Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Juni 2017

Transkript

1 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Juni 2017 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 1 av 214

2 OPPGAVER, FULLMAKTER OG REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE I BERGEN KOMMUNE Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 2 av 214

3 Bergen kommune - BK Bystyret Klagenemnd Kontrollutvalget Forretningsutvalget Komite for fullmakter og politisk styringssystem BYSTYREKOMITEENE Komite for fi nans, kultur og næring Komite for helse og sosial Komite for barnehage, skole og idrett Komite for miljø og byutvikling Valgstyret Ungdommens bystyre Bystyrets kontor Byombudet Sekretariat for kontrollutvalget Byrådet Byrådsleders avdeling Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering Byrådsavdeling for klima, kultur og næring Byrådsavdeling for byutvikling Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett Byrådsavdeling for helse og omsorg Etater, resultatenheter og virksomheter Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 3 av 214 Oppdatert

4 FORORD I dette heftet er oppgaver, fullmakter og reglementer for bystyrets organer og byrådet samlet. Bestemmelsene dekker de politiske utvalgene, den enkelte folkevalgte og partigruppene i bystyret. Heftet er oppdatert frem til 1. juni Papirutgaven oppdateres etter kommune- og fylkestingsvalget i På nett vil heftet bli oppdatert fortløpende når det skjer endringer. Bestemmelsene i dette heftet finnes på nett på adressen Spørsmål om heftet kan rettes til Bystyrets kontor, tlf eller epostadresse adm.bystyrets.kontor@bergen.kommune.no Bergen, Bystyrets kontor, 14. juni 2017 Roar Kristiansen bystyredirektør Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 4 av 214

5 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Oppgaver, fullmakter og reglement for Bergen bystyre og bystyrets organer 9 Kapittel 2 Reglement og fullmakter for byrådet 81 Kapittel 3 Reglement og retningslinjer for folkevalgte i Bergen kommune 165 Kapittel 4 Vedlegg 209 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 5 av 214

6 Kapittel 1 Oppgaver, fullmakter og reglement for bystyrets organer Oppgaver for Bergen bystyre Reglement for Bergen bystyre Reglement for bystyrekomiteene 26 Reglement for komite for fullmakter og politisk styringssystem 39 Reglement for forretningsutvalget 43 Reglement for klagenemnden 48 Reglement for kontrollutvalget 50 Reglement for Ungdommens bystyre 52 Reglement for valgstyret 58 Reglement for ordfører, varaordfører, komiteledere, komitenestledere og AU-medlemmer 64 Reglement for representasjon i Bergen kommune 67 Bystyrets budsjettfullmakter 70 Budsjettfullmakter for kontrollutvalget 73 Budsjettfullmakter for forretningsutvalget 75 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 6 av 214

7 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Sak nr Side 1 av 4 Oppgaver for Bergen bystyre Sist endret i Bergen bystyre , sak Oppgaver og delegasjon Bystyret er kommunens øverste organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. De oppgavene som bystyret ikke kan delegere er gitt i kommuneloven, lov om planlegging og byggesaksbehandling og i andre særlover. I de tilfeller hvor det i loven står «kommunestyret selv», kan ikke oppgaver eller ansvar delegeres til underliggende organer. Delegert myndighet kan når som helst trekkes tilbake. Bystyret kan selv treffe vedtak på delegerte saksområder uten først å måtte tilbakekalle delegasjonsbeslutningen. 2. Bystyrets overordnete oppgaver Fastsette mål og strategier Bystyret skal fastsette overordnede mål og utvikle langsiktige strategier for hele kommunens virksomhet. Budsjett og økonomiplan Bystyret skal foreta den overordnede samordning og prioritering av kommunens utgifter og inntekter. Innen utgangen av året skal bystyret vedta kommunens budsjett for kommende år og vedta en rullerende økonomiplan.. Bystyret skal foreta den overordnede samordning og prioritering av kommunens utgifter og inntekter. Tilsyn og kontroll Som kommunens øverste myndighet har bystyret ansvar for å føre tilsyn med hele den kommunale forvaltningen og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse, jf. kommuneloven 76. Bystyret skal sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler og se til at vedtak iverksettes og følges opp. Bystyret skal vurdere kommunens resultater i lys av fastsatte mål, strategier, planer mv og vurdere behovet for justeringer og endringer. Bystyret har rett og plikt til å kreve nødvendig informasjon for å kunne utøve sitt tilsyns- og kontrollansvar. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 7 av 214

8 BKDOK Side: 2 av 4 3. Oppgaver som bystyret ikke kan delegere Bystyret må selv fatte vedtak i saker innen områdene opplistet under: 3.1 Budsjett og økonomistyring Budsjett og økonomiplan Skatter, avgifter og andre inntekter til bykassen Fritak for eiendomsskatt etter eiendomsskatteloven (unntatt saker etter 7c) Opptak og innfrielse av lån Bergen kommunes årsmelding, årsregnskap samt revisjonsberetning 3.2 Kommunal planlegging Kommunal planstrategi Kommuneplan (samfunns- og arealdel) Områdereguleringsplaner Detaljreguleringsplaner Nedleggelse av dele- og byggeforbud 3.3 Styringssystem og fullmakter Valg av styringsform Valg av revisjonsordning Endring av medlemstallet i bystyret Fullmaktsbestemmelser for byrådet og bystyrets organer Budsjettfullmakter for byrådet og bystyrets organer Reglement for bystyrets organer Opprettelse av bystyrekomiteer og andre utvalg etter 10 og 12 i kommuneloven Opprettelse av kommunale foretak Endringer av vedtekter til kommunale foretak Opprettelse av aksjeselskaper og godkjennelse av aksjeselskapers vedtekter ved opprettelse Reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen 31. desember året etter at bystyret ble konstituert. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 8 av 214

9 BKDOK Side: 3 av Valg til verv Bystyret er øverste valgmyndighet i kommunen. Bystyret foretar selv valg til følgende verv: ordfører og varaordfører medlemmer, varamedlemmer, ledere og nestledere til forretningsutvalget, bystyrekomiteene, kontrollutvalget, valgstyret og andre utvalg etter 10 og 12 kommuneloven I oppstarten av valgperiode tar bystyret stilling til antall bystyrepolitikere i hel- og deltidsstilling 3.5 Innbyggerforslag Bystyret skal selv ta stilling til innbyggerforslag som fyller kriteriene i 39a i kommuneloven. Bystyret skal selv ta stilling til om innbyggerforslag skal avvises. 4. Andre oppgaver som bystyret skal behandle Utover de oppgaver som bystyret selv skal behandle, skal bystyret behandle saker om følgende: 4.1 Kommunale planer Planer som fastsetter mål og strategier for politikkområder og utforming av tjenesteproduksjon Overordnete fag- og sektorplaner/delplaner Handlingsplaner som er en oppfølging av fag- og sektorplaner vedtatt av bystyret Kommunens planinstruks 4.2 Politiske enkeltsaker Enkeltsaker som innebærer prinsipielle politiske avveininger og/eller avviker fra vedtatte planer innenfor alle områder som er delegert. 4.3 Styringssystem og fullmakter Utforming, organisering og evaluering av det politiske styringssystemet Maksimalt antall medlemmer i byrådet Nedleggelse av fagetat for overføring av oppgaver og fullmakter til byrådet som Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 9 av 214

10 BKDOK Side: 4 av 4 politisk organ, skal fremlegges for bystyret til avgjørelse 4.4 Politisk tilsyn og kontroll Som et ledd i sitt arbeid med politisk tilsyn og kontroll behandler bystyret følgende saker: Tertialrapporter Rapporteringssaker om oppfølging av planer vedtatt av bystyret Årsregnskap og årsrapport fra selskaper hvor Bergen kommune har betydelige eierinteresser Årlig oversikt over alle fullførte byggeprosjekter med faktiske byggekostnader Årlig oversikt over hvordan midler i driftsbudsjettet blir fordelt på de ulike resultatenheter og etater Rapporter om oppfølging av flertallsmerknader/-forslag fremmet i forbindelse med budsjett og årsmelding Revisjonsrapporter og -beretninger med kontrollutvalgets innstilling 4.5 Regionalt, interkommunalt og internasjonalt samarbeid Strategier for og avtaler om regionalt, interkommunalt og internasjonalt samarbeid Medlemskap i regionale, interkommunale og internasjonale organisasjoner som forutsetter politiske avveininger. 4.6 Retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger Bystyret vedtar i første kvartal året etter kommunevalg retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner. 4.7 Oppnevning av representanter i styrer, råd, utvalg mv. En gang i bystyreperioden skal bystyret ta stilling til hvilke styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora kommunen skal være representert i og hvem som skal være valgmyndighet. Bystyret velger representanter til de styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora der valgmyndigheten tilligger bystyret. 4.8 Videredelegasjon av fullmakter fra byrådet Bystyret behandler en gang hver valgperiode egen sak om videredelegering av fullmakter fra byrådet til enkeltbyråder. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 10 av 214

11 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Saknr Side 1 av 12 Reglement for Bergen bystyre Vedtatt versjon av bystyret i B-sak KAPITTEL 1 BYSTYRETS SAMMENSETNING OG OPPGAVER 1.1 Antall representanter Bergen bystyre skal ha 67 representanter. 1.2 Øverste folkevalgte organ Bystyret er kommunens øverste organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Den delegerte myndigheten kan når som helst trekkes tilbake. Bystyret kan selv treffe vedtak innen delegerte saksområder uten først å måtte tilbakekalle delegasjonsbeslutningen. 1.3 Oppgaver Bystyret er øverste valgmyndighet og skal vedta en samordnet plan for den kommunale virksomheten og fastsette overordnete mål og utvikle langsiktige strategier. Bystyret skal foreta den overordnete samordning og prioritering av kommunens utgifter og inntekter og vedta årsbudsjett og økonomiplan. Bystyret fører tilsyn med hele den kommunale forvaltning. KAPITTEL 2 VALG TIL VERV 2.1 Valgmyndighet og valgregler Bystyret er øverste valgmyndighet i kommunen. Valg skal skje i henhold til kommuneloven og likestillingsloven. 2.2 Valg til verv I sitt konstituerende møte etter kommunestyrevalget skal bystyret selv foreta valg til følgende verv i angitt rekkefølge: - ordfører og varaordfører Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 11 av 214

12 BKDOK Side: 2 av 12 - medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder til kontrollutvalget - medlemmer, varamedlemmer, ledere og nestledere til forretningsutvalget, bystyrekomiteene, valgstyret og klagenemden. Andre faste 10 og 12 utvalg Valg av medlemmer til bystyrekomiteene skal foretas blant bystyrets medlemmer, så langt det lar seg gjøre. Leder og nestleder i kontrollutvalget og i bystyrekomiteene velges blant bystyrets medlemmer. Bystyrekomiteenes varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets varamedlemmer. Valg av medlemmer, ledere og nestledere til andre faste 10 og 12 utvalg og øvrige styrer og utvalg som skal velges av bystyret, foretas så snart det er praktisk mulig. Bystyret foretar suppleringsvalg til bystyreoppnevnte organ underveis i valgperioden. Bystyret skal godkjenne endringer i antall medlemmer i bystyreoppnevnte organ underveis i valgperioden. 2.3 Styreverv Bystyrerepresentanter kan ikke velges inn på vegne av kommunen i bedriftsforsamlinger eller i styrer for aksjeselskap der kommunen har eierinteresser, dette uavhengig av kommunens eierandel. Bystyrerepresentanter kan velges inn i styrer for kommunale foretak og arbeidsmarkedsbedrifter. KAPITTEL3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Bystyret treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven 30. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 12 av 214

13 BKDOK Side: 3 av Møtetidspunkt Bystyret vedtar selv sin egen møteplan. I tillegg til møter iht. møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller Forretningsutvalget finner det påkrevd eller når minst 1/3 av bystyrets medlemmer krever det. Med unntak av juli og august, har bystyret som hovedregel møte en gang hver måned på onsdager klokken Møtene i juni, september og desember begynner klokken Forretningsutvalget kan beslutte avvikende starttidspunkt. Møtene avsluttes senest klokken Innkalling Innkalling og saksdokumenter til bystyrets møter sendes som hovedregel bystyrets medlemmer og varamedlemmer senest en uke før møtet. 3.4 Forfall Bystyrets medlemmer og formelt innkalte varamedlemmer plikter å delta på bystyrets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall med angivelse av forfallsgrunn, skal meldes til Bystyrets kontor. Varamedlemmer innkalles i den nummerorden de er valgt. 3.5 Saksforberedelse og saksdokument I alle saker som skal behandles av bystyret skal det foreligge en innstilling fra en bystyrekomite, forretningsutvalget, kontrollutvalget, valgstyret eller annet utvalg med innstillingsrett. I alle saker skal det kort og oversiktlig være gjort rede for saken og forslag til vedtak. Det organ som utarbeider innstillinger til bystyret har ansvar for at sakene er tilrettelagt for bystyrets behandling og er forberedt i samsvar med gjeldende lover og regler. I de tilfellene sakene ikke er forberedt slik som bestemt i første avsnitt, har ordføreren rett og plikt til å sende sakene tilbake til vedkommende organ for ytterligere behandling. Bystyrets medlemmer/varamedlemmer har krav på å få vurdert saken på samme faktagrunnlag som byrådet i samsvar med reglement for de folkevalgtes innsynsrett. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 13 av 214

14 BKDOK Side: 4 av 12 Saksdokument sendes som hovedregel kun ut elektronisk. Større rapporter og planer sendes i tillegg ut i papirformat dersom det vurderes som nødvendig for å opplyse saken tilstrekkelig. 3.6 Åpne eller lukkede møter Bystyrets møter holdes for åpne dører med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer, møtende varamedlemmer og byrådet kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavviklingen representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. 3.7 Byrådets møterett og møteplikt Byrådets medlemmer skal delta i bystyrets møter, jf. Kommuneloven 20 nr 5. KAPITTEL 4 ÅPNING AV MØTE OG ORDNING AV DEBATTEN 4.1 Navneopprop Ordføreren skal foreta navneopprop. Dersom kommunelovens krav til vedtaksførhet er oppfylt, skal ordføreren erklære møtet satt, jf. kommuneloven 17 nr.1 siste setning og 33. Ordføreren leser opp navn på representanter som har meldt forfall til møtet. 4.2 Ordning av debatten/ forhandlingene Etter opprop og behandling av eventuelle forslag til dagsorden og tidsplan, begynner bystyret sine forhandlinger. Sakene som er ført opp på sakskartet behandles i den rekkefølge som bystyret selv vedtar etter forslag fra ordføreren. Ordføreren leser opp sakens tittel og redegjør for saken så langt det anses påkrevd og spør deretter om noen vil ha ordet i saken. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 14 av 214

15 BKDOK Side: 5 av 12 Leder, nestleder eller eventuell saksordfører fra innstillende organ kan få ordet før de øvrige talere, for en kort redegjørelse for innstillingen. Deretter ordnes debatten slik at ordet først gis til hver partigruppes hovedtaler etter partienes størrelse, deretter til eventuelle uavhengige representanter, og så til øvrige representanter. Byrådet kan ellers gis ordet til å svare på spørsmål, avklare uklarheter m.v. og til avsluttende kommentarer. Når private forslag behandles skal forslagsstiller normalt få ordet før øvrige talere for en redegjørelse for forslaget og helt til slutt for eventuelle avsluttende kommentarer. Taleren skal rette sine ord til ordføreren, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som debatten gjelder. Mishagsytringer og bifallsytringer som forstyrrer møtets orden, tillates ikke. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal ordføreren kalle taleren til orden, om nødvendig to ganger. Retter taleren seg enda ikke etter reglementet, kan ordføreren ta fra taleren ordet. Ordføreren må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å håndheve reglementet, eller for å rette åpenbare misforståelser. Vil ordføreren ta del i debatten, overtar varaordfører eller annen setteordfører, ledelsen av forhandlingene. 4.3 Taletid Bystyret fastsetter taletid i de saker som er til behandling. I ordinære saker har partigruppenes hovedtalere vanligvis inntil tre minutters taletid hver. Bystyret kan selv vedta avvikende taletid. Uavhengige representanter har normalt inntil ett minutts taletid. I tillegg til taletiden, kan representantene få ordet til ett minutts innlegg. Ingen kan normalt ha ordet mer enn to ganger i debatten til en sak. Ordføreren kan åpne for replikkordskifte i spesielle saker og etter innlegg av hovedtalere for de enkelte partier. En taler kan under et slikt replikkordskifte ikke få ordet mer enn to ganger med taletid høyst ett minutt hver gang. Svaret må ikke overskride to minutter. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 15 av 214

16 BKDOK Side: 6 av 12 KAPITTEL 5 FORSLAG TIL VEDTAK, STEMMEMÅTER, EVENTUELT OG PROTOKOLLER 5.1 Forslag og merknader Bystyrets medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan sette fram forslag til vedtak i en sak som er til behandling. Forslag som blir vedtatt er bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. Merknader med flertall fra innstillende organ tas opp igjen i bystyret som en del av innstillingen. Merknader som får flertall er bindende for byrådet og bystyrets organer. Vedtak fattet av bystyret kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til ordføreren når de fremmes. 5.2 Forberedelse til avstemning Når debatten er slutt, varsler ordføreren representantene og saken tas opp til avstemning. Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Bystyret avgjør voteringsrekkefølgen etter forslag fra ordføreren. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ordføreren kan foreslå at det foretas prøveavstemning som ikke er bindende. Ved debatt om forslag til avstemningsordning skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Voteringsrekkefølgen avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 5.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer og varamedlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. I de tilfellene skriftlig avstemning benyttes ved valg og ansettelse, regnes blank stemmeseddel som avgitt stemme. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 16 av 214

17 BKDOK Side: 7 av Stemmemåter Vedtak i bystyret treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg/ansettelser er ordførerens/møtelederens stemme avgjørende. Avstemning kan gjennomføres på følgende måter: Ved stilltiende godkjenning, dvs. når ingen uttaler seg når ordføreren stiller spørsmål om noen stemmer mot. Ved at de medlemmer som er for et forslag reiser seg eller gir stemmetegn. Når ordføreren bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraavstemning. Ved valg og ansettelser kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. 5.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for sin stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til ordføreren. Ordføreren opplyser om innkomne protokolltilførsler. 5.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har bystyrets medlemmer rett til å rette forespørsler til ordføreren om en hvilken som helst aktuell sak som krever bystyrets oppmerksomhet. Bystyremedlemmer som ønsker å gjøre dette bør varsle ordføreren før møtet starter slik at bystyret kan underrettes ved møtets begynnelse. Med mindre bystyret ved alminnelig flertall går imot at saken skal undergis debatt, kan ordføreren tillate ett innlegg fra hvert parti, avgrenset til tre minutter pr. innlegg. Forslag fremsatt under eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr 1. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 17 av 214

18 BKDOK Side: 8 av Sekretariat og protokoller over forhandlingene Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for bystyret. Spørsmål, interpellasjoner, forslag og merknader som oversendes Bystyrets kontor elektronisk, vises på skjermer under behandlingen av de respektive sakene. Protokoll over forhandlingene føres av Bystyrets kontor. Det protokolleres hvem som har tatt ordet under hver sak. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. KAPITTEL 6 SPØRSMÅL OG INTERPELLASJONER 6.1 Generelle regler for spørsmål og interpellasjoner Det settes av inntil 2 timer i alle ordinære møter til spørsmål og interpellasjoner, derav opp til 45 minutter til muntlig spørsmål. Forretningsutvalget tar stilling til hvor mye tid det skal brukes til interpellasjoner og spørsmål i de enkelte bystyremøtene. Som hovedregel behandler bystyre 3 interpellasjoner per bystyremøte. I budsjettmøtet og i ekstraordinære møter settes det ikke av tid til spørsmål eller interpellasjoner. Spørsmål og interpellasjoner må bare omhandle én sak og gjelde saker som naturlig hører inn under bystyrets virkeområde. Spørsmål og interpellasjoner kan ikke stilles til konkrete saker som er til behandling i bystyrets organer, eller har samme innhold som allerede fremsatt spørsmål eller interpellasjoner som ennå ikke er besvart. I tvilstilfeller avgjør ordføreren om interpellasjoner og spørsmål kan stilles. 6.2 Spørsmål I spørreordningen svarer ordføreren eller byrådet på spørsmål som bystyrets medlemmer og møtende varamedlemmer fremsetter i møtet. Hvert medlem eller møtende varamedlem kan kun stille ett spørsmål. Rekkefølgen for behandling av spørsmålene følger partienes størrelse. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 18 av 214

19 BKDOK Side: 9 av 12 Den som ønsker å stille spørsmål må senest innen møtets start gi møtesekretariatet beskjed om dette. Spørsmål som ønskes tatt inn i kommunens spørsmålsregister må sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig. Det settes av inntil fem minutter til hvert spørsmål. Spørsmålsstilleren stiller selv spørsmålet fra talerstolen innenfor en tidsramme på ett minutt. Det gis anledning til å svare innenfor en tidsramme på to minutter. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille oppfølgingsspørsmål innenfor en tidsramme på ett minutt. Svar på tilleggsspørsmål kan ikke overstige ett minutt. Spørsmål skal som hovedregel besvares muntlig. Spørreren kan kreve skriftlig svar på et spørsmål og svareren må da besvare spørsmålet senest to uker etter bystyremøtet. 6.3 Interpellasjoner Bystyrets medlemmer og varamedlemmer som regner med å ta sete i møtet, kan fremsette interpellasjoner til ordføreren eller byrådet. Hvert medlem eller møtende varamedlem kan fremme én interpellasjon. Interpellasjonen skal ha et tema og innhold som er egnet for debatt i bystyret. Interpellasjonen skal ikke inneholde begrunnelse og kommentarer utover det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen. Interpellasjonen leveres skriftlig til Bystyrets kontor senest kl dager før et bystyremøte. Interpellasjonen oversendes byrådet med mindre ordføreren selv velger å svare. Interpellasjoner behandles i innkommet rekkefølge. Ved behandling av interpellasjoner kan en representant fra hvert parti få ordet. Interpellanten og den som svarer kan få ordet to ganger. For øvrig skal ingen ha ordet mer enn en gang. Taletiden ved behandling av interpellasjoner er avgrenset til to minutter for første innlegg av interpellanten og to minutter for den som svarer på interpellasjonen. Taletiden er inntil to minutter for øvrige representanter og inntil ett minutt for interpellantens andre innlegg. Den som svarer andre gang gis inntil ett minutt. Forslag fremsatt i sammenheng med interpellasjoner kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr. 1. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 19 av 214

20 BKDOK Side: 10 av 12 Interpellasjoner som ikke blir tatt opp grunnet overskredet tid, må fremmes på nytt innen en uke etter møtet, for å bli tatt opp på neste møte og vil da bli behandlet før eventuelle nye interpellasjoner. KAPITTEL 7 REPRESENTANTENES RETT TIL Å FREMME NYE SAKER (PRIVATE FORSLAG) 7.1 Hvem kan fremme private forslag Medlem av bystyret kan fremme nye saker til bystyret som private forslag. 7.2 Krav til innhold Private forslag må bare omhandle en sak og gjelde saker som hører inn under kommunens ansvarsområde. Private forslag kan ikke ha samme innhold som konkrete saker som ligger til behandling i et av bystyrets organer. Representantene kan heller ikke fremme forslag med samme innhold som konkrete saker som har vært behandlet i bystyrets organer i samme bystyreperiode. Et privat forslag skal leveres Bystyrets kontor og må inneholde en skriftlig redegjørelse, samt forslag til vedtakspunkt. 7.3 Behandling av private forslag Private forslag fra representanter i Bergen bystyre skal legges fram for behandling slik det lyder senest 6 måneder etter at det er fremmet. Byrådets/bystyredirektørens vurdering av det private forslaget skal foreligge slik at bystyret kan behandle forslaget senest 6 måneder etter at det er fremmet. Byrådets/bystyredirektørens vurdering følger saken som vedlegg i notats form. Bystyret får rapporter om hvordan det private forslaget blir besvart gjennom saken «Vedtak og flertallsmerknader som krever tilbakemelding fra byrådet». Forslagstiller får siste ord i bystyredebatten før votering. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 20 av 214

21 BKDOK Side: 11 av 12 KAPITTEL 8 BYRÅDSDANNELSE OG MISTILLITSFORSLAG 8.1 Fremsetting og behandling av mistillitsforslag Forslag om at byrådet skal fratre skal fremsettes i bystyrets møte. Det kan reises mistillitsforslag og fattes mistillitsvedtak uten at andre byrådsalternativer er framlagt. Mistillitsforslag kan reises mot hele byrådet eller en byråd. Den som fremsetter et mistillitsforslag gis anledning til skriftlig å utdype forslaget innen en uke etter møtet hvor forslaget ble fremsatt. Forslaget skal behandles i bystyrets neste møte med mindre to tredjedeler av de møtende krever umiddelbar avstemning. 8.2 Fratreden Meddelelse fra byrådet om fratreden skal skje i bystyremøte. Et medlem av byrådet kan fratre etter vedtak eller etter eget ønske. Dersom byrådslederen fratrer, skal hele byrådet fratre. Ved skifte av byråd blir fratredende byråd sittende inntil nytt byråd har konstituert seg. 8.3 Dannelse av byråd Når den parlamentariske situasjonen i bystyret tilsier det, har ordføreren på bystyrets vegne plikt til å gi en byrådslederkandidat i oppdrag å danne nytt byråd. Den kandidaten som ordføreren etter politiske sonderinger antar kan samle størst oppslutning i bystyret for sitt byråd, skal utpekes. Et byråds funksjonstid er uavhengig av bystyrets valgperiode. Ved skifte av byråd i forbindelse med kommunevalg, er det den person som til en hver tid innehar ordførervervet som har ansvaret for å gi ovennevnte oppdrag til en byrådslederkandidat. Den utpekte byrådslederkandidaten setter selv sammen sitt byrådskollegium. Byrådslederen kan selv når som helst skifte ut medlemmer av byrådet, og bestemme byrådets sammensetning. Byrådet konstituerer seg selv. Byrådet sender melding til bystyret om byrådets sammensetning og byrådenes ansvarsområder straks det har konstituert seg, og straks det har skjedd endringer i byrådets sammensetning. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 21 av 214

22 BKDOK Side: 12 av 12 KAPITTEL 9 ANDRE BESTEMMELSER 9.1 Innbyggerforslag Bystyret tar stilling til et innbyggerforslag i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven 39a. 9.2 Muntlige innlegg fra foreninger, grupper m.v. Ordføreren kan unntaksvis tillate muntlige innlegg til en sak som står på bystyrets saksliste og som skal realitetsbehandles i møtet. Muntlige innlegg holdes normalt for gruppelederne innenfor en ramme på ti minutter. Muntlige innlegg skal i utgangspunktet holdes for det organet som innstiller til bystyret. Anmodninger om muntlige innlegg skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor senest innen kl en yrkesdag før møtet. Varaordføreren eller en av de øvrige gruppelederne gir bystyret en kort redegjørelse om innholdet i det muntlige innlegget når saken behandles. 9.3 Adgang til bystyrets møtesal Under møtene har ingen andre tilgang til møtesalen enn bystyrets medlemmer og møtende varamedlemmer, byrådet, kommunaldirektører, revisor, kommuneadvokat, informasjonsansvarlige samt møtesekretariatet. Pressen har adgang til anviste plasser. 9.4 Orden i møtesalen og tilstøtende rom Ordføreren skal sørge for å opprettholde orden i bystyrets møtesal, møterom og galleri, og skal således påse at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer forhandlingene kan ordføreren vise vedkommende ut. Kan den nødvendige orden ikke opprettholdes, skal ordføreren avbryte forhandlingene og utsette møtet. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 22 av 214

23 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Sak nr Side 1 av 13 Reglement for bystyrekomiteene Sist endret av Bergen bystyre i B-sak KAPITEL 1 BYSTYREKOMITEENES RETTSGRUNNLAG, ANSVAR OG OPPGAVER 1.1 Rettslig grunnlag Bystyrekomiteene som omfattes av dette reglementet er opprettet med hjemmel i kommuneloven Bystyrekomiteenes oppgaver Bystyrekomiteene er saksforberedende og innstillende organ for bystyret. Komiteene skal behandle følgende saker: saker fra byrådet og bystyrets organ med innstilling til bystyret saker fra byrådet hvor komiteene har uttalerett saker hvor komiteene har avgjørelsesmyndighet saker som omhandler egne aktiviteter Komiteene kan vedta at byrådet skal fremme sak om et konkret emne. For saker som berører flere komiteers ansvarsområder, tar forretningsutvalget stilling til hvilke komite som innstiller til bystyret og hvilke komite(er) som kan fremme forslag som behandles av innstillende komite eller bystyret. Alle komiteer skal behandle budsjett. Fagkomiteene oversender sine forslag til finanskomiteen som innstiller til bystyret. Bystyrekomiteene skal legge til rette for en dialog med innbyggerne og lokale organisasjoner og sammenslutninger. Komiteene velger selv hvordan de skal ivareta dette, f.eks. gjennom møter i bydelene, folkemøter o.l. Bystyrekomiteene skal legge til rette for at innspill og initiativ fra Ungdommens bystyre blir tatt hensyn til, og at Ungdommens bystyre blir involvert i behandlingen av relevante spørsmål og saker. Bystyrekomiteene skal oppnevne to kontaktpersoner. En av kontaktpersonene skal være komiteleder. Forslag fra Ungdommens bystyre til bystyret tas opp til votering i innstillende bystyrekomite. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 23 av 214

24 BKDOK Side: 2 av Bystyrekomiteenes tilsynsansvar Bystyrekomiteene skal føre politisk tilsyn og kontroll innen sine respektive ansvarsområder. Bystyrekomiteene skal innenfor egne ansvarsområder vurdere: om driften er i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler om bystyrets vedtak blir iverksatt om resultatene er i samsvar med fastsatte mål, strategier, planer mv. om det er behov for egne saker på særskilte politikkområder Komiteenes politiske tilsyn gjennomføres i hovedsak ved behandling av enkeltsaker rapporteringssaker som og statusmeldinger Komiteene skal behandle Bergen kommunes årsmelding og tertialrapporter. Komiteene må selv vurdere om fremlagte saker og informasjon fra byrådet er tilstrekkelig for å kunne ivareta tilsynsansvaret. Det politiske tilsynsansvaret ivaretas også gjennom spørreordningene, høringer og temamøter o.l. Hver komite vedtar årlig et opplegg i form av et årshjul for komiteens arbeid med politisk tilsyn og kontroll Komiteenes ansvarsområder I perioden har bystyret fire komiteer: Komite for finans, kultur og næring Komite for miljø og byutvikling Komite for barnehage, skole og idrett Komite for helse og sosial Bystyrekomiteene behandler saker innenfor følgende områder: Komite for finans, kultur og næring (KFKN) Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: budsjett- og økonomistyring, skatter, avgifter, gebyr og andre inntekter, overføringer til trossamfunn, opptak og innfrielse av lån, eierskapsstyring, innkjøp og konkurranseutsetting av tjenesteproduksjon, arbeidsgiverpolitikk og organisasjonsutvikling, likestilling, informasjon og IKT, eiendomsforvaltning, beredskap, regionalt, interkommunalt og internasjonalt samarbeid, næringsutvikling, landbruk, kultur, frivillig arbeid innen lag og organisasjoner, trossamfunn Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 24 av 214

25 BKDOK Side: 3 av 13 Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter mellom 20 og 50 mill. kr og vedtak om salg av eiendom dersom salgspris avviker mer enn pluss/minus 15 % fra takstverdien for eiendom Følgende seksjoner, etater, og enheter ligger innunder komiteens ansvarsområde: Myndighetsnivå 1: Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap Seksjon for informasjon Seksjon budsjett og analyse konsern Seksjon økonomiservice Seksjon innkjøp konsern Seksjon finans konsern Seksjon regnskap konsern Seksjon HR konsern Seksjon eierskap konsern Seksjon strategisk eiendomsforvaltning Seksjon digitalisering og innovasjon konsern Seksjon næring Seksjon ABM (arkiv, bibliotek og museum, kirke og trossamfunn) Seksjon kunst- og kultur Myndighetsnivå 2: Kommuneadvokaten HR bemanning Bedriftshelsetjenesten Etat for bygg og eiendom Etat for utbygging Etat for boligforvaltning Kemneren Lønns- og regnskapssenter Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 25 av 214

26 BKDOK Side: 4 av 13 IKT drift Bergen kulturskole 4 Kulturkontorer i bydelene Etat for landbruk Bergen byarkiv Bergen Off. Bibliotek Selskaper, foretak og andre: Bergen og Omland Havnevesen Bergen kommunale pensjonskasse Bergenshalvøyens kommunale kraftselskap AS Bergen Tomteselskap AS Bergensområdets Interkommunale Renovasjonsselskap (BIR AS) Bergen Kino AS Bergen Sentrum AS Arbeidsmarkedsbedrifter Andre AS med kommunale eierinteresser Bergen Vann KF Stiftelsen Bymuseet i Bergen Stiftelsen KODE Bergen Internasjonale Kultursenter (BIKS) Business Region Bergen (BRB) Bergen forliksråd Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 26 av 214

27 BKDOK Side: 5 av 13 Komite for miljø og byutvikling (KMBY) Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: areal- og byutvikling, klima, miljø, samferdsel og kollektivtransport, forvaltning av parker, natur- og friluftsområder, kulturminneforvaltning, vann- og avløpsforvaltning, brannsikkerhet og -forebygging Komiteen fatter vedtak i følgende saker: i alle saker etter plan- og bygningsloven som fremmes med innstilling fra byrådet, og hvor myndigheten ikke er tillagt bystyret, i klagesaker etter plan- og bygningsloven, jf 1-9, med unntak av klagesaker som bystyret i plan eller vedtekt har fastsatt skal behandles av bystyret eller annet organ og klagesaker som er delegert til byrådet, jf byrådets fullmakter 14. Følgende seksjoner, etater, og enheter ligger inn under komiteens ansvarsområde: Myndighetsnivå 1: Seksjon for klima Seksjon juridisk Seksjon plan og transport Seksjon administrasjon Myndighetsnivå 2: Plan- og bygningsetat Bymiljøetat Byantikvaren Vann- og avløpsetaten Bergen brannvesen Komite for barnehage, skole og idrett (KBSI) Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Barnehager, skoler, barn og unges oppvekstsvilkår og idrett Følgende seksjoner, etater og enheter hører inn under komiteens ansvarsområde: Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 27 av 214

28 BKDOK Side: 6 av 13 Myndighetsnivå 1: Fagavdeling barnehage og skole Idrettsseksjon Myndighetsnivå 2: Innføringsskoler for nyankomne minoritetsspråkelige elever på grunnskolen Voksenopplæring for fremmedspråkelige (Nygård skole) Bergen voksenopplæring Hålandsdalen leirskole Byomfattende tjeneste syns- og audiopedagogisk tjeneste (SAPT) Byomfattende tjeneste Bergen kompetansesenter for læringsmiljø Kommunale barnehager og skoler 4 pedagogisk-psykologiske sentre i bydelene (inkl. PPT-tjenester og pedagogiske fagsentre) Idrettsservice Komite for helse og sosial (KHS) Komiteen innstiller i saker innenfor følgende områder: Helsetjenester, pleie- og omsorgstjenester, sosialtjenester, skjenkebevillinger, rus, barnevern, integrering, boliger for vanskeligstilte Komiteen fatter vedtak i følgende saker: Klagesaker vedrørende avslag på søknad om tildeling av skjenkebevillinger, klagesaker vedrørende vedtak om inndragning av skjenkebevillinger Følgende seksjoner, etater og enheter hører inn under komiteens ansvarsområde: Myndighetsnivå 1: Seksjon for helse og omsorg Seksjon for økonomi og budsjett Medisinsk fagsjef Seksjon for administrasjon Seksjon for sosial velferd og inkludering Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 28 av 214

29 BKDOK Side: 7 av 13 Seksjon for bolig og områdesatsing Seksjon for økonomi og administrasjon Myndighetsnivå 2: Etat for sosiale tjenester (inkludert sosialtjenester og Introduksjonssenteret for flyktninger) Etat for psykisk helse og rustjenester (inkludert Strax-huset, Utekontakten, Botreningssenteret) Boligetaten Etat for hjemmebaserte tjenester (hjemmesykepleie og enhet for hjemmehjelpstjenester) Etat for alders- og sykehjem Etat for tjenester til utviklingshemmede Etat for helsetjenester (inkludert Bergen legevakt, Kontor for skjenkesaker, ergo-og fysioterapitjenester, miljørettet helsevern, samfunnsmedisin, smittevern og Frisklivsentral) Etat for barn og familie (inkludert barneverntjenesten og barnevernvakten) Utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester Etat for forvaltning 1.5. Oppnevning av medlemmer Bystyret velger på det konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer av bystyrekomiteene. Komiteenes faste medlemmer velges av og blant bystyrets medlemmer. Komiteenes varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets varamedlemmer. Bystyret velger komiteenes ledere, nestledere og medlemmer i arbeidsutvalg. Komite for finans, kultur og næring og komite for miljø og byutvikling har 17 medlemmer. I komite for finans, kultur og næring sitt innstillende budsjettmøte har komiteen 19 medlemmer. Komite for skole, barnehage og idrett og komite for helse og sosial har 15 medlemmer. Partier som ikke er representert i komite for finans, kultur og næring gis møte-, tale- forslagsog stemmerett i komiteens avsluttende behandling av byrådets budsjettforslag Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 29 av 214

30 BKDOK Side: 8 av 13 KAPITEL 2 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 2.1 Møteprinsippet Komiteene treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt- og planer Komiteene vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når komiteleder eller minst 1/3 av komiteens medlemmer krever det. 2.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til komitemøter sendes som hovedregel komitemedlemmer og varamedlemmer senest ei uke før møtet. 2.4 Forfall Komitemedlemmer og innkalte varamedlemmer plikter å delta på komitemøter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. Varamedlemmer innkalles i den rekkefølgen de er valgt av bystyret. 2.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles av en komite skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i komiteene har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. 2.6 Møteledelse Komitemøter ledes av komiteens leder eller nestleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Komitelederne skal sørge for at komiteens medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene komiteene har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for komiteen. Komitelederne skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 30 av 214

31 BKDOK Side: 9 av Taletid Komiteene kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 2.8 Åpne eller lukkede møter Komitemøter holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer, møtende varamedlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavvikling representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. 2.9 Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. En komite kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møte i komiteen for å redegjøre for saker dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITEL 3 FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER 3.1 Forslag og merknader Komiteens medlemmer og varamedlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. I saker som sluttbehandles i en komite er merknader som får flertall bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet i en komite kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til komitelederen når forslag/merknader fremmes. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 31 av 214

32 BKDOK Side: 10 av Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Komiteen avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra komiteleder. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 3.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer og varamedlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. 3.4 Stemmemåter Vedtak og innstillinger i komiteene treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 3.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til komiteleder. Komiteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 3.6 Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for bystyrekomiteene. Hver bystyrekomite skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at komiteen kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Protokoller fra komiteenes møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og ansvarlig rådgiver. Det protokolleres hvem som har tatt ordet under hver sak. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 32 av 214

33 BKDOK Side: 11 av 13 KAPITEL 4 SPØRSMÅL OG ARBEIDSFORM 4.1 Generelle regler for spørsmål I komiteenes ordinære møter settes det av tid til behandling av muntlige og skriftlige spørsmål til byrådet eller komitelederen. Komiteene selv kan vedta tidsramme for behandling av spørsmål. Spørsmålene må bare omhandle én sak og gjelde saker som naturlig hører inn under komiteens virkeområde. Spørsmålene skal være korte. Spørsmål kan ikke stilles om konkrete saker som ligger til behandling i bystyrets organer, eller med samme innhold som et allerede fremsatt spørsmål som ennå ikke er besvart. I tvilstilfelle avgjør komitelederen om et spørsmål kan fremmes eller ikke. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille oppfølgingsspørsmål. Spørsmål protokolleres ikke, men legges inn i kommunens spørsmålsregister. 4.2 Muntlige spørsmål Ansvarlige byråder eller komiteleder svarer på spørsmål som stilles muntlig i møtet. Muntlige spørsmål som ønskes inntatt i kommunens spørsmålsregister må oversendes Bystyrets kontor skriftlig. Muntlige spørsmål skal som hovedregel besvares muntlig. Spørreren kan kreve skriftlig svar. Skriftlig svar må foreligge, senest to uker etter komitémøtet. 4.3 Skriftlige spørsmål Skriftlige spørsmål skal leveres til Bystyrets kontor en uke før møtet, senest kl samme ukedag som møtedagen. Bystyrets kontor oversender spørsmålet til vedkommende byråd eller komiteleder. Spørsmålet skal besvares skriftlig. Skriftlig svar skal fortrinnsvis fremlegges til spørreren i det møtet spørsmålet blir tatt opp og senest innen en uke etter komitémøtet. Er ikke spørreren til stede kan en medrepresentant ta opp spørsmålet. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt. De partier som ikke er representert i en komité kan sende inn skriftlige spørsmål til byrådet. Svar fra byrådet blir lagt frem i komitémøtet og legges inn i kommunens spørsmålsregister. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 33 av 214

34 BKDOK Side: 12 av Underutvalg og arbeidsgrupper Komiteene kan velge å opprette permanente underutvalg som skal forberede bestemte sakstyper. Komiteene kan også oppnevne arbeidsgrupper som skal forberede enkeltsaker. 4.5 Arbeidsutvalg Komiteene har et arbeidsutvalg valgt av bystyret og bestående av tre medlemmer som skal tilrettelegge for komiteens arbeid. Komiteenes arbeidsutvalg har et særskilt ansvar for opplæring i, tilrettelegging for og planlegging av arbeid med politisk tilsyn og kontroll i komiteene. Arbeidsutvalgene vurderer og avgjør om befaringer og orienteringer i tilknytning til ordinære møte skal være obligatorisk eller frivillig. 4.6 Saksordfører og særskilt behandling av saker Komiteene kan underlegge saker eller saksområder en særskilt behandling, f.eks. gjennom høringer, seminar, befaringer, eller lignende. Komiteene kan oppnevne saksordfører for særskilt behandling av enkelte saker eller temaer. 4.7 Innkalling av kommunale virksomheter Komiteen kan innkalle representanter for kommunale virksomheter som er underlagt komiteens ansvarsområder dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. Slik innkalling skal skje gjennom vedkommende byråd. 4.8 Muntlige innlegg fra foreninger, grupper m. v. (deputasjoner) Foreninger, grupper og enkeltpersoner gis mulighet til å holde muntlige innlegg i en sak som står på komiteenes saksliste og som skal realitetsbehandles i møtet. Råd og organisasjoner som arbeider med saksfelt som dekkes av ulike fagkomiteer har anledning til å møte i mer enn én bystyrekomite, dersom flere komiteer har samme sak til behandling. Anmodninger/forespørsel om muntlig innlegg skal meldes til Bystyrets kontor senest innen kl dagen før et komitemøte. Det protokolleres hvem som har møtt. 4.9 Høringer Komiteene kan avholde høringer. Komiteene fastsetter selv eget opplegg for gjennomføringen av høringer Et mindretall på minst 1/3 av komiteens medlemmer kan kreve å arrangere en høring. Et slikt mindretall kan kreve å kalle inn medlemmer av byrådet, representanter fra kommunens administrasjon kan kreve å invitere eksterne aktører har rett til å angi tema som skal behandles Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 34 av 214

