LM-sak 2-16 Kontrollkomiteens rapport LM-sak 2-16 Kontrollkomiteens rapport Kontrollkomiteens leder redegjør for komiteens arbeid og rapport på landsmøtet. Kontrollkomiteens forslag til vedtak: Landsmøtet tar kontrollkomiteens rapport til etterretning. VEDLEGG: Kontrollkomiteens rapport for perioden 2015-2016 Protokoll fra møte i kontrollkomiteen 11. juni 2014 Protokoll fra møte i kontrollkomiteen 27.-28. april 2015 Protokoll fra møte i kontrollkomiteen 26.-27. mai 2016 1
Sak 51-16 Kontrollkomiteens rapport for perioden 2014-2015 Innledning; Kontrollkomiteen legger herved frem sin rapport for Landsmøte i tråd med organisasjonens vedtekter, jf. 13. Foreningen har god økonomistyring og kontrollrutiner. Mandat og sammensetning: Komiteens mandat følger av vedtektenes 13. Et sentralt punkt på komiteens første møte var forståelse og avklaring av mandatet gitt i vedtektene. Kontrollkomiteen startet sitt virke fra og med regnskapsåret 2014. Komiteens oppgaver er å tilse at foreningens hovedstyre styrer i henhold til landsmøtes vedtak og intensjoner. Dette betyr at komiteen har både en politisk og en økonomisk rolle. Her skiller dagens ordning seg fra tidligere ordning med desisorer. Komiteen har bestått av Arnt-Einar Litsheim (leder), Synnøve Bøen og Raimo Valle. Komiteen har hatt tre møter. Kontrollkomiteen har i tråd med vedtektene mottatt relevante dokumenter for sitt arbeid. Kontrollkomiteen oppgaver er femdelt, jf. 13. Ved denne rapporten, vedlegg og presentasjon følger en opp 13 e. Komiteen har i løpet av perioden avgitt meldinger til Hovedstyret, jf. 13 d. Disse protokollene følger som vedlegg til denne rapport. Kontrollkomiteens merknader Komiteen har fastsatt regnskapet for årene 2014 og 2015. Det følger ikke direkte av 13 at komiteen skal fastsette beretningene. I henhold til 13 b-c følger det at vedtak skal følges opp. Komiteen har derfor også fastsatt beretningene for årene 2014 og 2015. Merknader for 2014 Komiteen har pekt på rentemarginen i pengemarkedet og bedt foreningens styre om å vurdere foreningens kapitalforvaltning. Det økte fokus på synlighet samsvarer ikke med budsjettposten som viser underforbruk. Foreningens kjernevirksomhet er lønns- og arbeidsvilkår. Komiteen har pekt på mulig målkonflikt med fokuset på fag/identitet og synlighet i handlingsplanen. Merknader 2015 Komiteen mener at lønns- og arbeidsvilkår blir for lite synliggjort i beretningen. Komiteen har lagt merke til at leder benevnes som konstituert leder. Dette er ikke i tråd med vedtektenes 5 og generell organisasjonslære.
