Ordning av eldre arkiver Bård Raustøl, rådgiver IKAVA
Ordning av eldre arkiver Kommunal/fylkeskommunal historie Kommunale arkivskapere Ordning av eldre arkiver Avlevering til depot
Kommunal/fylkeskommunal administrasjonshistorie Kommunenes Historie Utvikling Oppgaver Inndelinger i Vest-Agder
Kommunale enheter før 1837 Amt Kjøpstad Ladested Prestegjeld: delt inn i sogn
Kommunale enheter etter 1837 Kjøpstad Ladested Prestegjeld formannskapsdistrikt formannskapsdistrikt formannskapsdistrikt Flere valgte representanter får bestemme (NB! Ikke allmenn stemmerett)
Kommunene fram t.o.m. 1945 Før 1837: særlig fattige og skolen 1840-1900: Tekniske oppgaver, budsjett, skatt, veier. Beg. 1900-tallet: Aktive kommuner. Kraftutbygging. 1914-1918: Proviantering/kontroll Mellomkrigsårene: Kriseår. Sysselsetting, trygd og helse 2. verdenskrig: Det kommunale selvstyre satt til side. Forsyningsoppgaver
Kommunene 1945-1970 1945-1970: Stor vekst. Gjenreising. Mer synlige. Stor aktivitet Flere ansatte Oppgaver: Regulering, boligbygging, skoler, helse/sosial, kultur
Kommunesammenslåinger 1960-årene: Færre og større kommuner. Antall kommuner i Vest-Agder minker fra 42 til 15 (!)
Kommunene 1970-1990 Staten prøver å bremse den kommunale ekspansjon Store statlige overføringer 1980-årene: Kommunene mer serviceorienterte Bedriftsøkonomisk tenkning Omorganisering
Kommunene 1990-2011 Effektivisering Privatisering av oppgaver Organisering i interkommunalt samarbeid, foretak og stiftelser
Vest-Agder fylke 1837 Lister og Mandal amt(skommune) opprettes. Omfattet landkommunene 1880: Åseral går fra Råbyggelaget amt til Lister og Mandals amt. (fra Aust-Agder til Vest-Agder) 1918: skifter navn til Vest-Agder fylke 1976: Vest-Agder fylkeskommune opprettes
Hva slags arkiver? Hvilke arkivskapere? Hva slags arkivserier? Hvilke ordningsmåter? Hva er gråsonearkiver?
Hvilke arkivskapere har hvilke serier? Valg: - Valgstyre - Stemmestyre Politiske organer: Kommunestyre, formannskap, helse- og sosialstyre, oppvekststyre, teknisk styre osv
Sentraladministrasjon, rådmenn Møtebøker Kopibøker, journaler Store saksarkiv Budsjett, regnskap Personalarkiv
Arkivskapere og serier: - Økonomiforvaltning Kommunekassen: - Kassabok, kontobok, hovedbok, oppgjørs-/statusbok Saksarkiver Regnskap Likningskontor: - Møtebok, likningsprotokoll, skattelister Saksarkiv Protokoller, skjemaer og korrespondansearkiv
Arkivskapere og serier: - Oppvekst Skolestyret, skolekontor, oppvekstenheter: - Møtebok, saksarkiv, elevmapper, eksamensprot., personal m.m. Den enkelte skole Møtebok, saksarkiv, elevmapper, eksamensprot., vitnemål, personal m.m. Spesialundervisning, PPT
Oppvekst forts. Barnehager - Oppvekstkontor, barnehagedirektør eller lignende: - saksarkiver, personal, klientmapper - Den enkelte barnehage: - saksarkiver, barnemapper, personal
Arkivskapere: Sosial Fattigkommisjonen ca. 1750 Vergerådet 1900 Fattigstyret 1900 Barnevernsnemnda 1954 Forsorgsstyret 1948 Barnevernskontor Fylkesbarnevernet 1980 Sosialstyre/ sosialkontor Pleie- og omsorg + div. nemnder
Arkivskapere, sosial Sosialstyre, helse og sosialetat osv. Pleie- og omsorg og div. nemnder. Arkiv: Møtebøker, journaler, kopibøker, saksarkiv, klientarkiv, personalarkiv
Arkivskapere, sosial forts. Barnevern Barneverntjenesten egen enhet, eller del av sosialtjenesten. Senere også interkommunale barnevern Møtebøker, kopibøker, journaler, saksarkiv, klientarkiv. Personal?