35 BKDOK Side: 13 av 13 har rett til representasjon i forberedelsen av høringen og fastsettelse av spørsmål til innkalte personer kan kreve bestemt dokumentasjon eller materiale fremlagt Alle partier og uavhengige representanter som ikke er representert i komiteen inviteres også til å delta med en representant. Inviterte bystyremedlemmer har under høringen samme rettigheter som komiteens medlemmer. Komiteene avgjør i ordinært møte hvilke konklusjoner som skal trekkes og hvordan høringen skal følges opp. Fra høringene skal det lages egen protokoll som omtaler følgende: tidspunkt og tema for høringen, hvem som deltok, og eventuelt vedtak om offentliggjøring av innlegg og synspunkter fra lukkede høringer. Innlegg, lydopptak og annet materiale som er taushetsbelagt kan bare offentliggjøres med opphavspersonens godkjenning For øvrig gjelder bestemmelser i kommuneloven og annet relevant lovverk. KAPITEL 5 REISER I FORBINDELSE MED KURS, SEMINARER OG STUDIETURER For reiser i forbindelse med kurs, seminar og studieturer gjelder følgende bestemmelser: I alle tjenestereiser/studiereiser hvor en bystyrekomite, helt eller delvis, reiser som gruppe, fremlegges det sak for forretningsutvalget hvor det redegjøres for reisens formål, program og kostnadsoverslag. Reiser utenlands for enkeltmedlemmer skal godkjennes av ordføreren. Reiser innenlands for enkeltmedlemmer hvor kostnadene dekkes av komiteens budsjett, skal godkjennes av arbeidsutvalget. Søknad om dekning av kostnader skal inneholde informasjon om formål, program og kostnadsoverslag. Vedtak skal være skriftlig og kopi sendes forretningsutvalget til orientering. Samtykke fra bemyndiget instans skal foreligge før reisen bestilles. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 35 av 214

36 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Sak nr Side 1 av 4 Reglement for komite for fullmakter og politisk styringssystem Vedtatt av Bergen bystyret , BEBY KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG OG SAMMENSETNING 1.1 Rettslig grunnlag Komite for fullmakter og politisk styringssystem er opprettet med hjemmel i kommunelovens 10 nr Oppnevning og sammensetning I bystyrets konstituerende møte velges en komite for fullmakter og politisk styringssystem. Medlemmene velges blant bystyrets medlemmer og skal så langt det lar seg gjøre bestå av de innvalgte partienes gruppeledere. Komiteen ledes av ordfører. Partigruppenes nestledere kan møte som vara for partienes gruppeledere når disse har forfall. KAPITTEL 2 ANSVARSOMRÅDER OG ARBEIDSOPPGAVER 2.1. Vedlikehold og videreutvikling av det politiske styringssystem Komite for fullmakter og politisk styringssystem innstiller til bystyret i saker som omhandler politisk og administrativ fullmakts - og styringsstruktur, reglement for bystyrets organer, lokaldemokratispørsmål, spørsmål om kommunal styringsform og evalueringer av det politiske styringssystemet. Komiteen skal følge opp bystyrekomiteenes arbeid med politisk tilsyn og kontroll og årlig vurdere hvordan det politiske tilsynet fungerer. Komiteen fatter vedtak i saker vedrørende folkevalgtopplæring. 2.2 Regionalt og internasjonalt samarbeid Komite for fullmakter og politisk styringssystem innstiller til bystyret i saker angående bystyrets organers rolle i regionalt og internasjonalt samarbeid. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 36 av 214

37 BKDOK Side: 2 av 4 KAPITTEL 3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Komiteen treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt- og planer Komiteen vedtar selv egen aktivitets- og møteplan. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller minst 1/3 av komiteens medlemmer krever det 3.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til komitemøter sendes som hovedregel komitemedlemmer senest ei uke før møtet. 3.4 Forfall Komitemedlemmer plikter å delta på komitemøter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. 3.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles i komiteen skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i komiteen har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. 3.6 Møteledelse Møtene ledes av ordfører eller nestleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Ordfører skal sørge for at komiteens medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene komiteen har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for komiteen. Ordfører skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret. 3.7 Taletid Komiteen kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 3.8 Åpne eller lukkede møter Komiteens møter holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: a. representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavvikling Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 37 av 214

38 BKDOK Side: 3 av 4 b. representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken 3.9 Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. Komiteen kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møte i komiteen for å redegjøre for saker dersom ordfører eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITEL 4 FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER 4.1 Forslag og merknader Komiteens medlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Medlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. I saker som sluttbehandles i en komite er merknader som får flertall bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet i en komite kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder når forslag/merknader fremmes. 4.2 Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Komiteen avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra møteleder. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 4.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 38 av 214

39 BKDOK Side: 4 av Stemmemåter Vedtak og innstillinger i komiteen treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 4.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder. Møteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 4.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har komiteens medlemmer rett til å rette forespørsler til møteleder om en hvilken som helst aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under Eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis møteleder eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjon. Komiteen skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at komiteen kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Protokoller fra komiteens møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og ansvarlig rådgiver. Det protokolleres hvem som har tatt ordet under hver sak. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 39 av 214

40 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Sak nr Side 1 av 5 Reglement for forretningsutvalget Vedtatt av Bergen bystyre sak 73-16, KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG OG SAMMENSETNING 1.1 Rettslig grunnlag Forretningsutvalget er opprettet med hjemmel i kommunelovens 10 nr Oppnevning og sammensetning I bystyrets konstituerende møte velges et forretningsutvalg med inntil 9 medlemmer. Forretningsutvalget velges blant bystyrets medlemmer. Forretningsutvalget ledes av ordføreren, med varaordføreren som nestleder. KAPITTEL 2 ANSVARSOMRÅDER OG ARBEIDSOPPGAVER 2.1. Tilrettelegge for bystyret og bystyrets organer Forretningsutvalget tilrettelegger for og samordner aktivitetene i bystyret og bystyrets organer. Forretningsutvalget fordeler innkomne saker til bystyrets organer. Forretningsutvalget avgjør hvilke innkommende høringssaker som skal behandles i bystyrets organer og tar stilling til om de skal sluttbehandles i komite eller bystyret. Forretningsutvalget innstiller til bystyret i saker vedrørende bystyrets indre forhold. Forretningsutvalget beslutter om vilkårene for realitetsbehandling av private forslag fra bystyrerepresentanter er oppfylt og avgjør videre behandling. Forretningsutvalget tar stilling til om innbyggerforslag tilfredsstiller kravene i kommuneloven 39a og avgjør videre behandling av forslag som stilfredsstiller kravene. For innbyggerforslag som avvises, innstiller forretningsutvalget til bystyret. Forretningsutvalget tar stilling hvilken saksbehandlingsmåte som er mest hensiktsmessig for behandling av lovlighetskontroll etter kommunelovens 59 nr 4 og fastsetter en saksbehandlingsfrist i det enkelte tilfelle. 2.2 Arbeidsvilkår for folkevalgte og ansatte ved Bystyrets kontor og Byombudet Forretningsutvalget har tilsyns- og arbeidsgiveransvar for Bystyrets kontor og Byombudet, og fatter beslutninger i prinsipielle saker knyttet til tilsyns- og arbeidsgiverspørsmål. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 40 av 214

41 BKDOK Side: 2 av 5 Forretningsutvalget fører tilsyn med de folkevalgtes arbeidsvilkår. Forretningsutvalget innstiller til bystyret i saker som vedrører folkevalgtes godtgjørelse i henhold til " Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune ". Forretningsutvalget kan i særlige tilfeller dispensere fra bestemmelsene i reglement for folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune jfr. kap. 2.punkt 2.1.d. 2.3 Valg og sammensetning av styrer, råd og utvalg Forretningsutvalget er kommunens valgkomite og innstiller i alle valg som skal foretas av bystyret. Forretningsutvalget avgjør søknader om fritak fra verv etter kommuneloven 15 nr. 2. Forretningsutvalget oppnevner representanter til samarbeidsutvalg knyttet til skoler og barnehager. Forretningsutvalget gir fritak og foretar suppleringsvalg til samarbeidsutvalg knyttet il skoler og barnehager. Forretningsutvalget oppretter etter kommunestyrevalget en midlertidig valgkomite for å forberede og innstille i valgene som finner sted i bystyrets konstituerende møte. Alle innvalgte partier/grupperinger representeres i komiteen. 2.4 Kommunale mottakelser, representasjon og reiser Forretningsutvalget tar stilling til søknader om kommunale mottakelser der det er tvil om de omfattes av kommunens representasjonsreglement og for arrangement med store kostnader. jfr. reglement for representasjon kap. 3.5 Forretningsutvalget fører tilsyn med at retningslinjene i reglement for representasjon blir etterlevd. Alle tjenestereiser/studiereiser, hvor bystyrekomiteene helt eller delvis reiser som gruppe, skal godkjennes av forretningsutvalget. Ordføreren orienterer forretningsutvalget om sine utenlandsreiser. KAPITEL 3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Forretningsutvalget treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven 30. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 41 av 214

42 BKDOK Side: 3 av Møtetidspunkt- og planer Forretningsutvalget vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller minst 1/3 av forretningsutvalgets medlemmer krever det. 3.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til forretningsutvalgets møter sendes som hovedregel fredag før møtet i etterfølgende uke. 3.4 Forfall Medlemmer plikter å delta på møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. 3.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles i forretningsutvalget skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i forretningsutvalget har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. 3.6 Møteledelse Møter ledes av ordfører eller varaordfører. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Ordfører skal sørge for at forretningsutvalgets medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene forretningsutvalget har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for forretningsutvalget. Ordføreren skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret. 3.7 Taletid Forretningsutvalget kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 3.8 Åpne eller lukkede møter Møter i forretningsutvalget holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavvikling representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 42 av 214

43 BKDOK Side: 4 av Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. Forretningsutvalget kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møtene sine for å redegjøre for saker dersom ordfører eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITEL 4 FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER 4.1 Forslag og merknader Forretningsutvalgets medlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Medlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. I saker som sluttbehandles i forretningsutvalget er merknader som får flertall bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet i forretningsutvalget kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder når forslag/merknader fremmes. 4.2 Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Forretningsutvalget avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra ordføreren. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 4.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 43 av 214

44 BKDOK Side: 5 av Stemmemåter Vedtak og innstillinger i forretningsutvalget treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 4.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder. Møteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 4.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har forretningsutvalgets medlemmer rett til å rette forespørsler til møteleder om en hvilken som helst aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under Eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for forretningsutvalget. Forretningsutvalget skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at forretningsutvalget kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Protokoller fra forretningsutvalgets møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og bystyredirektør/ansvarlig rådgiver. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 44 av 214

45 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 REGLEMENT FOR KLAGENEMNDEN KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG, SAMMENSETNING OG OPPGAVER 1.1 Rettslig grunnlag Klagenemnden er opprettet med hjemmel i kommuneloven 10 nr. 1, jf. forvaltningsloven 28, 2. ledd. 1.2 Oppgaver Klageinstansens kompetanse følger av forvaltningsloven 34. Klagenemnden skal behandle klager over enkeltvedtak som treffes av kommunale organer, så langt ikke annet følger særskilt av unntaksbestemmelser i lov, jf. forvaltningslovens 2. Klagenemnden behandler bl.a. klager på avslag på søknader om plass i sykehjem, servicebolig, trygdebolig, trygghetsalarm, hjemmesykepleie, kommunal utleiebolig, bostøtte, parkeringstillatelser for forflytningshemmede, utslippstillatelse og kommunale gebyr. Klagenemnden behandler også klager på advarsler i ansettelsesforhold og klager på Kemnerens behandling av saker etter inkassoloven/skattebetalingsloven. 1.3 Sammensetning og kompetanse Bystyret velger fem medlemmer og varamedlemmer til klagenemnden. Bystyret velger leder og nestleder. I tillegg velger bystyret to sakkyndige medlemmer og varamedlemmer med erfaring fra personaljuridisk arbeid. Representasjonen i klagenemnden bør gjenspeile bystyrets sammensetning. Med mindre klagenemnden behandler saker av personaljuridisk karakter settes nemnden med fem medlemmer. Når klagenemnden behandler personaljuridiske saker suppleres klagenemnden med to sakkyndige medlemmer med erfaring fra personaljuridisk arbeid. Utvalgsmedlemmene forutsettes å ha relevant faglig kompetanse i forhold til klageorganets oppgaver. KAPITTEL 2 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 2.1 Møteprinsippet Klagenemnden treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt Klagenemnden vedtar selv sin egen møteplan. I tillegg til møter i henhold til møteplanen, skal det avholdes møter når leder eller klagenemnden finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 45 av 214

46 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av Innkalling Innkalling og saksdokumenter til klagenemndens møter sendes ut i god tid før møtet. 2.4 Forfall Klagenemndens medlemmer plikter å delta på nemndens møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall med angivelse av forfallsgrunn, skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor. 2.5 Åpne eller lukkede møter Klagenemndens møter vil, pga. at nemnden behandler saker som er undergitt lovbestemt taushetsplikt, normalt bli holdt for lukkede dører, jf. kommuneloven 31 nr. 1. Før møtet lukkes, kan parter gis mulighet til å holde muntlige innlegg til en sak som står på sakskartet og som skal realitetsbehandles i møtet. Anmodninger om dette må meldes til Bystyrets kontor senest kl dagen før møtet. 2.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har klagenemndens medlemmer anledning til å rette forespørsler til møtelederen om en hvilken som helst aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under "Eventuelt" kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoller Byrådet er faglig sekretariat for klagenemnden i saker hvor det påklagede vedtak ikke er fattet av byrådet eller byrådsavdelingene. Bystyrets kontor er faglig sekretariat for klagenemnden i saker hvor det påklagede vedtak er fattet av byrådet eller byrådsavdelingene. Protokoll over forhandlingene føres av Bystyrets kontor. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. Vedtatt av Bergen bystyre i møtet Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 46 av 214

47 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 Reglement for kontrollutvalget Vedtatt i Bergen bystyre , sak med hjemmel i kommuneloven 39 nr Formål Dette reglementet inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets virksomhet. Bestemmelsene i dette reglementet begrenser ikke kontrollutvalgets ansvar, rettigheter og plikter slik disse er beskrevet i kommuneloven med forskrifter. 2. Roller og ansvar Kontrollutvalget står for det løpende tilsynet med alle de deler av kommunens virksomhet som faller inn under kommunen som juridisk person. Dette omfatter alle andre organer enn bystyret selv, herunder ordføreren, byrådet og alle andre politiske utvalg, administrasjonen og kommunale foretak. Kontrollutvalgets oppgaver er formulert i kommuneloven (koml.) 77 nr. 4. Roller og ansvar for tilsyn og kontroll og revisjon slik dette er angitt i kommuneloven kapittel 12 med tilhørende forskrifter, kan sammenfattes slik: Aktør Hjemmel Bystyret Koml. 76 og 77 nr. 1 og nr. 6 Kontrollutvalget Revisor Kontrollutvalgets sekretariat Koml. 77 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Koml. 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mm. Koml. 77 nr. 10, forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Valg og sammensetning av kontrollutvalget 1. På bakgrunn av de strenge valgbarhetsreglene for kontrollutvalgsmedlemmer velges kontrollutvalget som første valg etter valg av ordfører i bystyrets konstituerende møte Kontrollutvalget skal ha 9 medlemmer og 9 personlige varamedlemmer. Kontrollutvalget bør ha representanter fra de fleste partier eller grupperinger. 4. Om kontrollutvalgets virksomhet 1. Kontrollutvalgets saksbehandling skjer i samsvar med bestemmelsene i koml. kapittel 6, koml. 77 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2. Utvalgets leder og nestleder kan ta kontakt med sekretariatet vedrørende behandling av saker. 3. Kontrollutvalget som organ kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 2 Medlemmer og varamedlemmer av kontrollutvalget 1 Koml. 77 nr. 2 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 2 2 Koml. 77 nr. 7 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 47 av 214

48 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 2 har taushetsplikt i henhold til forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv Som ledd i sitt tilsyns- og kontrollarbeid kan kontrollutvalget innkalle byrådet og kommunens øvrige administrasjon. Kontrollutvalget kan velge å gjennomføre granskninger og arrangere høringer, og det kan besøke kommunens virksomheter. 5. Dersom kontrollutvalget velger å gjennomføre høringer som ledd i sitt tilsyns- og kontrollarbeid, følges framgangsmåten som er beskrevet i punkt 4.8 i reglementet for bystyrekomiteene. 6. Ethvert medlem av kontrollutvalget kan forlange å få satt en sak på sakskartet. 7. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. 4 Dette gjelder også for vedtak truffet av administrasjonen med hjemmel i delegert myndighet. 8. Kontrollutvalget tilstreber å være et partipolitisk nøytralt kollegium. 9. Medlemmer av kontrollutvalget kan kreve inntatt i møteboken en kort begrunnelse for sitt standpunkt i en sak. Begrunnelsen må framsettes i møte slik at den er en del av forhandlingene. 10. Kontrollutvalget utarbeider virksomhetsplan, økonomiplan/årsbudsjett og årsrapport til bystyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kommunens samlede kontroll- og tilsynsarbeid følger byrådets samlede budsjettforslag til bystyret Kontrollutvalget skal bidra til at kontrollressursene blir anvendt ressurseffektivt og basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger 12. Kontrollutvalget gjennomfører uavhengige utredninger eller granskninger som bystyret pålegger. 13. Kontrollutvalget vurderer anmodninger om uavhengige utredninger eller granskninger fra andre enn bystyret, og tar selv beslutning om eventuelt å gjennomføre slike. 14. Kontrollutvalget avgir innstilling om høringsuttalelse til bystyret i høringssaker om gjelder kontrollfunksjoner. 15. Utvalgets leder eller nestleder plikter å være til stede ved bystyrets behandling av saker hvor utvalget har innstilt til bystyret. 16. Utvalgets leder eller medlem i lederens sted innleder bystyrets behandling av saker hvor utvalget har innstilt til bystyret. 3 Forskrift om kontrollutvalg 5 4 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 5 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 48 av 214

49 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 6 Reglement for Ungdommens bystyre Formålet med Ungdommens bystyre Ungdommens bystyre bygger på en erkjennelse av at det er barn og unge som vet best hvordan det er å være ung, og hva barn og unge trenger. Ungdommens bystyres medvirkning i kommunens beslutningsprosesser gir unge en reell mulighet for å bli hørt og en mulighet til å påvirke hva som blir bestemt. Ungdommens bystyre skal bidra til en generell bevisstgjøring blant andre barn og unge om mulighetene deres for å påvirke den verden de lever i. Ungdommens bystyre skal representere alle barn og unge i Bergen kommune og tilstrebe at barn og unge i Bergen blir hørt og ivaretatt i forhold til saker som berører dem. Sammensetning og valg av representanter a. Det skal tilstrebes at hver ungdomsskole og hver videregående skole i Bergen kommune, offentlig som privat, har en representant og en vararepresentant i Ungdommens bystyre. Dersom en skole har mer enn 800 elever, kan skolen stille med 2 representanter i UB b. Representantene skal velges gjennom demokratiske prosesser og alle elevene på skolene skal få informasjon om UB og anledning til å stille som representant. Hver skole velger en representant fra skolens elevråd eller ved å foreta personvalg blant alle elevene på skolen. c. Alle representanter i Ungdommens bystyre velges for et kalenderår av gangen, med skifte av periode i januar. Alle representanter kan stille til gjenvalg, såfremt de fortsatt går på skolen. Elever som går i 10. klasse og 3Vgs er dermed valgbare. d. Når et fast medlem fratrer i løpet av valgperioden, trer vararepresentant inn som fast medlem ut perioden. Det er skolens ansvar å gi Bystyrets kontor beskjed om fratreden av faste representanter og informere vara. Valg til verv a. Valg av ordfører, varaordfører, komiteleder og nestleder, samt sammensetning av komiteene foretas på det årlige oppstartsmøtet. Dersom en representant med lederverv slutter i UB i løpet av året, foretas suppleringsvalg. Ledergruppen innstiller, og valg av ny representant til lederverv foretas på førstkommende plenumsmøte. b. I forkant av hvert oppstartsmøte nedsettes det en valgkomite bestående av representanter fra Ungdommens bystyre. Valgkomiteen skal fremme forslag til ordfører, varaordfører, komiteledere og nestledere, samt sammensetning av komiteene. c. Medlemmer som ønsker å stille til valg som ordfører, varaordfører, komiteleder eller nestleder, men som ikke innstilles av valgkomiteen, kan fremme sitt kandidatur i møtet. d. Komitesammensetningen i UB skal følge følgende kriterier: 1. Interesse Representantene skal plasseres ut fra ønsker og interesser. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 49 av 214

50 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 6 2. Bydel/skole Så mange bydeler som mulig bør være representert i hver komite. 3. Kjønn Sammensetningen av komiteer og ledergruppe skal avspeile kjønnssammensetningen i UB 1 4. Alder Hver komite skal bestå av representanter fra både ungdomsskole og videregående skole. Oppgaver a. Ungdommens bystyre har status som uttaleorgan for Bergen bystyre og bystyrekomiteer. Ungdommens bystyre kan avgi uttalelser i saker som hører inn under Ungdommens bystyres interesseområde, og som kan vurderes å ha direkte eller indirekte betydning for barn og unge. Ungdommens bystyre avgir uttalelse til innstillende bystyrekomite. En eller flere representanter fra Ungdommens bystyre kan redegjøre for sine synspunkter i innstillende bystyrekomite i starten av møtet, eller i en innlagt pause i møtet. 2 b. Ungdommens bystyre bør involveres i utredningen av særlig relevante saker og i arbeid med saksfelt på et tidlig tidspunkt. Ungdommens bystyre kan ved behov gi uttale i saker som ligger innenfor byrådet sine fullmakter. c. Komiteene kan utarbeide egne satsningsområder. d. Ungdommens bystyre bør informere barneskolenes elevråd om Ungdommens bystyres arbeid. e. UB kan avgi uttalelser til relevante høringssaker på nasjonalt og fylkeskommunalt nivå. Organisering a. Organisering av arbeidet Ungdommens bystyre kan opprette komiteer. Komiteene innstiller til Ungdommens bystyre. Ungdommens bystyre beslutter i alle saker som er til behandling i UBs organer. Komiteene kan samarbeide og danne prosjektgrupper på tvers av komiteene. Det kan også dannes prosjektgrupper internt i komiteene. b. Ordfører og varaordfører Ordfører skal forberede og lede møter i Ungdommens bystyre og lederutvalget. Varaordfører trer inn når ordfører er forhindret fra å møte. Dersom begge er forhindret fra å møte, må Ungdommens bystyre velge en møteleder. Ordfører og varaordfører sitter også som vanlige medlemmer i en av UBs komiteer. c. Komitéledere og nestledere Komitéleder skal forberede og lede møter i sin komité. Komiténestleder trer inn når komitéleder er forhindret fra å møte. Dersom begge er forhindret fra å møte, må komiteen velge en møteleder. d. Ledergruppen Ledergruppen skal bestå av ordfører, varaordfører, komitéledere og nestledere. Gruppen har 1 Jfr. kommunelovens 38, 2 hvor det heter at begge kjønn skal være representert med minst 40 %. 2 Jf. kommentarene til kommunelovens 30, punkt 1, side 222 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 50 av 214

51 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 6 ansvar for å koordinere arbeidet i Ungdommens bystyre. Ledergruppen er informasjonsansvarlig. Møter Ordinære møter a. Ungdommens bystyre vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. b. Ungdommens bystyre skal møtes minst seks ganger i året. Møteplan for Ungdommens bystyre tilpasses møteplanene til Bergen bystyre og bystyrekomiteene. Møtene er åpne for alle. c. Komiteene skal møtes minst seks ganger i året. Komiteene følger en fast møteplan og møter vanligvis to uker før møtene i Ungdommens bystyre. d. Ledergruppen skal møtes minst seks ganger i året. Ledergruppen møtes vanligvis en uke før komitémøtene. e. Dersom det ikke er saker til behandling vurderer ordfører/komitéleder om møtet skal avlyses. Ekstraordinære møter a. Ved behov kan ordfører kalle inn Ungdommens bystyre eller ledergruppen til ekstraordinære møter. b. Ved behov kan komitélederne kalle inn sine komiteer til ekstraordinære møter. Fullmakt ved hastesaker Komiteene kan avgi uttalelse på vegne av Ungdommens bystyre i saker som skulle vært til behandling i Ungdommens bystyre, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle Ungdommens bystyre. Innkalling a. Innkalling og saksliste sendes ut til alle representanter og vararepresentanter i Ungdommens bystyre en uke før det aktuelle møtet. I forkant av ekstraordinære møter skal innkalling og saksliste sendes ut så tidlig som mulig. b. Forfall og forfallsgrunn til møter i Ungdommens bystyre, komiteene og lederutvalget meldes Bystyrets kontor på epost senest 2 døgn i forkant av møtet slik at vararepresentant kan bli innkalt. Bystyrets kontor har ansvar for å kalle inn vara. Alt fravær rapporteres til representantens skole. Protokoll Det skal føres protokoll fra alle møter i Ungdommens bystyre. Protokoll fra møtene er tilgjengelig på kommunens nettsider. Protokollen legges frem til godkjenning i neste møte. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 51 av 214

52 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 6 Åpen halvtime Møter i Ungdommens bystyre starter med åpen halvtime, der de som ønsker det kan fremme sine synspunkt i en sak til et samlet Ungdommens bystyre. Medlemmer i Ungdommens bystyre har anledning til å stille oppklarende spørsmål. Redskaper a. Skriftlige spørsmål Komiteer i Ungdommens bystyre kan fremme forslag til skriftlige spørsmål til ordføreren eller byrådet om tema som ligger innenfor Ungdommens bystyre sine ansvarsområder. UB vedtar skriftlige spørsmål. Bystyrets kontor oversender spørsmål vedtatt av UB til rett instans snarest etter møte. Svar på skriftlige spørsmål sendes ansvarlig komité, og svaret skal foreligge senest 1 mnd etter at spørsmålet er oversendt. b. Uttalelser UB kan uttale seg i alle saker som ligger til behandling i bystyrets organer og som direkte eller indirekte vedrører barn og unge. Uttalelsene utarbeides i relevant komité. c. Egeninitierte forslag Et flertall i Ungdommens bystyre kan på eget initiativ fremsette forslag til Bergen bystyre, etter tilsvarende reglement som for private forslag i Bergen bystyre: «Private forslag må bare omhandle en sak og gjelde saker som hører inn under kommunens ansvarsområde. Private forslag kan ikke ha samme innhold som konkrete saker som ligger til behandling i et av bystyrets organer. Representantene kan heller ikke fremme forslag med samme innhold som konkrete saker som har vært behandlet i bystyrets organer i samme bystyreperiode. Et privat forslag skal leveres Bystyrets kontor og må inneholde en skriftlig redegjørelse, samt forslag til vedtakspunkt. Forretningsutvalget tar stilling til om vilkårene for behandling foreligger og avgjør hvordan saken skal behandles. Private forslag som fyller vilkårene skal sendes et av bystyrets organer eller byrådet for forberedelse og fremleggelse av sak for bystyret. Private forslag fra representanter i Bergen bystyre skal legges fram for behandling slik det lyder senest 6 måneder etter at det er fremmet.» d. Redegjørelse for komite for oppvekst. Ungdommens bystyre kan to ganger i året muntlig informere komite for oppvekst om sitt arbeide det siste halvåret i. Taletid og votering a. Ungdommens bystyre kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 52 av 214

53 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av 6 b. Ungdommens bystyre er vedtaksdyktige når minst halvparten av representantene er tilstede. Det er kun representanter og møtende vararepresentanter i Ungdommens bystyre som har stemme-, forslags- og talerett. Sekretariat og faglig bistand Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonen for Ungdommens bystyre og har ansvar for innkalling og sakspapirer, tilrettelegging av møter og føring av protokoll fra møtene. Ungdommens bystyre har rett til faglig bistand fra sakens saksbehandler eller annen person fra relevant byrådsavdeling. Ungdommens bystyre eller komiteene kan også be byrådsavdelingene om muntlige presentasjoner om ulike tema og fagfelt relatert til saker til behandling eller til komiteens satsningsområder. Ungdommens bystyre skal tildeles en kontaktperson/rådgiver i hver byrådsavdeling. Kontaktpersonene skal være kontaktledd inn mot byrådsavdelingen og håndtere henvendelser om presentasjoner, orienteringer, gi råd og veiledning o.l. etter nærmere avtaler med den enkelte. Ungdommens bystyre skal ha en eller to kontaktpersoner i samtlige bystyrekomiteer. En av kontaktpersonene skal være komiteleder. Kontaktpersonen(e) har ansvar for at løfte frem vedtak, innspill og uttalelse fra UB i komitemøtene særlig i behandling av saker hvor UB også har kommet med en uttalelse. Attest Faste medlemmer i Ungdommens bystyre har rett til en attest når de slutter i UB. Retten til attest faller bort dersom representanten har ugyldig fravær på 3 eller flere møter og/eller gyldig fravær på mer enn 50 % av møtene i løpet av kalenderåret. 3 Dersom skolene bytter fast representant i løpet av året har begge representantene rett på attest gitt at de har deltatt på tilstrekkelig antall møter i den perioden de har vært fast representant. Varamedlem har rett til attest hvis vedkommende har deltatt på minst halvparten av møtene. Godtgjørelse Faste medlemmer i Ungdommens bystyre har rett til en fast godtgjørelse som skal kompensere utgifter i forbindelse med møter i Ungdommens bystyre og komiteene. Godtgjørelsen utgjør en årlig sum på 500 kroner og utbetales i slutten av kalenderåret. Retten til godtgjørelse faller bort dersom representanten har ugyldig fravær på 3 eller flere møter og/eller gyldig fravær på mer enn 50 % av møtene i løpet av kalenderåret. 4 3 Dersom en representant går midt i møtet uten å ha gyldig grunn på forhånd, regnes dette som ugyldig fravær. 4 Dersom en representant går midt i møtet uten å ha gyldig grunn på forhånd, regnes dette som ugyldig fravær. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 53 av 214

54 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 6 av 6 Varamedlem har rett på godtgjørelse hvis vedkommende har deltatt på minst halvparten av møtene i UB. Dersom skolene bytter fast representant i løpet av året, fordeles godtgjørelsen forholdsmessig mellom de to, gitt at de har deltatt på tilstrekkelig antall møter i den perioden de var fast representant. Endring av reglementet Bergen bystyre vedtar reglement for Ungdommens bystyre. Endret i henhold til vedtak i Bergen bystyre , sak 299/13. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 54 av 214

55 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Sak nr Side 1 av 6 Reglement for valgstyret Vedtatt av Bergen bystyre i B-sak den KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG, SAMMENSETNING OG VALG 1.1 Rettslig grunnlag Valgstyret er opprettet med hjemmel i valgloven 4-1, jf. kommuneloven 10 nr. 1. For valgstyrets arbeid gjelder lov av 28.juni 2002 nr. 57 (valgloven). 1.2 Valg og sammensetning Valgstyret skal ha 13 medlemmer. Så langt det er mulig skal alle partier i bystyret være representert. Bystyret velger i sitt konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer til valgstyret. Bystyret velger leder og nestleder. Leder skal være ordfører, nestleder skal fortrinnsvis være gruppeleder for det største opposisjonspartiet. KAPITTEL 2 VALGSTYRETS ANSVAR, OPPGAVER OG DELEGERING 2.1 Ansvar og oppgaver Valgstyrets oppgaver og ansvar følger av kommuneloven, valgloven med forskrifter og egenbestemmelser vedtatt av bystyret. Valgstyret har det overordnede ansvar for den formelle og praktiske tilrettelegging og gjennomføring av stortingsvalg og kommunestyrevalg mv. Valgstyret tar stilling til organiseringen og arbeidsdelingen mellom valgstyret, valgstyrets arbeidsutvalg og administrasjonen i valggjennomføringen. Valgstyret vedtar faste frister for innlevering av listeforslag, frist for å søke fritak fra å stå på liste, frist for å kreve eksemplar av manntallet, frist for å kreve stemmesedler og frist for å søke om ambulerende stemmegivning. Valgstyret tar stilling til risikovurderinger og forslag til sikkerhetstiltak i valggjennomføringen. Valgstyrets oppgaver og ansvar omfatter forøvrig: a) utlegging av manntallet til offentlig ettersyn b) føringer og rettinger i manntallet Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 55 av 214

56 BKDOK Side: 2 av 6 c) godkjenning av listeforslag ved kommunestyrevalg d) utlegging av godkjente listeforslag til offentlig ettersyn e) trykking av stemmesedler ved kommunevalg f) vedta antall stemmekretser kommunen skal deles inn i g) bestemme hvor og når stemmegivningen skal foregå ved forhåndsstemmegivning og på valgdagen h) oppnevne stemmestyrer ved det enkelte stemmested i) avgi høringsuttalelse etter vedtak i forretningsutvalget j) prøving og godkjenning av stemmegivninger k) foreta valgoppgjør og fordele representantplassene til kandidatene på listen l) behandle klager på valggjennomføringen I tillegg til valgoppgavene beslutter valgstyret i alle kåringer til bystyret ved fritak av bystyrerepresentanter. Valgstyret avgir innstilling til bystyret i følgende saker: a. Fastsetting av valgdag (er) b. Godkjenning av kommunestyrevalget c. Høringer av prinsipiell karakter og av større betydning for den praktiske valggjennomføringen d. søknader/deltakelse i forsøk 2.2 Delegering av myndighet Valgstyret kan, i saker som ikke er av prinsipiell betydning, delegere myndighet til valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller bystyredirektøren, jf. kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. KAPITEL 3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Valgstyret treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven Møtetidspunkt- og planer Valgstyret vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller minst 1/3 av forretningsutvalgets medlemmer krever det Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 56 av 214

57 BKDOK Side: 3 av Innkalling Innkalling og saksdokumenter til valgstyrets møter sendes som hovedregel fredag før møtet i etterfølgende uke. 3.4 Forfall Medlemmer og innkalte varamedlemmer plikter å delta på møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. 3.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles i valgstyret skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i valgstyret har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. 3.6 Møteledelse Møter ledes av valgstyreleder eller nestleder i valgstyret. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Valgstyreleder skal sørge for at valgstyret medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene valgstyret har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for valgstyret. Valgstyreleder skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret. 3.7 Taletid Valgstyret kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 3.8 Åpne eller lukkede møter Møter i valgstyret holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavvikling representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 57 av 214

58 BKDOK Side: 4 av Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. Valgstyret kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møtene sine for å redegjøre for saker dersom ordfører eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITEL 4 FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER 4.1 Forslag og merknader Valgstyrets medlemmer og varamedlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. I saker som sluttbehandles i valgstyret er merknader som får flertall bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet i valgstyret kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder når forslag/merknader fremmes. 4.2 Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Valgstyret avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra ordføreren. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 4.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer og varamedlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 58 av 214

59 BKDOK Side: 5 av Stemmemåter Vedtak og innstillinger i valgstyret treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 4.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder. Møteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 4.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har valgstyrets medlemmer og møtende varamedlemmer rett til å rette forespørsler til møteleder om en hvilken som helst aktuell sak som krever valgstyrets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under Eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for valgstyret. Valgstyret skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at valgstyret kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Protokoller fra valgstyrets møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og bystyredirektør/ansvarlig rådgiver. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning. KAPITTEL 5 ARBEIDSUTVALG 5.1 Valg av medlemmer Valgstyret velger et arbeidsutvalg på seks medlemmer og seks personlige varamedlemmer blant valgstyrets medlemmer og varamedlemmer. 5.2 Ansvar og oppgaver Arbeidsutvalget skal ivareta oppgaver knyttet til selve gjennomføringen av valget. Oppgavene er avgrenset til å føre oppsyn med telling av stemmesedlene valgnatten og påfølgende døgn, og spørsmål om vraking av stemmegivninger og stemmesedler. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 59 av 214

60 BKDOK Side: 6 av 6 Sak om prøving av stemmegivninger og stemmesedler legges frem for valgstyret som innstiller til bystyret sammen med innstilling til godkjenning av valget. KAPITTEL 6 STEMMESTYRER 6.1 Oppnevning av stemmestyrer Bystyret har delegert til valgstyret å oppnevne stemmestyrer. Stemmestyrene skal bestå av tre medlemmer. Stemmestyrenes medlemmer og varamedlemmer velges blant valgmedarbeidere som erfaring fra minst et tidligere valg. Listekandidater kan ikke velges som medlemmer i stemmestyrene. har 6.2 Ansvar og oppgaver Stemmestyrene skal administrere stemmegivningen på hvert stemmested. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 60 av 214

61 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Sak nr Side 1 av 3 Reglement for ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere Sist endret av Bergen bystyre i møte i B-sak KAPITTEL 1 VALG OG ARBEIDSFORHOLD 1.1 Valg I sitt konstituerende møte velger bystyret ordfører, varaordfører, komiteledere, komitenestledere og AU-medlemmer. Disse velges blant bystyrets medlemmer. Varaordfører skal i tillegg til vervet som varaordfører være leder eller nestleder for en bystyrekomite. 1.2 Stillingsomfang og godtgjørelse Vervene som ordfører, varaordfører og leder og nestleder for en bystyrekomite godtgjøres i 100 % stilling. Vervet som AU- medlem godtgjøres i 50 % stilling. Regler og nivå for godtgjørelse fremgår av reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune. 1.3 Kontor og arbeidsforhold Folkevalgte i hel- eller deltidsstillinger har kontorplass i Bergen rådhus. Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement for ansatte er retningsgivende for folkevalgte i som får godtgjørelse i hel- eller deltidsstillinger. 1.4 Retningslinjer for reisevirksomhet Bergen bystyre har vedtatt retningslinjer for reiser for folkevalgte i forbindelse med kurs, seminarer eller studieturer i B-sak For ordfører og komiteledere og gjelder spesielt at: a. ordføreren orienterer forretningsutvalget om sine utenlandsreiser. b. reiser utenlands for enkeltmedlemmer av komiteer og komiteledere skal godkjennes av ordføreren. c. reiser innenlands for enkeltmedlemmer av en komite hvor kostnadene dekkes av komiteens budsjett, skal godkjennes av komiteleder. d. samtykke fra bemyndiget instans skal foreligge før reisen bestilles. e. miljøvennlige reisemåter skal prioriteres der det er hensiktsmessig». Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 61 av 214

62 BKDOK Side: 2 av 3 KAPITTEL 2 OPPGAVER OG KOMPETANSE 2.1 Ordførerens oppgaver og kompetanse Ordføreren er byens fremste folkevalgte og den øverste ansvarlige for bystyret. Ordførerens viktigste oppgaver er å lede bystyremøtene og å være byens fremste offentlige representant. Ordføreren har ansvar for at bystyremøtene skjer i samsvar med vedtatte spilleregler, og at det blir truffet gyldige vedtak. Ordføreren har møte- og talerett i alle kommunale organer utenom byrådet og organer som ligger under dette. Ordføreren er kommunens rettslige representant og underskriver på kommunens vegne der bystyret ikke har tildelt denne myndigheten til andre. Ordføreren skal være ombud og ha en samlende funksjon for byens befolkning. Ordføreren skal være en støttespiller og bidragsyter i saker som fremmer byens og innbyggernes interesser. Ordførerens øvrige oppgaver og funksjon er angitt i kommuneloven 9, samt i kommunens reglement for bystyret og i reglement for representasjon. Ordføreren har i tillegg følgende oppgaver og ansvar: a) lede forretningsutvalget, valgstyret og komite for fullmakter og politiske styringssystem b) ivareta det løpende arbeidsgiveransvar som er delegert fra forretningsutvalget c) ivaretar det formelle oppfølgingsansvaret for folkevalgte som er godtgjort i hel- og deltidsverv, inkludert leder og nestleder for kontrollutvalget d) bidra til å utvikle det parlamentariske system e) være brobygger mellom posisjon og opposisjon f) bidra til et godt samspill mellom bystyret og byrådet g) sikre at kommunens etiske standard og de etiske retningslinjene for folkevalgte er kjent og legges til grunn for den politiske aktiviteten h) instruksjonsrett og ledelsesansvar for bystyredirektør, byombud og egen politisk rådgiver Ordføreren tar selv stilling til om det skal tilsettes egen politisk rådgiver. Forretningsutvalget konsulteres på forhånd. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 62 av 214

63 BKDOK Side: 3 av Varaordførerens oppgaver Varaordfører er ordførerens stedfortreder, Varaordføreren representerer kommunen etter nærmere avtale med ordfører Hvis ordføreren trer midlertidig ut av sitt verv, trer varaordfører inn. Ved lengre fravær velges ny varaordfører. 2.3 Komiteledere, komitenestledere og AU-medlemmers oppgaver og ansvar Komiteledernes, komitenestledernes og AU-medlemmenes oppgaver og ansvar er angitt i reglement for bystyrekomiteene. Komiteledere, komitenestledere og AU-medlemmer har i tillegg følgende oppgaver og ansvar: a. tilrettelegge og forberede aktivitetene i komiteene b. fortløpende vurdere måten komiteene fungerer på c. tilrettelegge for gode politiske prosesser d. ivareta arbeidet med politisk tilsyn og kontroll i komiteene e. forberede og tilrettelegge budsjettarbeidet i komiteene f. vurdere hvordan komiteene kan ivareta bestemmelsen om «å legge til rette for en løpende dialog med innbyggere og lokale organisasjoner og sammenslutninger g. opplæring og skolering h. bidra til å utvikle det parlamentariske system i. bidra til et godt samspill mellom bystyret og byrådet j. sikre at kommunens etiske standard og de etiske retningslinjene for folkevalgte er kjent og legges til grunn for den politiske aktiviteten k. alle komitelederne er kontaktpersoner for UB 2.4 Informasjonsplikt ved overgang til stilling utenfor kommunen Ved overgang til stilling utenfor kommunen skal ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere vurdere om informasjonsplikten inntrer. I så fall plikter ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere senest tre uker før tiltredelse å informere karanteneutvalget i henhold til gjeldende retningslinjer. Dersom ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere bryter den pålagte karantene, saksforbudet eller informasjonsplikten kan karanteneutvalget ilegge en konvensjonalbot (jfr. Retningslinjer om informasjonsplikt, karantene og saksforbud for politikere og politiske rådgivere ved overgang til stilling mv. utenfor Bergen kommune). Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 63 av 214

