Landsmøteguide 2013 Sundvolden Hotell september 2013

Transkript

1 Landsmøteguide 2013 Sundvolden Hotell september 2013 Kjære landsmøterepresentant, så flott at du har påtatt deg oppgaven med å representere din region under Redd Barnas landsmøte. På landsmøtet møtes mange engasjerte medlemmer fra hele landet, og på et slikt stort arrangement vil det ikke alltid være like enkelt å følge med i alt som hender rundt deg. Landsmøteguiden håper å kunne gi svar på noen av spørsmålene du har. Dersom du sitter igjen med flere spørsmål, vil både administrasjonen og representantskapsmedlemmene veldig gjerne svare på alt du lurer på. Landsmøtet er Redd Barnas høyeste organ og avholdes annethvert år. Det arrangeres ulike steder i landet med ei lokalavdeling eller en aktivitetsgruppe som vertskap. Denne landsmøteguiden er ment som en introduksjon og veiledning for deg som skal delta på landsmøtet. Her finner du kort informasjon om: 1. De viktigste forberedelsene du gjør før landsmøtet. 2. De sakene som vanligvis tas opp under landsmøtene, og noen tips til hvordan du kan ta ordet og fremme dine egne forslag.

2 Før landsmøtet Som representant til landsmøtet ble du valgt under siste regionmøte før landsmøtet. I denne delen kan du lese mer om det som skjer i tiden fram mot landsmøtet starter. Innkalling Landsmøtet innkalles med minst fire måneders varsel. Du som skal delta på landsmøtet oppfordres til å bestille reisen selv. Blir dette vanskelig må du kontakte administrasjonen så tidlig som mulig, så får du hjelp med bestillingen. Det er viktig at du leser disse papirene godt og sender inn det du blir bedt om innen fristene. Redd Barnas statutter: 9 Landsmøtet er Redd Barnas høyeste myndighet. På ordinære landsmøter skal følgende saker behandles: 1 Vedta organisasjonens hovedstrategi. 2 Vedta statuttendringer. 3 Valg av medlemmer og varamedlemmer til hovedstyret og representantskapet. 4 Nominasjon og valg av ett medlem til statuttkomiteen og tre medlemmer til valgkomiteen. 5 Vedta toårig handlingsplan for medlemmenes aktiviteter. 6 Valg av revisor. 7 Andre innkomne forslag. Innsendelse av saker Saker som du, din lokalavdeling eller aktivitetsgruppe ønsker at landsmøtet skal behandle må være sendt til administrasjonen ved hovedstyrets leder senest tre måneder før landsmøtet. Jo mer gjennomarbeidet saken din er før innsendelse jo enklere vil det være å få gjennomslag for den på landsmøtet. Det kan også være lurt å gå sammen med andre landsmøterepresentanter om å fremme forslag. Frist for å sende inn saker til Redd Barnas landsmøte 2013 er 13. juni! Interne uttalelser skal forberedes som en ordinær landsmøtesak. En intern uttalelse er en mulighet til å uttrykke meninger og ønsker vedrørende Redd Barna til de styrende organene i organisasjonen, og fremme disse for vedtak. Eksterne uttalelser er oftest politiske ytringer. Disse sendes som regel til media og politikere. Ettersom eksterne uttalelser kan ta opp dagsaktuelle tema, kan landsmøtet beslutte å åpne for å gjøre unntak fra fristen for innsendelse av saker til slike uttalelser. Landsmøteforberedende samlinger De fleste regionene holder forberedende samlinger i forkant av landsmøtet. Her går dere gjennom de innkomne sakene og snakker litt om formalitetene som omgir landsmøtet. Landsmøtepapirene sendes ut til alle som skal delta på landsmøtet innen én måned før landsmøtet starter.

