VARSLING case fra Flyktningtjenesten

VARSLING case fra Flyktningtjenesten

Flyktningtjenesten i Tromsø kommune Rådmann/byråd Kommunalsjef Enhetsleder Avdelingsleder Intro Avdelingsleder EM

Bakgrunnen for forvaltningsrevisjonsprosjektet Avdekket underslag i Flyktningtjenesten våren 2015. Tromsø kommune fikk i april 2015 et varsel fra 13 tidligere ansatte i Flyktningtjenesten («13-gruppen») I varselet skrev 13-gruppen blant annet at kritikkverdige forhold ved tjenestestedet f.o.m. 2002/2003 gjentatte ganger ble rapportert til fagforeninger og den kommunale ledelsen på høyeste nivå uten at forholdene bedret seg

Problemstillinger 1 ) Hvordan har ansvarlig ledelse i Tromsø kommune håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningtjenesten i perioden 2003-2014? Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling trådte i kraft 1.1.2007. Det var imidlertid også før 2007 lov, og også en oppfordring om, at arbeidstakere meldte i fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. 2003-2006: «Henvendelse med påstander om kritikkverdige forhold» 2007-2014: «Varsel» 2) Har Tromsø kommunes håndtering av henvendelsene under problemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? Vår undersøkelse innebar ikke vurderinger av hvorvidt påståtte kritikkverdige forhold faktisk forelå

Hvordan har ansvarlig ledelse i Tromsø kommune håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningtjenesten i perioden 2003-2014? Problemstillingen innebar at vi måtte kartlegge hvor mange henvendelser som var gjort og hvor mange av disse som var dokumentert Vi vurderte om hver enkelt henvendelse til ansvarlig ledelse representerte en henvendelse med påstander om kritikkverdige forhold/varsel

Hvordan har ansvarlig ledelse i Tromsø kommune håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningtjenesten i perioden 2003-2014? Utgangpunktet for vurderingen: «kritikkverdige forhold» - i strid med lover eller regelverk - Kjerneområdet: korrupsjon, økonomiske misligheter, brudd på arbeidsmiljøog HMS-regler - Konkret og skjønnsmessig vurdering - Faglig uenighet og personalkonflikter omfattes i utgangspunktet ikke Ordlyden i dokumentet - Varslingene handlet i hovedsak om forhold vedrørende ledelse og arbeidsmiljø På bakgrunn av vår gjennomgang av tilgjengelig dokumentasjon omtaler vi i vår rapport fem dokumentere henvendelser fra ansatte til ansvarlig ledelse (kommunalsjef). Vi undersøkte hvordan ansvarlig ledelse hadde håndtert disse.

Har Tromsø kommunes håndtering av henvendelsene under problemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? Kilder for revisjonskriterier Arkivloven, arkivforskriften, offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven Revisjonskriterier for hele perioden (2003-2014): o o Tromsø kommune må ha dokumentasjon for at henvendelsen om påståtte kritikkverdige forhold er registrert og arkivert Tromsø kommune må ha dokumentasjon for at henvendelsen om påståtte kritikkverdige forhold er håndtert Fra 2007 har Tromsø kommune hatt Retningslinjer for håndtering og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Tromsø kommune.

Gjennomføring av undersøkelsen Dokumentasjonen inneholdt (sensitive) personopplysninger og taushetsbelagte opplysninger. Det hadde betydning for vår håndtering av dokumentene og opplysningene Undersøkelsens tema og opplysningene i dokumentene innebar at vi løpende gjorde vurderinger av hvordan vi skulle ivareta hensynet til involverte parter Avsender av henvendelsen, mottaker av henvendelsen og den henvendelsen omhandler fikk anledning til å uttale seg Alle informantene fikk utdrag av rapport til verifisering Tromsø kommune fikk rapporten på høring Tett dialog med Tromsø kommune i prosjektgjennomføringen

Funn og metode Tromsø kommune har lite dokumentasjon flertallet av henvendelsene er ikke registrerte og arkiverte Tromsø kommune har også lite dokumentasjon som sier noe om hvorvidt henvendelsene er håndterte Vi har derfor gjengitt ulike informanters beskrivelser av forhold i Flyktningtjenesten og deres opplevelser av hvordan henvendelser/varsler fra ansatte ble håndtert av ansvarlig ledelse Vår undersøkelse viser at det er relativt ulike oppfatninger blant de involverte når det gjelder både «riktigheten» i fremsatte påstander og hvordan henvendelsene ble håndterte av ansvarlig ledelse Vi har ikke grunnlag for å fastslå hvilke informanter som har mest riktig beskrivelse av hendelsesforløp

Våre funn - oppsummert Tromsø kommune har lite dokumentasjon som viser at henvendelser er mottatt og registrert, samt lite dokumentasjon som viser om/hvordan henvendelser er fulgt opp/håndtert. Ulike oppfatninger blant informantene både når det gjelder de omtalte forhold/hendelser og ansvarlig ledelses håndtering Revisor oppfatter at det ved endringer i ansvarlig ledelse på kommunalsjef- /kommunaldirektørnivå for Flyktningtjenesten har oppstått uklarheter/ikke vært dialog om dokumenterte henvendelser og oppfølging av forhold tilknyttet disse

Våre vurderinger For de fire undersøkte henvendelsene i perioden 2003-2006: Revisors vurdering er at Tromsø kommune for tre av fire henvendelser ikke har oppfylt revisjonskriteriet om å ha dokumentasjon for at henvendelsen er registrert og arkivert. Videre er revisors vurdering at Tromsø kommune for tre av fire henvendelser ikke har oppfylt revisjonskriteriet om å ha dokumentasjon for at henvendelsen er håndtert.

Våre vurderinger I perioden 2010-2014 har vi undersøkt håndteringen av ett varsel. Vår vurdering er at Tromsø kommune ikke har oppfylt revisjonskriteriet om å registrere og arkivere varselet. Tromsø kommune har oppfylt revisjonskriteriet om å ha dokumentasjon for at varselet er håndtert. Kommunens håndtering av varselet ble etter vår vurdering ikke gjort i tråd med alle kravene i «Retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Tromsø kommune».

Vår konklusjon På bakgrunn av våre funn og vurderinger er revisors konklusjon at ansvarlig ledelses håndtering av de undersøkte henvendelsene/varslene i liten grad har vært i tråd med gjeldende regelverk.

Anbefalinger til Tromsø kommune Etablere og implementere prosedyrer som sikrer at varslingssaker registreres, håndteres og avsluttes uavhengig av endrede ansvarsforhold i administrativ ledelse Sikre at alle ledere har kjennskap til og etterlever retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Tromsø kommune Sikre at alle ansatte har kjennskap til retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Tromsø kommune

Andre funn Vi har ikke undersøkt hvorvidt systemer og rutiner for handtering av varsler i Tromsø kommune generelt er i tråd med gjeldende regelverk og rutiner, men har valgt å gjengi opplysningene fra sentrale representanter for arbeidstakersiden i Tromsø kommune som vi har fått gjennom vår undersøkelse Hovedverneombud og leder av Fagforbundet har gitt uttrykk for at Varslingsgruppa i Tromsø kommune ikke fungerer så godt Leder av Fagforbundet mener Tromsø kommune har et stort forbedringspotensial angående håndtering av varsler generelt Når det gjelder varslinger om arbeidsmiljø og/eller ledelse mener leder av Fagforbundet at systemene i Tromsø kommune ikke fungerer, og Fagforbundet råder sine medlemmer til å skifte stilling fremfor å varsle om slike forhold

Takk for oppmerksomheten