FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER Sakliste til årsmøtet 25. mai 2016 på Hafslund konferansesenter, Sarpsborg 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder 3. Valg av sekretær 4. Valg av 2 til å underskrive møteprotokollen 5. Årsberetning for 2015 fra styret 6. Årsregnskap for 2015 7. Kontingent for 2017 8. Godtgjørelse til styret for 2016 9. Innkomne saker 10.Handlingsplan for 2017 11. Budsjett for 2017 12.Valg til styret 13.Valg av revisorer 14.Valg av valgkomite
Faglig Forum for Formannskapssekretærer Årsmelding for 2015/2016 Faglig Forum for Formannskapssekretærer Foreningen er en landsomfattende sammenslutning for ansatte som i sitt daglige arbeid utfører oppgaver for politikere (formannskapssekretærer, ansatte i politiske sekretariater og lignende i kommunene og fylkeskommunene) Forumets målsetting. Forumet har som målsetting å gi medlemmene faglig utvikling innenfor de saksfeltene som ligger til denne gruppen eller som har betydning for disse. Dette skjer gjennom å utvikle nettverk kommunene imellom ved kurs, konferanser og seminarer. Særlig viktig er den erfaringsutvekslingen som ofte skjer ved at man møtes. Hvem kan være medlem hvordan tegne medlemsskap. Formannskapssekretærer, fylkestingssekretærer, ansatte i politiske sekretariater eller tilsvarende stillinger er forumets målgruppe. Kommunene og fylkeskommunene tegner medlemsskap i forumet. Årsmøtet i 2013 vedtok endring av vedtektene som i prinsippet innebærer at kommunene tegner ett medlemsskap med en kontaktperson. Kommunene/fylkeskommunene kan delta med så mange personer de ønsker på landsmøtet/konferansen men det er kun en person pr. kommune/fylkeskommune som har forslagsrett og stemmerett. Det er bare kommuner og fylkeskommuner som har betalt årskontingent som kan delta på landsmøtet/landskonferansen. Det er litt høyere deltageravgift for deltager nr 2 og flere. Et viktig virkemiddel i å beholde og rekruttere nye medlemmer er å være aktive og markedsføre forumet. Dette kan gjøres ved å gjennomføre regionkonferanser, uformelle møter med et faglig og godt innhold, være aktive på facebooksida til forumet. Styret har registrert at det er en del aktivitet her. Styret bør diskutere om man kan utnytte dette mediet enda mer, om det skal være en lukket side bare for medlemmer osv. Styrets sammensetning: Leder: Nestleder: May-Britt Mayer Johnsen, Jevnaker kommune Kåre Georgsen, Trondheim kommune
Kasserer: Styremedlemmer: Varamedlem: Vera-Britt Sommer, Rogaland fylkeskommune Tone Storesætre, Time kommune Rita-Mari Keiserås, Levanger kommune Gerd S. Måren, Oppdal kommune Berit Holmebakken Lima, Gjesdal kommune Brit Helene Resell, Sunndal kommune Tone Halvorsen, Bærum kommune Åge Erstad Remvik, Sula kommune Andre tillitsvalgte: Revisorer: Valgkomite: Wigdis Detlie, Klepp kommune Magnar Solbakken, Skjervøy kommune Anne Kari Tveit Søndrol, Vang kommune Ester Frøyen, Flora kommune Registrerte fylkeskontakter: Fylke Fylkeskontakt Østfold? Akershus Elin Tokerød Hedmark? (Ingen oppnevnt etter Vigdis Wang) Oppland May-Britt Mayer Johnsen Buskerud? Vestfold Margaret O. Bakken Telemark Inger Brit Meland Agderfylkene Reidun Fredriksen Rogaland Mildrid Heimvik Hordaland Bente Skjerping Sogn og Fjordane Rita T. Flaten Møre og Romsdal Brit Helene Resell Sør-Trøndelag? Nord-Trøndelag? Nordland Inger Normann/Rigmor Leknes Troms Berith Myrland Finnmark Charlotte Sætrum Fylkeskontaktenes oppgaver er å være bindeleddet mellom styret og medlemmene. Det er ønskelig at fylkeskontaktene er pådrivere overfor kommunene i sine fylker for å markedsføre forumet og bekjentgjøre at invitasjonene med program og påmeldingsskjemaer er lagt ut på nettsida til FFF. Dette fordi vi ikke lenger sender ut invitasjoner via posten. Administrasjon Forumet har ingen administrasjon. Det daglige arbeidet er lagt til styret som har fordelt arbeidet seg imellom og som også benytter fylkeskontaktene der dette er naturlig.
