Kontraktsvilkår Saksnr. 1x/xxxx
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING... 3 1.1 PARTER... 3 1.2 FORMÅL... 3 1.3 DEFINISJONER... 3 1.4 TOLKNING - RANGORDNING... 3 1.5 RAMMEAVTALE... 3 1.6 GENERELT... 4 1.7 KONTAKTPERSONER OG KOMMUNIKASJON... 4 2. OMFANG... 4 2.1 OPPDRAG... 4 2.2 OPSJONER... 4 2.3 KRAV TIL PERSONELL... 4 2.3.1 Generelt... 4 2.3.2 Skifte av personell... 4 3. LEVERANDØRENS PLIKTER... 5 3.1 LEVERANDØRENS ANSVAR... 5 3.2 MYNDIGHETSKRAV OG TILLATELSER... 5 3.3 OPPHOLDS- OG ARBEIDSTILLATELSE... 5 3.4 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER... 5 3.5 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR... 5 3.6 KVALITETSSIKRING... 6 4. SAMFUNNSANSVAR OG ETISKE RETNINGSLINJER... 6 4.1 MENNESKERETTIGHETER... 6 4.2 PRINSIPPER OG ANSATTES RETTIGHETER... 6 4.2.1 Nasjonal lovgivning... 6 4.2.2 Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon art. 32, ILO konvensjon nr. 138 og 182)... 7 4.2.3 Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105)... 7 4.2.4 Diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111)... 7 4.2.5 Fagorganiseringsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87 og 98)... 7 4.2.6 Lønn og arbeidstid... 7 5. HMS... 7 6. KUNDENS PLIKTER... 7 6.1 KUNDENS ANSVAR OG MEDVIRKNING... 7 7. PARTENES PLIKTER... 8 7.1 MØTER... 8 7.2 RISIKO OG ANSVAR FOR KOMMUNIKASJON OG DOKUMENTASJON... 8 7.3 TAUSHETSPLIKT... 8 8. AVROP OG ENDRINGER... 8 8.1 GENERELT... 8 8.2 ENDRINGER... 9 8.3 MIDLERTIDIG STANSING AV OPPDRAGET... 9 8.4 KANSELLERING AV AVROP... 9 9. RAPPORTERING OG STATISTIKK... 9 10. LEVERING... 10 10.1 UTFØRELSE AV OPPDRAGET... 10 10.2 FREMDRIFTSPLAN... 10 11. PRIS OG BETALINGSBETINGELSER... 10 11.1 PRIS 10 11.1.1 Timepriser... 10 11.2 BETALINGSBETINGELSER... 11 11.3 FAKTURERING... 11 11.3.1 Krav til merking av faktura... 11 11.3.2 Vedegg til faktura... 11 Side 1 av 17
11.4 FORSINKELSESRENTE... 12 11.5 BETALINGSMISLIGHOLD... 12 11.6 PRISENDRINGER... 12 12. OPPHAVS- OG EIENDOMSRETT... 12 13. MISLIGHOLD, REKLAMASJON OG UTBEDRING... 13 13.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD... 13 13.2 REKLAMASJONSFRIST... 13 13.3 VARSLINGSPLIKT... 13 13.4 SANKSJONER VED MISLIGHOLD... 13 13.4.1 Tilbakehold av ytelser... 13 13.4.2 Dagbot ved forsinkelse... 13 13.4.3 Prisavslag... 14 13.4.4 Heving... 14 13.4.5 Avhjelp... 14 13.4.6 Erstatning... 14 13.4.7 Erstatningsbegrensning... 14 14. FORSIKRINGER... 15 15. OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER... 15 16. MARKEDSFØRING / REKLAME... 15 17. KONKURS, AKKORD E. L.... 15 18. FORCE MAJEURE... 15 19. VARIGHET... 16 20. LOVVALG OG TVISTELØSNING... 16 Vedleggsliste Vedlegg 1 Endringsbilag Kontraktsvilkår (dette dokumentet) Vedlegg 2 Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 3 Leverandørens tilbud Vedlegg 4 Fremdriftsplan Vedlegg 5 Pris Vedlegg 6 Administrative bestemmelser Vedlegg 7 HMS egenerklæring Vedlegg 8 Tilknyttede selskaper Vedlegg 9 Avtale om elektronisk samhandling over Markedsplassen ehandel.no Ja Nei Side 2 av 17
1. Innledning 1.1 Parter Denne Avtalen er inngått mellom, Skien kommune og Porsgrunn kommune, heretter kalt Kunden og (sett inn navn og adresse), heretter kalt Leverandøren. 1.2 Formål Avtalen gjelder levering av ledsagertjeneste for elever med spesielle behov for Skien kommune og Porsgrunn kommune. 1.3 Definisjoner Ord, forkortelser og utrykk skal i denne Kontrakten tillegges sitt normale innhold, med mindre et annet innhold uttrykkelig er gitt nedenfor eller et annet innhold klart fremgår av sammenhengen. Kontrakten: Oppdraget: Part: 1.4 Tolkning - rangordning Selve avtaledokumentet med alle Vedlegg. Alle tjenester som Leverandøren skal utføre eller besørge utført i henhold til Kontrakten og eventuelle senere tillegg og endringer i kontraktsperioden. Kunde eller Leverandør etter Kontrakten Dersom Kontrakten inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: 1. Vedlegg 1 Endringsbilag (etter kontraktsinngåelse i avtaleperioden) 2. Kontraktsvilkår (dette dokumentet) 3. Vedlegg 2 Kundens kravspesifikasjon 4. Vedlegg 3 Leverandørens tilbud 5. Vedlegg 4 Fremdriftsplan 6. Vedlegg 5 Pris 7. Vedlegg 6 Administrative bestemmelser 8. Vedlegg 7 HMS egenerklæring 9. Vedlegg 8 Tilknyttede Selskaper 10. Vedlegg 9 Avtale om elektronisk samhandling over Markedsplassen ehandel.no 1.5 Rammeavtale Avtalen er en rammeavtale, og Kunden har ingen kjøpsforpliktelser under Avtalen. Det er kun avrop av de enkelte Oppdrag som forplikter Kunden. Kunden er dog forpliktet til å gjøre avrop fra Leverandøren og eller de Leverandørene som denne Kontrakt er tiltenkt å dekke, iht. vedlegg 2. Eventuelt angitte mengder, volumer, fordeling, størrelser, omfang, prognoser, mv., skal kun være å forstå som anslag, og ikke som forpliktende anslag. Side 3 av 17
