INNKALLING TIL STYREMØTE I HELSE MØRE OG ROMSDAL HF 22. MARS 2011

Til medlemmene i styret for Helse Møre og Romsdal HF Deres ref: Vår ref: Ark. 012 gen/- Dato 16.03.11 INNKALLING TIL STYREMØTE I HELSE MØRE OG ROMSDAL HF 22. MARS 2011 Vi kaller med dette inn til styremøte i Helse Møre og Romsdal HF Tid: Tirsdag 22. mars 2011 kl. 18.30 19.30. Møtested: MoldEvent as / Molde Bryggeri, Strandgata 13 6415 Molde I forkant av styremøtet holdes det et fellesseminar mellom styrene for Helse Møre og Romsdal, Helse Nordmøre og Romsdal og Helse Sunnmøre i samme lokale. I etterkant av styremøtet inviteres det til felles middag, også i samme lokale. Saksframleggene blir lagt ut på styreadministrasjon fortløpende, og senest innen fredag kl 09.00. Eventuelt forfall meldes til gunn.elin.nygard@helsenr.no, evnt. telefon 71 12 09 73. Sakliste: Sak 2011/01 Sak 2011/02 Konstituering Prosess for ansettelse av administrerende direktør Sak 2011/03 Konstituering av daglig leder frem til 1. juli 2011 Sak 2011/04 Møteplan 2011 Sak 2011/05 Eventuelt Sak 2011/06 Godkjenning av protokoll nr. 01/11 fra møte 22.03.11 Vel møtt! John Harry Kvalshaug styreleder sign Kopi: Varamedlemmene

STYRET Sak 2011/01 Konstituering av styret Behandles i: Styret for Helse Møre og Romsdal HF Møtedato Saksbehandler: Lars Magnussen 22.03.2011 Arkivkode: Saksmappe: Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF tar til etterretning referat fra stiftelsesmøte 03. mars 2011. Averøy, 17. mars 2011 John Harry Kvalshaug styreleder

2 Saksutredning: Vedlegg: Sak 28-11 Nytt foretak i Møre og Romsdal Stiftelsesprotokoll for Helse Møre og Romsdal HF 1. Utkast til stiftelsesprotokoll for Helse Møre og Romsdal HF På stiftelsesmøte 03. mars 2011 ble Helse Møre og Romsdal HF stiftet i tråd med vedlagte stiftelsesprotokoll. I stiftelsesprotokollen fremgår at styret for Helse Møre og Romsdal HF er valgt med leder og nestleder, og styret er dermed konstituert med utgangspunkt i stiftelsesmøtet. Oppdraget til styret fremgår av vedlagte saksfremlegg som ligger til grunn for stiftelsen. Som det fremgår av saksfremlegget er helseforetakets oppdrag kortfattet beskrevet som For å forberede overtakelsen av virksomhetene og driften av det nye helseforetaket fra 01.07.2011, må bl.a. følgende gjennomføres: Etablering av nødvendige avtaler med Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF om sammenslåingen, herunder drøftinger med ansattes organisasjoner og ivaretakelse av kommunikasjonsbehovet mot ansatte og brukere. Rekruttere daglig leder for det nye helseforetaket. Ivareta og koordinere de prosesser som må gjennomføres for få virksomhetene overført fra eksisterende helseforetak. Det er i vedtaket gitt en generell fullmakt til styreleder i Helse Midt-Norge RHF for å avholde de nødvendige foretaksmøter for å få på plass driften i Helse Møre og Romsdal HF. Dette innebærer at styret har anledning til å be om eventuelle nødvendige avklaringer eller presiseringer av helseforetakets oppdrag. Saken legges frem til orientering.

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 28/11 Nytt foretak i Møre og Romsdal Saksbeh: Lars Magnussen Arkivkode: 012 Saksmappe: 2011/12 Forslag til vedtak: 1. Styret for Helse Midt-Norge RHF stifter Helse Møre og Romsdal HF i tråd med vedlagte stiftelsesdokument. 2. Helseforetakets hovedkontor skal lokaliseres i Ålesund 3. Styreleder gis fullmakt til å avholde nødvendige foretaksmøter for å få på plass driften av Helse Møre og Romsdal HF Stjørdal 24.02.11 Gunnar Bovim Adm. dir

