Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 13/5982-24.03.14 Rapporteringskrav 2014 - Fagskoler med tilskudd fra Kunnskapsdepartementet Vi viser til vårt brev av 9. januar 2014 til Nasjonalt fagskoleråd med utkast til rapporteringskrav for 2014 for fagskoler med tilskudd fra Kunnskapsdepartementet og til mottatte innspill på utkastet. Finansdepartementet har fastsatt nye standarder for årsrapport og årsregnskap i statlige virksomheter. Dette er gjort gjennom endringer i Bestemmelser om økonomistyring i staten, datert 18. september 2013. Den viktigste endringen er at statlige virksomheter skal avlegge en årsrapport med en felles overordnet struktur og at leders/styrets beretning og årsregnskapet skal signeres. For de statlige institusjonene i universitets- og høyskolesektoren innebærer dette at årsrapporten vil erstatte rapport og planer fra og med rapporteringen for 2014. Hensikten med felles standard for årsrapport fra Finansdepartementet er bedre kvalitet, mer åpenhet og mindre omfattende rapportering. Målet med standardiseringen er å legge bedre til rette for strategisk styring, forenkle arbeidet med utarbeiding av årsrapportene, gjøre innholdet lettere tilgjengelig og gi bedre grunnlag for sammenlikninger over år og på tvers av statlige virksomheter. Selv om de fagskolene som mottar statstilskudd, ikke omfattes av de nye kravene til årsrapport, foreslår departementet å legge rapporteringskravene for disse institusjonene opp på samme måte som for de statlige, men med tilpasninger, jf. økonomireglementets bestemmelser om tilskuddsforvaltning. Kravene er i stor grad en videreføring av gjeldende praksis. Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg. 18 22 24 90 90* høyskoleavdelingen Joar Nybo NO-0032 Oslo Org no. 22247948 postmottak@kd.dep.no http://www.kd.dep.no/ 872 417 842
Vi vedlegger krav til Årsrapport 2014 og annen økonomirapportering for 2014. Med hilsen Arne Lunde (e.f.) avdelingsdirektør Joar Nybo avdelingsdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Vedlegg Rapporteringskrav for Årsrapport 2014 og annen økonomirapportering for 2014 Kopi til: Vox, nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk Norske Fag- og Friskolers Landsforbund Rådet for offentlige fagskoler Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS Riksrevisjonen Side 2
Adresseliste Bårdar Akademiet AS Rosenkrantz gate 22 0160 Designinstituttet Postboks 104 Torshov 0412 Det tverrfaglige kunstinstitutt i Bærum Postboks 199 1319 Einar Granum kunstfagskole Maridalsveien 17c 0178 Fabrikken Asker Kunstfagskole Postboks 4 1389 Fagskolen for bokbransjen Øvre Vollgt. 15 0158 Frelsesarmeens offisersskole AS Strandpromenaden 179 1516 Hald Internasjonale Senter Halseveien 37 4517 Kunstskolen i Bergen Møllendalsveien 8 5009 Kunstskolen i Rogaland Birkelandsgate 2 4012 Menighetsbibelskolen Boks 113 3201 Nordland kunst- og filmfagskole Boks 49 8309 Norges Byggskole Postboks 293 2001 Tomb Fagskole Tomb 1640 Ålesund kunstfagskole Hellegata 12 6004 Side 3
ÅRSRAPPORT 2014 Institusjonene skal innen 15. mai 2015 sende inn dokumentet Årsrapport 2014 elektronisk til DBH-F. Årsrapportene vil bli publisert på DBH-Fs hjemmeside. Årsrapporten skal ha følgende struktur: I. Styrets beretning II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall III. Årets aktiviteter og resultater IV. Styring og kontroll i virksomheten V. Foreløpig årsregnskap, inkl. ledelseskommentarer Nedenfor følger krav til innhold i årsrapporten. Årsrapporten skal også inneholde annen informasjon av betydning for departementets styring og oppfølging, jf. Reglement for økonomistyring i staten /Bestemmelser om økonomistyring i staten (Kapittel 6 Forvaltning av tilskuddsordninger). I. Styrets beretning Styrets beretning skal signeres av hele styret, og bør inneholde: Styrets overordnede vurdering av de samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse for 2014. Kort omtale av de sentrale forhold, interne og eksterne, som har hatt betydelig innvirkning på oppnådde resultater. En overordnet framstilling av de viktigste prioriteringene for 2015. Styrets overordnede vurdering av institusjonens muligheter og utfordringer fremover. Likestilling, diskriminering og tilgjengelighet Styret har ansvar for at rapporteringen i årsrapporten tilfredsstiller redegjørelsesplikten institusjonen har etter Likestillingsloven, Diskrimineringsloven om etnisitet, Diskrimineringsloven om seksuell orientering og Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven Merknad: Beretningen skal signeres av hele styret Kravet må ses i sammenheng med innholdet i del III. Det er ikke hensikten at endringen skal medføre økt rapportering. Det er snarere en tydeliggjøring av hva styret skal si noe om. Kravene til ledelseskommentaren til regnskapet som skal inngå i årsrapportens del VI, rendyrkes til at økonomisk situasjon og utfordringer innenfor økonomiforvaltningen skal beskrives. II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall Hensikten med dette kapitlet er å presentere virksomheten for andre lesere av årsrapporten enn departementet og virksomheten selv. Introduksjonen bør inneholde omtale av virksomheten og samfunnsoppdrag, omtale av organisasjonen, samt presentasjon av utvalgte hovedtall for virksomheten. Side 4
