Økonomireglement for Tinn kommune

Økonomireglement for Tinn kommune Vedtatt av kommunestyret 9.06.203, sak

9.06.203 INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning 3. Reglement for delegering av budsjettmyndighet 4 2. Reglement for økonomiplan med kommuneplanens handlingsdel og årsbudsjett 8 3. Reglement for anvisning 3 4. Reglement for innkjøp 5 5. Reglement for investeringsprosjekt 8 6. Reglement for rammestyring 23 7. Reglement for finansforvaltning 25 8. Reglement for årsavslutning 36 9. Reglement for startlån 39 Side 2 av 39

9.06.203 INNLEDNING Vedtak i kommunestyret 9.06.203, saknr. Rådmannens framlegg til økonomireglement for Tinn kommune vedtas. Økonomireglementet gjelder fra kommunestyret har vedtatt saken, og erstatter alle tidligere reglement. Langsiktige finansielle aktiva (plassering av ledig likviditet) tilpasses til det nye finansreglementet over en tidsperiode på år fra kommunestyret har vedtatt saken. Økonomireglementet rulleres i starten av hver kommunestyreperiode. Det settes en beløpsgrense på 5 mill. kr for at sluttregnskap må legges fram for kommunestyret. (innarbeidet i pkt. 5.) Side 3 av 39

9.06.203 REGLEMENT FOR DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET. OVERORDNETE RAMMER Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 992 nr. 07 om kommuner og fylkeskommuner, 47 nr.2 og nr.3 og forskrift av 5.desember 2000 om årsbudsjett. Reglementet dekker hele kommunens myndighet til å disponere budsjettet og er gjeldende til kommunestyret vedtar noe annet. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27..2 FORMÅL Reglementet skal ivareta grunnprinsippet i kommunelovens formålsbestemmelser om at bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organ. All myndighet er lagt til kommunestyret som så må delegere videre. Andre politiske organer kan ikke delegere myndighet til administrasjonen. Reglementet har som formål å plassere myndigheten til å ta beslutninger på de nivå i organisasjonen som gir best og mest effektivt resultat..3 DEFINISJONER.3.. Delegering Delegering vil si å overføre avgjørelsesmyndighet fra seg selv til andre. Den som delegerer myndighet kan når som helst ta tilbake den myndighet som er delegert. Delegering av myndighet innebærer ikke at den som delegerer gir fra seg ansvaret på vedkommende område. All delegert myndighet skal utøves i samsvar med lover, forskrifter og ellers innenfor budsjettrammer, retningslinjer og målsettinger som er fastsatt av kommunestyret..3.2. Disponeringsfullmakt Med disponeringsfullmakt (anvisningsmyndighet) menes myndighet til å disponere de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet begrenset av kommunestyrets fordeling. Begrepet omfatter både anvisningsmyndighet og myndighet til å justere budsjettet innen gitt nettoramme i løpet av året. Side 4 av 39

9.06.203 Rådmannen har etter forskriften fullmakt til å disponere bevilgningene, og har ansvaret for å iverksette kommunestyrets vedtak. Rådmannen tildeles fullmakt til å disponere nettoramme samlet for alle enhetene og kan videre delegere denne fullmakten ned ett nivå (til enhetsledere) gjennom delegasjon av anvisningsfullmakt fra rådmannen. Rådmannen kan omdisponere driftsrammene mellom enhetene innenfor totalbudsjettets vedtatte ramme. Rådmannen kan videre delegere sin disponeringsfullmakt..3.3. Budsjettramme t vedtar budsjett på nettorammer pr. enhet. Dette innebærer at det er de budsjetterte nettoutgifter som utgjør den økonomiske rammen for enheten. Hensikten med rammebudsjettering er å sikre en bedre overordnet styring kombinert med større lokal handlefrihet. Rammebudsjettering gir stor grad av fleksibilitet som muliggjør en rask tilpasning og derigjennom styrker budsjettet som styringsredskap..3.4. Budsjettjusteringer Budsjettjusteringer er endringer innenfor en enhets nettoramme eller i mellom enhetenes nettorammer som er foretatt av den budsjettansvarlige. Budsjettjusteringer må skje i overensstemmelse med de mål, forutsetninger og premisser som er lagt av kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen. Budsjettjusteringer på områder som er av prinsipiell betydning skal legges frem for kommunestyret..3.5. Budsjettendringer Dersom rådmannen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdig avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i tertialrapporten, foreslås nødvendige tiltak. Den budsjettansvarlige skal i god tid melde til rådmannen om behovet for budsjettendring. Det er kun kommunestyret selv som kan foreta budsjettendringer. Endringen gjøres i forbindelse med behandlingen av tertialrapportene og etterfølgende budsjettendringssak..4 RETNINGSLINJER FOR DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET I DRIFTSBUDSJETTET Kun kommunestyret har myndighet til å vedta årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet jfr. kommuneloven, 45. Side 5 av 39