3 Under landsmøtet Å være deltaker på Redd Barnas landsmøte kan til å begynne med virke litt overveldende. I denne delen av landsmøteguiden vil du lære mer om: 1. De dokumentene landsmøtet behandler. 2. De organene landsmøtet velger representanter til. 3. Formalitetene som omgir møtet. 4. Tips til hvordan du kan fremme forslag og innta talerstolen. Styringsdokumenter Landsmøtet behandler tre av de fire dokumentene som er avgjørende for Redd Barnas arbeid. Under får du en liten forklaring til hver av dem. Strategien 1 er hele Redd Barnas overordnede styringsdokument og er bestemmende for hvordan organisasjonen skal bruke ressursene sine. Strategien legger føringer for medlemmenes handlingsplan, som vi skal se nærmere på nedenfor. Strategien varer i fire år og arbeidet med å utarbeide et forslag starter lenge før et landsmøte. Prosessen fram mot en ny strategi involverer medlemmene, regionmøtene, representantskapet, hovedstyret og de ansatte, men det er landsmøtet som vedtar den. Redd Barna vedtar ny strategi for under landsmøtet Handlingsplanen 2 fastslår målene for medlemmenes aktiviteter og bygger på Redd Barnas strategi. Handlingsplanen er toårig og sier noe om hvilke områder vi skal prioritere i det lokale arbeidet vårt. Det er ikke meningen at hver lokallagavdeling og aktivitetsgruppe skal gjennomføre alle punktene i planen, men til sammen skal klare å nå alle målene i handlingsplanen. Statuttene 3 kan sies å være Redd Barnas grunnlov. Alt arbeidet Redd Barna gjør er forankret i dette dokumentet. Å gjøre endringer i statuttene krever et ⅔ flertall fra landsmøtet. Vedtektene 4 vedtas ikke av landsmøtet. Vedtektene er underlagt statuttene, og er regler for det lokale og regionale arbeidet i Norge. 1 oss/organisasjonen/verdier- og- strategi drq==

4 Styrer og komiteer Landsmøtet velger representanter til flere styrende organer 5 i Redd Barna og i dette avsnittet får du vite litt om deres arbeidsoppgaver. Hovedstyrets viktigste oppgaver er knyttet til gjennomføring av strategi, etterprøving av målsetningene i strategien og forvaltning av organisasjonens midler. Det er hovedstyret som ansetter Redd Barnas generalsekretær på åremål. Hovedstyret har ti medlemmer hvorav syv er valgt av landsmøtet. Leder og nestleder velges særskilt og har en funksjonstid på to år, mens de øvrige medlemmene sitter i fire år. Representantskapet formidler medlemmenes innspill og synspunkter til hovedstyret og administrasjonen i Redd Barna. En av de viktigste oppgavene er å følge opp handlingsplanen. Det er også et kontrollorgan som utøver tilsyn med ressursforvaltningen og godkjenner årsregnskap og årsmelding. Representantskapet har 15 medlemmer med to medlemmer fra hver av de seks regionene og tre frie medlemmer som skal tilføre representantskapet relevant faglig kompetanse. Representantskapet møtes to ganger i året. Redd Barna har tre faste komiteer. Landsmøtet velger medlemmer til to av de, mens representantskapet velger den tredje: Statuttkomiteen skal sørge for at Redd Barnas statutter er tidsmessige og bidrar til at Redd Barna kan realisere sine formål. Landsmøtet, representantskapet og hovedstyret velger ett medlem hver til denne komiteen. Valgkomiteen jobber mellom landsmøtene og skal fremme forslag på kandidater til hovedstyret og representantskapet. Komiteen har fem medlemmer og tre skal velges av landsmøtet. Kontrollkomiteen nedsettes av representantskapet, og velges ikke av landsmøtet. Kontrollkomiteen fører tilsyn med Redd Barnas virksomhet og passer på at statutter, vedtekter og vedtak i besluttende organer blir fulgt. Landsmøtet kan vedta å nedsette komiteer som arbeider fram forslag til neste landsmøte. Nominasjonskomiteen er et eksempel på en slik komité: Nominasjonskomiteen fremmer forslag på kandidater for landsmøtets valg av medlemmer i valgkomiteen og statuttkomiteen. 5 oss/organisasjonen/organisasjonsoppbygging

