M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 104/10

K O N T R O L L U T V A L G E T I F R O G N K O M M U N E Til kontrollutvalgets medlemmer og 1. varamedlemmer M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 104/10 Tid: 27. september 2010 kl 18.00 Sted: Fraunar i Rådhuset Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i følge lov er unntatt fra offentlighet. 18/10 Revisor egenvurdering av uavhengighet 19/10 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet 20/10 Forvaltningsrevisjon 2011 21/10 Selskapskontrollen 22/10 Oppfølging av rapporten med 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 23/10 Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. 20. september 2010 Bjørn Loge /s./ Leder Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon Jan T. Løkken Sekretær

Sak 18/10 Revisor egenvurdering av uavhengighet Saksutredning: I henhold Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v, 15, 1. ledd, skal oppdragsansvarlig (skal) revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Se også Kommunaldepartementets rundskriv H-15/04 med departementets merknader til denne bestemmelsen. I tråd med denne bestemmelsen følger revisjonssjef i Follo Distriktsrevisjon Steinar Neby s egenvurdering datert. september 2010 som vedlegg. Vi forutsetter at revisjonssjefen har innhentet tilsvarende egenvurderinger fra sine revisorer. Innstilling: Egenvurderingen fra oppdragsansvarlig revisor av 2. september 2010 tas til orientering. 16. september 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Revisors egenvurdering av uavhengighet i brev datert. september 2010 Utdrag av rundskriv H-15/04 fra KRD

Sak 19/10 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 26. april, jf. sak 15/10, Barnevernet hjelpetiltak i hjemmet som tema for et forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2010. Revisjonen ble bedt om å legge fram et forslag til prosjektplan på neste møte. Møtet 31. mai ble avlyst og prosjektplanen kan først nå legges fram for utvalget. Det framgår av revisjonens brev av 30 august til kommunen at prosjektet er startet opp, men med forbehold om endringer som følge av kontrollutvalgets behandling. Vedlagte forslag til prosjektplan følger opp alle de problemstillinger som kontrollutvalget pekte på i sitt vedtak. I henhold til revisjonens plan går prosjektperioden fram til og med november d.å. Innstilling: Kontrollutvalget godkjenner revisjonens forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernet hjelpetiltak i hjemmet. 16. september 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: - FDRs prosjektplan, datert mai 2010, for forvaltningsrevisjonsprosjekt Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet -Kopi av FDRs brev av 30 september d.å. til Frogn kommune om Forvaltningsrevisjon om barneverntjenesten i Frogn

Sak 20/10 Forvaltningsrevisjon 2011 Saksutredning: For å sikre revisjonen best mulig oversikt over kontrollutvalgenes valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2011, legger sekretariatet fram for utvalget om dette. I henhold til distriktsrevisjonens vedtekter har hver deltakerkommune rett til å få gjennomført en forvaltningsrevisjon pr. år innenfor ordinært budsjett. Ønsker kommunen flere prosjekter, må dette finansieres særskilt. Kommunestyret vedtok i sak 10/09 kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2009 2012. Planen for forvaltningsrevisjon oppsummerte Frogn kommunes risiko til å være størst på resultatområdene: Område Risiko Vesentlighet Barnevern Manglende etterlevelse av regelverk og svikt i det Berører den enkeltes livskvalitet forebyggende arbeidet Offentlige anskaffelser Manglende etterlevelse av regelverket Kan gi innsparelser og viktig for omdømmet Økonomistyring Sviktende oversikt og kontroll over økonomien Kommunen forvalter store verdier IKT Ustabil IT-drift og sårbarhet pga. tilgang på kompetanse IT-systemet viktig for at kommunen skal fungere Botilbud for vanskeligstilte Manglende oppfyllelse av Store konsekvenser for de Byggesaker Byggeprosjekter målene i kommuneplanen Manglende etterlevelse av regelverk og tidsfrister Kommunens styring i forhold til økonomiske rammer og framdrift det gjelder. Viktig med likebehandling. Mister gebyrinntekter ved oversitting av frister Viktig for omdømmet at rammene holdes VAR Fare for dårlig vannkvalitet Vil event. ramme innbyggerne. Selvkost-avgifter Manglende etterlevelse av selvkostprinsippet Vedlikehold Risiko for manglende vedlikehold av kommunale bygg og offentlige rom Forringer verdiene og belaster framtidige generasjoner. Energikostnader og inneklima. Kommunestyret ga kontrollutvalget fullmakt til å kunne vedta prosjekter med andre temaer.