Arkivserier: Sosial Protokoller for møter, utbetalinger, register Klientdokumentasjon: - Først: sammen med saksarkivet - Klientmapper fra ca. 1960-tallet I tillegg. Saksarkiver, personal, regnskap m.m.
Arkivskapere og serier: - Helse Sykehus før 1955 i Vest-Agder - pasientjournaler m.m. Helseråd/distriktslege/ helsestasjon (statlig til -83) Helsestasjoner, hjemmetjenester m.m. (kommunalt) Arkiv: Saksarkiv, klienter, personal m.m.
Arkivskapere og serier: - Tekniske oppgaver Bygningsråd Brannvesen Små kommuner uten separat arkiv for teknisk sektor fram til 1960/70-t Energiverk Havnevesen m.m.
Teknisk sektor i etterkrigstida Egne tekniske etater. Delt opp i avdelinger? Senere år: Flere tekniske oppgaver organisert i foretak og lignende. Administrative arkiv. Møtebøker, journaler, saksarkiv, personal. - Aktive Gnr/Bnr-arkiv med materiale fra 1800-tallet (eller i ramme på veggen) Også mye kart og tegninger
Arkivskapere, kultur Kulturstyre, kulturetat Bibliotek Kino Ungdomsarbeid Idrett - Ulike komiteer Arkiv: Møtebøker, journaler, saksarkiv m.m.
Arkivskapere natur og landbruk Landbrukskontor Jordstyre Viltnemnd Skogråd Fiskerinemnd m.m. Arkiver: Møtebøker, registre, saksarkiv kart, foto osv.
og så alle nemndene Møtebøker fra f.eks.: Husmorvikarnemnda Edruskapsnemnda Legatstyrer Turisttrafikknemnda Småbruk- og bustadbanknemnda 17. mai-komiteen Bygdeboknemnda Fiskermanntallnemda Husdyrtrygda Arkivnemnda Innlandsfiskenemnd Fiskeredskapsnemnda Traktornemnda Brakkenemnda Beiteråd Nemnd for gammel bebyggelse Hestenenmda Lekeplassnemnda og enda noen til
Arkivskapere og serier: Fylkeskommunen Sentraladministrasjonen fra 1976: - store saksarkiver, spesialserier Videreg. skoler (oftest) etter 1964: - div. møteprotokoller, saksarkiver?, karakterprot., dagbøker, regnskap, inventar, foto m.m. Sykehus, 1964-2002: - adm.- og pasientarkiv - hvem sitt ansvar?
Privatarkiver Fra foreninger, lag, bedrifter, partier, personer osv. Viktig å bevare!! - Har kommunen en ordning?
Ordning av arkiver Forutsetninger Hva kan du møte Hvordan gå fram Deponeringskrav
Situasjonen i dag for de eldre arkivene: Tatt vare på og gjort tilgjengelige? - Arkivloven 1 Sikret personsensitiv informasjon? - Personoppl.loven 13 - Forv.loven 13c Plassert i godkjente lokaler? Eller i kjellere, loft og bøttekott? - Arkivforskr. kap IV
Hva kan man så gjøre med det? Alt. 1: Betal IKAVA Alt. 2: Gjøre det selv Forutsetninger: a) Tid b) Kompetanse IKAVAs ordningskurs 2010
Noen prinsipper først Proveniensprinsippet - bevar opprinnelig ordning - hold samlet og ikke bland med andre serier og andre arkivskapere Kassasjon - Bevaringspåbud ( 3-20) - ikke kast noe før 1950 - ikke kast møtebok, kopibok, journal, foto, kart, saksarkiv, årsmeldinger, arkivnøkkel, arkivplan - Må ha kassasjonshjemmel - Prioritér arkivbegrensning!
