PERSONALREGLEMENT FOR KYSTVERKET Del I GENERELT 1 Definisjoner m.m. 1. Med leder for driftsenhet menes ledere for enheter utenfor Kystverkets hovedkontor som rapporterer direkte til kystdirektøren eller avdelingsdirektør. 2. Med leder i Kystverkets hovedkontor menes ledere i hovedkontoret som rapporterer direkte til kystdirektøren. 3. Med ledergruppen menes ledere i Kystverkets hovedkontor og ledere for driftsenhetene som rapporterer direkte til kystdirektøren. 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene Reglene i 3-12 gjelder ikke for tilsetting av tjenestemenn for kortere tid enn seks måneder. I disse tilsettingssakene gjelder ikke kravene til kunngjøring og innstilling. Kystdirektøren, leder i Kystverkets hovedkontor, leder for driftsenhet eller den som er gitt fullmakt, har tilsettingsmyndighet. En tilsetting/forlengelse av et tilsettingsforhold, som samlet vil strekke seg ut over seks måneder, skal behandles etter reglementets vanlige regler. Midlertidige tilsettinger skal kun skje i samsvar med tjenestemannslovens 3 pkt. 2. Hjemmel for midlertidig tilsetting skal begrunnes særskilt. Del II KUNNGJØRING 3 Kunngjøring av stillinger 1. Ledige stillinger skal kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. 2. Kystdirektøren, leder i Kystverkets hovedkontor, leder for driftsenhet eller den som er gitt fullmakt kan, når helt spesielle hensyn tilsier det, bestemme at stillinger bare skal kunngjøres internt. Bestemmelsen kan fattes generelt for en periode, eller i den enkelte tilsettingssak. Slik bestemmelse skal alltid treffes etter samråd med tjenestemannsrepresentantene i tilsettingsrådet. Ved intern utlysing er alle tilsatte i Kystverket (både midlertidige og faste) og innleide arbeidstakere søknadsberettiget. Bestemmelsen gjelder alle stillinger i Kystverket med unntak av lederstillingene definert i 1 og ledere på nivå med avdelingsledere. 3. Stillingen som kystdirektør kunngjøres av Fiskeri- og kystdepartementet. De øvrige stillinger kunngjøres av virksomheten/driftsenheten. 4. Offentlig kunngjøring skal alltid skje på Kystverkets og NAVs internettsider. I tillegg velges det kunngjøringsmedium som er egnet. 5. Interne kunngjøringer kunngjøres på Kystverkets intranettside. I tillegg sendes e-post med informasjon om kunngjøringen til samtlige ansatte i Kystverket. 4 Kunngjøringens innhold 1. Kunngjøringen skal inneholde en beskrivelse av stillingen, stillingskode, opplysninger om tittel og arbeidsområde, kvalifikasjoner, lønnsvilkår, arbeidssted (for tiden) og fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig. Det skal opplyses om søknadsfristen, som ikke må være kortere enn to uker. 2. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om stillingen er en heltids - eller deltidsstilling og om det er en fast eller midlertidig stilling. Dersom en lavere stilling kan forventes å bli ledig ved at den utlyste stillingen besettes av intern søker, og det er aktuelt Side 1 av 7
å besette denne stillingen samtidig, skal dette opplyses i kunngjøringen, slik at det også er anledning til å inkludere denne stillingen i søknaden. 3. Kunngjøringen skal oppgi hvem som kan gi opplysninger om stillingen. 4. Dersom stillingsinnehaveren plikter å gjennomgå opplæring, eventuelt at stillingen medfører plikttjeneste, skal dette fremgå av kunngjøringen. Helseattest/helseerklæring kan bare kreves når stillingens spesielle karakter krever det. 5. Hvis tilsetting er betinget av at det gis sikkerhetsklarering, skal dette fremgå av utlysingen. 