På bakgrunn av planen for forvaltningsrevisjon 2009 2012 vedtok kontrollutvalget i januar 2009 prosjektet selvkost avgifter og gebyrer og rapporten ble behandlet i utvalget i mars 2010. Tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter i Frogn: 2009: Kvalitet i tilbudet til beboere i institusjon Mottak og integrering av flyktninger 2008: Virkningene av forebyggende arbeid mot rusmisbruk Hjemmebaserte tjenester 2007: Barn i fosterhjem Vedlikehold av kommunale bygg 2006: Psykiatritilbudet i Frogn kommune Likebehandling i byggesaker i Frogn kommune 2005: Fornuftig bruk av konsulenttjenster Renovasjonsutgifter i fem Follo-kommuner Rapportene tilbake til 2006 kan leses på FIKS sine internettsider: fiks@follofiks.no Til utvalgets orientering har de andre utvalgene i Follo ifølge FDR vedtatt følgende temaer for sine prosjekter i 2010: -Offentlige anskaffelser (Oppegård, Enebakk og Ski) - Barnevern (Frogn) - Selvkost, avgifter og gebyrer ( Frogn) - Vann og avløp (Ski) -Prosjektstyring (Enebakk) (tilleggsfinansiering). -Anskaffelser (Vestby - konkurranseutsatt): Kvaliteten i sykehjemstilbudet (Vestby konkurranseutsatt) 2011: Ås har som tema for 2011 vedtatt byggesaksbehandlingen i Ås kommune Sekretariatet vil peke på at i rapporten 85 tilrådingar.. blir forvaltningsrevisjon av internkontrollsystemet i kommunene framholdt som et tema for forvaltningsrevisjon som bør vurderes. Innstilling: Kontrollutvalget velger som tema for forvaltningsrevisjon i 2011. Kontrollutvalget vektlegger en belysning av følgende problemstillinger:....

Revisjonen bes legge fram et forslag til prosjektplan for denne revisjonen. Vedlegg: Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon 2009-2012

Sak 21/10 Selskapskontrollen Saksutredning: FIKS er tillagt selskapskontrollen for deltakerkommunene. I 2007/2008 gjennomførte vi den første selskapskontrollen avgrenset til fire selskap. Samtidig så vi på oppfølgingen av de kommunale selskapene i alle deltakerkommunene. I 2009 gjennomført vi en kontroll av samtlige, aktuelle selskap i regionen. Den siste kontrollen baserte seg på en handlingsplan for selskapskontroll for perioden 2009-2012. I kommunestyrets vedtak (sak 82/08) om handlingsplanen ble kontrollutvalget gitt i fullmakt å foreta endringer i planperioden. I forbindelse med den første selskapskontrollen i 2007/2008 sluttet kommunestyrene seg til rapportenes anbefalinger om bl.a. å videreutvikle sine eierstrategier for selskapene. Sekretariatet har sett at blant annet denne rapporten ga støtet til en omfattende prosess i mange Follo-kommuner og i Follorådet i forhold til de kommunale selskapene. I henhold til planen skal kontrollen i 2010 avgrenses til fire selskap og disse skal undergis en generell kontroll. Med bakgrunn i den omfattende kontrollen som ble gjennomført i 2009 foreslår vi at man for 2010 heller fokuserer på i hvilken grad kommunen har fulgt opp sine vedtak blant annet i forbindelse med rapportene om selskapskontroll og andre vedtak de har gjort vedr. sine selskaper i de siste årene. Neste år kan man igjen kontrollere selskapene mer direkte. Aktuelle problemstillinger for årets kontroll: 1. Hva slags kontroll fører kommunen med sine eierinteresser? a. Hva slags rutiner har kommunen etablert for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? b. Blir rutinene fulgt og gjøres evalueringer regelmessig om de er gode nok 2. Skjer en oppfølging av selskapene utover deltakelse på generalforsamling/representantskap? 3. Hva slags rolle spiller rådmannen ved oppfølgingen av selskapene? 4. Hvem er eierrepresentant i selskapene? 5. Hvordan blir kommunestyret holdt orientert om selskapene? 6. Er kommunen tilfreds med selskapenes rapportering til sine eiere? Beskriv hva slags rutiner som er etablert og forskjeller mellom selskapenes rapportering. 7. Arkiveres dokumenter fra selskapet i kommunens arkiv? Hvilke dokumenter arkiveres? 8. Har kommunen vedtatt en ordning med eiermelding for sine selskaper. I tilfelle nei, hvorfor ikke?

