Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding om oppfølging av forvaltningsrevisjon Trondheim byarkiv til orientering. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Saksutredning: Bakgrunn og Fakta I sak 147/09 Forvaltningsrevisjon av Trondheim Byarkiv (arkivsak 09/46086) vedtok bystyret følgende: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til Formannskapet om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten innen 31. mai 2010. I denne saken tas det utgangspunkt i revisjonens konklusjoner (i kursiv) Nedenstående punkter beskriver hvilke nye aktiviteter/tiltak som er igangsatt etter behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten. Vi viser i denne sammenheng også til Rådmannens høringsuttalelse i revisjonsrapporten som utdyper en del av problemstillingene grundigere. 7.1.1 Kommunen skal ha en felles arkivtjeneste under daglig ledelse av en arkivansvarlig Enhetsleder for Byarkivet er fagansvarlig for all arkivdanning i kommunen, men innholdet i fagansvaret er ikke nærmere definert. Etter revisjonens vurdering er det uheldig at ikke alle enheter har samme tilgang til Byarkivets arkivfaglige kompetanse. Vi stiller derfor spørsmål om Byarkivet er i stand til å oppfylle sitt fagansvar. Etter revisjonens mening bør Byarkivet utføre systematisk tilsyn og veiledning av samtlige kommunale enheter Alle enheter i kommunen har tilgang på Byarkivets arkivfaglige kompetanse gjennom å kontakte Byarkivet. Men Byarkivet har ingen mulighet til å føre en detaljert kontroll med alle enheter. Kommunens organisasjonsstruktur og oppgavefordeling gjør at enhetenes internkontroll må avdekke eventuelle mangler. Det er nå utarbeidet en sjekkliste for enhetsledere som inneholder punkter for å bedre denne kontrollen. Undersøkelsen viser at Byarkivet ikke har kontakt med enheter som benytter andre saksbehandlersystemer enn ESA, som for eksempel innenfor barnevern og helse- og sosialtjenesten. Manglende overholdelse av Arkivlovens krav til dokumentasjon, kan føre til tap av dokumenter og risiko for at viktige dokumenter ikke blir bevart for ettertiden. Dette kan få negative konsekvenser, Saksfremlegg - arkivsak 10/20770 1
både for kommunen og den enkelte bruker. Trondheim Byarkiv har etablert et prosjekt med mål å få på plass en arkivkjerne (NOARK 5), som vil gjøre det enklere å ta vare på arkivverdige data og følge opp krav i arkivlov/-forskrift og offentleglova. Parallelt med dette vil det, i samarbeid med IT-tjenesten nå bli utarbeidet en standardbeskrivelse / kravspesifikasjon som skal følges ved kjøp av alle framtidige fagsystemer for å sikre at kravene i arkivlov og forskrift blir ivaretatt. Revisjonen er kritisk til at det ikke finnes en helhetlig oversikt over hvilke elektroniske systemer som produserer arkivverdig materiale. Byarkivet kan derfor ikke ivareta sitt fagansvar for alt arkivmateriale, og dette kan igjen medføre at arkivverdig materiale går tapt. Det ble gjennomført en kartlegging av elektroniske databaser/systemer i Trondheim kommune i 2009. Kartleggingen gjennomgås nå systematisk av Trondheim Byarkiv i samarbeid med IKA-Trøndelag. Kartleggingen viser etter første gjennomgang at 35 systemer er funnet helt klart arkivverdige, mens enhetene er usikre på 36 av systemene. Resten er ikke arkivverdig. Trondheim kommune ble medeier i IKA nettopp for å kunne avlevere digitale arkiver, da vi tidligere ikke hadde noe sted å avlevere disse. Avlevering av en arkivdel i EDB sak/arkiv er planlagt. EDB drifter kommunens fagsystemer og må derfor være sterkt involvert. Det har vært vanskelig å få driftsleverandør tilstrekkelig på banen. Kommunen vil sannsynligvis bli fakturert for hvert uttrekk, noe som kan vise seg å bli kostbart. Faste avtaler om avlevering og uttrekk fra fagsystemer, samt behov for programvare som forenkler dette, er nødvendig. Behovet har blitt innmeldt i forbindelse med forberedelsene til ny IT-driftsavtale i dialogmøte mellom IT-tjenesten og Trondheim Byarkiv 07.04.10. 