REFERAT ETTER MØTE I REPRESENTANTSKAPET ONSDAG 5. NOVEMBER KL. 17:00 TIL KL. 20:00 I BYSTYRESALEN I KRISTIANSAND Fremmøte: Se vedlegg 2. I tillegg møtte: Leder av rådmannsutvalget Svein Skisland, assisterende rådmann Solveig Løhaugen, rådmann Halvard Aglen, rådmann Alf Martin Woie, rådmann Vidar Skaaland, rådmann Kim Høyer Holum og daglig leder Kjell A Kristiansen. Realitetsbehandling: Sak 12/08 Godkjenning av referat etter møte 16. september 2008 Referatet etter møte 16.09.2008 ble sendt medlemmene av representantskapet på e-post etter møtet og ble samtidig lagt ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside. ENSTEMMIG VEDTAK 1. Referatet godkjennes. Sak 13/08 Kristiansandsregionen Brann og Redning (IKS) budsjett 2009 Representantskapsmedlemmene fra Iveland kommune fratrådte under behandlingen av denne saken fordi Iveland kommune ikke deltar i brannsamarbeidet. Leder av representantskapet Per Sigurd Sørensen innledet med å vise til formalia og behov for slik oppfølging av saken: Det etablerte Styret i KBR må snarest behandle forslag til detaljbudsjett og åpningsbalanse Anbefalt forslag sendes til kommunene for behandling Representantskapet for KBR godkjenner endelig budsjett og balanse på et nytt møte. På samme møte velges også revisor. Det fremkom ingen motytringer. Deretter viste lederen til behandlingen av saken i arbeidsutvalget og det ble levert ut avtrykk av arbeidsutvalgets enstemmige innstilling til representantskapet. Representantskapet tok deretter saken til realitetsbehandling og fattet i samsvar med innstillingen fra arbeidsutvalget slikt Postadresse: Serviceboks 509, 4605 Kristiansand Telefon: +47 38 17 66 00 Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand Organisasjonsnummer: 971 333 227 Hjemmeside: www.knutepunktsorlandet.no 1
ENSTEMMIG VEDTAK 1) Representantskapet i Knutepunkt Sørlandet anbefaler at den økonomiske rammen som nå er utarbeidet legges til grunn for kommunenes budsjettbehandling med følgende presiseringer: a) Det søkes statlige myndigheter om dispensasjon fra de dimensjoneringskravene som i dag ikke er oppfylt fram til ROS-analysen for det nye selskapet foreligger. Kommunene innarbeider tilskuddet til selskapet for å oppfylle kravene, men avventer behandlingen av ROS-analysen før tilskuddet evt utbetales. b) Det forutsettes at selskapet etableres med den bemanningen som er i dag, og at en ROS-analyse der hele regionen ses under ett, klarlegger kostnadsbesparelse/effektivisering som følge av sammenslåingen. Styret bes konkretisere de eventuelle effektiviseringsgevinster som kan forventes realisert, og gradvis innarbeide disse i budsjettene. 2) Kommunene behandler etablering av selskapet med egen balanse i egen sak. Sak 14/08 Kristiansandsregionen brann og redning (IKS) valg av revisor I samsvar med leder av representantskapet Per Sigurd Sørensens forslag i sak 13/08 oversendes saken for realitetsbehandling i representantskapet for KBR IKS. Sak 15/08 Representantskapet oppsummering 1. driftsår Oppsummeringen av innspill og diskusjon etter 1. driftsår følger som vedlegg 1 til referatet. Rådgiver Anne K Aunevik fra Kristiansand kommune ble invitert til møtet i anledning denne saken og har bistått sekretariatet i oppsummeringen. Saken ble ikke realitetsbehandlet. Kristiansand, 10. november 2008 Per Sigurd Sørensen Leder av representantskapet Kjell A Kristiansen Daglig leder Vedlegg : 2 Kopi: representantskapets medlemmer, rådmannsutvalget, postmottak eierkommuner 2