9. Gis eierrepresentantene opplæring? Regelmessig? 10. Hvordan behandles selskapenes budsjetter i kommunen? Sekretariatet vil gjerne ha innspill fra kontrollutvalgets medlemmer om aktuelle spørsmål i denne saken. Vi foreslår at spørsmålene sendes rådmannen som blir bedt om å svare skriftlige. Når svaret foreligger bør saken settes opp på dagsorden i kontrollutvalget og rådmann og ordfører inviteres til en dialog med utvalget. Denne saken ble også drøftet i styremøtet for FIKS den 8. september d.å. Innstilling: Opplegget for selskapskontrollen 2010 godkjennes. Ås, den 16. september 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Handlingsplan for selskapskontroll 2009 2012

Sak 22/10 Oppfølging av rapporten om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Saksutredning: Innstillingen er tidligere lagt fram for utvalget som orienteringssak (15. mars d.å.) og Bjørn M. Birkeland orienterte om de mest relevante anbefalingene for utvalget i møtet 26. april. Rapporten var også hovedtema på faglig forum i høst. Mange av tilrådingane /anbefalingene for å styrke kontrollarbeidet i kommunene, kan settes ut i livet uten endringer av sentrale lover etc. Kontrollutvalget i Frogn har allerede satt ut i livet flesteparten av anbefalingene som gjelder kontrollutvalgets eget arbeid: - Utvalget har åpne møter (Anbefaling 8) - Forvaltningsrevisjonsrapportene legges ut på internett (FIKS og FDR) så snart de er behandlet i kontrollutvalget (55) - Revisjonen rapportere om utført arbeid og planer for revisjonsarbeidet (58) - Kontrollarbeidet, og ikke partipolitikken, preger møtene (74) - Utvalgene sender kopi av møteinnkallingene til rådmannen (77) - Rådmannen ble trukket med i en dialog om overordnede analysene for forvaltningsrevisjon og valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter, jf. sak 20/09 (78). Arbeidsgruppa skriver et annet sted at kontrollutvalget bør evaluere seg selv og få fram hva de kan gjøre bedre. Kontrollutvalget gjennomførte en slik evaluering i fjor høst, jf. sak 20/09. Evalueringen førte til en ny gjennomgang av utvalgets strateginotat. Sekretariatet mener kontrollutvalget bør vurdere om en slik egenevaluering skal gjøres med jevne mellomrom. Andre anbefalinger vedr. kontrollutvalget som bør vurderes: Sekretariatet mener medlemmene gjennom perioden har fått både veiledning og opplæring ( Tilråding/Anbefaling 2 og 3), men det er klart at enda mer kan gjøres på dette feltet. Etter valget av nye kontrollutvalg neste høst har styret for FIKS foreslått å arrangere en samling over to dager for kontrollutvalgene Follo. Sekretariatet vil komme tilbake med forslag om midler til dette i budsjettet for kontroll og tilsyn i 2011. Flere av anbefalingene angår kommunestyrets valg av kontrollutvalg: 1. KU bør velges på det konstituerende møtet. 4. Hver kommune bør drøfte slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning etc. en bør få med i kontrollutvalget. 5. Hver kommune bør drøfte hvor mange medlemmer det bør være i kontrollutvalget 7. Leder og styremedlemmer i kommunalt eide selskap bør ikke sitte i kontrollutvalget. I rapporten drøftes også behovet for at flertallet i kontrollutvalget skal komme fra opposisjonen (s. 41), om mindretallet i utvalget skal ha spesielle rettigheter (s. 42) til blant annet å få undersøkt en sak nærmere. Disse drøftingene munner ikke ut i noen konkrete