9.06.203 t fastsetter årsbudsjettet med en netto driftsramme for den enkelte enhet. t gir styret i kommunalt foretak fullmakt til å disponere innenfor vedtatt ramme Delegert myndighet i budsjettsaker må ikke anvendes slik at kommunestyrets forutsetninger og premisser i årsbudsjettet undergraves. Budsjettjusteringer må skje med dekning innenfor de rammer som er fastsatt. Budsjettjusteringer innenfor netto driftsramme for den enkelte enhet er det enhetsleder som forvalter etter delegert fullmakt fra rådmann. Når bevilgningene gis som netto driftsrammer pr. enhet, er det først når denne nettorammen er i ferd med å bli oversteget, eller skal reduseres, at eventuelle budsjettendringer må til kommunestyret for behandling. Budsjettmyndigheten kan ikke delegeres..5 RETNINGSLINJER FOR DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET I INVESTERINGSBUDSJETTET t vedtar investeringsbudsjettets inntektsside og fordeler rammen pr. investeringsprosjekt. t vedtar selv ramme på de enkelte prosjekt, slik disse er spesifisert i skjema 2B. t skal selv foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt i opprinnelig budsjett. Ut over bevilgninger til prosjekter kan det komme sentrale bevilgninger til for eksempel utlån og mottatte avdrag på utlån, kjøp og salg av aksjer, og salg av eiendommer, bygg og anlegg. Sentrale bevilgninger disponerer kommunestyret. I den utstrekning bevilgningene til nybygg og nyanlegg mv. forutsetter låneopptak, kan bevilgningen ikke brukes før låneopptaket er godkjent. Investeringsprosjekt i henhold til skjema 2b, er det prosjektansvarlig som forvalter etter delegert myndighet fra rådmannen. Se reglement for investeringsprosjekt..6 OVERFØRINGER MELLOM DRIFTS- OG INVESTERINGSBUDSJETTET I henhold til forskrift om årsregnskap 9, kan overføring fra drifts- til investeringsregnskapet foretas av andre enn kommunestyret selv. Rådmannen får fullmakt til å overføre midler fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet i den hensikt å finansiere mindre utstyrsanskaffelser som i henhold til god kommunal regnskapsskikk skal føres i investeringsregnskapet. Fullmakten begrenses oppad til mill. kr. pr. anskaffelse inkl. mva, og det forutsettes at det er avsatt tilsvarende beløp i driftsbudsjettet til samme formål. Side 6 av 39

9.06.203.7 OVERSKRIDELSER Bevilgningene i drifts- og investeringsbudsjettet skal ikke overskrides før det er gitt tilleggsbevilgning. Rådmannen skal gjennom sin budsjettkontroll føre slikt tilsyn med at budsjettoverskridelser unngås..8 TILLEGGSBEVILGNINGER Forslag om tilleggsbevilgninger på budsjettet skal i god tid meldes til rådmannen. Når det er nødvendig med tilleggsbevilgninger, må der foreligge forslag til hvordan dette skal dekkes. Side 7 av 39