1.6 Generelt Denne Avtalen gjelder for alle leveranser der Kunden, inkludert de enkelte avdelinger og selskaper, er Kunden. Leverandør har ved inngåelsen av Kontrakten, godtatt foreliggende betingelser. Eventuelle avvikende betingelser er uten virkning for Partene med mindre Kunden skriftlig har godtatt disse. Leverandørs egne betingelser som eventuelt vedlegges følgedokumenter, ordrebekreftelse eller fakturaer, aksepteres ikke, i den grad de strider mot denne Avtalen for kjøp av tjenester. 1.7 Kontaktpersoner og kommunikasjon Hver av Partene skal oppnevne en kontaktperson som skal være bemyndiget til å opptre på vegne av Parten i alle saker som angår gjennomføringen av Kontrakten. Partenes kontaktpersoner fremgår av Vedlegg 6 Administrative bestemmelser. Kommunikasjon vedrørende Kontrakten skal rettes til Partenes kontaktpersoner. Henvendelser skal besvares uten unødig opphold. 2. Omfang 2.1 Oppdrag Leverandøren skal utføre Oppdraget i henhold til Vedlegg 2 Kundens kravspesifikasjon. Oppdraget skal under enhver omstendighet utføres på en profesjonell måte i henhold til anerkjente standarder og normer ved arbeid av denne art, og Leverandøren skal ivareta Kundens interesser med behørig omsorg. 2.2 Opsjoner (punkt utgår) Tilknyttede selskaper iht. Vedlegg 8 skal ha rett til knytte seg til avtalen mellom Kunden og Leverandøren. 2.3 Krav til personell 2.3.1 Generelt Leverandørens personell i forbindelse med utførelsen av Oppdraget skal fremgå av Vedlegg 3. Leverandøren skal kun benytte personell som har nødvendige kvalifikasjoner og erfaring til å kunne løse de oppgaver de blir tildelt. Leverandørens personell skal i tillegg kontinuerlig tilegne seg nødvendig kompetanse og ferdigheter for å løse sine oppgaver. Kunden skal ikke anses som arbeidsgiver for Leverandørs personell selv om slikt personell utfører Tjenesten eller deler av denne i samarbeid med Kunden. 2.3.2 Skifte av personell Leverandøren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som opptrer på en klanderverdig måte eller som er uegnet til å utføre Oppdraget. Kunden har rett til å kreve utskiftning av personell dersom Kunden har saklig grunn. Kunden skal begrunne slikt krav. Leverandøren kan kun skifte ut personell ved sykdom eller annen uforutsigbar hindring. Kunden skal i så fall varsles umiddelbart. Leverandøren er forpliktet til å foreslå en kvalifisert erstatningskandidat. Skifte av personell hos Leverandøren skal godkjennes av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Side 4 av 17
Leverandøren dekker selv kostnader forbundet med skifte av personell og med intern kompetanseoverføring. 3. Leverandørens plikter 3.1 Leverandørens ansvar Leverandøren skal lojalt samarbeide med Kunden, og ivareta Kundens interesser. Henvendelser fra Kunden skal besvares uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for Oppdragets gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. 3.2 Myndighetskrav og tillatelser Oppdraget skal utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Leverandør skal innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med utførelsen av Oppdraget, og skal på Kundens anmodning legge frem dokumentasjon på at nødvendige tillatelser foreligger. 3.3 Oppholds- og arbeidstillatelse Leverandøren skal påse at alt personell som utfører arbeid under denne Kontrakt innehar gyldige oppholds- og arbeidstillatelser. 3.4 Bruk av underleverandører Leverandøren har samme ansvar for sine underleverandørers arbeid og ytelser som for sine egne. Leverandørens bruk og utskifting av eventuell underleverandør skal godkjennes skriftlig av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Underleverandør som er godkjent skal angis i Vedlegg 3. 3.5 Lønns- og arbeidsvilkår For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler Leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Dersom Leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Kunden rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden. Side 5 av 17
