda og godkjent av konferansens. Permisjoner gis ikke til familiebesøk, forhandlinger med arbeidsgiver, møter i forbindelse med egen arbeidsplass, tidligere hjemreise og lignende.