9.06.203 2 REGLEMENT FOR ØKONOMIPLAN MED KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL OG ÅRSBUDSJETT 2. OVERORDNETE RAMMER Reglementet er vedtatt av kommunestyret, med hjemmel i lov av 25. september 992 nr. 07 om kommuner og fylkeskommuner 44-47, og forskrift om årsbudsjett, fastsatt av KRD 5.2.00. Arbeidet med økonomiplan og kommuneplanens handlingsdel er hjemlet i: a) Plan- og bygningslovens om at kommuneplanens samfunnsdel skal ha en handlingsdel som skal rulleres årlig. b) Kommunelovens 44 Økonomiplan som pålegger kommunene en gang i året å vedta en rullerende økonomiplan som skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. Økonomiplanen skal minst omfatte de fire neste budsjettår. Økonomiplan og kommuneplanens handlingsdel skal behandles samtidig og i en integrert prosess. Økonomiplan med handlingsdel vedtas innen utgangen av juni hvert år og er retningsgivende for behandling av årsbudsjett for påfølgende år som skjer på høsten. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Dette reglement inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytning til budsjett- og økonomiplanarbeidet og disponering av de bevilgninger som kommunestyret gir. 2.2 FORMÅL Budsjettforskriften av 5.2.00 åpner for å legge til rette for at kommunestyret kan drive utstrakt rammebudsjettering og målstyring på kort og lang sikt. Målet med reglementet er å klargjøre innholdet i og fordelingen av de rammer som kommunestyret bevilger i sitt vedtak. I tilknytning til bevilgningene angis kommunestyrets prioriteringer samt de mål og forutsetninger som er knyttet opp mot bevilgningene. Reglementet dekker hele kommunens arbeid med økonomiplan med kommuneplanens handlingsdel og årsbudsjett, budsjettoppfølging og rapportering i henhold til vedtatte budsjettrammer og til enhver tid gjeldende kommuneplan. Side 8 av 39

9.06.203 2.3 PROSESS FOR ØKONOMIPLAN MED KOMMUNEPLANENS HANDLINGDEL OG ÅRSBUDSJETT. Arbeidsform og fremdriftsplan Økonomiplan med kommuneplanens (samfunnsdelens) handlingsdel behandles samtidig og i en integrert prosess. Økonomiplan/handlingsdel vedtas innen utgangen av juni hvert år og er retningsgivende for behandling av årsbudsjett for påfølgende år som skjer på på høsten. Årsbudsjettet for påfølgende år behandles på høsten innenfor de rammer som fastsettes i økonomiplan med nødvendige justeringer som følge av statsbudsjett ol. Årsbudsjettet er bindende for underliggende organer. 2.3. Rådmannens ansvar Rådmannen utformer forslag til Økonomiplan med kommuneplanens handlingsdel i perioden januar april. Dette skjer i samhandling med de kommunale enhetene. Rådmannen/enhetene skal legge til grunn kommuneplan og sektorplaner, samt foreta en oppdatering av utviklingstrekk og rammebetingelser, økonomisk status og utsikter for neste 4-årsperiode. Etter sommerferien, i midten av august, starter rådmannen arbeidet med årsbudsjettet for neste år. Vedtak om økonomiplan er utgangspunktet for arbeidet med årsbudsjettet. Dette sender rådmannen ut til enhetene sammen med budsjettskriv som beskriver planer, aktiviteter og datoer for høstens budsjettarbeid. Økonomiplan/handlingsdel skal bestå av en driftsdel og en investeringsdel. Kommuneplanens handlingsdel skal vise: o oversikt over nåværende status og rammebetingelser o utviklingstrekk, status og evaluering av måloppnåelse innenfor ulike områder, o satsningsområder eller sektorområdet o rammebetingelser, økonomiske og andre pålegg kommunen må forholde seg til o prioriteringer og ressursfordeling (samordnet med økonomiplan) o utfordringer de neste fire år o operative mål for den enkelte enhet Årsbudsjettet skal også bestå av en driftsdel og en investeringsdel. I årsbudsjettarbeidet arbeider enhetsledere med å konsekvensjustere driften til neste års drift. Nettorammene vedtatt i økonomiplanen skal ligge til grunn for dette arbeidet. Evt. avvik mellom konsekvensjustert budsjett for neste år og vedtatte nettorammer, justert for evt. ny informasjon i regjeringens forslag til statsbudsjett skal synligjøres. I midten av oktober, etter at regjeringen har lagt fram statsbudsjettet, framstiller rådmannen en skisse på rådmannens forslag til årsbudsjett for formannskapet. Denne blir drøftet og rådmannen får innspill på nye tiltak og endringer. Side 9 av 39