SAKSUTREDNING: Sak 28/11 Nytt foretak i Møre og Romsdal VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken 1. Utkast til stiftelsesprotokoll for Helse Møre og Romsdal HF Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Foretaksmøtet for Helse Midt-Norge RHF vedtok i møte 25.01.11 at det skal etableres ett felles helseforetak i Møre og Romsdal innen 1. juli 2011. Administrerende direktør legger med dette frem forslag til stiftelsesdokument for det nye foretaket. I tillegg redegjøres det for den formelle prosess som må gjennomføres for få virksomhetene overført fra eksisterende helseforetak. Det anbefales at styreleder gis fullmakt til å gjennomføre nødvendige foretaksmøter i denne anledning. Det anbefales videre at helseforetakets hovedkontor lokaliseres i Ålesund. Valgstyret vil legge frem innstilling på valg av eierrepresentanter i styret, disse suppleres med 4 medlemmer og 6 varamedlemmer fra de ansatte basert på en avtale mellom de ansattes organisasjoner. I perioden frem til 1. juli 2011 vil styret foreta ansettelse av daglig leder og for øvrig forberede overtakelse av driften fra eksisterende helseforetak. 2. Faktabeskrivelse: Helseforetaksloven 50 gir anledning til å overføre virksomhetene som ligger i eksisterende helseforetak samlet som en enhet, inkludert arbeidsforholdet til ansatte samt rettigheter og plikter. Det foreslås at dette gjøres ved at Helse Midt-Norge RHF stifter et nytt helseforetak nå og at de eksisterende helseforetak deretter (1. juli) overføres til det nystiftede foretaket. I henhold til helseforetaksloven 9 er det styret for det regionale helseforetak som stifter det nye helseforetaket gjennom et stiftelsesmøte; benevner foretaket, beslutter vedtekter, fastsetter eierens innskudd samt velger styre og revisor. Krav til vedtektene i foretak er basert på krav i helseforetaksloven 11, hvor det blant annet fremgår at forretningsadresse og navn på foretaket skal fremgå av vedtektene. Det er for øvrig tatt utgangspunkt i formuleringer fra eksisterende vedtekter for Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF, med noen forenklinger/oppdateringer av formuleringer etter gjennomgang av nye vedtekter i bl.a. Helse Sør-Øst RHF (som har gjennomført en rekke omdanninger av helseforetak de siste to-tre år). Etablering av Helse Møre og Romsdal HF Foretaksmøtet for Helse Midt-Norge RHF vedtok i møte 25.01.11 at det skal etablere ett felles helseforetak i Møre og Romsdal innen 1. juli 2011. Det fremgår at Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF går inn i det nyopprettede helseforetaket. For å forberede overtakelsen av virksomhetene og driften av det nye helseforetaket fra 01.07.2011, må bl.a. følgende gjennomføres:

Etablering av nødvendige avtaler med Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF om sammenslåingen, herunder drøftinger med ansattes organisasjoner og ivaretakelse av kommunikasjonsbehovet mot ansatte og brukere. Rekruttere daglig leder for det nye helseforetaket. Ivareta og koordinere de prosesser som må gjennomføres for få virksomhetene overført fra eksisterende helseforetak. Rekruttering av daglig leder er den mest tidskritiske aktiviteten som skal foregå en normal ansettelsesprosess med ekstern utlysning tar minst 2-3 måneder, og må derfor påbegynnes så snart som mulig. Ved en eventuell ekstern ansettelse vil det på grunn av oppsigelsestid neppe være snakk om tiltredelse før september med påfølgende gjennomgang av foretaksadministrasjonen og innplassering/ansettelse av foretaksledelse frem til november/desember. For å gjennomføre ansettelsen må nytt styre og nytt foretak være etablert dette er hovedårsaken til at etableringen gjennomføres allerede nå. Helse Midt-Norge RHF har utarbeidet et første utkast til avtale om sammenslåingen av Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF. Denne vil bli gjennomgått med foretakene og drøftet med ansattes organisasjoner før den formelt oversendes med anmodning om styrebehandling. Det er forutsatt at sammenslåingsavtalen vil bli bekreftet i eget foretaksmøte, senest i juni 2011. Det er gjennomført en del forenklinger og oppdateringer i forslag til vedtekter for Helse Møre og Romsdal HF basert på erfaringer med dagens vedtekter i foretakene. Det er i liten grad foreslått realitetsendringer. Det vises for øvrig til vedlagte utkast til stiftelsesprotokoll for Helse Møre og Romsdal HF. Valgstyret vil legge frem innstilling på valg av eierrepresentanter i styret, disse suppleres med 4 medlemmer og 6 varamedlemmer fra de ansatte basert på en avtale mellom de ansattes organisasjoner. Dersom medlemmene fra de ansatte ikke er klar på det tidspunktet helseforetaket stiftes (03. mars), vil valget organisasjonene gjør via slik avtale måtte stadfestes av foretaksmøtet for Helse Møre og Romsdal HF. Dette er i samsvar med den praksis som Helse Sør-Øst RHF benyttet i forbindelse med etableringen av Vestre Viken HF og Oslo universitetssykehus HF. En slik omforent avtale mellom organisasjonene er nødvendig for at de ansatte skal sikres styrerepresentasjon fram til formelle valg kan gjennomføres. Frem til 1. juli 2011 vil styret foreta ansettelse av daglig leder og forberede overtakelse av driften fra eksisterende helseforetak. Ved først å stifte et nytt helseforetak for deretter å gjennomføre foretaksmøter for å overføre virksomheten fra de helseforetakene som skal inngå i det nye foretaket, vil det være mulig å få det nye Helse Møre og Romsdal HF etablert pr 01.07.2011 som forutsatt. Eksisterende helseforetak vil ved overføring av virksomheten til det nystiftede Helse Møre og Romsdal HF ikke lenger ha noen virksomhet pr 01.07.2011. Gjennomføring av dette skjer ved at foretaksmøtet i de respektive helseforetakene beslutter overføring av virksomheten, samt deretter oppløsning av de avgivende foretak. Det vil i tillegg måtte oppnevnes avviklingsstyrer for de avgivende helseforetakene. Avviklingsstyrene vil ha som oppgave å sørge for avvikling av helseforetaket. Formell og endelig oppløsning av foretakene vil således ikke kunne skje før dette er gjennomført. Lokalisering av hovedkontor for Helse Møre og Romsdal HF Administrerende direktør har vurdert spørsmålet om lokalisering av hovedkontor for det nye helseforetaket. Kriteriene for valget har vært drøftet med styringsgruppen for prosjektet og tillitsvalgte, samtidig som enkeltstående innspill er mottatt men det er lagt til grunn at selve