6. Noen stillinger er av en slik art at de stiller spesielle krav til innehaverens helse. I slike tilfeller vil det være nødvendig at søkeren ved legeattest kan dokumentere at hun/han fyller de spesielle helsemessige krav før tilsetting foretas. Det skal opplyses i kunngjøringen at det er særlige krav til helse, samt hvor søkerne kan henvende seg for å få kravene. 7. Før utlysning av ledig stilling skal utkast til utlysningstekst sendes til alle tillitsvalgte for organisasjonene i driftsenheten samtidig som det orienteres om det lønnspennet stillingen vil bli lyst ut med. De tillitsvalgte kan innen tre dager kreve å få drøfte lønnsspennet. Leder for driftsenheten eller leder i Kystverkets hovedkontor, eller den som har fått delegert fullmakt, skal avgjøre spørsmålet uten ugrunnet opphold. 5 Vilkår for fornyet kunngjøring 1. En stilling skal lyses ut på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny utlysing kan endre dette forholdet. 2. Dersom tilsettingsmyndigheten på et vesentlig punkt ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, skal stillingen utlyses på nytt. Det samme gjelder om det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøringen ble foretatt, eller om forholdene har endret seg vesentlig. Del III INNSTILLING, BEHANDLING AV SØKNADER M. M. 6 Behandling av søknader 1. Etter utløpet av søknadsfristen skal det snarest settes opp en liste over søkerne (utvidet søkerliste) som skal inneholde søkernes navn, alder og fullstendig opplysninger om deres utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet, jfr. 15 i forvaltningslovforskriften, gitt ved kgl. res. av 15. desember 2006. Listen sendes medlemmene av tilsettingsrådet så snart den foreligger. Samtidig sendes utlysingstekst. 2. Det skal snarest settes opp offentlig søkerliste som skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, jfr. offentleglova 25. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentligheten dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. 3. De søkere som etter ledelsens vurdering synes å være best kvalifisert, skal innkalles til intervju. Representantene for de tilsatte kan fremme andre intervjukandidater enn det ledelsen har foreslått. Sentralt tilsettingsråd for tilsetting av losaspiranter og trafikkledere skal vurdere kandidater til intervju ved tilsetting av disse. 4. Ved intervjuet skal stillingens nærmeste overordnede delta. I tillegg kan den som blir bemyndiget fra ledelsen delta. Representant for de tilsatte (fortrinnvis representant i tilsettingsrådet) skal delta på intervju. 5. Kommer det under intervjuet fram nye opplysninger av betydning, skal disse nedtegnes og vedlegges saksdokumentene. 6. Før søkere innstilles, skal det innhentes normalt tre referanser. Innhenting av referanser skal fortrinnsvis gjøres av den som har innstillingsmyndigheten og skal være godkjent av søkeren. 7. Ledelsen kan velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning. Side 2 av 7
7 Innstilling og forslag til tilsetting 1. Innstilling/forslag til tilsetting skal inneholde referanse til utlysingstekst, opplysninger om utlysingsdato, søknadsfrist, antall søkere, kjønn, eventuell minoritetsbakgrunn eller funksjonshemming, samt en begrunnet vurdering av samtlige søkere som innstilles. Det skal gis et kort resymé av innhentede referanseuttalelse. Hvis søkeren ikke har gitt tillatelse til innhenting av referanser, skal dette kommenteres spesielt. Er det flere kvalifiserte søkere, skal vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de kommer i betraktning. Tilsvarende gjelder forslag til tilsetting. 2. Kystdirektøren beskikkes av Kongen etter innstilling fra Fiskeri og kystdepartementet. Kystdirektøren tilsettes på åremål. 