VEILEDER FOR GJENNOMFØRING AV KONFERANSER/ARRANGEMENTER I REGI AV ROTARY DISTRIKT 2310 Behandlet i smøte 4. desember 2014 GENERELT: 1. Felleskonferansene i D2310 er a. Prepets som gjennomføres i januar / februar for innkommende presidenter b. PETS som gjennomføres i mars / april for innkommende presidenter c. Distriktsopplæring som gjennomføres i mars / april for innkommende presidenter, kasserere, sekretærer, nye lemmer, øvrige lemmer. DO gjennomføres sammen PETS. d. Distriktskonferansen som gjennomføres i oktober. Årsmøtet er del av distriktskonferansen. 2. DG / DGE fastsetter tidspunktet for gjennomføring av den enkelte felleskonferanse 3. Ansvarlig for gjennomføring av felleskonferansene er DGE for a., b. og c. og DG for d. 4. Ansvarlig for gjennomføring av felleskonferansene kan delegere de praktiske sidene av arrangementet til en klubb eller flere klubber i fellesskap 5. D2310 er økonomisk ansvarlig for felleskonferansene (se også under økonomi)
RAMMER FOR GJENNOMFØRING: Arrangement Bestiller av arrangementet Teknisk ansvarlig Målgruppe Skal orienteres i forkant ( mulighet for rådgiving) Inviteres uten betaling Kommentarer PrePets DGE AG i regionen PETS DGE DGE Avtaler klubb/ klubber Innkomne presidenter (obligatorisk) i regionen Innkomne presidenter (obligatorisk) DG og DG Programmet diskuteres også i distriktsråd i forkant DGE stiller, DG inviteres. DT DG, DGE, DGN, DGND, AG, DT Distriktssekretær, Distriktsøkonom Komitéledere Arrangeres av AG regionvis som ettermiddagsmøte. PETS og Distriktskonferansen arrangeres i samme helg PETS om lørdagen og Distrikts-samlingen om søndagen. DG og DGE kan få dekket overnatting (se også merknad under økonomi). Foredragsholdere inviteres til lunsj. For arrangementsstab dekkes utgifter til lunsj. Dette tas i regnestykket for enhetspris. Distrikts Opplæring DGE DGE Avtaler klubb/ klubber Innkomne Presidenter Sekretærer Kasserere Nye lemmer Øvrige lemmer DG Programmet diskuteres også i distriktsråd i forkant DG, DGE, IPDG, DGN, DGND, ets øvrige lemmer. PDG som har oppdrag på vegne av distriktet Se PETS PDG som inviteres betaler pris som øvrige deltakere. Årsmøte DG i samhandling IPDG DG Avtaler klubb(er) Representanter fra klubbene President bør stille. Se distriktskonferanse. Årsmøtet arrangeres tradisjonelt sammen Distriktskonferansen.
Arrangement Bestiller av arrangementet Teknisk ansvarlig Målgruppe Skal orienteres i forkant ( mulighet for rådgiving) Inviteres uten betaling Kommentarer Distriktskonferanse DG Avtale klubb/ klubber Presidenter og flest mulig fra klubbene bør være tilstede - RI representant m/ ledsager -En nordisk DG m/ledsager hvis ønske fra DG -En DG m/ledsager som representant for øvrige norske Distrikter hvis ønske fra DG -DG m/ledsager -DGE m/ledsager -DGN m/ledsager -IPDG m/ledsager -PDG som har oppgaver. Arrangør av arrangementet innhenter tilbud på hele arrangementet Overnatting/middag RI representant ledsager, Nordisk representant ledsager, norsk representant ledsager og DG ledsager dekkes av enhetsprisen. Øvrig s eventuelle ledsagere betaler deltakerpris. AGs eventuelle ledsagere betaler deltakerpris PDG foran IPDG inviteres men må betale deltakerpris. Foredragsholdere inviteres til lunsj For arrangementsstab dekkes utgifter til lunsj Dette tas i regnestykket for enhetspris.