Vedlegg 1 Oppsummering av innspill og diskusjon etter 1. driftsår I møte 16.september bad representantskapet sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet om å utforme et notat som grunnlag for drøfting av status og veien videre etter 10 måneders drift. Notatet ble lagt fram som grunnlag for drøfting i representantskapets møte 5.november. I notatet ble representantskapet oppfordret til å drøfte hvordan følgende oppgaver best kan ivaretas: 1. Oppgaven som styringsorgan for selskapet Knutepunkt Sørlandet og aktiviteten som kommunene ønsker å samarbeide om på den arenaen 2. Oppgaven med å utvikle politisk verksted for regionen 3. Oppgaven som styringsorgan for felles eierskap Dette notatet er en oppsummering av det som kom fram i denne drøftingen. Sekretariatets forslag til aktuelle tema for videre drøfting står i rammer etter hvert punkt i notatet. Oppgaven med å utvikle politisk verksted for regionen Mange av innleggene omhandlet tro på representantskapets potensial til å bli et kraftfullt politisk verksted i regionen. Representantskapet er- og kan i enda større grad bli - en sentral formell arena som åpner for uformell debatt om felles løsninger på felles utfordringer. Kommunene knyttes stadig tettere sammen som en felles bo- og arbeidsmarkedsregion, så det å ha en regional arena for politiske drøftinger om felles utfordringer og muligheter er svært viktig. Mange innledere viste til regionreformen som en skuffelse og understreket at det gjør samarbeidet enda viktigere. Flere viste til asylmottak og rushtidsavgift som gode eksempler på hvordan man kan bruke representantskapet som politisk verksted. Og mange uttrykte forventninger til at drøftinger rundt arealdelen i ATP-prosjektet kunne gi rom for viktige drøftinger i representantskapet framover. Noen nevnte også felles utenrikspolitikk som aktuelt tema. Noen debatter vil antagelig følge partipolitiske skillelinjer, mens andre vil følge de geografiske linjene. Foreløpig har det vært liten grad av partipolitisk debatt. Noen partier har prøvd ut gruppemøter eller andre former for partipolitisk samarbeid på tvers av kommuner. Fordelen med den brede representasjonen er at flere folkevalgte fra de ulike kommunestyrene involveres tidlig og vurderer problemstillinger utfra et regionalt perspektiv når sakene drøftes i eget kommunestyre. Nå er det flere som tenker hva er det i denne saken som er bra eller dårlig for regionen? - eller hvordan kan saken gi nytteeffekt for alle? -, framfor at man kun tenker på hva det innebærer for egen kommune. Kristiansands storebror-rolle ble nevnt av flere som utfordringer i forhold til å skape tillit. Det har tradisjonelt vært en skepsis fra de små kommunene til at Kristiansand har en agenda om å ta alt. Denne skepsisen er nå redusert, og mange mener samarbeidet nå kjennetegnes av et positivt og tillitsfullt samarbeidsklima. Det gir et godt utgangspunkt for videre samarbeid både om samfunnsutvikling og om tjenesteutvikling. Det å bli kjent med hverandre åpner for bedre dialog og gjør samarbeid enklere. 3