3. Assisterende kystdirektør, lederne i Kystverkets hovedkontor, lederne for driftsenhetene og lederne for Kystverkets sentre tilsettes av Kystverkets tilsettingsråd etter forslag til tilsetting fra kystdirektøren. 4. Øvrige stillinger i Kystverkets hovedkontor tilsettes av hovedkontorets tilsettingsråd etter forslag til tilsetting fra den lederen som stillingen er underlagt. 5. Losaspiranter og trafikkledere tilsettes av et sentralt tilsettingsråd etter forslag til tilsetting fra henholdsvis aktuell losoldermann eller aktuell trafikksentralsjef. 6. Øvrige stillinger i driftsenhetene tilsettes av driftsenhetens tilsettingsråd etter forslag til tilsetting fra den lederen som stillingen er underlagt. 8 Innsynsrett Søkernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forvaltningslovforskriften. Søkerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til tilsetting. Del IV TILSETTING 9 Tilsettingsorgan 1. Kystverkets tilsettingsråd Kystdirektøren eller den han bemyndiger (leder). To direktører i hovedkontoret (Stabsenhet for personal og organisasjonsutvikling og Sjøsikkerhetsavdelingen). En av lederne for driftsenhetene etter kystdirektørens bestemmelse. Tre representanter fra hovedsammenslutningene. De tre representantene fra hovedsammenslutningene oppnevner hver sin personlige vararepresentant. Kystdirektøren oppnevner vararepresentanter fra ledelsen. 2. Hovedkontorets tilsettingsråd Kystdirektøren eller den han bemyndiger (f. eks. en leder i hovedkontoret) Den leder i hovedkontoret som stillingen er underlagt. Direktøren for Stabsenhet for personal og organisasjonsutvikling. Ved tilsettinger i Stabsenhet for personal og organisasjonsutvikling oppnevner kystdirektøren en annen leder i hovedkontoret. To representanter fra den tjenestemannsgruppen tilsettingen gjelder. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner hver sin personlige vararepresentant. Kystdirektøren oppnevner vararepresentanter fra ledelsen. 3. Driftsenhetenes tilsettingsråd Leder for driftsenhet eller den han bemyndiger (f. eks. annen leder i enheten). Den avdelingsleder som stillingen er underlagt. Ved tilsetting i stilling som avdelingsleder oppnevner lederen for driftsenheten en avdelingsleder fra en annen avdeling. Side 3 av 7
Avdelingsleder for en avdeling ved driftsenheten. To representanter fra den tjenestemannsgruppen tilsettingen gjelder. Ved tilsetting av tjenestemenn i ledergruppen oppnevner hovedsammenslutningene to representanter. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner hver sin personlige vararepresentant. Lederen for driftsenheten oppnevner vararepresentanter fra ledelsen. 4. Sentralt tilsettingsråd for tilsetting av losaspirant og trafikkleder Leder for senter for los/vts eller den han bemyndiger. Den avdelingsleder som stillingen er underlagt (losoldermann/trafikksentralsjef). Rekrutteringsansvarlig ved senter for los/vts for losaspirant og trafikkleder eller den leder for senter for los/vts bemyndiger. To representanter fra den tjenestemannsgruppen tilsettingen gjelder. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner hver sin personlige vararepresentant. Lederen for senter for los/vts oppnevner vararepresentanter fra ledelsen. Som tjenestemannsgrupper i 9 pkt. 2 og 3 denne relasjon regnes: Administrasjonsgruppen: Avdelingsleder, seksjonssjef, seniorrådgiver, rådgiver, seniorkonsulent, prosjektleder førstekonsulent, konsulent, arkivleder, førstefullmektig, fullmektig Ingeniørgruppen: Sjefingeniør, senioringeniør, overingeniør, avdelingsingeniør, ingeniør, driftsteknikker, fagarbeider m/fagbrev, fagarbeider, renholdsbetjent Fartøysgruppen: Alle ansatte på fartøy i Kystverket rederi Tilsyn- og vedlikeholdsgruppen: Alle ansatte