I arbeidet med å beholde og rekruttere medlemmer til forumet, er det viktig at forumet er aktivt og at forumets årsmøter/landskonferanser m.m. til enhver tid tar opp temaer som er av interesse for medlemmene. I den forbindelse ønsker styret tilbakemelding på hva medlemmene ønsker av faglige temaer. I år har vi mottatt flere innspill til programmet. Noe har vi tatt med og noe tar vi med til neste landsmøte. Det har kommet et innspill på om vi kunne ta med noe om reglement for formannskap/kommunestyre. Dette var ikke mulig å få til i denne omgang men vi tar det med videre. Det har også kommet forespørsel om kurs i lover og regelverk og styret vil diskutere om det er mulig å gjennomføre et slikt kurs. Det har også kommet spørsmål om det er mulig å få en presentasjon av voteringssystemer i møtevirksomhet. Det har vært kontakt med EVRY som har en løsning men de kunne ikke gjøre det denne gangen. Godtgjørelser Godtgjørelse i henhold til årsmøtevedtak er utbetalt for 2015. Aktivitet i styret: I 2015/2016 har styret hatt ett konstituerende møte, rett etter årsmøtet og ett møte 15. og 16. februar på Værnes og ett i forkant av årsmøtet. Den er ikke holdt møte med fylkeskontaktene dette året. I all hovedsak har styrets arbeid dreid seg om å planlegge årsmøtet i 2016 i tillegg til den økonomiske siden. Rita-Mari og Vera-Britt sommer har arbeidet for å få på plass ett system for elektronisk utsending av fakturaer og påmelding til landskonferansen. Det elektroniske systemet letter kassererarbeidet (utsendelse av fakturaer) og det letter arbeidet med å holde medlemslister ajour. Styret vil også takke Østfold fylkeskommune for den kjempeinnsatsen de har lagt ned forut for denne konferansen. Det var særlig utfordrende i forhold til hotellstreiken, og de arbeidet mye med å få til alternativt opphold. Ingen visste hvor lenge streiken ville vare og vi kunne ikke ta sjansen på at den ville bli avblåst. Det er engang slik at kontrakter må inngås lang tid i forvegen og det var mye arbeid med å få hevet kontrakten. Utover møtene har styret holdt kontakten via telefon og e-post. Økonomi: Forumets drift er finansiert gjennom medlemskontingenten som for 2016 er kr 1.200,- pr kommune (ingen endring fra 2015). Innkrevingen og purringene på medlemskontingenten er lagt til kasserer. Forumets midler er plassert i bank. Det henvises for øvrig til behandlingen av regnskapet som er egen sak senere på dette årsmøtet. Årsmøtet oppfordres også denne gangen til å gi uttrykk for om det er spesielle ting medlemmene savner i FFF. Styret takker for samarbeidet i året som er lagt bak oss og ønsker det nye styret lykke til i et nytt arbeidsår. Jevnaker, 22.05.2016 May-Britt Mayer Johnsen Kåre Georgsen Ann-Karin Mellingen leder nestleder kasserer
Tone Storesætre Rita-Mari Keiserås Gerd Måren sekretær styremedlem møtende varamedlem
FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER Sak 7/2016: Fastsetting av kontingenten for 2017. På årsmøtet i 2014 ble kontingenten økt fra kr 1.000,- til kr 1.200,- for 2015. Samme kontingent ble vedtatt for 2016. Det foreslås ingen økning av kontingenten for 2017. Styrets forslag: Styret anbefaler årsmøtet å fastsette kontingenten til kr 1200,- pr. medlemskommune for 2017.
FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER Sak 8/2016: Godtgjørelser til styret for 2016. Det utbetales godtgjørelse til leder og kasserer. Styret foreslår ingen endringer i godtgjørelsene for 2016. Godtgjørelsen var for 2015 kr 15.000,- til leder, kr 10.000,- til kasserer og kr 5.000,- til øvrige styremedlemmer + 1. varamedlem. Styrets forslag: Nåværende godtgjørelser beholdes uendret. Dvs. at godtgjørelsene for 2016 er kr 15.000,- til leder, kr 10.000,- til kasserer kr 5.000,- til øvrige styremedlemmer + 1. varamedlem.
FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER Sak 10: HANDLINGSPLAN 2017 Styret si hovedsatsing i 2017 er å forberede landsmøte. Det mangle fortsatt fylkeskontakter. Styret arbeider med å få disse på plass. Det er viktig å ha en kontaktperson per fylke som kan være pådrivere overfor kommunene i sine fylker. Dette bl.a. fordi vi ikke lenger sender ut invitasjoner via posten. Ønske fra styret er at fylkeskontaktene tar initiativ til fylkesvise samlinger. Styret vil i 2017 prioritere 1 samling med fylkeskontaktene. Det er god aktivitet på Facebook-siden. Styret anbefaler medlemmer som enda ikke har meldt seg inn i Facebook-gruppen til FFF om å gjøre det.
FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER Sak 11/2016 Budsjett 2017 Inntekter: Medlemskontingent 180 000 Renteinntekter 1 000 Inntekter årsmøte/landskonferanse 200 000 Sum inntekter 381 000 Utgifter: Styremøter 50 000 Møte med fylkeskontakter 30 000 Utgifter årsmøte/landskonferanse 251 000 Diverse 5 000 Godtgjørelse 4 styremedlemmer 20 000 Godtgjørelse leder 15 000 Godtgjørelse kasserer 10 000 Sum utgifter 381 000
FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Sak 12/16 Valg av styret Forslag til valg på årsmøtet i Faglig Forum for Formannskapssekretærer i Sarpsborg 25.05.2016. Medlemmer Leder: May-Britt M. Johnsen, Jevnaker kommune (ikke på valg) Nestleder: Kåre Georgsen, Trondheim kommune (gjenvalg 2 år) Kasserer: Vera-Britt Sommer, Rogaland fylkeskommune (gjenvalg 2 år) Styremedlemmer: Rita-Mari Keiserås, Levanger kommune (gjenvalg 2 år) Tone Storesætre, Time kommune (ikke på valg) Varamedlemmer: 1. Gerd S. Måren, Oppdal kommune (gjenvelges for 1 år) 2. Brit Helene Ressel, Sunndal kommune (gjenvelges for 1 år) 3. Tone Halvorsen, Bærum kommune (gjenvelges for 1 år) 4. Åge Erstad Remvik, Sula kommune (gjenvelges for 1 år) 5. Are Ausland, Nes kommune i Akershus (ny - velges for 1 år) Revisorer: Wigdis B. Detlie, Klepp kommune (gjenvelges for 1 år) Trond Augunset, Hol kommune (gjenvelges for 1 år) Valgkomite: Anne-Kari Søndrol, Vang kommune (velges for 1 år) Ester Frøyen, Flora kommune (velges for 1 år) Bodil Celius, Sør-Varanger kommune (velges for 1 år) 24.05.2016 May-Britt Mayer Johnsen Kåre Georgsen Tone Storesætre Rita-Mari Keiserås Gerd Måren
Vedtekter FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER 1. Faglig Forum for Formannskapssekretærer er en sammenslutning av formannskapssekretærer og tilsvarende i Norge. 2. Forumet har som mål å gi medlemmene faglig utvikling innenfor de saksfeltene som ligger til denne gruppen eller som har betydning for disse. Dette skjer gjennom å utvikle nettverk kommunene imellom ved kurs, konferanser og seminarer. Særlig viktig er den erfaringsutvekslingen som skjer ved at man møtes. 3. Formannskapssekretærer eller tilsvarende, fylkestingssekretærer, ansatte i politiske sekretariater eller tilsvarende stillinger er forumets målgruppe. 4. Kommunene og fylkeskommunene tegner medlemsskap i forumet som oppnås ved innbetalt kontingent. Kun kommuner/fylkeskommuner som har betalt kontingent, kan delta på foreningens årsmøte. Kontingenten skal være innbetalt innen 01.02. i kalenderåret. Kommuner/fylkeskommuner klan delta med flere enn en person på landskonferansen. Kun en person pr. kommune/fylkeskommune har tale og stemmerett på årsmøtet. Dersom kontingenten ikke er innbetalt i løpet av kalenderåret, strykes vedkommende kommune/fylkeskommune som medlem. 5. Årsmøtet er foreningens øverste organ. Mellom årsmøtene ledes foreningen av et styre. Styret velges for 2 år om gangen med leder, nestleder, 3 styremedlemmer. Leder og nestleder skal ikke være på valg samtidig. I tillegg velges 5 varamedlemmer for 1 år av gangen. Det velges 2 revisorer for 1 år av gangen. Valgkomiteen skal bestå av 3 medlemmer. 6. Årsmøtet holdes innen utgangen av juni og innkalles med 1 mnd. Varsel. Forslag til saker som ønskes behandlet, må fremmes skriftlig og sendes styret senest 31.03. Årsmøtet skal behandle: A. Godkjenning av innkalling og dagsorden. B. Valg av møteleder. C. Valg av sekretær. D. Valg av 2 til å underskrive møteprotokollen. E. Styrets årsberetning. F. Revidert årsregnskap. G. Kontingenten for neste år. H. Forslag til budsjett for neste år. I. Innkomne saker J. Forslag til budsjett for neste år K. Forslag til handlingsplan for neste år.
L. Valg av styre. M. Valg av revisorer. N. Valg av valgkomité.