Leverandøren skal på forespørsel fra Kunden legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Kunden og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Kunden har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører. Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og Leverandøren bestrider dette, kan Kunden kreve at Leverandøren og underleverandører legger frem dokumentasjon for Kunden om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. 3.6 Kvalitetssikring Leverandør skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset Tjenesten. På forespørsel skal Leverandør dokumentere systemet for Kunden. Leverandør skal på anmodning utarbeide en kvalitetsplan særskilt tilpasset utførelsen av Tjenesten. Kunden skal ha rett til å gjennomføre revisjon av Leverandør og eventuelle underleverandører. Leverandør plikter å bidra ved gjennomføringen av slik revisjon. Dersom revisjon avdekker avvik, plikter Leverandør uten ugrunnet opphold å iverksette korrigerende tiltak. Kunden kan fastsette en rimelig frist for gjennomføring. Unnlatelse av å iverksette korrigerende tiltak utgjør vesentlig mislighold. Kunden plikter å legge til rette for at Leverandør får tilgang til relevante informasjon som er aktuelle for utførelse av Tjenesten. Særlige krav til kvalitetssikring knyttet til gjennomføring av Kontrakten er angitt i Vedlegg 6 Administrative bestemmelser. 4. Samfunnsansvar og Etiske retningslinjer Våre leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende sosiale og etiske krav i sin virksomhet. Produkter som leveres til Kunden skal være fremstilt under forhold som er forenelig med kravene angitt nedenfor. Retningslinjene bygger på sentrale FN- og ILOkonvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonssted. Kravene angir minimumsog ikke maksimumsstandarder. Der hvor retningslinjene og nasjonale lover eller reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom Leverandør til Kunden bruker underleverandører til å fullbyrde denne Kontrakt, er Leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene angitt nedenfor hos sine underleverandører. 4.1 Menneskerettigheter Leverandøren skal respektere FNs menneskerettighetskonvensjon. 4.2 Prinsipper og ansattes rettigheter 4.2.1 Nasjonal lovgivning Leverandøren og dennes underleverandører plikter å etterleve arbeidslovgivningen i produsentlandet, og denne utgjør alltid et minimumsnivå for de ansattes rettigheter. Der hvor retningslinjene og nasjonale lover eller reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Side 6 av 17
4.2.2 Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon art. 32, ILO konvensjon nr. 138 og 182) Barnearbeid, i henhold til konvensjon angitt over, er forbudt. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. 4.2.3 Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet etter rimelig oppsigelsestid. 4.2.4 Diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. 4.2.5 Fagorganiseringsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og til å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. 4.2.6 Lønn og arbeidstid 5. HMS Den nasjonale minstelønnen er laveste aksepterte nivå, og skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov. Lønnen skal betales direkte til den ansatte, fullt ut og til rett tid. Arbeidstiden per uke skal ikke overstige den lovlige grensen, og overtid skal betales i henhold til loven. Leverandør skal oppfylle alle lovpålagte krav til HMS, samt Kundens særlige HMS krav. Leverandør plikter å informere personell omfattet av Kontrakten om Kundens til en hver tid gjeldende HMS krav og retningslinjer, og sikre at disse etterleves. Kundens HMS krav ved utførelse av Tjenesten er angitt i Vedlegg 6 Administrative bestemmelser. 6. Kundens plikter 6.1 Kundens ansvar og medvirkning Kunden skal lojalt medvirke til Oppdragets gjennomføring. Henvendelser fra Leverandøren skal besvares uten ugrunnet opphold. Kunden skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Kunden forstår eller bør forstå kan få betydning for Oppdragets gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Side 7 av 17