For hovedtall anbefaler KD at det minimum angis antall ansatte, antall studenter, total omsetning og statstilskudd. Det vil for øvrig være hensiktsmessig å vise til at statistikk framgår på DBH-F. III. Årets aktiviteter og resultater Dette er hovedkapitlet i årsrapporten, og skal inneholde resultater, analyse og vurderinger av måloppnåelse. Omfanget må tilpasses virksomhetens egenart. IV. Styring og kontroll i virksomheten Hensikten med dette kapitlet er at departementet får et grunnlag for å vurdere om institusjonen har god styring og tilfredsstillende kontroll. I kapitlet ber departementet om en overordnet vurdering på intern kontroll, og om supplerende informasjon om enkelte forhold knyttet til styringen og/eller kontroll i virksomheten når dette er vesentlig informasjon for departementet. I tillegg minner departementet om redegjørelsesplikten som følger av lovverk som gjelder for institusjonen. Merknad: Denne delen av årsrapporten er et nytt krav som for de statlige institusjonene følger av den nye standarden. For fagskolene vil vi knytte rapporteringskravet opp mot det kontrollansvaret departementet har som tilskuddsforvalter definert i de statlige økonomibestemmelsenes kapittel 6. Det foreslås som nytt rapporteringskrav at institusjonene gir en overordnet vurdering på intern kontroll. Kravet kan besvares relativt kort dersom institusjonen mener å ha kontroll og det ikke har skjedd spesielle ting eller har vært iverksatt særskilte undersøkelser. V. Foreløpig årsregnskap Dette kapitlet skal bestå av det foreløpige årsregnskapet (evt. endelig årsregnskap om det er ferdigstilt) og ledelseskommentarer som er signert av daglig leder/rektor. Regnskapet skal stilles opp i henhold til Norsk Regnskapsstandard med resultatregnskap, balanseoppstilling, kontantstrømoppstilling (for de institusjoner som etter Regnskapsloven skal gi slik oppstilling) og relevante noter. Ledelseskommentarer rapporteres etter Kunnskapsdepartementets mal (Institusjonene kan bruke de samme ledelseskommentarene som oversendes i forbindelse med regnskapsrapportering til DBH-F 15. februar). Annen økonomirapportering for 2014 i tillegg til årsrapporten Tilskuddsmottaker skal innen 1. september 2014 sende inn til DBH-F: Halvårsregnskap for 2014 Ledelseskommentar (egen mal) Tilskuddsmottaker skal innen 15. februar 2015 sende inn til DBH-F: Foreløpig årsregnskap for 2014 Ledelseskommentar (egen mal) Side 5
Tilskuddsmottaker skal innen 1. juli 2015 sende inn til DBH-F: Revidert årsregnskap for 2014 med styrets beretning Revisors beretning Presentasjon av regnskap med ledelseskommentarer Halvårsregnskap og årsregnskap (foreløpig og endelig) for fagskolene skal inneholde resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noter presentert etter regnskapslovens bestemmelser. Offentlig tilskudd, egenbetaling fra studentene og eventuelt annet tilskudd må fremgå av resultatregnskapet eller noteopplysninger. Fagskoler som i tillegg driver annen, økonomisk aktivitet innenfor samme virksomhet, må sørge for å holde denne aktiviteten regnskapsmessig atskilt, slik at det i regnskapet kan dokumenteres at tilskuddet er brukt etter forutsetningene, at skolen ikke er overkompensert og at det ikke har skjedd kryssubsidiering. Halvårsregnskapet og foreløpig årsregnskap skal i tillegg inneholde ledelseskommentarer til regnskapet. Vi ber om at denne struktureres etter følgende elementer: 1. Kortfattet beskrivelse av formålet med fagskolen 2. Bekreftelse på at regnskapet er avlagt iht. regnskapslovens bestemmelser og opplysninger om eventuelle avvik 3. Omtale av vesentlige endringer i resultat- og balanseposter i forhold til tidligere halvårs- eller årsregnskap 4. Omtale av vesentlige avvik mellom periodisert budsjett mot resultatregnskap 5. Gjennomføring av årsplan med vekt på målene i tilskuddsbrevet, herunder søkningen til godkjente utdanninger 6. Gjennomførte investeringer i perioden og planlagte investeringer i senere perioder 7. Trender og utvikling i inntekter og sentrale kostnader Ledelseskommentarene skal signeres av daglig leder/rektor. Tilskuddsmottaker plikter å melde fra til departementet dersom grunnlaget for tilskuddet blir endret. Alle endringer i selskapsform, vedtekter og/eller eierskap samt eventuelle endringer av antall studiesteder skal rapporteres omgående. Side 6