9.06.203 Rådmannens salderte forslag til årsbudsjett behandles i formannskap og deretter i kommunestyret. t vedtar årsbudsjettet i desember. 2.3.2 Formannskapets ansvar Formannskapet innstiller til kommunestyret på saldert årsbudsjett og økonomiplan/handlingsdel. Formannskapets innstilling treffes på grunnlag av forslag fra rådmannen. Hovedutvalgene gis anledning til å uttale seg om formannskapets innstilling før vedtak i kommunestyret. Formannskapets innstilling til Økonomiplan med handlingsdel skal gjøres offentlig minst 30 dager før kommunestyrets behandling. Formannskapets innstilling til årsbudsjett skal gjøres offentlig minst 4 dager før kommunestyrets behandling. 2.3.3 ts ansvar t vedtar saldert årsbudsjett og økonomiplan/handlingsdel. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet og etter innspill fra hovedutvalgene. 2.4 ØKONOMIPLAN MED KOMMUNEPLANENS (SAMFUNNSDELENS) HANDLINGSDEL. Med økonomiplan menes oppstilling av forventede inntekter og utgifter for neste fireårsperiode hvor første år utgjør kommunens årsbudsjett. Økonomiplanen/handlingsdel skal: o vise utfordringer og ønsket utvikling i planperioden o synliggjøre kommunens prioritering av oppgaver i perioden o gjenspeile og konkretisere føringer som er lagt i kommuneplanens handlingsdel o skal vise samlet investeringsramme samt budsjett pr. investeringsprosjekt fordelt på de ulike årene Når kommunestyret vedtar økonomiplanen/handlingsdelen har kommunestyret samtidig gjennom selve vedtaket eller kommentarer til økonomiplanen lagt premisser for hvordan midlene skal disponeres. Side 0 av 39

9.06.203 2.5 ÅRSBUDSJETT Med årsbudsjett menes oppstilling av forventede inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger, og utgifter, utbetalinger og avsetninger for kommende år for kommunen. Årsbudsjettet: o skal utgjøre første året i økonomiplanperioden og gjelde ett år o er en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret o skal angi ramme for hvor mye midler som kan disponeres til ulike formål/tjenester. De økonomiske rammene er overordnet. Dette betyr at det ikke kan disponeres mer midler til et formål enn det som er ført opp i budsjettet o skal fremstilles i ett samlet dokument, hvor drifts- og investerings-budsjettet inngår 2.5. Driftsbudsjett Driftsbudsjettet omfatter forventede løpende inntekter og innbetalinger kommende år, tillagt planlagt bruk av løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere år, samt oppstilling over kommunestyrets bevilgninger som er inndekket ved inntekter, innbetalinger og avsetninger som nevnt. 2.5.2 Investeringsbudsjett Investeringsbudsjettet omfatter forventet bruk av lånemidler, forventede inntekter og innbetalinger i det år budsjettet gjelder for, samt planlagt bruk av slike inntekter og innbetalinger 2.5.3 Fordeling av årsbudsjett 2.5.3. Driftsbudsjettet Årsbudsjettets driftsdel vedtas av kommunestyret på enhetsnivå: Rammene vedtas som en nettobevilgning (nettoramme), dvs. utgifter etter fradrag av inntekter. Til den enkelte enhets nettoramme skal det knyttes mål og premisser som kommunestyret skal vedta. Disse vedtas fortrinnsvis i økonomiplan/handlingsdel, men kan operasjonaliseres nærmere i årsbudsjettet. 2.5.3.2 Investeringsbudsjettet Investeringsbudsjettet er sum tiltak/prosjekter som kommunestyret vedtar for budsjettåret, med tilhørende finansiering. Det er bare kommunestyret som kan fastsette finansiering av investeringsprosjekt og disponere eventuelle innsparinger. Side av 39