64 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Sak nr Side 1 av 3 Reglement for representasjon i Bergen kommune Vedtatt av Bergen bystyre i B-sak den KAPITTEL 1 FORMÅL OG ARRANGEMENTSTYPER Bergen skal være en gjestfri by hvor kommunens representasjon skal gjennomføres på en god og profesjonell måte. Kommunens representasjon omfatter offisielle besøk, arrangement hvor Bergen by er vertskap, større jubileer, mottakelser, konferanser og andre anledninger hvor det ut i fra en konkret vurdering er naturlig at kommunen viser oppmerksomhet. KAPITTEL 2 ANSVARSFORDELING 2.1 Ordførerens representasjon Bystyrets kontor skal tilrettelegge for ordførerens representasjon ved: statsbesøk besøk m/representasjon fra kongehuset besøk fra utenlandske parlamentarikerdelegasjoner besøk fra utenlandske ambassader kommunale mottakelser i forbindelse med internasjonale kongresser og konferanser arrangement hvor Bergen by er vertskap, større jubileer og andre anledninger Representasjonen skal som hovedregel forestås av ordføreren. Varaordfører, komiteledere og komitenesteledere skal delta i arbeidet med bystyrets representasjon ved behov, og fungeresom stedfortredere for ordføreren. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 64 av 214

65 BKDOK Side: 2 av 3 KAPITTEL 3 KOMMUNALE MOTTAGELSER 3.1 Konferanser og seminar I forbindelse med internasjonale konferanser og seminarer mv., hvor utenlandsk deltakelse er over 50 %, kan arrangøren søke om at Bergen kommune avholder en kommunal mottakelse. Det kan også avholdes kommunal mottakelse ved norske konferanser av en viss størrelse og som har bred offentlig interesse. Det gis ikke mottakelser ved norske organisasjoners landsmøter eller annen ordinær møtevirksomhet. Bergen kommune kan i helt spesielle tilfeller også kunne gi mottakelser ved andre anledninger enn de som er nevnt i første avsnitt. 3.2 Frist for søknad om kommunale mottagelser Søknad om kommunale mottakelser sendes Bystyrets kontor så snart som mulig, og som hovedregel senest seks måneder før det aktuelle arrangementet. 3.3 Når kommunale mottagelser ikke bør holdes. Kommunale mottakelser skal fortrinnsvis avholdes fra mandag til og med torsdag. Det bør ikke avholdes mottakelser på dager hvor bystyret har møte og ikke i dagene omkring åpning av Festspillene i Bergen. Kommunale mottakelser avholdes ikke i juli måned. 3.4 Utgifter ifm mottakelser Når ordfører avholder en kommunal mottakelse vil kommunen dekke utgifter til trykking av invitasjonskort, leie av lokale, enkel bevertning, renhold og eventuelt vakthold. Utgifter til kultur dekkes ikke. Det skal fremkomme tydelig at ordføreren er vertskap for arrangementet. 3.5 Beslutningsmyndighet Bystyredirektøren har beslutningsmyndighet innenfor de vedtatte retningslinjer. I tvilstilfeller og for arrangementer med store kostnader fremlegges saker for forretningsutvalget til avgjørelse. KAPITTEL 4 BEVERTNING Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 65 av 214

66 BKDOK Side: 3 av 3 Ved bevertning for kommunens regning, skal samtykke innhentes på forhånd fra den som har beslutningsmyndighet. Bevertningen skal holdes innenfor en rimelig ramme, tilpasset anledningen. Det vil ikke bli servert mat ved kommunale mottakelser der antallet deltakere er høyere enn 400 personer. Det skal ikke serveres alkohol i forbindelse med arrangement hvor målgruppen er under aldersgrensen for tillatt kjøp av alkoholholdige drikkevarer. Fortrinnsvis bør mat- og drikkevarer som benyttes med kommunale mottakelser være lokalprodusert. På sikt bør man også tilstrebe å øke andelen av økologisk og rettferdig/fair trade mat. Bergen kommune vil bruke alle tilgjengelige virkemidler for å legge til rette for et seriøst arbeidsliv, og motvirke arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Når Bergen kommune benytter eksterne serveringssteder/hoteller/konferansesteder o.l. til kommunale mottagelser, bør disse så langt det praktisk er mulig, være omfattet av tariffavtale. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 66 av 214

67 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 3 BYSTYRETS BUDSJETTFULLMAKTER Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak , endret sak Generelt Bystyret delegerer myndighet til byrådet til å fatte vedtak i saker slik det går fram av byrådets budsjettfullmakter. 2. Driftsbudsjett 2.1. Budsjettvedtak Bystyret vedtar driftsbudsjettet i henhold til kommunens interne tjenesteområdeinndeling. Bystyret vedtar rammebudsjett for hvert tjenesteområde. Bystyret vedtar rammebudsjett for rammeområde Bystyret organer og Bystyret kontor. Bystyret fatter vedtak om tjenestene/tjenesteintervallene som ligger underrammeområde Bystyrets enekompetanse: (Sentrale budsjettposter) i budsjettet: Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Statlig rammetilskudd Øvrige generelle statstilskudd Generelt statstilskudd vedr. flyktninger Generelt statstilskudd vedr. enslige mindreårig flyktninger Renter, utbytte m.m Avdrag på lån til lånefondet Interne finansieringsposter Årets overskudd/underskudd Bystyret kan øremerke midler til angitte formål innenfor rammebudsjettene til de enkelte tjenesteområdene. Bystyret vedtar budsjettfullmakter og instruks for økonomiforvaltning for kommunale foretak Endringer av vedtatt budsjett Bystyret vedtar endringer på tjenestene/tjenesteintervallene som ligger under rammeområde Bystyrets enekompetanse: (Sentrale budsjettposter)i bykassebudsjettet, unntatt tjeneste Motpost avskrivninger. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 67 av 214

68 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 3 3 Investeringsbudsjett 3.1 Budsjettvedtak Bystyret vedtar investeringsbudsjett for hvert tjenesteområde på tjenestenivå og på prosjekt-/sekkepostnivå Bystyret vedtar samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år. 3.2 Endringer/justeringer av vedtatt budsjett og omdisponering fra tidligere års budsjetter Bystyret vedtar endringer i samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år Bystyret vedtar å overføre bevilgninger fra ett investeringsprosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre investeringsprosjekter, nårbeløpet som skal overføres overstiger 20 mill Bystyret vedtar omdisponeringer av investeringsmidler fra tidligere års budsjetter til gjeldende investeringsbudsjett dersom overføringen til et prosjekt er større enn 20 mill. kr. 3.3 Vedtak om gjennomføring av investeringsprosjekter og endring av prosjektkostnader Bystyret fatter gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter over 50 mill. kr. Komite for finans fatter gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter mellom 20 og 50 mill. kr Bystyret fatter i form av egne saker vedtak om endring av prosjektkostnader for investeringsprosjekter bystyrets organer har fattet gjennomføringsvedtak for, dersom avviket er større en 15 % eller 10 mill. kr per prosjekt i forhold til kostnader slik de går frem av gjennomføringsvedtak. 3.4 Kjøp og salg av eiendom og aksjer Bystyret gjør gjennomføringsvedtak for salg av eiendommer over 85 mill. kr. Komite for finans fatter vedtak for salg av eiendom dersom salgspris avviker mer enn pluss/minus 15 % fra takstverdien for eiendom Bystyret fatter vedtak om kjøp og salg av aksjer over kr. 3.5 Rapportering til bystyret om investeringsprosjekter Bystyret behandler hvert år en sak med en oversikt over alle i fjoråret ferdigstilte investeringsprosjekter over 10 mill. kr.. I oversikten vises prosjektenes totale kostnader slik de går fram av sluttregnskap og kostnadsberegning ved igangsetting av prosjektet slik de går fram av gjennomføringsvedtak. Vesentlige avvik forklares. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 68 av 214

69 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av Bystyret behandler en gang i året en sak om kostnadsutvikling i pågående investeringsprosjekter med en budsjettert kostnadsramme over 100 mill. kr. etter sist vedtatt budsjett. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 69 av 214

70 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 Budsjettfullmakter for kontrollutvalget A. ØKONOMIFULLMAKTER Driftsbudsjettet 1. Detaljert fordeling av budsjettet Bystyret tildeler kontrollutvalget innenfor sitt budsjettrammeområde - fullmakt til å fordele budsjettet videre på tjenester, resultatenheter og utgifts- og inntektsarter. 2. Omdisponering av driftsmidler Dersom endrede forhold etter budsjettbehandlingen tilsier det, kan kontrollutvalget innenfor sitt budsjettrammeområde - foreta balanserte budsjettjusteringer - uten beløpsbegrensninger - mellom alle artsgrupper på utgifts- og inntektssiden. 3. Avsetning og bruk av ubrukte bevilgninger Kontrollutvalget kan - innenfor sitt budsjettrammeområde - øke en avsetningspost med dekning i en mindreutgift eller merinntekt. Ved årsavslutning avsettes det beløp som reelt er ubrukt. Bare restbeløp over kr kan avsettes etter denne fullmakt. Dersom det ved regnskapsavslutningen viser seg at det ikke oppnås budsjettmessig balanse i kontrollutvalgets rammeområde, skal slike avsetninger strykes inntil balanse oppnås. Det presiseres i denne forbindelse at bystyret - forbindelse med årsavslutningen de enkelte år - har gitt byrådet fullmakt til å foreta delvise strykninger i regnskapet i en eventuell situasjon med regnskapsmessig underskudd (for bykassen som helhet), kfr. forskrift om årsregnskap og årsberetning 9. Dette gjelder for samtlige rammeområder, inklusive bystyrets organer. 4. Omdisponering av driftsbudsjettmidler til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter Kontrollutvalget gis i slike tilfeller fullmakt til å øke posten for overføring til investeringsbudsjettet mot at bevilgningen på driftsbudsjettet reduseres tilsvarende. Tilsvarende økes posten overføringer fra driftsbudsjettet på investeringsbudsjettet og det aktuelle tiltaket. Investeringsbudsjettet Dette omfatter poster som etter gjeldende budsjett- og regnskapsforskrifter skal føres i investeringsbudsjettet. Det kan eksempelvis være utstyrsanskaffelser med verdi utover kr og med en økonomisk levetid utover 3 år. 5. Andre investeringsutgifter Dersom endrede forhold etter budsjettbehandlingen tilsier det, kan kontrollutvalget - innenfor sitt rammeområde - øke en utgiftspost i investeringsbudsjettet når dekning skjer ved at en annen post reduseres tilsvarende. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 70 av 214

71 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 2 6. Finansiering av andre investeringsutgifter Kontrollutvalget kan - innenfor sitt rammeområde - flytte poster for finansiering av investeringer til tilsvarende poster på andre prosjekter eller tjenester, dersom dette skjer i forbindelse med budsjettendringer foretatt etter punkt 5. B. ANDRE FULLMAKTER 1. Kontrollutvalget tildeles fullmakter til å forestå avrop på inngåtte revisjonskontrakter innenfor sin budsjettramme. 2. (Andre) avtaler og forpliktelser utover 1 år skal godkjennes og signeres av ordfører og kontrollutvalgets leder. Delegering: Økonomifullmakter: Kontrollutvalget kan videredelegere alle fullmakter i punktene til administrasjonen v/leder for kontrollutvalgets sekretariat. Andre fullmakter: Kontrollutvalgets leder/nestleder disponerer kontrollutvalgets fullmakter når ikke kontrollutvalget er samlet. Kontrollutvalgets leder/nestleder kan videre delegere sine fullmakter til administrasjonen (sekretariatet). Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 71 av 214

72 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 5 BUDSJETTFULLMAKTER INNENFOR RAMMEOMRÅDE BYSTYRET (BUDSJETTFULLMAKTER FOR FORRETNINGSUTVALGET) Vedtatt i Bergen bystyre , sak Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet 1.1 Budsjettvedtak og viderefordeling av rammer Forretningsutvalget har fullmakt til å viderefordele vedtatt budsjettramme for rammeområde Bystyret innenfor tjenesteområdet Bystyrets organer og administrasjon til tjenestene: Bystyret Ungdommens bystyre Valget Ombud Administrasjon av bystyrets organer Administrasjonslokaler bystyrets organer Reservert til tilleggsbev. (andel som gjelder Bystyret) Motpost avskrivninger (andel som gjelder Bystyret) Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektøren kan gis fullmakt, innenfor tjenesteområde Bystyrets organer og administrasjon til å viderefordele til tjenester, enkeltarter og ansvarssteder det budsjett bystyret har vedtatt på tjenesteområdenivå 1.2 Budsjettjusteringer Forretningsutvalget har fullmakt til å foreta balanserte budsjettjusteringer uten beløpsgrense mellom tjenestene slik det fremgår av punkt a, innenfor tjenesteområde Bystyrets organer og administrasjon. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektøren kan gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom tjenestene slik det fremgår av punkt a, innenfor tjenesteområdet Bystyrets organer og administrasjon, og mellom alle artsgrupper på utgifts- og inntektssiden, uten beløpsbegrensninger. 1.3 Tekniske budsjettjusteringer Forretningsutvalget gis fullmakt til å gjøre de nødvendige tekniske budsjettmessige omdisponeringer mellom tjenesteområdet Bystyrets organer og administrasjon og tjenestene Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 72 av 214

73 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av 5 nevnt under pkt. a, i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektøren kan gis fullmakt til - innenfor tjenesteområdet Bystyrets organer og administrasjon og tjenestene nevnt under pkt. a - å foreta budsjettjusteringer for alle utgifts- og inntektsarter i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. 1.4 Bruk av avsetninger Forretningsutvalget har fullmakt til å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en avsetning til vedkommende formål. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til - innenfor rammeområde Bystyret - å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en tidligere avsetning til vedkommende formål. 1.5 Tilleggsbevilgninger og sentrale avsetninger Forretningsutvalget kan vedta tilleggsbevilgninger på alle tjenesteområder når dekning skjer ved å redusere konto for tilleggsbevilgninger på tjeneste Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. (inkl. sentralt avsatte midler til dekning av lønnsoppgjør), og i forbindelse med viderefordeling av øvrige sentralt avsatte midler (til klassetallsvekst m.m.). Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til å fordele avsetninger til lønnsoppgjør i budsjettåret, forutsatt at beløpet ligger innenfor rammeområde Bystyret. 1.6 Omdisponering fra drift til investering Forretningsutvalget gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenheters årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som er ført opp i driftsbudsjettet, i tråd med god kommunal regnskapsskikk skal føres i investeringsbudsjett (-regnskap). Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenheters årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som i løpet av året er regnskapsført i driften, men etter nærmere vurdering (i tråd med god kommunal regnskapsskikk) skal føres i investeringsbudsjett (-regnskap) Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 73 av 214

74 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 3 av 5 2. Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet 2.1 Generelt Følgende gjelder generelt for alle delegerte investeringsfullmakter: Justeringer av investeringsbudsjettet må være fullfinansiert i årsbudsjettet. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag og kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte prosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. 2.2 Budsjettjusteringer innenfor enkelttjenester Forretningsutvalget gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom samtlige prosjekter/arter/sekkeposter innenfor hver enkelt tjeneste som inngår i rammeområde Bystyret. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer - innenfor rammeområde Bystyret - mellom samtlige tjenester/arter/ansvar/prosjekter/sekkeposter i tilfeller som er kurante. 2.3 Budsjettjusteringer mellom tjenester Forretningsutvalget gis i investeringsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor rammeområde Bystyret for alle utgiftsarter. 2.4 Omdisponering fra tidligere års budsjetter Forretningsutvalget gis fullmakt til å omdisponere investeringsmidler fra tidligere års budsjetter, mellom samtlige tjenester i rammeområde Bystyret. Fullmakten er oppad begrenset til kr 20 mill. pr. enkeltprosjekt. Det forutsettes at slike omdisponeringer rapporteres til bystyret i forbindelse med tertialrapporteringen eller oppbudsjetteringssaken (pkt ). 2.5 Oppjustering av kostnadsanslag Forretningsutvalge gis fullmakt til å oppjustere kostnadsoverslag med inntil 10 %, og maksimalt kr 5 mill., i forhold til det kostnadsoverslag bystyret har vedtatt, mot å redusere kostnadsoverslaget for andre prosjekt tilsvarende. Bystyret skal informeres om eventuelle justeringer av kostnadsoverslagene. 2.6 Overføring av bevilgning mellom prosjekter Forretningsutvalget gis fullmakt til å overføre bevilgninger fra ett prosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre prosjekter innenfor rammeområde Bystyret, når Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 74 av 214

75 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 4 av 5 beløpet som overføres ikke overstiger kr 20 mill. Fullmakten omfatter også fordeling fra budsjetterte sekkeposter til enkeltprosjekter innenfor et formål. 2.7 Gjennomføringsvedtak Før et budsjettbeløp kan disponeres, må forretningsutvalget ha fattet gjennomføringsvedtak med bevilgning innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder For mindre investeringsprosjekter (dvs. på inntil kr 10 mill.), kan bystyredirektør gis fullmakt til - innenfor rammeområdet Bystyret - å gjøre gjennomføringsvedtak. 2.8 Sluttregnskap Forretningsutvalget skal selv i forbindelse med alle investeringsprosjekter større enn kr 10 mill - gjøre avslutningsvedtak basert på prosjektregnskap i hht foregående punkt i. Forretningsutvalget kan i slike saker godkjenne overskridelser på slike prosjekt med inntil 10 % av vedtatt kostnadsanslag, og dersom overskridelsen på prosjektet er budsjettmessig inndekket. Sluttregnskap med overskridelser utover 10 % av opprinnelig kostnadsanslag må fremmes for bystyret. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder For mindre investeringsprosjekter (dvs. på inntil kr 10 mill. og mindre), kan bystyredirektør gis fullmakt til - innenfor rammeområdet Bystyret - å avlegge sluttregnskap. 2.9 Kontraktinngåelse Forretningsutvalget gis fullmakt til å inngå de nødvendige kontrakter innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer, slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Etter at gjennomføringsvedtak er fattet av hhv forretningsutvalget eller bystyredirektør (eller den som denne bemyndiger), vil samme beløpsgrenser gjelde for inngåelse av kontrakter og anvisninger av regninger som følger av de enkelte byrådsavdelingers fullmaktsstruktur i henhold til punkt 3.5 Bestillings- og anvisningsmyndighet Bruk av investeringsfond Forretningsutvalget gis fullmakt til å justere investeringsbudsjettet for å skaffe budsjettmessig dekning for utgifter som skal finansieres ved bruk av øremerkede investeringsfond (bundne fonds). Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 75 av 214

76 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 5 av 5 Rammer for videredelegering av fullmakt fra forretningsutvalg til administrativ leder Bystyredirektør kan gis fullmakt til - innenfor rammeområdet Bystyret - å øke en utgiftspost i investeringsbudsjettet dersom det skjer ved bruk av en tidligere fondsavsetning til vedkommende formål. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 76 av 214

77 Kapittel 2 Reglement og fullmakter for byrådet Reglement for byrådet 82 Byrådets fullmakter 88 Konkretisering av byrådets fullmakter som kollegium 101 Byrådsleders fullmakter 106 Fullmakter for byråd for finans, innovasjon og eiendom 110 Fullmakter for byråd for sosial, bolig og inkludering 115 Fullmakter for byråd for barnehage, skole og idrett 117 Fullmakter for byråd for helse og omsorg 120 Fullmakter for byråd for klima, kultur og næring 123 Fullmakter for byråd for byutvikling 127 Reglement for godtgjøring av kommunale tillitsverv hvor sekretariats- funksjonen ligger til byrådet eller underliggende virksomheter. 130 Reglement om godtgjørelse, arbeidsvilkår og arbeidsoppgaver for politiske rådgivere for byrådet. 135 Bergen kommunes økonomireglement og budsjettfullmakter 137 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 77 av 214

78 Saksnr: Saksbehandler: BNO Delarkiv: ESARK-0200 REGLEMENT FOR BYRÅDET Vedtatt av bystyret i møte 21. september 2016 i sak Byrådet og dets sammensetning Bergen kommune skal ha et byråd som består av inntil 7 medlemmer. Byrådet har en leder og en nestleder. Byrådets medlemmer skal på byrådets vegne ha ledelsesansvar for de respektive deler av den kommunale administrasjon. Saker som ikke er av prinsipiell betydning, kan delegeres fra byrådet til byrådets medlemmer. 2 Regler for byrådsdannelser 2-1 Generelt Byrådsdannelser skjer med utgangspunkt i kommunelovens 19 a. 2-2 Dannelse av byråd Når den parlamentariske situasjonen i bystyret tilsier det, har ordføreren på bystyrets vegne plikt til å gi en byrådslederkandidat i oppdrag å danne nytt byråd. Den kandidaten som ordføreren etter politiske sonderinger antar kan samle størst oppslutning i bystyret for sitt byråd, skal utpekes. Ved skifte av byråd i forbindelse med kommunevalg, er det den person som til en hver tid innehar ordførervervet som har ansvaret for å gi ovennevnte oppdrag til en byrådslederkandidat. Den utpekte byrådslederkandidaten setter selv sammen sitt byrådskollegium. 2-3 Byrådets konstituering Byrådet konstituerer seg selv. Byrådslederen kan selv når som helst skifte ut medlemmer av byrådet, og bestemme byrådets sammensetning. De alminnelige valgbarhetsregler i kommuneloven 14 får tilsvarende anvendelse for hvilke personer som kan inneha byrådsverv. Byrådet sender melding til bystyret om byrådets sammensetning og byrådenes ansvarsområder straks det har konstituert seg, og straks det har skjedd endringer i byrådets sammensetning. 2-4 Byrådets funksjonstid Byrådets funksjonstid er uavhengig av bystyrets valgperiode. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 78 av 214

79 2-5 Fratreden/ mistillit i perioden Et forslag om at byrådet skal fratre må fremsettes i bystyremøte. Forslaget skal behandles i neste bystyremøte med mindre to tredjedeler av de møtende krever umiddelbar avstemning. Meddelelse fra byrådet om fratreden skal skje i bystyremøte. Et medlem av byrådet kan fratre etter vedtak eller etter eget ønske, foruten i tilfeller nevnt i 2-3 andre ledd. Dersom byrådslederen fratrer, skal hele byrådet fratre. Ved skifte av byråd blir fratredende byråd sittende inntil nytt byråd har konstituert seg. 2-6 Endringer i byrådets organisasjon Byrådet holder bystyret løpende orientert om endringer i organiseringen av byrådsavdelinger og endringer i den enkelte byrådens ansvarsområder. 3 Byrådets oppgaver, plikter og myndighet 3-1 Øverste ledelse av kommunens administrasjon Byrådet er øverste ledelse for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov eller bystyrets vedtak. Byrådet organiserer selv den administrasjon det er direkte ansvarlig for. Byrådet har ansvar for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnete instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll jfr. Kommuneloven Byrådet selv avgir innstillinger til bystyret. Byrådet iverksetter bystyrets vedtak. Byrådet legger frem forslag til kommunens budsjetter, skattevedtak og regnskap og skal ellers uttale seg om den finansielle side av de saker som foreligger. Saker som fremmes for bystyret skal inneholde informasjon om de økonomiske og budsjettmessige konsekvenser av innstillingen/vedtaket. Byrådet og byrådenes instruksjonsmyndighet overfor underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektør i vedkommende byrådsavdeling, jf. 1 andre ledd. Byrådets spesifikke politiske, faglige og administrative fullmakter er hjemlet i et eget fullmaktsdokument. Byrådet skal i egne dokumenter på en tydelig måte, gjøre rede for hvordan byrådets fullmakter er videredelegert i byrådets organisasjon. 3-2 Byrådets kompetanse til å utøve politisk skjønn Byrådet har myndighet til å fatte beslutninger på alle saksområder/sakstyper hvor bystyret har delegert rådet en slik myndighet i eget fullmaktsdokument og/eller i enkeltstående delegasjonsvedtak. Byrådets myndighet kan delegeres til underliggende organer så lenge bystyret ikke har bestemt noe annet. Byrådet som kollegium tar stilling til saker som inneholder prinsipielle avklaringer og som inneholder politiske avveininger. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 79 av 214

80 3-3 Byrådets plikt til å bistå bystyret i bystyrets arbeid Som øverste leder av kommunens administrasjon har byrådet ansvar for og plikt til å sørge for generell tilrettelegging og saksforberedelse til bystyret og bystyrets organ. Byrådet plikter gjennom måten byrådet utfører sine oppgaver på, å legge til rette for en god ivaretakelse av det som er bystyrets enekompetanse og ansvar gjennom løpende produksjon av saker og dokumenter. Byrådet skal minst en gang i løpet av en bystyreperiode legge frem melding om situasjonen på alle viktige oppgaveområder. I slike meldinger skal en belyse utviklingstrekk, veivalg og utfordringer mv. på det aktuelle oppgaveområde, og legge til rette for diskusjoner i bystyret som grunnlag for etablering av overordnete retningslinjer for kommunens virksomhet. Som folkevalgt organ skal byrådet legge til rette for iverksetting av den politikk som bystyrets flertall stiller seg bak. 3-4 Tilsynsmyndighet Byrådet skal føre det nærmeste tilsyn med kommunens forvaltning og særlig med budsjett- og regnskap. Det er byrådets ansvar å påse at Bergen kommune har en effektiv forvaltning av sine ressurser og en tjenlig organisering av virksomheten. 3-5 Samspill med bystyrets organer Byrådet skal i sitt arbeid legge til rette for bystyrets etterprøving av byrådets virksomhet dvs. legge til rette for bystyrets tilsyn og kontroll med byrådets virksomhet. Ved valg av måter å organisere kommunens tjenesteproduksjon på, skal byrådet alltid vurdere hvordan den aktuelle organisasjonsløsning vil påvirke bystyrets mulighet til å utøve sin tilsyns- og kontrollfunksjon. Dette gjelder både ved etablering av nye tiltak og ved endring av organisasjonsform ved igangværende virksomhet. 3-6 Legge til rette for demokratisk kontroll med forvaltningen Byrådet skal i sin praktisering av offentlighetsloven legge til rette for at Bergen kommune fremstår som en åpen forvaltning. Notater fra fagetater som representerer faglige innspill til saker som er under forberedelse til folkevalgte organ, skal være offentlige fra det tidspunkt dokumentet er sendt den aktuelle byrådsavdeling. 3-7 Rapportering og informasjon til bystyrets organer Generell rapporteringsplikt Byrådet skal jevnlig informere og rapportere til bystyrets organer om: a) sitt arbeid innenfor de områder hvor byrådet er delegert beslutningsmyndighet b) kommunens økonomiske situasjon og utvikling c) oppnådde resultater og avvik på mål, strategier og tjenesteproduksjon d) status på oppfølging/iverksetting av vedtak fattet i bystyrets organer e) det interkommunale, regionale og internasjonale samarbeid f) større saker som planlegges fremmet for bystyrets organer Spesifikk rapporteringsplikt Gjennom de periodiske økonomirapporter og årsregnskap, gjøres bystyret kjent med den økonomiske utvikling i kommunens virksomhet. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 80 av 214

81 Når budsjettet er vedtatt, skal bystyret gis informasjon om hvordan kommunens driftsmidler er fordelt på de ulike resultatenheter og etater. Bystyret skal årlig ha seg forelagt en rapport om status på skjenkeområdet - inkludert kontroll og oppfølging av salgs- og skjenkesteder. Bystyret behandler hvert år en sak med en oversikt over alle i fjoråret ferdigstilte investeringsprosjekter over 100 mill. kr. I oversikten vises prosjektenes totale kostnader slik de går fram av sluttregnskap og kostnadsberegning ved igangsetting av prosjektet slik de går fram av gjennomføringsvedtak. Vesentlige avvik forklares. Bystyret behandler en gang i året en sak om kostnadsutvikling i pågående investeringsprosjekter med en budsjettert kostnadsramme over 100 mill. kr etter siste vedtatt budsjett. Byrådet gir årlig en oversikt til bystyret over status på vedlikeholdsetterslepet i kommunal eiendomsmasse. 3-8 Oppnevning av styrer, råd og utvalg mv En gang i hver bystyreperiode legger byrådet frem en sak for bystyret om hvilke styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora kommunen skal være representert i og hvem som skal være valgmyndighet. Byrådet velger representanter til de styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora der bystyret har delegert valgmyndighet til byrådet. 3-9 Retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner I løpet av første kvartal året etter kommunevalg legger byrådet frem saker til bystyret om retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner, jf. 4.6 hva angår bystyrets oppgaver vedtatt av bystyret Byrådets møterett og møteplikt i bystyrets organer Byrådets medlemmer skal delta i bystyrets møter, jvf. Kommuneloven 20 nr. 5. Byrådene har møterett og møteplikt i bystyrekomiteenes møter når saker de er ansvarlig for, behandles. En komite kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møte i komiteen for å redegjøre for saker dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det jvf. Reglement for bystyrekomiteene punkt Saksbehandlingsregler 4-1 Generelle regler vedr møter mv Byrådets leder innkaller til møter og setter opp dagsorden for det enkelte møte i byrådet. I byrådets møter foredrar byrådets leder, eller den lederen bestemmer, den enkelte sak for det samlede byråd. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 81 av 214

82 Fra byrådets møter føres protokoll. Byrådsmedlemmer som dissenterer kan kreve at dissensen blir protokollført. For at byrådet skal være beslutningsdyktig (vedtaksført) kreves at minst halvparten av byrådets medlemmer er tilstede. Byrådets leder er ansvarlig for at bystyret og bystyrekomiteene uten opphold får seg forelagt innstillinger som er behandlet i byrådet. Byrådene skal ha sakskart fra bystyret, bystyrekomiteene, lovbestemte utvalg og råd. Når byråd settes torsdager er dette et åpent møte, dersom ikke byrådet selv bestemmer noe annet. 4-2 Generelle regler vedr saksbehandling Byrådet har plikt til å påse at saker som legges frem for politiske organ er forsvarlig utredet. I dette ligger en plikt til å påse at nødvendig samordning av oppgaver på tvers av organisasjonsstruktur finner sted, og at helhetlig tenkning rundt kommunens utfordringer ivaretas. Fagetatenes vurderinger skal følge saker frem til endelig vedtak i byrådet/bystyret. 4-3 Sporbarhet tilrettelegging for tilsyn og kontroll Beslutninger som fattes av byrådet på fullmakt og tilhørende beslutningsgrunnlag vedr tildeling av tjenester, tildeling av rettigheter, endringer i kommunens organisasjon mv., skal være sporbare. I sitt arbeid skal byrådet og kommunens organisasjon for øvrig legge til rette for innsyn fra innbyggerne og bystyrets organer jvf Offentlighetsloven. 5 Habilitets-, valgbarhetsregler og fratreden 5-1 Generelle bestemmelser - valgbarhet Byrådets medlemmer fratrer sine verv som medlem av bystyret og andre kommunale verv i funksjonstiden. 5-2 Habilitet Byrådets medlemmer har ikke anledning til å være med i styrer og råd i næringsliv, forretningsdrift, organisasjoner, foreninger mv. som har sete i Bergen kommune. Byrådets medlemmer har heller ikke adgang til å være med i styrer eller råd i næringsliv, forretningsdrift, organisasjoner, foreninger mv. som har sete utenfor Bergen kommune og som driver virksomhet som har betydning for eller innflytelse på Bergen kommunes politikk eller økonomi. Bestemmelsen gjelder ikke verv i politiske organisasjoner, ideelle organisasjoner, religiøse eller andre livssynsorganisasjoner. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 82 av 214

83 En byråd kan imidlertid være medlem av styret i policyorganer opprettet av kommunen i samarbeid med andre kommuner og/eller andre aktører, uavhengig av hvilken organisasjonsform et slikt policyorgan har. Det vises for øvrig til habilitetsregler i kommuneloven og forvaltningsloven. 5-3 Karantenebestemmelser vedr overgang til stilling utenfor kommunen Ved fratreden og overgang til stilling utenfor kommunen skal en byråd vurdere om informasjonsplikten hjemlet i Retningslinjene om informasjonsplikt, karantene og saksforbud, inntrer. I så fall plikter byråden senest 3 uker før tiltredelsen å informere Karanteneutvalget i henhold til gjeldende retningslinjer. 6 Andre forhold vedrørende byrådets og byrådenes funksjon 6-1 Reglement vedr pensjons- og arbeidsforhold mv Godtgjørelse, pensjons- og arbeidsforhold gjelder som for øvrige ombud i kommunen og fastsettes i særskilte reglementer. Byrådets leder håndhever de bestemmelser som gjelder for byrådets medlemmer. 6-2 Hvilke reglementer gjelder? Byrådet er først og fremst et folkevalgt organ og følger de bestemmelser som er fastsatt for folkevalgte i Bergen kommune. Dette gjelder f eks etiske retningslinjer, bestemmelser vedr reiser og andre retningslinjer som bystyret har fastsatt som er relevant for byrådets arbeid. Byrådet har ansvar for der det er behov, å utarbeide supplerende regelverk som regulerer byrådets arbeid med sikte på fremleggelse for vedtak i bystyret. 6-3 Fritak Byrådet har myndighet til etter søknad å gi midlertidig fritak i vervet som byråd dersom vedkommende ikke uten uforholdsmessig vanskeligheter eller belastninger kan skjøtte sine plikter i vervet. 6-4 Oppnevnelse av politiske rådgivere Byrådet oppnevner politiske rådgivere. I utgangspunktet skal antall rådgivere korrespondere med antall byrådsavdelinger. I særskilte sammenhenger kan det dispenseres fra denne regel. De politiske rådgiverne inngår ikke i styringslinjen byråden har til administrasjonen. Det er utarbeidet et eget reglement som fastsetter lønns- og arbeidsforholdene for de politiske rådgiverne byrådssak 1609/ Møteregister Byrådet fører register over de som på vegne av seg selv eller andre avholder møter der det både er representanter fra byrådet og administrasjonen til stede, der hensikten er å påvirke Bergen kommune/byrådet i saker som er eller skal til behandling. Dette gjøres gjennom publisering av oppdaterte ukeplaner som i etterkant journalføres. Ordningen evalueres ved slutten av bystyreperioden. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 83 av 214

84 Saksnr: Saksbehandler: BNO Delarkiv: ESARK-0352 Byrådets fullmakter Vedtatt av bystyret i sak i møte 21. september 2016 DEL 1: Byrådets generelle fullmakter 1. VIRKEOMRÅDE Den kompetanse byrådet gis til å fatte beslutninger på bystyrets vegne gjennom dette fullmaktsdokument, gjelder inntil bystyret i møte foretar endringer i fullmaktene. Bystyret kan treffe vedtak på delegerte saksområder uten først å måtte tilbakekalle delegasjonsbeslutningen. 2. BYRÅDETS KOMPETANSE 2.1 Byrådets kompetanse som politisk organ Byrådet har kompetanse til å utøve politisk skjønn innenfor alle områder av sine fullmakter, hvor adgang til å utøve et slikt skjønn - ikke eksplisitt er avgrenset. 2.2 Byrådet som iverksetter av bystyrets overordnete styringssignaler Med utgangspunkt i bystyrets overordnete målsettinger og andre retningslinjer for kommunens virksomhet som bystyret fastsetter, er byrådet tillagt kompetanse til å utarbeide egne strategier for iverksetting av bystyrets vedtatte politikk. 2.3 Byrådet som øverste ledelse av kommunens administrasjon Byrådets kompetanse som øverste ledelse av kommunens administrasjon, følger av kommuneloven Driftsansvar Byrådet har ansvar og myndighet til å forestå den løpende drift av kommunens virksomhet. 2.5 Saksforberedelse Byrådet har ansvar for å forberede og fremlegge saker til bystyrets organer. Byrådet selv innstiller i alle saker hvor bystyret har avgjørelsesmyndighet, og som ligger innenfor byrådets ansvarsområder. Byrådet innstiller ikke i saker som gjelder utvikling og drift av bystyrets organer. 2.6 Iverksetting av vedtak fattet i bystyrets organer Byrådet har ansvar for og myndighet til å iverksette og følge opp vedtakene som bystyret og bystyrets organer treffer. 2.7 Rapportering og informasjon til bystyrets organer Byrådet skal jevnlig informere og rapportere til bystyrets organer om: a) sitt arbeid innenfor de områder hvor byrådet er delegert beslutningsmyndighet b) om kommunens økonomiske situasjon og utvikling Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 84 av 214

85 c) oppnådde resultater og avvik på mål, strategier og tjenesteproduksjon d) status på oppfølging/iverksetting av vedtak fattet i bystyrets organer e) det interkommunale, regionale og internasjonale samarbeid f) større saker som planlegges å fremme for bystyrets organer 3 ORGANISERING AV BYRÅDET (MYNDIGHETSNIVÅ 1) 3.1 Organisering av egen virksomhet Byrådet organiserer selv sin virksomhet og administrasjon. 3.2 Ledelsesansvar for de enkelte byrådsmedlemmer Byrådet bestemmer selv hvilke områder av den kommunale virksomhet de enkelte byråder har ledelsesansvar for. jf. kommuneloven Delegasjon til underliggende organ Byrådets myndighet kan delegeres til underliggende organ så fremt bystyret ikke har bestemt noe annet. Hvordan fullmaktene er fordelt i byrådet, skal fremgå av egne delegasjonsvedtak. 4 ORGANISERING AV KOMMUNENS TJENESTEPRODUKSJON OG FORVALTNING (MYNDIGHETSNIVÅ 2) 4.1 Organisering av kommunens virksomhet Byrådet har myndighet til å organisere kommunens tjenesteproduksjon og forvaltning i hensiktsmessige enheter. 4.2 Endringer i kommunens organisasjonsstruktur Nedleggelse av fagetat for overføring av oppgaver og fullmakter til byrådet som politisk organ, skal fremlegges for bystyret til avgjørelse. 4.3 Opprettelse av styrer Byrådet kan opprette styrer for institusjoner og lignende innenfor sitt ansvarsområde (jf. kommuneloven 20.4). For slike styrer fastsetter byrådet vedtektene. Byrådet kan videredelegere sin myndighet på de aktuelle oppgaveområder til slike styrer, til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 5 KOMMUNALE FORETAK OG AKSJESELSKAP MV. 5.1 Utnevning av styrer i kommunale foretak Byrådet utnevner styrer i kommunale foretak etter kommunelovens Vedtekter Opprettelse og forslag til endring av vedtekter i kommunale foretak, legges frem for bystyret jf. kommuneloven 62.1 vedr kommunale foretak. Bystyret vedtar opprettelse av aksjeselskaper og godkjenner selskapets vedtekter. Senere endringer av selskapets vedtekter er generalforsamlingens ansvar jf. selskapslovgivningen. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 85 av 214

86 5.3 Valg av styremedlemmer i selskaper herunder aksjeselskaper Byrådet ivaretar funksjonen som generalforsamling i kommunens heleide aksjeselskaper. Byrådet ivaretar kommunens interesser i andre rettssubjekt organisert som AS, IKS, gjensidige selskaper og pensjonskasser. Byrådet utpeker representant til å opptre på vegne av Bergen kommune i generalforsamlingen i selskaper hvor kommunen er aksjonær. Byrådet utpeker dessuten representant til å opptre på vegne av Bergen kommune i styrende organer i selskaper som ikke er organisert som aksjeselskaper, så fremt det ikke er fastsatt at bystyret selv har denne myndigheten. Byrådets representant har fullmakt til å stemme i alle saker. Byrådet har mandat til på kommunens vegne å foreslå styrerepresentanter i AS hvor kommunen har eierinteresser. 5.4 Oppnevning av kommunens representanter i styrer, råd og utvalg En gang i bystyreperioden foretar bystyret en gjennomgang av hvilke styrer, råd og utvalg kommunen skal være representert i. Byrådet selv er tillagt myndighet til å oppnevne kommunens representanter i alle styrer, råd og utvalg som legges innenfor byrådets ansvarsområde. 6 KONKURRANSEUTSETTING Byrådet selv kan innføre og avvikle ulike former for konkurranse, herunder konkurranseutsetting, og fritt brukervalg. Dette gjelder på alle områder av kommunens virksomhet som er underlagt byrådet. 7 HØRINGSUTTALELSER Byrådet avgir høringsuttalelser på vegne av Bergen kommune. Høringsuttalelser i prinsipielle saker som samtidig innebærer politiske avveininger, skal avgis av bystyret. Høringsuttalelser avgitt av byrådet sendes uten ugrunnet opphold bystyrets kontor til orientering. 8 HASTESAKER Byrådet selv har myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort i annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle til dette. Melding av vedtak truffet av byrådet i medhold av denne forelegges vedkommende organ i neste møte. (jf kommuneloven 13) 9 KRISELEDELSE Byrådet er selv kommunens kriseledelse. Når krisesituasjoner krever raske vedtak og det derved ikke er tid til at hele byrådet kan samles, anses kriseledelsen å være beslutningsdyktig når byrådsleder eller byrådsleders stedfortreder er til stede. Kriseledelsen har alle fullmakter som er nødvendig for iverksettelse av relevante skadebegrensende tiltak i en krisesituasjon eller når en krise truer. Byrådet holder ordføreren løpende orientert om de vedtak som er fattet. 10 REPRESENTASJON I SAMARBEIDSFORA Byrådet representerer Bergen kommune i interkommunale, regionale og internasjonale organisasjoner og samarbeidsfora. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 86 av 214

87 11 TVISTER FOR DOMSTOLEN; TVISTELØSNINGSORGANER MV 11.1 Saker der kommunen er part Byrådet har fullmakt til å ivareta kommunens interesser og treffe beslutninger om ethvert rettergangsskritt i alle saker hvor kommunen er part i tvister for domstoler, tvisteløsningsorganer, klagenemnder, Sivilombudsmann, mv Foreldelsesfrister Byrådet kan på vegne av kommunen suspendere foreldelsesfrister etter lov om foreldelse av fordringer Begjære påtale Byrådet kan begjære påtale og kreve borgerlige rettskrav pådømt i straffesaker der kommunen er fornærmet part, jf. straffelovens ledd Konfliktrådsbehandling Byrådet har myndighet til å gi samtykke til konfliktrådsbehandling. 12 FULLMAKTER I ENKELT SAKER - PRESEDENS Når bystyret i enkeltsaker utøver sin beslutningsmyndighet og i vedtak delegerer til byrådet kompetanse til videre oppfølging av saken, gir ikke disse fullmaktene grunnlag for presedens i tilsvarende saker. 13 ENDRINGER I BYRÅDETS FULLMAKTER Alle endringer i byrådets fullmakter dvs. fullmaktsdokumentet, skal fremmes som egne saker for bystyret. 14 TOLKNING AV FULLMAKTER Byrådet som folkevalgt organ har kompetanse til å tolke sine egne fullmakter. Det skjønn som utøves, vil kunne være gjenstand for etterprøving fra bystyrets side. DEL: 2 Byrådets kompetanse på de ulike fagområdene 15 PERSONAL OG ARBEIDSGIVERFULLMAKTER 15.1 Byrådets generelle kompetanse Byrådet delegeres myndighet som kommunens arbeidsgiver og gis alle nødvendige fullmakter for å utøve denne funksjonen. Fullmakten avgrenses av saker/saksområder der slik myndighet etter lov skal ivaretas av andre organer eller der bystyret har gjort annet vedtak om annen saksgang. Viktige lover som regulerer oppgaveområdet og som legger føringer på byrådets myndighetsutøvelse er: LOV : Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. LOV : Forvaltningsloven 15.2 Utvikling av strategi på oppgaveområdet Byrådet legger minst en gang i bystyreperioden frem for bystyret sak som redegjør for utviklingstrekk og overordnede utfordringer på arbeidsgiverområdet. Ut fra de føringer Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 87 av 214

