PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2017-2018 Skaun kommune Administrativt utkast
1 Om forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven 77 ansvarlig for at det utføres regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Skaun kommune. Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd (forskrift om revisjon, 7). Forvaltningsrevisjonen er derfor et viktig verktøy for kommunestyret når det skal føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen og skal ifølge kontrollutvalgsforskriften vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon. Dette for å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter (forskrift om kontrollutvalg, 10) Denne planen er utarbeidet for perioden 2017-2018. Planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Konsek Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens revisor, Revisjon Midt-Norge IKS, står for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonene. Arbeidet skal utføres i tråd med krav i kommuneloven, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjoner med bakgrunn i planen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen dersom det er nødvendig. Ved omfattende endringer rapporteres det til kommunestyret.
2 Prioriterte områder i planperioden På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen mener kontrollutvalget at det er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon på følgende områder i planperioden. Område 1. Institusjonsbaserte tjenester Skaun kommune har i tidligere år hatt høye kostnader til institusjonsbaserte tjenester sammenlignet med fylket, landet uten Oslo og den KOSTRA gruppen Skaun tilhører. Kostnadsutviklingen har snudd og netto driftsutgifter har falt fra med ca. 7 % i perioden fra 2010 til 2015. Samtidig som den har økt for fylket og KOSTRA gruppen med 6-7%. Brutto driftsutgifter er nå på linje med de øvrige aktører Skaun sammenligner seg med. Indikatorer viser at det har vært en positive økonomiske utvikling, samtidig viser andre indikatorer at det totale tjeneste tilbudet har blitt redusert i omfang. Som eksempel har andel brukere med brukertilpasset enerom falt fra 83,1 % til 67,4 % de siste 5 år. Antall legetimer og fysioterapitimer per beboer på sykehjem har også falt noe, og ligger under KOSTRA gruppen og landet uten Oslo, men på samme nivå som fylket for øvrig. Dette medfører nødvendigvis ikke at tjenesten ikke oppfyller de krav som stilles, eller at tjenesten er av dårligere kvalitet eller i verste fall uforsvarlig. Likevel er det ofte en sammenheng mellom innsparinger og kvaliteten på tjenestetilbudet. Samhandlingsreformen har også medført nye utfordringer for kommunene og i 2017 vil kommunen få ansvaret for pasienter i innenfor rus og psykiatri. Dette er også tjenester som har store konsekvenser for den enkelte bruker. At kommunen tillegges denne oppgaven vil kunne legge ytterligere press på tjenester som tilbys. I forbindelse med en forvaltningsrevisjon, kan det for eksempel være aktuelt å se på om kommunen har en god og effektiv styring og drift av institusjonsbaserte tjenestene, hvorvidt brukernes rettigheter ivaretas på en god måte, brukermedvirkning og hvordan kommunen har taklet innføring av samhandlingsreformen m.m.
2. 3. Barnevern - kvalitet og saksbehandling Barneverntjenesten i Skaun inngår i et interkommunalt samarbeid mellom Orkdal, Meldal og Agdenes. Arbeidspresset har vært og er høyt. Etter noen år med uro og flere utskiftinger blant medarbeiderne, har det vært arbeidet godt med å få på plass en fungerende tjeneste. Sykefraværet har normalisert seg, saksbehandlingstider har forbedret seg og tjenesten oppfyller langt på vei de aller fleste lovkrav, noe som fylkesmannens tilsyn har vist. Enkelte avvik forekommet, men bildet som tegnes av tjenesten er langt bedre nå enn for noen år tilbake. Barnevernet er av stor samfunnskritisk betydning for en av de mest sårbare grupper. Dette fordrer at det holdes kontinuerlig fokus på tjenesten. Nå har ny ledelse, rutiner og planer fått noen år på å få satt seg. Å gjennomføre en forvaltningsrevisjon kan derfor være hensiktsmessig i denne planperioden. Det er fylkesmannen som fører tilsyn med barnevernet, men en forvaltningsrevisjon kan legge hovedvekten på andre forhold enn de forhold fylkesmannen fører tilsyn med. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se på rekruttering, tilrettelegging av arbeidet, forebyggende og tverretatlig samarbeid som for eksempel mellom barnevernet, PP- og helsesøstertjenesten. Brann- sikkerhet og beredskap Skaun er tilsluttet et vertskommunesamarbeid for brann- og redningstjenesten, hvor Orkdal er vertskommune. Skaun kommunen er likevel pliktig til å påse at de tjenester kommunen innhenter er i henhold til de lov- og forskriftskrav som oppstilles. Kommunen skal sørge for at drift av brannvesenet er forsvarlig og at brannvesenet ivaretar de forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Kommunens internkontroll skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid etter loven og forskriftene blir overholdt. Det ble i et varsel i 2016 gjengitt flere punktet som kan være kritikkverdige, flere av punktene sammenfaller med de avvik som ble påpekt i 2013 av DSB. Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Grunnskolen læringsmiljø Alle elver har rett til et godt fysisk og psykososialt læringsmiljø Elevundersøkelsene for 5. og 10. trinn i Skaun kommune viser at Skaun kommune scorer lavere på ti av tolv punkter og likt på 2 sammenlignet med kommunegruppa, fylket og landet uten Oslo. Trivsel, læringskultur og mobbing er de indikatorene som viser størst avvik. Satsing på læringsmiljø og pedagogisk analyse (LP) er iverksatt ved alle enhetene. På enkelte skoler hvor eleven gir læringsmiljøet relativ høy score, oppnår elevene ved denne skolen bedre karakterer enn ved skoler som får lavere score på læringsmiljø. En forvaltningsrevisjon kan prøve å finne årsakssammenhenger som kan benyttes til læring ved andre skoler i Skaun kommune.
Miljøsatsningen i Skaun kommune Skaun kommune har som målsetting å drive kommunaltjeneste yting og kommunal virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. Er miljøperspektivet i praksis satt på dagsorden i Skaun kommune? Er det fokus på miljø ved inngåelse av kontrakter, i byggeprosjekter og i arbeidshverdagen? Hvilke planer og rutiner har kommunen på området og brukes disse planene aktivt for å øke miljøbevissthet i hele organisasjonen?
3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon skal revisor rapportere til kontrollutvalget om resultatene av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret og legger vanligvis rapportene fra forvaltningsrevisjon fram for kommunestyret. Den videre oppfølgingen av rapportene rapporteres løpende til kommunestyret ved behov, og i en samlet framstilling av kontrollutvalgets arbeid ved slutten av valgperioden.