9.06.203 2.6 FULLMAKTER Låneopptak gjennomføres i samsvar ned kommunestyrets budsjettvedtak og kommunens finansreglement. t fastsetter husleie for kommunale eiendommer gjennom budsjettvedtaket t fastsetter egenandeler og priser ved salg av varer og tjenester i kommunen gjennom budsjettvedtaket. Fullmakten kan videredelegeres ett nivå. Se også reglement for delegering av budsjettmyndighet. 2.7 ØKONOMISTYRING OG RAPPORTERING Rådmannen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom rådmannen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak. Det skal rapporteres som følger på økonomisk status: o t skal hvert tertial få seg forelagt regnskapsrapport så langt i året som viser avvik sett i forhold til vedtatt årsbudsjett. Det skal også rapporteres i forhold til vedtatte økonomiske mål for budsjettperioden. o Vesentlige avvik skal kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som blir iverksatt for overholdelse av budsjett og vedtatte økonomiske mål. o For investeringsprosjekter skal vesentlige avvik fra budsjett kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som blir iverksatt o Prognoser for resten av året beskrives i tertialrapporten. Side 2 av 39

9.06.203 3 REGLEMENT FOR ANVISNING 3. OVERORDNETE RAMMER Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. 3.2 FORMÅL Ha en effektiv rutine for intern kontroll av kommunens utbetalinger. 3.3 RETNINGSLINJER ) Anvisningsmyndighet på kommunens vegne tilligger rådmannen. Rådmannen kan på sine vegne delegere denne myndighet til andre, jf. dog begrensninger som følger av forskrifter. Den som er delegert anvisningsmyndighet fra rådmannen kan videredelegere sin fullmakt ett ledd. Dette skal varsles skriftlig til rådmannen med kopi til økonomiavdelingen. Delegeringen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Den som er delegert anvisningsmyndighet skal utpeke personer som skal attestere. 2) Den som deleger anvisningsmyndighet må fylle ut skjema for anvisningsfullmakt. Skjemaet skal fylles ut i to eksemplar og sendes økonomiavdelingen og lønningsavdelingen. Anvisningsmyndigheten er ikke gjeldene før økonomiavdelingen har mottatt skjemaet for delegering av anvisningsmyndighet. 3) Den som anviser skal påse at det er budsjettdekning innen enheten. At disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden jf. forskrifter og veiledning for budsjettoppstilling og regnskapsføring i kommunen. Anviser skal også påse at attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt denne oppgaven. 4) Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av egne regninger/fakturaer, eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av overordnet anvisningsmyndighet Eksempel: Nærmeste overordnet anviser en leders egne regninger/refusjonskrav. Ordfører anviser rådmannens egne regninger. 5) Anvisning og regnskaps- eller lønnsregistrering skal ikke foretas av samme person. Samme person kan ikke både attestere og anvise samme faktura/timeliste. 6) Økonomiavdelingen skal straks ha melding når anvisningsmyndighet opphører, for eksempel ved opphør av tjenesteforhold, endringer o.l. Dersom utøvelse av delegert anvisningsmyndighet ikke tilfredsstiller de krav som stilles til god intern kontroll (jf. foranstående punkter), skal dette rapporteres til vedkommendes leder. Side 3 av 39

9.06.203 7) Attestasjon Den som har attestasjonsfullmakt, skal påse at varen/tjenesten er mottatt, og at det er overenstemmelse mellom faktura/regning og avtalt mengde og pris, samt at kontonummer og andre data er riktig påført. Den som har attestasjonsfullmakt har ansvar for at timelister og lignende er etterregnet og i henhold til utført arbeid. Ved kjøp av varer over en viss verdi må det gis beskjed til økonomiavdelingen for evt. aktivering i anleggsregisteret. For varer eller tjenester som er momskomp. berettiget er verdien kr 80.000 u/mva. og for varer og tjenester innenfor ordinært avgiftsområde er verdien kr 00.000 u/mva. Bestillingsmyndighet og attestasjonsmyndighet kan gis til samme person. Side 4 av 39