88 bystyret gir, utvikler byrådet kommunens operative HR-strategi. Byrådet rapporterer gjennom årsmeldingen til bystyret om utfordringer og resultater på HR-området. Byrådet foretar endringer i Personal og arbeidsreglementet i tråd med lovverk, bystyrets overordnede politiske vedtak og andre rammebetingelser Spesifikk kompetanse Byrådet gir bindende tolkninger av Personal- og arbeidsreglementet og gir utfyllende retningslinjer for personalarbeidet. Byrådet ivaretar kommunens arbeidsgiverinteresser og tolker lov- og avtaleverk på arbeidslivets område. Byrådet utarbeider overordnete retningslinjer for kommunens HMS-arbeid, som grunnlag for å etablere god egenkontroll og oppfølging av HMS-arbeidet i alle administrative enheter og resultatenheter. Byrådet ivaretar partsforholdet og har myndighet til å gjennomføre forhandlinger etter avtaleverkets bestemmelser. Byrådet er lønnsfastsettende myndighet. 16 ØKONOMIFULLMAKTER 16.1 Byrådets generelle kompetanse Byrådet har det løpende ansvar for kommunens ressursbruk, med den myndighet som følger av dette. Byrådets kompetanse til å treffe beslutninger i økonomiske spørsmål er regulert i: Bergen kommunes økonomireglement den til en hver tid sist vedtatte utgave. Finansreglement for Bergen kommune - den til en hver tid sist vedtatte utgave. Budsjettfullmakter for Bergen kommune - den til en hver tid sist vedtatte utgave Byrådets spesifikke kompetanse Gi rutiner og retningslinjer for økonomi og regnskapsarbeidet i kommunen. Bestemme en bindende kontoplan for Bergen kommune innenfor gjeldende forskrifter. Frafalle kommunale pant for lån, samt frafalle prioritet når dette ikke medfører økt tapsrisiko for kommunen. Iverksette rettslig inkasso for kommunens krav. Gi tilsagn, eventuelt reforhandle vilkår, samt beslutte ettergivelse av fordringer (renter/avdrag) på alle såkalte institusjons lån. Inngå låne- og leasingavtaler i samsvar med vedtatt budsjett, avtale lånetidspunkt og undertegne slike kontrakter innenfor vedtatt låneramme. Benytte rentesikringsinstrumenter (derivater). Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 88 av 214

89 Plassere overskuddslikviditet. Forhandle frem og inngå de nødvendige avtaler med långiver. Refinansiere låneportefølje. Frafalle kommunens rett til motregning i enkeltsaker, når fordringen mot kommunen ikke overstiger Fullmakter vedr utskriving av eiendomsskatt for videre delegasjon til Kemneren Skrive ut eiendomsskatt (eiendomsskatteloven kapittel 5). Forberede og gi innstilling i saker som skal behandles av henholdsvis takstnemnden og overtakstkommisjonen, jf. byskattelovens DRIFTSFULLMAKTER 17.1 Byrådets generelle kompetanse Byrådet er delegert en generell fullmakt til å forestå den løpende drift av Bergen kommunes virksomhet. Med drift forstås kommunens forvaltningsfunksjoner og tjenesteproduksjon. Fullmakten utøves innenfor de overordnete mål og retningslinjer som bystyret har trukket opp. Driftsfullmaktene utøves innenfor de rammer som er trukket opp i byrådets personal- og økonomifullmakter. I driften av kommunens virksomhet utøver byrådet bl.a. myndighet regulert i følgende lover: LOV nr. 126: Lov om arkiv LOV nr. 69: Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter LOV : Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminering- og tilgjengelighetsloven) 17.2 Anskaffelser og tildeling av rettigheter til 3. person Byrådet har myndighet til å foreta anskaffelser samt forestå tildeling av rettigheter til tredjeperson/organisasjon på områder som ikke er regulert av lov, samt inngåelse av andre driftsrelaterte avtalerettslige forpliktelser begrenset av de rammer som budsjettfullmaktene trekker opp Utvikling av kommunens virksomhet Byrådets ansvar for kommunens løpende drift, innebærer en fullmakt til kontinuerlig å utvikle og forbedre den enkelte drifts- og forvaltningsenhets prestasjoner, i samsvar med de overordnete målsettinger som er trukket opp for de ulike tjenesteområdene. 18 FULLMAKTER PÅ BYUTVIKLINGSFELTET 18.1 Byrådets generelle fullmakter Innenfor fagområdene klima, miljø, byggesak og byutvikling har byrådet fullmakter til å utøve myndighet med utgangspunkt i Plan- og bygningsloven og annet relevant lovverk med unntak av saker der: a) myndigheten i henhold til lov ligger til kommunestyret selv Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 89 av 214

90 b) bystyret har delegert myndighet til Komité for miljø og byutvikling c) bystyret i kommunal plan eller vedtekt har fastsatt at myndigheten ligger til bystyret eller annet organ Byrådet kan treffe følgende avgjørelser i klagesaker etter plan- og bygningsloven: a) omgjøre egne vedtak b) avgjøre klager i mindre byggesaker som er i samsvar med plan og kommunale vedtekter. Som mindre byggesaker regnes oppføring av bygninger til beboelse med inntil to boenheter i høyden, samt mindre tiltak på bebygd eiendom, jf. pbl. 20-2, bokstav a c) avgjøre klager på vedtak om ansvarsrett, jf. plbl 22-3 og 22-4 d) avgjøre klager på vedtak om igangsettingstillatelse, jf. plbl 21-4 e) avgjøre klager på vedtak om ferdigattest, brukstillatelse og driftstillatelse, jf. plbl f) avgjøre klager på vedtak om refusjon etter plbl kap 18 g) avgjøre at klager på vedtak som er truffet av et bystyreorgan sendes direkte til fylkesmann forutsatt; at det i forbindelse med klagebehandlingen ikke er kommet frem nye opplysninger som etter byrådets vurdering kan ha betydning for den politiske beslutningen h) treffe avgjørelse om å avvise en sak, herunder avvising av klage jf fvl 33, andre ledd, dersom vilkårene for å realitetsbehandle saken ikke er oppfylt i) avgjøre klager på avgjørelser som gjelder avvising av en sak (dvs. saker som ikke er realitetsbehandlet), jf. fvl 2, tredje ledd j) klager på avslag på søknad om frafall eller reduksjon av tvangsmulkt k) klager på ilagt gebyr for saksbehandling av plan- og byggesaker l) klager på pålegg om retting, stans og ilegging av tvangsmulkt. Byrådet kan også inngå utbyggingsavtaler jf. plbl 17 (ref. bystyresak 63/07) Lokal forskrift (bystyresak 14/12) gir byrådet med hjemmel i Vegtrafikkloven 7 andre ledd om midlertidig trafikkregulerende tiltak ved akutt luftforurensning, myndighet til å iverksette nødvendige tiltak Fullmakten omfatter De viktigste lovene og regelverket som regulerer oppgaveområdet og som derved også setter rammer for byrådets myndighetsutøvelse, er listet opp nedenfor. Avgjørelsesmyndigheten på disse oppgaveområdene er i stor grad videredelegert til administrasjonen. BRANNVERN mv LOV nr. 20: Lov om vern mot brann, eksplosjoner og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver. FOR : Forskrift om håndtering av farlig stoff FOR : Forskrift om brannforebygging FOR : Forskrift om håndtering av eksplosjonsfarlig stoff FOR : Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen Plan og bygningsloven 20 1, f FOR : Forskrift om begrensning av forurensning LOV av nr. 6: Om vern mot forurensning og avfall Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 90 av 214

91 KULTURMINNEVERN LOV nr. 50: Lov om kulturminner BYGGESAK OG PRIVATE PLANER LOV : Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) LOV : Plan og bygningsloven (ref. overgangsbest. i ny lov) LOV nr. 23:Veglov FOR : Forskrift om kart, stedfestet informasjon, arealformål og kommunalt planregister (kart- og planforskriften). LOV : Lov om eierseksjoner LOV nr. 98: Lov om konsesjon ved erverv av fast eiendom (konsesjonsloven) LOV : Naturskader LOV nr. 6: Om vern mot forurensning og avfall FOR nr. 931 Forurensningsforskriftens kapittel 2 m.m., Opprydding i forurenset grunn ved bygge- og gravearbeider. LOV : Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) LOV nr.34: Lov om kommunal forkjøpsrett til leiegårder FOR : Forskrift om tekniske krav til byggverk (Byggteknisk forskrift) FOR : Forskrift om byggesak (byggesaksforskriften) PLAN OG GEODATA LOV nr.71: Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) LOV : Plan og bygningsloven (ref. overgangsbest. i ny lov) FOR : Forskrift om kart, stedfestet informasjon, arealformål og kommunalt planregister (kart- og planforskriften). LOV : Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) LOV nr. 11: Lov om stedsnavn SAMFERDSELSSPØRSMÅL LOV nr. 23: Veglov LOV nr. 4: Vegtrafikklov FOR nr. 921: Forskrift om offentlig parkeringsregulering og parkeringsgebyr FOR nr. 1219: Forskrift om offentlige trafikkskilt, vegoppmerking, trafikklyssignaler og anvisninger (skiltforskrifter) LOV nr. 71: Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og Bygningsloven) FOR nr. 235: Forskrift om vedtekt for forsøk med kommunal oppgavedifferensiering - aktiv bekjempelse av forsøpling av offentlig uterom, Bergen kommune, Hordaland (forsøplingsforskriften) FOR Forskrift om kommunal håndheving av politivedtekter FOR nr. 1110: Forskrift om politivedtekt, Bergen kommune, Hordaland LOV nr. 6: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven) FOR nr. 437: Forskrift om gebyr for bruk av piggdekk og tilleggsgebyr FOR nr. 1162: Forskrift om innføring av gebyr for bruk av tilleggsgebyr, Bergen kommune, Hordaland Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 91 av 214

92 Nytt parkeringsregelverk herunder ny parkeringsforskrift lagt frem i Statsråd og gjøres gjeldende fra VANN OG AVLØP LOV nr. 06: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) FOR nr. 931 Forurensningsforskriften kap.12,13,15,16, herunder Forskrift for vann- og avløpsgebyrer av FOR : Forskrift om påslipp av olje- og fettholdig avløpsvann, Bergen kommune, Hordaland LOV nr. 17: Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter og tilhørende forskrifter. FOR nr. 1372: Forskrift om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) LOV nr..71: Lov om planlegging og byggesaksbehandling LOV nr. 82: Lov om vassdrag og grunnvann(vannressursloven) FOR nr. 1600: Forskrift om sikkerhet ved vassdragsanlegg (damsikkerhetsforskriften). 19 FULLMAKTER FOR BARNEHAGE- OG SKOLEFELTET Innenfor barnehage- og skolefeltet har byrådet en generell fullmakt til drift og utvikling av oppgaveområdet, jf. 17 i dette fullmaktsdokument Byrådet er delegert fullmakt til å treffe avgjørelser på alle områder som reguleres av aktuelle lover på oppvekstfeltet, der loven ikke uttrykkelig sier hvor vedtaksmyndigheten ligger, eller bystyret gjennom vedtak har lagt slik avgjørelsesmyndighet til bystyret. De viktigste lovene som regulerer dette oppgaveområdet og som setter rammer for byrådets myndighetsutøvelse, er LOV 1998 nr. 61: Lov om grunnskolen og den vidaregående opplæringa (opplæringslova) LOV 2005 nr. 64: Lov om barnehager (barnehageloven) LOV 2003 nr. 84: Lov om frittståande skolar (friskolelova) Forskrifter som er hjemlet i opplæringslova og barnehagelova 20 FULLMAKTER PÅ HELSE-, OMSORGS- OG SOSIALFELTET 20.1 Byrådets generelle kompetanse Innenfor helse-, omsorgs- og sosialfeltet har byrådet en generell fullmakt til drift og utvikling av oppgaveområdet, jf. 17 i dette fullmaktsdokument. Byrådet er delegert fullmakt til å treffe avgjørelser på alle områder som reguleres av aktuelle lover på helse-, omsorgs- og sosialområdet, der loven ikke uttrykkelig sier at det er kommunestyret selv som har slik myndighet, eller bystyret gjennom vedtak har lagt slik avgjørelsesmyndighet til bystyret. De viktigste lovene som regulerer dette oppgaveområdet og som setter rammer for Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 92 av 214

93 byrådets myndighetsutøvelse, er LOV nr. 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester LOV nr. 29: Lov om folkehelsearbeid LOV nr. 55: Lov om vern mot smittsomme sykdommer LOV nr. 6: Lov om vern mot forurensning og avfall som forurenser LOV nr. 13 Lov om pasientrettigheter LOV nr. 103: Lov om omsetning av alkoholholdig drikk mv LOV nr. 82: Lov om strålevern og stråling LOV nr. 103: Lov om serveringsvirksomhet LOV nr. 100 Barnevernloven. LOV nr. 14: Helsepersonell-loven LOV nr. 56: Lov om helsemessig og sosial beredskap LOV nr. 80: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen LOV nr. 131: Lov om sosiale tjenester i NAV LOV nr. 80: Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere LOV : Lov om endringer i introduksjonsloven og statsborgerloven 20.2 Barnevern Byrådet har det overordnete ansvaret for kommunens barnevernstjeneste. Konkrete oppgaver etter Lov om barneverntjenester er gitt til leder av barnevernstjenesten. Byrådet utpeker hvem som er barnevernfaglig leder innenfor de rammer som lovens 2 setter. Byrådet har alle fagfullmakter innenfor det fagområdet denne omfatter. 21 FULLMAKTER PÅ BOLIGFORVALTNINGSOMRÅDER Byrådet er delegert fullmakt til å treffe avgjørelser på alle områder som reguleres av aktuelle lover på boligforvaltningsområdet, der loven ikke uttrykkelig sier at det er kommunestyret selv som har slik myndighet, eller bystyret gjennom vedtak har lagt slik avgjørelsesmyndighet til bystyret. Dette innebærer myndighetsutøvelse på områder som reguleres av følgende lover og regelverk: LOV nr. 17: Lov om husleieavtaler LOV nr. 30: Lov om husbanken FOR nr. 699: Forskrift om bustøtte FOR nr. 1759: Forskrift om startlån fra Husbanken Statlige og kommunale retningslinjer vedrørende lån og tilskudd Kommunal retningslinjer for tildeling av ordinær utleiebolig 22 FULLMAKTER PÅ KULTURFELTET 22.1 Byrådets generelle kompetanse Innenfor kulturfeltet har byrådet en generell fullmakt til drift og utvikling av oppgaveområdet, jf 17 i dette fullmaktsdokument. De viktigste lovene som regulerer oppgaveområdet og som derved setter rammer for byrådets myndighetsutøvelse, er: LOV nr. 108: Lov om folkebibliotek Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 93 av 214

94 LOV nr. 21: Lov om film og videogram LOV nr. 126: Lov om arkiv Byrådets spesifikke fullmakter på kulturfeltet Byrådet har myndighet til å avgjøre søknader om støtte til kulturformål, herunder tilskudd til barne- og ungdomsarbeid, i samsvar med sentrale retningslinjer og økonomiske rammer - både til byomfattende og lokale tiltak. Byrådet har myndighet og ansvar for tilrettelegging og drift av kultur- og fritidsaktiviteter for psykisk utviklingshemmete. Byrådet har myndighet og ansvar for forvaltning av lokale kulturvernområder, tildele stipend på kulturområdet samt lokale kultur og ungdomspriser. 23 FULLMAKTER PÅ IDRETTSFELTET 23.1 Byrådets generelle kompetanse Innenfor idrettsfeltet har byrådet en generell fullmakt til drift og utvikling av oppgaveområdet, jf. 17 i dette fullmaktsdokument Byrådets spesifikke kompetanse på idrettsfeltet Byrådet har myndighet til å forvalte og å stå for utleie av idrettsanlegg i kommunens eie, herunder fordele trenings-, bruks- og arrangementstid og fordeling av midler i samsvar med gitte retningslinjer. Byrådet har myndighet til å avgjøre søknader om støtte til idrettsformål og friluftsaktiviteter i samsvar med vedtatte retningslinjer og økonomiske rammer. Byrådet tildeler idrettsstipend. Byrådet har myndighet til å forhåndsgodkjenne idrettsanlegg før søknad om tilskudd fra spillemidler sendes departementet. Byrådet har myndighet til å godkjenne spillemidler etter retningslinjer gitt av kulturdepartementet. 24 FULLMAKTER VEDR GRØNN FORVALTNING Byrådet har myndighet til å forvalte og å stå for utleie av parker, friområder og plasser. Byrådet har myndighet til å avgjøre søknader om støtte til friluftsformål i samsvar med vedtatte retningslinjer og økonomiske rammer. Byrådet er delegert fullmakt til å treffe avgjørelser på alle områder som reguleres av aktuelle lover knyttet til grønn forvaltning, der loven ikke uttrykkelig sier at det er kommunestyret selv som har slik myndighet, eller bystyret gjennom vedtak har lagt slik avgjørelsesmyndighet til bystyret. Dette innebærer myndighetsutøvelse i forhold til følgende lover og regelverk: Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 94 av 214

95 LOV nr. 31: Lov om skogbruk FOR nr. 593: Forskrift om berekraftig skogbruk FOR nr. 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket FOR nr. 881: Forskrift om skogfond o.a. LOV nr. 23: Lov om jord, m/tilhørende forskrifter LOV nr. 98: Lov om konsesjon ved erverv av fast eiendom (konsesjonsloven) mv., m/ tilhørende forskrifter LOV nr. 58: Lov om odelsretten og åsetesretten LOV nr. 1: Lov om forpakting LOV nr. 16: Lov om friluftslivet LOV nr. 47: Lov om laksefiske og innlandsfisk mv. FOR nr. 23: Forskrift om fiskeavgift LOV nr. 6: Lov om vassdrag og grunnvann LOV nr. 82: Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag FOR nr. 356: Forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag. LOV nr. 38: Lov om viltet LOV nr. 6: Lov om vern mot forurensninger og om avfall FOR nr. 931: Forskrift om begrensning av forurensning FOR nr. 951: Forskrift om gjødselvarer mv. av organisk opphav FOR nr. 1200: Forskrift om planlegging og godkjenning av veier for landbruksformål 25 FULLMAKTER PÅ NÆRINGSUTVIKLINGSFELTET Byrådet har fullmakt til å ta stilling til og tildele midler til næringsutvikling i Bergen i samsvar med vedtatte økonomiske rammer.. 26 KJØP/SALG AV AKSJER I SELSKAPER KOMMUNEN HAR INTERESSER I Byrådet har fullmakt til å kjøpe og selge aksjer på kommunens vegne. Aksjetransaksjoner som fører til endringer i kommunens strategiske eierposisjoner, krever vedtak i bystyret. Det vises i denne forbindelse til aksjelovens gjeldende grenser på henholdsvis 100 %, 90 %, 67 %, 50 % og 34 %. Denne fullmakten gjelder ikke kommunens aksjer i BKK. 27 FULLMAKTER VEDR SKJENKESAKER 27.1 Byrådets generelle kompetanse Byrådets fullmakter er forankret i den politikk bystyret trekker opp på feltet. Bystyret vedtar retningslinjer for hver bevillingsperiode. Bevillingsperioden løper fra året etter at nytt kommunestyre tiltrer. Byrådet har myndighet til: - å tildele salgsbevilling for øl Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 95 av 214

96 - å tildele skjenkebevillinger - å foreta endringer i eksisterende bevillinger, f eks endring av areal, bevillingens omfang mv. - å gi tillatelse til uteservering - å avgi uttalelser i forbindelse med søknad om bevilling til befalsmesser - å vedta inndragninger av salgs- og skjenkebevilgninger - å fastsette det høyeste antall utsalgssteder for AS Vinmonopolet innen kommunen og til å godkjenne deres beliggenhet. - å forta fornyelse av salgsbevilling for alkoholholdig drikk med høyere alkoholinnhold en 4,75 % Bystyret skal årlig ha seg forelagt en rapport om status på området inkludert kontroll og oppfølging av salgs- og skjenkesteder Behandling av klager Bystyret har delegert til komité for helse og omsorg å behandle klagesaker før de oversendes fylkesmannen for endelig avgjørelse. (bystyrets vedtak av i sak og i sak ). 28 FULLMAKTER VEDR FORVALTNING AV KOMMUNENS EIENDOMSMASSE 28.1 Byrådets generelle kompetanse Byrådet er tillagt myndighet til å forvalte kommunens bygg- og eiendomsmasse med utgangspunkt i en overordnet strategi på området. Dette innebærer at byrådet skal utvikle en overordnet strategi for ivaretakelse og utvikling av de store verdier som ligger i kommunens eiendomsportefølje, forankret i de overordnete målsettinger og retningslinjer for arbeidet som bystyret fastsetter på området Byrådets spesifikke kompetanse Byrådet anskaffer og avhender bygninger og eiendom innenfor de beløpsgrenser som fastsettes årlig av bystyret i sak vedr budsjettfullmakter. Byrådet forestår innleie av kontorlokaler og annen bygningsmasse etter behov, samt myndighet til å leie ut arealer kommunen ikke bruker selv. Byrådet gis fullmakt til å disponere og utvikle den bygg- og eiendomsmasse kommunen eier på en mest mulig effektiv måte, innenfor de behov som kommunens basisvirksomhet setter. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 96 av 214

97 Saksnr: Saksbehandler: BJOL Delarkiv: ESARK-0352 Konkretisering av byrådets fullmakter som kollegium Vedtatt av byrådet sak Byrådets generelle myndighet Byrådet er den øverste ledelse av den samlede kommunale administrasjon (kommuneloven 20. 1), med de unntak som følger av lov. Byrådet skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll (kommuneloven 20.2). Byrådet skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at de vedtak som er truffet blir iverksatt (jf. kommunelovens 20.2). Med utgangspunkt i den myndighet av politisk og mer generell karakter som er delegert fra bystyret bystyrets vedtak av , har byrådet et mandat til å iverksette den politikk som bystyrets flertall stiller seg bak. Innenfor de rammer fullmaktene byrådet er delegert fra bystyret, er det byrådet som avgir høringsuttalelser på vegne av kommunen, med mindre annet er bestemt i konkret delegasjon til byrådsleder. Byrådets enekompetanse på konsernovergripende områder Byrådet som kollegialt organ ivaretar i prinsippet de politiske fullmakter som er delegert fra bystyret, samt viktige administrative samordningsfunksjoner på tvers av byrådsavdelinger.: Byrådet tar stilling til prinsipielle spørsmål på områder hvor byrådet er delegert myndighet Byrådet tar stilling til policyspørsmål som omfatter hele byrådets organisasjon f eks IT, personal etc. Byrådet vedtar innenfor den myndighet byrådet er tildelt - planer og overordnete strategier på ulike fagområder Byrådet tar stilling til tverrsektoriell samordning Byrådet foretar budsjettendringer mellom byrådsavdelingene Byrådet treffer beslutninger om anskaffelser, tildeling av rettigheter til person/organisasjon eller inngåelse av avtalerettslige forpliktelser, der disse overstiger den enkelte fagbyråds budsjettfullmakter. Byrådet gjør gjennomføringsvedtak for investeringer over 10,0 mill. Byrådet fatter vedtak om salg og makebytte av eiendom med verdi fra 10.0 mill. og opp til 85.0 mill. Byrådet tar stilling til organisasjonsendringer av prinsipiell karakter eller som involverer mer enn en byrådsavdeling Byrådet tar stilling til prinsipper for oppbygging av systemer på konsernnivå som gir en betryggende kontroll med oppgaveløsningen Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 97 av 214

98 Byrådet ivaretar Bergen kommunenes arbeidsgiverfunksjon og vedtar kommunens overordnede arbeidsgiverpolitikk. Byrådet gir mandat for administrasjonens arbeid med lokale lønnsforhandlinger. Byrådet gjennomfører lokale lønnsforhandlinger for toppledere etter avtaleverket Byrådet avgir høringsuttalelser på vegne av Bergen kommune - 7, men kan delegere til den enkelte fagbyråd å avgi høringsuttalelse i saker som hverken er av prinsipiell eller av politisk karakter En del fullmakter er i bystyrets vedtak lagt til byrådet selv, og kan ikke delegeres videre. Dette er: Byrådet selv innstiller i alle saker hvor bystyret har avgjørelsesmyndighet, og som ligger innenfor byrådets ansvarsområder Byrådet organiserer selv sin virksomhet og administrasjon - 3.1, Byrådet bestemmer selv hvilke områder av den kommunale virksomhet de enkelte byråder har lederansvar for Byrådet selv er tillagt myndighet til å oppnevne kommunens representanter i alle styrer, råd og utvalg som legges innenfor byrådets ansvarsområde Byrådet selv kan innføre ulike former for konkurranse, herunder konkurranseutsetting og fritt brukervalg. Dette gjelder på alle områder av kommunens virksomhet som er underlagt byrådet - 6. Byrådet selv har myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort i annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle til dette - 8. Byrådet er selv kommunens kriseledelse - 9. Byrådet selv tildeler enkeltmedlemmer instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon (jf. kommunelovens 20-3). Byrådet ansetter kommunaldirektører, kommuneadvokat, kemner og leder av kommunalt foretak basert på saksutredning fra byrådsleders avdeling. Byrådet selv tar stilling til hvorvidt tvistemål kommunen er involvert i, skal bringes inn for domstolen. Unntak gjelder rettslig overprøving av tvangsvedtak etter barnevernlov og helseog omsorgstjenestelov. Byrådet tar også stilling til om det skal inngås forlik i saker som er brakt inn for domstolen, og om en dom skal påankes til en høyere rett. Innenfor ansvarsområdet for byrådsleder treffer byrådet avgjørelse om: Byrådet treffer vedtak om å pålegge myndig person, bosatt i kommunen, tjenesteplikt i brannvesenet, dersom dette er nødvendig for å sikre at brannvesenet skal kunne gjennomføre oppgavene pålagt i brann- og eksplosjonsvernloven, jf lovens 17, 1. ledd. Innenfor ansvarsområdet for byråd for byutvikling treffer byrådet avgjørelser om: Byrådet har myndighet etter plan- og bygningsloven til å treffe vedtak i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, med unntak av de saker der kompetansen er tillagt komite for miljø og byutvikling. Byrådet treffer avgjørelse om overføring av planforberedelse til statlig eller regional myndighet etter plan- og bygningsloven (plandelen) 3-7. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 98 av 214

99 Byrådet avgjør om det skal fremmes innsigelse til planforslag utarbeidet av andre, jf plan- og bygningsloven (plandelen) 5-4. Byrådet treffer avgjørelser og avgir uttalelser vedrørende statlige planbestemmelser og arealplan, jf plan- og bygningsloven (plandelen) 6-3 og 6-4. Byrådet avgir høringsuttalelse til forslag til regional planstrategi, planprogram, plan og planbestemmelser, jf plan- og bygningsloven (plandelen) 7-2, 8-3 og 8-5. Byrådet avgjør om sak vedrørende regional plan skal bringes inn for departementet, jf planog bygningsloven (plandelen) 8-4. Byrådet avgir uttalelse vedrørende regionalt forbud mot iverksetting av bygge- eller anleggstiltak, og uttalelse til eventuelt samtykke til å iverksette tiltak, jf plan- og bygningsloven (plandelen) 8-5. Byrådet treffer avgjørelser og avgir uttalelser vedrørende inngåelse, organisering og gjennomføring av interkommunalt samarbeid, herunder blant annet overføring av myndighet, jf plan- og bygningsloven (plandelen) kapittel 9. Byrådet vedtar oppstart av arbeid med kommuneplan, og høring og offentlig ettersyn av planprogram og planforslag, jf plan- og bygningsloven (plandelen) 11-4, 11-12, 11-13, og 4-1. Byrådet kan fastsette planprogram i forbindelse med mindre omfattende revisjoner av kommuneplan (før øvrig fastsettes planprogram av bystyret), jf plan- og bygningsloven (plandelen) Byrådet vedtar mindre endringer i kommuneplanen jf plan- og bygningsloven (plandelen) Byrådet treffer avgjørelse om det skal overlates til andre myndigheter og private å utarbeide forslag til områderegulering, jf plan- og bygningsloven (plandelen) Byrådet fastsetter planprogram for private reguleringsplaner med vesentlige virkninger for miljø og samfunn, og eventuell beslutning om at det skal gjennomføres områderegulering, jf. plan- og bygningsloven (plandelen) 12-9 og 4-1. Byrådet treffer beslutning om høring og offentlig ettersyn av forslag til områderegulering, jf. plan- og bygningsloven (plandelen) Byrådet treffer beslutning om oppstart offentlige reguleringsplan når forslag til planprogram skal sendes på høring, jf. plan- og bygningsloven (plandelen) 4-1 og Byrådet vedtar mindre endringer i reguleringsplan og treffer beslutning om å avslå søknad om mindre/små endringer av reguleringsplan, jf plbl (Myndighet til å fatte positivt vedtak om små endringer delegeres.) Byrådet treffer vedtak om ekspropriasjon til gjennomføring av reguleringsplan i henhold til plan- og bygningslovens 16-2, første ledd. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 99 av 214

100 Byrådet inngår utbyggingsavtaler, jf plan- og bygningsloven kap 17 Byrådet treffer vedtak etter plan- og bygningslovens 31-5, jf 20-1, e, om å gi pålegg eller tillatelse til riving av bygg i sentrum, avgrenset av kommunedelplan Sentrum, med mindre byantikvaren har samtykket til riving. Byrådet treffer vedtak etter plan- og bygningslovens 31-6 (bruksendring og riving av bolig) og tilhørende kommunale bestemmelser, jf 20-1, d, e og g, innenfor området til kommunedelplan Sentrum, når søknaden omfatter mer enn 3 eksisterende boligenheter, eller når det i løpet av de siste tre årene er gitt lignende bruksendringstillatelse innenfor samme bygg. Byrådet ilegger tvangsmulkt i henhold til plan- og bygningslovens 32-5, dersom mulkten overstiger kr ,- som engangsbeløp og/eller kr ,- pr dag. Byrådet utferdiger forelegg og går til tvangsfullbyrdelse i saker som ikke haster på grunn av fare for liv eller helse, jf. plan- og bygningslovens 32-6 og 32-7 (forelegg og tvangsfullbyrdelse). Byrådet behandler klager på vedtak truffet av byråden/administrasjonen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven. Dette gjelder ikke dersom byråden/administrasjonen endrer eller opphever sitt vedtak. Byrådet treffer avgjørelser om ikke å gjøre bruk av kommunal forkjøpsrett i henhold til lov om kommunal forkjøpsrett til leiegårder. Byrådet fastsetter retningslinjer for valg av målform ved skrivemåten av navn på kommunale gater, mv. jf. stedsnavnloven 6, 2. ledd. Byrådet fastsetter nye navn på kommunale gater, veier, parker, plasser, skoler, barnehager, institusjoner, bydeler, boligfelt og andre kommunale bygninger og anlegg. Byrådet avgir uttalelse på vegne av kommunen når det gjelder navnevalg der vedtak fattes av nabokommuner, fylke eller stat. Byrådet kan i unntakstilfeller, etter skriftlig søknad, gi tillatelse til kjøring etter forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag, utover forskriftens 2-5, jf. 6. Byrådet behandler søknader om å arrangere stevner i henhold til forskrift om unntak fra forbud mot bruk av vannscootere og liknende fartøyer, Bergen kommune, Hordaland, jf. 5. Byrådet treffer de avgjørelser som i henhold til Regelverk for bruk av kommunale parker, friområder og sentrale byrom til kulturarrangement m.m. skal treffes av byrådet. Innenfor ansvarsområdet for byråd for barnehage, skole og idrett treffer byrådet avgjørelser knyttet til: Barnehageloven 12 og 13: Retningslinjer for samordnet opptaksprosess Opplæringsloven 2-2: Gi forskrift om undervisningstid utover den tidsramme (det timetall) som Kunnskapsdepartementet har fastsatt Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 100 av 214

101 Opplæringsloven 2-5: Gi forskrift om hvilken målform som skal være hovedmålet ved hver enkelt skole Opplæringsloven 8-1: Gi forskrift om hvilken skole de ulike områdene i kommunen sokner til Opplæringsloven 11-1: Oppnevne medlemmer i driftsstyrer ved skolene Innenfor ansvarsområdet for byråd for klima, kultur og næring treffer byrådet avgjørelser om: Byrådet behandler klager på vedtak truffet av byråden/administrasjonen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven. Dette gjelder ikke dersom byråden/administrasjonen endrer eller opphever sitt vedtak som følge av klagen. Innenfor ansvarsområder for byråd for helse og omsorg treffer byrådet avgjørelser om: Skjenkesaker (Lov om omsetning av alkoholholdig drikk mv ): Byrådet tildeler skjenkebevillinger Byrådet gir tillatelse til uteservering Byrådet vedtar selv inndragninger av salgs- og skjenkebevilgninger Byrådet foretar endringer i eksisterende bevillinger, for eksempel endring av areal, bevillingens omfang mv. Byrådet avgir uttalelser i forbindelse med søknad om bevilling til befalsmesser Byrået avgir uttalelse til/godkjenner etablering av vinmonopolutsalg i kommunen 1 Bystyret behandler klager etter alkohollovens 1-16 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 101 av 214

102 Saksnr: Saksbehandler: BJOL Delarkiv: ESARK-0352 BYRÅDSLEDERS FULLMAKTER per Vedtatt av byrådet 1. juni 2017 i sak Ansvarsområder Byrådsleders avdeling har ansvar for oppgaver i forbindelse med ledelse av det politiske kollegium byrådet, tilrettelegging av byrådets møter, overordnet ansvar for organisering og samordning av kommunens deltaking i internasjonalt og regionalt samarbeid, og kommunens informasjonsarbeid. Byrådsleders avdeling skal medvirke til og føre tilsyn med den kommunale informasjonsvirksomheten internt, i forhold til kommunens ansatte, og mot eksterne målgrupper. Dette innebærer å bistå og være rådgiver overfor de enkelte administrasjoner i informasjons- og profileringsspørsmål, og har ansvar for blant annet gjennomføringen og oppfølgingen av kommunens reglement for meroffentlighet og kommunens reglement for innsyn. Byrådsleder har ansvaret for å gripe fatt i problemstillinger og løse utfordringer knyttet til kommunens styringssystem, herunder å klargjøre det generelle grunnlaget for hvordan myndighet utøves i kommunens organisasjon. Byrådsleder er ansvarlig for oppfølging av kommunens internkontrollarbeid. Byrådsleder har det overordnete ansvar kommuneplanarbeidet. Utarbeidelse av planstrategien og planprogrammet når kommuneplanarbeidet periodisk settes i gang, tilligger avdelingen. Byrådsleder har ansvar for kommunens brann- og redningstjeneste. Byrådsleder er ansvarlig for oppfølging av kommunens interesser i Bergensalliansen. Byrådsleder er ansvarlig for utvikling og oppfølging av kommunens internasjonale strategi. Følgende etater ligger under byrådsleders avdeling: Kommuneadvokaten og Bergen Brannvesen Kompetanse: Generell og gjennomgående kompetanse Byrådsleder har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle viktige saker eller saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Byrådsleder gir bevilgninger innenfor sitt ansvarsområde til 3. person. Byrådsleder selv gir innstilling til byrådet. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 102 av 214 1

103 Byrådsleder har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor etater og underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingens øverste administrative leder. Byrådsleder kan foreta organisatoriske endringer innenfor egen byrådsavdeling. Byrådsleder selv har myndighet til å frita midlertidig - etter søknad byråder fra deres virke som byråd, og oppnevne nye midlertidige byråder. Jf. Reglement for byrådet Byrådsleder selv følger opp den enkelte fagbyråd og de politiske rådgiverne. Byrådsleder er lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser i egen byrådsavdeling basert på de overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger. Byrådsleder innehar alle relevante personal- og økonomifullmakter for videre delegasjon til kommunaldirektør og videre til resultatenhetsledere. Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver. Byrådsleder innehar alle fagfullmakter hjemlet i lov og forskrift, som er tillagt byrådet innenfor byrådsleders ansvarsområde, og som ikke eksplisitt er lagt til byrådet som kollegium. Forvaltningsrevisjon Byrådsleder har myndighet til å ta stilling til hva som er riktig behandlingsmåte når byrådet anmodes om å gi uttalelse til revisjonens forvaltningsrevisjonsrapporter. Betryggende kontroll Byrådsleder har myndighet til å initiere kontrolltiltak i alle deler av kommunens organisasjon med utgangspunkt i kommuneloven 20. nr. 2 samt annen sektorlovgivning. Byrådsleder har myndighet til å se til at det etableres og gjennomføres egenkontroll i alle deler av egen avdelings ansvarsområde. Forsvarlig utredning Byrådet «skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organ, er forsvarlig utredet». jf. kommuneloven 20 nr.2. Som ledd i dette kvalitetssikringsarbeidet har byrådsleder myndighet til å sende utkast til saker tilbake til byrådsavdelingene for videre utredning av enkelte problemstillinger. Høringsuttalelser Byrådsleder har myndighet til å avgi, eventuelt ta stilling til hvem som på kommunens vegne kan gi høringsuttalelser i saker av faglig og teknisk karakter, og som ikke inneholder politiske avveininger. Høringsuttalelser avgitt på dette grunnlag sendes uten ugrunnet opphold bystyrets kontor til orientering. Informasjon Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 1992 nr 107/ 1999 nr Byrådsleder har myndighet til tolkning av kommuneloven 4 Om informasjon om kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 103 av 214 2

104 Byrådsleder utøver myndighet på følgende områder: Fastsette retningslinjer og rutiner for informasjonsarbeidet, herunder å foreta nødvendige presiseringer av reglementet for meroffentlighet og innsyn, informasjonsplanlegging og annonsering. Behandle søknader om bruk av kommunevåpenet. Bestemme en enhetlig grafisk og visuell profil for Bergen kommune, og om bruken av den. Gjøre redaksjonelle og andre mindre endringer i profilhåndboken Vertskommuneordning Byrådsleder har oppgaver og myndighet som følger av samarbeidsavtale mellom Bergen kommune og kommunene Osterøy og Samnanger etter lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven). Beredskap Når krisesituasjoner krever raske vedtak og det derved ikke er tid til at hele byrådet kan samles, anses kriseledelsen å være beslutningsdyktig når byrådsleder eller byrådsleders stedfortreder er til stede. Økonomiforvaltning Byrådsleder er delegert konsernomfattende anvisningsmyndighet. Denne myndighet kan videredelegeres. Internkontroll Byrådsleder har myndighet til å følge opp byrådsavdelingene for å etterse at det i alle deler av kommunens virksomhet er etablert en tilstrekkelig egenkontroll på økonomiområdet, men også tilsvarende kontroll hva angår HMS, IKT, Innkjøp og personalforvaltning i sin alminnelighet. Byrådsleder har myndighet til å etterse om de systemer og rutiner som er bygget opp rundt virksomhetenes egenkontroll på alle konsernovergripende oppgaveområder, etterleves. Byrådsleder har myndighet til å utvikle og følge opp oppgavene som utføres av Seksjon for internkontroll, samt legge til rette for en god systematikk i oppfølgingen av den generelle internkontrollvirksomhet i Bergen kommune. Kommuneplanarbeidet Byrådsleder initierer arbeidet med planstrategi og planprogram samt følger opp arbeidet i andre byrådsavdelinger i forbindelse med utarbeidelse av kommuneplanen. Begjære påtale Byrådsleder har myndighet til å begjære påtale og fremme borgerlige rettskrav i saker der kommunen er fornærmet, jf. Straffeloven 79. Myndigheten gjelder for ansvarsområdene som faller utenfor ansvarsområdet til de øvrige byrådene. Samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven Byrådsleder har fullmakten til å samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 104 av 214 3

105 Kommunens samtykke til suspensjon av foreldelsesfrist Byrådsleder har myndigheten til å samtykke til suspensjon av foreldelsesfrist. Kompetansen begrenses til en periode på inntil 6 måneder og kun i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Stevning i sivile saker (andre enn barnevernssaker) Byrådsleder har, i saker som haster, kompetanse til å beslutte at kommunen tar ut stevning eller andre rettergangsskritt for domstolene. Beslutningen skal umiddelbart forelegges byrådet for etterfølgende godkjenning. Klage Byrådsavdelingen har myndighet til å forberede klager som underinstans (2.gangs behandling i underinstansen), jf forvaltningslovens 33, 2. ledd. Annen myndighet: Myndighet etter bestemmelsene i økonomireglementet. Myndighet etter bestemmelsene i personalreglementet Myndighet og ansvar etter bestemmelsene i kommunens reglement for meroffentlighet og innsyn. Myndighet og ansvar slik dette defineres i kommunens generelle reglementer. Delegasjon til kommunaldirektør Rammene for delegasjon til kommunaldirektør fastsettes av byrådsleder i et eget delegasjonsvedtak. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 105 av 214 4

106 Saksnr: Saksbehandler: BJOL Delarkiv: ESARK-0352 FULLMAKTER FOR BYRÅD FOR FINANS, INNOVASJON OG EIENDOM per Vedtatt av byrådet 1. juni 2017 i sak Ansvarsområder Byråd for finans, innovasjon og eiendom (heretter kalt finansbyråden) har overordnet ansvar for økonomisk og ressursmessig samordning, planlegging og analyse, arbeid med budsjett, regnskap, ivareta de økonomiske controller funksjoner, rapportering og finansstyring, herunder utvikling av styringsverktøy og styringsdokumenter. Finansbyråden har ansvar for kommunens overordnede innkjøpsvirksomhet og kommunens bruk av innkjøpsreglementet, utskriving av eiendomsskatt og er kommunens kompetansesenter for bedrifter. Finansbyråden har også det overordnete ansvaret for HR - og arbeidsgiverpolitikk, helse, miljø og sikkerhet (HMS), konsernopplæring/lederutvikling, informasjonsteknologi- og sikkerhet, organisasjonsutvikling, likestilling og inkludering. Finansbyråden har ansvaret for utbygging og forvaltning av kommunens eiendommer og bygningsmasse herunder innleie av areal. Følgende etater og virksomheter ligger under finansbyråden: Bedriftshelsetjenesten, HRbemanning, Enhet for digitale driftstjenester, Lønns- og regnskapssenteret, Kemneren, Etat for utbygging, Etat for bygg og eiendom og Etat for boligforvaltning. Kompetanse Generell og gjennomgående kompetanse Avgrenset av hva byrådet i annet dokument har fastsatt som byrådets enekompetanse, delegeres byråd for finans, innovasjon og eiendom kompetanse til å utøve all annen myndighet herunder å fatte beslutninger og forestå oppgaveløsning innenfor byrådsavdelingens ansvarsområde. Finansbyråden har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle viktige saker eller saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Finansbyråden har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor etater og underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingens øverste administrative leder. Finansbyråden selv gir innstilling til byrådet. Finansbyråden kan foreta organisatoriske endringer innenfor egen byrådsavdeling. Finansbyråden er lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser i egen byrådsavdeling basert på de overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 106 av 214 1

