Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 17/98 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Formannskapssalen, Skaun Rådhus Møtedeltakere: Roy Michelsen Arne Morten Johnsen Georg Heggelund Oddrun Husby Ann-Sølvi Valås Myhr Forfall: Andre møtende: Torbjørn Brandt, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (konsek) Kopi: Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon , eller e-post: torbjorn.brandt@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Roy Michelsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Førstekonsulent, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 20/17 Godkjenning av møteprotokoll 21/17 Aktuelle saker fra utvalgene 22/17 Referatsaker 23/17 Bestilling forvaltningsrevisjon 24/17 Eventuelt

3 Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/98-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget.

4 Aktuelle saker fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/98-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar aktuelle saker fra utvalgene til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 6/16 i møte den at hvert medlem i kontrollutvalgets får ansvar for å følge et politisk organ for å kunne orientere de øvrige medlemmer i utvalget om aktuelle saker fra sitt politiske organ. Roy Michelsen, kommunestyret. Georg Heggelund, Plan- og miljøutvalget Oddrun Husby, Helse, kultur og oppvekstutvalget Ann-Sølvi V. Myhr, Arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget. Arne M.L. Johnsen, formannskapet

5 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/98-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Hva skjer hvis en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket Journalplikt for politikere som offentlig tjenestemann Kan ikke avsette ordfører som velges til Stortinget Må finne setterådmann når rådmann er inhabil Også kommuneadvokatens journal er offentlig Varslerens identitet må beskyttes Spørsmål om budsjett i interkommunale selskaper Møteprotokoll representanskapet Konsek Trøndelag IKS Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Ulovlig anskaffelser 2. Journalplikt 3. Ordførervervet 4. Bruk av setterådmann 5. Krav til journalføring for kommuneadvokat 6. Varsling 7. Binder budsjettet? 8. Møteprotokoll rep.skap Konsek Trøndelag IKS

6 Hva skjer hvis en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket? KS-Bedrift Hvis en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket, kan retten bestemme at kontrakten skal settes til side umiddelbart, at den skal slutte å løpe fra et bestemt tidspunkt (avkortning) og/eller at det skal ilegges gebyr. Disse sanksjonene er regulert i henholdsvis anskaffelsesloven 13 og 14. Kontrakten kjennes «uten virkning» Etter anskaffelsesloven 13 skal kontrakter over EØS-terskelverdi (se anskaffelsesforskriften 5-3) som er inngått i strid med anskaffelsesregelverket kunne kjennes "uten virkning". At en kontrakt kjennes "uten virkning" medfører at partene ikke kan forholde seg til kontrakten fremover - kontrakten settes til side. Det er domstolen som kan kjenne en kontrakt uten virkning. Begrepet "uten virkning" er bevisst valgt for ikke å gi assosiasjoner til kjente begreper som ugyldighet og hevning, og er dermed noe nytt i norsk rett. Domstolene må gjennom praksis utpensle hva som ligger i at en kontrakt kjennes uten virkning. En inngått kontrakt skal kjennes «uten virkning» hvis: 1. Kontrakt er inngått uten pliktig kunngjøring (såkalt ulovlig direkte anskaffelse) 2. Kontrakt er tildelt under en rammeavtale med flere leverandører i strid med regler om gjenåpning av konkurransen eller er tildelt under en dynamisk innkjøpsordning i strid med forskrift 3. Kontrakt er tildelt ved brudd mot karensperioden/suspensjonsplikten når dette har fratatt tilbyder muligheten for rettslig prøving og dette har påvirket muligheten for klager til å få tildelt kontrakten Det kreves ikke at det foreligger skyld hos oppdragsgiver. Det er tilstrekkelig at det er skjedd et brudd på et av de ovennevnte alternativene. Av anskaffelsesloven 14 andre ledd følger det at retten skal ilegge overtredelsesgebyr hvis kontrakten kjennes «uten virkning» for fremtidig kontraktsoppfyllelse, se mer nedenfor. Dersom en kontrakt kjennes «uten virkning» kan det utløse erstatningsplikt for oppdragsgiver dersom medkontrahenten har vært i god tro. Hvordan erstatningsreglene nærmere skal utformes er overlatt til domstolene. Avkortning og gebyr Etter anskaffelsesloven 14 kan retten avkorte en kontrakt og/eller ilegge overtredelsesgebyr ved brudd på anskaffelsesregelverket. Disse sanksjonene kan komme i stedet for, eller komme i tillegg til, at en kontrakt kjennes «uten virkning» etter anskaffelsesloven 13. Avkortning innebærer at det gjøres en avkortning av kontraktens løpetid fra et tidspunkt som retten bestemmer, for eksempel fra det er gjennomført en ny konkurranse om kontrakten eller et annet hensiktsmessig tidspunkt.