7. Partenes plikter 7.1 Møter Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minst 3 (tre) virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 7.2 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for Oppdraget uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale. Leverandøren har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens de befinner seg under Leverandørens kontroll. 7.3 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Hvis Kunden er en offentlig virksomhet er taushetsplikt etter denne bestemmelsen ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt 7.3. Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører fem (5) år etter leveringsdag, med mindre annet følger av lov eller forskrift. 8. Avrop og endringer 8.1 Generelt Retningslinjer for avrop fremgår av Vedlegg 6 Administrative bestemmelser. Side 8 av 17
8.2 Endringer Kunden kan kreve kvalitetsmessige og/eller kvantitetsmessige endringer og tillegg i Tjenesten samt endringer i fremdriftsplanen som står i sammenheng med Oppdraget. Slike endringer kan ikke kreves dersom Leverandøren påføres vesentlige ulemper. Har Leverandør forslag til endringer, skal Kunden varsles skriftlig om dette så snart dette blir klart for Leverandør. Vederlag for endringer skal være i samsvar med Kontraktens opprinnelige enhetspriser og prisnivå. Dersom endringer medfører kostnadsøkning eller besparelser skal Partene forhandle særskilt om dette, men enhetsprisene skal legges til grunn. Endringer skal være godkjent av Kunden ved skriftlig endringsordre før de iverksettes. Ved mottagelsen av en endringsordre skal Leverandør uten ugrunnet opphold iverksette denne, selv om endringsordrens virkning på pris, fremdriftsplan og andre betingelser i Kontrakten ennå ikke er avklart. 8.3 Midlertidig stansing av Oppdraget Kunden kan kreve at gjennomføringen av Oppdraget stanses midlertidig. Kravet skal fremsettes skriftlig. Det skal opplyses når Oppdraget skal stanses og når det er planlagt gjenopptatt. Ved midlertidig stans skal Kunden erstatte: a) Leverandørens dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell b) Andre direkte kostnader som Leverandøren påføres som følge av stansingen. 8.4 Kansellering av avrop Frem til skriftlig ordrebekreftelse er kommet frem til Kunden, kan Kunden uten varsel og særskilt grunn kansellere avropet uten at dette får konsekvenser for ham. Oppdraget kan kanselleres av Kunden med skriftlig varsel inntil 30 dager før oppstart uten ekstra kostnader. Ved kansellering av Oppdraget under 30 dager før oppstart gjelder bestemmelsene i pkt. b under. Ved kansellering av Oppdrag som er tilvirket særskilt for Kunden, og Leverandør ikke kan selge produktet videre uten tap, skal Kunden dekke Leverandørs dokumenterte tap oppad begrenset til avtalt pris for nevnte Leveranse. Ved kansellering før Oppdraget er fullført skal Kunden betale: a) Det beløp Leverandøren har til gode for allerede utført arbeid b) Et gebyr på 4 (fire) prosent av avtalt vederlag for hele Oppdraget 9. Rapportering og statistikk Leverandøren skal to ganger per år oversende forbruksstatistikk totalt for GKI og per kommune som er inkludert i Avtalen. Statistikken skal inneholde: Omsetning/volum pr. halvår og år for den enkelte kommune. Antall kjørte avganger pr. halvår og år for den enkelte kommune. Antall ganger hver timepriskategori har blitt benyttet pr. halvår og år pr. kommune. Side 9 av 17
