1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Økonomireglement for Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus Vedtatt 05.05.11, revidert 01.11.11. Kapittel 1. Ansvarsforhold 1.1 Parlamentet a) Parlamentet har det overordnede ansvaret for disponeringen av Studentparlamentets økonomiske midler gjennom å vedta Studentparlamentets budsjett og å godkjenne regnskapet. b) Budsjettet skal ikke overskrides. Økonomiske bindende avtaler kan bare inngås innenfor rammen av inneværende års budsjett. c) Parlamentets vedtak er bindende for alle organer i Studentparlamentet, dvs. for Arbeidsutvalget og sekretariatet. Arbeidsutvalget kan likevel foreta nødvendige justeringer innenfor de vedtatte budsjettrammer dersom særskilte grunner gjør det nødvendig. I slike tilfeller skal disse justeringene forelegges Parlamentet på førstkommende møte i Studentparlamentet til godkjenning. d) Dersom Parlamentet har fattet vedtak som strider mot budsjettet, går budsjettet foran. Det kan åpnes for revidert budsjettbehandling. e) Alle vedtak med økonomiske konsekvenser for Studentparlamentet, skal ha med henvisning til riktig budsjettpost. f) Det er ikke tillatt for Studentparlamentet å ta opp lån. g) Parlamentet kan sette av lønnsmidler i budsjettet til prosjektarbeid og honorarer for enkeltoppdrag. 1.2 Arbeidsutvalget a) Arbeidsutvalget (AU) fremmer forslag til budsjett, og behandler og avgir uttalelse i andre saker av økonomisk art som skal forelegges Parlamentet. b) Mellom møtene med Parlamentet har Arbeidsutvalget ansvaret for at Studentparlamentets midler forvaltes på en forsvarlig måte innenfor budsjettrammene og i henhold til Parlamentets intensjoner og vedtak. c) Grunnlaget for Arbeidsutvalgets utøvelse av sitt ansvar er løpende rapporter fra Økonomiseksjonen ved HiOA med leders og/eller sekretariatets kommentarer til perioderegnskap og kostnadsvurderinger for kommende regnskapsperiode. d) Arbeidsutvalget kan foreta budsjettjusteringer innenfor rammene av vedtatt budsjett. I slike tilfeller skal økonomiseksjonen ved HiOA konsulteres i forkant av Styrevedtakene. Dersom Arbeidsutvalget foretar justeringer som innebærer økonomisk vinning for AUmedlemmene, skal dette alltid behandles av Parlamentet. e) Arbeidsutvalget plikter, etter at halve valgperioden er forløpt, å legge fram en halvårsrapport som bl.a. gir utfyllende informasjon om Studentparlamentets økonomiske situasjon. f) Arbeidsutvalget kan etter at halve valgperioden er forløpt fremme behandling av revidert budsjett på møte med Parlamentet.
41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 1.3 Leder og organisasjonskonsulent a) Leder og/eller organisasjonskonsulent disponerer Studentparlamentets midler etter retningslinjer gitt av Arbeidsutvalget og Parlamentet. b) Leder og/eller organisasjonskonsulent er ansvarlig for: 1) å effektuere alle vedtak av økonomisk karakter. 2) å føre skyggeregnskap og kontrollere budsjettet parallelt med økonomiseksjonen ved HiOA. 3) at Studentparlamentet har en god og effektiv økonomiforvaltning. 4) å få utarbeidet regnskapsrapporter, kostnadsprognoser/-analyser og forslag til budsjett, i samarbeid med økonomiseksjonen ved HiOA. 5) at Arbeidsutvalget og KOK holdes á jour med Studentparlamentets økonomiske tilstand og utvikling. 1.4 Økonomiseksjonen ved HiOA a) Økonomiseksjonen ved HiOA skal føre tilsyn med og kontrollere Studentparlamentets bruk av midler. Økonomiseksjonen har regnskapsførselen for Studentparlamentets midler. Økonomiseksjonen skal påse at Statens regler for regnskapsføring og budsjettering mv. følges. b) Økonomiseksjonen foretar alle økonomiske overføringer og transaksjoner på vegne av Studentparlamentet etter instruks fra leder og/eller organisasjonskonsulent. c) Økonomiseksjonen ved HiOA skal sørge for å sende månedlige regnskapsrapporter og halvårsregnskap som legges fram for Arbeidsutvalget. Kapittel 2. Rutiner 2.1 Fullmakter a) Leder, nestleder og/eller organisasjonskonsulent har, ved stående fullmakt og inntil annet blir bestemt av Arbeidsutvalget, rett til å bestille varer eller tjenester på Studentparlamentets vegne i henhold til gjeldende budsjett samt til å disponere Studentparlamentets midler. b) Alle bankkonti for Studentparlamentet opprettes av HiOA i samråd med Studentparlamentet. c) Arbeidsutvalget tildeler prokura etter følgende retningslinjer: Prokura innehas av organisasjonskonsulent sammen med leder, og tildeles etter vedtak i Arbeidsutvalget. Hvem disse er, skal med navns nevnelse synliggjøres i særskilt vedtak i Arbeidsutvalget og hver gang et nytt Arbeidsutvalg tiltrer. d) Overføring av prokura fra én person til en annen kan ikke skje uten ved særskilt vedtak i Arbeidsutvalget. e) Dersom leder og organisasjonskonsulent er gift, samboere, har nært slektskapsforhold eller på annen måte er nært tilknyttet hverandre, skal disse to ikke ha prokura sammen. Arbeidsutvalget tildeler i slike tilfeller prokura til nestleder samt enten leder eller organisasjonskonsulent etter Arbeidsutvalgets bestemmelse. f) Alle regninger/fakturaer som skal betales skal være kvittert mottatt av Studentparlamentet og påført godkjenning for betaling av prokurainnehaver.