i tilsyn og vedlikehold i Kystverket rederi Lostjenestegruppen: Losbåtfører, losformidler (ved tilsetting av losaspirant og trafikkleder, se 7 pkt. 5) 10 Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter til Kystverkets hovedkontor og driftsenhetenes tilsettingsråd 1. Tjenestemannsrepresentantene skal som hovedregel tilhøre den samme tjenestemannsgruppe som den ledige stillingen. Tjenestemennenes organisasjoner oppnevner i fellesskap hvem som skal representere de ansatte innenfor de enkelte tjenestemannsgruppene. Det utarbeides en oversikt over organisasjonene sine representanter og personlige varamedlemmer for hver enkelt driftsenhet. 2. Representantene/vararepresentantene i tilsettingsrådene må arbeide i Kystverket. Representantene/vararepresentantene må fortrinnsvis arbeide i den enheten tilsettingsrådet skal tilsette i. Representantene/vararepresentantene for tjenestemennene i tilsettingsrådene representerer ikke sin egen arbeidstakerorganisasjon når de er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere. Tjenestemennenes representanter oppnevnes for en periode på to år av gangen. Funksjonstiden settes slik at den ikke løper ut samtidig for begge tjenestemannsrepresentantene innen samme tjenestemannsgruppe. 3. Kan organisasjonene ikke bli enige om hvem som skal oppnevnes, oppnevnes to tjenestemannsrepresentanter med vararepresentanter etter følgende regler: a) For at en organisasjon skal kunne utpeke representanter etter reglene nedenfor, må den ha som medlemmer minst 25 % av de organiserte tjenestemennene i tjenestemannsgruppen. b) Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i relasjon til reglene i denne paragraf. c) Dersom to eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe, skal de to organisasjonene som har størst medlemstall innen gruppen oppnevne hver sin representant med vararepresentant. Side 4 av 7
11 Saksbehandlingen i tilsettingsrådet 1. Innstillingen/forslag til tilsetting undertegnes av den med myndighet etter 7. Deretter informeres alle medlemmene i tilsettingsrådet om innstillingen/forslag til tilsetting på enkleste måte (telefon eller E-post). Innstillingen/forslag til tilsetting sendes deretter medlemmene av tilsettingsrådet for elektronisk godkjenning sammen med tilsettingsprotokoll. 2. Hvis det er uenighet om hvem som skal tilsettes, eller noen av medlemmene krever det, trer de som har deltatt i behandlingen, eller deres stedfortredere, sammen til møte. Frist for slik innkalling til tilsettingsrådet er innen 3 dager. Møtet ledes av tilsettingsrådets leder. I statsforvaltningen gjelder generelt at deltakelse i innstillings- og tilsettingsråd er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll. Dersom likevel enkelte av rådets medlemmer (inklusive varamedlemmer) ikke deltar i behandlingene av en sak eller ikke underskriver møteprotokollen, er rådet fortsatt beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar og underskriver. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. 3. Ved en eventuell anke har hvert av medlemmene rett til å grunngi sitt standpunkt i protokollen. Protokollen skal eventuelt følge saken til høyere organ. 4. Hvis ett eller flere av tilsettingsrådets medlemmer er uenig med flertallet om hvem som skal tilsettes, kan hvert medlem kreve at saken avgjøres av høyere myndighet ( mindretallsanke ), jfr. tjenestemannslovens 5 nr. 3. Denne myndighet er Fiskeri- og kystdepartementet for lederstillinger (jfr. 7.3) og Kystverkets tilsettingsråd for de øvrige stillinger. Slikt krav skal fremsettes og protokollføres i møtet. Det kan gis en kort frist for begrunnelse av kravet. 