Statistikken skal oversendes elektronisk i MS Excel format. 10. Levering 10.1 Utførelse av Oppdraget For oppdrag med en definert leveringsdato, skal Leverandøren varsle Kunden skriftlig så snart som mulig i form av en sluttrapport. Etter at slikt varsel er mottatt skal Kunden innen rimelig tid skriftlig bekrefte om Oppdraget aksepteres. Dersom Kunden ikke aksepterer oppdraget som utført, skal årsaken til dette angis. Dersom Kunden to ganger rettmessig har avvist hele eller deler av Oppdraget foreligger det vesentlig mislighold som gir kunden rett til å heve etter 13.4.4 Heving. 10.2 Fremdriftsplan Dersom det er tilknyttet en fremdriftsplan sammen med den enkelte Leveranse skal dette fremgå av det enkelte Avrop. Dersom det er faste løpende Oppdrag til angitte frister skal dette gjengis i Vedlegg 4 Fremdriftsplan. Omfatter Oppdraget flere leveranser eller delleveranser, skal det i Vedlegg 4 angis leveringsdag for den enkelte leveranse. Fremdriftsplanen er bindende og danner grunnlag for beregning av dagbot, jfr. 13.4.2. 11. Pris og betalingsbetingelser 11.1 Pris Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser fremgår av Vedlegg 5. Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema (se vedlegg). Prisene skal i NOK ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Deler, komponenter, utstyr, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. Prisregulering i avtaleperioden reguleres av konsumprisindeksen - hovedprisindeksen. Første reguleringstidspunkt settes til 01.08.2015. Deretter reguleres prisen årlig med endring i KPI siste kalenderår. 11.1.1 Timepriser Timeprisene skal inkludere alle leverandørens kostnader og godtgjørelser (dette gjelder arbeidsomkostninger, transport, reisetid, diett, fortjeneste, administrasjon, dokumentasjon, personlige tillegg, gebyrer, avgifter og liknende). Eventuelle gebyrer relatert til avfallshåndtering fra 5. part belastes oppdragsgiver. Timeprisene beregnes fra oppmøtetidspunkt hos Kunden. Kunden skal ikke betale overtid eller kompensasjon for kvelds-, natt- eller helligdagsarbeid uten at dette er særskilt pålagt. Side 10 av 17
11.2 Betalingsbetingelser Vederlag og utlegg skal faktureres til de tider som fremgår av Vedlegg 5. Vederlag basert på løpende timer faktureres etterskuddsvis pr. måned hvis ikke annet er avtalt i Vedlegg 5. I så fall skal fakturert beløp gjelde den tid som er medgått frem til faktureringstidspunktet, samt eventuell dekning av utgifter påløpt i samme tidsrom. Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at Kunden enkelt kan kontrollere fakturaen i forhold til det avtalte vederlag. Alle fakturaer for løpende timer skal være vedlagt detaljert spesifikasjon over påløpte timer. Utlegg skal angis særskilt. Betaling skal skje etter faktura per 30 (tretti) kalenderdager. Leverandøren skal innen 60 dager etter at kontraktsperioden/opsjonsperioden er utløpt sende sluttfaktura. Sluttfakturaen skal dekke alle Leverandørens krav i henhold til Kontrakten. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen kan ikke senere gjøres gjeldende. 11.3 Fakturering Leverandøren kan, når godkjent levering har skjedd, sende faktura til: Skien kommune Bestillernummer: 2200101 FAKTURAMOTTAK Postboks 37, Sentrum 3701 Skien E-post: regnskap@skien.kommune.no Porsgrunn kommune Ansvar: 506259 Fakturasenteret P.b. 150 3901 Porsgrunn E-post: fakturamottak@porsgrunn.kommune.no 11.3.1 Krav til merking av faktura Faktura skal tydelig merkes med bestillernummer og den skal referere til den enhet/avdeling og navnet på den som har bestilt produktet, samt hvor det ble levert. Alternativt refereres til ordrenummer eller rekvisisjonsnummer gitt av Kunden. Det skal kun faktureres for levert kvantum. 11.3.2 Vedegg til faktura MERK: Ledsagertjeneste E-faktura Leverandøren plikter å tilby elektronisk fakturaforsendelse av datafil i formatet EHF standard (for offentlige er det Elektronisk handelsformatet EHF). Side 11 av 17
Innholdet i formatet dekker regnskapslovens krav. Dette er et ML-format som inneholder: 11.4 Forsinkelsesrente obligatoriske felt som må fylles inn for å oppfylle norsk regnskapsplikt anbefalte felt felt som bruker vil ha stor nytte av, spesielt når det finnes en ordre i forkant valgfrie felt som gir informasjon om fakturaens innhold Hvis Kunden ikke betaler til avtalt tid har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven). 