9.06.203 4 REGLEMENT FOR INNKJØP 4. OVERORDNETE RAMMER Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. 4.2 FORMÅL OG OMFANG Målet med innkjøpsreglementet er å kjøpe riktige varer og tjenester til riktig tid og pris. Reglementet skal bidra til at alle anskaffelser til Tinn kommune utføres iht. gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og samarbeidsavtaler. Reglementet gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for eller på vegne av Tinn kommune. 4.3 BEGREPSDEFINISJONER Anskaffelse: Engangskjøp: Nasjonal grenseverdi: Et kjøp eller en forpliktelse om kjøp av varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider. Kjøp av en vare eller tjeneste som ikke utføres mer enn en gang i året. Den verdi som til enhver tid fastsettes i Forskrift om offentlige anskaffelser, som grensen oppad for direkte anskaffelse (ref -2 i forskrift om off. anskaffelser, fra..07 ref 2-). Verdien fastsettes av Fornyings- og administrasjonsdepartementet og Rådmannen oppdaterer ved endringer i denne verdien. For tiden er verdiene (pr. 202): Anskaffelsesverdi under kr 00.000: anskaffelsen omfatter del I i Forskrift om offentlig anskaffelser, dvs. de generelle reglene om lik konkurranse, likebehandling og følge god forretningsskikk. Anskaffelsesverdi mellom kr 00.000 500.000: anskaffelsen omfatter del I i Forskrift om offentlig anskaffelser, dvs. de generelle reglene om lik konkurranse, likebehandling og følge god forretningsskikk. Anskaffelsesverdi kr 500.000,65 mill., nasjonal utlysning: Anskaffelsen omfatter del II i Forskrift om offentlig anskaffelser. Anskaffelsen skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling. Side 5 av 39

9.06.203 Anskaffelse over kr,65 mill. over EØS-anbud: anskaffelsen omfatter del III i Forskrift om offentlig anskaffelser. Åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog. Økonomisk mest fordelaktig tilbud: Det tilbudet som for kommunen er mest fordelaktig i forhold til gitte tildelingskriterier. 4.4 ANSVAR Rådmannen er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet. Rådmannen har ansvaret for at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet, og at det er rutiner innenfor kommunen som ivaretar reglementet. 4.5 GENERELLE KRAV TIL INNKJØPSARBEIDET Ved planleggingen av en anskaffelse skal det tas hensyn til: o anskaffelsens virkning på helse, miljø og sikkerhet o de avhendelses- eller kondemneringsproblemer som kan oppstå o universell utforming med tanke på best mulig tilgjengelighet for flest mulig brukere Alle anskaffelser skal: o utføres iht. gjeldende lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter o utføres iht. relevante gjeldende lover, forskrifter og standarder innenfor aktuelt fag, bransje eller sektor og gjeldende HMS regelverk o utføres iht. kommunens til enhver tid gjeldende etiske retningslinjer o utføres iht. kommunens til enhver tid gjeldende alminnelige vilkår for kjøp av varer og tjenester o der det er mulig, vurderes ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Kommunens leverandører må: o oppfylle alle offentlige krav om registrering o til enhver tid være à jour med alle offentlige økonomiske krav o følge MVA-lovens retningslinjer for fakturaens innhold og beskrivelse o ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og de skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan ansees normalt i området 4.6 KJØPSTYPE INNDELING For at det skal bli enklere å forholde seg til reglementet, er kjøpene delt inn i typer (se pkt. 4.3 i dette reglement). Beløpsgrensen skal praktiseres ut fra totalkostvurdering. Det er ikke tillatt å dele opp kjøp i prosjekter eller liknende for å komme under eksempelvis den nasjonale grenseverdi, og det er kommunen som helhet som skal vurderes i denne sammenhengen. Beløpsgrensene beregnes eksklusiv merverdiavgift. Side 6 av 39