107 Finansbyråden innehar alle relevante personal- og økonomifullmakter for videre delegasjon til kommunaldirektør og videre til resultatenhetsledere. Nedenfor angis det en oversikt over aktuelle fagområder hvor byråden er tillagt myndighet. Denne oversikt er ikke uttømmende. Finansbyråden er gitt myndighet og ansvar til å adressere og klargjøre alle utfordringer byråden måtte stå overfor i avdelingens oppgaveløsning. Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver. Finansbyråden utøver på vegne av byrådet myndighet som regulerer oppgaveløsning på konsernnivå. I dette ligger både å utvikle systemer for god oppgaveløsning og oppfølging av hvordan de rutiner og regelverk som er etablert, etterleves i alle organisasjonsenheter i kommunen som omfattes av det enkelte regelverk. Med dette som utgangspunkt, kan finansbyrådens myndighet konkretiseres slik: Økonomifeltet: Finansbyråden gir rutiner og retningslinjer for økonomi og regnskapsarbeidet i kommunen. Det faglige ansvaret for regnskapet tilligger regnskapssjefen. Finansbyråden gir tolkinger av bestemmelser i lover og forskrifter samt kommunens eget økonomireglement innenfor områdene økonomi og tjenesterapportering. Finansbyråden utarbeider internkontrollsystem for økonomi- og regnskapsarbeidet, samt gir tolkinger av lover og forskrifter på dette området. Finansbyråden kan bestemme en bindende kontoplan for Bergen kommune innenfor gjeldende forskrifter. Finansbyråden kan frafalle kommunale pant for lån, samt frafalle prioritet når dette ikke medfører økt tapsrisiko for kommunen. Finansbyråden kan iverksette rettslig inkasso for kommunens krav Finansbyråden har myndighet til å inngå låne- og leasingavtaler i samsvar med vedtatt budsjett, avtale lånetidspunkt og undertegne slike kontrakter innenfor vedtatt låneramme. Finansbyråden har myndighet til å benytte rentesikringsinstrumenter (derivater). Finansbyråden har fullmakt til å plassere overskuddslikviditet. Finansbyråden har myndighet til å forhandle frem og inngå de nødvendige avtaler med långiver. Finansbyråden har myndighet til å refinansiere kommunens låneportefølje. Finansbyråden kan frafalle kommunens rett til motregning i enkeltsaker, når fordringen mot kommunen ikke overstiger Finansbyråden innehar signaturfullmakter for Bergen kommunes bankkonti. Myndigheten kan videredelegeres. Finansbyråden er delegert konsernomfattende anvisningsmyndighet. Fullmakten kan videredelegeres. Anskaffelser Finansbyråden bestemmer hvilke felles rammeavtaler om leveranser som skal inngås for hele kommunen, samt bestemme hvilke retningslinjer som skal gjelde for kommunens innkjøp med utgangspunkt i vedtatt innkjøpsstrategi. Finansbyråden har myndighet til å inngå avtaler om varer og tjenester knyttet til kontrahering av bygg og anlegg. Finansbyråden har myndighet til å forestå innkjøp av elektrisk kraft og forsikringstjenester for hele kommunen. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 107 av 214 2

108 HR-feltet Finansbyråden kan gi bindende tolkinger av lov og avtaleverk på arbeidslivets område. Finansbyråden kan bestemme føringer og prioriteringer for lønnsarbeidet i kommunen. Finansbyråden kan gi bindende tolkninger av kommunens personalreglementer og retningslinjer for personalarbeidet. Finansbyråden har myndighet til å påse at Bergen kommune etterlever lovverket knyttet til likestilling og inkludering på arbeidslivsområdet. Finansbyråden har myndighet til å utarbeide overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse med utgangpunkt i de premisser og prinsipper byrådet trekker opp. Finansbyråden gir mandat for og gjennomfører forhandlinger i henhold til avtaleverkets bestemmelser 1 Finansbyråden har myndighet til å følge opp de øvrige byrådsavdelingenes bruk av tildelt myndighet til å være lønnsfastsettende myndighet og se til at dette arbeidet skjer med betryggende kontroll med forankring i overordnete vedtak. Bergen kommune ved finansbyråden er godkjent som opplæringsbedrift jf. bestemmelser i opplæringsloven. Kommunaldirektør utøver myndighet i henhold til de bestemmelser som gjelder på området. Finansbyråden skal utarbeide og følge opp overordnete retningslinjer for forebyggende, helsefremmende og rehabiliterende arbeid for alle ansatte i Bergen kommune (jf. arbeidsmiljølovens kap.3 3-1). Digitalisering, innovasjon og IKT Finansbyråden har myndighet til og ansvar for å samordne Bergen kommunes samlede strategi, virksomhetsarkitektur, drift og definere standarder og metoder innen digitalisering, innovasjon og IKT. I dette ligger også ansvaret for at Bergen kommune fremstår samlet og enhetlig overfor eksterne aktører. Finansbyråden ivaretar overordnet ansvar for informasjonssikkerhet og personvern med myndighet til å påse at Bergen kommune følger Datatilsynets retningslinjer og særlovgivning innenfor disse områdene Annet Finansbyråden kan angi rutiner og gi retningslinjer for innhenting, utarbeiding og bruk av statistikk. Finansbyråden har myndighet til å bestemme retningslinjer for innhold og bruk av det elektronisk sak-arkivsystemet Finansbyråden har myndighet til å fastsette overordnede ytelseskrav ved bruk av verktøyet balansert målstyring Forvaltning av kommunens eiendommer og bygningsmasse Finansbyråden har det overordnede ansvaret for å forvalte eiendommer der Bergen kommune er hjemmelshaver. Finansbyråden skal påse at kommunens bygningsmasse samt innleid areal, forvaltes på en kostnadseffektiv måte, hensyn tatt til lov, forskrift og andre retningslinjer på området. 1 Byrådet gir mandat og gjennomfører lønnsforhandlinger for toppledere etter avtaleverket. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 108 av 214 3

109 Finansbyråden forestår innleie av lokaler som kommunen trenger i sin oppgaveløsning, samt utleie av kommunal bygningsmasse til andre. Innenfor beløpsgrense per eiendom på kr 10.0 mill. har finansbyråden myndighet til å forestå salg av kommunal eiendom. Finansbyråden har gjennomføringsansvaret for investeringer i nybygg og den kommunale bygningsmasse forøvrig. I dette ligger også valg av organisasjonsformer ved gjennomføring av prosjekter. Finansbyråden er delegert myndighet med tilhørende ansvar for iverksetting og oppfølging av vedlikeholds- og rehabiliteringsprogram for kommunens eiendomsmasse. Finansbyråden har myndighet til å fatte gjennomføringsvedtak for mindre investerings- og rehabiliteringsprosjekter innenfor en kostnadsramme på inntil 10,0 mill. Beløpsgrensen for fullmakten fastsettes i budsjettfullmaktene. Finansbyråden har myndighet til å fastsette krav til byggetekniske løsninger etter forutgående diskusjoner med fremtidig bruker av den aktuelle bygningskropp. Betryggende kontroll Kommuneloven 20. nr. 2 pålegger byrådet et ansvar for å se til at oppgaveutførelsen i kommunen «er gjenstand for betryggende kontroll». Ivaretakelse av dette hensynet innebærer at: Finansbyråden har myndighet til å utvikle systemer for god økonomioppfølging i hele kommunens virksomhet. Systemene skal nedfelles i Økonomihåndboken. Finansbyråden har myndighet til å påse at det er etablert et felles system for kommunens HMS arbeid, samt ved behov å tolke bestemmelsene i det internkontrollsystem som er etablert på dette området. Finansbyråden har myndighet til å følge opp hvordan arbeidet med HMS skjer i Bergen kommunenes organisasjon Finansbyråden har myndighet til å følge opp hvordan IKT brukes i kommunen og å påse/kontrollere hvordan kommunens IKT-sikkerhetsutfordringer følges opp. Finansbyråden har myndighet til å sørge for at det etableres en nødvendig systematikk i forvaltning og oppfølging av kommunens bygningsmasse, herunder å påse at bygningene er i forsvarlig stand og at bruken er gjenstand for en betryggende kontroll Eierstyring Finansbyråden er generalforsamling i kommunens arbeidsmarkedsbedrifter organisert som aksjeselskap og utgjør generalforsamling i kommunens heleide aksjeselskaper, og andre aksjeselskap der kommunen har eierinteresser, jf. dog byrådssak av Årsregnskap og årsberetning fremmes for bystyret til orientering for selskaper der kommunens eierinteresser utgjør vesentlige beløp. Begjære påtale Finansbyråden har myndighet til å begjære påtale og fremme borgerlige rettskrav i saker der kommunen er fornærmet, jf. Straffeloven 79. Myndigheten er begrenset til kommunaldirektørens ansvarsområde. Myndigheten begrenses til krenkelse av verdier eller interesser som vedkommende forvalter eller fører tilsyn med. Fullmakten gjelder også for Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 109 av 214 4

110 straffbare forhold som allerede er begått, men der det ennå ikke er tatt stilling til påtalespørsmålet. Samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven Finansbyråden har fullmakt til å samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven. Klage Byrådsavdelingen er faglig utreder for Klagenemnden. Finansbyrådens myndighet til å forberede klager til klagenemnden jf. forvaltningsloven 34, delegeres til kommunaldirektør. Annen myndighet: Myndighet etter bestemmelsene i økonomireglementet. Myndighet etter bestemmelsene i personalreglementet Myndighet og ansvar etter bestemmelsene i kommunens reglement for meroffentlighet og innsyn. Myndighet og ansvar slik dette defineres i kommunens generelle reglementer. Delegasjon til kommunaldirektør Rammene for delegasjon til kommunaldirektør fastsettes av finansbyråden i et eget delegasjonsvedtak. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 110 av 214 5

111 Saksnr: Saksbehandler: BJOL Delarkiv: ESARK-0352 FULLMAKTER FOR BYRÅD FOR SOSIAL, BOLIG OG INKLUDERING per Vedtatt av byrådet 1. juni 2017 i sak Ansvarsområde Byråden for sosial, bolig og inkludering har ansvar for sosialtjenestene ved Nav-kontorene, bosetting og introduksjonsprogram for flyktninger, psykisk helse-tjenester, rustjenester, områdesatsing og boligetablering for vanskeligstilte (herunder boligfinansiering og bostøtte). Byråden for sosial, bolig og inkludering skal innenfor sine ansvarsområder: Tilrettelegge for at byrådets politikk iverksettes. Ivareta kommunens strategi- og planutarbeidelse. Myndighet til å forestå oppgaveløsning og iverksetting. Gi faglig bistand og veiledning til resultatenhetene. Ivareta plan-, saksutrednings- og bestillerfunksjon. Følgende etater og virksomheter ligger under byråden: Etat for sosiale tjenester, Etat for inkludering, Boligetaten og Etat for psykisk helse og rustjenester Kompetanse Generell og gjennomgående kompetanse Byråden har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle viktige saker eller saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Byråden har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor etater og underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingens øverste administrative leder. Byråden selv gir innstilling til byrådet. Byråden har fullmakt til å foreta organisasjonsendringer i egne byrådsavdelinger innenfor de begrensninger byrådets fullmakter gir på dette punkt. Byråden er lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser i egen byrådsavdeling basert på de overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger. Byråden innehar alle relevante personal- og økonomifullmakter for videre delegasjon til kommunaldirektør og videre til resultatenhetsledere. Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver. Byråd for sosial, bolig og inkludering innehar alle fagfullmakter hjemlet i lov og forskrift, som er tillagt byrådet innenfor byrådens ansvarsområde, og som ikke eksplisitt er lagt til byrådet som kollegium. Herunder bl.a. følgende lover: Lov Lov Lov Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om helsemessig og sosial beredskap Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 111 av 214 1

112 Lov Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne flyktninger Betryggende kontroll Byråd for sosial, bolig og inkludering har myndighet til å iverksette nødvendige kontrolltiltak og etablere systemer for oppfølging av den fagmyndighet byrådsavdelingen forvalter. Byråden har myndighet til å se til at det etableres og gjennomføres egenkontroll i alle deler av egen avdelings ansvarsområde. Begjære påtale Byråden har myndighet til å begjære påtale og fremme borgerlige rettskrav i saker der kommunen er fornærmet, jf. Straffeloven 79. Myndigheten er begrenset til byrådens ansvarsområde. Myndigheten begrenses til krenkelse av verdier eller interesser som vedkommende forvalter eller fører tilsyn med. Fullmakten gjelder også for straffbare forhold som allerede er begått, men der det ennå ikke er tatt stilling til påtalespørsmålet. Myndighet til å begjære påtale er videredelegert til kommunaldirektør. Samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven Byråden har fullmakt til å samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven. Rettslig overprøving av fylkesnemndsvedtak etter barnevernloven 7-24 Byråden har myndighet til å kreve rettslig overprøving av fylkesnemndsvedtak etter barnevernloven Kompetansen kan videredelegeres til vedkommende etat som har myndighet til å fremme saker for fylkesnemnda etter helse- og omsorgstjenestelov (sosialsjef). Klage Byrådsavdelingen har myndighet til å forberede klager som underinstans (2. gangs behandling i underinstansen), jf forvaltningslovens 33, 2. ledd. Annen myndighet: Myndighet etter bestemmelsene i økonomireglementet. Myndighet etter bestemmelsene i personalreglementet Myndighet og ansvar etter bestemmelsene i kommunens reglement for meroffentlighet og innsyn. Myndighet og ansvar slik dette defineres i kommunens generelle reglementer. Delegasjon til kommunaldirektør Rammene for delegasjon til kommunaldirektør fastsettes av byråden i et eget delegasjonsvedtak. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 112 av 214 2

113 Saksnr: Saksbehandler: BJOL Delarkiv: ESARK-0352 FULLMAKTER FOR BYRÅD FOR BARNEHAGE, SKOLE OG IDRETT per Vedtatt av byrådet 1. juni 2017 i sak Ansvarsområde: Byråd for barnehage, skole og idrett har det overordnete ansvaret for strategisk planlegging, styring og samordning av Bergen kommunes arbeid innen barnehager, grunnskoler og voksenopplæring, pedagogisk-psykologisk tjeneste samt idrettsfeltet. Byråden har videre ansvar for å implementere kommunens IT-strategi for skoler og barnehager. Byråden har et tilsvarende ansvar for kommunens arbeid på idrettsfeltet. Følgende enheter (etater og virksomheter) ligger under byråden: Kommunale barnehager, grunnskoler, oppveksttun og spesialskoler, Bergen Voksenopplæring Byomfattende tjenester (Hålandsdalen leirskole, Bergen Voksenopplæring) Syns- og audiopedagogisk senter PP-sentrene Idrettsservice Kompetanse: Generell og gjennomgående kompetanse Byråden har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle viktige saker eller saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Byråden har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingens øverste administrative leder. Byråden selv gir innstilling til byrådet. Byråden gir bevilgninger innenfor sitt ansvarsområde til 3. person. Byråden har myndighet til å foreta organisasjonsendringer i egne byrådsavdelinger innenfor de begrensninger byrådets fullmakter gir på dette punkt. Byråden er lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser i egen byrådsavdeling basert på de overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger. Byråden innehar alle relevante personal- og økonomifullmakter for videre delegasjon til kommunaldirektør og videre til resultatenhetsledere. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 113 av 214 1

114 Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver Byråden er gitt beslutningskompetanse/-myndighet på byrådsavdelingens oppgaveområder innenfor rammen av bestemmelsene i lover, forskrifter, avtaler, sentrale og lokale retningslinjer på de aktuelle områder. Betryggende kontroll Byråd for barnehage, skole og idrett har myndighet til å iverksette nødvendige kontrolltiltak og etablere systemer for oppfølging av den fagmyndighet byrådsavdelingen forvalter. Byråden har myndighet til å se til at det etableres og gjennomføres egenkontroll i alle deler av egen avdelings ansvarsområde. Begjære påtale Byråden har myndighet til å begjære påtale og fremme borgerlige rettskrav i saker der kommunen er fornærmet, jf. Straffeloven 79. Myndigheten er begrenset til byrådens ansvarsområde. Myndigheten begrenses til krenkelse av verdier eller interesser som vedkommende forvalter eller fører tilsyn med. Fullmakten gjelder også for straffbare forhold som allerede er begått, men der det ennå ikke er tatt stilling til påtalespørsmålet. Samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven Byråden har fullmakt til å samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven. Klage Byråden har myndighet til å forberede klager som underinstans (2. gangsbehandling i underinstansen), jf. forvaltningslovens 33, 2. ledd. Byråden har yndighet til å representere kommunenivået i forhold til klageadgang på enkeltvedtak etter barnehageloven, opplæringsloven og friskoleloven. Oppgaver og fagfullmakter vedr barnehage, skole og PPT Byråden har myndighet til å forestå oppgaveløsning innen grunnskole, barnehager og omsorgstiltak for barn herunder: Saksbehandle og fatte vedtak om foreldrebetaling for plass i barnehage og skolefritidsordning (SFO) innenfor de regler som er gitt av bystyret. Myndighet, ansvar og oppgaver som følger av lov om opplæring nr med senere tillegg og endringer - Lov om barnehager nr. 19 av 1995 samt Lov om private skoler med rett til statstilskott (privatskoleloven) Langsiktig plan- og utredningsarbeid innenfor barnehage og skolefeltet herunder blant annet kartleggings- og behovsanalyser og investeringer/utbygginger Veiledning av private utbyggere innenfor barnehagesektoren og utvikling av strategi for likeverdig behandling av barnehager. Myndighet til å innhente nødvendige rapportering av statistiske opplysninger og annet materiale fra skoler (jf. Forskrifter til opplæringsloven kapittel 2) og barnehager. Myndighet til å fastsette prøvepartier ved lokalt gitt eksamen - muntlig avgangsprøve i grunnskolen (jf. forskrift til opplæringsloven kapittel 3). Myndighet til å representere kommunenivået i forhold til statlige søknader om refusjoner og tilskudd vedr. barnehager, grunnskolen. Myndighet til å fordele statlige refusjoner og tilskudd som skal videreformidles til barnehager og skoler. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 114 av 214 2

115 Myndighet til å avgjøre inntak i prioriterte grupper i forbindelse med opptak i kommunale barnehager. Det konkrete opptaket (av barn i prioriterte grupper) til barnehagene gjøres av barnehagene selv. Oppgaver og fullmakter på idrettsområdet: Myndighet til å forestå, utvikle og følge opp kommunens politikk på idrettsfeltet. Myndighet til å forvalte og å stå for utleie av idrettsanlegg i kommunens eie, herunder fordele trenings-, bruks- og arrangementstid og fordeling av midler i samsvar med gitte retningslinjer. Myndighet til i spesielle tilfeller å gi utfyllende bestemmelser til eller dispensere fra de vedtatte retningslinjene for tildeling av treningstid i kommunale idrettsanlegg. Myndighet til å avgjøre søknader om støtte til idrettsformål i samsvar med vedtatte retningslinjer og økonomiske rammer. Byråden avgjør tildeling av idrettsstipend. Myndighet til å forhåndsgodkjenne idrettsanlegg før søknad om tilskudd fra spillemidler sendes departementet Myndighet til godkjenning og prioritering av spillemidler etter retningslinjer gitt av kulturdepartementet Myndighet til å iverksette og videreutvikle idretts- og aktivitetstilbud for både organiserte og uorganiserte. Myndighet til å representere kommunenivået i forhold til statlige søknader om refusjoner og tilskudd vedr. idrettsfeltet. Annen myndighet Myndighet etter bestemmelsene i økonomireglementet. Myndighet etter bestemmelsene i personalreglementet Ansvar etter bestemmelsene i kommunens reglement for meroffentlighet og innsyn. Ansvar og myndighet slik dette defineres i kommunens generelle reglementer. Delegasjon til kommunaldirektør Rammene for delegasjon til kommunaldirektør fastsettes av byråden i et eget delegasjonsvedtak. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 115 av 214 3

116 Saksnr: Saksbehandler: BJOL Delarkiv: ESARK-0352 FULLMAKTER FOR BYRÅD FOR HELSE OG OMSORG per Vedtatt av byrådet 1. juni 2017 i sak Ansvarsområde Byråden for helse og omsorg skal: Iverksette byrådets politikk innen helse- og omsorgsektoren Ivareta kommunens strategi- og planutarbeidelse innen helse- og omsorgsektoren Sikre at avdelingens tjenester får tilstrekkelig bistand og faglig utvikling Ivareta plan-, saksutrednings- og bestillerfunksjon i forhold til investeringsprogrammet innen byrådsavdelingens fagområde. I tillegg har byråden ansvar for at kommunens skjenkepolitikk blir ivaretatt. Følgende etater og virksomheter ligger under byråden: Etat for forvaltning, etat for hjemmetjenester, etat for alders- og sykehjem, etat for tjenester til utviklingshemmede, etat for helsetjenester, etat for barn og familie. Kompetanse: Generell og gjennomgående kompetanse Byråden har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle viktige saker eller saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Byråden har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor etater og underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingens øverste administrative leder. Byråden selv gir innstilling til byrådet. Byråden har fullmakt til å foreta organisasjonsendringer i egne byrådsavdelinger innenfor de begrensninger byrådets fullmakter gir på dette punkt. Byråden er lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser i egen byrådsavdeling basert på de overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger. Byråden innehar alle relevante personal- og økonomifullmakter for videre delegasjon til kommunaldirektør og ut til resultatenhetsledere. Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver Byråden har ansvar og myndighet innen helsevern, pleie- og omsorgstjenester, helsetjenester og barnevern. Dette innebærer oppgaver og myndighet som følger av: Lov Lov Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om helsemessig og sosial beredskap Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 116 av 214 1

117 Lov Lov Lov Lov Lov Lov Lov Lov Lov Lov Lov om folkehelsearbeid Lov om vern mot smittsomme sykdommer Lov om vern mot forurensning og om avfall som forurenser Lov om pasientrettigheter Lov om strålevern og stråling Lov om barneverntjenester Helsepersonell-loven Lov om spesialisthelsetjenesten Lov om pasient- og brukerrettigheter Lov om psykisk helsevern Byråden har det overordnete ansvaret for kommunens barnevernstjeneste. Det konkrete ansvaret og de konkrete oppgaver i barnevernsloven, er gjennom Lov om barnevernstjenester av gitt til leder av barnevernstjenesten. Byråden definerer hvem som er barnevernfaglig leder. Fullmakter vedr skjenkepolitikk: Gi tillatelse til utvidet skjenke- og åpningstider for en enkelt anledning ved åpne arrangementer Gi dispensasjon for skjenke- og åpningstider for nattklubber i forbindelse med kulturelle arrangementer Inndragning av bevilling på grunn av manglende omsetningsoppgave/ikke betalt avgift Skifte av styrer og stedfortreder Tildeling av ambulerende bevilling, jf. 4-5 Tildeling av bevilling for en enkelt anledning 1-6 Utvidelse av skjenketid for en enkelt anledning sluttet lag Utvidelse av skjenkelokalet for en enkelt anledning Gi skriftlig advarsel/tildele prikker for brudd på alkoholloven. Fastsettelse av bevillingsgebyr Tildele salgsbevillinger for øl Tildele skjenkebevillinger etter en overdragelse av virksomhet. Betryggende kontroll Byråd for helse og omsorg har myndighet til å iverksette nødvendige kontrolltiltak og etablere systemer for oppfølging av den fagmyndighet byrådsavdelingen forvalter. Byråden har myndighet til å se til at det etableres og gjennomføres egenkontroll i alle deler av egen avdelings ansvarsområde. Begjære påtale Byråden har myndighet til å begjære påtale og fremme borgerlige rettskrav i saker der kommunen er fornærmet, jf. Straffeloven 79. Myndigheten er begrenset til byrådens ansvarsområde. Myndigheten begrenses til krenkelse av verdier eller interesser som vedkommende forvalter eller fører tilsyn med. Fullmakten gjelder også for straffbare forhold som allerede er begått, men der det ennå ikke er tatt stilling til påtalespørsmålet. Samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven Byråden har fullmakt til å samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 117 av 214 2

118 Rettslig overprøving av fylkesnemndsvedtak etter barnevernloven 7-24 Byråden har myndighet til å kreve rettslig overprøving av fylkesnemndsvedtak etter barnevernloven Kompetansen kan videredelegeres til vedkommende etat som har myndighet til å fremme saker for fylkesnemnda etter barnevernlov (leder for barneverntjenesten). Klage Byrådsavdelingen har myndighet til å forberede klager som underinstans (2. gangs behandling i underinstansen), jf forvaltningslovens 33, 2. ledd. Vertskommuneordning Byråd for helse og omsorg har oppgaver og myndighet som følger av samarbeidsavtale mellom Bergen kommune og Samnanger kommune om oppgaver etter lov om barneverntjenester. Annen myndighet Myndighet etter bestemmelsene i økonomireglementet. Myndighet etter bestemmelsene i personalreglementet Myndighet og ansvar etter bestemmelsene i kommunens reglement for meroffentlighet og innsyn. Myndighet og ansvar slik dette defineres i kommunens generelle reglementer. Delegasjon til kommunaldirektør Rammene for delegasjon til kommunaldirektør fastsettes av byråden i et eget delegasjonsvedtak. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 118 av 214 3

119 Saksnr: Saksbehandler: BJOL Delarkiv: ESARK-0352 FULLMAKTER FOR BYRÅD FOR KLIMA, KULTUR OG NÆRING per Vedtatt av byrådet 1. juni 2017 i sak Ansvarsområde Byråden har ansvaret for at kommunen utvikler en helhetlig kultur-, nærings- og klimapolitikk. Byråden har det overordnede ansvaret for strategisk planlegging, styring og samordning av Bergen kommunes arbeid innen kunst og kulturfeltet. Byråden har et tilsvarende ansvar for kommunens arbeid på klima- og næringsfeltet. Byråden har ansvaret for å trekke opp hovedlinjer for kommunens engasjement på den næringspolitiske arena, herunder landbruk. Dette innebærer at avdelingen skal være en pådriver og ha ansvar for gjennomføringen av tiltak som gjør Bergen til en næringsvennlig kommune, herunder skal avdelingen medvirke til at det skjer en hensiktsmessig planlegging og utbygging av næringsarealer og andre deler av infrastrukturen. Byråden er ansvarlig for utvikling og oppfølging av byrådsavdelingens strategier og planer. Følgende etater og virksomhet ligger under byråden: Årstad/Bergenhus kulturkontor, Arna/Åsane kulturkontor, Fana/Ytrebygda kulturkontor, Fyllingsdalen/Laksevåg kulturkontor, Bergen kulturskole, Bergen byarkiv, Bergen offentlige bibliotek og Etat for landbruk. Kompetanse: Generell og gjennomgående kompetanse Byråden har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Byråden har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor etater og underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingens øverste administrative leder. Byråden selv gir innstilling til byrådet. Byråden har fullmakt til å foreta organisasjonsendringer i egne byrådsavdelinger innenfor de begrensninger byrådets fullmakter gir på dette punkt. Byråden er lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser i egen byrådsavdeling basert på de overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger. Byråden innehar alle relevante personal- og økonomifullmakter for videre delegasjon til kommunaldirektør og videre til resultatenhetsledere. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 119 av 214 1

120 Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver. Byråden innehar alle fagfullmakter hjemlet i lov og forskrift innenfor byrådens ansvarsområde, og som ikke eksplisitt er lagt til byrådet som kollegium. Betryggende kontroll Byråd for klima, kultur og næring har myndighet til å iverksette nødvendige kontrolltiltak og etablere systemer for oppfølging av den fagmyndighet byrådsavdelingen forvalter. Byråden har myndighet til å se til at det etableres og gjennomføres egenkontroll i alle deler av egen avdelings ansvarsområde. Eierstyring Byråden har myndighet til løpende eierstyring gjennom å representere kommunen på generalforsamlingen i aksjeselskaper som er etablert for å ivareta oppgaveløsning på byrådens ansvarsområder. Avgrensningen av fagbyrådens myndighet fremgår av byrådssak 1302/12. Begjære påtale Byråden har myndighet til å begjære påtale og fremme borgerlige rettskrav i saker der kommunen er fornærmet, jf. Straffeloven 79. Myndigheten er begrenset til byrådens ansvarsområde. Myndigheten begrenses til krenkelse av verdier eller interesser som vedkommende forvalter eller fører tilsyn med. Fullmakten gjelder også for straffbare forhold som allerede er begått, men der det ennå ikke er tatt stilling til påtalespørsmålet. Denne myndighet er videredelegert til kommunaldirektør som har delegert denne myndighet videre til leder av fagetat og foretak. Klage Byrådsavdelingen har myndighet til å forberede klager som underinstans (2. gangs behandling i underinstansen), jf forvaltningslovens 33, 2. ledd. Næring Byråden tar stilling til alle saker som gjelder næringstiltak. Fagfullmakter Byråden har myndighet til å forestå oppgaveløsning i alle deler av byrådsavdelingens virksomhet. Fullmakter på kulturområdet: Myndighet til drift, oppfølging og utvikling av bydekkende tiltak på kultursektoren Myndighet til å fordele kommunale, sentrale midler til bydekkende tiltak for kultursektoren Myndighet til å avgjøre søknader om støtte til kulturformål i samsvar med sentrale retningslinjer og økonomiske rammer. Myndighet til å forestå drift og planlegging av kultur- og fritidssentre Myndighet til å tilrettelegge for og drift av kultur- og fritidsaktiviteter for psykisk utviklingshemmete. Myndighet til å tildele tilskudd og støtte til allmenne kulturformål på lokalt nivå. Myndighet til å tildele tilskudd til lokale barne- og ungdomsorganisasjoner og lokale samarbeidsprosjekter. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 120 av 214 2

121 Myndighet til å fastsette tilskuddsordninger i det frivillige kulturtilbudet overfor barn og unge basert på overordnete retningslinjer gitt av bystyret. Gi overordnede føringer for fastsetting av fordeling av aktivitets- og administrasjonstilskudd knyttet til frivillighetsfeltet med forankring i retningslinjer gitt av bystyret. Myndighet til å følge opp arbeidet med utgivelse av bygdebøker, forvaltning av lokale kulturvernområder, samt dele ut lokale kulturpriser og ungdomspriser Byråden selv har myndighet til å tildele stipender og kulturpriser innenfor kulturområdet Myndighet til å representere kommunenivået i forhold til statlige søknader om refusjoner og tilskudd vedr. kultursektoren. Myndighet til å fordele statlige refusjoner og tilskudd. Myndighet til å forvalte den kulturelle skolesekken hvor målet er at elevene i grunnskolen skal få et profesjonelt kulturtilbud. Myndighet til drift, oppfølging og utvikling av kulturskolen Myndighet til drift, oppfølging og utvikling av Bergen Offentlige Bibliotek Ansvar for drift av kommunale frivilligsentraler og seniorsentre/eldresentre i Bergen kommune Fullmakter på andre områder: Myndighet til drift, oppfølging og utvikling av Bergen Byarkiv. Fastsette retningslinjer for innhold og bruk av sak-arkivsystemet. Tildele tilskudd til tros- og livssynssamfunn i Bergen og til Bergen Kirkelige Fellesråd. Tildele tilskudd til ikke-kommunale frivilligsentraler og seniorsentre/eldresentre i Bergen. Fullmakter på klimaområdet: Myndighet til å tildele midler fra Klimafondet Myndighet til å ta klimapolitiske initiativ samt forestå planlegging, saksutredning mv. på følgende fagområder: Utarbeide, rullere og oppfølging av kommunens klima- og energihandlingsplan; Grønn strategi gjennom å koordinering av innspill fra og dialog med andre enheter internt i kommunen og eksternt. Ansvar for oppfølging av kommunens interne klimaarbeid, dvs. å utarbeide og følge opp planer for miljø- og klimatiltak som skal gjennomføres i kommunens egen virksomhet. Forurensning (luft, vann, jord og støy) oppfølging av handlingsplan mot støy, oppfølging av tiltaksplan mot lokal luftforurensing, ivaretakelse av beredskap ved for høy luftforurensing. Videre har byrådsavdelingen ansvaret for oppfølging av tilrettelegging for landstrøm i havnen, samt oppfølging av faglig ansvar og finansiering av Renere Havn Naturmangfold og biologisk mangfold Miljøstyringssystemer og sertifisering, eks Miljøfyrtårn og ISO14001 Forbruksmønster, eksempelvis delekultur Pådriver for «grønn» næringsutvikling Delingsøkonomi Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 121 av 214 3

122 Annen myndighet: Myndighet etter bestemmelsene i økonomireglementet. Myndighet etter bestemmelsene i personalreglementet Myndighet og ansvar etter bestemmelsene i kommunens reglement for meroffentlighet og innsyn. Myndighet og ansvar slik dette defineres i kommunens generelle reglementer. Delegasjon til kommunaldirektør Rammene for delegasjon til kommunaldirektør fastsettes av byråden i et eget delegasjonsvedtak. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 122 av 214 4

123 Saksnr: Saksbehandler: BJOL Delarkiv: ESARK-0352 FULLMAKTER FOR BYRÅD FOR BYUTVIKLING per Vedtatt av byrådet 1. juni 2017 i sak Ansvarsområde Byråd for byutvikling har ansvaret for at kommunen har en helhetlig miljø- og byutviklingspolitikk. Arbeidsområdet omfatter byutviklingsoppgaver (som utredninger, strategisk arealplanlegging, samordnet areal- og transportplanlegging inkl. områderegulering), samferdsel, parkering, kulturminnevern, kart- og geodata, parkforvaltning og friluftsliv. Byråden skal påse at det ved planlegging og utbygging i kommunen blir tatt tilstrekkelig hensyn til naturmangfold, og miljømessige verdier og synspunkter. Byråden har ansvaret for kommunale tekniske tjenester knyttet til forvaltning, bygging, fornying, drift og vedlikehold av kommunale veger, vannforsynings- og avløpsanlegg. Byråden har ansvar for utøvelsen av den kommunale parkeringsmyndigheten og håndheving av politivedtekt vedrørende forbud mot forsøpling og frittstående reklameskilt samt kontroll av gårdeiers ansvar for snørydding og strøing mv. Byråden er ansvarlig for håndhevelsen av den lokale forskriften om aktiv bekjempelse av forsøpling av offentlig uterom i Bergen, jf. politivedtekten for Bergen. Byråden er ansvarlig for å forestå oppgaveløsning knyttet til landskapsdesign, parkforvaltning og friluftsliv. Byråden har videre ansvaret for kommunens saksbehandling etter plan- og bygningsloven (byggesaker, delingssaker/sletting av klausuler, refusjonssaker, private planforslag, tilsyn, lovlighetsoppfølging m.m.). Ansvaret omfatter også behandling av saker om seksjonering, forkjøpsrett til leiegårder, naturskader og saker om bygg- og anleggsavfall. Byråden har også ansvar for at kommunen har et tjenlig geodetisk grunnlagsnett, gjennomføring av kart- og delings-forretninger, og oppmålingstjenester. Følgende etater og virksomhet ligger under byråden: Byarkitekten, Byantikvaren, Plan- og bygningsetaten, Bymiljøetaten og Vann- og avløpsetaten. Kompetanse Generell og gjennomgående kompetanse Byråden har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Byråden selv gir innstilling til byrådet. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 123 av 214 1

124 Byråden har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor etater og underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingenes øverste administrative leder. Byråden har fullmakt til å foreta organisasjonsendringer i egne byrådsavdelinger innenfor de begrensninger byrådets fullmakter gir på dette punkt. Byråden er lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser i egen byrådsavdeling basert på de overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger. Byråden innehar alle relevante personal- og økonomifullmakter for videre delegasjon til kommunaldirektør og videre til resultatenhetsledere. Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver Byråd for byutvikling innehar alle fagfullmakter hjemlet i lov og forskrift, som er tillagt byrådet innenfor byrådens ansvarsområde, og som ikke eksplisitt er lagt til byrådet som kollegium. Byråden avgir uttalelse til departementet i forbindelse med innsigelser til kommuneplanen og reguleringsplaner, jf plan- og bygningsloven (plandelen) og Byråden avgjør klager i mindre byggesaker som er i samsvar med plan og kommunale vedtekter. Som mindre byggesaker regnes oppføring av bygning til beboelse med inntil to boenheter i høyden, samt mindre tiltak på bebygd eiendom, jf. pbl. 20-2, bokstav a. Byråden avgjør klager på pålegg om retting, stans og ilegging av tvangsmulkt, jf pbl kap.32. Byråden har fullmakt til å ilegge overtredelsesgebyr etter plan- og bygningsloven Betryggende kontroll Byråd for byutvikling har myndighet til å iverksette nødvendige kontrolltiltak og etablere systemer for oppfølging av den fagmyndighet byrådsavdelingen forvalter. Byråden har myndighet til å se til at det etableres og gjennomføres egenkontroll i alle deler av egen avdelings ansvarsområde. Begjære påtale Byråden har myndighet til å begjære påtale og fremme borgerlige rettskrav i saker der kommunen er fornærmet, jf. Straffeloven 79. Myndigheten er begrenset til byrådens ansvarsområde. Myndigheten begrenses til krenkelse av verdier eller interesser som vedkommende forvalter eller fører tilsyn med. Fullmakten gjelder også for straffbare forhold som allerede er begått, men der det ennå ikke er tatt stilling til påtalespørsmålet. Denne myndighet er videredelegert til kommunaldirektør. Eierstyring Byråden har myndighet til løpende eierstyring gjennom å representere kommunen på generalforsamlingen i aksjeselskaper som er etablert for å ivareta oppgaveløsning på byrådens ansvarsområder. Avgrensningen av fagbyrådens myndighet fremgår av byrådssak 1302/12 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 124 av 214 2

125 Annen myndighet: Myndighet etter bestemmelsene i økonomireglementet. Myndighet etter bestemmelsene i personalreglementet Myndighet og ansvar etter bestemmelsene i kommunens reglement for meroffentlighet og innsyn. Myndighet og ansvar slik dette defineres i kommunens generelle reglementer. Delegasjon til kommunaldirektør Rammene for delegasjon til kommunaldirektør fastsettes av byråden i et eget delegasjonsvedtak. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 125 av 214 3

126 Saksnr: Saksbehandler: BNO Delarkiv: ESARK-0273 Reglement for godtgjøring av kommunale tillitsverv hvor sekretariatsfunksjonen ligger til byrådet eller underliggende virksomheter - honorarkategorier og honorarsatser pr Reglement for godtgjøring av kommunale tillitsverv hvor sekretariatsfunksjonen ligger til byrådet eller underliggende virksomheter inklusiv satser (Vedtatt av Bergen bystyre i møte 26. november 2012 i sak ) Satser justert pr A GENERELLE FORHOLD 1. Hjemmel og virkeområde Reglement for godtgjøring av kommunale tillitsverv i Bergen kommune er vedtatt med hjemmel i kommuneloven 41 og 42. Dette reglementet gir bestemmelser om godtgjøring til: - representanter i kommunale tillitsverv hvor sekretariatsfunksjonen ligger til byrådet eller til underliggende virksomheter. 1 Reglementet kommer også til anvendelse for kommunale tillitsvalgte som velges etter særlover, såfremt vedkommende særlov ikke har egne bestemmelser om godtgjøring. Reglementet gjelder også for arbeidstakerrepresentanter i styrer, råd og utvalg, i den grad de ikke mottar godtgjøring på annen måte. Ansatte i Bergen kommune som i kraft av sin stilling deltar i folkevalgte organ, godtgjøres ikke etter dette reglementet. Endringer av reglementet må vedtas av Bergen bystyre. 2. Utbetaling Det enkelte sekretariat er ansvarlig for budsjettering og utbetaling av godtgjørelse etter dette reglementet. Utbetaling av møtegodtgjørelse skjer fire ganger i året etter utløpet av hvert kvartal. For utvalg som har få møter kan det foretas utbetaling hvert halvår. 3. Regulering av satsene Satsene for økonomisk godtgjørelse til folkevalgte fastsettes med utgangspunkt i den årlige prosentvise lønnsvekst for ansatte i kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Justering skjer fra 1. januar hvert år. 1 Oversikt over hvilke utvalg dette gjelder følger som vedlegg til dette dokument. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 126 av 214

127 B MØTEGODTGJØRELSE 1. Møter som grunnlag for møtegodtgjørelse Møtegodtgjørelse tilstås for deltagelse i: a. formelle møter etter kommunelovens 30 b. møter i formelt nedsatte arbeidsutvalg Det er kun representanter som er formelt innkalt til møter som har rett på møtegodtgjørelse. Representanter tilstås ikke møtegodtgjørelse for møter de har forfall til. Honorargrupper: Gruppe Honorarsatser Honorarsatser Frekvens Honorarsatser Honorarsatser Frekvens Honorarsatser Honorarsatser Frekvens pr pr * pr pr * pr pr * Leder Leder Leder Medlem Medlem Medlem Varamedlem Varamedlem Varamedlem pr. år pr. år pr. møte pr. år pr. år pr. møte pr. år pr. år pr. møte pr. møte pr. møte pr. møte pr. møte pr. møte pr. møte *Satser pr avrundet oppover til nærmeste 10 kr. Lønnsvekst for ansatte i kommunal og fylkeskommunal virksomhet 2,50 % Sekretariatene for de enkelte utvalg er ansvarlig for å betale ut og budsjettere midler til godtgjørelsen. Arbeidsutvalg: Utvalg som nedsetter arbeidsutvalg kan honorere dets medlemmer med 30 % av satsen i utvalgets honorargruppe. Innplassering: Innplassering av utvalg i de ulike honorargrupper foretas av byrådet. Endringer i reglement, honorargrupper og -satser mv. foretas av bystyret selv. C ANNEN GODTGJØRELSE 1. Skyss-, kost- og overnattingsgodtgjørelse - kommuneloven 41 nr. 1 For reiser i forbindelse med vervet dekkes skyss-, kost- og overnattingsutgifter i samsvar med sentral generell særavtale - kommunens reiseregulativ. Dette vil normalt si at rimeligste transport dekkes. 2. Godtgjørelse for opplæring Representanter som deltar på opplæring som de er formelt innkalt til fra utvalgets sekretariat, tilstås godtgjørelse dersom opplæringen inngår i vedtatt opplæringsprogram for utvalget. Beløpet settes til samme sats som møtegodtgjørelsen for varamedlem i den aktuelle kategori. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 127 av 214

128 Det gis ikke godtgjørelse for annen opplæring. 3. Godtgjørelse for befaringer Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse for befaringer. Beløpet settes til samme sats som møtegodtgjørelsen for varamedlem i den aktuelle kategori. Det er kun representanter som er formelt innkalt til befaringer som har rett på godtgjørelse. Studieturer med overnatting regnes ikke som befaring. 4. Godtgjørelse for høringer Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse for høringer. Beløpet settes til samme sats som møtegodtgjørelsen for varamedlem i den aktuelle kategori. Det er kun representanter som er formelt innkalt til høringer som har rett på godtgjørelse. 5. Godtgjørelse for deltakelse i andre samarbeidsorgan Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse for deltakelse i samarbeidsorgan. Beløpet settes til samme sats som møtegodtgjørelsen for varamedlem i den aktuelle kategori. Det er kun representanter som er formelt oppnevnt og innkalt som har rett på godtgjørelse. 6. Godtgjørelse for tap av inntekt og påførte utgifter - kommuneloven 41 nr. 2 Representanter som har lønnsinntekt eller er selvstendig næringsdrivende kan få erstattet dokumenterte tap av inntekt som følge av vervet med inntil kr. 500,- pr. time begrenset oppad til maksimalt kr ,- pr. dag. Representanter som er arbeidstakere må dokumentere tapene i form av erklæring fra vedkommende arbeidsgiver. Det er kun trekk i lønn fra arbeidsgiver, faktisk tap av overtidsgodtgjørelse eller annen dokumentert tap av inntekt som gir rett til kompensasjon. Representanter som er selvstendig næringsdrivende må dokumentere tap gjennom fremleggelse av ligningsattest og egenmelding som sannsynliggjør tapet. Det er kun dokumentert og faktisk tap av inntekt i næring som gir rett til kompensasjon. Hovedregelen er at selvstendig næringsdrivende gis kompensasjon for tap av inntekt frem til kl på møtedagen. Representanter som helt eller delvis er frikjøpt fra sitt alminnelige arbeid for å utføre sine tillitsverv, har som hovedregel ikke krav på kompensasjon for tap av alminnelig lønn eller arbeidsfortjeneste. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 128 av 214