valget og kriteriene ikke skal være gjenstand for en omfattende utredning eller høringsrunde. De to mest sentrale kriterier som administrerende direktør etter dette har lagt til grunn er tilknytning mellom hovedkontor og en av de store driftsenhetene, og geografisk beliggenhet (eller rettere sagt samt tilgjengelighet i forhold til hovedveier og offentlige kommunikasjoner). Videre er noe vekt lagt på forhold som et godt administrativt miljø å bygge videre på, nærhet til andre beslutnings- og samarbeidspartnere samt symboleffekt av beslutningen. Krav om tilknytning til en stor driftsenhet oppfylles ved alle fire sykehus i regionen. De to minste sykehusene i regionen ligger lengst i nord og lengst i sør, og fremstår som mindre aktuelle enn Molde Sjukehus og Ålesund Sjukehus. Det kan tillegges noe vekt at Ålesund Sjukehus er størst, og at Helse Sunnmøre er noe større enn Helse Nordmøre og Romsdal (om lag 2500 mot 2000 årsverk). Det har vært vanlig å legge hovedkontoret til det største sykehuset/fagmiljøet. Reisetid mellom sykehusene i foretaksområdet er avhengig av beregningsmåte, ventetid på ferjer etc. Med eksisterende fartsgrenser og normal ventetid på ferje blir reisetiden: Volda Sjukehus til Ålesund Sjukehus: 1 time 18 minutter (inkludert ferje og ventetid) Fra Ålesund Sjukehus til Molde Sjukehus: 1 time 29 minutter (inkludert ferje og ventetid) Fra Molde Sjukehus til Kristiansund Sjukehus: 1 time 10 minutter Ut fra dette er midtpunkt mellom de store sykehusenhetene omtrent midt mellom Molde og Ålesund Sjukehus. Nøyaktig midtpunkt vil endre seg noe dersom reisetid fra DPS er og øvrige enheter medregnes, ved en mindre endring i beregningskriteriene eller ved etablering av nye veiforbindelser. Dersom man foretar en aktivitetsvektet vurdering av avstandene vil midtpunkt for helseforetaket ligge tidsmessig noe nærmere Ålesund enn Molde. Tilgang på kollektivtrafikk til de andre enhetene i regionen er omlag like gode, og tilgang på flyforbindelse til Stjørdal og Oslo og for øvrig rundt i landet er ikke vesentlig forskjellig mellom Molde og Ålesund. Både Molde og Ålesund har gode administrative miljøer å bygge videre på. Molde har en del regionale støttefunksjoner å bygge videre på (skanning, innkjøp), mens Sunnmøre har virksomhetsovergripende ansvar for blant annet alle pasientreiser for hele Møre og Romsdal. Samlet sett må resultatoppnåelsen de senere år sies å være best på Sunnmøre. Begge byene har tilgang på kulturelle aktiviteter og et eksternt fagmiljø som kan virke utviklende og tiltrekke arbeidskraft. Ålesund er en noe større by med et mer variert privat næringsliv, mens Molde har en større offentlig sektor som i større utstrekning vil kunne være rekrutteringsgrunnlag for ledelse og administrativt tilsatte sentralt i et helseforetak og bedre nærhet til samarbeidspartnere som fylkesmann/fylkeslege og fylkeskommune. Nærhet til kommunesektoren/innbyggerne er om lag lik det er flere innbyggere i nærheten av Ålesund mens det er noe flere kommunale samarbeidsorgan som KS i Molderegionen. Begge byer har relevante høgskolemiljø innen helsefag og økonomisk/administrative fag, Molde har noe mer masterstudier og undervisnings- og forskningsaktivitet innen blant annet logistikk. Uansett plassering av hovedkontor er det imidlertid en risiko for at enhver fremtidig funksjonsendring i retning av hovedkontoret vil oppfattes som en forfordeling av eget sykehus. Samlet sett vurderer administrerende direktør at både Molde og Ålesund kan løse oppgavene knyttet til hovedkontorfunksjonen. Argumentasjonen om tilknytning til den største driftsenheten gir en liten fordel til Ålesund, og i noen grad gjør argumentasjonen knyttet til et stabilt