7.1.2 Kommunen skal ha en ajourført arkivplan Trondheim kommune har ikke utarbeidet en arkivplan, til tross for at Statsarkivet påpekte dette i sin inspeksjon allerede i 2002. Revisjonen mener det er kritikkverdig at rådmannen ikke har sørget for at Trondheim kommune har utarbeidet en arkivplan i tråd med lovverket og pålegg gitt fra Statsarkivet. Trondheim kommune har ikke en fullverdig, ajourført arkivplan ennå, men denne er nå under utarbeiding. Fra november 2009 - november 2010 er derfor ytterligere en stilling ved IKA-Trøndelag øremerket for kartlegging av kommunens arkiver. I tillegg har Byarkivet en IT- og arkivfaglig utdannet medarbeider som bidrar med kartlegging og registrering. Arkivplanen forventes å bli ferdig i løpet av 2010. Denne planen vil ha begrenset historisk informasjon, og Byarkivet har ønsker om å få en fullstendig historisk plan på plass i samarbeid med de enkelte enheter og arkivskapere i kommunen. Trondheim Byarkiv vurderer nå om en slik kartlegging kan gjøres som et forskningsprosjekt i samarbeid med en utdanningsinstitusjon. Saksfremlegg - arkivsak 10/20770 2
7.1.3 Kommunen skal ha journal for registrering av dokument Byarkivet produserer en offentlig journal fra ESA som daglig legges ut på kommunens hjemmesider. Arkivet opplyser at det ikke finnes noen helhetlig oversikt over hvilke andre elektroniske saksbehandlingssystemer som er i stand til å produsere en offentlig journal, og det finnes dermed ingen felles rutine for å ta ut journal fra disse systemene. Revisjonen understreker at kommunen ikke oppfyller kravene om å ta ut offentlige journaler i henhold til arkivlovens bestemmelser. Rådmannen bør sørge for at det tas ut journal for alle saksbehandlingssystemer som er i stand til å produsere slike, og videre vurdere om andre journaler enn den som er laget av ESA skal publiseres på internett. I den kartleggingen som nå er foretatt viser det seg at nesten ingen av kommunens fagsystemer produserer eller publiserer postjournal. Ved utskifting eller oppgradering av fagsystem vil Byarkivet ha et spesielt fokus på disse utfordringene. Kartleggingen er rapportert til sikkerhetsutvalget, som vil undersøke resultatet nøye. Trondheim Byarkiv har også benyttet anledningen til å undersøke om konsesjonsplikt / sikkerhet er oppfylt. 7.1.4 Kommunen skal behandle post og saksdokument i henhold til regelverket Statistikk fra Byarkivet viser at når arkivet overtar postbehandlingen, har antall journalposter økt betydelig. Etter revisjonens vurdering tyder dette på at det foregår en underregistrering av innkommet post på enhetene som åpner og registrerer posten selv. Dette innebærer risiko for at dokumenter ikke blir korrekt registrert og lagret, og kan i verste fall gå tapt. Revisjonen mener derfor at rådmannen enten må vurdere at all post til kommunen åpnes og skannes av Byarkivet, eller sørge for at Byarkivet har tilstrekkelig ressurser til kvalitetskontroll med blant annet poståpning og registrering i ESA I forbindelse med skanningsprosjektet er det nå gjennomført en foranalyse for elektronisk arkiv med representanter for Oppvekst (tre skoler og tre barnehager samt repr. for rådmannen.). Prosjektgruppene skal komme med forslag til løsning, og vil gi en anbefaling om sentral eller desentral funksjon er mest hensiktsmessig for skoler og barnehager. Uavhengig av den løsningen som velges vil Byarkivet utarbeide gode rutiner som skal sikre at post og saksdokument blir åpnet og registrert på korrekt måte. 7.1.6 Kommunen skal gjennomføre arkivavgrensing, kassasjon og bevaring Undersøkelsen viser at det foreligger rutiner for avlevering, ordning og kassasjon for enkelte fagområder. Etter revisjonens mening bør det for alle områder, utarbeides rutiner som sikrer kontroll med hva som skal bevares og hva som skal kastes Saksfremlegg - arkivsak 10/20770 3
Det er igangsatt et prosjekt i samarbeid med IKA-Trøndelag for å lage rutiner for Oppvekstområdet. Neste tjenesteområde vil være Helse og Velferd. Saksfremlegg - arkivsak 10/20770 4
7.1.7 Kommunens arkivlokaler skal være i tråd med regelverket Byarkivet har ikke oppdatert oversikt over hvilke lokaler som brukes til oppbevaring av arkivmateriale, og derfor ikke hvor mye arkivmateriale som i dag lagres i uforsvarlige lokaler ute på enhetene. Trondheim kommune har som strategi at arkivmateriale som ikke er forsvarlig lagret skal flyttes fra enhetene til Byarkivets lokaler på Dora. Som revisjonen har påpekt skal alt arkivmateriale være i godkjente arkivlokaler innen 2012 iht. pålegg fra Riksarkivaren. Det er tilstrekkelig med plass i DORA til å oppbevare alle bortsettingsarkiv. Byarkivet anbefaler at enhetene tar de nødvendige skritt for å ordne og klargjøre arkivene for bortsetting på DORA. Enhetene har så langt ikke greid å prioritere avleveringer til Byarkivet. Trondheim Byarkiv har manglet ressurser både til aktiv innhenting og passivt mottak. 