5 Konstituering, dagsorden og forretningsorden På landsmøtet skal vi diskutere viktige saker og ta store beslutninger og vil være nødt til å forholde oss til en rekke formalia. Ved å ha klare kjøreregler for debattene og avstemningene sikrer vi at alle parter blir hørt og at avgjørelsene er demokratiske. Etter at landsmøtet er åpnet konstitueres møtet. På godt norsk betyr konstituering at vi organiserer møtet slik at det blir ryddig og oversiktlig. Ved å foreta et navneopprop vet vi det nøyaktige antallet som har rett til å stemme på landsmøtet. Kun delegatene fra regionene, medlemmer av representantskapet, hovedstyret, og de valgte representantene i statuttog valgkomiteen har stemme- og talerett. Landsmøtet kan også beslutte å gi andre talerett og det er vanlig at dette gis til Redd Barnas generalsekretær. Under konstitueringen velger vi: To møteledere som sammen har som oppgave å lede møtet To landsmøtesekretærer som fører møteprotokoll. En redaksjonskomité som består av fem medlemmer. Komiteen har i oppgave å behandle alle innkomne forslag og innstille på hva landsmøtet bør gjøre med disse. Å innstille betyr at de skal gi landsmøtet sin anbefaling. Før vi er klare til å diskutere sakene som landsmøtet skal behandle må vi godkjenne innkalling, dagsorden og forretningsorden. Disse dokumentene blir sendt til landsmøterepresentantene sammen med landsmøtepapirene. Dagsorden er listen over de sakene landsmøtet skal behandle og vil variere fra landsmøte til landsmøte. Forretningsorden er møtereglene og sier noe om hvordan en ber om ordet og hvordan debatter og avstemninger skal foregå. Forretningsorden kan variere noe fra landsmøte til landsmøte. Valgreglement Vi godkjenner også valgreglementet når vi konstituerer møtet. Som forretningsordenen kan også dette variere noe fra landsmøte til landsmøte, men forslaget sendes ut sammen med landsmøtepapirene og du har dermed god tid til å sette deg inn i det. Voteringer eller avstemninger kan være både svært enkle og svært kompliserte og det er avgjørende at alt utføres i riktig rekkefølge. Det kan oppleves som forvirrende når saker skal opp til votering på landsmøtet og det er viktig å høre godt etter hva møteleder, som leder alle valgene, sier når hun eller han forklarer hva vi skal stemme over og hvordan vi skal gjøre det.