83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 2.2 Reisekostnader a) Dette punktet gjelder for arbeidsutvalget, ansatte, representanter i Parlamentet og i Studentparlamentets oppnevnte komiteer og utvalg. Andre som utfører oppdrag for eller opptrer på vegne av Studentparlamentet kan, etter avtale, komme inn under bestemmelsene i punkt 2.2. b) Studentparlamentet arrangerer, eller er representert ved, en rekke arrangementer/ møter der reise- og oppholdsutgifter kan dekkes av Studentparlamentet. Dette gjelder ikke reiseutgifter til ordinære møter i Studentparlamentet eller til styremøter. I spesielle tilfeller kan det gjøres særskilt vedtak i Parlamentet om å dekke reiseutgifter til møter i Studentparlamentet eller til styremøter. c) Reiser for Studentparlamentet skal foretas på billigste måte så langt dette er forenlig med utøvelsen av oppdraget når man herunder tar hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig utføring av tjenesten, dvs. at reisekostnader dekkes i utgangspunktet etter rimeligste offentlige kommunikasjonsmiddel. Rabatterte billetter skal benyttes når dette er mulig. Leder kan godkjenne alternativ reisemåte. d) Bruk av taxi skal begrunnes spesielt og godkjennes av Studentparlamentets leder eller organisasjonskonsulent før kostnadene refunderes. Taxi kan benyttes om det blir billigst reisemåte. e) Reiseutgifter refunderes i hovedsak etterskuddsvis. f) Reiseregning skal skrives på fastsatt skjema og leveres til Studentparlamentet snarest og innen én måned etter at reisen er avsluttet hvis ingen annen tidsfrist er bestemt. g) Reiseutgiftene skal være dokumentert og alle kvitteringer for utgifter som kreves refundert, må legges ved. (NB: Ved flyreiser skal flybillettstammen, kvittering eller tilsvarende, leveres/sendes til Studentparlamentet innen samme tidsfrist som ved levering av reiseregninger. Dersom denne ikke returneres innen fristen, blir reisens kostnad ført som skattepliktig lønn til vedkommende.) h) I særskilte tilfeller kan skriftlig begrunnete utgifter til tjenestereiser dekkes, selv om det ikke foreligger kvitteringer. I slike tilfeller legges billigste reisemåte med offentlig kommunikasjon til grunn. Dette omfatter ikke flyreiser og bruk av taxi. i) Studentparlamentet dekker bare kjøregodtgjørelse/bruk av eget kjøretøy dersom det er innhentet tillatelse fra organisasjonskonsulent og/eller leder. Dersom tillatelse gis, skal den faktiske reiseruten og anvendt tid spesifiseres på reiseregningen. Ved godkjent bruk av bil eller motorsykkel, tilstås kjøregodtgjørelse etter Statens takster. Etter avtale med leder kan det gis godtgjørelse for passasjerer. j) Reiseregninger skal være godkjent og attestert av leder og/eller organisasjonskonsulent før utbetaling kan finne sted. Dette gjelder naturligvis ikke hvis det er avtalt direkte levering til økonomiseksjonen. k) Dersom en representant som får dekket reisekostnader har et ulegitimert fravær utover et omfang tilsvarende 25 % av arrangementets varighet, fraskriver Studentparlamentet seg sin selvpålagte forpliktelse til å dekke reise- og oppholdsutgifter. 2.3 DIETTGODTGJØRELSE OG OPPHOLDSUTGIFTER VED REISER a) Dette punktet gjelder for Arbeidsutvalg, ansatte, representanter i Parlamentet og Studentparlamentets oppnevnte komiteer og utvalg. Andre som utfører oppdrag for eller