Ordningsmåter Møtebøker, kopibøker og journaler - Stort sett ordnet kronologisk og nummerisk
Ordningsmåter Saksarkiv: Først: kronologisk (dato/jnr.) Så: saker legges sammen eller skilles ut 1930-tallet: Arkivnøklene kommer
Arkivnøkler f.o.m. 1935 Roalds system (1935) 0 49 NHF-nøkkel (1951) 0 9 NKS-nøkkel (1975) 0 9 K-kodene (1989) 0 9, A Z, & Egne nøkler for fylkeskommuner Også mange egne sektornøkler for sykehus, jordstyre, e-verk, skoler osv.
Klientarkiver, elevarkiver og personalarkiver Ordnet etter navn. Alfabetisk eller etter personnummer. eller klassevis (elevarkiver) Før ca 1965 ble klientsaker arkivert sammen med saksarkivet. Også personalsaker.
Ordningsprosessen
Først: grovordning Av kasser, bokser, protokoller eller permer ikke dokumenter Identifisér og skill evt. arkivskapere Forsøk å del inn etter arkivserier Bruk Norsk allment arkivskjema
Norsk allment arkivskjema A Møtebøker, forhandlingsprotokoller o.l. B Kopibøker C Postjournaler og andre overgripende registre D Saks/korrespondansearkiv ordnet etter hovedsystem E Saks/korrespondansearkiv ordnet etter sideordnede system F-O Spesialserier (eks. pasientarkiv) P Personalforvaltning Q Eiendomsforvaltning, inventar R Regnskap S Statistikk T Kart og tegninger U Fotografier, film, lydopptak V Edb og mikrofilm W Gjenstander X Egenproduserte trykksaker Y Andre utskilte arkivdeler, diverse Z Referansemateriell (arkivlister, instrukser, avisutklipp etc.)
Listeføring historiske arkiver Registrér hvert arkivstykke (boks/protokoll) Noen ganger også ned på mappenivå Lag omtale av: - arkivet - arkivskaperen
Ordning av personarkiv Personal, klient, pasient, elev, bruker osv. Rensing Arkivbegrensing Kassasjon? Lag nye omslag om nødvendig Listeføring av navn/fødselsdato
Ordning av elevarkiver (gjelder også for klientarkiver) Få et overblikk over arkivet - hvilken skole - hvilke tidsperioder - ordningsmåter, rekkefølge på mappene osv.
Ordning av elevarkiver Del inn i tidsperioder - bør være på ca. 10 år f.eks: - Elever sluttet 1985-1995 eller - Elever født 1981-1990 eller.. - Klassevis for hvert år, hvis det er mest naturlig
Ordning av elevarkiver Arkivbegrensing og rydding i mappene - Ta én elevmappe om gangen - Fjern stifter, binderser, plastmapper, gule lapper, rundskriv, trykksaker - Mapper i dårlig forfatning må byttes ut
Ordning av elevarkiver Legg mappene i godkjente bokser (for eksempel A4-bokser fra Varodd industrier) Boksene skal være passelig fulle - For fulle bokser buler og kan gå i stykker, for lite fulle bokser kan føre til at papirene og mappene bøyer seg.
Listeføring - personarkiver Det skal lages en liste med navn og fødselsdato på alle personer Skal henvise til hvilke personer som ligger i hvilken boks Det skal ligge én liste i hver boks (med hvem som er i boksen) og en samleliste for hele arkivserien
Over i bokser Legges i godkjente bokser: - ca. 9,5 cm - syrefrie - riktig brettet og lukket Etiketter: - lages først når man er helt sikker på at det ikke finnes mer i serien - skal inneholde: arkivskaper, serie, boksinnhold og tidsrom
Boksetiketter kan f.eks. se slik ut:
og etikett til protokoll slik: ca. 4 cm fra bunnen
Bruk f.eks. Bindflex 1161 Husk godkjent lim!
Avlevering til depot Arkivet skal være ferdig ordnet og registrert Godkjente bokser og mapper Avleveringsliste skal følge med Ta kontakt med IKAVA i god tid for henting/levering