Vedlegg 2: Gjeldende reglement for bystyrekomiteene med foreslåtte endringer markert i farget skrift KAPITEL 1 BYSTYREKOMITEENES RETTSGRUNNLAG, ANSVAR OG OPPGAVER 1.1 Rettslig grunnlag Bystyrekomiteene som omfattes av dette reglementet er opprettet med hjemmel i kommuneloven 10. 1.2 Bystyrekomiteenes oppgaver Bystyrekomiteene er saksforberedende og innstillende organ for bystyret. Komiteene skal behandle følgende saker: saker fra byrådet og bystyrets organ med innstilling til bystyret saker fra byrådet hvor komiteene har uttalerett saker hvor komiteene har avgjørelsesmyndighet saker som omhandler egne aktiviteter Komiteene kan vedta at byrådet skal fremme sak om et konkret emne. For saker som berører flere komiteers ansvarsområder, tar Forretningsutvalget stilling til hvilke komite som innstiller til bystyret og hvilke komite(er) som kan fremme forslag som behandles av innstillende komite eller bystyret. Alle komiteer skal behandle budsjett. Fagkomiteene oversender sine forslag til finanskomiteen som innstiller til bystyret. Bystyrekomiteene skal legge til rette for en dialog med innbyggerne og lokale organisasjoner og sammenslutninger. Komiteene velger selv hvordan de skal ivareta dette, f.eks. gjennom møter i bydelene, folkemøter o.l. Bystyrekomiteene skal legge til rette for at innspill og initiativ fra Ungdommens bystyre blir tatt hensyn til, og at Ungdommens bystyre blir involvert i behandlingen av relevante spørsmål og saker. Bystyrekomiteene skal oppnevne to kontaktpersoner. En av kontaktpersonene skal være komiteleder. Forslag fra Ungdommens bystyre til bystyret tas opp til votering i innstillende bystyrekomite.
1.3 Bystyrekomiteenes tilsynsansvar Bystyrekomiteene skal føre politisk tilsyn og kontroll innen sine respektive ansvarsområder. Bystyrekomiteene skal innenfor egne ansvarsområder vurdere: om driften er i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler om bystyrets vedtak blir iverksatt om resultatene er i samsvar med fastsatte mål, strategier, planer mv. om det er behov for egne saker på særskilte politikkområder Komiteenes politiske tilsyn gjennomføres i hovedsak ved behandling av enkeltsaker rapporteringssaker som og statusmeldinger Komiteene skal behandle Bergen kommunes årsmelding og tertialrapporter. Komiteene må selv vurdere om fremlagte saker og informasjon fra byrådet er tilstrekkelig for å kunne ivareta tilsynsansvaret. Det politiske tilsynsansvaret ivaretas også gjennom spørreordningene, høringer og temamøter o.l Hver komite vedtar årlig et opplegg i form av et årshjul for komiteens arbeid med politisk tilsyn og kontroll. 1.4. Komiteenes ansvarsområder I perioden 2015-2019 har bystyret fire komiteer: Komite for finans, kultur og næring Komite for miljø og byutvikling Komite for barnehage, skole og idrett Komite for helse og sosial) Bystyrekomiteene behandler saker innenfor følgende områder: Komite for finans, kultur og næring (KFKN) Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: budsjett- og økonomistyring, skatter, avgifter, gebyr og andre inntekter, overføringer til trossamfunn, opptak og innfrielse av lån, eierskapsstyring, innkjøp og konkurranseutsetting av tjenesteproduksjon, arbeidsgiverpolitikk og organisasjonsutvikling, likestilling, informasjon og IKT, eiendomsforvaltning, beredskap, regionalt, interkommunalt og internasjonalt
samarbeid, næringsutvikling, landbruk, kultur, idrett, frivillig arbeid innen lag og organisasjoner, trossamfunn Følgende seksjoner, etater, og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Myndighetsnivå 1: Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap Seksjon for informasjon Seksjon økonomi Seksjon innkjøp Seksjon IKT konsern HR seksjon Seksjon internkontroll Seksjon konkurranse og eierskap Seksjon næring Seksjon ABM (Arikiv, biblotek og museum, kirke og trosamfunn) Seksjon Kunst- og kultur Myndighetsnivå 2: Kommuneadvokaten HR bemanning Bedriftshelsttjenesten Etat for bygg og eiendom Etat for utbygging Etat for boligforvaltning Kemneren Lønns- og regnskapssenter IKT drift Bergen kulturskole 4 Kulturkontorer i bydelene Etat for landbruk Bergen byarkiv Bergen Off. Bibliotek Selskaper, foretak og andre organisasjonsformer : Bergen og Omland Havnevesen Bergen kommunale pensjonskasse Bergenshalvøyens kommunale kraftselskap AS Bergen Tomteselskap AS Bergensområdets Interkommunale Renovasjonsselskap (BIR AS) Bergen Kino AS Bergen Sentrum AS Arbeidsmarkedsbedrifter Andre AS