7 Overtredelsesgebyr vil være en aktuell sanksjon i saker der det er behov for at kontraktsforholdet består. Gebyr vil kun pålegges oppdragsgiver. Hvis kontraktens verdi overstiger EØS-terskelverdien er det to situasjoner der avkortning og/eller overtredelsesgebyr er aktuelt: 1. Hvis en kontrakt er tildelt ved en ulovlig direkte anskaffelse, men ikke kan kjennes «uten virkning» på grunn av vesentlige hensyn til allmennhetens interesser som gjør det nødvendig å opprettholde kontrakten. 2. Ved brudd på reglene om karensperiode eller suspensjon der retten ikke kan kjenne kontrakten uten virkning etter anskaffelsesloven 13, fordi ikke alle vilkårene er oppfylt. Se punkt nr. 3 ovenfor. 3. Overtredelsesgebyr skal ilegges hvis en kontrakt kjennes «uten virkning» for fremtidig oppfyllelse etter anskaffelsesloven 13. Hvis kontrakten ikke overstiger EØS-terskelverdiene, men overstiger en nasjonal terskelverdi (anskaffelsesforskriften del II og del V), er det to situasjoner der avkortning og/eller overtredelsesgebyr er aktuelt: 1. Ved en ulovlig direkte anskaffelse. Sanksjonene er likevel ikke aktuelle hvis oppdragsgiver kunngjør en frivillig intensjonskunngjøring og deretter venter i minst ti dager før kontrakten inngås, se anskaffelsesforskriften Når oppdragsgiveren har foretatt brudd på lov eller forskrift som har påvirket leverandørens mulighet for å få kontrakten, i kombinasjon med at bestemmelser om karensperiode også er brutt slik at leverandøren ikke har fått mulighet til å iverksette rettslige skritt før kontraktsinngåelsen Når retten skal fastsette sanksjonene skal det særlig legges vekt på bruddets grovhet, størrelsen på anskaffelsen, om oppdragsgiveren har foretatt gjentatte brudd, muligheten for å gjenopprette konkurransen og den preventive virkningen. Overtredelsesgebyret kan uansett ikke settes høyere enn 15 prosent av anskaffelsens verdi.

8 Notat Fra: Sverre B. Midthjell Dato: Arkivsaknr: 17/80-4 Håndtering av henvendelser til kontrollutvalgets medlemmer Hvordan skal kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet håndtere skriftlige henvendelser som sendes eller overleveres privat til et enkeltmedlem? Her vil vi prøve å gi en veiledning om temaet. Dette er vår beste tolkning av litt komplisert materie, og vi bygger blant annet på innspill fra fylkesmannen, IKA Trøndelag og Arkivverket. Kontrollutvalget er et offentlig organ underlagt arkivloven og offentleglova. Formålet med disse lovene er blant annet å styrke tilliten til offentlig forvaltning gjennom at offentligheten har mulighet til å etterprøve det de offentlige organene foretar seg. For kontrollutvalget som politisk organ betyr dette at innbyggerne og pressen, så langt det er mulig innenfor rammene av taushetsplikten, skal ha tilgang på den samme informasjonen som utvalget selv har, så de kan gjøre seg opp en mening om sakene. En viktig del av innsynsretten nedfelt i offentleglova 10 er en plikt til å føre postjournal. Dette er regulert i arkivforskriften 2-7. Alle innkommende og utgående dokumenter som anses for å være «saksdokumenter for organet» skal føres i denne journalen, uansett på hvilken måte de har kommet til organet. Også dokumenter unntatt offentlighet skal føres i journalen, men det er anledning til å sladde taushetsbelagt informasjon. At journalen er komplett er viktig for at det skal være mulig å vite at et dokument eksisterer, så man kan kreve innsyn i det. Journalen skal inneholde journaldato, saksnummer, avsender, tittel eller beskrivelse av innholdet og brevdato. Journalplikten gjelder for alle dokumenter som er saksdokumenter for organet. Dette er alle dokumenter som kommer til organet og kan være, eller er ment å skulle være, gjenstand for saksbehandling i organet, uavhengig om de faktisk fører til en sak eller ikke. Med «organet» menes i denne sammenhengen sekretariatet og kontrollutvalget selv. Kontrollutvalgssekretariatet er ansvarlig arkivtjeneste for kontrollutvalget. Etter arkivforskriften kap. IIIA skal derfor post til organet i utgangspunktet åpnes og journalføres av sekretariatet. Dette innebærer alle innkomne dokumenter, uansett medium (papir, e-post, SMS e.l.). De fleste dokumenter til organet sendes rett til kontrollutvalgssekretariatet. Da trenger ikke kontrollutvalgsmedlemmene selv å forholde seg til disse reglene. Fra tid til annen sendes imidlertid dokumenter som ender opp som saksdokumenter til organet til medlemmer av utvalget. Dersom et brev er adressert til et medlem av kontrollutvalget, eller kommer på e-post direkte til dette, så er det medlemmet, ikke

9 sekretariatet (arkivtjenesten) som skal åpne det. Dersom den som mottar dokumentet åpner det og anser dette for å være et brev til organet, eller på annen måte et saksdokument til organet, må vedkommende medlem selv sørge for å levere eller videresende det til sekretariatet så vi kan sørge for riktig journalføring. Dette bør gjøres så snart som mulig. Medlemmene av kontrollutvalget må selv vurdere om e-post og andre dokumenter de mottar er post til organet eller til dem selv. Hvilken adresse det er sendt til er i utgangspunktet ikke avgjørende. Dersom en henvendelse kommer til et medlems private e-post og begynner med «Til kontrollutvalget», eller er utformet som et formelt brev med «kontrollutvalget» eller «kontrollutvalgets leder» som mottaker er det ganske åpenbart at det dreier seg om post til organet. En oppfordring til et kontrollutvalgsmedlem om å ta opp en sak er ikke nødvendigvis et brev til organet. Da må medlemmet selv (evt. med bistand fra sekretariatet) vurdere det ut fra form og innhold. Et medlem kan få en e-post fra f.eks. en bekjent eller et partimedlem om en sak de oppfordrer til å ta opp i kontrollutvalget,. Det vil da være opp til medlemmet å vurdere om man vil ta den oppfordringen. Dette mener vi ikke trenger å anses for å være post til organet som må journalføres. Dersom dokumentet med henvendelsen legges fram for kontrollutvalget, eller dersom det inneholder informasjon som er viktig for saksbehandlingen, så skal den imidlertid journalføres. Sverre B. Midthjell seniorrådgiver