5. Hvis tilsettingsorganet vil tilsette en som ikke er innstilt, skal tilsettingsorganet be om skriftlig uttalelse om vedkommende fra innstillende myndighet. Også et mindretall i tilsettingsrådet kan be om slik uttalelse. Hvis innstillende myndighet likevel ikke vil innstille vedkommende og tilsettingsorganet fastholder sin mening, skal saken avgjøres av Fiskeri- og kystdepartementet for lederstillinger (jfr. 7.3) og i Kystverkets tilsettingsråd for de øvrige stillinger. Bare en av dem som er innstilt eller en av dem som noen i tilsettingsorganet vil tilsette, kan da tilsettes av Fiskeri- og kystdepartementet eller Kystverkets tilsettingsråd, jf. tjenestemannslovens 4 nr. 5. Denne bestemmelsen gjelder kun hvor det foreligger en formell innstilling, ikke et forslag til tilsetting. 12 Overgang fra midlertidig til fast tilsetting En midlertidig tilsatt tjenestemann, tilsatt etter offentlig kunngjøring og vanlig tilsettingsprosedyre, kan tilsettes fast av tilsettingsrådet uten ny kunngjøring og behandling av innstillende myndighet. 13 Tilsetting 1. Ved tilsetting av tjenestemann skal den tilsatte, i samsvar med tjenestemannslovens 5 nr. 5 gis skriftlig underretning med opplysning om eventuelle særvilkår. Hvis vedkommende tilsettes på prøve, skal underretningen også inneholde en orientering om prøvetidsreglene og underretningen skal bekreftes skriftlig, jfr. tjenestemannslovens 8. Tilsettingsbrev utferdiges på standardblankett godkjent av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Vedlagt tilsettingsbrevet følger avtale om eventuell prøvetid og sikkerhetserklæring. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 14-5 - 14-8, både for faste og midlertidige tilsettingsforhold. 2. Ved midlertidig tilsetting skal stillingen i tillegg til ordinær stillingsbetegnelse i tilsettingsbrevet beskrives med henvisning til det aktuelle alternativ i tjenestemannslovens 3 nr. 2. Midlertidig tilsettingsbrev utstedes på standardblankett godkjent av FAD. 3. Alle søkere skal snarest mulig underrettes når stillingen er besatt, jf. forvaltningslovens 27, første ledd. Underretningen skal inneholde navnet på den søker som er tilsatt i stillingen ( vedtaket ). De tillitsvalgte i driftsenheten orienteres iht. Hovedavtalens 11. 1. c. Side 5 av 7
Del V BEREGNINGSREGLER, ORDENSSTRAFF, SUSPENSJON, AVSKJED OG KLAGE 14 Beregning av tjenestetiden 1. Ved beregning av tjenestetid etter tjenestemannslovens 9 og 10 medregnes all sammenhengende tjeneste i virksomheten. 2. Dersom hele eller deler av en annen virksomhet overføres til denne virksomheten, skal all sammenhengende tjeneste fra den tidligere virksomhet medregnes. 15 Ordensstraff Ordensstraffer etter tjenestemannslovens 14 slettes etter fem år. 16 Vedtaksorgan i saker om ordensstraff, oppsigelse, suspensjon og avskjed 1. Fiskeri- og kystdepartementet treffer vedtak om å gi embetsmann avskjed etter søknad eller ved nådd aldersgrense, vedta opphør av suspensjon eller konstitusjon eller ilegge ordensstraff. Det samme gjelder tjenestemann som er tilsatt av Kongen i statsråd. Se tjml. 17 nr. 2. 2. Vedtak om at en tjenestemann skal sies opp, ilegges ordensstraff, suspenderes eller gis avskjed, treffes av tilsettingsorganet. 3. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan vedtak om suspensjon eller overføring til annen tjeneste etter tjenestemannslovens 16 også treffes av foresatt tjenestemyndighet, jf. tjenestemannslovens 17 nr. 4. 17 Saksbehandlingsregler, klage 1. Dersom det i tilsettingsrådet ikke er flertall for oppsigelse, avskjed eller ordensstraff, kan hvert medlem av mindretallet kreve saken avgjort av overordnet myndighet. Det samme gjelder hvor et mindretall ønsker ilagt ordensstraff skjerpet. For alle stillinger, unntatt lederstillinger (jfr. 7.3), er overordnet myndighet Kystverkets tilsettingsråd. For lederstillinger (jfr. 7.3) er overordnet myndighet Fiskeri- og kystdepartementet. 