med kommunale eierinteresser Bergen Vann KF Stiftelsen Bymuseet i Bergen Stiftelsen KODE Bergen Internasjonale Kultursenter (BIKS) Business Region Bergen (BRB) Bergen forliksråd Komite for miljø og byutvikling (KMBY) Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: areal- og byutvikling, klima, miljø, samferdsel og kollektivtransport, forvaltning av parker, natur- og friluftsområder, kulturminneforvaltning, vann- og avløpsforvaltning, brannsikkerhet og -forebygging Komiteen fatter vedtak i følgende saker: i alle saker etter plan- og bygningsloven som fremmes med innstilling fra byrådet, og hvor myndigheten ikke er tillagt bystyret, i klagesaker etter plan- og bygningsloven, jf 1-9, med unntak av klagesaker som bystyret i plan eller vedtekt har fastsatt skal behandles av bystyret eller annet organ og klagesaker som er delegert til byrådet, jf byrådets fullmakter 14. Følgende seksjoner, etater, og enheter ligger inn under komiteens ansvarsområde: Myndighetsnivå 1: Seksjon for klima Seksjon juridisk Seksjon plan og transport Seksjon administrasjon Myndighetsnivå 2: Plan- og bygningsetat Bymiljøetat Byantikvaren Vann- og avløpsetaten Bergen brannvesen Komite for barnehage, skole og idrett (KBSI) Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Barnehager, skoler, barn og unges oppvekstsvilkår og idrett Følgende seksjoner, etater og enheter hører inn under komiteens ansvarsområde: Myndighetsnivå 1: Fagavdeling barnehage og skole Idrettsseksjon
Myndighetsnivå 2: Innføringsskoler for nyankomne minoritetsspråkelige elever på grunnskolen Voksenopplæring for fremmedspråkelige (Nygård skole) Bergen voksenopplæring Hålandsdalen leirskole Byomfattende tjeneste syns- og audiopedagogisk tjeneste (SAPT) Byomfattende tjeneste Bergen kompetansesenter for læringsmiljø Kommunale barnehager og skoler 4 pedagogisk-psykologiske sentre i bydelene (inkl. PPT-tjenester og pedagogiske fagsentre) Idrettsservice Komite for helse og sosial (KHS) Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Helsetjenester, pleie- og omsorgstjenester, sosialtjenester, skjenkebevillinger, rus, barnevern, integrering, boliger for vanskeligstilte Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Klagesaker vedrørende avslag på søknad om tildeling av skjenkebevillinger, klagesaker vedrørende vedtak om inndragning av skjenkebevillinger Følgende seksjoner, etater og enheter hører inn under komiteens ansvarsområde: Myndighetsnivå 1: Seksjon for helse og omsorg Seksjon for økonomi og budsjett Medisinsk fagsjef Seksjon for administrasjon Seksjon for sosial velferd og inkludering Seksjon for bolig og områdesatsing Seksjon for økonomi og administrasjon Myndighetsnivå 2: Etat for sosiale tjenester (inkludert sosialtjenester og Introduksjonssenteret for flyktninger) Etat for psykisk helse og rustjenester (inkludert Strax-huset, Utekontakten, Botreningssenteret) Boligetaten Etat for hjemmebaserte tjenester (hjemmesykepleie og enhet for hjemmehjelpstjenester) Etat for alders- og sykehjem Etat for tjenester til utviklingshemmede
Etat for helsetjenester (inkludert Bergen legevakt, Kontor for skjenkesaker, ergo-og fysioterapitjenester, miljørettet helsevern, samfunnsmedisin, smittevern og Frisklivsentral) Etat for barn og familie (inkludert barneverntjenesten og barnevernvakten) Utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester Etat for forvaltning 1.5. Oppnevning av medlemmer Bystyret velger på det konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer av bystyrekomiteene. Komiteenes faste medlemmer velges av og blant bystyrets medlemmer. Komiteenes varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets varamedlemmer. Bystyret velger komiteenes ledere, nestledere og medlemmer i arbeidsutvalg. Komite for finans, kultur og næring og Komite for miljø og byutvikling har 17 medlemmer. Komite for skole, barnehage og idrett og Komite for helse og sosial har 15 medlemmer. Partier som ikke er representert i KFKN gis møte-, tale- forslags- og stemmerett i KFKNs avsluttendebehandling av byrådets budsjettforslag. Bystyret tar årlig stilling til hvem som i tillegg til komiteensmedlemmer skal delta i den avsluttende behandling av byrådets innstilling til Bergen kommunes budsjett og økonomiplan i KFKN. Oppnevnelsen foretas i forbindelse med bystyrets årlige behandling av opplegg for budsjettarbeid i bystyrets organer.