129 Andre som har lovmessig krav på tapt arbeidsfortjeneste etter 41 nr. 2 tilstås dette med opptil kr. 750,- pr. dag. Øvrige påførte utgifter som følge av vervet (for eksempel omsorgsarbeid som barnepass) erstattes med opptil kr. 750,- pr. dag, dersom tapene kan sannsynliggjøres. Dokumentasjon skal skje gjennom fremleggelse av kvittering eller annen dokumentasjon som sannsynliggjør utgiften. I forbindelse med befaringer, reiser, kurs, opplæring og seminarer dekkes tap av inntekt og påførte utgifter kun når representantene er formelt innkalt fra utvalgets sekretariat, eller når deltakelsen på forhånd er godkjent av arbeidsutvalg eller utvalgsleder. Avkortingsregler a) Hvis et medlem er fraværende 6 måneder eller mer, reduseres honoraret tilsvarende. Hvis et varamedlem fungerer i stedet for et medlem, eller et medlem for leder, sammenhengende i minst 6 måneder i løpet av et kalenderår, utbetales den forholdsmessige del av årsgodtgjørelse til vedkommende varamedlem. Denne fordelingen foretas som hovedregel i desember. b) Avkortingsregel med hensyn til valgår: I valgår fordeles årshonorar med 10/12 på representantene i inneværende valgperiode og 2/12 på representantene for neste periode. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 129 av 214

130 2. Oversikt over utvalg som er innplassert i honorarreglementet og i hvilken honorargruppe pr GRUPPE 1 ADMINISTRASJON 2 Bergen Vann KF. Styret Bergen Vann KF GRUPPE 2 Eldrerådet Kommunalt råd for funksjonshemmede GRUPPE 3 Bergen kom.fond til kunstnerisk utsmykking av byen. Styret Rådet for byforming og arkitektur Overskattetakstkommisjonen Takstnemnda Alf AS - Senter for arbeidslivsforberedelse Bjørkhaug A/S. Styret Grønneviken AS. Styret Midtun vekst A/S. Styret Nordnes verksteder A/S. Styret Spekter Pluss AS. Styret Byrådsavdeling for helse og omsorg Byrådsavdeling for helse og omsorg Byrådsavdeling for klima, kultur og næring Byrådsavdeling for byutvikling Kemneren Kemneren Alf AS Bjørkhaug A/S Grønneviken A/S Midtun vekst A/S Nordnes verksteder A/S Spekter Pluss AS GRUPPE 4 Ingen utvalg pt. GRUPPE 5 Samarbeidsutvalgene skoler/oppveksttun/barnehager Den enkelte skole/barnehage 2 Den administrasjon/virksomhet som har sekretariatsfunksjon for utvalget og som har ansvar for budsjettering og utbetaling av honorar/godtgjørelser m.v. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 130 av 214

131 Saksnr: Saksbehandler: BNO Delarkiv: ESARK-00 Reglement om godtgjørelse, arbeidsvilkår og arbeidsoppgaver for politiske rådgivere for byrådet. Vedtatt av byrådet i sak oktober Revidert i byrådssak i møte 2. juli 2008, etter bystyrets vedtak i sak april 2010, i byrådssak desember 2010 og i byrådssak oktober Byrådsleder oppnevner politiske rådgivere. De politiske rådgiverne er ikke kommunalt ansatte. 2 Godtgjørelse og arbeidsvilkår for politiske rådgivere fastsettes av byrådsleder etter nærmere retningslinjer fastlagt av byrådet, innenfor byrådets vedtatte budsjettramme. Oppfølging på personal- og godtgjørelsesområdet ligger til Byrådsleders avdeling. 3 De politiske rådgiverne følger den enkelte byråds funksjonstid. 4 I forbindelse med sykdom, svangerskaps- /omsorgspermisjon, repetisjonsøvelse mv. opprettholdes godtgjørelsen i samsvar med de regler som gjelder for kommunalt ansatte. 5 De politiske rådgiverne tilstås pensjonsordning som er lik den kommunalt ansatte har på samme lønnsnivå. 6 a) Politiske rådgivere som fratrer i løpet av valgperioden skal oppebære godtgjørelsen i inntil tre måneder. Tilsvarende skal politiske rådgivere som fratrer ved endt valgperiode, oppebære godtgjørelsen i inntil tre måneder utover valgperioden. Utbetalingen av godtgjørelsen stopper fra det tidspunkt vedkommende trer inn i lønnet heltidsarbeid før tre måneder er gått. Dette gjelder også i de tilfeller hvor den politiske rådgiveren går tilbake til påbegynte heltidsstudier. Dersom den politiske rådgiveren fratrer for å gå over i annen lønnet stilling, utbetales ikke etterlønn selv om tiltredelse ikke finner sted umiddelbart. b) Politiske rådgivere som fratrer etter tre måneder eller kortere tidsrom tilstås etterlønn i inntil én måned. Utbetalingen av godtgjørelsen stopper fra det tidspunkt vedkommende trer inn i lønnet heltidsarbeid eller går tilbake til påbegynte heltidsstudier før én måned er gått. Dersom den politiske rådgiveren fratrer for å gå over i annen lønnet stilling, utbetales ikke etterlønn selv om tiltredelse ikke finner sted umiddelbart. 7 Det er den enkelte byråds ansvar å definere den politiske rådgivers daglige gjøremål og fordele oppgaver til ham/henne etter det skjønn byråden finner nødvendig. Politisk rådgiver kan etter oppdrag fra sin byråd sette i bestilling byrådsnotater og byrådssaker i administrasjonen (byrådsavdelingen) som tilligger hans/hennes byråd. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 131 av 214

132 Politisk rådgiver kan også be administrasjonen (byrådsavdelingen) fremskaffe den informasjon og dokumentasjon som synes nødvendig for gjennomføringen av de oppgaver byråden/byrådet har pålagt den politiske rådgiveren. Politisk rådgiver har informasjonsplikt overfor sin byråd og kommunaldirektør mht saker rådgiver har satt i bestilling, møter som har blitt avtalt med eksterne eller interne representanter og øvrige forhold som påvirker den daglige driften av byrådet/ byrådsavdelingen. Dersom byråden er forhindret fra å møte i møter som er avtalt kan politisk rådgiver møte i byrådens sted, men i slike situasjoner skal kommunaldirektør eller den han/hun delegerer til å møte delta og lede møtet i byrådens fravær. Politisk rådgiver kan avtale, og avholde møter på byrådens vegne. Slike møter ledes av kommunaldirektøren eller den han/hun delegerer til å møte. Politisk rådgiver kan uttalelse seg på byrådens vegne til presse og media i saker innenfor eget fagfelt når det er avklart med ansvarlig byråd. Politiske rådgiver kan ikke: - Avgjøre saker eller beslutte saker fremsendt til byrådet eller bystyret. - Foreta bestillinger eller ta avgjørelser som hefter kommunen økonomisk eller på annen måte. - Stille i byrådens sted i folkevalgte organer hvor byråden plikter å møte (bystyret, komité osv.) 8 Karantenebestemmelser og saksforbud for politiske rådgivere ved overgang fra kommunen til privat virksomhet. Ved overgang til stilling utenfor kommunen skal den politiske rådgiveren vurdere om informasjonsplikten inntrer. I så fall plikter den politiske rådgiveren senest tre uker før tiltredelse å informere Karanteneutvalget i henhold til gjeldende retningslinjer. Dersom den politiske rådgiveren bryter den pålagte karantenen, saksforbudet eller informasjonsplikten kan Karanteneutvalget ilegge den politiske rådgiveren en konvensjonalbot. (jfr. Retningslinjer om informasjonsplikt, karantene og saksforbud for politikere og politiske rådgivere ved overgang til stilling mv. utenfor Bergen kommune.) Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 132 av 214

133 Bergen kommunes økonomireglement og budsjettfullmakter Endringer vedtatt av bystyret i møte (sak Budsjettjusteringer etter 1. tertial 2016) Vedtakspunkt 10: Bystyret vedtar de forslag til mindre justeringer/presiseringer av Budsjettfullmaktene/ Økonomireglementet som fremgår av pkt. 4.3 i saksutredningen. Premisser for endringene (punkt 4.3 sidene i B.sak ) 4.3 Budsjettfullmaktene/Økonomireglementet forslag til mindre justeringer/presiseringer Klargjøring av føringer/gjennomføringsvedtak vedrørende refusjoner/inntekter fra forsikringsselskaper ved skade I forbindelse med investeringsprosjekter som gjelder utbedring av skade (etter brann o.l.) vil det i noen tilfeller bli aktuelt med inntektsføring av refusjoner/inntekter fra forsikringsselskaper. Det foreslås at byrådet får fullmakt til nødvendige budsjettjusteringer/gjennomføringsvedtak i slike tilfeller. Det foreslås et nytt punkt 2.3.p. i budsjettfullmaktene, med følgende ordlyd: I forbindelse med prosjekter som gjelder utbedring av skade (etter brann o.l.) får byrådet fullmakt til budsjettjusteringer og gjennomføringsvedtak som følge av eventuelle refusjoner fra forsikringsselskaper. Fullmakter til byrådet om budsjettjusteringer for eventuelle vesentlige merinntekter ved salg av eiendom mot slutten av budsjettåret (etter 2. tertial) Det er bystyret som gjør vedtak om avsetning til og bruk av ubundne investeringsfond, og siste årlige anledning til dette er i forbindelse med tertialrapport 2 (i november). Fra tid til annen kan det skje at vesentlige investeringssinntekter blir regnskapsført mot slutten av budsjettåret, og som normalt skulle vært budsjettert avsatt til ubundne investeringsfond men hvor er var «avskåret fra» å kunne gjøre dette, fordi de formelle vedtak ikke er gjort. I slike tilfeller hvor det er for sent på året å fremme et forslag om budsjettjustering for bystyret bør byrådet ha de nødvendige fullmakter til å gjøre justeringene. Det foreslås derfor et nytt tillegg til budsjettfullmaktenes punkt 2.3.k «Salg av eiendom», med følgende ordlyd: Budsjettjusteringer ved vesentlige salgsinntekter mot slutten av budsjettåret Dersom det mot slutten av budsjettåret blir klargjort at det blir inntektsført vesentlige investeringsinntekter, får byrådet fullmakt til å vedta balanserte budsjettjusteringer, der slike merinntekter blir avsatt til ubundne investeringsfond. Bruk av «særskilte fondsavsetninger»: Klargjøring av grenser for inntektsføringer I punkt 4.8 (Årsavslutning) heter det følgende i annet avsnitt: «Byrådet kan i desember i regnskapsåret i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer.» Når det nye budsjettåret begynner, kan den aktuelle byrådsavdelingen oppjustere sitt budsjett med det avsatte beløpet, ved at en foretar en balansert budsjettjustering slik at en inntektsføring fra fondsavsetningen og en tilsvarende oppbudsjettering av de utgiftsposter de aktuelle utgiftsposter. Det foreslås at det tas inn et tillegg som begrenser inntektsføringen til det reelle behovet for tiltaket, med følgende ordlyd: Det skal ikke inntektsføres et høyere beløp enn det faktiske behovet for tiltaket, dersom det viser seg at det avsatte beløpet overstiger det reelle behovet. 1 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 133 av 214

134 Justert formulering i punkt Finansieringskontroll Det er behov for en oppdatering av følgende avsnitt i dette punktet, som følger (justert tekst i gul kursiv): Budsjetterte investeringer (nybygg, nyanlegg, utlån, innskudd m.v.) for bykassen og foretakene kan ikke settes i gang før finansieringsforutsetningene er oppfylt. Dette innebærer at eventuelle byggelån, endelig finansiering (konverteringstilsagn), salg av eiendommer og inngang av statstilskudd m.v. må være i orden og godkjent av byrådet. Generelt gjelder at for alle tilskudd, må tilsagn være gitt før byrådet kan fatte gjennomføringsvedtak. Bestemmelsen omfatter også prosjekter som planlegges i samsvar med kommunens regler for bygge- og anleggsprosjekter. gjeldende lover og regelverk knyttet til innkjøp og anskaffelser, inklusive Bergen kommunes interne retningslinjer relatert til offentlige innkjøp. Bestemmelsen gjelder videre private investeringsprosjekter hvor det er forutsatt lån fra kommunen og/eller kommunal lånegaranti, og/eller hvor kommunen skal betale renter, avdrag og/eller driftsutgifter. Endringer vedtatt av byrådet i møte (sak Budsjettjusteringer etter 1. tertial byrådets kompetanse) Vedtakspunkt 4: Byrådet vedtar de justeringer av budsjettfullmakter/økonomireglement slik det fremgår av pkt. 2.1 i saksutredningen. Premisser for endringene (punkt 2.1 side 3 i Byrådssak xxxx-16) 2.1 Budsjettfullmaktene/Økonomireglementet forslag til mindre justeringer/presiseringer Det er behov for en mer tydelig hjemmel for fullmakter gitt til Kommunaldirektør for finans og eierskap om viderefordeling av sentrale midler Det foreslås at anbefalt fullmakt fra byråd til kommunaldirektører pkt. 2.2.c «Tekniske budsjettjusteringer» - endres til følgende (presisering i kursiv): «Kommunaldirektør gis fullmakt til - innenfor de enkelte byrådsavdelingers rammeområde - å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor sitt rammeområde for alle utgifts- og inntektsarter i tilfeller som er av ren budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. Kommunaldirektør for eiendom gis fullmakt til tekniske justeringer av FDV-budsjettet i eiendomsetatene. Kommunaldirektør for finans og eierskap gis fullmakt til tekniske budsjettjusteringer mellom byrådsavdelingene.» Det foreslås at anbefalt fullmakt fra byråd til kommunaldirektør pkt. 2.2.f «Tilleggsbevilgninger og fordeling av sentrale avsetninger» - endres til følgende (presisering i kursiv): «Sentrale budsjettposter: Kommunaldirektør for finans og eierskap gis fullmakt til avdelingsvis viderefordeling av sentralt avsatte lønnsavsetninger samt sentralt avsatt til generelle avdelingsovergripende tiltak. Dette inkluderer tilbakeføring av «SAM-midler» (sentralt avsatte midler ikke-igangsatte tiltak) til byrådsavdelingene og fordeling av sentralt avsatte midler fra BFEE til øvrige byrådsavdelinger.» 2 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 134 av 214

135 Bergen kommunes økonomireglement Innholdsoversikt Generelt om økonomireglement, med byrådets budsjettfullmakter og byrådets videredelegering - fullmakter til administrasjonen - samt videre spesifikasjon og detaljering av øvrige økonomifullmakter og instrukser Om økonomireglementet Om innholdet i budsjettfullmaktene Definisjoner og inndelinger Budsjettfullmakter til byrådet Generelt Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet... 9 a. Budsjettvedtak og viderefordeling av rammer... 9 b. Budsjettjusteringer... 9 c. Tekniske budsjettjusteringer... 9 d. Kommunale foretak e. Bruk av avsetninger f. Tilleggsbevilgninger og sentrale avsetninger g. Øremerkede tilskudd h. Omdisponering fra drift til investering Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet a. Generelt b. Budsjettjusteringer innenfor enkelttjenester c. Budsjettjusteringer mellom tjenester d. Omdisponering fra tidligere års budsjetter e. Oppjustering av kostnadsanslag f. Overføring av bevilgning mellom prosjekter g. Finansiering h. Nytegning av aksjer i. Gjennomføringsvedtak j. Sluttregnskap k. Salg av eiendom l. Kontraktinngåelse m. Bruk av investeringsfond n. Etat for byggforvaltning: Foreløpige husleieavtaler Øvrige fullmakter til byrådet og bystyrets organer Leiemål/kontrakter/leasing Videredelegering Opprettelse/inndragning av stillinger Fastsetting av rentesatser Bestillings- og anvisningsmyndighet Finansreglement Lån Instruks for økonomiforvaltningen i byrådet og bystyrets organer Generelt Årsbudsjett og økonomiplan Budsjettjustering Rapportering Tilskudd Opprettelse/inndragning av stillinger Anskaffelser/innkjøp Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 135 av 214

136 4.8 Årsavslutning Årsregnskap og årsberetning Ytterligere spesifikasjon Prinsipper for skille mellom føring av inntekter og utgifter i driftsregnskap (-budsjett) eller investeringsregnskap (-budsjett) Tap på krav/fordringer ettergivelse av gjeld Arealøkonomisering/arealøkning Investeringer Finansieringskontroll Delt finansiering (kommunal/privat) Ubenyttede bevilgninger Rehabiliteringsprosjekter Driftskonsekvenser Investeringsmidler fra tidligere års budsjetter svikt i forutsatt finansiering Bruk av sekkeposter i investeringsbudsjettet Retningslinjer for sluttbehandling og godkj. av byggeregnskap/prosjektregnskap Årsavslutning Håndtering av regnskapsmessig mer-/mindreforbruk på resultatenhetene Vedlegg 1: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Kapittel 8. Økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering Vedlegg 2: Bystyrets budsjettfullmakter ang. Bergen kommunes investeringsbudsjett Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 136 av 214

137 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENT, MED BYRÅDETS BUDSJETTFULLMAKTER OG BYRÅDETS VIDEREDELEGERING - FULLMAKTER TIL ADMINISTRASJONEN - SAMT VIDERE SPESIFIKASJON OG DETALJERING AV ØVRIGE ØKONOMIFULLMAKTER OG INSTRUKSER. Sist endret i bystyresak (bystyrets møte ), og byrådssak (byrådets møte ) sist vedtatte endringer i gul bakgrunn 1.1 Om økonomireglementet Økonomireglementet samler og oppdaterer overordnede reglementer og forskrifter i Bergen kommune, og omfatter Bergen kommunes bykasse og kommunale foretak. Økonomireglementet revideres normalt årlig i forbindelse med budsjettarbeidet. Økonomireglementet omfatter: Generell innledning, med definisjoner og inndelinger Budsjettfullmakter som gir regler for etablering, disponering og forvaltning av årsbudsjetter og økonomiplaner. Øvrige økonomifullmakter Instruks for økonomiforvaltning I vedlegg 1 er tatt inn kommunelovens kapittel 8. Økonomiplan, årsbudsjett regnskap og rapportering, og i vedlegg 2 vises Bystyrets budsjettfullmakter ang. Bergen kommunes investeringsbudsjett, slik dette er vedtatt i bystyresak i møte Om innholdet i budsjettfullmaktene Gjennom å vedta budsjettfullmaktene delegerer bystyret fullmakter til politiske organ (byråd, styre i kommunalt foretak, forretningsutvalg, kontrollutvalg) til å disponere kommunens finansielle midler. Graden av videredelegering forteller i hvor stor grad bystyret ønsker å overlate den daglige styringen til disse organene. Budsjettfullmaktene i Bergen kommune er utformet slik at bystyret i så stor grad som mulig blir skjermet fra detaljpregete budsjettsaker, samtidig som det ikke går ut over bystyrets behov og mulighet for tilstrekkelig kontroll av virksomheten. Derfor må økonomifullmaktene være nær koplet til øvrige fullmakter som inngår i styringssystemet. I Bergen kommune er byrådet gitt betydelig frihet til å viderefordele og endre de relativt grove økonomiske rammene som vedtas i bystyret, spesielt når det kommer til driftsbudsjettet. Økonomireglementet med budsjettfullmakter utgjør en sentral del av styringssystemet i Bergen kommune, som skal støtte opp under det uttalte formålet økt demokrati og mer helhetlig og effektiv ressursutnyttelse. 1.3 Definisjoner og inndelinger Med budsjettmyndighet (innenfor respektive enheter sine definerte rammeområder) menes: o Kompetanse til å viderefordele budsjettmidler fra et aggregert nivå o Kompetanse til å foreta budsjettreguleringer o Kompetanse til å gjøre gjennomføringsvedtak (investeringsbudsjettet) De 38 tjenesteområdene er gjeldende spesifikasjonsnivå når bystyret gjør vedtak om fordeling av netto driftsrammer. Hvert tjenesteområde består av en samling tjenester, som vanligvis er et konkret sluttprodukt levert til en bestemt bruker, men kan også være allmenne goder (hva leveres, 5 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 137 av 214

138 konteringsbegrep). Den som er gitt budsjettmyndighet, har da fullmakt til å fordele de tjenesteområdevise driftsrammene videre ut på tilhørende tjenester. Tjenesteområdene er delt inn i to nivåer; nivå 1 og nivå 2. Nivå 1 omfatter de to første sifrene, mens nivå 2 er angitt ved en bokstavkode. Nivå 1 og nivå 2 omtales samlet som et tjenesteområde. Rammeområde er et samlet budsjettansvarsområde der et folkevalgt politisk utvalg/styre har delegert budsjettmyndighet i samsvar med gjeldende økonomireglement. Et unntak er rammeområdet Fellesutgifter og finansposter, som omfatter budsjettposter der bystyret ikke har delegert budsjettmyndighet til et underliggende utvalg (Bystyrets enekompetanse). Bykassen omfatter de 38 tjenesteområdene, med tilhørende rammeområder. Bystyrets organer er en samlebetegnelse for rammeområdene Ordfører/Forretningsutvalg og Kontrollutvalg. Kommunalt foretak er virksomhet med folkevalgt politisk styre, etablert etter regler i Kommunelovens kap 11. Figuren viser sammenhengen mellom tjenesteområder og rammeområder. Merk at tjenesteområdene også omfatter storparten av foretakene, gjennom de leveranser av tjenester som handles fra tjenester innenfor bykasseområdet. Bystyret Tjenesteområder Driftsrammer til tjenesteområdene B y k a s s e n Rammeområder Ordfører/ Forretningsutvalg Kontrollutvalg Fellesutgifter og finansposter Byrådet Kommunale foretak På neste side er en detaljert spesifikasjon over tjenesteområder og rammeområder. 6 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 138 av 214

139 Tjenesteområder Nivå 1 Nivå 2 01 A Barnehage 01 B Skole 01 C Spesialpedagogiske tjenester 02 Barnevern 03 A Tjenester til eldre 03 B Tjenester til funksjonshemmede 03 C Tjenester til utviklingshemmede 03 D Psykiske helsetjenester 04 A Tjenester til rusavhengige og bostedsløse 04 B Sosialhjelp og andre sosiale tjenester 05 A Forebyggende helsearbeid 05 B Behandling og rehabilitering 06 Overføringer til trossamfunn 07 Brannvesen 08 Samferdsel 09 Boligtiltak 10 A Offentlige planer, byplanlegging og kulturminnevern 10 B Private planer og byggesak 10 C Naturforvaltning og parkdrift 10 D Klima og miljø 11 A Lærlinger 11 B Arbeidsmarkedstiltak 12 A Kulturtilbud 12 B Kultur og aktivitetstilbud for barn og unge 12 C Museer 12 D Bibliotek 12 E Diverse kommunale kulturbygg 13 Idrett 14 Næring 15 Bystyrets organer og administrasjon 16 Administrasjon og fellesfunksjoner 17 A Fellestjenester 17 B Sivilforsvar og beredskap 18 A Vann og avløp 18 B Renovasjon 20 Interne tjenester / fordelte kostnader 21 Sentrale budsjettposter 23 "Under streken"-sentrale budsjettposter Rammeområder: Ordfører/Forretningsutvalg: Bystyret Ungdommens bystyre Valget Ombud Administrasjon av bystyrets organer Administrasjonslokaler for bystyrets organer Reservert til tilleggsbev. 1) Motpost avskrivninger 1) Bystyrets enekompetanse: Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Statlig rammetilskudd Øvrige generelle statstilskudd Mva-komp. Inv.regnskap Generelt statstilskudd vedr. flyktninger Generelt statstilskudd vedr. enslige mindreårig flyktninger Renter m.v Utbytte Avdrag, utlån mv Bruk av lån Bruk av lån vann/avløp Bruk av lån hush.avfall Bruk av lån feiing/tilsyn Bruk av lån byggesak og oppmålingstjenester Interne finansieringsposter Årets overskudd/underskudd Kontrollutvalget: Revisjonen Kontrollutvalget Administrasjonslokaler (andel som gjelder revisjon/kontrollutvalg.) Byrådet: Alle tjenester eller andeler av de tjenester som ikke faller inn under kontrollutvalget, ordføreren/forretningsutvalg eller bystyrets enekompetanse. De kommunale foretak: Bergen Vann KF 1) Andel som gjelder bystyresekretariatet/valget 7 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 139 av 214

140 2 BUDSJETTFULLMAKTER TIL BYRÅDET Sist endret i bystyresak bystyrets møte Generelt Gjennom fullmaktene delegeres myndighet til å justere budsjettet innenfor eget rammeområde. Av dette følger også en plikt til å finne dekning, innenfor eget rammeområde, for budsjettjusteringer som følge av endrede forhold. Kravet til å holde budsjettrammene skal gå foran kravet til å oppfylle mål- og resultatkravene, dvs. at mål- og resultatkravene må være i samsvar med inntektsrammen, og ikke omvendt. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Budsjettendringer som er vedtatt ved delegert budsjettmyndighet, må normalt ikke binde kommunen til bevilgninger i senere års budsjetter. Dersom ikke annet fremgår av lovverk og internt reglement, kan de enkelte politiske organer foreta videredelegering. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag/kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte investeringsprosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. All delegasjon av fullmakter skal følge linjen. Bystyrets enekompetanse Generelt gjelder at alle fullmakter som ikke bystyret har videredelegert til byrådet eller andre organer tilhører bystyrets enekompetanse. Mer spesifikt omfatter bystyrets enekompetanse følgende forhold: A. Driftsbudsjettet: I) Bystyret selv vedtar endringer på tjenestene/tjenesteintervallene (Sentrale budsjettposter) i bykassebudsjettet. Unntatt er: - Tjeneste Motpost avskrivninger - Balanserte budsjettjusteringer i bykassebudsjettet som følge av tildelte øremerkede tilskudd eller særskilte midler som tildeles via rammetilskuddet. - Budsjettjusteringer som følge av justeringsavtaler med private utbyggere II) Bystyret selv vedtar budsjettendringer i bykassebudsjettet som endrer den totale nettoutgiften for de enkelte tjenesteområdene på nivå 1. Unntatt er: - fordeling av tilleggsbevilgninger (inkl. lønns-avsetninger) med dekning i tjeneste Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. - endringer som følge av organisasjonsmessige endringer - omdisponering av beløp mellom tjenesteområder i tilfeller som ikke er av prinsipiell betydning B. Investeringsbudsjettet: I) Bystyret selv vedtar endringer i investeringsbudsjettets samlede inntektsside (og tilhørende utgifter), med unntak av mindre justeringer, bl.a. som følge av omdisponering av driftsmidler til å finansiere kjøp av maskiner/utstyr, samt eventuelle endringer i budsjetterte tilskudd fra andre innenfor en ramme på 2,0 mill. i hvert tilfelle. Unntatt er: - Endringer som følge av utbyggingsavtaler og justeringsavtaler med private utbyggere II) Bystyret selv vedtar endringer i samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år. Unntatt er: - Bruk av lånemidler som følge av justeringsavtaler med private utbyggere III) Bystyret gjør gjennomføringsvedtak for salg av eiendommer over 100 mill. (pr. eiendom) i alle rammeområder. IV) Lån eller kommunal lånegaranti i forbindelse med private investeringsprosjekter. 8 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 140 av 214

141 Videredelegering av fullmakt fra byrådet til administrasjonen følger den formelle linjen; fra byrådet til den enkelte byråd og videre til administrativ leder (kommunaldirektør). All videredelegering av fullmakter skal skje skriftlig innenfor de rammer som fremgår nedenfor. Det skal foreligge dokumentasjon på slik videredelegering på sentralt nivå i hver byrådsavdeling. De delegerte fullmakter som gis i administrasjonen, må generelt sees i sammenheng med de lederavtaler som inngås. Er byråden/administrasjonen i tvil om den har vedtakskompetanse ifølge fullmakt og instruks, skal sak fremmes for byrådet. 2.2 Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet a. Budsjettvedtak og viderefordeling av rammer Byrådet gis fullmakt - innen sitt rammeområde - til å viderefordele til tjenester og arter det nettobudsjett bystyret har vedtatt på tjenesteområdene og de rammer som bystyret har vedtatt for de kommunale foretakene. For de kommunale foretakene skjer dette som følge av egne budsjettfullmakter som fastsettes av bystyret. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt, innenfor byrådsavdelingens rammeområde, til å viderefordele til tjenester, enkeltarter og ansvarssteder det budsjett bystyret har vedtatt på tjenesteområdenivå Kommunaldirektøren kan videredelegere denne fullmakten. Som hovedregel bør ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar, gis fullmakt til å viderefordele tildelte budsjettrammer til tjenester innenfor vedtatt tjenesteområde, enkeltarter og ansvarssteder. b. Budsjettjusteringer Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer - uten beløpsbegrensninger - innenfor en enkelt tjeneste og mellom alle tjenester som inngår i byrådets rammeområde. Fullmakten gjelder såfremt den totale nettoutgiften for det enkelte tjenesteområde på nivå 1 ikke endres. Eventuelle vedtak i byrådet om endringer mellom tjenesteområder på nivå 2, innenfor samme tjenesteområde, skal rapporteres til bystyret i tertialrapportene. Fullmakten omfatter ikke budsjettjusteringer som endrer den totale nettoutgiften for tjenesteområdene 1A Barnehage og 1B Skole, med unntak av oppveksttun. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til, innenfor hver enkelt tjeneste i byrådsavdelingens rammeområde, å foreta budsjettjusteringer mellom alle artsgrupper på utgifts- og inntektssiden, uten beløpsbegrensninger. Kommunaldirektør gis også fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester som inngår i byrådsavdelingens rammeområde, såfremt den totale nettoutgiften for det enkelte tjenesteområde på nivå 2 ikke endres. Denne justeringsadgangen gjelder ikke i forbindelse med avsetning av midler til ubundne fonds i forbindelse med resultatenhetenes netto mer-/mindreutgifter. Det vises til egne prosedyrer for dette i økonomireglementet punkt Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten. Som hovedregel bør ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar, gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer innenfor eget ansvarsområde mellom tjenester innen samme tjenesteområde, enkeltarter og ansvarssteder. c. Tekniske budsjettjusteringer Byrådet gis fullmakt til å gjøre de nødvendige tekniske budsjettmessige omdisponeringer mellom tjenesteområder/rammeområder i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. Justeringer mellom tjenesteområder av forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsbudsjettet i Etat for bygg og eiendom og Etat for boligforvaltning defineres som «budsjetttekniske». 9 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 141 av 214

142 Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til - innenfor de enkelte byrådsavdelingers rammeområde - å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor sitt rammeområde for alle utgifts- og inntektsarter i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. Kommunaldirektør for eiendom gis fullmakt til tekniske justeringer av FDV-budsjettet i eiendomsetatene. Kommunaldirektør for finans og eierskap gis fullmakt til tekniske budsjettjusteringer mellom byrådsavdelingene. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten. Som hovedregel bør ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom tjenester innenfor resultatenheten eller etaten (for alle utgifts- og inntektsarter) i tilfeller som omfattes av denne fullmakten. d. Kommunale foretak Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle artsgrupper innenfor de enkelte særbudsjetter (kommunale foretak), slik det går fram av fullmakter for foretakene vedtatt av bystyret. Denne fullmakten kan byrådet delegere. Dersom det i foretaket er budsjettert med en overføring til bykassen (et "resultatkrav"), og det i forbindelse med årsregnskapsavslutningen viser seg at foretaket - helt eller delvis - ikke vil bli i stand til å tilfredsstille dette, får byrådet fullmakt til å gjøre de nødvendige budsjettjusteringer både i foretaket og bykassen. Melding om slike budsjettjusteringer sendes bystyret i egne justeringssaker forbindelse med tertialrapporteringen. e. Bruk av avsetninger Byrådet har fullmakt til å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en avsetning til vedkommende formål. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en tidligere avsetning til vedkommende formål. f. Tilleggsbevilgninger og sentrale avsetninger Byrådet kan vedta tilleggsbevilgninger på alle tjenesteområder når dekning skjer ved å redusere konto for tilleggsbevilgninger på tjeneste Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. (inkl. sentralt avsatte midler til dekning av lønnsoppgjør), og i forbindelse med viderefordeling av øvrige sentralt avsatte midler (til klassetallsvekst m.m.). Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å fordele avsetninger til lønnsoppgjør i budsjettåret, forutsatt at beløpet ligger innenfor byrådsavdelingens ramme. Kommunaldirektør for finans og eierskap kan gis fullmakt til avdelingsvis viderefordeling av sentralt avsatte lønnsavsetninger. Kommunaldirektør for finans og eierskap kan gis fullmakt til å viderefordele midler sentralt avsatt til generelle avdelingsovergripende tiltak. Dette inkluderer tilbakeføring av SAM-midler (sentralt avsatte midler til ikke-igangsatte tiltak) til byrådsavdelingene og fordeling av sentralt avsatte midler fra BFEE til øvrige byrådsvdelinger. g. Øremerkede tilskudd Byrådet gis i driftsbudsjettet fullmakt til å fordele øremerkede tilskudd til tjenester og tiltak i tråd med de forutsetninger som ligger til grunn for den enkelte bevilgning. 10 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 142 av 214

143 Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør for finans og eierskap kan gis fullmakt til å gjøre balanserte budsjettjusteringer i bykassebudsjettet som følge av tildelte øremerkede tilskudd som føres på sentrale budsjettposter, eller særskilte midler som tildeles via rammetilskuddet. h. Omdisponering fra drift til investering Byrådet gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenheters årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som er ført opp i driftsbudsjettet, i tråd med god kommunal regnskapsskikk skal føres i investeringsbudsjett (- regnskap). Denne fullmakten inkluderer evt. beløp knyttet til mva og mva-refusjon. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenheters årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som i løpet av året er regnskapsført i driften, men etter nærmere vurdering (i tråd med god kommunal regnskapsskikk) skal føres i investeringsbudsjett (-regnskap) i. Justeringsavtaler driftsbudsjettet Byrådet gis fullmakt til å foreta balanserte budsjettjusteringer i driftsbudsjettet som følge av inngåelse av justeringsavtaler der utbygger står for utbygging av kommunal infrastruktur som vederlagsfritt overføres til kommunen. 2.3 Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet a. Generelt Følgende gjelder generelt (punktene b-n.) for alle delegerte investeringsfullmakter: Justeringer av investeringsbudsjettet må være fullfinansiert i årsbudsjettet. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag og kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte prosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. b. Budsjettjusteringer innenfor enkelttjenester Fordeling av investeringsmidler fra sekkeposter: Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom samtlige prosjekter/arter/sekkeposter innenfor hver enkelt tjeneste som inngår i byrådets rammeområde. Ved gjennomføringsvedtak i tilknytning til budsjettposter som ikke er spesifikk på enkeltprosjekter ("sekkeposter"), forutsettes det nødvendig avklaring/samråd med "bestillende" byrådsavdeling. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - mellom samtlige tjenester/arter/ansvar/prosjekter/sekkeposter i tilfeller som er kurante. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. c. Budsjettjusteringer mellom tjenester Byrådet gis i investeringsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor sitt rammeområde for alle utgiftsarter. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder 11 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 143 av 214

144 Kommunaldirektør for finans og eierskap kan gis fullmakt til i samråd med de berørte byrådsavdelinger å foreta budsjett-tekniske omdisponeringer mellom byrådsavdelinger. Finansbyrådens fullmakt til å foreta mindre justeringer mellom prosjektene oppført i IKT Handlingsplan innenfor en beløpsgrense på 5,0 mill (ref.byrådssak ) videredelegeres til Kommunaldirektør for finans og eierskap. Det forutsettes at evt justeringer skjer i samråd med berørte byrådsavdelinger og at omdisponeringen oppfattes å være kurant og i tråd med byrådets forutsetninger om beløpsgrenser. d. Omdisponering fra tidligere års budsjetter Byrådet gis fullmakt til å omdisponere investeringsmidler fra tidligere års budsjetter, mellom samtlige tjenester i byrådets rammeområde. Fullmakten er oppad begrenset til kr 20 mill. pr. enkeltprosjekt. Det forutsettes at slike omdisponeringer rapporteres til bystyret i forbindelse med tertialrapporteringen eller oppbudsjetteringssaken (pkt ). e. Oppjustering av kostnadsanslag Byrådet gis fullmakt til å oppjustere kostnadsoverslag med inntil 15 % eller 10 mill. kr. i forhold til kostnadsrammen slik den går fram av gjennomføringsvedtak, mot å redusere kostnadsoverslag for andre prosjekt tilsvarende. Bystyret skal informeres om eventuelle justeringer av kostnadsoverslagene. f. Overføring av bevilgning mellom prosjekter Byrådet gis fullmakt til å overføre bevilgninger fra ett prosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre prosjekter innenfor sitt rammeområde, når beløpet som overføres ikke overstiger kr 20 mill. Fullmakten omfatter også fordeling fra budsjetterte sekkeposter til enkeltprosjekter innenfor et formål. g. Finansiering Byrådet kan flytte poster for finansiering av investeringsprosjekter til tilsvarende poster på andre prosjekter eller tjenester, dersom dette skjer i forbindelse med budsjettendringer etter byrådets fullmakter. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Ved justeringer i investeringsbudsjettet kan kommunaldirektør også gis fullmakt til å justere tilhørende finansieringsposter, inklusive unntaket fra bystyrets enekompetanse vedrørende «eventuelle endringer i budsjetterte tilskudd fra andre innenfor en ramme på 2,0 mill. i hvert tilfelle» (punkt 2.1 B I). Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. Byrådet får fullmakt til å gjøre tilhørende justeringer i Lånefondsbudsjettet som følge av de justeringer av investeringsbudsjettet som vedtas av bystyret i løpet av budsjettåret. h. Nytegning av aksjer Som ledd i kommunens eierskapsforvaltning gis byrådet fullmakt til kjøp av aksjer (herunder også nytegning av aksjer) innenfor en ramme på kr i hvert tilfelle. Fullmakten forutsetter at det kan finnes dekning ved omdisponeringer innenfor det vedtatte investeringsbudsjett, ubrukte fondsmidler eller merinntekter på investeringsbudsjettet. Alle slike aksjekjøp (og nytegning av aksjer) skal meldes til bystyret, fortrinnsvis i forbindelse med tertialrapporteringen. i. Gjennomføringsvedtak Før et budsjettbeløp kan disponeres, må det fattes gjennomføringsvedtak med bevilgning innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. 12 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 144 av 214

145 For større investeringsprosjekter kan gjennomføringsvedtak (GV) etter behov - fattes i flere omganger. Skjematisk prosessbeskrivelse: GV1: GV2: I forkant av Skisseprosjekt/Forprosjekt I forkant av Detaljprosjektering/Gjennomføring Byrådet fatter gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter inntil 20 mill. kr. Komite for finans fatter gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter med en investeringssum mellom 20 og 50 mill. kr. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder For mindre investeringsprosjekter (dvs. på inntil kr 10 mill.), kan kommunaldirektør gis fullmakt til - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - å gjøre gjennomføringsvedtak. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. j. Sluttregnskap Byrådet skal selv i forbindelse med alle investeringsprosjekter større enn kr 10 mill - gjøre avslutningsvedtak basert på prosjektregnskap i hht foregående punkt i. Byrådet kan i slike saker godkjenne overskridelser på slike prosjekt med inntil 10 % av vedtatt kostnadsanslag, og dersom overskridelsen på prosjektet er budsjettmessig inndekket. Sluttregnskap med overskridelser utover 10 % av opprinnelig kostnadsanslag må fremmes for bystyret. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder For mindre investeringsprosjekter (dvs. på inntil kr 10 mill. og mindre), kan kommunaldirektør gis fullmakt til - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - å avlegge sluttregnskap. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. k. Salg av eiendom Byrådet fatter gjennomføringsvedtak om salg av eiendom inntil 85 mill. kr. dersom salgspris ikke avviker mer enn 15 % fra takstverdien for eiendom. Komite for finans fatter vedtak om salg av eiendom med en salgspris inntil 85 mill. kr. dersom salgspris avviker mer enn pluss/minus 15 % fra takstverdien for eiendom. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å treffe avgjørelse om avhending av mindre grunnstykker begrenset oppad til arealer som utgjør selvstendige byggetomter. For øvrige, mindre salgsobjekter kan kommunaldirektør gis fullmakt til å fatte gjennomføringsvedtak om salg for beløp inntil kr. 2,0 mill. pr. eiendom. 13 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 145 av 214

146 Salg av eiendom uten vederlag Vederlagsfrie overdragelser av kommunal eiendom til andre medfører en belastning i kommunens driftsregnskap. Tilsvarende vil det medføre en inntekt i investeringsregnskapet som kan avsettes til å opprettholde egenkapitalen. Beløpet bestemmes ved en taksering av markedsverdi på eiendommen ut fra gjeldende reguleringsbestemmelser. Denne regnskapsfaglige forståelsen er tiltrådt av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk. Vesentlige investeringsinntekter mot slutten av budsjettåret Dersom det mot slutten av budsjettåret blir klargjort at det blir inntektsført vesentlige investeringsinntekter, får byrådet fullmakt til å vedta balanserte budsjettjusteringer, der slike merinntekter blir avsatt til ubundne investeringsfond. l. Kontraktinngåelse Byrådet gis fullmakt til å inngå de nødvendige kontrakter innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Etter at gjennomføringsvedtak er fattet av hhv byrådet, kommunaldirektør (eller den som denne bemyndiger), vil samme beløpsgrenser gjelde for inngåelse av kontrakter og anvisninger av regninger som følger av de enkelte byrådsavdelingers fullmaktsstruktur i henhold til punkt 3.5 Bestillings- og anvisningsmyndighet. m. Bruk av investeringsfond Byrådet gis fullmakt til å justere investeringsbudsjettet for å skaffe budsjettmessig dekning for utgifter som skal finansieres ved bruk av øremerkede investeringsfond (bundne fonds). Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - å øke en utgiftspost i investeringsbudsjettet dersom det skjer ved bruk av en tidligere fondsavsetning til vedkommende formål. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar n. Etat for byggforvaltning: Foreløpige husleieavtaler I forbindelse med at det treffes gjennomføringsvedtak med bevilgning knyttet til investeringsporteføljen i Etat for boligforvaltning (EBF), skal det etableres en foreløpig husleieavtale mellom EBF og den enhet som skal betale den fremtidige husleie, alternativt den enhet i bykassen som har bestilt investeringen. Den foreløpige husleieavtalen, som også skal regulere tildelende enhets ansvar for manglende etablering av eksterne leieforhold, skal danne utgangspunkt for den endelige husleieavtale, og skal også fungere som en garanti for EBF mottar en fremtidig inntjening i forbindelse med investeringsprosjektet. Dersom prosjektet av ulike grunner ikke realiseres, skal bestillende enhet som hovedregel dekke påløpte kostnader EBF. o. Utbyggingsavtaler og justeringsavtaler - investeringsbudsjettet Byrådet gis fullmakt til å foreta balanserte budsjettjusteringer i investeringsbudsjettet som følge av inngåelse av utbyggingsavtaler eller justeringsavtaler der utbygger står for utbygging av kommunal infrastruktur som vederlagsfritt overføres til kommunen. p. Refusjoner fra forsikringsselskaper ved utbedring av skade I forbindelse med prosjekter som gjelder utbedring av skade (etter brann o.l.) får byrådet fullmakt til budsjettjusteringer og gjennomføringsvedtak som følge av eventuelle refusjoner fra forsikringsselskaper. 14 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 146 av 214