Samtidig var det flere av innleggene som tok opp utfordringene med å involvere og forankre samarbeidet i sine kommunestyrer, særlig blant de folkevalgte som ikke deltar på interkommunale arenaer. De sakene som drøftes mest i kommunestyrene gjelder i liten grad knutepunktet. Det gir lite fokus på regionalt samarbeid i kommunenes egne politiske organ. Ett av innleggene etterspurte en strategi særlig ift andre kommuner utenfor knutepunktsamarbeidet og som også i stor grad er den del av felles bo- og arbeidsmarked. Aktuelle tema til drøfting: Hvordan tilrettelegge for gode drøftinger i representantskapet på tema som vedrører samfunnsutviklingen i regionen? Hvilke tema og saker bør settes på dagsorden- og hvordan? I den pågående regionplanprosessen legges det fram en rekke fakta om sentrale utfordringer og muligheter for Agder som i stor grad involverer Kristiansandsregionen. Hvordan skal Knutepunkt Sørlandet forholde seg til det? Hvordan få forankring for regionalt samarbeid blant folkevalgte kommunestyremedlemmer som ikke deltar i regionale organ? Forholdet til innbyggerne Noen innspill omhandlet bekymringer for at innbyggerne ikke er opptatt av knutepunktet. Innbyggerne vet svært lite om det samarbeidet som pågår, og skjønner antagelig lite av det. Andre viste til at innbyggerne primært er opptatt av tjenestekvalitet, og bryr seg generelt lite om organisering og hvilke politiske organ de folkevalgte deltar i. Aktuelle tema til drøfting: Bør samarbeidet i Knutepunkt Sørlandet og betydningen av dette tydeliggjøres mer i forhold til innbyggerne? Samarbeid om tjenesteutvikling Det ble uttrykt stor enighet om at bedre tjenester for innbyggerne er sentral drivkraft for økt samarbeid. Høy kvalitet på tjenester krever høy kompetanse. Det er mange kommuner som strever med å levere et fullverdig tilbud til innbyggerne. Rekruttering er en økende utfordring. Behovet for å redusere kommunenes framtidige utgifter gjør samarbeid om tjenester enda mer aktuelt. Det ble nevnt at samarbeid er et alternativ til budsjettkutt. Flere viste til utfordringer med at det er mange prosjekter på gang samtidig. Samtidig er dagens administrasjon lavt bemannet ift det høye aktivitetsnivået i prosjekt og prosesser. Samarbeidet i Knutepunkt Sørlandet er ikke et forsøk på å bygge opp et 4.forvaltningsnivå, og det er derfor bla ikke ønskelig å bygge opp en stor administrasjon. Det er en utfordring å tilrettelegge for god saksbehandling og gode prosesser, noe som gjør samarbeidet sårbart. De pågående prosessene tar dessuten lang tid. Mange av innleggene understreket viktigheten av man bruker lang tid, både for å få alle med, og for å lage gode modeller for samarbeid. En representant pekte på mulighet for å styrke utviklingsarbeidet ved å søke midler fra nasjonalt nivå. Prosjektet med å utvikle felles brann- og redningsvesen ble av flere nevnt som et eksempel på en tid- og ressurskrevende prosess, men som har gitt positivt resultat. Samarbeid med tillitsvalgte er en sentral faktor for å lykkes i prosessene. 4
Aktuelle tema til drøfting: Hvordan utvikle arbeids- og organiseringsformer som balanserer mellom bruk av de administrative ressursene som finnes i hver kommune, og de som bør finnes i sekretariatet? Hvordan kan en felles virksomhetsplan utformes for å bli et hensiktsmessig styringsverktøy for samarbeidet? Myndighet og eierskap Det ble nevnt at det er kommunene som eier knutepunktet, og at representantskapet fortsatt er et organ uten myndighet og beslutningsrett. Flere mente at det er et mål å etter hvert overlate myndighet for noen områder til representantskapet i Knutepunkt Sørlandet. Det kan særlig være aktuelt å få oppgaver og ansvar fra fylkeskommunalt eller statlig nivå. Det er vanskeligere å flytte