10 Kan ikke avsette ordfører som velges til Stortinget Kommunal Rapport Ordførere som blir innvalgt til Stortinget i høst, velger helt og holdent selv om de vil gå av som ordførere, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kommunestyret kan ikke ta fra ordføreren vervet. Flere ordførere er ventet å komme inn på Stortinget i høst. Hvis ikke en ordfører som blir innvalgt på Stortinget søker om fritak fra vervet, kan ikke kommunestyret ta det fra vedkommende, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. v ut Vår ordfører er kandidat til stortingsvalget i høst, og det kan se ut som hun vil bli innvalgt. I reglementet for ordfører står det «Ordføreren arbeider med kommunens saker på heltid.» Må hun fratre vervet som ordfører om hun blir stortingsrepresentant? Bernt svarer I Grunnloven 63 er fastsatt en alminnelig plikt til å ta imot valg som stortingsrepresentant hvis man blir valgt fra det valgdistrikt man har stemmerett, og dermed selvsagt til å møte i Stortinget og ta del i virksomheten der. Det betyr at så langt deltakelse i Stortingets arbeid kommer i veien, har ordfører «gyldig forfall» fra sin plikt til deltakelse i møter i kommunestyre og formannskap etter kommuneloven 40, nr. 1, første avsnitt, og fra utførelsen av andre oppgaver som innkalling til møter i disse organene etter 32 nr. 2, og representasjon av kommunen i ulike sammenhenger. Når ordfører har forfall eller ikke kan utføre noen av sine oppgaver, ligger det da i vervet som varaordfører etter 9, nr. 1, første setning, at denne skal tre inn i ordførers sted. Ordfører som velges til Stortinget, vil kunne søke kommunestyret om fritak for ordførervervet og andre folkevalgte verv etter bestemmelsen i 15 nr. 2, med den begrunnelse at vervet som stortingsrepresentant medfører at hun «ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet». Noen rett til slikt fritak har imidlertid ordfører ikke, og hvis ordfører ikke søker om fritak, kan kommunestyret ikke frata henne vervet. Valget som ordfører gjelder da stadig for resten av valgperioden. Det er altså i siste instans opp til ordfører selv å vurdere om hun kan kombinere disse to vervene på en forsvarlig måte. Men i en slik situasjon er det nærliggende at kommunestyret endrer både reglementsbestemmelse om at ordførervervet er et heltidsverv, reduserer godtgjøringen for vervet, og eventuelt oppgraderer varaordførervervet og godtgjøringen for dette slik at denne avspeiler den økte arbeidsmengden i dette vervet. Man kan også trekke tilbake fullmakter til ordfører til etter 9 nr. 5 til å treffe vedtak i enkeltsaker, og eventuelt overføre disse til rådmannen eller folkevalgt organ.

11 Må finne setterådmann når rådmann er inhabil Kommunal Rapport Når rådmannen er inhabil, må innstilling til et folkevalgt organ utformes og avgis av noen som ikke er tilsatt i kommunens administrasjon, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Et vesentlig poeng er at innstillinger fra administrasjonen som klar hovedregel vil være avgjørende for utfallet av saken når det treffes vedtak i et politisk organ, skriver Jan Fridthjof Bernt. Skriv ut SPØRSMÅL: Hvis rådmannen er inhabil i en sak, kan andre i administrasjonen skrive innstilling til vedtak i vedkommende folkevalgte organ? Bernt svarer I forvaltningsloven 6, tredje avsnitt, er det fastsatt at hvis en overordnet tjenestemann er inhabil, «kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan». For rådmannen er dette da alle som er tilsatt i kommunens administrasjon. Bestemmelsen gjelder der det treffes «avgjørelse». Den avskjærer i utgangspunktet ikke at personer som er underordnet en inhabil sjef, medvirker ved saksforberedelsen når de ikke selv treffer avgjørelse i saken. Spørsmålet blir da om det å utforme en innstilling til et folkevalgt organ som så treffer vedtak, er en «avgjørelse» som går inn under denne regelen, eller bare saksforberedelse, som altså kan foretas også av en underordnet når andre skal treffe vedtak. Rettstilstanden er litt usikker her, men de beste grunner taler for at denne bestemmelsen også avskjærer den som underordnet en inhabil sjef, fra å avgi innstilling eller uttalelse der dette fremtrer som et separat, formalisert og selvstendig ledd i beslutningsprosessen. Slike innstillinger er undergitt offentlighet og partsinnsyn, og fremtrer som resultatet av «sluttført saksbehandling» fra administrasjonens side. Saksforberedelsen er med andre ord avsluttet. På det mer praktiske plan er det et vesentlig poeng at slike innstillinger som klar hovedregel vil være avgjørende for utfallet av saken når det treffes vedtak i et kollegialt organ. Slike kollegiale organer herunder folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner - vil normalt ikke ha mulighet for å gjennomføre en uttømmende og selvstendig vurderinger av de premissene og vurderingene som er lagt for avgjørelsen i innstillingen fra administrasjonen. Dermed vil regelen i 6, tredje avsnitt, i de fleste saker bare være et tomt skall om den ikke gjelder også for slike innstillinger. Dette betyr at når rådmannen er inhabil, må innstilling til et folkevalgt organ utformes og avgis av noen som ikke er tilsatt i kommunens administrasjon. Det mest praktiske er da at dette gjøres av administrasjonen i en nabokommune.