administrativt miljø med aksept fra omgivelsene og aktivitetsvektet geografisk midtpunkt det samme. At Molde kommer noe bedre ut mhp nærhet til samarbeidspartnere er ikke tilstrekkelig til å endre dette bildet. Med bakgrunn i dette vil administrerende direktør tilrå at hovedkontoret for Helse Møre og Romsdal HF legges til Ålesund. Administrerende direktør vil understreke at en beslutning om hovedkontor ikke innebærer at de ansatte som i dag er ansatt ved denne geografiske lokaliseringen har noen fortrinnsrett til stillinger eller posisjoner. Det vil heller ikke bli aktuelt å flytte alle administrative funksjoner med en gang et nytt foretak etableres, og det kan tenkes en løsning hvor administrative funksjoner på mer varig basis fordeles mellom driftsenhetene. I dag er det heller ikke tilgjengelige lokaler til en rask samlokalisering av hele administrasjonen. Hensynet til effektiv drift og ledelse tilsier imidlertid at noen sentrale stabs- og ledelsesfunksjoner vil omfordeles over tid. Organisasjonsstruktur og sammensetning av ledelses- og stabsfunksjoner er en sak for det nye foretakets administrerende direktør og styre og Helse Midt-Norge RHF skal være varsom med å ha noen bestemt oppfatning av hvordan det nye foretaket skal organisere seg selv mest mulig effektivt. Navn på foretaket Administrerende direktør vil foreslå Helse Møre og Romsdal HF som navn på det nye foretaket. Navnet er dekkende for det området som helseforetaket i det alt vesentlige har ansvar for, er enkelt å forholde seg til for allmenheten og tilstrekkelig geografisk presist. Åpningen for å samarbeide om helsetjenester ut over fylkesgrenser er tilstrekkelig dekket i vedtektene. Det er også kommet inn forslag på Helse Nordvest HF, noe som begrunnes ut fra at de fleste navn på helseforetak har en bredere geografisk tilhørighet i navnet, og at det eksisterer et samarbeid ut over fylkesgrensene om helsetilbud. Medvirkning i omdanningsprosessen, forholdet til ansatte og brukere For å ivareta prosessen knyttet til stiftelse av det nye helseforetaket og avvikling av dagens to helseforetak i Møre og Romsdal er det opprettet en styringsgruppe som ledes fra Helse Midt- Norge RHF, og hvor foretaksdirektørene i Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF er representert, sammen med ansatterepresentanter. Helse Sør-Øst RHF bistår styringsgruppen med en representant med erfaring fra omdanninger av helseforetak. Gruppen vil bli supplert med brukerrepresentant. Det er avholdt kontaktmøte med tillitsvalgte 17. februar 2011, og det holdes en løpende dialog med konserntillitsvalgte. I henhold til Arbeidsmiljøloven 16-5 (og hovedavtalen) skal informasjon og drøfting med tillitsvalgte skal tidligere og ny arbeidsgiver så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte. Det skal gis særskilt informasjon om: a) grunnen til overdragelsen, b) fastsatt eller foreslått dato for overdragelsen c) de rettslige, økonomiske og sosiale følger av overdragelsen for arbeidstakerne, d) endringer i tariffavtaleforhold e) planlagte tiltak overfor arbeidstakerne, f) reservasjons- og fortrinnsrett, og fristen for å utøve slike rettigheter Selv om tillitsvalgte har vært godt orientert om prosessen fra beslutningen i foretaksmøtet ble kjent tas det også sikte på å holde et formelt drøftingsmøte med konserntillitsvalgte før styremøtet. Videre vil det så snart det er tjenelig og i god tid før 01. juli bli avholdt formelle drøftinger i eksisterende helseforetak for å gjennomgå hvordan overføringen av virksomhet skal foregå og betydningen for de ansatte.