Komiteen etterlyser økt fokus på digitalisering og automatisering av foreningens medlemsstøtte (medlemstilbud/bistand/kurs), både for å begrense en økning av personalkostandene og være i tråd med utviklingen som en moderne fagforening. Kontrollkomiteen har pekt på budsjettunderskuddet relatert til innføring av nytt CRM system. Komiteen har blitt redegjort for de styrevedtak som ligger bak saken og nødvendigheten av å skifte ut sekretariatets web, CRM og regnskapssystem. Kontrollkomiteen følger opp sin henstilling fra 2014 når det gjelder foreningens kapitalforvaltning. Kontrollkomiteen stadfester og følger opp sitt syn på mulig målkonflikt mellom lønns- og arbeidsvilkår og fag/identitet/synlighet. Komiteen viser til viktigheten av økt kunnskap om medlemsmassen og medlemmenes preferanser, som grunnlag for å kunne gi et godt medlemstilbud og dermed redusere turnover i foreningen. Komiteen stiller spørsmål ved sikkerheten av at foreningen vil ha den medlemsveksten som er skissert i strategisk plan. Komiteen har pekt på kost-nytte effekten av å rekruttere og beholde medlemmer, særskilt lekkasjen student-arbeidsliv. Komiteen har merket seg at foreningen har styrket utredningskapasiteten og midler brukt til utredninger. Komiteen ser behovet for en rimelig avveining mellom hva Samfunnsviterne nytter til slike formål og hva som gjøres i regi av Akademikerfelleskapet. Konklusjon: Kontrollkomiteen er av den oppfatning at foreningens hovedstyre driver organisasjonen i tråd med vedtakene i foreningens landsmøte 2013. Det er en del ting å ta tak i, som vi forutsetter at det vil bli tatt tak i. Komiteen ser ikke behov for noen endringer i vedtektenes 13. Oslo 16. september 2016 Arnt-Einar Litsheim (leder) Raimo Valle Synnøve Bøen
PROTOKOLL FRA MØTE I SAMFUNNSVITERNES KONTROLLKOMITE 11. JUNI 2014 Tid: 11. Juni 2014 kl. 13.00-16.00 Sted: Kr. Augustgate 9, Oslo Tilstede: Medlemmer: Arnt Einar Litsheim Raimo Valle Fra sekretariatet: Gunn Elisabeth Myhren, referent Forfall: Synnøve Bøen Sak 01/14 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagorden godkjent Sak 02/14 Konstituering og valg av leder Arnt Einar Litsheim ble valgt som leder av kontrollkomiteen Sak 03/14 Arbeidsform og rapporteringer Møtefrekvens: Komiteen avholder 2 møter i året, hvorav ett telefonmøte. Møtene avholdes i forbindelse med hovedstyrets behandling av halvårs og årsregnskap m/ beretning. Oppgaver: Kontrollkomiteen starter sitt virke for regnskapsåret 2014. Komiteens oppgaver er å tilse at foreningens hovedstyre styrer i henhold landsmøtes vedtak og intensjoner. Dette impliserer at komiteen har både en politisk og økonomisk funksjon.
I henhold til Samfunnsviternes vedtekter 13 b d)skal Kontrollkomiteen fastsette foreningens regnskap etter at hovedstyret har godkjent regnskapet. Komiteen vil evaluere sitt mandat og oppgaver inn i mot landsmøte 2016 for å se om det er nødvendig med justeringer i foreningens vedtekter i forhold til de styrende organs mandat og arbeidsoppgaver. Administrasjon: Det er ikke satt av en særskilt pott til komiteens arbeid. Komiteens driftsmidler posteres arbeidsgrupper under politiske aktivitet i budsjettet. Sekretariatet bistår med sekretærfunksjonen. Generalsekretær kommer tilbake til hvem fra sekretariatet som bistår. Komiteen vil få tilgang til alle styrepapirer og protokoller. Innkallingen vil sendes komiteen, de resterende papirer kan lastes ned fra foreningens hjemmesider. Neste møte; høsten 2014
PROTOKOLL FRA MØTE I SAMFUNNSVITERNES KONTROLLKOMITE 27. og 28 APRIL 2015 Tid: 27. April 2014 kl. 13.00-18.00 Sted: Hotel Edge Tromsø Prosjektnummer: 71512 Medlemmer: Arnt Einar Litsheim Raimo Valle Synnøve Bøen Fra sekretariatet: Gunn Elisabeth Myhren Sak 01/15 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak: Kontrollkomiteen vedtok innkalling og dagsorden Sak 02/15 Godkjenning av foreningens beretning for 2014 Vedtak: Kontrollkomiteen fastsatte foreningens beretning for 2014 Sak 03/15 Godkjenning av foreningens årsregnskap 2014 Vedtak: Kontrollkomiteen fastsatte foreningens årsregnskap 2014 Sak 04/15 Informasjon om foreningens handlingsplan 2015-2016
Vedtak: Kontrollkomiteen tok styrets handlingsplan 2015-2016 til orientering Merknad: Kontrollkomiteen har følgende merknader til beretning og regnskap 2014: Foreningens samlede kapital, likviditet og de lave rentene markedet gir gjør at styret bør vurdere foreningens kapitalforvaltning. Underforbruk på budsjettposten synlighet/identitet/fag viser at det ikke er samsvar med målsetningen i strategisk plan og budsjett og om økt synlighet og den faktiske bruken, slik det fremkommer av regnskap og beretning.. Kontrollkomiteen ber likevel styret om å foreta en vurdering av om vridningen mot mer fokus på fag/identitet og synlighet i handlingsplan og budsjett kan komme til å komme i konflikt med foreningens kjernevirksomhet om å jobbe for å bedre medlemmenes lønn og arbeidsvilkår. Dette kan komme til å svekke foreningens evne til rekrutterings og beholde medlemmer.