12 Også kommuneadvokatens journal er offentlig At et dokument inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, er ikke en hjemmel for å unnta hele dokument fra innsyn. Og det fjerner aldri plikten til journalføring, ei heller hos kommuneadvokaten. Kommunal Rapport Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt SPØRSMÅL I en kommune ble kommuneadvokatens post unntatt fra postlisten. På forespørsel opplyste kommuneadvokaten at all korrespondanse ble journalført der, men fordi mesteparten er unntatt fra offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt, ble det ikke oversendt til journalføring i kommunens postliste. I stor grad handler dette om barnevernssaker. Kommuneadvokaten viste også til at det ikke er noe lovmessig krav eller pålegg om at kommunen skal legge ut sine postlister på nett. I tillegg ble det framholdt at det trolig ville bli en god del ekstraarbeid hvis kommuneadvokatens korrespondanse skulle inkluderes i postlisten. I så fall må hvert enkelt dokument kontrolleres slik at man ikke publiserer taushetsbelagt informasjon. Er dette en lovlig praksis? SVAR Plikten til å føre postjournal er fastslått i offentlighetsloven 10, første avsnitt, som viser til «reglane i arkivlova» om dette. Arkivloven sier ikke selv noe om dette, men i arkivforskriften 2-6, første og andre setning, er det fastslått at: «Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar», og: «I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon». Som alminnelig regel kan man velge mellom elektronisk journal eller journal på papir (arkivforskriften 2-6, fjerde avsnitt, første setning). Det er etter dette antakelig ikke noe i veien for at det etableres en egen journal for dokumenter hos kommuneadvokaten, også om kommunens journal for annen korrespondanse er elektronisk. Men kommuneadvokatens journal er da et offentlig dokument på linje med andre journaler, og skal føres etter reglene i arkivforskriften om dette, se dennes Offentlighetsloven inneholder ingen bestemmelser om at dokumenter kan unntas på grunn av taushetsplikt, bare en bestemmelse i 13 første avsnitt om at: «Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn». Dette er altså en bestemmelse om «sladding» av de deler av et dokument som inneholder slike opplysninger, normalt ikke en hjemmel for å unnta dokumentet i sin helhet fra innsyn, og aldri fra plikten til å journalføre det etter bestemmelsene

13 arkivforskriftten 2-7, der det blant annet kreves at journalinnføringen skal angi hva dokumentet handler om og hvem som er sender eller mottaker. Men hvis en slik journalinnføring i seg selv avdekker forhold som er taushetspliktbelagt, noe som typisk vil være tilfelle i barnevernssaker, vil man kunne sladde for eksempel navnet på mottaker eller avsender, og eventuelt gi angivelsen av sakstypen en så nøytral form at det ikke lar seg gjøre å slutte seg til hva saken gjelder, se 2-7, første setning: «Innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller i medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentleg innsyn». Dette er knapt nok noe uoverkommelig merarbeid for kommuneadvokaten, og det må det i alle fall avsettes tid til det. Journalføring skal skje fortløpende etter hvert som dokumenter kommer inn eller sendes ut, se arkivforskriften 3-1, tredje avsnitt, første setning: «Post til organet skal opnast av arkivtenesta», og 3-5, første setning: «Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling», og 3-8, første setning: «Når behandlinga er avslutta og svarbrev er ekspedert, skal alle dokumenta i saka tilbake til arkivtenesta».

14 Varslerens identitet må beskyttes Identiteten til den som varsler må anses som et «personlig forhold» underlagt taushetsplikt, skriver jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kommunal Rapport SPØRSMÅL I det siste har vi hatt flere saker der det har vært spørsmål om vern av varsleres identitet. Har arbeidsgiver taushetsplikt om hvem som har varslet om svikt eller feil? SVAR I arbeidsmiljøloven 2 4 nr. 1 er det fastsatt at: «Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten». Og i alle fall for ansatte i offentlig tjeneste må det tilføyes at de ikke bare har rett, men også plikt, til å varsle om slike forhold. I lovens 2 4 nr. 1. første setning, er det videre fastslått at: «Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2 4 er forbudt.» Den som er varsler, vil imidlertid uansett ofte være i en sårbar posisjon, og kan bli utsatt for både sosiale og tjenestemessige sanksjoner. Vern av varslere er en grunnleggende betingelse for at varslingsretten skal fungere, og det viser seg at i praksis får varslingen svært ofte ubehagelige konsekvenser for den som varsler. Ønsket om anonymitet er derfor forståelig og ofte velbegrunnet. Alle dokumenter i en varslersak skal journalføres og arkiveres, men som utgangspunkt må identiteten til den som varsler, anses som et «personlig forhold» som er taushetspliktbelagt, og derfor må sladdes fra alle saksdokumenter som offentligheten får innsyn i. Et annet spørsmål er imidlertid om den som er gjenstand for varsling, og dermed utsatt for tjenestemessig kritikk eller andre reaksjoner, har krav på å få vite hvem som står bak. Taushetsplikten gjelder ikke overfor den som er part i saken, men i forvaltningsloven 19, siste avsnitt er det en regel om at: «Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre.» Svaret må da være at hvis det er tale et varsel som blir behandlet som et rent tips, ved at kommunen foretar en selvstendig undersøkelse av forholdet som danner grunnlag for den videre saksbehandlingen, kan og bør den holde varslerens identitet skjult også for den som ved varslet har blitt part i saken. Men hvis de opplysningene som gis i varslet, følger saken videre og blir en del av grunnlaget for de vurderingene som foretas, må den som varslet er rettet mot, som alminnelig regel ha krav på å få vite hvem varsleren er, for å kunne ta til motmæle. Hvis varslet er gitt anonymt, noe som ofte vil være det klart klokeste for varsleren, må det fortsatt tas imot og behandles, men da vil kommunen bare kunne bruke det som et tips for videre undersøkelser, og ikke legge noen vekt på de opplysningene som gis i varslet når saken behandles, ut over det man selv har klart å finne ut. Anonyme beskyldninger er det ofte vanskelig å beskytte seg mot.