myndighet fra den enkelte kommune. En representant påpekte at etablering av IKS-er innebærer at kommunestyrene avgir myndighet ift tjenester. ATP-prosjektet er snart slutt- kan det være aktuelt å legge den myndigheten til representantskapet? Det var ellers få innspill som gjaldt den felles oppgaven som styringsorgan for felles eierskap. Noen foreslo at representantskapet kunne ha en årlig 2-dagers samling der det ene dagen kunne avsettes til å være generalforsamling for felles eierskap. Aktuelle tema til drøfting: Hva forventes når det gjelder å utvikle oppgaven som styringsorgan for felles eierskap? Hva er mål, ambisjoner og roller- og hvilke strategier skal utarbeides? 5
Vedlegg 2 FREMMØTE I REPRESENTANTSKAPET I 2008 Nr Navn Parti Kommune 12.-13.2.08 13.03.08 29.04.08 16.09.08 05.11.08 1 Ole Magne Omdal SP Iveland x x x x X 2 Lars Arnfinn Flatelid FRP Iveland x x x X 3 Odd Håvard Dale V Iveland Vara Gro Anita Mykjåland Iveland x Vara Viggo Aasheim Frp Iveland x x X Vara Øyvind Røinås Krf Iveland x 4 Harald Vestøl Birkenes x x x vara Arild Espegren Birkenes x vara Hilde Høygilt Birkenes X 5 Odd Gunnar Tveit Birkenes x x x x X 6 Ingeborg Andrea Dale Birkenes x x x X 7 Anne Kari Birkeland Birkenes x x x x X 8 Arne Thomassen H Lillesand x x x X Vara Tor Audun Danielsen V Lillesand x 9 Kari Erdvik H Lillesand x x x X 10 Kristen Steindal SP Lillesand x x x X 11 Bjørn Hagen Krf Lillesand x x x x 12 Åshild Martinussen A Lillesand x x x X 13 Solveig Kjelland Larsen AP Søgne x x x x X 14 Torunn Verdal KRF Søgne x x X Vara Torfinn Kleivset KRF Søgne x 15 Arild Berge V Søgne x x x x Vara Jørund Try Søgne X 16 Egel Terkelsen FRP Søgne x x x 17 Helge Andresen H Søgne x x x x 18 Johnny Greibesland SP Songdalen x x x x X 19 Helge Stapnes AP Songdalen x x x x X 20 Arild Birkenes FRP Songdalen x x x x X 21 Solveig Nordkvist H Songdalen x x X 22 Torhild Bransdal Krf Vennesla x x x X Vara Birger Bjellås KrF Vennesla x 23 Olav Eivindson Krf Vennesla x x x X Vara Else Lill Skuland Krf Vennesla x 24 Berit Kittelsen Ap Vennesla x x X Vara Thor Nordvold Ap Vennesla x 25 Eivind Drivenes Sp Vennesla x x x Vara Knut Føreland Sp Vennesla x 26 Line Skøii Vennesland Frp Vennesla x x x X Vara Bernt Slettedal H Vennesla x 27 Per Sigurd Sørensen H Kristiansand x x x x X 28 Inger Skeie Hansen H Kristiansand x x x X 6
Vara Cecilie Frivold H Kristiansand x x 29 Hans Otto Lund H Kristiansand X x x x 30 Jørgen Kristiansen KRF Kristiansand x x x X Vara Lillian Frigstad KRF Kristiansand x 31 Harald Sødal KRF Kristiansand x x X 32 Bjørg Stray KRF Kristiansand x x x X Vara Steinar Kristiansen KRF Kristiansand x 33 Mette Gundersen AP Kristiansand x x X Vara Eirik D. Langeland AP Kristiansand x 34 Trond H. Blattmann AP Kristiansand x x x x X 35 Kari Henriksen AP Kristiansand FAST FRAVÆR 36 Rune W. Rasmussen FRP Kristiansand x x x x X 37 Per Chr. Østeby FRP Kristiansand x x x x X 38 Sissel Andersen FRP Kristiansand x x X Vara Tor Sigbjørn Utsogn FRP Kristiansand x Vara Beate Helland FRP Kristiansand x 39 Harald Hageland SV Kristiansand x x x Vara Mona Ellen Drange SV Kristiansand x 40 Dag Vige V Kristiansand x x x x X 41 Eivind Larssen PP Kristiansand x X 42 Vidar Kleppe DEM Kristiansand x x X Vara Olav Messel DEM Kristiansand x 43 Julie Nilsen SP Kristiansand x x x X Feilregistreringer på listen bes vennligst meldt på e-post til sekretær Grethe M Matzow: grethe.m.matzow@knutepunktsorlandet.no X 7