11.5 Betalingsmislighold Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kunden om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis Kunden gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp. 11.6 Prisendringer Prisene er faste og kan ikke justeres det første avtaleåret. Etter dette kan prisene endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens vederlag eller kostnader. Timeprisen kan endres ved hvert årsskifte etter det første avtaleåret, begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått, med mindre annen indeks er avtalt i Vedlegg 3. Eventuelle andre bestemmelser om prisendringer fremgår av Vedlegg 3. 12. Opphavs- og eiendomsrett All nødvendig dokumentasjon, som sertifikater, beskrivelser, tegninger, instrukser m.v., utgjør en integrert del av Tjenesten. Mangelfull eller manglende dokumentasjon utløser mangelansvar for Leverandør. Kunden beholder eksklusive rettigheter til resultatet av Oppdraget, uavhengig av format, samt egne underlag. Kunden skal ha innsyn i og bruksrett til de underlag Leverandør bruker i tilknytning til Oppdraget, hva enten disse er Leverandørs eller tredjemanns eiendom. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf lov 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk mv. (åndsverkloven) 39b. Leverandøren garanterer at han har rett til å benytte alle sine innsatsfaktorer, herunder tredjemanns eiendomsbeskyttede løsninger, og at andres rettigheter ikke vil bli krenket ved gjennomføringen av Kontrakten. Leverandør er ansvarlig for følger av eventuelle brudd på tredjemanns rettigheter. Leverandøren beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Begge parter kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som ikke er taushetsbelagt som de har tilegnet seg i forbindelse med Oppdraget. Side 12 av 17
13. Mislighold, reklamasjon og utbedring 13.1 Hva som anses som mislighold Det foreligger mislighold fra Leverandørens side hvis ytelsen ikke er i samsvar med de funksjoner, krav og frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom Leverandøren ikke oppfyller øvrige plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Kundens forhold eller force majeure. 13.2 Reklamasjonsfrist Leverandør er ansvarlig for enhver mangel ved utførelse av Oppdraget. Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget, og ikke senere enn 12 måneder etter at Oppdraget er utført. For utbedringsarbeider løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunktet utbedringsarbeidet ble fullført. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt kontraktsoppfyllelse. 13.3 Varslingsplikt Hvis Leverandørens ytelser ikke kan leveres som avtalt, skal Leverandøren så raskt som mulig gi Kunden skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. Tilleggsfrist har ingen virkning for Kundens rett til dagbot eller erstatning som er opparbeidet før tilleggsfristen. 13.4 Sanksjoner ved mislighold 13.4.1 Tilbakehold av ytelser Ved Leverandørens mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følger av misligholdet. Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Kundens mislighold med mindre misligholdet er vesentlig. 13.4.2 Dagbot ved forsinkelse Blir ikke avtalt tidspunkt for levering, eller annen frist som partene i Vedlegg 4 har knyttet dagbøter til, overholdt, og det ikke skyldes force majeure eller Kundens forhold, foreligger en forsinkelse fra Leverandørens side som gir grunnlag for dagbot. Dagboten påløper automatisk. Dagboten utgjør 0,15 prosent av samlet vederlag for leveransen (kontraktssummen) ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager. Andre dagbotsatser og annen løpetid for dagboten kan avtales i Vedlegg 4. Så lenge dagboten løper, kan Kunden ikke heve avtalen. Denne tidsbegrensningen gjelder imidlertid ikke hvis Leverandøren, eller noen denne svarer for, har gjort seg skyldig i forsett eller grov uaktsomhet. Side 13 av 17
