Sakliste til årsmøtet 31. mai 2018 på Thon Hotel i Brønnøysund i Brønnøy kommune i Nordland

Transkript

1 FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER Sakliste til årsmøtet 31. mai 2018 på Thon Hotel i Brønnøysund i Brønnøy kommune i Nordland 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder 3. Valg av sekretær 4. Valg av 2 til å underskrive møteprotokollen 5. Årsberetning for 2017 fra styret 6. Årsregnskap for Kontingent for Godtgjørelser til styret for 2018 og Innkomne saker 10.Handlingsplan for Budsjett for Valg til styret 13.Valg av revisorer 14.Valg av valgkomite

2 Faglig Forum for Formannskapssekretærer Årsmelding for 2017/2018 Faglig Forum for Formannskapssekretærer Foreningen er en landsomfattende sammenslutning for ansatte som i sitt daglige arbeid utfører oppgaver for politikere (formannskapssekretærer, ansatte i politiske sekretariater og lignende i kommunene og fylkeskommunene) Forumets målsetting. Forumet har som målsetting å gi medlemmene faglig utvikling innenfor de saksfeltene som ligger til denne gruppen eller som har betydning for disse. Dette skjer gjennom å utvikle nettverk kommunene imellom ved kurs, konferanser og seminarer. Særlig viktig er den erfaringsutvekslingen som ofte skjer ved at man møtes. Hvem kan være medlem hvordan tegne medlemsskap. Formannskapssekretærer, fylkestingssekretærer, ansatte i politiske sekretariater eller tilsvarende stillinger er forumets målgruppe. Kommunene og fylkeskommunene tegner medlemsskap i forumet. Årsmøtet i 2013 vedtok endring av vedtektene som i prinsippet innebærer at kommunene tegner ett medlemsskap med en kontaktperson. Kommunene/fylkeskommunene kan delta med så mange personer de ønsker på landsmøtet/konferansen men det er kun en person pr. kommune/fylkeskommune som har forslagsrett og stemmerett. Det er bare kommuner og fylkeskommuner som har betalt årskontingent som kan delta på landsmøtet/landskonferansen. Det er litt høyere deltageravgift for deltager nr 2 og flere. Et viktig virkemiddel i å beholde og rekruttere nye medlemmer er å være aktive og markedsføre forumet. Dette kan gjøres ved å gjennomføre regionkonferanser, uformelle møter med et faglig og godt innhold, være aktive på facebooksida til forumet. Styret har registrert at det er en del aktivitet her. Styret bør diskutere om man kan utnytte dette mediet enda mer, om det skal være en lukket side bare for medlemmer osv. Styrets sammensetning: Leder: Nestleder: May-Britt Mayer Johnsen, Jevnaker kommune Kåre Georgsen, Trondheim kommune

3 Kasserer: Styremedlemmer: Varamedlem: Vera-Britt Sommer, Rogaland fylkeskommune Tone Storesætre, Time kommune Rita-Mari Keiserås, Levanger kommune Gerd S. Måren, Oppdal kommune Brit Helene Resell, Sunndal kommune Tone Halvorsen, Bærum kommune Åge Erstad Remvik, Sula kommune Are Ausland, Nes kommune i Akershus Andre tillitsvalgte: Revisorer: Valgkomite: Wigdis B. Detlie, Klepp kommune Toril Skram, Kristiansund kommune Bodil Celius, Sør-Varanger kommune Ester Frøyen, Flora kommune Elisabeth Vinje Nydal, Os kommune Registrerte fylkeskontakter: Fylke Fylkeskontakt Østfold Akershus Elin Tokerød Hedmark (Ingen oppnevnt etter Vigdis Wang) Oppland May-Britt Mayer Johnsen Buskerud (Ingen oppnevnt etter Anne Olafsen) Vestfold Margaret O. Bakken Telemark Inger Brit Meland Agderfylkene Reidun Fredriksen Rogaland Mildrid Heimvik Hordaland Bente Skjerping Sogn og Fjordane Rita T. Flaten Møre og Romsdal Brit Helene Resell Sør-Trøndelag Ingen oppnevnt Nord-Trøndelag Ingen oppnevnt Nordland Inger Normann/Rigmor Leknes Troms Ingen oppnevnt etter Berith Myrland Finnmark Charlotte Sætrum Da forumet ble oppnevnt ble det bestemt at det skulle oppnevnes fylkeskontakter som skulle være bindeleddet mellom styret og medlemmene. Et annet mål var også at fylkeskontaktene skulle være pådrivere overfor kommunene i sine fylker for å markedsføre forumet og bekjentgjøre invitasjonene med program og påmeldingsskjemaer og annen informasjon av interesse for medlemmene. Etter hvert som sosiale medier ble tatt i bruk var det også en oppgave å kommunisere dette ut til medlemmene, bl.a. ble det utviklet egen nettside for FFF. I tillegg til bruk av egen nettside og e-post har forumet egen lukket facebookside som