15 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongens gt TRONDHEIM Deres ref Vår ref 17/ Dato Spørsmål om budsjett i interkommunale selskaper Vi viser til brev 4. april 2017, hvor det blir spurt om deltakerkommunene i et interkommunalt selskap plikter å bevilge midler til selskapet i tråd med det budsjettvedtaket representantskapet i selskapet har vedtatt. Bakgrunn Bakgrunnen for spørsmålet er at lov om interkommunale selskaper 18 tredje ledd om årsbudsjettet ble opphevet fra 1. januar Bestemmelsen lød: Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra deltakerne, er budsjettet ikke endelig før kommune- eller fylkeskommunedeltakernes budsjetter er behandlet etter kommuneloven 45 nr. 4, for såvidt angår tilskuddet. Departementets vurdering Departementet vil i det følgende gjøre greie for hvordan departementet vurderer spørsmålet ovenfor. Departementet understreker at kommuner og interkommunale selskaper har et selvstendig ansvar for å anvende loven og et selvstendig ansvar for de vedtakene de treffer. I Prop. 119 L ( ) s. 33 forklares bakgrunnen for og innholdet i lovforslaget slik: Departementets vurdering i høyringsnotatet var at gjeldande 18 tredje ledd er ei overflødig føresegn, og departementet føreslo å oppheve den. Framlegget i høyringsnotat inneber at selskapets budsjett vil vere å rekne som endeleg når det er vedteke av representantskapet, men at budsjettet må reviderast dersom det oppstår vesentlege endringar i inntekter og utgifter i forhold til det som er budsjettert. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Jan Morten Sundeid

16 Budsjettvedtak vil altså være endelig for selskapet når det er vedtatt av representantskapet. Det følger imidlertid av 19 at dersom det oppstår vesentlige endringer i inntekter og utgifter i forhold til det som er budsjettert, skal slike avvik følges opp av selskapets styre med et forslag til revidert budsjett som skal behandles av representantskapet. I høringsnotatet til lovendringen står det følgende om denne bestemmelsen: Denne føresegna gjeld også dersom det oppstår avvik mellom det selskapet har budsjettert som inntekter frå deltakarane, og det deltakarane faktisk kjøper eller gir av andre ytingar til selskapet. Departementet mener på denne bakgrunn at forarbeidene er klare på at lovendringen ikke skal forstås slik at representantskapets budsjettvedtak er bindende for deltakerkommunene. Tvert imot må representantskapet behandle budsjettet på nytt dersom det er vesentlig avvik mellom det representantskapet har budsjettert med av inntekter/tilskudd fra deltakerkommunene og det deltakerkommunene faktisk bevilger i sine budsjetter. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Jan Morten Sundeid fagdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2

17

18

19

20

21

22

23 Bestilling forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 17/99-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten innstilling. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon beh. KU sak Plan for selskapskontroll (behandlet i KU) Saksutredning Kontrollutvalget i Skaun har 70 timer for 2017 tilgjengelig for bestilling av forvaltningsrevisjon, selskapskontroll som forvaltningsrevisjon eller eierskapskontroll. En bestilling kan innrettes slik at timer for 2018 benyttes for å bestille et større prosjekt. I utgangspunktet bør en bestilling følge planens prioriterte områder. Endrer risikobildet seg for allerede inntatte områder i planen eller andre områder som ikke står i planen blir aktuelle, kan kontrollutvalget omprioritere hvilket område det ønsker å bestille fra. Kommunestyret delegerte til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalgets vurdering I plan for forvaltningsrevisjon er læringsmiljøet ved grunnskolen gitt første prioritet. I planen står følgende (med uthevet skrift.): Grunnskolen læringsmiljø Alle elver har rett til et godt fysisk og psykososialt læringsmiljø Elevundersøkelsene for 5. og 10. trinn i Skaun kommune viser at Skaun kommune scorer lavere på ti av tolv punkter og likt på 2 sammenlignet med kommunegruppa, fylket og landet uten Oslo. Trivsel, læringskultur og mobbing er de indikatorene som viser størst avvik. Satsing på læringsmiljø og pedagogisk analyse (LP) er iverksatt ved alle enhetene. På enkelte skoler hvor eleven gir læringsmiljøet relativ høy score, oppnår elevene ved denne skolen bedre karakterer enn ved skoler som får lavere score på læringsmiljø. En forvaltningsrevisjon kan prøve å finne årsakssammenhenger som kan benyttes til læring ved andre skoler i Skaun kommune. Etter planen var skrevet har elevundersøkelsen for 2015/16 og 2016/17 blitt publisert og denne viser at grunnskolen i Skaun har fortsatt det gode arbeidet og at dette gir seg utslag i meget god score på elevundersøkelsen. Grunnskolen i Skaun har hatt en god positiv utvikling. For 7.trinn ligger grunnskolen alene på topp på ett område, delt topplassering på et annet og rett under toppscore på øvrige områder, unntatt ett, men også her scorer Skaun likevel høyere enn gjennomsnittet. Området er større en kun elevundersøkelsen og det kan være hensiktsmessig å se på:

24 Satsing på læringsmiljø og pedagogisk analyse. Hvordan har dette fungert og finnes tilstrekkelig dokumentasjon, system og rutiner for hvordan dette gjennomføres. Videre kan det være hensiktsmessig å se i hvilken grad det gode arbeidet som gjøres har en overføringsverdi til andre enheter både i og utenfor området. Hvordan holde driftsutgifter på et tilfredsstillende nivå. Skaun kommune har lavere driftsutgifter i grunnskolesektoren i forhold fylket og landet for øvrig, men noe høyere sammenlignet med kommunegruppa. Andel elever med spesialundervisning. Skaun kommune har like andel av elever med spesialundervisning sammenlignet med kommunegruppa, men noe lavere enn fylket og landet for øvrig. Grunnskolepoeng. Skaun kommune har noe lavere grunnskolepoeng sammenlignet med fylket og landet, 39.9 mot hhv. 41,1 og 41,1. Liten nedgang fra 2015 hvor Skaun hadde 40, 2 poeng og avstanden var kun 0,6 og 0,5. Avstanden har derfor økt noe. Hvordan sikre tilstrekkelig kompetanse. Andel lærere uten utdanning er 1,4% (2016) nedgang fra 2015 (7,1%) noe som er vesentlig lavere enn kommunegruppa og landet for øvrig. Årsakssammenhenger med at et økende antall barn har/får spesielle behov (skolevegring, diagnoser, psykisk helse).bemanning i støttetjenester holdt opp mot nasjonal norm (skolehelsetjeneste, PPT, psykisk helse) Sekretariatet er ikke kjent med at det er gjennomført noe tilsyn eller fremkommet klager som tilsier at risikoen har økt i senere tid. Sekretariatets vurdering er at risikobildet tilsier at det ikke behøves en forvaltningsrevisjon på dette området. Barnevern er gitt andre prioritet i planen, og i plan for forvaltningsrevisjon står følgende (se uthevet skrift under): Barnevern - kvalitet og saksbehandling Barneverntjenesten i Skaun inngår i et interkommunalt samarbeid mellom Orkdal, Meldal og Agdenes. Arbeidspresset har vært og er høyt. Etter noen år med uro og flere utskiftinger blant medarbeiderne, har det vært arbeidet godt med å få på plass en fungerende tjeneste. Sykefraværet har normalisert seg, saksbehandlingstider har forbedret seg og tjenesten oppfyller langt på vei de aller fleste lovkrav, noe som fylkesmannens tilsyn har vist. Enkelte avvik forekommet, men bildet som tegnes av tjenesten er langt bedre nå enn for noen år tilbake. Barnevernet er av stor samfunnskritisk betydning for en av de mest sårbare grupper. Dette fordrer at det holdes kontinuerlig fokus på tjenesten. Nå har ny ledelse, rutiner og planer fått noen år på å få satt seg. Å gjennomføre en forvaltningsrevisjon kan derfor være hensiktsmessig i denne planperioden. Det er fylkesmannen som fører tilsyn med barnevernet, men en forvaltningsrevisjon kan legge hovedvekten på andre forhold enn de forhold fylkesmannen fører tilsyn med. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se på rekruttering, tilrettelegging av arbeidet, forebyggende og tverretatlig samarbeid som for eksempel mellom barnevernet, PP- og helsesøstertjenesten. Etter planen ble skrevet trer Skaun ut av det interkommunale samarbeidet mellom Orkdal, Meldal og Agdenes fra Skaun vil fra 2018 være del av et interkommunalt samarbeid med Melhus kommune som vertskommunene. Det fremstår derfor for sekretariatet som hensiktsmessig å avvente en forvaltningsrevisjon av dette området inntil samarbeidet har fått virke over tid.