KAPITEL 2 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 2.1 Møteprinsippet Komiteene treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven 30. 2.2 Møtetidspunkt- og planer Komiteene vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når komiteleder eller minst 1/3 av komiteens medlemmer krever det 2.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til komitemøter sendes som hovedregel komitemedlemmer og varamedlemmer senest ei uke før møtet. 2.4 Forfall Komitemedlemmer og innkalte varamedlemmer plikter å delta på komitemøter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. Varamedlemmer innkalles i den rekkefølgen de er valgt av bystyret. 2.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles av en komite skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i komiteene har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. 2.6 Møteledelse Komitemøter ledes av komiteens leder eller nestleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Komitelederne skal sørge for at komiteens medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene komiteene har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for komiteen. Komitelederne skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret.
2.7 Taletid Komiteene kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 2.8 Åpne eller lukkede møter Komitemøter holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer, møtende varamedlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavvikling representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. 2.9 Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. En komite kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møte i komiteen for å redegjøre for saker dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITEL 3 FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER 3.1 Forslag og merknader Komiteens medlemmer og varamedlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. I saker som sluttbehandles i en komite er merknader som får flertall bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet i en komite kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til komitelederen når forslag/merknader fremmes.
3.2 Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Komiteen avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra komiteleder. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 3.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer og varamedlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. 3.4 Stemmemåter Vedtak og innstillinger i komiteene treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 3.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til komiteleder. Komiteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 3.6 Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for bystyrekomiteene. Hver bystyrekomite skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at komiteen kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Protokoller fra komiteenes møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og ansvarlig rådgiver. Det protokolleres hvem som har tatt ordet under hver sak. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning.
KAPITEL 4 SPØRSMÅL OG ARBEIDSFORM 4.1 Generelle regler for spørsmål I komiteenes ordinære møter settes det av tid til behandling av muntlige og skriftlige spørsmål til byrådet eller komitelederen. Komiteene selv kan vedta tidsramme for behandling av spørsmål. Spørsmålene må bare omhandle én sak og gjelde saker som naturlig hører inn under komiteens virkeområde. Spørsmålene skal være korte. Spørsmål kan ikke stilles om konkrete saker som ligger til behandling i bystyrets organer, eller med samme innhold som et allerede fremsatt spørsmål som ennå ikke er besvart. I tvilstilfelle avgjør komitelederen om et spørsmål kan fremmes eller ikke. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille oppfølgingsspørsmål. Spørsmål protokolleres ikke, men legges inn i kommunens spørsmålsregister. 4.2 Muntlige spørsmål Ansvarlige byråder eller komiteleder svarer på spørsmål som stilles muntlig i møtet. Muntlige spørsmål som ønskes inntatt i kommunens spørsmålsregister må oversendes Bystyrets kontor skriftlig. Muntlige spørsmål skal som hovedregel besvares muntlig. Spørreren kan kreve skriftlig svar. Skriftlig svar må foreligge, senest to uker etter komitémøtet. 4.3 Skriftlige spørsmål Skriftlige spørsmål skal leveres til Bystyrets kontor en uke før møtet, senest kl 15.00 samme ukedag som møtedagen. Bystyrets kontor oversender spørsmålet til vedkommende byråd eller komiteleder. Spørsmålet skal besvares skriftlig. Skriftlig svar skal fortrinnsvis fremlegges til spørreren i det møtet spørsmålet blir tatt opp og senest innen en uke etter komitémøtet. Er ikke spørreren til stede kan en medrepresentant ta opp spørsmålet. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt. De partier som ikke er representert i en komité kan sende inn skriftlige spørsmål til byrådet. Svar fra byrådet blir lagt frem i komitémøtet og legges inn i kommunens spørsmålsregister.