I det videre arbeid med omplassering og omstilling tas det utgangspunkt i at sammenslåingen innebærer en virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljølovens forstand for de ansatte ved Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF. Det innebærer at reglene om de ansattes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse, jf. arbeidsmiljøloven kap. 16 får anvendelse. Alle eksisterende rettigheter og forpliktelser for de ansatte i de overdragende foretakene skal overføres til det overtakende foretak. Helse Midt-Norge RHF vil tilstrebe å unngå oppsigelser - sammenslåingen i seg selv er ikke oppsigelsesgrunn men enkelte medarbeidere vil kunne få endret arbeidsoppgaver og/eller arbeidssted. Omstillingsavtalen i Helse Midt-Norge RHF legges til grunn for prosessen. Brukerutvalgene i Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF har avholdt et felles møte for å diskutere betydningen av sammenslåingen for brukerne og har meldt inn ønsker om representasjon i styringsgruppe og øvrig deltakelse i prosessen. Det er også fremmet ønsker fra brukerutvalgene om brukerundersøkelse for å måle effekt av sammenslåingen og om gjennomføring av handlingsplaner for brukermedvirkning. Det har videre vært avholdt informasjonsmøter med ÅRU (Ålesundregionens Utviklingsselskap), ROR (Romsdal regionråd) og ORKIDE (Ordfører og Rådmannskollegiet for Nordmøre) hvor sammenslåingen av foretakene og betydningen for ansatte, hovedkontorfunksjoner og tilbud til pasientene har blitt drøftet. 3. Administrerende direktørs vurderinger: Administrerende direktør understreker at de sittende styrer i Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF innehar sitt styreansvar fullt ut fram til 1. juli 2011. Fokus på daglig drift må ikke svekkes hos sittende styrer, ledelse eller ansatte for øvrig. Det må likevel ikke inngås bindinger i form av avtaler, utvikles strategier eller gjøres andre disposisjoner nåværende helseforetak som vil virke blokkerende eller forplikte det nye helseforetaket på en uhensiktsmessig måte. Dersom slike bindinger ikke kan unngås må dette i så fall tas opp med Helse Midt-Norge RHF på forhånd. Videre er det av hensyn til formelle og juridiske krav nødvendig å gjennomføre flere foretaksmøter for formelt å beslutte overføring av virksomhetene, samt avvikle de eksisterende helseforetakene. I den forbindelse er det også nødvendig å oppnevne avviklingsstyre som vil ha som oppgave å avgi årsregnskap samt sørge for avvikling av helseforetaket. Etter administrerende direktørs vurdering vil det være hensiktsmessig om medlemmene i styret for Helse Møre og Romsdal HF også blir oppnevnt som avviklingsstyrer for Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF fra 01.07.11, særlig fordi avviklingsstyrene i forhold til avgivelse av årsregnskap vil være avhengig av bistand fra virksomhetene som overføres til Helse Møre og Romsdal HF. Da det vil være vanskelig å få gjennomført fortløpende styremøter i Helse Midt-Norge RHF for de enkelte elementer / beslutninger som den videre prosess vil kreve, anbefales det at styret gir styreleder generell fullmakt for å gjennomføre de foretaksmøter som er nødvendig for å få virksomhetene Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF overført til Helse Møre og Romsdal HF, samt avviklet de eksisterende helseforetakene. Konklusjon Administrerende direktør tilrår at styret for Helse Midt-Norge RHF stifter Helse Møre og Romsdal HF som foreslått, samt at styreleder for Helse Midt-Norge RHF gis fullmakter til å gjennomføre nødvendige foretaksmøter Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF samt Helse Møre og Romsdal HF, for formelt å overføre virksomhetene, eventuelt stadfeste de ansattes valg av styremedlemmer i Helse Møre og Romsdal HF(dersom dette

ikke skjer på stiftelsesmøtet), samt avvikle Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF etter at aktiviteten er overført til Helse Møre og Romsdal HF. Styret i Helse Møre og Romsdal HF gis fram til 01.07.11 i mandat å få på plass en administrerende direktør for det nye foretaket slik helseforetaksloven krever, samt på oppdrag fra Helse Midt-Norge RHF å koordinere aktivitetene knyttet til overtakelsen av virksomhetene fra Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF.

STYRET Sak 2011/02 Prosess for ansettelse av administrerende direktør Behandles i: Styret for Helse Møre og Romsdal HF Møtedato Saksbehandler: Lars Magnussen 22.03.2011 Arkivkode: Saksmappe: Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF vedtar at: 1. Det anmodes om at Helse Midt-Norge RHF bistår med anskaffelse av rekrutteringsbistand ved ansettelse av administrerende direktør i Helse Møre og Romsdal HF. Styreleder John Harry Kvalshaug gis fullmakt til å godkjenne innstillingen. 2. Det arbeides ut fra en utlysning av stillingen som Administrerende direktør medio April 2011, og det tas sikte på ansettelse i Juni 2011. En nærmere fremdriftsplan for ansettelsen legges frem etter avtale er inngått med rekrutteringsbyrå. 3. Styret i plenum vil delta aktivt i prosessen med ansettelsen, særlig gjennom å definere kriterier for stillingen og i sluttvurderingen av kandidatene. Til å delta i prosessen for øvrig, sammen med rekrutteringsfirmaet, nedsettes et ansettelsesutvalg bestående av a. b. c. Averøy, 17. mars 2011 John Harry Kvalshaug styreleder