7.1.8 Kommunens eldre og avsluttede arkiv skal leveres til arkivdepot Revisjonens undersøkelse har vist at Byarkivet fortsatt har store mengder arkivmateriale som ikke er ryddet og ordnet fra samlokaliseringen av kommunale enheter i Midtbyen. Når store deler av arkivmaterialet ikke er tilstrekkelig organisert, kan dette medføre at kommunen får problemer med å oppfylle krav om innsyn i henhold til Offentleglova og Forvaltningsloven. I tillegg kan kommunen få problemer med å dokumentere sin egen virksomhet. Av naturlige årsaker vil dagligarkiver, post, besøkende og innsyn måtte prioriteres foran arkiver som står og venter. Ordning og registrering er en svært tidkrevende oppgave. Byarkivet har via IKA Trøndelag foretatt registrering og rydding i flere eksisterende gamle arkiver. Byarkivet har satt av en fast ressurs til arkivdepot for å skaffe orden i det som allerede er mottatt og som mottas løpende fremover. Det gjøres også en innsats med overgang til fullelektronisk arkiv, som gradvis vil stoppe tilveksten i nye papirarkiver. 7.2.1 Kommunen skal ha en god brukerdialog Undersøkelsen har vist at Byarkivet ikke har gjennomført noen brukerundersøkelse i 2009, til tross for at dette er et av målene i lederavtalen. Revisjonen vil i denne sammenhengen understreke betydningen av en god brukerdialog, og mener at rådmannen bør sørge for at Byarkivet oppretter en slik dialog med sine brukere. Brukerundersøkelse for interne tjenester vil bli utført i løpet av året. Denne vil være ett viktig hjelpemiddel for å bedre brukerdialogen. Et nytt tiltak som har fått god tilbakemelding, er innføring av nettprat med E- dialog. Dette er en ny kommunikasjonskanal til nytte for Byarkivets brukere. Byarkivet har også fått positive tilbakemeldinger etter utstrakt bruk av kvalitetsweb og avviksrapportering, noe man fortsatt kommer til å satse sterkt på. Ledelsen ved arkivsenteret på Dora har iverksatt et lesesalsprosjekt som samarbeid mellom Byarkivet, IKA Trøndelag, Statsarkivet og Universitetsbiblioteket. Prosjektet tar sikte på å møte fremtidens behov for formidling på en mest mulig hensiktsmessig måte. Trondheim Byarkiv har som mål å forbedre egne hjemmesider (intra- og internett), og har allerede satt en prosjektleder på jobben. Saksfremlegg - arkivsak 10/20770 5
I tillegg satses det på å skanne/digitalisere byggesaksarkivet, Byarkivets mest etterspurte arkiv, i løpet av tre år. Dette åpner for raskere service og større grad av selvbetjening. 7.2.2 Byarkivet skal bidra til en mer effektiv ressursbruk Revisjonen merker seg at Byarkivet har gjennomført flere tiltak som skal legge til rette for overgangen til fullelektronisk saksbehandlings- og arkivsystem. Revisjonen vil imidlertid understreke at det må avklares om ESA håndterer personsensitive opplysninger i henhold til regelverket. Dersom kommunen må anskaffe et nytt saksbehandlersystem vil dette innebære at det vil ta lenger tid å nå målet om fullelektronisk arkiv. I følge Byarkivet begynner kommunens byggesaksarkiv nå å bli så slitt at de vurderer å ta arkivet ut av bruk. Etter revisjonens mening er det helt avgjørende for kommunen og dens innbyggere å ha tilgang til Byggesaksarkivet. Byarkivet har funnet at ESA Noark 4 pr i dag er uegnet som fullelektronisk arkivsystem for hele kommunen. I forbindelse med gjennomgang av en ROS-analyse oppgir EDB at store sensitive fagområder som helse, sosial og barnevern ikke bør registreres i den eksisterende databasen på Intern sone. Det gjennomføres to ROS-analyser i disse dager. Trondheim Byarkiv har som mål å etablere et prosjekt for 2011 som tar sikte på å skaffe et nytt elektronisk arkivsystem for sikker sone med NOARK 5 kjerne. Alle nye løsninger må uansett være tilpasset NOARK 5 iht Riksarkivaren (jfr. Arkiv-forskriften). Trondheim Byarkiv har under etablering et prosjekt for skanning og arkivering av hele byggesaksarkivet digitalt. Trondheim Byarkiv har i tillegg lagt opp til at deler av denne typen oppgaver (ordning, katalogisering, skanning og digitalisering) kan gjøres ved å tilrettelegge for lavterskel arbeidstilbud. Byarkivet er for eksempel i dialog med Stavne gård i anledning saken. Rådmannen i Trondheim, 18.05.2010 Elin Rognes Solbu Kommunaldirektør Elin Engen Harder enhetsleder Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift... Sett inn saksutredningen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/20770 6