ØKONOMISKE RAMMEBETINGELSER 1. Teknisk arrangør utarbeider et budsjett for arrangementet hvor alle utgifter/kostnader skal regnes. Dette gjelder også alle kostnader forbundet ikkebetalende gjester. Budsjettet skal inneholde nødvendig sikkerhet for at arrangementet ikke skal gå underskudd. Bestiller av arrangementet skal gi nødvendige føringer for budsjettet i god tid på forhånd. Dette omfatter a. Antall deltakere totalt b. Antall ikke-betalende deltakere c. Arealbehov (plenums sal, grupperom i antall og areal, arealer for visning (House of Friendship), salgsarealer) d. Hvordan deltakere fra D2310 skal betale (AG, DS, DØ, DT osv fra distriktet, som del av de faste kostnadene eller fra egen lomme) e. Krav fra D2310 hva gjelder dekning av utgifter knyttet til besøkende, foredragsholdere, tekniske hjelpemidler 2. Deltakerbetaling skal beregnes som følger: a. Alle faste kostnader (kostnader uavhengige av deltakerantall) fordeles på antall klubber i D2310. Dette gjelder også kostnader forbundet ikke-betalende deltakere. Kalt enhetspris. b. Alle variable kostnader (deltakeravhengige kostnader) fordeles på det anslåtte antall betalende deltakere. Kalt deltakerpris c. For PETS/Distriktssamlingen skal det ikke regnes overnatting for deltakere som skal delta i begge arrangementene. Dette kommer som separat invitasjon, og oppgjør direkte til hotellet. 3. Alle innbetalinger av deltakeravgifter skal skje til arrangøren på forhånd. Betaling er bekreftelse på deltagelse. 4. Alle fakturaer skal betales fra arrangøren (hva hvis det er krav til forskudd av en eller annen karakter?) 5. Regnskap for arrangementet skal forelegges D2310 senest to måneder etter gjennomført arrangement. 6. Eventuelt overskudd på arrangementet skal fordeles 50% til hhv D2310 og teknisk arrangør. 7. Eventuelt underskudd på arrangementet dekkes av D2310 PRAKTISK ORGANISERING AV ET ARRANGEMENT:
Roller/oppgaver Ansvarlig Kommentarer Arrangementsansvarlig DG eller DGE tar initiativ til å bestemme Arrangementsansvarlig (klubb eller person??) Kommuniserer DG - DGE for konferanseinnhold. Tar evaluering fra foregående arrangement i diskusjon og råd. Når forslag til Plan og Innhold er ferdig avklares dette i fellesmøte og sjekkes ut DG - DGE. Når DG eller DGE har gitt sin godkjennelse starter gjennomføringen. (Tidsfrist?) Innhente tilbud fra arrangørsteder Arrangementsansvarlig Bestiller av arrangementet inngår kontrakt arrangørsted Invitasjoner Bestiller dvs DG/DGE Arrangementsansvarlig sørger for info til klubbene, sender ut påmeldingsinfo inkl. betalingsinfo. D2310/ bestiller av arrangementet er ansvarlig for invitasjoner til deltakere utenom målgruppen (dvs fra D2310, andre gjester, foredragsholdere, evt ordførere osv). Programansvarlig Faglig program: DG / DGE Sosialt program: Arrangementsansvarlig. Sosialt program avklares DG/DGE Praktisk Arrangementsansvarlig Registrering av deltagere, utlegg av materiell i konferansesal. Ordstyrer(e) utpekes. Praktiske gjøremål som skilting, bannere, tilrettelegge for utstillere m.v. Organiserer nødvendig bemanning for gjennomføring herunder ansvarlig kontaktperson mellom D2310 og teknisk arrangør. Etter konferansen Arrangementsansvarlig Etter alle samlinger gjennomføres det en skriftlig evaluering av gjennomføringen. Eventuelle forslag til forbedringer sendes D2310
INNHOLDET I EN AVTALE MELLOM D2310 OG DEN ENKELTE ARRANGØR 1. Ansvarsdeling a. Oppgaver b. Økonomi 2. Oppgavedeling a. Planperioden b. Gjennomføringsperioden c. Evaluering 3. Oppsummering