2 Saksutredning: I stiftelsesmøtet er rekruttering av administrerende direktør for det nye helseforetaket beskrevet som en sentral oppgave. Direktørene i Helse Sunnmøre HF eller Helse Nordmøre og Romsdal HF har ikke fortrinnsrett til stillingen. En rent intern søknadsprosess tilrås ikke fordi styret både bør sikre at administrerende direktør har den bakgrunn og de egenskaper som skal til for å fylle stillingen, deler styrets oppfatning om utfordringene fremover og hvordan disse skal løses. Videre bør både styret, øvrige ansatte og omverdenen være trygge på at den som ansettes er den beste som kunne finnes til å fylle stillingen og har styrets fulle tillit. En vanlig tidsplan for ansettelsen innebærer at det går minst 12-14 uker fra man starter arbeidet med å definere stillingen før en innstilling på valg av administrerende direktør kan legges frem. Dette innebærer at det er en stram men fullt oppnåelig tidsramme å få gjennomført ansettelsen, før driftsansvaret overtas fra Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF. Uansett tiltredelsesdato for administrerende direktør vil det gå noen måneder før ny organisasjonsmodell er vedtatt og ny foretaksledelse er på plass. Hvordan ledelsen av foretaket skal gjennomføres i mellomperioden fra 01. juli til ny felles foretaksledelse er på plass må det kommes tilbake til i en egen sak. Det er ikke inngått rammeavtaler for rekruttering i Helse Midt-Norge RHF som dekker ansettelsesprosess for administrerende direktør. Bruk av rekrutteringstjenester tilrådes, og et slikt byrå kan benyttes til bistand ved blant annet Annonsering Foreta søk i markedet Referansesjekk Intervjuer Innstilling Anskaffelsen av rekrutteringstjenester kan gjennomføres etter den tentative tidsplan som er gjengitt nedenfor: Milepæl Dato Forespørsel til potensielle tilbydere 15.03.2011 Utsendelse av konkurransegrunnlag 16.03.2011 Frist for mottak av spørsmål til konkurransegrunnlaget 24.03.2011 Fristen for mottak av tilbud 28.03.2011 kl 12:00 Evaluering inkl. avklaringer 29.03-31.03.2011 Innstilling på valg av leverandør 01.04.2011 Kontraktssignering (antatt tidspunkt) 05.04.2011 Styret anmodes for øvrig om å ta stilling til hvor aktivt styret i plenum skal delta i prosessen og om man skal benytte ansettelsesutvalg. Det er ikke uvanlig at et ansettelsesutvalg forestår hele prosessen frem til endelig innstilling i samarbeid med et rekrutteringsbyrå, og at styret først og fremst involveres gjennom selve ansettelsen og enkelte orienteringer underveis. Styret i plenum egner seg i liten grad til deltakelse i innledende kontakt med aktuelle kandidater, innledende intervjurunder og løpende diskusjoner med rekrutteringsfirma. Styret bør likevel kunne involveres aktivt i prosessen med ansettelsen gjennom løpende orienteringer på styremøtene, gjennom å definere kriterier for stillingen og ved deltakelse i sluttvurderingen av kandidatene.

STYRET Sak 2011/03 Konstituering av administrerende direktør Behandles i: Styret for Helse Møre og Romsdal HF Møtedato Saksbehandler: Lars Magnussen 22.03.2011 Arkivkode: Saksmappe: Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF konstituerer med dette NN som administrerende direktør i perioden frem til 01. juli 2011 for å bistå styret og lede arbeidet med å ivareta og koordinere de prosesser som må gjennomføres for få virksomhetene overført fra eksisterende helseforetak. Stillingen er ulønnet. Averøy, 17. mars 2011 John Harry Kvalshaug styreleder