6 Valg i landsmøtesaker Dersom det er flere forslag i en sak finnes det ulike prosedyrer for hvordan det kan voteres. Et forslag om å utsette en sak skal alltid stemmes over først. Er det forslag som kan rangeres i forhold til hverandre skal man alltid stemme over det mest ytterliggående forslaget først. Dersom det er flere elementer i forslaget som det er uenigheter om må møteleder dele opp forslaget. Landsmøtet kan kreve skriftlig valg i enkeltsaker. Personvalg Valgkomiteen fremmer forslag på kun én kandidat til hvert av vervene som er åpne i hovedstyret og representantskapet. Dersom det ikke er noen motkandidat til valgkomiteens innstilling er det vanlig at man applauderer personen er da valgt ved akklamasjon, eller enstemmig som man sier på godt norsk. Alle som er stemmeberettiget på landsmøtet kan legge frem forslag på alternative kandidater. Den man legger inn forslag på skal være spurt og ha sagt seg villig. Skriftlig forslag skal være valgkomiteens leder i hende innen én uke før landsmøtet åpner. Skulle det flere kandidater til et verv vil valget alltid foregå skriftlig. Til noen av vervene er det særskilte valg. Dette betyr at det er landsmøtet som bestemmer hvilken person som skal ha det bestemte vervet. Dette gjelder for hovedstyrets leder og nestleder og representantskapets ordfører og viseordfører. Redd Barnas statutter: 15 Alle vedtak på landsmøte avgjøres med alminnelig flertall hvor disse statutter ikke bestemmer noe annet. Ved stemmelikhet er hovedstyreleders stemme avgjørende. Noen begreper: Alminnelig flertall Over halvparten av de avgitte stemmene. Simpelt flertall En sak eller en kandidat får flest stemmer, men ikke over halvparten av stemmene. Kvalifisert flertall En bestemt sak krever et annet flertall en alminnelig fordi lovene sier noe annet (endringer i statuttene krever ⅔ flertall). Avholdende stemmer Er når du ikke avgir stemme i en sak. I saker med alminnelig flertall trekkes avholdende stemmer ut av stemmeberegningen, men antallet vil føres i protokollen. I saker som krever kvalifisert flertall telles stemmene med. Blanke stemmer Er når du ikke avgir stemme ved skriftlig valg- altså ikke skriver noe på stemmeseddelen. Blanke stemmer er en måte å vise mistillit på. Også blanke stemmer trekkes ut av stemmeberegningen og protokollføres.

7 Ta ordet! Det deltar over 100 personer på landsmøtet i Redd Barna og det kan virke skremmende å ta ordet i en slik forsamling, men husk på at din mening er like viktig som alle andres når vi skal ta beslutninger. Alle som ønsker å si noe til landsmøtet gjør dette fra en talerstol fremst i lokalet. Tips til talerstolen: Tro på deg selv! Hopp i det! Snakk høyt, tydelig og langsomt! Ha blikkontakt med publikum. Øv på forhånd. Vær deg selv! Forretningsorden forteller hvordan du kan ta ordet, og hvordan du kan vise at du ønsker å holde et innlegg eller en replikk. Et innlegg er et saksframlegg og det er vanlig at man får en tidsbegrensning, gjerne tre minutter. Til hvert innlegg vil man kunne komme med replikker. Replikker er en kommentar til innlegget som nettopp er holdt. En replikk skal alltid ytre seg imot innlegget som ble holdt. Ofte vil det bare være rom for noen få replikker til hvert innlegg og replikkene skal være korte, som regel tidsbegrenset til ett minutt. Dersom noen har replikker til ditt innlegg vil du få anledning til å gi en svarreplikk. For replikker er det vanlig å snakke i mikrofon fra sin egen plass i salen. Møteleder kan sette strek for en debatt. Dette betyr at diskusjonen skal avsluttes og at de som mener de har noe nytt å tilføye saken må be om å få holde innlegg mens neste taler er på talerstolen. Å kjempe for sin sak Hvis du kommer med et forslag til en av sakene som landsmøtet skal behandle må dette leveres skriftlig til møteleder. Ofte er det satt en tidsfrist for innsendelse av forslag. Derfor er det viktig at du stiller godt forberedt, og formulerer gode forslag i de sakene du ønsker å påvirke. Har du selv en sak, et forslag til en av de andre sakene eller en uttalelse er det viktig å vite at du kan finne støtte hos de andre deltakerne også utenfor debattene. Det er svært vanlig å snakke med hverandre over lunsj eller middag og på den måten samle støtte for forslaget sitt. Da vet du også at andre er enige med deg når du selv står på talerstolen og kan også få hjelp med hvordan du kan få bedre formulerte forslag. Til slutt Det er viktig å huske på hvorfor vi er på landsmøtet. Det er her vi sammen bestemmer i hvilken retning vi vil ta Redd Barna. Vi ønsker å være en organisasjon med stor takhøyde, og det er avgjørende at nettopp du kommer og tar opp de sakene du synes Redd Barna skal prioritere! Godt landsmøte!