126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 opptrer på vegne av Studentparlamentet kan, etter avtale, komme inn under bestemmelsen i 2.3. b) Diettgodtgjørelser: For reiser under 6 timer utbetales ikke kostgodtgjørelse. For reiser som varer over 6 timer dekkes diett etter følgende satser: Frokost kr 60,- Lunsj kr 120,- Middag kr 175,- c) Beregning av diett: Tidspunktet fra avreise til første måltid, og tidspunkt fra siste måltid til hjemkomst (jfr. Bestemmelsen i regulativet). d) På tjenestereiser hvor kosten er dekket i sin helhet av arrangør/oppdragsgiver eller er inkludert i billettutgifter/deltakeravgift etc, kan kostgodtgjørelse ikke beregnes. e) Dersom ett eller flere måltider er betalt av oppdragsgiver, skal det beregnes trekk i kostgodtgjørelsen, og gjelder etter samme satser som i 2.3 b). f) Utgifter til alkoholholdige drikkevarer skal som hovedregel ikke dekkes av Studentparlamentet. I særskilte tilfeller og i forkant av arrangementet, kan leder eller organisasjonskonsulent godkjenne dette. g) Det gis ikke diettgodtgjørelse ved møter/kurs/arrangement der kosten er inkludert i oppholdet eller forhåndsbetalt på annen måte. I slike tilfeller regnes diett ut fra reisetid fra avreise til første måltid, og reisetid fra siste måltid til hjemkomst, som grunnlag for godtgjørelse. h) Studentparlamentet dekker ikke ulegitimert (uspesifisert) nattillegg (unntak fra Statens regulativ). Med ulegitimert nattillegg menes tilskudd til overnatting uten krav til dokumentasjon/kvitteringer. i) Legitimert (spesifisert) nattillegg utbetales når tre timer av natten (mellom kl. 24 og 06) eller mer tilbringes utenfor bopel og når Studentparlamentet ikke har ordnet, eller kan ordne, overnatting. Uten spesiell godkjenning av leder, skal alltid billigste overnattingssted benyttes. Nødvendige kvitteringer må være Studentparlamentet i hende innen én måned etter at overnattingen har funnet sted for at kravet skal kunne gjøres gjeldende. j) Hvor Studentparlamentet sørger for innkvartering må de tillitsvalgte benytte seg av denne, andre overnattingsalternativer må den tillitsvalgte dekke selv. 2.4 Bevertning For AU-møter og møter med Parlamentet tar leder, nestleder og/eller organisasjonskonsulent stilling til hva slags bevertning det skal være. 2.5 Lønn og lønnsutbetaling a) Lønn og annen lønnskompensasjon til arbeidsutvalg og ansatte administreres av Økonomiseksjonen ved HiOA. Lønn og annen lønnskompensasjon utbetales den 12. i hver måned. Lønnsavregningen er fra og med den første til og med den siste dagen i samme måned.