147 3 ØVRIGE FULLMAKTER TIL BYRÅDET OG BYSTYRETS ORGANER 3.1 Leiemål/kontrakter/leasing Ved inngåelse av kontrakter (f.eks. leiekontrakter) skal utgifter knyttet til dette ligge innenfor de totale driftsrammer for tjenesteområdene, slik disse rammene fremkommer i økonomiplanen. Byrådet kan vedta nødvendige omdisponeringer. Byrådet har fullmakt til å inngå avtaler om leasing (inkl. operasjonell leasing). Unntatt er avtaler om finansiell leasing ). Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å inngå avtaler om leasing av biler/maskiner innenfor de enkelte byrådsavdelingers driftsrammer. De økonomiske konsekvenser av leasingavtalene forutsettes inndekket innenfor de enkelte byrådsavdelingers driftsrammer. Ved inngåelse eller forlengelse av eksterne leiemål skal avtalen legges frem for Kommunaldirektør for eiendom for vurdering og godkjenning. Kommunaldirektøren kan nekte å godkjenne leieavtalen dersom kommunen har andre tilgjengelige lokaler. Kommunaldirektøren kan også nekte å godkjenne avtalen dersom kommunens totale eiendomsdisponering eller økonomiske situasjon tilsier det. Med eksterne leiemål skal forstås leieforhold der kommunen selv ikke er huseier. Kommunaldirektøren kan delegere sin myndighet til å godkjenne eksterne leiemål. 3.2 Videredelegering Byrådet gis fullmakt til å videredelegere fullmakter gitt av økonomireglement og budsjettfullmakter. Delegasjon av fullmakter følger linjene i organisasjonen. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Den enkelte byråd og kommunaldirektør er ansvarlig for all videredelegering av budsjettfullmakter innenfor eget budsjettansvarsområde. Delegering av fullmakter skal være skriftlig dokumentert i BKDOK. 3.3 Opprettelse/inndragning av stillinger Byrådet gis fullmakt til å opprette og inndra stillinger i samsvar med økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. Når det gjelder adgang til subdelegasjon, refereres det til Personal- og arbeidsreglement for Bergen kommune, BKDOK Fastsetting av rentesatser Byrådet gis fullmakt til å fastsette rentesatser for utlån fra lånefondet og bykassen og for oppgjør mellom kommunens ulike virksomheter. 3.5 Bestillings- og anvisningsmyndighet Bystyret delegerer bestillings- og anvisningsmyndighet til byrådet for byrådets budsjettansvarsområde (inklusive de kommunale foretakene). Byrådet kan selv innføre ulike former for konkurranse, herunder konkurranseutsetting og fritt brukervalg, Dette gjelder på alle områder som er underlagt byrådet (B.sak. 260/11) KRS nr 8 Foreløpig standard (F) Leieavtaler:Kap. 4 nr 1: En leieavtale klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres. Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. 15 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 147 av 214

148 Kommunaldirektør for byrådsleders avdeling og Kommunaldirektør for finans og eierskap tildeles hver for seg generell anvisningsmyndighet for byrådets totale budsjettansvarsområde. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Den enkelte byråd kan videredelegere bestillings- og anvisningsmyndighet til kommunaldirektør for en byrådsavdelings budsjettansvarsområde. Fullmakten til å bestille varer og tjenester gjelder uten beløpsbegrensning - innenfor rammen av eget budsjettområde både i forbindelse med enkeltanskaffelser og i forbindelse med å avgjøre tilbud om rammeavtaler for varer og tjenester hvor det ikke er inngått sentrale avtaler som gjelder for Bergen kommune. Kommunaldirektører kan gis fullmakt til å avgjøre anskaffelsesform. Resultatenhetsledernes bestillings- og anvisningsmyndighet reguleres av den videredelegering som hver kommunaldirektør foretar. Det vises for øvrig til gjeldende retningslinjer for Anvisningsmyndighet (BKDOK ) og Økonomihåndbokens omtale av: Tilgang til AGRESSO og Innkjøp og bestilling. De enkelte kommunaldirektører kan videredelegere bestillings- og anvisningsmyndighet. 3.6 Finansreglement Finansreglementet inneholder Bergen kommunes vedtatte rammer og rutiner for kommunens finansforvaltning. Dette omfatter følgende områder: - Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål - Forvaltning av kommunens låneportefølje inkl. derivater. Gjeldende finansreglement (BKDOK ) 3.7 Lån All innlånsvirksomhet i Bergen kommunes navn skal foretas sentralt i kommunen innenfor rammen av bystyrets lånevedtak. Dette gjelder også for innlån til lånefinansierte investeringer i kommunale virksomheter som har eget styre. Bergen Bolig og Byfornyelse KF gis fullmakt til selv å ta opp lån i Den Norske Stats Husbank og Kommunalbanken A/S til finansiering av investeringsprosjekter innenfor rammer gitt av bystyret. Investeringer - finansieringskontroll Alle byggeprosjekter (inklusive utstyrsanskaffelser) skal ha en realistisk og fullstendig finansieringsplan før oppstart. Budsjetterte investeringer (nybygg, nyanlegg, utlån, innskudd m.v.) for bykassen og foretakene kan ikke settes i gang før finansieringsforutsetningene er oppfylt. Dette innebærer at eventuelle byggelån, endelig finansiering (konverteringstilsagn), salg av eiendommer og inngang av statstilskudd m.v. må være i orden og godkjent av byrådet. Generelt gjelder at for alle tilskudd, må tilsagn være gitt før byrådet kan fatte gjennomføringsvedtak. Bestemmelsen omfatter også prosjekter som planlegges i samsvar med kommunens regler for bygge- og anleggsprosjekter. Bestemmelsen gjelder videre private investeringsprosjekter hvor det er forutsatt lån fra kommunen og/eller kommunal lånegaranti (bystyrets enekompetanse), og/eller hvor kommunen skal betale renter, avdrag og/eller driftsutgifter. 16 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 148 av 214

149 4 INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN I BYRÅDET OG BYSTYRETS ORGANER 4.1 Generelt Byrådet har ansvar for at alle deler av administrasjonen administrerer i overensstemmelse med budsjettets forutsetninger, mål og resultatkrav og innenfor dets ramme. Alle deler av administrasjonen plikter å administrere i overensstemmelse med budsjettets forutsetninger, mål og resultatkrav og innenfor dets ramme. Bystyret gir ved sitt budsjettvedtak, eller andre vedtak, underliggende politiske organer fullmakt til å disponere og forplikte kommunen økonomisk. Fullmakt avgrenses av lov, forskrift, instruks og delegerte fullmakter. Av disse kan spesielt nevnes budsjettfullmaktene. Byrådet har ansvar for å føre tilsyn med kommunens økonomiforvaltning, herunder: - holde seg løpende orientert om utviklingen i de enkelte virksomheter - påse at bystyrets vedtak blir iverksatt - sørge for tilfredsstillende budsjettoppfølging - sørge for at ressursene anvendes optimalt og i tråd med kommunens overordnede mål og - aktivitetsplaner - følge opp at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 4.2 Årsbudsjett og økonomiplan Byrådet skal legge fram et forslag til årsbudsjett for kommende kalenderår og økonomiplan for de tre påfølgende budsjettår. Forslaget skal omfatte bykassen og de kommunale foretak, og det skal også omfatte informasjon om interkommunalt samarbeid og Bergen kirkelige fellesråd. Byrådet skal i budsjettet foreslå netto driftsrammer for tjenesteområder og rammeområder. For tjenesteområdene skal det i tillegg settes mål for virksomheten, og det skal gis en oversikt over plangrunnlaget. Byrådet skal i budsjettet videre foreslå kostnadsrammer for investeringene per tjenesteområde samt finansiering av disse. Bystyret presiserer at tallbudsjettet er det overordnede styringselement, og understreker at vedtatt tallbudsjett skal overholdes. Merutgifter og/eller inntektsbortfall må dekkes innenfor virksomhetenes ansvarsområder. Byrådets forslag til tallbudsjett skal bygge på politiske vedtak på overordnede planer og på aktivitetsplaner for det kommende år. Planene skal vise hvilke tiltak som skal gjennomføres og omfanget av disse. Det vises til gjeldende Planinstruks. Budsjettet skal til enhver tid være reelt, fullstendig, oversiktlig og i balanse. Årsbudsjett og økonomiplan er det viktigste økonomiske styringsdokument på overordnet nivå. Resultatenhetslederne har ansvar for å utarbeide et detaljbudsjett innenfor de tidsfrister og totalrammer som fastsettes i det løpende budsjettarbeidet, og som endelig kan avledes av bystyrets budsjettvedtak på tjenesteområdenivå. Byrådet understreker at de bevilgninger som gis til organisasjoner o.l., er ment som et driftstilskudd for hele året. Driften må tilpasses etter tilskuddets størrelse. Tilskudd gis under forutsetning av at kommunen i nødvendig grad kan utøve kontroll med bruken av midlene, for eksempel ved innsyn i budsjett og regnskap. Det vises for øvrig til bystyrets vedtak i sak Felles retningslinjer for budsjettering og utbetaling av tilskudd til organisasjoner. (Likt punkt 4.5 nedenfor) 17 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 149 av 214

150 Styringsinformasjonen må generelt tilpasses beslutningsnivå. Generelt bør tallbudsjettet spesifiseres og reguleres slik at dette utgjør et godt nok grunnlag for rapportering av forventet økonomisk status ved årsskiftet, og tertialrapportering til bystyret. Ansvar/prosedyrer i forbindelse med budsjettering og rapportering av investeringsprosjekter i bygg og eiendom: Det vises i denne forbindelse til premisser og vedtak i Byrådssak 1170/ Budsjettjustering Dersom det i løpet av året skjer endringer i forutsetninger, eller det foretas disposisjoner som kan føre til at enkeltposter i budsjettet endres vesentlig, skal budsjettet justeres. Byrådet skal så langt mulig, og uten at det er i strid med bystyrets mål og resultatkrav, finne dekning innenfor samme tjenesteområde. Budsjettfullmaktene gir regler for slike budsjettjusteringer. Skulle det vise seg at de endrete forutsetningene er av en slik karakter at byrådet ikke kan finne slik dekning, må forslag om inndekning fremmes for bystyret. Dette skal fortrinnsvis skje i forbindelse med tertialrapportering til bystyret. Dette gjelder både drifts- og investeringsbudsjett. Overdreven detaljjustering av budsjettet må unngås. Det presiseres at budsjettet ikke kan justeres etter årsslutt. Budsjettendringer som er vedtatt ved delegert budsjettmyndighet, må ikke binde kommunen til bevilgninger i senere års budsjetter, med unntak av de fullmakter som er omtalt i punkt 3.1 over (Leiemål/kontrakter/leasing). Vedtak om budsjettendring må være i samsvar med de til enhver tid gjeldende retningslinjer for spesifikasjon av budsjettet. Eksternt finansierte driftsprosjekter skal lett kunne identifiseres i økonomisystemet for eksempel ved hjelp av prosjektnummer. Alle budsjettjusteringer skal registreres i budsjettsystemet, og inneholde informativ tekst i notatfeltet. For budsjettjusteringer som medfører endringer av enhetenes nettorammer, skal det etter hvert tertial (innen hhv 15.05, og 15.01) lages signerte samlelister. Listene skal dateres og undertegnes av ansvarlig direktør eller den hun/han bemyndiger (for eksempel økonomisjef), og arkiveres samlet hos økonomiansvarlig på hver byrådsavdeling. Budsjettjusteringer som ikke påvirker enhetenes nettobudsjett, er det ikke nødvendig å dokumentere utover registreringene i økonomisystemet. 4.4 Rapportering Byrådet skal etter første og andre tertial legge fram for bystyret en rapport som beskriver den økonomiske utviklingen og utviklingen av tjenesteproduksjonen inkl. målrapportering, sett i forhold til tallbudsjett og aktivitetsplaner. Tertialrapportene skal inneholde en sammenstilling av justert driftsbudsjett, akkumulert driftsregnskap og driftsprognose for året. For hvert tertial skal byrådsavdelinger, resultatenheter, bystyrets organer og de kommunale foretak utarbeide en rapport som grunnlag for de periodiske tertialrapporter som fremmes for bystyret i juni og oktober/november. Rapporten skal omfatte alle rammeområder samt interkommunalt samarbeid (jf Lov om interkommunale selskaper 27). Tertialrapportene skal også gi en oversikt over regnskap, budsjett og oppfølging av investeringene og de øvrige hovedposter i investeringsbudsjettet. For investeringsprosjekter som bystyret har vedtatt eller som har en forventet total kostnad som overstiger byrådets fullmakter, skal byrådet ved senere rapportering på prosjektet ha med «opprinnelig budsjett», «forrige rapporterte prognose» og «forventet total kostnad». Dette skal minimum være innarbeidet i Budsjett/Økonomiplan, Årsmelding samt i økonomireglementet. 18 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 150 av 214

151 Parallelt med tertialrapporten skal byrådet også legge fram sak med forslag til budsjettjusteringer dersom det er oppstått forhold som byrådet ikke selv kan håndtere innenfor gjeldende fullmakter. Vesentlige endringer i budsjettets forutsetninger skal alltid rapporteres, med forslag til justering av budsjettet. I enkeltsaker - utenom tertialrapportene - skal eventuelle forslag om budsjettjusteringer være salderte. Byrådet plikter også å underrette bystyret dersom det viser seg at det vedtatte budsjettet ikke tillater en forsvarlig ivaretakelse av kommunens lovpålagte oppgaver. Det vises til gjeldende planinstruks vedtatt i bystyret Bystyresak 110/10. En oversikt over gjeldende planer, med oppsummering av økonomiske konsekvenser, legges fram i den årlige bystyresaken om «Økonomiske utsikter for Bergen kommune». 4.5 Tilskudd Bystyret understreker at de bevilgninger som gis til organisasjoner o.l., er ment som et driftstilskudd for hele året. Driften må tilpasses etter tilskuddets størrelse. Tilskudd gis under forutsetning av at kommunen i nødvendig grad kan utøve kontroll med bruken av midlene, for eksempel ved innsyn i budsjett og regnskap. Det vises for øvrig til bystyrets vedtak i sak Felles retningslinjer for budsjettering og utbetaling av tilskudd til organisasjoner. 4.6 Opprettelse/inndragning av stillinger Opprettelse og inndragning av stillinger skal være basert på økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. Årsbudsjettet baseres på et anslag på antall årsverk i de respektive virksomheter. Ved eventuelle stillingsopprettelser i løpet av budsjettåret, forutsettes den enkelte virksomhet selv å skaffe varig budsjettmessig dekning. Opprettelse/inndraging forutsettes på forhånd drøftet med berørte arbeidstakerorganisasjoner, jf hovedavtalens Anskaffelser/innkjøp Kommunens anskaffelser skal gjøres innenfor rammer gitt i Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrifter samt følge de prinsipper som er fastsatt i Bergen kommunes innkjøpsstrategi. Dette skal sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Både bestilling og varemottak skal dokumenteres. I forkant av ethvert innkjøp skal alle virksomheter foreta en kritisk behovsanalyse og nøye vurdere de totale anskaffelseskostnadene og levetidskostnadene i forhold til virksomhetens budsjett. Med kostnader i forbindelse med anskaffelsene menes både direkte utgifter til de enkelte varer og/eller tjenester, samt alle kostnader som oppstår i forbindelse med gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Dersom anskaffelser har en kostnad på kr ,- eller mer (eks. mva), og samtidig antas å ha en økonomisk levetid på minst 3 år fra anskaffelsestidspunktet, skal føringen skje i investeringsbudsjett/- regnskap. For øvrig føres anskaffelser i driftsbudsjett/-regnskap (se også punkt 2.2.h ovenfor). Se også punkt 4.11 for prinsipper for skille mellom drift og investering. Innkjøp og prissikring av elektrisk kraft samt kjøp av forsikringstjenester, skal foretas sentralt i kommunen. Fullmakt til å inngå avtale om bruk av handlekort ses i sammenheng med de ordinære bestillingsfullmaktene til resultatenhetene. Regnskapssjefen har fastsatt egne retningslinjer for bruk av slike kortløsninger som skal følges. 19 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 151 av 214

152 Avtaler om kredittkort med bedriftsansvar skal normalt ikke benyttes i Bergen kommune. Det skal uansett ikke etableres slike avtaler uten at de regnskaps- og bokføringsmessige utfordringern med slike løsninger er avklart med regnskapssjefen og LRS. 4.8 Årsavslutning Byrådet gis fullmakt til å foreta delvise strykninger i regnskapet ved årsavslutningen i en eventuell situasjon med regnskapsmessig underskudd, kfr. forskrift om årsregnskap og årsberetning 9. Dette gjelder samtlige rammeområder. Strykninger av driftsfinansiering av utgifter i investeringsregnskapet skal foretas før eventuelle avsetninger til fonds strykes. Byrådet kan i desember i regnskapsåret i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer. Det skal (i det nye budsjettåret) ikke inntektsføres et høyere beløp enn det faktiske behovet for tiltaket, dersom det viser seg at det avsatte beløpet overstiger det reelle behovet. Byrådet får fullmakt til - i forbindelse med årsavslutningen - å avsette til eller gjøre bruk av "Bufferfond pensjon" slik at det oppstår nullavvik i forhold til justert budsjett (ref. bystyresak ). Disse justeringene omfattes også av tekniske justeringer mellom tjeneste (tjenesteområde 21) og tjenester på øvrige tjenesteområder. Eventuell bruk av bufferfond pensjon skal kun foretas dersom salderingbehovet ikke kan dekkes av samlet positivt budsjettavvik for øvrig i bykassen. Eventuell bruk av bufferfond pensjon begrenses også til at bykassen som helhet går i regnskapsmessig balanse. Rammer for videredelegering av fullmakt fra den enkelte byråd til administrativ leder Kommunaldirektør for finans og eierskap kan gis fullmakt til - forbindelse med årsavslutningen - å avsette til eller gjøre bruk av "Bufferfond pensjon" slik at det oppstår lavest mulig avvik (på sum sentralt førte pensjonsposter) i forhold til justert budsjett. Eventuell bruk av bufferfond pensjon begrenses til at bykassen som helhet går i regnskapsmessig balanse. Det sendes ut egne retningslinjer som skal følges ved den årlige regnskapsavslutningen. Regnskapssjefen sender ut egne retningslinjer som skal følges ved den årlige regnskapsavslutningen. Økonomireglementets punkt gir nærmere retningslinjer for resultatenhetenes håndtering av regnskapsmessig mer-/mindreforbruk. 4.9 Årsregnskap og årsberetning Byrådet skal ved regnskapsårets slutt avgi et årsregnskap i henhold til Kommunal- og regionaldepartementets forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet viser regnskapstall i forhold til bystyrets vedtatte budsjett og justert budsjett. Årsregnskapet skal avsluttes innen 15. februar det påfølgende år. Byrådet skal til bystyrets junimøte legge fram sak om årsregnskapet. I tilfeller der driftsregnskapet viser regnskapsmessig overskudd, skal overskuddet avsettes til disposisjonsfond, og byrådet skal i budsjettjusteringssaken som følger tertialrapport nr. 1 (i samme møte), foreslå bruk av disse midlene. På tilsvarende måte skal byrådet, i en situasjon med regnskapsmessig underskudd, foreslå inndekning av dette underskuddet i budsjettjusteringssaken. Byrådet skal til det samme junimøtet også legge fram Årsberetning som gjør rede for kommunens virksomhet og resultater i året i forhold til overordnede mål og aktivitetsplaner. I beretningen skal det også gis en vurdering av den økonomiske situasjonen ved årets slutt. Beretningen skal vise hvordan tjenester og tiltak er tilpasset behovene blant kommunens innbyggere. 20 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 152 av 214

153 Byrådet gis fullmakt til å godkjenne regnskaper for private institusjoner som får driftstilskudd fra Bergen kommune. Byrådet behandler alle resultatenhetenes regnskaper samlet etter årsavslutningen. I tilknytning til årsregnskapet er resultatenhetene ansvarlig for å bidra med informasjon til årsberetningen Ytterligere spesifikasjon Byrådet gis fullmakter til evt ytterligere nødvendig detaljering og spesifikasjon av økonomireglement, budsjettfullmakter og instrukser for økonomiforvaltningen Prinsipper for skille mellom føring av inntekter og utgifter i driftsregnskap (-budsjett) eller investeringsregnskap (-budsjett) I henhold til kommuneloven 46 nr. 5 skal kommunenes årsbudsjett være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel. Hovedregelen er at utgifter skal regnskapsføres i driftsregnskapet med mindre annet er uttrykt i lov, forskrift eller regnskapsstandard. Kun anskaffelser av, og påkostninger på eiendeler til varig eie eller bruk er av investeringsmessig karakter og skal budsjetteres og føres i investeringsregnskapet. Det er nødvendig at et investeringsprosjekt er avgrenset og har et klart formål, samt start og stopp dato. Kommuneloven 50 regulerer kommuners og fylkeskommuners adgang til låneopptak. Kommuner og fylkeskommuner kan i henhold til ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Lånemidler kan ikke brukes til å finansiere løpende driftsutgifter. Vurderingen av om en inntekt eller utgift tilhører drifts- eller investeringsdelen, skal foretas på budsjetteringstidspunktet. Tilsvarende avveiinger skal også gjøres fortløpende gjennom året i. Det vises til kommunal regnskapsstandard nr 4 Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet og evt andre tilrådinger/uttalelser fra Foreningen for God kommunal regnskapsskikk (GKRS) Tap på krav/fordringer ettergivelse av gjeld Normalt skal de enkelte virksomheter på selvstendig grunnlag vurdere eventuell ettergivelse av gjeld, der det kan være uforholdsmessig belastende for enkeltpersoner å bli behandlet etter gjeldende innfordringsreglement. Etter at slike krav er oversendt Kemneren, kan for enkeltbeløp opp til kr slike vurderinger avgjøres administrativt av Kemneren. For enkeltbeløp over kr skal Kemneren fatte vedtak i samråd med aktuell byrådsavdeling/resultatenhet/kommunalt foretak. Ved eventuell uenighet bringes dette fram for avgjørelse i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Eventuelt tap på fordring skal utgiftsføres på den enhet som har generert kravet Arealøkonomisering/arealøkning Det skal foreligge forpliktende avtaler mellom den kommunale enhet som forestår utleie av lokaler (Etat for eiendom - EFE) og leietaker (byrådsavdeling/resultatenhet). Økt/redusert bruk av areal skal meldes til EFE, og tilhørende husleieinntekt (i EFE) og -utgift (i byrådsavdeling) skal da justeres like mye (balansert endring). Innsparinger som følge av frigjort areal kan disponeres innenfor byrådsavdelingene, såfremt dette er i tråd med inngåtte leieavtaler og fullmakter/instrukser for øvrig. Det vises for øvrig til bystyresak Internhusleie Bergen kommune (Bkb) og byrådssak 1246/11 "Mål og strategier for kommunens eiendomsforvaltning. Videreføring av internleiesystemet. Oppretting av strategisk enhet.". 21 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 153 av 214

154 4.14 Investeringer Finansieringskontroll Alle byggeprosjekter (inklusive utstyrsanskaffelser) skal ha en realistisk og fullstendig finansieringsplan før oppstart. Budsjetterte investeringer (nybygg, nyanlegg, utlån, innskudd m.v.) for bykassen og foretakene kan ikke settes i gang før finansieringsforutsetningene er oppfylt. Dette innebærer at eventuelle byggelån, endelig finansiering (konverteringstilsagn), salg av eiendommer og inngang av statstilskudd m.v. må være i orden og godkjent av byrådet. Generelt gjelder at for alle tilskudd, må tilsagn være gitt før byrådet kan fatte gjennomføringsvedtak. Bestemmelsen omfatter også prosjekter som planlegges i samsvar med gjeldende lover og regelverk knyttet til innkjøp og anskaffelser, inklusive Bergen kommunes interne retningslinjer relatert til offentlige innkjøp. Bestemmelsen gjelder videre private investeringsprosjekter hvor det er forutsatt lån fra kommunen og/eller kommunal lånegaranti, og/eller hvor kommunen skal betale renter, avdrag og/eller driftsutgifter. For spillemidler likestilles tilsagn med forventet finansieringsbidrag utfra departementets gjeldende bestemmelser. For bykassens investeringer forutsatt finansiert ved lån, eiendomssalg og sentralt budsjetterte driftsmidler, må vedtak om frigivelse av midler (gjennomføringsvedtak/bevilgningsvedtak) gjøres av byrådet, komite for finans eller bystyret, avhengig av prosjektets totalkostnad (jf. Budsjettfullmaktenes pkt. 2.3 bokstav i og 2.1 Bystyrets enekompetanse B.III). Ved alle kjøp i tilknytning til investeringene skal levetidskostnader og/eller totale anskaffelseskostnader vurderes. I forbindelse med investeringsprosjekter som finansieres med gaver eller med refusjoner knyttet til utbyggingsavtale eller andre avtaler hvor eksterne aktører tar del i finansieringen av prosjektet, skal tilhørende mva-kompensasjon inngå som spesifikk finansiering av prosjektet. Det samme gjelder boliginvesteringer som utføres av Etat for boligforvaltning (EBF), med bakgrunn i behovet for beregning av såkalt «underdekning av prosjekter». Grunnlaget for kostnadsfordeling skal være prosjektets netto kostnad (ekskl. mva.). Dette gjelder også ved budsjettjusteringer Delt finansiering (kommunal/privat) Prosjekter som delvis finansieres av kommunen, direkte gjennom tilskudd eller indirekte, og med en så vesentlig andel at lov om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse, skal meldes inn til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Byrådsavdelingen vil foreta en vurdering av prosjektet i forhold til internasjonale og nasjonale forpliktelser, lover og forskrifter og regler som gjelder kommunens anskaffelser Ubenyttede bevilgninger Ubenyttede bevilgninger i investeringsbudsjettet kan stå avsatt i inntil 4 år. Ubenyttede midler fra tidligere års budsjett skal etter at årsregnskapet er avsluttet tillegges årets budsjett i en egen budsjettjusteringssak til bystyret. Det forutsettes at man - i tillegg til de tekniske justeringene - vurderer realismen i de foreliggende kostnadsanslag og fremdriftsplaner, og eventuelt foreslår nødvendige justeringer Rehabiliteringsprosjekter Skillet mellom påkostning og vedlikehold er avgjørende for om en utgift klassifiseres som en investering, og dermed skal føres i investeringsregnskapet, eller om utgiften skal belastes driftsregnskapet. Når det gjelder bygninger regnes vedlikehold som de tiltak som holder en bygning i stand med en standard tilsvarende da bygningen sto ferdig som nybygg. Tiltak som fører bygningen til en høyere standard eller til en annen funksjonalitet eller endret bruksområde, skal regnes som påkostning (dvs. investering). 22 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 154 av 214

155 Rehabiliteringsprosjekter må vurderes i forhold til dette. Se pkt 4.10 om prinsipper for skille mellom drift og investering Driftskonsekvenser Det skal i tillegg til ovennevnte finansieringskontroll i kostnadsoverslaget også utarbeides oppdaterte anslag på fremtidige løpende driftskostnader (inkl. husleie) knyttet til investeringsobjektet. Når investeringen er besluttet gjennomført, skal oppdaterte driftskonsekvenser snarest innarbeides i driftsbudsjett/økonomiplan. Eventuelle reduserte driftskonsekvenser av eiendeler som blir erstattet, må også oppgis Investeringsmidler fra tidligere års budsjetter svikt i forutsatt finansiering Dersom den forutsatte finansiering av tidligere års investeringsbudsjettmidler er blitt endret, eller viser seg helt eller delvis å falle vekk, gjelder følgende retningslinjer: Dersom det avdekkes at et ikke påbegynt prosjekt har fått svikt i sin forutsatte finansiering, skal det umiddelbart fremmes sak til byrådet. Det skal her tas stilling til om prosjektet skal igangsettes med en alternativ finansiering, revideres eller om prosjektet skal stoppes. Avhengig av premissene for byrådets vedtak i denne forbindelse, tas det stilling om saken bør fremmes til bystyret. Dersom prosjektet er igangsatt, skal det også fremmes sak til byrådet der det gjøres en vurdering av om prosjektet kan revideres (avkortes/stoppes), om prosjektet skal gis en alternativ finansiering, eller om prosjektet kan tildeles midler ved at andre prosjekter blir avkortet eller temporisert. Avhengig av premissene for byrådets vedtak i denne forbindelse, tas det stilling om saken bør fremmes til bystyret Bruk av sekkeposter i investeringsbudsjettet Det skal ikke regnskapsføres på budsjetterte sekkeposter i investeringsregnskapet Fra budsjetterte sekkeposter skal det overføres budsjettmidler til hensiktsmessige enkeltprosjekter som det skal regnskapsføres på, og eventuelt avlegges sluttregnskap på etter gjeldende prosedyrer. Det må i hvert enkelt tilfelle vurderes om føring skal skje i drift eller investering, jf punkt Dersom forutsatt budsjettmessig finansiering av slike sekkeposter svekkes, må gjeldende retningslinjer for slikt svikt følges Retningslinjer for sluttbehandling og godkjenning av byggeregnskap/prosjektregnskap Sluttregnskap for prosjekter der gjennomføringsvedtak er fattet av byrådet eller styret i kommunalt foretak/bedrift: Sluttregnskap for prosjekter som byrådet/styret har gitt bevilgning til, godkjennes av byrådet (eller styret i bedriften/foretaket) dersom sluttkostnadene ligger innenfor bevilgningsrammen. Byrådet/styret gjør samtidig vedtak om inndragning/omdisponering av bevilgning/budsjett. Byrådet/styret kan godkjenne overskridelser på slike prosjekt med inntil 10 % av vedtatt kostnadsanslag, og dersom overskridelsen på prosjektet er budsjettmessig inndekket. Sluttregnskap med overskridelser utover 10 % av opprinnelig kostnadsanslag må fremmes for bystyret. Sluttregnskap for prosjekter hvor gjennomføringsvedtak er administrativt fattet (kommunaldirektør/direktør for kommunalt/foretak): Sluttregnskap for prosjekter som er bevilget etter fullmakt fra fagbyråd, godkjennes av vedkommende kommunaldirektør/direktør for kommunalt foretak. Kommunaldirektøren/direktøren kan også godkjenne overskridelser på slike prosjekt så lenge totalrammen ikke overskrider fullmaktsbeløpet, og tilleggsbevilgningen ligger innenfor egen budsjettramme. 23 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 155 av 214

156 Kommunaldirektøren/direktøren gjør samtidig vedtak om inndragning/omdisponering av eventuelle besparelser i forhold til bevilgning/budsjett. Fremleggelse av sluttregnskap: Sluttregnskap skal avlegges ved ferdigstillelse av prosjektet eller når bygg/anlegg blir tatt i bruk. I tilfeller der bestillende og utførende avdeling/etat er forskjellige, skal sluttregnskapet gjennomgås/godkjennes i både bestillende og utførende avdeling/etat. Nærmere rutiner vil bli utarbeidet Årsavslutning Håndtering av regnskapsmessig mer-/mindreforbruk på resultatenhetene Det skal ikke gjøres regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond/ubundne driftsfond (eller tilhørende budsjettjusteringer) lokalt (dvs. på byrådsavdelingsnivå og under) mht overføring av ubrukte budsjettmidler. Ved årsavslutningen kartlegger byrådsavdelingene samtlige resultatenheters regnskapsmessige netto mer- og mindreforbruk i forhold til det justerte budsjettet. I løpet av januar måned (året etter regnskapsåret) og med bakgrunn i kartleggingen - melder byrådsavdelingene inn til BFEE/Økonomiseksjonen oversikter som viser forslag til rammepåslag/rammenedtrekk for resultatenhetene i byrådsavdelingen. Slike forslag til omfordeling skal være innenfor samme tjenesteområde (nivå 1), og holdes innenfor en ramme på 2 pst av enhetenes vedtatte budsjett. I denne forbindelse bør netto mer- og mindreforbruk for de resultatenhetene som tildeles budsjettmidler ifølge aktivitetsbaserte budsjettfordelingsmodeller (ABF), gis prioritet. I forbindelse med byrådssaken om Detaljering og spesifikasjon av bystyrets budsjettvedtak (primo februar i budsjettåret) gjør byrådet vedtak om fordeling av budsjettmidler til byrådsavdelingenes resultatenheter. Denne fordelingen kan - innenfor de rammer som fremgår av forrige punkt - påvirkes av effekten av fjorårets regnskapsmessig netto mer- og mindreforbruk. Eventuelle salderingsbehov føres i den enkelte byrådsavdeling budsjett-teknisk opp på sentralt ansvarssted. En eventuell overføring av midler fra fjorårets resultat avgrenses både av størrelsen på det samlede regnskapsmessige overskudd i bykassen, samt størrelsen på overskuddet i den aktuelle byrådsavdeling. En byrådsavdeling kan med andre ord ikke forutsette en omfordeling (på neste års budsjett) dersom byrådsavdelingen som helhet har hatt et regnskapsmessig underskudd i det aktuelle regnskapsåret. Ved årsavslutningen fører regnskapssjefen et eventuelt samlet positivt budsjettavvik (for bykassen som helhet) som årets regnskapsmessige overskudd (eller i motsatt fall; et samlet negativt budsjettavvik som årets regnskapsmessige underskudd). I bystyresaken om årsregnskapet (som fremmes til bystyrets juni-møte) foreslås det at et evt. overskudd avsettes til disposisjonsfond, og at bystyret i saken om tertialrapport nr. 1 (i samme møte) skal gjøre vedtak om bruken av dette disposisjonsfondet (altså det regnskapsmessige overskuddet). I en situasjon med regnskapsmessig underskudd vil bystyret i saken om årsregnskapet inviteres til å gjøre vedtak om hvordan underskuddet skal dekkes inn. I en situasjon med regnskapsmessig overskudd prioriteres evt salderingsbehov i byrådsavdelingene som følge av 4. kulepunkt over. 24 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 156 av 214

157 VEDLEGG 1: LOV OM KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER (KOMMUNELOVEN). KAPITTEL 8. ØKONOMIPLAN, ÅRSBUDSJETT, ÅRSREGNSKAP OG RAPPORTERING. 44. Økonomiplan. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. 4. I økonomiplanen skal det for hvert enkelt år økonomiplanen omfatter anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp, jf. 46 nr Planer som omfatter avgrensede deler av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i planen. 6. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv økonomiplanen og endringer i denne. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 7. Innstillingen til økonomiplan, med de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i økonomiplanen. 8. Økonomiplanen og endringer i denne oversendes departementet til orientering. 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 3. Innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i årsbudsjettet. 4. Kommunestyrets og fylkestingets vedtak om årsbudsjett, samt formannskapets og fylkesutvalgets saksdokumenter, sendes departementet til orientering. 46. Årsbudsjettets innhold. 1. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens eller fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. I bevilgninger til formål kan det likevel gjøres fradrag for tilhørende inntekter. Kravet om budsjetthjemmel på utbetalingstidspunktet gjelder ikke for utbetalinger som kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta. 2. Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet. 3. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. 25 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 157 av 214

158 4. Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte. Kommunestyrets eller fylkestingets prioriteringer, samt de målsettinger og premisser som årsbudsjettet bygger på, skal komme tydelig fram. 5. Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel. 6. Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger. 7. I årsbudsjettet kan det avsettes midler til bruk i senere budsjettår. 8. Departementet kan gi nærmere regler om årsbudsjettet og innstilling til årsbudsjettet. I disse reglene kan det stilles krav om oversikter over inntekter og utgifter for kommunens eller fylkeskommunens samlede virksomhet. 47. Årsbudsjettets bindende virkning. 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. 48. Årsregnskapet og årsberetningen. 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. I tilfeller der de samfunnsmessige og økonomiske konsekvensene av at kommunen eller fylkeskommunen skal dekke underskudd etter første og annet punktum vil bli uforholdsmessig store, kan departementet godkjenne vedtak om at underskuddet dekkes over mer enn fire år. Underskudd kan likevel ikke dekkes over mer enn ti år. 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. 26 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 158 av 214

159 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. 49. Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner. 1. Kommuner og fylkeskommuner plikter å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. 2. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om hvordan slik informasjon skal frembringes, stilles opp og avgis. 49a. Kommunalt rapporteringsregister 1. Kommunalt rapporteringsregister skal gi en elektronisk oversikt over de samlede rapporteringsplikter rettet mot kommuner og fylkeskommuner som følger av lov eller vedtak truffet av statlige organer. Registeret skal være et virkemiddel for samordning og forenkling. Registeret skal holdes løpende oppdatert og inneholde en fullstendig oversikt over og informasjon om rapporteringsplikter som nevnt i første punktum. 2. Departementet har ansvar for etablering, organisering og drift av kommunalt rapporteringsregister. Kommunalt rapporteringsregister ledes av en registerfører som utpekes av departementet. Departementet kan gi nærmere regler om registerets lokalisering og innhold og om føring av registeret. 3. Før nye rapporteringsplikter for kommuner og fylkeskommuner settes i kraft eller eksisterende rapporteringsplikter endres, skal departementet eller underliggende etat sende melding til kommunalt rapporteringsregister. Rapporteringsplikten kan ikke iverksettes før den er publisert i kommunalt rapporteringsregister. 4. Departementet kan gi nærmere regler om hvilke opplysninger som skal følge meldingen etter nr. 3 og om registerets behandling av disse. Departementet kan også gi nærmere regler om unntak fra iverksettelsesforbudet i nr. 3 annet punktum. 27 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 159 av 214

160 VEDLEGG 2: BYSTYRETS BUDSJETTFULLMAKTER ANG. BERGEN KOMMUNES INVESTERINGSBUDSJETT 1. Budsjettvedtak 1.1. Bystyret vedtar investeringsbudsjett for hvert tjenesteområde på tjenestenivå og på prosjekt-/sekkepostnivå Bystyret vedtar samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år. 2. Endringer/justeringer av vedtatt budsjett og omdisponering fra tidligere års budsjetter 2.1. Bystyret vedtar endringer i samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år Bystyret vedtar å overføre bevilgninger fra ett investeringsprosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre investeringsprosjekter, når beløpet som skal overføres overstiger 20 mill Bystyret vedtar omdisponeringer av investeringsmidler fra tidligere års budsjetter til gjeldende investeringsbudsjett dersom overføringen til et prosjekt er større enn 20 mill. kr 3. Vedtak om gjennomføring av investeringsprosjekter og endring av prosjektkostnader 3.1. Bystyret fatter gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter over 50 mill. kr. Komite for finans fatter gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter mellom 20 og 50 mill. kr Bystyret fatter i form av egne saker vedtak om endring av prosjektkostnader for investeringsprosjekter bystyrets organer har fattet gjennomføringsvedtak for, dersom avviket er større en 15 % eller 10 mill. kr per prosjekt i forhold til kostnader slik de går frem av gjennomføringsvedtak. 4. Kjøp og salg av eiendom og aksjer 4.1. Bystyret gjør gjennomføringsvedtak for salg av eiendommer over 85 mill. kr. Komite for finans fatter vedtak for salg av eiendom dersom salgspris avviker mer enn pluss/minus 15 % fra takstverdien for eiendom Bystyret fatter vedtak om kjøp og salg av aksjer over kr. 5. Rapportering til bystyret om investeringsprosjekter 5.1. Bystyret behandler hvert år en sak med en oversikt over alle i fjoråret ferdigstilte investeringsprosjekter over 10 mill. kr.. I oversikten vises prosjektenes totale kostnader slik de går fram av sluttregnskap og kostnadsberegning ved igangsetting av prosjektet slik de går fram av gjennomføringsvedtak. Vesentlige avvik forklares. Bystyre behandler en gang i året en sak om kostnadsutvikling i pågående investeringsprosjekter med en budsjettert kostnadsramme over 100 mill. kr. etter sist vedtatt budsjett. 28 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 160 av 214

161 Kapittel 3 Reglement og retningslinjer for folkevalgte i Bergen kommune Reglement for godtgjørelse for folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune 166 Reglement om habilitet 174 Reglement for folkevalgtes innsynsrett 176 Reglement for register for frivillig registrering av økonomiske interesser 179 Etisk standard for Bergen kommune 181 Etiske retningslinjer for folkevalgte 187 Retningslinjer for merinnsyn og åpenhet i Bergen kommune 195 Retningslinjer om informasjonsplikt, karantene og saksforbud for politikere og politiske rådgivere ved overgang til stilling utenfor Bergen kommune 198 Retningslinjer for folkevalgtes mottak av gaver 204 Pensjonsordning for folkevalgte 205 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 161 av 214

162 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Sak nummer Side 1 av 8 Reglement for godtgjørelse for folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune Vedtatt i Bergen bystyre i sak 86/17 1 GENERELLE FORHOLD 1.1 Hjemmel og virkeområde Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune er vedtatt med hjemmel i kommuneloven 41 og 42. Dette reglementet gir bestemmelser om godtgjøring til: a. Folkevalgte i verv ved bystyrets organer og byrådet b. representanter oppnevnt av kommunen til tillitsverv i organ utenfor Bergen kommune, når disse ikke mottar godtgjørelse for sine verv fra den organisasjon/institusjon de er valgt inn i. c. partigruppene i bystyret Politiske rådgivere for byrådet og politisk rådgiver for ordfører godtgjøres ikke etter dette reglementet. Ansatte i Bergen kommune som i kraft av sin stilling deltar i folkevalgte organ, godtgjøres ikke etter dette reglementet. Endringer av reglementet må vedtas av Bergen bystyre. 1.2 Utbetaling Bystyrets kontor er ansvarlig for budsjettering og utbetaling av godtgjørelse etter dette reglementet for folkevalgte i bystyrets organer. Utbetaling av godtgjørelse skjer som hovedregel hver måned. Partistøtte utbetales med 50 % innen 1. kvartal og de øvrige 50 % innen utgangen av året. Byrådsleders avdeling er ansvarlig for budsjettering og utbetaling av godtgjørelse etter dette reglementet for byrådene. 1.3 Regulering av satsene Satsene for godtgjørelse til folkevalgte i hel- eller deltidsverv følger regulering av storingsrepresentantenes godtgjørelse. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 162 av 214