9.06.203 4.7 VIKTIGE PRINSIPPER FOR INNKJØPSARBEIDET Nedenfor belyses viktige prinsipper som den enkelte utfører skal basere sine innkjøp på: o konkurranseprinsippet. Ethvert kjøp skal så sant det er mulig baseres på konkurranse. Det er den enkelte utfører som er ansvarlig for å dokumentere at det skjer (og har bevisbyrden) o forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet o utvelgelse gjennom objektive og ikke-diskriminerende kriterier o likebehandling. Direkte eller indirekte forskjellsbehandling av tilbydere på grunn av deres nasjonalitet eller geografisk tilhørighet skal ikke finne sted o forretningsmessighet. Alle anskaffelsesprosesser skal utføres etter kommunens etiske retningslinjer og høy forretningsetikk o fortrolig saksbehandling. Det skal hindres at konfidensiell informasjon vedrørende anskaffelsesarbeidet kommer uvedkommende til kunnskap. Spredning av slik informasjon under saksbehandlingen skal derfor begrenses til det strengt nødvendige o habilitet. Her gjelder forvaltningslovens regler om habilitet o ved anskaffelser med verdi større enn 00.000 kr eksklusiv merverdiavgift bør ikke saksbehandling og beslutninger ivaretas av en og samme person alene, men utføres med flere personer involverte i prosessen. Oppstår det uenighet mellom partene skal tvisten avgjøres av rådmannen 4.8 DIVERSE AVTALER o alle personforsikringsavtaler inngås i samsvar med hovedavtalen o pensjonsforsikring skal drøftes med arbeidstakerorganisasjonene før og underveis i kjøpsprosessen og skifte av pensjonsforsikringsleverandør skal alltid legges fram for kommunestyret o rådmannen har fullmakt til å inngå avtaler om kjøp av banktjenester o rådmannen har fullmakt til å inngå rammeavtaler i BTV-regionen o rådmannen har fullmakt til å inngå avtaler/innkjøpssamarbeid i Kongsbergregionen Side 7 av 39

9.06.203 5 REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKT 5. OVERORDNETE RAMME Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter kommunelovens kapittel og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Reglementet gjelder investeringer i anleggsmidler slik det kommer frem i linje i budsjettskjema 2A. Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 992 nr. 07 om kommuner og fylkeskommuner og dertil veileder om budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet utgitt av KRD oktober 20. 5.2 FORMÅL Reglementet har som formål å skape en enhetlig forståelse av prosessen knyttet til investeringsprosjekter for hele kommunens virksomhet, for å oppnå en lik saksbehandling av alle investeringsprosjekter i samsvar med gjeldene økonomiplan og politiske vedtak. 5.3 DEFINISJONER Et investeringsprosjekt er: Investering i et driftsmiddel til varig eie eller bruk. Et driftsmiddel er for eksempel fast eiendom, bygninger, anlegg, inventar, utstyr, transportmidler, maskiner mv. som forventes brukt mer enn en regnskapsperiode ( år). Anskaffelseskosten må være på minimum kr 00.000 og ha en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. Reglementet gjelder også utgifter til påkostning. (jf. KRS 4 (F): Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet). Ved klassifisering av en utgift som påkostning skal det derfor vurderes hvorvidt utgiften bidrar til å øke eiendelens økonomiske levetid i forhold til det som ble lagt til grunn ved anskaffelsen og/eller bidrar til å øke eiendelens kapasitet og funksjonalitet, eller utvider eller endrer bruksområdet. Finansielle leieavtaler (finansiell leasing) skal behandles som øvrige investeringer, og må behandles av kommunestyret. 5.4 HJEMMEL FOR INVESTERING Alle investeringer skal være begrunnet ut fra følgende behov: a. Virksomhetsrelatert, bygningsmasse eller inventar og utstyr er ikke tilpasset dagens virksomhet, eller det skjer vesentlige endringer i enhetens oppgaver/størrelse eller normal Side 8 av 39