2. Vedtak om ordensstraff, oppsigelse, suspensjon eller avskjed kan påklages i samsvar med reglene i tjenestemannslovens 19 og forvaltningsloven. Klagen framsettes skriftlig for vedtaksorganet. 3. Ledelsen lokalt fastsetter nærmere rutiner for arbeidet med å tilrettelegge innstillings-, tilsettings- og andre saker for tilsettingsrådet med sikte på at tilsettingsrådets medlemmer skal bli best mulig forberedt før vedtak fattes. Del VI ANDRE BESTEMMELSER 18 Arbeidstid m. v. 1. Alle arbeidstakere plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt. Registrering av fremmøte skjer etter regler fastsatt i egen avtale. 2. Enhver leder er forpliktet til å føre kontroll med at de underordnede overholder den fastsatte arbeidstid og at denne utnyttes effektivt. Lederen plikter videre å føre kontroll med underordnedes ferie- og sykefravær. 19 Velferdspermisjoner Velferdspermisjoner kan gis i samsvar med hovedtariffavtalens bestemmelser. Kystdirektøren eller den som er bemyndiget avgjør søknader om permisjoner. Søknader om velferdspermisjon for kystdirektøren avgjøres av Fiskeri- og kystdepartementet. 20 Permisjoner i forbindelse med opplæring, overgang til annen stilling m. v. 1. Tjenestefri bør, så langt tjenesten tillater det, gis den som ønsker å gjennomføre en utdanning eller utføre et arbeid som er av betydning for vedkommendes videre faglige Side 6 av 7
utvikling i statens tjeneste. Tjenestefri kan, så langt tjenesten tillater det, gis i inntil 2 år for tidsbegrenset tjenestegjøring i utdanningsstilling, og i særlige tilfelle kan slik permisjon gis ut over dette. 2. Tjenestefri for av andre grunner å overta annen statsstilling, kan gis i inntil ett år. Unntaksvis kan slik permisjon forlenges. Tilsvarende tjenestefri kan gis ved overtakelse av stilling utenfor staten, såfremt arbeidet har faglig tilknytning til det arbeidsområdet vedkommende får permisjon fra. 3. Kystdirektøren eller den som er bemyndiget avgjør søknader om permisjoner på inntil 6 mnd. I søknader om permisjoner på over 6 mnd. skal tilsettingsrådet først uttale seg. 21 Ferielister Regler for feriefastsettelse og tiden for ferie er regulert i ferieloven, se særlig denne lovs 6 og 7. Ferielister skal settes opp i så god tid som mulig. Det skal sørges for forsvarlig bemanning til enhver tid. Ferielistene skal godkjennes av kystdirektøren eller leder for driftsenhet eller den disse bemyndiger. Tilsvarende gjelder ved senere endringer. 22 Attest Tjenestemann som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å få skriftlig attest, jfr. arbeidsmiljøloven 15-15. Attesten skal inneholde tjenestemannens navn, fødselsdato, hvilken (hvilke) stilling(er) vedkommende har hatt og dato for tiltredelse i og eventuell fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det videre gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt, og en vurdering av tjenestemannens utførelse av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen selv. 23 Ikrafttredelse og revisjon Dette reglement er stadfestet av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) den dd.mm.åå. og trådte i kraft dd.mm.åå etter beslutning av Fiskeri- og kystdepartementet. Fra samme tidspunkt oppheves Tilsettingsreglement for Kystverket av 1. januar 2005. Partene på virksomhetsnivå i Kystverket og stadfestelsesmyndigheten kan når som helst kreve at reglementet tas opp til revisjon, jfr. tjenestemannslovens 23, nr. 3. Side 7 av 7