163 BKDOK Side: 2 av 8 Satsene for godtgjørelse etter kapittel 3 i dette reglement fastsettes med utgangspunkt i den årlige prosentvise lønnsvekst for ansatte i kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Justering skjer fra 1. mai hvert år. Justering av øvrige satser i valgperioden må vedtas av bystyret. 1.4 Reiseforsikring Folkevalgte på tjenestereise omfattes av Bergen kommunes reiseforsikring på tjenestereise i hele verden. 2 GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE I HEL- ELLER DELTIDSVERV 2.1 Medlemmer i bystyret Følgende satser og prinsipper gjelder for godtgjørelse til folkevalgte i hel- eller deltidsverv for bystyret: a. Komiteledere og komitenestledere i fulltidsverv godtgjøres med 95 % av gjeldende godtgjørelse for stortingsrepresentanter. [ 1 ] b. Ordfører godtgjøres med 120 % av gjeldende godtgjørelse for komiteleder. c. Varaordfører gis et tillegg på 5 % av gjeldende godtgjørelse for komiteleder. d. Arbeidsutvalgsmedlemmer i verv tilsvarende 50 % stilling godtgjøres med 50 % av gjeldende godtgjørelse for komiteleder. e. Leder av kontrollutvalget godtgjøres med 25 % av komiteledernes godtgjørelse. Nestleder av kontrollutvalget godtgjøres med 15 % av komiteledernes godtgjørelse. f. Godtgjørelse for hel- eller deltidverv forutsetter at godtgjort stillingsandel og annet lønnet arbeid ikke overstiger full stilling. Forretningsutvalget kan dispensere fra punkt 2.1.f i særlige tilfeller. Det må da sannsynliggjøres at stilling ut over 100 % ikke vil gå ut over representantenes forventede innsats som folkevalgt eller for annen arbeidsgiver. Ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere i fulltidsverv tilstås ikke godtgjøring for deltakelse i de politiske organ som omfattes av dette reglementet. Arbeidsutvalgsmedlemmer i verv tilsvarende 50 % stilling tilstås halv godtgjørelse for deltakelse i de politiske organ som omfattes av dette reglementet. Det utbetales ikke godtgjørelse for arbeidsutvalgsmøter. 2.2 Medlemmer i byrådet Byrådsleder godtgjøres som ordføreren og byrådets nestleder som varaordføreren. 1 Stortingsrepresentantenes lønn pr. 1. mai 2016 justert for årlig diettgodtgjørelse er kr Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 163 av 214

164 BKDOK Side: 3 av 8 Byrådene godtgjøres som komitelederne. Samtlige av byrådets medlemmer gis et funksjonstillegg på 5 % regnet ut fra lønnsfastsettelsen for den enkelte. 2.3 Pensjonsordninger Folkevalgte i verv som tilsvarer minst 33 % stilling eller mer meldes inn i kommunens ordinære pensjonsordning for arbeidstakere. 2.4 Velferdsordninger Folkevalgte i verv som tilsvarer 50 % stilling eller mer gis samme rettigheter som ansatte i Bergen kommune når det gjelder folketrygdloven. Folkevalgte i verv som tilsvarer 50 % stilling eller mer gis samme rettigheter som ansatte i Bergen kommune når det gjelder gruppelivs- og yrkesskadeforsikring. 2.5 Telefon Folkevalgte i verv som tilsvarer 50 % stilling eller mer kan inngå avtale om midlertidig lån av mobiltelefon der utgifter til bruk av telefonen blir belastet arbeidsgiver. Skattlegging av standardisert beløp følger skattelovens Avtalen avsluttes når man fratrer vervet. 2.6 Kjøregodtgjørelse Folkevalgte i verv som tilsvarer 100 % stilling og som benytter privat bil i tjenesten, kan som hovedregel søke om kjøregodtgjørelse ved fremleggelse av kjørebok. Det vil fortsatt gis mulighet til å søke om fast kjøregodtgjørelse for heltidsverv der man ofte benytter privat bil i tjeneste 2.7 Godtgjørelse ved fratredelse Folkevalgte i verv som tilsvarer 50 % stilling eller mer og som fratrer i løpet av valgperioden, kan søke om å beholde godtgjørelsen i inntil tre måneder. Tilsvarende kan disse beholde godtgjørelsen i inntil tre måneder utover valgperioden, dersom de ikke fortsetter i sine verv i forbindelse med konstituering av nytt bystyre. Utbetalingen av godtgjørelsen stopper fra det tidspunkt vedkommende trer inn i lønnet arbeid før tre måneder er gått. Dersom den nye stillingens lønn utgjør mindre enn det vedkommende hadde fra kommunen, utbetales differansen i maksimalt tre måneder fra vedkommende fratrådte sitt verv i kommunen. Folkevalgte som går fra høyere lønnende verv tilsvarende 100 % stilling på bystyre- eller byrådssiden til annet politisk verv i Bergen kommune tilsvarende 100 % stilling kan ikke oppebære differansen mellom stillingene i etterlønnsperioden. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 164 av 214

165 BKDOK Side: 4 av 8 I perioden der folkevalgte mottar etterlønn tilsvarende 100 % stilling, utbetales det ikke annen godtgjørelse etter dette reglementet. Folkevalgte som mottar etterlønn for verv tilsvarende 50 % stilling, tilstås halv godtgjørelse for deltakelse i de politiske organ som omfattes av dette reglementet. 3 GODTGJØRELSE FOR MØTER OG ANDRE AKTIVITETER 3.1 Grunnlag for godtgjørelse Medlemmer og varamedlemmer som er formelt innkalt til følgende aktiviteter har rett på godtgjørelse: møter for behandling av saker møter i formelt nedsatte arbeidsutvalg eller arbeidsgrupper møter for innkalling av virksomheter og etater, muntlige partsinnlegg, befaringer, opplæring, seminarer, orienteringer og andre aktiviteter i komiteene og bystyret Medlemmer og varamedlemmer som fortløpende deltar i flere møter eller aktiviteter (mindre enn to timer mellom) som gir rett på godtgjørelse etter dette reglementet, tilstås godtgjørelse for ett møte/én aktivitet. Det gis da godtgjørelse for møtet/aktiviteten med høyest sats. Ved flere påfølgende aktiviteter regnes varighet samlet for aktivitetene. For komite for miljø og byutvikling sine formøter utbetales det likevel separat godtgjørelse for befaringer og for møte for muntlige partsinnlegg. Godtgjørelser gjelder pr. sete. Hvis et medlem har forfall til deler av et møte/aktivitet, reduseres godtgjørelsen tilsvarende. Varamedlemmet som trer inn får tilsvarende beløp som medlemmet trekkes for. Ved fratreden som skyldes inhabilitet reduseres ikke godtgjørelsen. Møtende varamedlemmer som trer inn ved inhabiliteter tilstås en minimumsgodtgjørelse på kr. 308,- (gjelder for inntil ½ time). Godtgjørelse for varamedlemmer som trer inn ved inhabiliteter, beregnes fra det tidspunkt Bystyrets kontor har innkalt dem til å møte og fram til saken/sakene de er innkalt til er ferdigbehandlet. Medlemmer tilstås ikke godtgjørelse for møter og aktiviteter de har forfall til. Det gis ikke godtgjørelse for studieturer, reiser mv. med eller uten overnatting. Se ellers kapittel 4.3 for godtgjørelse for tap av inntekt og påførte utgifter. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 165 av 214

166 BKDOK Side: 5 av Satser for godtgjørelse Bystyret Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. møte. For møter som varer mindre enn tre timer tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. møte Bystyrekomiteene, komite for fullmakter og styringssystem og kontrollutvalget Medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse på kr 3 573,- pr. møte. Dette gjelder også formelt nedsatte underutvalg etter kommunelovens 10. For møter som varer mindre enn en time tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. møte Forretningsutvalget og valgstyret Medlemmer som ikke godtgjøres i verv tilsvarende 50 % stilling eller mer, tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. møte Klagenemnden Møteleder tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. møte representanten leder. Øvrige medlemmer og varamedlemmer tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. møte Arbeidsutvalg og arbeidsgrupper Medlemmer og varamedlemmer av formelt nedsatte arbeidsutvalg og arbeidsgrupper tilstås godtgjørelse på kr.1 238,- pr. møte. Medlemmer i valgstyrets arbeidsutvalg gis kr. 501,- pr. time for arbeid med valgoppgjør. Komiteledere og nestledere gis ikke slik godtgjørelse på dagtid (kl kl ). Arbeidsutvalgsmedlemmer i verv tilsvarende 50 % stilling tilstås halv godtgjørelse for arbeid med valgoppgjør på dagtid Andre aktiviteter Medlemmer og varamedlemmer som deltar i aktiviteter som de er formelt innkalt til av Bystyrets kontor tilstås godtgjørelse. Det gis kr ,- i godtgjørelse for aktiviteter som varer mer enn tre timer, og kr ,- for aktiviteter som varer mindre enn tre timer. Dette gjelder for møter for innkalling av virksomheter og etater, muntlige partsinnlegg, befaringer, opplæring, seminarer, orienteringer og andre aktiviteter i komiteene og bystyret Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 166 av 214

167 BKDOK Side: 6 av Øvrige verv Medlemmer og varamedlemmer som har et kommunalt tillitsverv og som ikke får godtgjørelse i medhold av andre bestemmelser, kan tilstås godtgjørelse. Satser for slike verv vedtas av forretningsutvalget på bakgrunn av ansvar og omfang av vervet. 4 ANNEN GODTGJØRELSE 4.1 Telefon- og avisgodtgjørelse Medlemmer i bystyret tilstås godtgjørelse på kr ,- pr. år for å dekke utgifter til telefoni, data og aviser. Godtgjørelsen avkortes dersom man tiltrer/fratrer i løpet av året. Godtgjørelsen utbetales kvartalsvis. 4.2 Skyss-, kost- og overnattingsgodtgjørelse - kommuneloven 41 nr. 1 For reiser i forbindelse med vervet dekkes skyss-, kost- og overnattingsutgifter i samsvar med KS Sentral generell særavtale (SGS 1001) Reiseregulativet og Retningslinjer for tjenestereiser, Bergen kommune. Dette vil normalt si at rimeligste transport dekkes. 4.3 Godtgjørelse for tap av inntekt og påførte utgifter - kommuneloven 41 nr. 2 Medlemmer og varamedlemmer som har lønnsinntekt eller er selvstendig næringsdrivende kan få erstattet dokumenterte tap av inntekt som følge av vervet med inntil til kr. 500,- pr. time begrenset oppad til maksimalt kr ,- pr. dag. Medlemmer og varamedlemmer som er arbeidstakere må dokumentere tapene i form av erklæring fra arbeidsgiver. Det er kun trekk i lønn fra arbeidsgiver, faktisk tap av overtidsgodtgjørelse eller annen dokumentert tap av inntekt som gir rett til kompensasjon. Medlemmer og varamedlemmer som er selvstendig næringsdrivende må dokumentere tap gjennom fremleggelse av ligningsattest og egenmelding som sannsynliggjør tapet. Det er kun dokumentert og faktisk tap av inntekt i næring som gir rett til kompensasjon. Hovedregelen er at selvstendig næringsdrivende gis kompensasjon for tap av inntekt frem til kl på møtedagen. Medlemmer og varamedlemmer som helt eller delvis er frikjøpt fra sitt alminnelige arbeid for å utføre sine tillitsverv, har som hovedregel ikke krav på kompensasjon for tap av alminnelig lønn eller arbeidsfortjeneste. Andre som har lovmessig krav på tapt arbeidsfortjeneste etter 41 nr. 2 tilstås dette med opptil kr. 750,- pr. dag. Det må fremlegges dokumentasjon som sannsynliggjør tapet. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 167 av 214

168 BKDOK Side: 7 av 8 Øvrige påførte utgifter som følge av vervet (for eksempel omsorgsarbeid som barnepass) erstattes med opptil kr. 750,- pr. dag, dersom tapene kan sannsynliggjøres. Dokumentasjon skal skje gjennom fremleggelse av kvittering eller annen dokumentasjon som sannsynliggjør utgiften. I forbindelse med befaringer, reiser, kurs, opplæring og seminarer dekkes tap av inntekt og påførte utgifter kun når medlemmene og varamedlemmene er formelt innkalt fra Bystyrets kontor, eller når deltakelsen på forhånd er godkjent av komite, arbeidsutvalg eller komiteleder. 5 ØKONOMISK GODTGJØRELSE TIL PARTIGRUPPENE I BYSTYRET 5.1 Støtteordningens grunnlag og omfang Arbeidsforholdene til partier som ikke sitter i byrådet skal sikres med nødvendig utredningsmessig og kontormessig assistanse, jf. kommuneloven 21. Alle partier representert i bystyret får en grunnstønad på kr ,-. I tillegg utbetales en representantstøtte på kr ,- pr. medlem til partier i opposisjon, og kr ,- til partier som er i posisjon. Både partistøtte og støtte pr. medlem tildeles partigruppene på bakgrunn av valgresultatet ved siste kommune- og fylkestingsvalg. Det får ikke konsekvenser for parti- og representantstøtten om bystyremedlemmer senere melder seg ut av sitt parti. Melder samtlige bystyremedlemmer seg ut av et parti og danner sammen en ny formell gruppe, tilfaller støtten i sin helhet den nye gruppen. Partienes gruppesekretærer kan meldes inn i Bergen kommunale pensjonskasse når de tilfredsstiller pensjonskassens bestemmelser for ansettelsesforhold og arbeidstid. Pensjonsordningen er lik den kommunalt ansatte har på samme lønnsnivå. Bergen kommune ved Bystyrets kontor vil være teknisk arbeidsgiver for denne gruppen ansatte. Hovedoverenskomsten vil ikke komme til anvendelse for denne gruppen ansatte, og kommunens arbeidsgiveransvar er således av ren teknisk art. I kommunevalgår fordeles partistøtten med 3/4 etter gammelt valgresultat og 1/4 etter nytt valgresultat. 5.2 Bruk av støtten og krav til rapportering Den økonomiske støtten til partigruppene etter dette reglementet skal kun brukes til å betjene bystyregruppene. Partienes grunnstønad skal kun benyttes til å lønne ansatte. Personene som ansettes skal ha kontor på rådhuset og være tilgjengelig i normal arbeidstid. Melding om ansatte og stillingsbrøker, tilsettingstidsrom og lønnsnivå innrapporteres årlig til Bystyrets kontor. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 168 av 214

169 BKDOK Side: 8 av 8 De respektive partigrupper må selv sørge for at beløpet nyttes som forutsatt. Innen 1. mai hvert år skal regnskap for bruken av støttebeløpet for det foregående året sendes Bystyrets kontor. Støtte som ikke kan dokumenteres brukt i samsvar med vilkårene etter dette reglementet kan kreves tilbakebetalt. Forretningsutvalget tar stilling til eventuelle krav om tilbakebetaling. Vedtatt av Bergen bystyre i møte 22. april 2002, B-sak Endret ved vedtak i Bergen bystyre sak , sak , sak , sak , sak 40-08, sak55-08, sak og 52-10, sak , sak , sak 89-12, sak 20-14, sak , sak 278/16 Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 169 av 214

170 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 REGLEMENT OM HABILITET KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG, FORMÅL OG ANVENDELSESOMRÅDE 1.1 Rettslig grunnlag og formål Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6-10 og kommuneloven 40 har som formål å sikre at det ikke tas utenforliggende eller usaklige hensyn i saksforberedelse og avgjørelse i saker som er til behandling i de kommunale organer. Reglene om habilitet skal ivaretas ved behandling av saker i bystyret og dets organer. 1.2 Plikt til å melde fra om mulig inhabilitet Medlem av folkevalgte organ skal i god tid før et møte underrette om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Det samme gjelder varamedlem som er innkalt til møte. For bystyrekomité- og bystyremøter bør varslingen skje senest 2 virkedager før møtet holdes. Varsling og spørsmål om habilitet skal rettes til Bystyrets kontor. Av de tilsendte sakspapirene vil det fremgå hvilke saker som foreligger til behandling. Saksbeskrivelsen vil vanligvis angi hvem som er sakens parter og beskrive sakens gjenstand. KAPITTEL 2 BEHANDLING AV SPØRSMÅL OM HABILITET. 2.1 Vurdering av habilitet Er det åpenbart at den som forespør er habil er det ikke nødvendig å legge spørsmålet frem for organet. Er spørsmålet tvilsomt eller er det sikkert at vedkommende må fratre på grunn av inhabilitet, skal organet behandle og avgjøre spørsmålet. Bystyrets kontor skal svare på spørsmål om habilitet. Møtesekretæren skal varsle møteleder/ organet om mulig inhabilitet. Møtesekretæren skal se til at reglene om behandling og avgjørelse av habilitetsspørsmål følges. Ved behandling av habilitetsspørsmål i organet skal dette protokolleres. Ved fratredelse på grunn av inhabilitet skal inhabilitetsgrunn og hjemmel protokolleres. 2.2 Organet selv avgjør spørsmål om habilitet Når møtelederen i møtet har redegjort for hvilken sak som skal behandles, skal det redegjøres for innkomne habilitetshenvendelser. Ved behandling av spørsmålet om habilitet i møtet skal den som spørsmålet gjelder, gis adgang til å uttale seg om spørsmålet. Deretter må vedkommende fratre. I åpent møte er det tilstrekkelig å ta plass blant tilhørerne. I lukket møte må vedkommende forlate møtet. Møtende varamedlem skal delta ved avgjørelsen. Organet avgjør spørsmålet om habilitet. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 170 av 214

171 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av Behandling av spørsmål om habilitet for flere representanter Ved behandling av spørsmål om habilitet for flere representanter i samme sak, må alle fratre. Ingen av dem kan delta i behandlingen av spørsmål om habilitet for de andre. 2.4 Unntak for inhabilitet som hindrer vedtaksførhet Reises det i samme sak spørsmål om habilitet for så mange medlemmer eller møtende varamedlemmer at organet ikke vil være vedtaksført, skal alle delta i behandlingen og avgjørelsen av spørsmålene om habilitet. Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Vedtatt av Bergen bystyre i møtet sak Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 171 av 214

172 Dok. type: Reglement BKDOK Rev. dato: Saks nr Side 1 av 3 Reglement for folkevalgtes innsynsrett Vedtatt av Bergen bystyre i B-sak den Bystyret og andre folkevalgte organs rett til innsyn i saksdokument I utgangspunktet gjelder offentlighetslovens regler også for folkevalgtes rett til innsyn, men disse kan i kraft av sin posisjon og politiske verv gis innsynsrett utover det som den vanlige borger har. Hvor langt denne innsynsretten rekker reguleres ikke av lovverket, men det følger av kommuneloven 40 nr. 5 at kommunestyret selv skal "fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling". Hovedbegrunnelsen for at folkevalgte har utvidet innsynsrett er det behov som de har for å få best mulige grunnlag for sine vedtak og det overordningsforhold som gjelder mellom de folkevalgte organer og administrasjonen. Innsynsretten omfatter i utgangspunktet ikke taushetsbelagte opplysninger, men det kan likevel innvilges innsyn i de tilfeller det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak, se pkt Bystyret har, som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger av offentleglova, kommunens retningslinjer om merinnsyn og åpenhet, samt reglene nedenfor. 1.3 Faste utvalg og andre folkevalgte organ har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. 2. Rett til innsyn 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ som deltar i behandlingen har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ, med de presiseringer som følger av offentleglova, kommunens retningslinjer om merinnsyn og åpenhet, samt reglene nedenfor. Den videregående innsynsretten tilligger det folkevalgte organ, ikke det enkelte medlem. 1 Definisjonen av saksdokument i offentleglova 4 legges til grunn; «Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.» Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 172 av 214

173 BKDOK Side: 2 av Minst 3 medlemmer i bystyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jf. pkt Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag Faste utvalg og andre folkevalgte organ kan vedta innsyn for sin bruk i andre organs saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det. 3. Tidspunkt for rett til innsyn 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. 3.2 For saker som avgjøres av byrådet gjelder retten til innsyn fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 4. Avgrensing av innsynsretten 4.1 Innsynsretten etter punkt 2 omfatter ikke notater fra den enkelte byråd til byrådet, og notater byrådene imellom. Notater som er utarbeidet av administrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse, til bruk for byrådet eller byrådens egne forberedende vurderinger kan unntas fra innsyn. Saksframlegg med vedlegg og sakliste til forberedende møte i byråd kan unntas for innsyn dersom det ikke skal gjøres vedtak eller legges fram innstilling, jf. offentleglova 16 første ledd, tredje punktum og byrådssak , «Offentleglova og fagnotaters status i Bergen kommune.», hvor det fremgår at fagnotater fra fagetater i utgangspunktet skal være offentlig fra det tidspunkt de er sendt fra fagetaten. 4.2 Mindretallets og enkeltrepresentanters innsynsrett etter punkt 2 omfatter ikke innsyn i lovbestemt taushetsbelagte opplysninger. Flertallsinnsyn i taushetsbelagte opplysninger kan bare kreves der det er et klart behov for dette ved behandlingen av en konkret sak i vedkommende organ og utelatelse av disse opplysningene vil kunne medføre at det fattes uriktig avgjørelse i saken, jf. Forvaltningslovens 13 b første ledd nr. 2 og 4. Se for øvrig punkt Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m. 5.1 Innsynsretten omfatter i utgangspunktet ikke taushetsbelagte opplysninger. Bystyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningslovens 13 b første ledd nr. 2 og Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter og opplysninger de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt etter lov. Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring når de får innsyn i lovbestemt taushetsbelagte opplysninger. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 173 av 214

174 BKDOK Side: 3 av 3 6. Gjennomføring av innsynsretten 6.1 Innsyn i dokumenter unntatt offentlighet skal normalt gis ved utlevering av kopi. Innsyn i dokumenter med taushetsbelagte opplysninger gjennomføres ved at de folkevalgte i vedkommende organ enten gis anledning til å lese dokumentet forut for møtet eller under møtet i vedkommende organ med mindre organet selv fatter vedtak om annen innsynsmåte. 7. Fremgangsmåten ved krav om innsyn 7.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles uten ugrunnet opphold, dvs. som hovedregel innen 3 virkedager. Slike henvendelser gjøres skriftlig til Bystyrets kontor, som sørger for videreformidling. 7.2 Forespørsler til byrådets administrasjon og bystyrets administrasjon om saker som er under behandling, besvares med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 174 av 214

175 Fagområde: Administrasjon Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK Rev. dato: Side 1 av 2 REGLEMENT FOR REGISTER FOR FRIVILLIG REGISTRERING AV ØKONOMISKE INTERESSER M M Vedtatt av Bergen bystyre i møte sak Sist endret , BEBY Frivillig registrering av økonomiske interesser m.m. Registreringen omfatter økonomiske interesser, styreverv ol. for medlemmer og varamedlemmer av bystyret og for medlemmer av byrådet. Bystyret anbefaler at de som omfattes av frivillig registrering av økonomiske interesser registrerer alle relevante opplysninger i registeret. Den som velger å registrere sine interesser må akseptere regelverket i sin helhet. 2 Innhold i registeret Følgende forhold skal registreres: 2.1 Statlige eller fylkeskommunale verv 2.2 Styreverv i aksjeselskaper, firmaer ol. 2.3 Navn på selskaper, organisasjoner eller institusjoner som yter vedkommende fordeler av økonomisk eller av annen materiell art. 2.4 Aksjeinteresser eller andre eierinteresser i selskaper eller firmaer hvor vedkommende representant sammen med ektefelle/samboer og hjemmeboende barn innehar mer enn 1% av kapitalen. 2.5 Avtaler av økonomisk karakter med tidligere arbeidsgiver hvor det per registreringstidspunkt fortsatt løper lønn eller andre velferdsfordeler. 2.6 Tilknytning til arbeidslivet, herunder konsulentoppdrag. 2.7 Styreverv i frivillige organisasjoner og sammenslutninger, arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjoner. 2.8 Fast eiendom som har betydelig verdi og som benyttes i næringsvirksomhet (unntatt egen bolig/fritidsbolig). Eiendommens betegnelse oppgis. 3 Føring og vedlikehold av registeret 3.1 Bystyrets kontor fører registeret på vegne av registeransvarlig, jfr. konsesjonens pkt Registreringen skal normalt foretas innen to måneder etter at bystyret har konstituert seg. 3.3 Registeret oppdateres fortløpende når nye eller endrede opplysninger meldes Bystyrets kontor. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 175 av 214

176 Rev. dato: Dok. nr.: BKDOK Side: 2 av Registeret skal ajourføres hvert år ved at Bystyrets kontor aktivt etterspør nye eller endrede opplysninger, slik at det oppdaterte registeret foreligger pr. 1.januar. 3.5 Opplysningene i registeret skal være offentlig tilgjengelig for publikum og presse. 3.6 Bystyret skal hvert år ha rapport om registrering, vedlikehold og bruk av registeret. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 176 av 214

177 Dok. type: Retningslinje BKDOK Rev. dato: Gyldig til: Side 1 av 6 Etisk standard for Bergen kommune Vedtatt av Bergen bystyre , sak 31/15 Innhold 1. Innledning 2. Åpenhet, ytringsfrihet, lojalitet og taushetsplikt 3. Respekt og mangfold 4. Bruk av kommunens eiendeler 5. Ansattes medvirkningsplikt 6. Varsling ved kritikkverdige forhold 7. Overgang til annen virksomhet 8. Kontakt med tidligere kolleger 9. Habilitet og interessekonflikter 10. Forebygging av korrupsjon og økonomiske misligheter 11. Fordeler og gaver 12. Virksomhetsetikk 13. Relasjoner mellom ansatte 14. Informasjonssikkerhet, databruk og sosiale medier 15. Natur og miljø 16. Sanksjoner ved brudd på etisk standard 17. Etikk i praksis en utfordring som krever prosess 1. INNLEDNING Bergen kommune legger stor vekt på å opptre skikkelig i all vår virksomhet. Fordi vi forvalter samfunnets fellesmidler er det høye krav til den etiske holdning hver enkelt viser i virket for kommunen. Alle plikter å overholde lover, forskrifter, avtaler og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Den som overtrer Bergen kommunes regler eller retningslinjer må være forberedt på å bli møtt med reaksjoner tilpasset overtredelsens art og omfang. Ansattes rett til og ansvar for å si fra om uetiske forhold i virksomheten, blir ivaretatt gjennom rutiner for varsling. Alle som er ansatt eller utfører arbeid eller verv for Bergen kommune må være bevisst at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen og hvilket omdømme kommunen har som tjenesteleverandør og arbeidsplass. Bergen kommune skal kjennetegnes av høy etisk standard. Den etiske standarden skal bidra til å klargjøre hva som er rett og galt i gitte situasjoner. I mange tilfeller handler etikken imidlertid om dilemmaer, gråsoner og vanskelige valg. Derfor er det nødvendig at ansatte og andre i Bergen kommune skal trenes til å se og reflektere over etiske dilemmaer. Retningslinjene skal gi en rettesnor for slike vurderinger. Den etiske standarden skal også bidra til å oppfylle formålsbestemmelsen i kommuneloven 1 der det fremgår at loven skal tilrettelegge for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 177 av 214

178 BKDOK Side: 2 av 6 Den etiske standarden må sees i sammenheng med Bergen kommunes HR-strategi. Med strategien er det vedtatt at de fire verdiene kompetent, åpen, pålitelig og samfunnsengasjert er våre overordnede verdier. Kommunens medarbeidere skal strekke seg etter disse verdiene når de arbeider for kommunen. Den etiske standarden utfyller verdiene i HR-strategien. Ledere har et særskilt ansvar for at den etiske standarden er kjent og blir fulgt. Alle har et ansvar for at egne handlinger er i tråd med den etiske standarden. Standarden gjelder for alle som er ansatt eller utfører arbeid eller verv for Bergen kommune. Både fast ansatte og ansatte i midlertidige stillinger er omfattet, herunder også innleide konsulenter og oppdragstakere. Folkevalgte er også omfattet. Retningslinjene gjelder for hele Bergen kommunes organisasjon, herunder også kommunale foretak. Bergen og Omland havnevesen er også omfattet. Bystyret forutsetter at aksjeselskaper der Bergen kommune har flertall følger den etiske standarden, med eventuelle tilpasninger. Videre anmodes det om at selskaper der kommunen har mindretallsinteresser også implementerer standarden, med eventuelle tilpasninger. 2. ÅPENHET, YTRINGSFRIHET, LOJALITET OG TAUSHETSPLIKT Bergen kommune skal legge til rette for åpenhet og innsyn i den kommunale forvaltningen. I dette ligger også ansattes rett til å ta del i den offentlige debatten. Ytringsfriheten gjelder alle. Retten til fri meningsutveksling er hjemlet i grunnloven og internasjonale konvensjoner som er en del av norsk lov. Derfor kan ansatte i Bergen kommune delta i den offentlige debatten i saker som angår Bergen kommune. Det er en vid adgang til å ytre seg kritisk til Bergen kommune. Som arbeidstakere er også ansatte i kommunen underlagt en generell lojalitetsplikt. Dette kan sette grenser for hva det er riktig å gå ut i mediene med. Dette gjelder ikke minst fortrolig og taushetsbelagte saker. Kommuneansatte kan også uttale seg om sitt eget fagfelt, selv om lojalitetsplikten i noen sammenhenger kan begrense ytringsfriheten. Jo mer ledende stilling vedkommende som uttaler seg har, og derved adgang til fortrolig informasjon, jo hyppigere vil man oppleve begrensninger på å ytre seg fritt. Det finnes ikke klare grenser mellom ytringsfrihet og lojalitetsplikt. Den enkelte må reflektere over dette i den konkrete situasjonen. I tillegg er det viktig å tenke gjennom hvorvidt man blir oppfattet utad som en representant for Bergen kommune. Hvis så er tilfelle er det viktig å presisere at uttalelsen står for egen regning. Prinsippet om åpenhet innebærer også å sikre at alle saksrelaterte og arkivverdige dokumenter som kommunen sender ut eller mottar blir journalført. Ved krav om innsyn i dokumenter som ikke er underlagt lovbestemt taushetsplikt, skal meroffentlighetsprinsippet bli vurdert. Innbyggernes kontroll med forvaltningen forutsetter at allmenheten får innsyn også i kritikkverdige forhold. Enhver som utfører tjeneste for Bergen kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet arbeidet eller tjenesten. Dessuten gjelder taushetsplikten overfor tidligere kolleger. Som ansatt i Bergen kommune er det forbudt å lese, søke etter eller på annen måte tilegne seg taushetsbelagte opplysninger når dette ikke er begrunnet i arbeidet for kommunen. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 178 av 214

179 BKDOK Side: 3 av 6 3. RESPEKT OG MANGFOLD Bergen kommune skal preges av respekt for ulikhet og det enkelte individ, slik at mangfold blir verdsatt og viser igjen i hele kommunen. Med mangfold menes ulikhet i kjønn, etnisitet, religion, livssyn, seksuell orientering, kjønnsidentitet/ kjønnsuttrykk, politisk standpunkt, alder og funksjonsnivå. 4. BRUK AV KOMMUNENS EIENDELER Kommunens ressurser og eiendeler skal tas vare på, og brukes på den mest økonomiske og rasjonelle måte. Privat bruk av kommunens eiendeler skal som hovedregel ikke forekomme. Alle har et ansvar for å melde fra om forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan iverksettes tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. 5. ANSATTES MEDVIRKNINGSPLIKT Ansatte har plikt til å medvirke i virksomhetens helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Alle plikter å rapportere feil og mangler som kan medføre fare for liv eller helse, trakassering, diskriminering, og skader eller sykdom som kan ha sin grunn i arbeidet eller forhold på arbeidsstedet. 6. VARSLING VED KRITIKKVERDIGE FORHOLD Det er et mål for Bergen kommune at kritikkverdige forhold skal avdekkes og følges opp. Ansatte som opplever eller oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold må si fra. Varsling av kritikkverdige forhold skal fortrinnsvis skje til nærmeste leder eller leders overordnede. Andre måter arbeidstaker kan varsle på er til tillitsvalgt eller verneombud. Bergen kommune har opprettet en varslingsgruppe. Det er en alternativ kanal for varslingssaker som av ulike grunner ikke kan tas opp med leder, tillitsvalgt eller verneombud. 7. OVERGANG TIL ANNEN VIRKSOMHET Ved overgang til stillinger utenfor Bergen kommune er det viktig å sikre at samfunnets tillit til forvaltningen ikke blir svekket, eller at kommunens interesser i et forhandlings- eller samhandlingsforhold ikke blir skadelidende. 8. KONTAKT MED TIDLIGERE KOLLEGER Kommunens ansatte skal være varsomme med hvordan man behandler sensitive opplysninger overfor tidligere kolleger, og spesielt dersom de representerer en partsinteresse i forhold hvor kommunen er beslutningsmyndighet, eller er ansatt i virksomhet som er i et samhandlings eller forhandlingsforhold til Bergen kommune. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 179 av 214

180 BKDOK Side: 4 av 6 9. HABILITET OG INTERESSEKONFLIKTER Situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser, skal unngås. Skjønnsmessige vurderinger skal være basert på refleksjon og åpenhet. Dersom en har personlige interesser i en sak en har faglig ansvar for, eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en avstå fra å tilrettelegge grunnlaget for eller treffe beslutning i saken. Forholdet skal tas opp med nærmeste overordnede. Eksempler på interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet bierverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunes virksomhet. Familiære og andre nære sosiale forbindelser. Verv i organisasjoner, idrettslag m.m. Selv om det i en konkret sak strengt juridisk sett ikke foreligger inhabilitet, kan det likevel være aktuelt å erklære seg inhabil hvis omgivelsene kan oppfatte at det foreligger en interessekonflikt. Den enkelte har ansvar for å vurdere egen habilitet og eventuelle interessekonflikter. Når det ikke klart og entydig kan legges til grunn at det ikke foreligger noen interessekonflikt, skal den ansatte drøfte situasjonen med nærmeste leder. 10. FOREBYGGING AV KORRUPSJON OG ØKONOMISKE MISLIGHETER Bergen kommune er avhengig av et godt omdømme og samfunnets tillit. Det hviler derfor et stort ansvar på den enkelte som forvaltere av samfunnets fellesmidler. Det må fremgå klart at man ikke lar seg påvirke av gaver, godtgjørelser eller kontaktnett for å innta bestemte standpunkt eller utføre spesielle handlinger. Den enkelte skal innrette sine handlinger slik at man overholder lovverket, herunder straffelovens bestemmelser om bedrageri, korrupsjon, påvirkningshandel og utroskap. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 180 av 214

181 BKDOK Side: 5 av FORDELER OG GAVER Den enkelte må aktivt unngå å komme i situasjoner der fordeler og/eller gaver kan føre til habilitetsproblem, eller der omgivelsene kan oppfatte at fordelene påvirker beslutningene. Likeledes må det unngås en oppfatning av at Bergen kommune forsøker å påvirke andres beslutninger gjennom gaver eller personlige fordeler. 1. Eksterne gaver som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke beslutninger, handlinger, saksforberedelse eller vedtak, må unngås. Det må vises varsomhet også ved mindre gaver. 2. Ved tilbud om gaver o.l. som kan føre til habilitetsproblem, eller der ansatte er usikker på om gave kan mottas, skal leder kontaktes. Slike gaver skal eventuelt returneres sammen med opplysning om kommunens etiske standard. 3. Relasjonsbygging gjennom gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Denne aktiviteten må ikke påvirke, eller gi omgivelsene en oppfattelse av at aktiviteten påvirker beslutningsprosessene i kommunen. Ettertenksomhet og åpen diskusjon med leder og kolleger, vil medvirke til at disse grensene ikke overskrides. 4. Ansatte i Bergen kommune har begrenset anledning til å gi eller tilby gaver og andre fordeler. Slike handlinger forutsetter at gaven/fordelen ikke er egnet til å påvirke mottakeren utilbørlig. Gavens/fordelens verdi skal som hovedregel være av symbolsk karakter og beskjedent omfang. 12. VIRKSOMHETSETIKK Bergen kommune er avhengig av at innbyggere og leverandører har tillit til at vår virksomhet skjer i lovlige former. Kommunens virksomhet skal skje på en slik måte at den bidrar til at kommunens fastsatte mål blir nådd, og at driften skjer innenfor rammen av gjeldende lov og forskrifter. Lov om offentlige anskaffelser legger premissene for hvordan offentlige innkjøp skal foregå. Grunnleggende krav er konkurranse, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og likebehandling. Kommunens markedsposisjon skal ikke utnyttes til eget privat bruk. 13. RELASJONER MELLOM ANSATTE Relasjoner mellom ansatte i kommunen skal preges av gjensidig respekt med det siktemål at den enkelte ansattes integritet vektlegges og sikres. 14. INFORMASJONSSIKKERHET, DATABRUK OG SOSIALE MEDIER Digitale kommunikasjonsverktøy må brukes med nødvendig varsomhet og bevissthet. Den enkelte må sikre at Bergen kommune ikke blir eksponert på nettet med opplysninger som ikke er beregnet på uvedkommende. Personsensitive og konfidensielle opplysninger må ikke kommuniseres på en måte som gjør dem tilgjengelig for uvedkommende. Kommunens datanettverk skal ikke benyttes for bruk eller nedlasting av pornografisk materiale, pengespill eller opphavsbeskyttet materiale, eller tilsvarende handlinger. Den enkelte skal opptre etisk reflektert og varsomt på sosiale medier. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 181 av 214

182 BKDOK Side: 6 av NATUR OG MILJØ Bergen kommune og dens representanter skal opptre slik at miljøbelastninger og forurensninger unngås eller reduseres til et minimum. 16. SANKSJONER VED BRUDD PÅ ETISK STANDARD Brudd på etisk standard kan få konsekvenser for den enkeltes arbeidsforhold i Bergen kommune. 17. ETIKK I PRAKSIS EN UTFORDRING SOM KREVER PROSESS Spekteret av arbeidsoppgaver i Bergen kommune er omfattende. Jevnlige møter med publikum og brukere med individuelle behov, utfordrer våre holdninger og aktualiserer etiske problemstillinger og etiske dilemmaer. Ledere og medarbeidere må ta disse problemstillingene/dilemmaene inn i kollegiet til samtale, refleksjon og korreksjon. Den enkelte leder i Bergen kommune må være bevisst på egne holdninger og arbeide for å integrere god etisk praksis i virksomheten, herunder ta opp vanskelige problemstillinger i sin virksomhet og sikre åpenhet og diskusjon om aktuelle tema. Slike prosesser er viktige for å styrke og utvikle den etiske standard som skal kjennetegne Bergen kommune. Referanser (Lover, reglementer og retningslinjer) Personopplysningsloven, Lov av 14. april 2000 Offentleglova, Lov av 19. mai 2006 nr. 16, sist endret Forvaltningsloven, Lov av 10. februar 1967 Kommuneloven, Lov av 25. september 1992 nr. 107 Arbeidsmiljøloven, Lov av 17. juni 2005 nr. 62 Lov om offentlige anskaffelser, Lov av 16. juli 1999 nr. 69 Straffeloven især kapittel 30 - Bedrageri, skattesvik og liknende økonomisk kriminalitet Personalreglement for Bergen kommune, blant annet: Rutiner for varsling, punkt 10, annet arbeid, oppdrag og verv, punkt 7 og mistanke om straffbare handlinger punkt 11. Arbeidsreglement for Bergen kommune, blant annet: Taushetsplikt, punkt 7 og informasjonssikkerhet punkt 8. Bergen kommunes innkjøpsstrategi Retningslinjer for IT-sikkerhet Bergen kommunes retningslinjer for bruk av sosiale medier Reglement for merinnsyn og åpenhet i Bergen kommune Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 182 av 214

183 Dok. type: Retningslinje BKDOK Rev. dato: Saksnr: Side 1 av 8 Etiske retningslinjer for folkevalgte i Bergen kommune. Vedtatt av Bergen bystyre 20. januar 2016 sak Innledning...1 Åpenhet... 2 Ytringsfrihet og lojalitet... 3 Taushetsplikt... 3 Respekt og mangfold... 4 Bruk av kommunens eiendeler... 4 Varsling ved kritikkverdige forhold... 4 Forhold til annen virksomhet... 4 Habilitet og interessekonflikter... 5 Forebygging av korrupsjon og økonomiske misligheter... 5 Forretningsetiske regler... 6 Informasjonssikkerhet og databruk... 6 Sosiale medier... 6 Natur og miljø... 7 Sanksjonsmuligheter... 7 Etikk i praksis en utfordring som krever prosess... 7 Innledning Bergen kommune er opptatt av at både ansatte og folkevalgte opptrer tillitsskapende og utviser høy etisk standard. Kommunen er myndighetsutøver, tjenesteyter og forvalter av betydelige samfunnsinteresser og plikter derfor å ta hensyn til innbyggernes interesser, tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor den enkelte innbygger. Folkevalgte i Bergen kommune skal arbeide for fellesskapets beste i tråd med lover, regler, kommunens verdigrunnlag og politiske vedtak. Bergen bystyre vedtok (sak 31-15) Etisk standard for Bergen kommune. Standarden har hovedfokus på begrepet etikk, og hvordan de ansatte i kommunen skal unngå konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Målsettingen med egne etiske retningslinjer for folkevalgte er å bevisstgjøre alle folkevalgte om etiske spørsmål og dilemmaer. Folkevalgte innehar flere roller, de er både privatpersoner og representanter for Bergen bystyre i tillegg til en rekke andre roller. Mange roller skaper et krysspress som kan bringe den enkelte inn i situasjoner som krever etiske refleksjoner og en høy etisk bevissthet. Hvis det oppstår situasjoner som oppleves som vanskelig, kan og bør folkevalgte rådføre seg med sine gruppeledere eller nærmeste administrasjon. Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 183 av 214

184 BKDOK Side: 2 av 8 Disse retningslinjene - og den etiske standarden for øvrig må ses i sammenheng med Bergen kommune sin HR-strategi. Det finnes et utvalg metoder og verktøy som kan sette i gang etisk refleksjon på den enkelte arbeidsplass. Den etiske søkesirkelen vist nedenfor er ett av disse verktøyene, og er egnet som hjelpemiddel ved konkrete etiske problemstillinger. Selv om kravene til høy etisk bevissthet gjelder alle folkevalgte, har folkevalgte som innehar lederverv et spesielt ansvar. Alle som er ledere og nestledere i folkevalgte organer, gruppeledere og de som innehar ordfører- og varaordførervervet, må være bevisst sine handlinger som kan svekke sin egen og folkevalgtes omdømme og tillit. Et godt utgangspunkt kan være å stille seg følgende spørsmål: Oppfattes jeg i denne sammenheng som folkevalgt eller privatperson? «Etiske retningslinjer for folkevalgte i Bergen kommune» vil gjelde alle folkevalgte og byråder i Bergen kommune. Åpenhet Generelt skal folkevalgte i Bergen kommune legge til rette for åpenhet og innsyn når det gjelder hvordan politiske beslutninger blir fattet, jf. offentleglova. Hovedregelen ved behandling av saker i møter er offentlighet. For folkevalgte med godtgjørelse i delt eller hel stilling innebærer prinsippet om åpenhet også å sikre at saksrelatert og arkivverdig materiale som sendes ut eller mottas blir registrert og arkivert. Man må være bevisste på at kommunikasjon med enkeltpersoner, interessegrupper og berørte parter eller dokumentasjon i forbindelse med ivaretakelse av vervet kan være Oppgaver, fullmakter og reglement for folkevalgte i Bergen kommune Side 184 av 214