25 Institusjonsbaserte tjenester er gitt tredje prioritet i planen, og i planen står det følgende (se uthevet skrift under): Institusjonsbaserte tjenester Skaun kommune har i tidligere år hatt høye kostnader til institusjonsbaserte tjenester sammenlignet med fylket, landet uten Oslo og den KOSTRA gruppen Skaun tilhører. Kostnadsutviklingen har snudd og netto driftsutgifter har falt fra med ca. 7 % i perioden fra 2010 til Samtidig som den har økt for fylket og KOSTRA gruppen med 6-7%. Brutto driftsutgifter er nå på linje med de øvrige aktører Skaun sammenligner seg med. Indikatorer viser at det har vært en positive økonomiske utvikling, samtidig viser andre indikatorer at det totale tjeneste tilbudet har blitt redusert i omfang. Som eksempel har andel brukere med brukertilpasset enerom falt fra 83,1 % til 67,4 % de siste 5 år. Antall legetimer og fysioterapitimer per beboer på sykehjem har også falt noe, og ligger under KOSTRA gruppen og landet uten Oslo, men på samme nivå som fylket for øvrig. Dette medfører nødvendigvis ikke at tjenesten ikke oppfyller de krav som stilles, eller at tjenesten er av dårligere kvalitet eller i verste fall uforsvarlig. Likevel er det ofte en sammenheng mellom innsparinger og kvaliteten på tjenestetilbudet. Samhandlingsreformen har også medført nye utfordringer for kommunene og i 2017 vil kommunen få ansvaret for pasienter i innenfor rus og psykiatri. Dette er også tjenester som har store konsekvenser for den enkelte bruker. At kommunen tillegges denne oppgaven vil kunne legge ytterligere press på tjenester som tilbys. I forbindelse med en forvaltningsrevisjon, kan det for eksempel være aktuelt å se på om kommunen har en god og effektiv styring og drift av institusjonsbaserte tjenestene, hvorvidt brukernes rettigheter ivaretas på en god måte, brukermedvirkning og hvordan kommunen har taklet innføring av samhandlingsreformen m.m. I planen er det lagt til grunn kostratall for 2015, nye kostratall ble publisert i juni 2017 for 2016 og de viser i all hovedsak en uendret situasjon sammenlignet med kostragruppen, landet uten Oslo og fylket. Unntaket er en relativt større økning for korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr. kommunal plass for Skaun målt opp mot de grupper Skaun sammenlignes med. Sekretariatets vurdering er at det kan være mest formålstjenlig å bestille en forvaltningsrevisjon med tema institusjonsbaserte tjenester nå. Sekretariatets vurdering er at en forvaltningsrevisjon av barnevernet er mer hensiktsmessig å gjennomføre i 2018/2019. Videre kan en forvaltningsrevisjon av grunnskolen bestilles om det fremkommer en eller flere konkrete forhold som aktualiserer en forvaltningsrevisjon. Sekretariatet oppfordrer det enkelte utvalgsmedlem til å dele informasjon til utvalget i tilfelle det er informasjon som kan tenkes å være relevant for bestillingsprosessen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariat oppfordrer utvalget til å drøfte vurdere hvilket prosjekt i gjeldende planer som mest formålstjenlig å bestille nå. Sekretariatet har avgitt sin vurdering uten at denne må oppfattes som noe fasit for hvilekt området det skal bestilles ifra. Saken legges derfor frem uten innstilling.

26 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Skaun kommune Behandlet i Kontrollutvalget sak 42/16

27 1 Om forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven 77 ansvarlig for at det utføres regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Skaun kommune. Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd (forskrift om revisjon, 7). Forvaltningsrevisjonen er derfor et viktig verktøy for kommunestyret når det skal føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen og skal ifølge kontrollutvalgsforskriften vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon. Dette for å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter (forskrift om kontrollutvalg, 10) Denne planen er utarbeidet for perioden Planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Konsek Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens revisor, Revisjon Midt-Norge IKS, står for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonene. Arbeidet skal utføres i tråd med krav i kommuneloven, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjoner med bakgrunn i planen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen dersom det er nødvendig. Ved omfattende endringer rapporteres det til kommunestyret.

28 2 Prioriterte områder i planperioden På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen mener kontrollutvalget at det er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon på følgende områder i planperioden. Område Grunnskolen læringsmiljø Alle elver har rett til et godt fysisk og psykososialt læringsmiljø Elevundersøkelsene for 5. og 10. trinn i Skaun kommune viser at Skaun kommune scorer lavere på ti av tolv punkter og likt på 2 sammenlignet med kommunegruppa, fylket og landet uten Oslo. Trivsel, læringskultur og mobbing er de indikatorene som viser størst avvik. Satsing på læringsmiljø og pedagogisk analyse (LP) er iverksatt ved alle enhetene. På enkelte skoler hvor eleven gir læringsmiljøet relativ høy score, oppnår elevene ved denne skolen bedre karakterer enn ved skoler som får lavere score på læringsmiljø. En forvaltningsrevisjon kan prøve å finne årsakssammenhenger som kan benyttes til læring ved andre skoler i Skaun kommune. Barnevern - kvalitet og saksbehandling Barneverntjenesten i Skaun inngår i et interkommunalt samarbeid mellom Orkdal, Meldal og Agdenes. Arbeidspresset har vært og er høyt. Etter noen år med uro og flere utskiftinger blant medarbeiderne, har det vært arbeidet godt med å få på plass en fungerende tjeneste. Sykefraværet har normalisert seg, saksbehandlingstider har forbedret seg og tjenesten oppfyller langt på vei de aller fleste lovkrav, noe som fylkesmannens tilsyn har vist. Enkelte avvik forekommet, men bildet som tegnes av tjenesten er langt bedre nå enn for noen år tilbake. Barnevernet er av stor samfunnskritisk betydning for en av de mest sårbare grupper. Dette fordrer at det holdes kontinuerlig fokus på tjenesten. Nå har ny ledelse, rutiner og planer fått noen år på å få satt seg. Å gjennomføre en forvaltningsrevisjon kan derfor være hensiktsmessig i denne planperioden. Det er fylkesmannen som fører tilsyn med barnevernet, men en forvaltningsrevisjon kan legge hovedvekten på andre forhold enn de forhold fylkesmannen fører tilsyn med. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se på rekruttering, tilrettelegging av arbeidet, forebyggende og tverretatlig samarbeid som for eksempel mellom barnevernet, PP- og helsesøstertjenesten.