13.4.3 Prisavslag Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, kan Kunden kreve forholdsmessig avslag i kontraktssummen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning. 13.4.4 Heving Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan Kunden etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Kunden kan heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning hvis ytelsen er vesentlig forsinket. Vesentlig forsinkelse foreligger når levering ikke er skjedd når maksimal dagbot er nådd, eller etter utløpet av en tilleggsfrist hvis den utløper senere. Hvis misligholdet er av en slik art at Kunden har lite eller ingen nytte av det leverte kan Kunden i forbindelse med heving kreve tilbakebetalt vederlag for løpende timer og eventuelle utgifter som Leverandøren har mottatt under avtalen, med tillegg av renter, tilsvarende NIBOR pluss 1 (en) prosent, fra det tidspunkt betaling er skjedd. For øvrig skal Kunden betale for ytelser som var kontraktsmessig levert før hevingstidspunktet i den utstrekning Kunden kan utnytte disse ytelsene som forutsatt. 13.4.5 Avhjelp Leverandøren skal påbegynne utbedring av mangelen omgående og uten ugrunnet opphold. Utbedring kan utsettes dersom Kunden har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for Kunden. Dersom utbedring ikke lar seg gjennomføre uten vesentlig ulempe for Kunde skal Leverandør omlevere. Dersom Leverandør ikke innen rimelig tid har utbedret mangelen, er Kunden berettiget til selv, eller ved andre, å foreta utbedring, eller foreta erstatningskjøp for Leverandørs regning og risiko, eller kreve prisavslag. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for Kunden å avvente Leverandørs utbedring. I slike tilfeller skal Leverandør underrettes skriftlig før utbedring iverksettes. 13.4.6 Erstatning Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra Leverandørens side, med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren. 13.4.7 Erstatningsbegrensning Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tap av data anses som indirekte tap, bortsett fra hvor dette skyldes datahåndtering som er Leverandørens ansvar under avtalen. Samlet erstatning i avtaleperioden er begrenset til et beløp som tilsvarer kontraktssummen ekskl. merverdiavgift eller et avtalt estimat for Oppdraget. Disse begrensningene gjelder imidlertid ikke hvis Leverandøren eller noen denne svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Side 14 av 17
14. Forsikringer Leverandøren plikter å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Kunden som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet. 15. Overdragelse av rettigheter og plikter I den grad Kunden er en offentlig virksomhet kan Kunden overdra sine rettigheter og plikter etter denne avtalen til annen offentlig virksomhet. Den virksomheten som får rettigheter og plikter overdratt er berettiget til tilsvarende vilkår, såfremt avtalens rettigheter og plikter overdras samlet. Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Dette gjelder også hvis Leverandøren slås sammen med et annet selskap, deles i flere selskaper eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap eller annet selskap i samme konsern. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende part fra hans forpliktelse og ansvar. 16. Markedsføring / Reklame Leverandøren skal innhente skriftlig godkjennelse fra Kunden på forhånd dersom han for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om Kontrakten. Leverandøren plikter å inkludere liknende klausuler i alle kontrakter mot Underleverandører. Tillatelse kan oppnås fra Kundens kontaktperson for merkantile saker. 17. Konkurs, akkord e. l. Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. 18. Force majeure Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i force majeure-situasjoner bare heve avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 (nitti) kalenderdager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 (femten) kalenderdagers varsel. I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig. Side 15 av 17
19. Varighet Avtalen løper i 2 to - år fra og med (01.08.14) til og med (30.06.16). Videre har Kunden med 3 måneders skiftelig varsel rett til å forlenge Avtalen med ett år av gangen i inntil 2 to - år. 20. Lovvalg og tvisteløsning Kontrakten skal i alle henseender reguleres av norsk lovgivning, og rettstvister vedrørende Kontrakten skal løses etter norske rettergangsregler. Tvist mellom Partene skal søkes løst gjennom forhandlinger. Oppnås ikke en løsning, skal saken henvises til ordinær domstolsbehandling. Verneting er Skien og Porsgrunn tingrett. Side 16 av 17