4 benyttes flittig av våre medlemmer. De sosiale mediene gjør det enklere for styret å holde kontakten og kommunikasjon med medlemmene og det er derfor ikke samme behov for å ha fylkeskontakter som det var tidligere. Det er selvsagt fint om man kan ha fylkeskontakter som kan være bindeleddet og som har mulighet for å markedsføre og holde kontakten med medlemmene i sine fylker. Styret har imidlertid registrert at det er vanskelig å erstatte fylkeskontaktene etter hvert som de slutter. Styret mener derfor at det oppnevnes fylkeskontakter der det lykkes å skaffe nye og at melding sendes styret om evt. nyoppnevninger og at årsmøtet stadfester valgene av disse. Fagdager: På bakgrunn av ønsker fremmet av medlemskommunene, gjennomførte Forumet fagdag med tema kommunelov den 12. januar 2017 på Clarion Hotel Bergen Airport Hotel. Det var stor interesse for dette og ca 120 deltok på denne dagen. Vi var så heldige å få jusprofessor Jan Fridtjof Bernt som foreleser, og det var en meget interessant dag og mange aktive deltagere. Landsmøtet i I 2017 ble landsmøtet holdt i Os kommune, på Solstrand hotell i tiden 10. og 11. mai med vel 50 deltagere. Utover det faglige programmet med temaene «Pressens rolle som utvikler av lokaldemokratiet», «Ny politikerrolle for et samfunn i endring», Digitale politikere «rett på sak» og «Kompetansesirkelen» var det ettermiddags/kveldsprogram som besto bl.a. av en utflukt til Lysøen som var Ole Bulls hjem. Nå er dette en villa og museum på øya Lysøen i Lysefjorden. Styret vil også takke Gunvor Sverkmo Heggland, Os kommune for samarbeidet og veldig god hjelp i planleggingen av det sosiale og kulturelle programmet og all hjelp med innkvarteringen. Kontaktpersonene i medlemskommunene er utrolig viktig i arbeidet med innkvartering og det sosiale programmet. Uten deres hjelp vil ikke styret klare å gjennomføre et landsmøte med så variert sosialt program. Program for landsmøtene. Det har kommet flere innspill fra medlemmene om at de ønsker temaer rundt kommunelov, offentlighetslov og forvaltningslov. Det har også kommet spørsmål om det er mulig å få en presentasjon av voteringssystemer i møtevirksomhet. Dette har vi ikke fått til enda. Administrasjon Forumet har ingen administrasjon. Det daglige arbeidet er lagt til styret som har fordelt arbeidet seg imellom. I arbeidet med å beholde og rekruttere medlemmer til forumet, er det viktig at forumet er aktivt og at forumets årsmøter/landskonferanser m.m. til enhver tid tar opp temaer som er av interesse for medlemmene. I den forbindelse ønsker styret tilbakemelding på hva medlemmene ønsker av faglige temaer. Godtgjørelser Godtgjørelse i henhold til årsmøtevedtak er utbetalt for Aktivitet i styret: I 2017 hadde styret ett telefonmøte, 8. november, for å planlegge program og invitasjonen til fagdagen i januar. Dette omtales nærmere i årsmeldinga for Planleggingen av årets landsmøte startet kvelden 10. januar og fortsatte etter fagdagen 11. januar og 12. januar. Det ble gjennomført telefonmøte 4. mai i år og ett styremøte i forkant av dette årsmøtet (29. mai).