anbefalinger. Flertallet i arbeidsgruppa går imot at det skal være spesielle kompetansekrav til medlemmene. I Frogn ble kontrollutvalget valgt på det konstituerende møtet den 22.10.07. Anbefaling nr. 1 er derfor ivaretatt. Valgene på de ulike styrer, råd og utvalg skjedde etter innstilling fra en valgkomite oppnevnt av kommunestyret. Vedr. Anbefaling 7: Bakgrunnen for anbefalingen er at et tilsynsansvar via kontrollutvalget vanskelig kan kombineres med å forsvare et selskaps interesser som styremedlem. Kontrollutvalgets leder er samtidig leder og medlem av styret for FDR. Denne anbefalingen vil kunne ha virkning for sammensetningen av styret for FIKS som i dag skal bestå av kontrollutvalgenes ledere. Sekretariatet viser til at FIKS er kontrollutvalgets eget sekretariat og det er da naturlig at kontrollutvalgets leder er medlem av styret for FIKS. Sekretariatet er usikker på hvordan eventuelle anbefalinger vedr. 4, 5 og 7 fra kontrollutvalget eventuelt skal legges fram for kommunestyret i forbindelse med konstitueringen. Vi går ut fra at kommunestyret/valgkomiteen uansett vurderer flere av de temaene som anbefalingene overfor reiser. Anbefalinger vedr. Sekretariatet Anbefaling 9. Ordningen med egne sekretariat bør evalueres. Kommentar: Denne anbefalingen gjelder en nasjonal evaluering. FIKS er tidligere blitt evaluert av utvalgene (2007) og styret for FIKS kan event. ta initiativ til å få gjort dette igjen. Anbefaling 10. Kompetanse og ressurstilgang bør kartlegges nasjonalt. Kommentar: Lokalt gjøres dette av FIKS styret og årlige budsjett. Anbefaling 11. Verken kontrollutvalgsmedlemmer eller kommunestyremedlemmer bør være sekretær for utvalget. Fra før er det forbud mot at kommuneadm. og revisor har denne oppgaven. Kommentar: Sekretariatet viser til at FIKS sikrer at dette er ikke er en problemstilling i Follo. Anbefalinger vedr. Internkontrollen. Internkontrollen er en sentral del av rapporten og 26 av anbefalingene gjelder dette området. Det er rådmannen som generelt har ansvaret for internkontrollen i administrasjonen. Vi foreslår at kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig rapport om internkontrollsystemet hvor blant annet følgende problemstillinger belyses: - Beskrivelse av internkontrollsystemet - omfanget av ressurser som er avsatt til utvikling, vedlikehold og kvalitetssikring av internkontrollen. - kvalitetssikring og dokumentasjon. - risikoanalyse - Forholdet mellom formell og uformell kontroll. - Informasjon til ledere og medarbeidere. - Reaksjon på avvik og brudd.

- Rapportering av arbeidet til kommunestyret. - Eventuelle planer for videreutvikling. Samtidig bør kontrollutvalget be om en skriftlig redegjørelse fra distriktsrevisjonen om deres kontroll av internkontrollen i kommunen. Jf. anbefaling 50 om at revisjonen bør definere sine oppgaver i forhold til internrevisjonen nærmere. Det bør også etter hvert vurderes om kommunens internkontrollsystem kan bli gjenstand for en forvaltningsrevisjon, jf. anbefaling 49. Anbefalinger vedr. regnskapsrevisjon: Anbefaling 39. Kontrollutvalget bør veiledes om hva revisor gjør i regnskapsrevisjonen. Sekretariatets kommentar: Utvalget får rapporter og planer, men sekretariatet mener det også vil være nyttig om revisjonen mer i detalj redegjør for metodikken i sitt arbeid. Anbefaling 40. KU bør veiledes om sitt påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. Kommentar: Det er kommet rundskriv og annen info om dette temaet fra NKRF o.a. Sekretariatet foreslår at dette settes opp som egen sak i utvalget og at sekretariatet forbereder saken. Anbefaling 41, 42, 46, 47 og 50 forutsetter oppfølging på nasjonalt plan. Sekretariatet har ikke kommentert forslagene, men det er selvsagt ingen ting i veien for at utvalget kan avgi uttalelser om disse anbefalingene. Anbefaling 43 og 44. Revisor må sørge for tilstrekkelig faglig kompetanse og eierne bør vurdere størrelsen på revisjonsenheten, bl.a. ut fra behovet for et sterkt fagmiljø Kommentar: Kompetansekravene er gitt i forskriften, men ajouorholdet av kompetansen bør for eksempel revisor kunne orientere om i rapporten for regnskapsåret. Anbefaling 45. Kontrollutvalget bør be revisor orientere om sitt interne kvalitetsarbeid. Kommentar: Bør dette bli en årlig foreteelse for eksempel. i årsrapporter/planer? Anbefaling 48: Kommunene bør vurdere å skifte oppdragsansvarlig revisor senest hvert 7. år. Kommentar: Revisjonen velger oppdragsansvarlig revisor for det enkelte oppdrag. Distriktsrevisjonen bør gi en tilbakemelding om hvordan dette eventuelt kan gjøres. Anbefalinger vedr. forvaltningsrevisjon Sekretariatets kommentar: Flesteparten av de anbefalingene som gjelder lokale tiltak er iverksatt i Follo: Rapportene skal være lett å lese (52), risikoanalyse skal ligge til grunn (53), veiledning til kontrollutvalget om overordnet analyse ble gjort svært grundig fra FDRs side (54), rapportene legges ut på internett (55), gode bestillinger har vært tema på kurs og konf. i NKRF regi (56), revisjonen legger fram prosjektplaner (58), distriktsrevisjonen står for de overordnede analysene (59). Rapporten har ikke anbefalinger vedrørende omfanget av forvaltningsrevisjonen.