4.4 Underutvalg og arbeidsgrupper Komiteene kan velge å opprette permanente underutvalg som skal forberede bestemte sakstyper. Komiteene kan også oppnevne arbeidsgrupper som skal forberede enkeltsaker. 4.5 Arbeidsutvalg Komiteene haret arbeidsutvalg valgt av bystyret og bestående av tre medlemmer som skal tilrettelegge for komiteens arbeid. Komiteenes arbeidsutvalg har et særskilt ansvar for opplæring i, tilrettelegging for og planlegging av arbeid med politisk tilsyn og kontroll i komiteene. Arbeidsutvalget vurderer og avgjør om befaringer og orienteringer i tilknytning til ordinære møte skal være obligatorisk eller frivillig. 4.6 Saksordfører og særskilt behandling av saker Komiteene kan underlegge saker eller saksområder en særskilt behandling, f.eks. gjennom høringer, seminar, befaringer, eller lignende. Komiteene kan oppnevne saksordfører for særskilt behandling av enkelte saker eller temaer. 4.7 Innkalling av kommunale virksomheter Komiteen kan innkalle representanter for kommunale virksomheter som er underlagt komiteens ansvarsområder dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. Slik innkalling skal skje gjennom vedkommende byråd. 4.8 Muntlige innlegg fra foreninger, grupper m. v. (deputasjoner) Foreninger, grupper og enkeltpersoner gis mulighet til å holde muntlige innlegg i en sak som står på komiteenes saksliste og som skal realitetsbehandles i møtet. Råd og organisasjoner som arbeider med saksfelt som dekkes av ulike fagkomiteer har anledning til å møte i mer enn én bystyrekomite, dersom flere komiteer har samme sak til behandling. Anmodninger/forespørsel om muntlig innlegg skal meldes til Bystyrets kontor senest innen kl. 12.00 dagen før et komitemøte. Det protokolleres hvem som har møtt. 4.9 Høringer Komiteene kan avholde høringer. Komiteene fastsetter selv eget opplegg for gjennomføringen av høringer Et mindretall på minst 1/3 av komiteens medlemmer kan kreve å arrangere en høring.
Et slikt mindretall kan kreve å kalle inn medlemmer av byrådet, representanter fra kommunens administrasjon kan kreve å invitere eksterne aktører har rett til å angi tema som skal behandles har rett til representasjon i forberedelsen av høringen og fastsettelse av spørsmål til innkalte personer kan kreve bestemt dokumentasjon eller materiale fremlagt Alle partier og uavhengige representanter som ikke er representert i komiteen inviteres også til å delta med en representant. Inviterte bystyremedlemmer har under høringen samme rettigheter som komiteens medlemmer. Komiteene avgjør i ordinært møte hvilke konklusjoner som skal trekkes og hvordan høringen skal følges opp. Fra høringene skal det lages egen protokoll som omtaler følgende: tidspunkt og tema for høringen, hvem som deltok, og eventuelt vedtak om offentliggjøring av innlegg og synspunkter fra lukkede høringer. Innlegg, lydopptak og annet materiale som er taushetsbelagt kan bare offentliggjøres med opphavspersonens godkjenning For øvrig gjelder bestemmelser i kommuneloven og annet relevant lovverk. KAPITEL 5 REISER I FORBINDELSE MED KURS, SEMINARER OG STUDIETURER For reiser i forbindelse med kurs, seminar og studieturer gjelder følgende bestemmelser: I alle tjenestereiser/studiereiser hvor en bystyrekomite, helt eller delvis, reiser som gruppe, fremlegges det sak for forretningsutvalget hvor det redegjøres for reisens formål, program og kostnadsoverslag. Reiser utenlands for enkeltmedlemmer skal godkjennes av ordføreren. Reiser innenlands for enkeltmedlemmer hvor kostnadene dekkes av komiteens budsjett, skal godkjennes av arbeidsutvalget. Søknad om dekning av kostnader skal inneholde informasjon om formål, program og kostnadsoverslag. Vedtak skal være skriftlig og kopi sendes forretningsutvalget til orientering. Samtykke fra bemyndiget instans skal foreligge før reisen bestilles.