5 I all hovedsak har styrets arbeid dreid seg om å planlegge fagdag og årsmøtet i 2018 og følge opp den økonomiske siden. Rita-Mari Keiserås og Vera-Britt Sommer følger opp den elektronisk utsending av fakturaer og påmelding til landskonferansen. Det elektroniske systemet letter kassererarbeidet (utsendelse av fakturaer) og det letter arbeidet med å holde medlemslister ajour. Dette er helt nødvendig for å kunne gjøre denne jobben på en rask og effektiv måte. Utover møtene har styret holdt kontakten via telefon og e-post. Økonomi: Forumets drift er finansiert gjennom medlemskontingenten som for 2017 er kr 1.200,- pr kommune (ingen endring fra 2016). Innkrevingen og purringene på medlemskontingenten er lagt til kasserer. Forumets midler er plassert i bank. Det henvises for øvrig til behandlingen av regnskapet som er egen sak senere på dette årsmøtet. Styrets kommentar til regnskapet: En del av inntektene (deltageravgiften) på fagdagen i januar 2017 er inntektsført i regnskapet for 2016, mens utgiftene fremkommer av regnskapet for Det betyr at reelt underskudd for 2017 er på kr ,97. Det er generelt vanskelig å budsjettere for årsmøte så en viss bufferkapital er nødvendig, men styret er av den formening at FFF ikke skal ha store bankinnskudd som er medlemsfinansiert. Årsmøtet oppfordres også denne gangen til å gi uttrykk for om det er spesielle ting medlemmene savner i FFF. Styret takker for samarbeidet i året som er lagt bak oss og ønsker det nye styret lykke til i et nytt arbeidsår. Jevnaker, May-Britt Mayer Johnsen Kåre Georgsen Vera-Britt Sommer leder nestleder kasserer Tone Storesætre Rita-Mari Keiserås Gerd Måren sekretær styremedlem møtende varamedlem

6

7

8 FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER Sak 7/2018: Fastsetting av kontingenten for På årsmøtet i 2017 ble det vedtatt å øke årskontingenten fra kr 1200,- til kr 1400,- fra Ved utsendelsen av kontingenten for 2018 sendte styret ved en feil ut faktura på kontingent på kr 1.200,- noe vi beklager sterkt. Styret foreslår at man ikke foretar ytterligere tilleggsfaktura på dette beløpet og at kontingenten for 2018 fastholdes slik den var for Styret anbefaler at kontingenten økes fra kr 1200 til kr 1400 fra Dette fordi det er store kostnader forbundet med gjennomføringen av styremøter og landsmøter og det er helt nødvendig å finansiere noe av utgiftene gjennom medlemskontingentene. Styrets forslag: Styret opphever årsmøtets vedtak om å øke medlemskontingenten fra kr 1200 til kr 1400 for 2018 slik at den beholdes på 2017 nivå for For 2019 anbefaler styret årsmøtet å fastsette kontingenten til kr 1400,- pr. medlemskommune.

9 FAGLIG FORUM FOR FORMANNSKAPSSEKRETÆRER Sak 8/2019: Godtgjørelser til styret for 2018 og Det utbetales godtgjørelse til leder, kasserer, øvrige styremedlemmer og 1. varamedlem (som alltid møter på styremøtene). Styret foreslår ingen endringer i godtgjørelsene for Godtgjørelsen for 2017 var kr ,- til leder, kr ,- til kasserer og kr 5.000,- til øvrige styremedlemmer + 1. varamedlem. Det har vært praksis at godtgjørelsene har vært fastsatt på årsmøtet det året landsmøtet holdes, det vil si året etter at budsjettet er vedtatt. Det naturlige er at godtgjørelsene for gjeldende år, fastsettes i forkant av behandlingen av budsjettet år. Styret vil derfor anbefale årsmøtet å endre praksis slik at godtgjørelsene fastsettes før budsjettet for gjeldende år fastsettes. Styrets forslag: For 2018: Nåværende godtgjørelser beholdes uendret. Dvs. at godtgjørelsene for 2018 er kr ,- til leder, kr ,-

10 til kasserer kr 5.000,- til øvrige styremedlemmer + 1. varamedlem. 2019: Styret foreslår at praksis med å fastsette godtgjørelsene endres slik at disse fastsettes samtidig som budsjettet fastsettes. Styret foreslår ingen endringer i godtgjørelsene for året 2019.

11 Faglig forum for formannskapssekretærer HANDLINGSPLAN 2019 Styret vil i 2019 gjennomføre fagsamling og forberede neste års landsmøte. Kvalitet står i fokus når styret planlegg samlingene. Det er nyttig med faglig påfyll og vi vil i januar/februar arrangere fagsamling. Vi åpner opp for innspill til tema på årsmøtet. Styret kommer tilbake med dato og sted. Styret legg opp til 2 styremøte og vi gjennomfører telefonmøte etter behov utover de oppsatte styremøtene. Det er nyttig med kunnskapsdeling Facebook-sida er et godt media til det. Styret vil som tidligere anbefale alle som ikke har meldt seg inn i Facebook-gruppa om å gjøre det.

12 Faglig Forum for Formannskapssekretærer BUDSJETT 2019 Inntekter: Medlemskontingent Renteinntekter 200 Inntekter opplæring forvaltningsloven Inntekter årsmøte/landskonferanse Sum inntekter Utgifter: Styremøter/møter Utgifter årsmøte/landskonferanse Utgifter fagdag Diverse 6000 Godtgjørelse 4 styremedlemmer Godtgjørelse leder Godtgjørelse kasserer Sum utgifter