29 3. Institusjonsbaserte tjenester Skaun kommune har i tidligere år hatt høye kostnader til institusjonsbaserte tjenester sammenlignet med fylket, landet uten Oslo og den KOSTRA gruppen Skaun tilhører. Kostnadsutviklingen har snudd og netto driftsutgifter har falt fra med ca. 7 % i perioden fra 2010 til Samtidig som den har økt for fylket og KOSTRA gruppen med 6-7%. Brutto driftsutgifter er nå på linje med de øvrige aktører Skaun sammenligner seg med. Indikatorer viser at det har vært en positive økonomiske utvikling, samtidig viser andre indikatorer at det totale tjeneste tilbudet har blitt redusert i omfang. Som eksempel har andel brukere med brukertilpasset enerom falt fra 83,1 % til 67,4 % de siste 5 år. Antall legetimer og fysioterapitimer per beboer på sykehjem har også falt noe, og ligger under KOSTRA gruppen og landet uten Oslo, men på samme nivå som fylket for øvrig. Dette medfører nødvendigvis ikke at tjenesten ikke oppfyller de krav som stilles, eller at tjenesten er av dårligere kvalitet eller i verste fall uforsvarlig. Likevel er det ofte en sammenheng mellom innsparinger og kvaliteten på tjenestetilbudet. Samhandlingsreformen har også medført nye utfordringer for kommunene og i 2017 vil kommunen få ansvaret for pasienter i innenfor rus og psykiatri. Dette er også tjenester som har store konsekvenser for den enkelte bruker. At kommunen tillegges denne oppgaven vil kunne legge ytterligere press på tjenester som tilbys. I forbindelse med en forvaltningsrevisjon, kan det for eksempel være aktuelt å se på om kommunen har en god og effektiv styring og drift av institusjonsbaserte tjenestene, hvorvidt brukernes rettigheter ivaretas på en god måte, brukermedvirkning og hvordan kommunen har taklet innføring av samhandlingsreformen m.m.

30 Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Miljøsatsningen i Skaun kommune Skaun kommune har som målsetting å drive kommunaltjeneste yting og kommunal virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. Er miljøperspektivet i praksis satt på dagsorden i Skaun kommune? Er det fokus på miljø ved inngåelse av kontrakter, i byggeprosjekter og i arbeidshverdagen? Hvilke planer og rutiner har kommunen på området og brukes disse planene aktivt for å øke miljøbevissthet i hele organisasjonen? Brann- sikkerhet og beredskap Skaun er tilsluttet et vertskommunesamarbeid for brann- og redningstjenesten, hvor Orkdal er vertskommune. Skaun kommunen er likevel pliktig til å påse at de tjenester kommunen innhenter er i henhold til de lov- og forskriftskrav som oppstilles. Kommunen skal sørge for at drift av brannvesenet er forsvarlig og at brannvesenet ivaretar de forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Kommunens internkontroll skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid etter loven og forskriftene blir overholdt. Det ble i et varsel i 2016 gjengitt flere punktet som kan være kritikkverdige, flere av punktene sammenfaller med de avvik som ble påpekt i 2013 av DSB.

31 3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon skal revisor rapportere til kontrollutvalget om resultatene av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret og legger vanligvis rapportene fra forvaltningsrevisjon fram for kommunestyret. Den videre oppfølgingen av rapportene rapporteres løpende til kommunestyret ved behov, og i en samlet framstilling av kontrollutvalgets arbeid ved slutten av valgperioden.

32 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Skaun kommune Behandlet i kontrollutvalget i sak 43/16.

33 1 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. 1 Kommunens interesser omfatter eierskap i selskapsformene; aksjeselskap(as), allmennaksjeselskap(asa), interkommunale selskap (IKS), interkommunale samarbeid, samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar. Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap som stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon. 3 I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til selskapskontroll, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. Denne planen er basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene Innsyn og undersøkelser i selskaper 4 Kommunens kontrollutvalg og revisor har rett til å kreve opplysninger fra selskapets daglige leder, fra styret og den valgte revisor for selskapet som finnes påkrevd for deres kontroll i interkommunale selskaper, interkommunale styrer og i aksjeselskap der kommunen alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjene. 5 1 jf. kommuneloven 77 nr. 5 2 Jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 3 Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14, sml. kommuneloven 77 nr Jf. kommunelovens Jf. kommunelovens 80 første ledd, se også lov av 29.januar 199 nr. 6 samt kommunelovens 27. 2

34 I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. 6 I henhold til loven kan kommunestyret fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens kontrollutvalg og revisor. 7 Denne bestemmelsen kan imidlertid ikke brukes til å innskrenke den innsynsrett kontrollutvalg og revisor har kommunelovens 80 første ledd. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. 8 Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, kan det være hensiktsmessig å inngå samarbeid om selskapskontroll, både av ressurshensyn til revisjonsarbeidet og av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Samarbeidsprosjekt er avhengig av at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes med andre relevante medeier kommuner. Det er derfor hensiktsmessig at kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter og foreta endringer i planperioden Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering 6 Jf. kommunelovens 80 første ledd siste punktum. 7 Jf. 80 andre ledd. 8 Jf. kommunelovens 80 tredje ledd. 3