PROTOKOLL FRA MØTE I SAMFUNNSVITERNES KONTROLLKOMITE 26. og 27. MAI 2016 Tid: 26. og 27. mai 2016 Sted: Hotel Rival Mariatorget 3,118 91 Stockholm Prosjektnummer: 712 Medlemmer: Arnt Einar Litsheim Raimo Valle Synnøve Bøen var ikke tilstede under sak 01/16 og sak 02/16 Fra hovedstyret: Merete Nilsson, leder, tilstede 26.mai Fra sekretariatet: Gunn Elisabeth Myhren Sak 01/16 Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjent med spesifisering av at sak 05/16 er orienteringssak Sak 02/16 Godkjenning av foreningens beretning for 2015 Utforming av beretning: Arbeidet med foreningens kjerneområder, medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår, herunder tariffoppgjøret, synliggjøres i mindre grad i forhold til andre arbeidsområder.
Valg av begrepet konst. leder: Kontrollkomiteen bemerket at foreningens leder benevnes med konstituert leder i stedet for leder. En nestleder i foreningens skal i kraft av sitt valgte nestlederverv rykke opp som leder av foreningen ved leders fratreden. Vedtak: Kontrollkomiteen stadfestet beretningen for 2015 Sak 03/16 Godkjenning av foreningens årsregnskap 2015 Komiteen etterspør økt fokus på digitalisering og automatisering av foreningens medlemsstøtte (medlemstilbud/bistand/kurs), både for å begrense en økning av personalkostandene og være i tråd med utviklingen som en moderne fagforening. Kontingenten bør holdes på et nøkternt nivå. Kontrollkomiteen etterspurte budsjettunderskuddet relatert til innføring av nytt CRM system. Generalsekretær redegjorde for styrevedtak relatert til saken, og nødvendigheten av å skifte ut sekretariatets web, CRM og regnskapssystem. Kontrollkomiteen har for øvrig følgende merknader til beretning og regnskap 2015: Foreningens samlede kapital, likviditet og de lave rentene markedet gir gjør at styret bør vurdere foreningens kapitalforvaltning. Kontrollkomiteen ber styret om å foreta en vurdering av om vridningen mot mer fokus på fag/identitet og synlighet i handlingsplan og budsjett kan komme til å komme i konflikt med foreningens kjernevirksomhet om å jobbe for å bedre medlemmenes lønn og arbeidsvilkår. Dette kan komme til å svekke foreningens evne til å rekruttere og beholde medlemmer. Komiteen viser blant annet til at tariffoppgjøret i staten for 2016 vil medføre økt behov for å følge opp de lokale forhandlingene i staten. Komiteen viser til viktigheten av økt kunnskap om medlemsmassen og medlemmenes preferanser, som grunnlag for å kunne gi et godt medlemstilbud og dermed redusere turnover i foreningen. Ut i fra medlemsveksten i inneværende periode må medlemsveksten i kommende periode være betydelig høyere for å oppnå målene i strategisk plan om 17000 medlemmer i 2019.
Komiteen er usikker på om dette er realistisk og understreker samtidig at for sterkt fokus på rekruttering og synlighetsarbeid kan gå utover foreningens arbeid med foreningens kjernevirksomhet. Komiteen ser behov for økt fokus på kost-nytte effekten av å rekruttere og beholde medlemmer, særskilt lekkasjen studentarbeidsliv. Komiteen merker seg at foreningen har styrket utredningskapasiteten og midler brukt til utredninger. Komiteen ser behovet for en rimelig avveining mellom hva Samfunnsviterne nytter til slike formål og hva som gjøres i regi av Akademikerfelleskapet. Sak 04/16 Informasjon om foreningens handlingsplan 2015-2016 Leder og generalsekretær redegjorde om foreningens handlingsplan 2015-2016. Vedtak: Kontrollkomiteen tok saken til orientering. Sak 05/16 Landsmøte 2016 Komiteen vil redegjøre for arbeidet i komiteen, samt komiteens merknader på Landsmøte. Det vil bli utarbeidet en samlet rapport.