2 Saksutredning: I helseforetaksloven kapittel 8 ( 36) fremgår at Foretaket skal ha en daglig leder som tilsettes av styret, som også fastsetter daglig leders lønn. Styret treffer vedtak om å si opp eller avskjedige daglig leder Det er ikke gitt en tidsfrist for hvor raskt en daglig ledelse må være på plass etter stiftelsen, blant annet gikk det nærmere 4 måneder fra opprettelsen av Helse Midt-Norge RHF til administrerende direktør var tilsatt. I mellomperioden fungerte styreleder med utvidet fullmakt. Administrerende direktør var dog på plass før driftsenhetene ble overtatt fra fylkeskommunene ved årsskiftet 2001/2002. Videre fremgår av helseforetaksloven 17 at Styreleder og daglig leder skal være til stede i foretaksmøtet Dette innebærer at spørsmålet om daglig ledelse bør være avklart før foretaksmøter avholdes men så lenge administrerende direktør ikke er tilsatt er det praksis for at foretaksmøter likevel kan avholdes. Helseforetaksloven 37 fastsetter daglig leders myndighet som følger: å forestå den daglige ledelse av foretaket, avgjøre eventuelle hastesaker, sørge for at foretakets registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger er i samsvar med lover/forskrifter, samt påse at foretakets formuesforvaltning er ordnet på betryggende måte. Hovedoppgaver for en konstituert administrerende direktør i Helse Møre og Romsdal frem til 01. juli 2011 vil være å bistå styret i dets arbeid, føre tilsyn med den videre prosess med etableringen av foretaket og sørge for å ivareta prosessene med å forberede overtakelse av virksomhetene fra Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF fra 01. juli 2011. Ut fra kontaktmøtet med Helse Midt-Norge RHF som ble avholdt på Stjørdal har det vært kontakt mellom styreleder og Helse Midt-Norge RHF om bistand i form av daglig ledelse av Helse Møre og Romsdal HF frem til administrerende direktør kan tilsettes. Dersom man velger å benytte en konstituert administrerende direktør inntil 01. juli 2011 vil styreleder foreta en muntlig innstilling i styremøtet. Det forutsettes i så fall at vedkommende i tillegg til stillingen som administrerende direktør i Helse Møre og Romsdal HF beholder sin tilknytning til Helse Midt- Norge RHF og oppebærer sin godtgjørelse derfra. Dersom tiltredelse av ny administrerende direktør ikke har funnet sted innen 01. juli 2011 legges det frem en ny sak om konstituering. Alternativt til en slik konstituering av administrerende direktør vil det være mulig at styreleder innehar utvidet fullmakt i mellomperioden frem til 01. Juli.

STYRET Sak 2011/04 Møteplan 2011 Behandles i: Styret for Helse Møre og Romsdal HF Møtedato Saksbehandler: Gunn Elin Nygård 22.03.2011 Arkivkode: Saksmappe: Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF vedtar følgende møteplan for 2011: 26.04.11, 03.05.11, 24.05.11, 21.06.11 23.08.11, 20.09.11, 25.10.11, 22.11.11, 20.12.11 Averøy, 16. mars 2011 John Harry Kvalshaug styreleder

2 Saksutredning: På kontaktmøte i Stjørdal 14. mars ble det fremmet følgende forslag til møteplan for styret for Helse Møre og Romsdal: 1. halvår 2011 Fram til 01.07 legges styremøtene til ettermiddag på datoer Helse Sunnmøre har styremøter: Tirsdag 26.04.11 Tirsdag 03.05.11 Tirsdag 24.05.11 Tirsdag 21.06.11 2. halvår 2011 For 2. halvår brukes Helse Sunnmøre sine møtedatoer: Tirsdag 23.08.11 Tirsdag 20.09.11 Tirsdag 25.10.11 Tirsdag 22.11.11 Tirsdag 20.12.11 Onsdag 6. april 2011 blir det styreseminar fra kl 1500. Fredag 1. juli 2011 blir det markering av oppstart for Helse Møre og Romsdal i Ålesund, med eventuelt styremøte ved behov. I tillegg kommer fellesmøter slik det fremkommer av regional møtekalender.

Forslag til møtedatoer Helse Møre og Romsdal 2011. Fram til 01.07 legges styremøtene til ettermiddag på datoer Helse Sunnmøre har styremøter: April 26 Mai 03 Mai 24 Juni 21 Onsdag 06.april styreseminar fra kl 1500 1. juli markering av oppstart Helse Møre og Romsdal i Ålesund. Eventuelt styremøte ved behov. 2. halvår brukes Helse Sunnmøre sine møtedatoer: August 23 September 20 Oktober 25 November 22 Desember 20 I tillegg kommer fellesmøter slik det fremkommer av regional møtekalender