I anbefaling 57 foreslås det at revisjonen bør orientere kontrollutvalget hvordan arbeidet med forvaltningsrevisjon er organisert med tanke på høyest mulig kvalitet. Kommentar: Her kunne en også føye til og til riktig/lavest mulig pris. Anbefalinger vedr. selskapskontroll: Anbefaling 61, 64, 66, 67, 68, 69, 70 er rettet mot departementet. Det er likevel ikke noe i veien for at kommunene kan iverksette flere av tiltakene på frivillig basis. Sekretariatet har ikke vurdert disse anbefalingene. Anbefaling 62 Adm. sjefen bør sørge for at folkevalgte og innbyggerne lett kan finne info. om selskap hvor kommunen har eierinteresser. Kommentar: Sekretariatet viser til egen sak om Seleskapskontrollen 2011 som hvor denne anbefalingen kan følges opp. Anbefaling 63: Selskapskontrollen bør samordnes. Kommentar: FIKS er tillagt selskapskontrollen i Follo. Anbefalinger vedr. de kirkelige fellesråd. Dette faller utenfor kontrollutvalgets arbeidsområde. Anbefalinger vedrørende samspillet mellom kontrollutvalget og kommunestyret Anbefaling 73. Kommunestyret må sette av tilstrekkelig med ressurser til kontrollutvalgets arbeid, bla. til regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kommentar: Minner om utfordringene vedr. ressurser til forvaltningsrevisjon. Dette kan event. tas opp i forbindelse med budsjettforslaget for 2011. Anbefaling 75 behov for veiledning om rollen. Kommentar: Gjelder vel også kommunestyret Anbefaling 76 Kommunestyret må ta ansvaret for en velfungerende egenkontroll og tilstrekkelige bevilgninger. Kommentar: Veldig generell oppfordring! Anbefaling om samspillet mellom kontrollutvalget og administrasjonen Anbefaling 77 og 78 er begge ivaretatt i Frogn, jf. første del av denne saksutredningen. Anbefalinger om samspillet mellom revisjonen og adm. sjefen. Anbefaling 79 Veiledning til kontrollutvalget om revisors arbeid etc. Kommentar: Mye er ivaretatt allerede, men kan sikkert settes bedre i system. Anbefaling 80 og 81 gjelder offentliggjøring av dok. forutsetter nasjonale tiltak

Anbefalinger om samspillet mellom egenkontrollen og fylkesmannen Kommentar: Det er en prosess i gang mellom fylkesmannen, revisjonen og kontrollsekretariata om hvordan bla. kontrollutvalgene kan bli holdt bedre informert om Tilsynsrapporter fra fylkesmannen. Innstilling: 1. Kontrollutvalget tar rapporten om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig orientering om internkontrollen i kommunen. 3. Distriktsrevisjonen bes gi utvalget en orientering om: - hvordan regnskapsrevisjonen gjennomføres og om metodikken i dette arbeidet. - sitt interne kvalitetsarbeid - sitt syn på regelmessig skifte av oppdragsansvarlig revisor - hvordan forvaltningsrevisjonen gjennomføres med sikte på optimal kvalitet og pris. 4. Sekretariatet bes - forberede en sak om kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor. - foreslå midler til opplæring av det nye kontrollutvalget høsten 2011. 5. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en egenevaluering hvert andre år, neste gang våren 2011 og ber sekretariatet forberede en sak om dette Ås, den 16. september 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunene. (Kun til medlemmene). Rapporten kan også leses på Kommunal- og regionaldept. Internettsider.

Sak 23/10 Orienteringssaker Vedlegg: 1. Godkjent protokoll fra kontrollutvalgsmøtet den 26. april 2010. 2. FDR: styrets årsberetning for 2009 og årsregnskap for 2009 3. Kopi av FDRs revisjonsrapport pr. 31.desember 2009datert 26. april 2010 og kommunens svar av 10.juni. 4. Kopi av brev til kommunestyret av 3. juni d.å. fra FIKS med årsrapport og regnskap for 2009. 5. Aktivitetsplanen pr. 20.september 2010 Diverse: 1. Faglig forumsmøte 25. august. Hele utvalget deltok. Deltakerne oppfordres tl å gi en muntlig oppsummering i møtet. 2. Nesodden kommunestyret har enstemmig vedtatt å søke om medlemskap i FIKS. Samarbeidet starter opp allerede i høst. Medlemskapet skal godkjennes av kommunestyrene i medlemskommunene. 3. Ås og Nesodden har søkt om medlemskap i Follo distriktsrevisjon. Innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Ås, den 16. september 2010 Jan T. Løkken /s/ Sekretær