9.06.203 utskifting pga. elde og slitasje. Det er feil eller mangler iht. til lovverk og forskrift, eller ved endring i lovverk og forskrift. b. Det har oppstått en ulykke eller skade på varige driftsmidler. Brann, havari, tap eller skade på utstyr eller fast eiendom. 5.5 BEHOVSUTDREDNING Rådmannen har ansvaret for å legge fram investeringsbehov for kommunestyret. For prosjekter over mill. kr skal saken inneholde: a. Behovsanalyse b. Funksjonsbeskrivelse c. Forventet kostnadsramme, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet (rente- og avdragsutgifter, drifts- og framtidige vedlikeholdsutgifter) d. Framdriftsplan Samlet prioritering av investeringsbehov koordineres av økonomiavdelingen og legges frem for rådmannen som avgjør hvilke investeringsprosjekt som skal inntas i forslag til økonomiplan og årsbudsjett. 5.6 POLITISKE VEDTAK FØR IGANGSETTING Alle investeringer skal vedtas av kommunestyret jf. til enhver tid gjeldende delegeringsreglement og budsjettreglementet. Prosjekter over 5 mill. kr skal ha en egen behovsutredning. Prosjekt over 5 mill. kr skal være behandlet i kommunestyret før forprosjekt kan iverksettes. For byggeprosjekter skal lånerentene belastes byggeprosjektet. Vedtaket skal inneholde: a. Utgifter til forprosjektering der dette er påkrevd. b. Behovsutredning jf. pkt. 5.5 c. Kostnadsramme for hele investeringsprosjektet, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts- og vedlikeholdsutgifter. Alle prosjekter skal vedtas som en del av opprinnelig budsjett. Kun unntaksvis kan det vedtas nye investeringsprosjekt i løpet av året. Eventuelle endringer i løpende prosjekter gjøres ved budsjettrulleringen. Før et investeringsprosjekt kan igangsettes må finansiering være i orden. Prosjektene skal igangsettes i det året de er budsjettert. 5.7 PROSJEKTANSVARLIG Prosjektansvarlig er ansvarlig for at prosjektet blir realisert. For alle prosjekter innen eiendom, bygg og anlegg er teknisk enhet prosjektansvarlig. Og prosjekter over kr 5 mill. skal ha en egen prosjektansvarlig. For øvrige prosjekter er det leder for enheten der investeringen føres som er prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig er ansvarlig for framdriftsplanen og den økonomiske styringen, samt rapportering under veis i prosjektet og utarbeidelse av sluttregnskap. Side 9 av 39

9.06.203 5.8 FORPROSJEKT For alle prosjekter over kr 5 mill. skal det utarbeides forprosjekt, jm. pkt. 5.6 Når det foreligger vedtak om forprosjekt skal prosjektansvarlig utarbeide dette. Forprosjekt skal inneholde ytterligere spesifikasjon av: a. Behovsutredning b. Kostnadsramme for hele investeringsprosjektet, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts- og vedlikeholdsutgifter. c. Framdriftsplan d. Grunnlaget for kostnadsramme og framdriftsplan skal framgå. Rådmannen legger fram forprosjekt for kommunestyret for endelig vedtak. Utgifter i forbindelse med forprosjektering av et konkret vedtatt prosjekt som senere vedtas ikke gjennomført, skal nedskrives mot kapitalkontoen, jf. KRS nr. 4 pkt. 3.3. Dersom det ikke blir noe av den planlagte investeringen, skal utgiften til forprosjekt bokføres i driftsregnskapet. Generelle forprosjektutgifter for å vurdere flere alternativer anses som driftsutgift. 5.9 DETALJPROSJEKT AV BYGGEPROSJEKT 5.9. Detaljprosjektering igangsettes når forprosjektering er vedtatt av kommunestyret. Dersom kommunestyrets kostnadsramme for hovedprosjektet er for lavt må saken legges fram for kommunestyret for ny politisk behandling før prosjektet igangsettes. Før saken legges fram for kommunestyret skal en forsøke å finne løsninger slik at man kan gjennomføre investeringsprosjektet innenfor den opprinnelige kostnadsrammen. Ved detaljprosjektering av byggeprosjekt må en påse at: a. Byggeløyve blir innhentet, herunder alle godkjenninger fra offentlige instanser. b. Anbud/tilbud på det planlagte arbeidet må innhentes innenfor gjelde regelverk og retningslinjer. c. Med bakgrunn i anbud/tilbud blir ny kostnadsramme over utgifter og framdriftsplan lagt fram for politisk behandling. 5.9.2 Byggestart a. Byggeleder engasjeres ved behov. b. Før investeringsprosjektet starter opp skal kontrakt med entreprenør(er) og leverandør(er) være inngått. c. Endelig framdrifts- og betalingsplan oversendes. d. All finansiering må være på plass. Side 20 av 39