167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 b) I ekstraordinære tilfeller kan inntil en månedslønn utbetales på forskudd. Ved husbygging eller betaling av boliginnskudd kan arbeidstakeren få inntil 2 måneders lønnsforskudd. Det skal inngås skriftlig avtale om tilbakebetalingen. c) Feriepenger utbetales vanligvis sammen med lønnsutbetalingen i juni. d) Timelister skal leveres til leder i slutten av hver måned. Leder viser sin timeliste til organisasjonskonsulenten. 2.6 Tapt arbeidsfortjeneste a) Tapt arbeidsfortjeneste dekkes ikke for noen av Studentparlamentets tillitsvalgte for deltakelse på møter/arrangementer i tilknytning til eller av relevans for den tillitsvalgtes funksjon og oppgaver. b) I særskilte tilfeller, f.eks. når personer hentes inn eksternt for å fylle eller bekle spesielle funksjoner på arrangementer eller møter i regi av Studentparlamentet, kan Arbeidsutvalget, etter søknad fra vedkommende, vedta å dekke tapt arbeidsfortjeneste. Søknaden må vedlegges dokumentasjon fra hovedarbeidsgiver om omfanget av den tapte arbeidsfortjeneste og bekreftelse på at beløpet er fratrukket vedkommendes lønn. Søknaden må være Arbeidsutvalget i hende senest èn uke før det aktuelle arrangementet starter. Tapt arbeidsfortjeneste for overtidsarbeid dekkes ikke. 2.7 Ekstra personalhjelp a) Arbeidsutvalget har anledning til å tilsette og avlønne ekstra og midlertidig personalhjelp tilsvarende inntil to månedsverk pr. kalenderår. Dette må likevel ikke gå utover rammene for budsjettet. b) All ekstra og midlertidig personalhjelp kan avlønnes opp til nestleders lønnstrinn. c) Behov for ekstra/midlertidig personalhjelp utover to månedsverk, skal godkjennes av Parlamentet. Permanente stillinger opprettes av Parlamentet. d) Ved alle tilsettinger uansett varighet, skal det settes opp kontrakt mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, hvor arbeidsoppgaver, arbeidstid og lønn er angitt. 2.8 Utgifter til barnepass a) Studentparlamentets medlemmer og AU-medlemmer kan søke Arbeidsutvalget om dekking av utgifter til barnepass i forbindelse med møter. En slik søknad kan bli bevilget om Arbeidsutvalget mener dette er hensiktsmessig, og om Studentparlamentet har økonomi til dette. Utgiftene må dokumenteres og blir utbetalt etterskuddsvis. b) Andre som utfører oppdrag for, eller opptrer på vegne av Studentparlamentet kan, etter godkjenning av Arbeidsutvalget, komme innunder punkt 2.9 Kapittel 3. Andre utgifter 3.1 Telefoni a) Faste utgifter til mobiltelefon for Arbeidsutvalg og ansatte dekkes over Studentparlamentets budsjett. Ansatte benytter sine private mobiltelefoner og betaler samtaleavgifter selv. I perioder hvor samtaleutgiftene er store, kan Arbeidsutvalget vedta å dekke dokumenterte utgifter.
208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 Kapittel 4. Økonomiske disposisjoner 4.1 Midler fra hioa a) Studentparlamentet mottar hvert år driftsstøtte fra Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA). Tildelte midler fra HiOA skal dekke lønns- og driftsutgifter, herunder ferie og arbeidsgiveravgift. Eksterne tilskudd fra bl.a. SIO/Velferdstinget og NSO overføres til HiOA, men disponeres av Studentparlamentet. b) De økonomiske disposisjoner/transaksjoner som håndteres/ ivaretas av Høgskolen i Oslo og Akershus skal være i overensstemmelse med Statens regler for økonomiforvaltningen. Høgskolen v/ administrasjonen har ansvar for dette. Studentparlamentet forvalter for øvrig fritt innenfor gjeldende retningslinjer gitt fra HiOA. c) Utgifter til fristasjon som dekkes av HiOA hører ikke under dette reglementet. Fristasjon fastsettes i egen avtale mellom Studentparlamentet og HiOA. 4.2 Øvrige midler og disponeringer a) Studentparlamentet står fritt til å benytte midler som tilføres Studentparlamentet utover årlig overføring fra HiOA og Velferdstinget. Egne retningslinjer kan utarbeides for bruk av disse midlene. 4.3 Bevilgninger fra studentparlamentet a) Støtte til kulturelle/velferdsmessige arrangement/tiltak til studentgrupper ved HiOA kan unntaksvis tildeles av Studentparlamentet. Støtten skal da tildeles fra velferdskontoen. Tildeling av støtte reguleres i egne retningslinjer utarbeidet av Parlamentet. b) Regnskap etter endt arrangement/tiltak skal leveres Studentparlamentet. I tilfeller hvor regnskap viser lavere kostnader enn budsjettert, kan Studentparlamentet kreve ubenyttet midler tilbake. c) Søknader fra fakultetsvise studentgrupper henvises til studentrådet/ utvalget ved fakultetet. Kapittel 5. Generelt 5.1 Henvisninger a) Dette reglementet er vedtatt av Parlamentet. Økonomireglementet skal være i samsvar med Studentparlamentets vedtekter og underordnet disse. 5.2 Informasjon a) Arbeidsutvalget, ansatte, Parlamentet, komiteer og utvalg i Studentparlamentet, samt Høgskolen i Oslo v/ administrasjonen skal informeres om dette reglementet. b) Arbeidsutvalg og ansatte skal underskrive en erklæring om at de har gjort seg kjent med Studentparlamentets økonomireglement ved tiltredelse av stilling. 5.3 Ikrafttredelse Økonomireglementet trer i kraft fra og med 01.07.2011, og gjelder til annen bestemmelse/annet vedtak foreligger.