MØTEREFERAT. Felles møte mellom Brukarutvala (BU) i Helse Nordmøre og Romsdal og Helse Sunnmøre. Møtested: Molde sjukehus, Sagbakken hus 2. Møtedag: Torsdag 10. februar 2011 (fra klokka 1200 til 1515). Møtedeltakarar: Frå BU i Nordmøre og Romsdal HF Edgar Bæverfjord (leiar) Anne T. Sæther (nestleiar) Kari Samdal Frå BU i Helse Sunnmøre HF Hanne Liliann Søvik (leiar) Astor Sve (nestleiar) Geir Rørvik Hilde Marie Kleiven Daniel Ask Jakob Strand Ingrid Løset Frå Helse Nordmøre og Romsdal møtte direktør Nils Herman Eriksson (Gikk frå møtet etter ein kort innleiing) og Ass. direktør Einar Myklebust. Frå Helse Sunnmøre møtte Roar Berg (sekretær i møtet) Møte handsama fleire tilhøve i samband med vedtatt samanslåing, og var samde om at dei gjorde vedtak for å være tydelege på brukarane sine synpunkt i saka. Innleiingsvis orienterte Einar Myklebust frå det som lå føre etter møte i styringsgruppa. Det skal være fokus på ordinær drift fram til formell samanslåing. Oppretta prosjektgruppe med prosjektleiar frå Helse Midt-Norge (Lars Magnusen) Deltaking i styringsgruppa frå Helse Sør-Øst (Robertsen) Det vil bli fellesmøte mellom leiarråda i dei to føretaka. Styreseminar blir arrangert i mars Etter orienteringa gjorde møtet slikt VEDTAK 1: Leiarane i dei to brukarutvala må sitte i styringsgruppa, med nestleiarane som vara. Nytt BU vil stå ovanfor store utfordringar med bl.a. stor geografisk spreiing av einingar. Framtidig BU bør difor være samansett av minst 9 medlemmar. Det bør og leggast vekt på å oppretthalde kontinuitet i nytt BU. I påvente av arbeidet i det nye styret, ber BU om at brukarorganisasjonane førebur framlegg til kandidatar til nytt felles BU. BU i dei to helseføretaka ber brukarorgansisasjonane allereie straks ta fatt på arbeidet med å gjere framlegg til medlemmar av eit nytt BU i det framtidige helseføretaket i Møre og Romsdal.

Begge BU var samde om at ein skal respektere vedtak om administrasjonsstad m.v. som grunnlag for sitt vidare arbeid med brukarmedverknad. Med slikt utgangspunkt er det viktig at BU har fokus på kvalitetsarbeid for brukarar og kan gjere velfungerande vedtak også framover. VEDTAK 2: Brukarutvala i dei to helseføretaka har sterke forventningar om at administrasjonen for nytt helseføretak blir fysisk plassert i Møre og Romsdal fylke. Godt leiarskap føresetter nærleik, og god tilgjengelegheit. Dette er særs viktig i vårt fylke med gjeldande geografi og infrastruktur. Avik i styringsparametre mellom dei to helseføretaka som til dømes ventelister vart kommentert. Det vart reist spørsmål med bakgrunn i krav i Styringsdokument og referater frå føretaksmøta om ein ikkje kunne analysere årsakar til slikt avvik omkring ventelisteproblematikken! Brukarutvala holdt og fram handlingsplanane for brukarmedverknad i samband med tiltak for kvalitetsforbetringar. VEDTAK 3: Brukarutvala skal ha fokus på forbetringspotensialar og å gjere kvarandre bedre når det gjeld brukarmedverknad i det nye føretaket. Å skulle bli gjennomsnittleg dårlegare må ein for ein kvar pris unngå. Hanne Lilian Søvik orienterte om kva som det var fokus på i Helse Sunnmøre sitt BU. Det planleggast eit dialogmøte vedrørande pasientreiser i juni 2011, der brukarar, kontoret for pasientreiser, transportørar, helsepersonell på poliklinikkar og sengepostar og i kommunar m.fl. deltek Gjennomføring og ansvarleggjering av tiltaka i Handlingsplan for brukarmedverknad. Dialogmøte med brukarorganisasjonane m.o.t. kompetanseutvikling og rekruttering av brukarrepresentantar Møte med Leiarråd i føretaket Samhandlingsreformen, både når det gjeld gjennomgåande brukarrepresentasjon og ditto i helseføretak og kommunehelsetenesta. VEDTAK 4: Planlagt dialogmøte med brukarorganisasjonane skal være eit felles tiltak. Det sendes ut felles invitasjon. Møtestad og tidspunkt til etter påske fastsettast. Einar Myklebust undersøker om budsjettmidler kan allokeres frå prosjktmidler i HMN. Roar Berg samordner dette. VEDTAK 5: BU ser nærleik som viktig. Difor børe ein tilstrebe god geografisk spreiing i tillegg til kjønnsmessig fordeling og god fordeling mellom ulike brukarorganisasjonar i det nye BU. VEDTAK 6: På bakgrunn av forventa auke i talet på medlemmar i det nye BU, gjennomføring av tiltak i Handlingsplanar for brukarmedverknad, deltaking i klinikkråd og forventa auke i behov for brukarmedverknad ber BU i Helse Nordmøre og Romsdal og Helse Sunnmøre om at det budsjettmessige utredast og blir avklart innan 01. juli 2011.02.11 VEDTAK 7: Brukarutvala utarbeider felles retningsliner for arbeidet som skal vidareførast i det nye helseføretaket. Roar Berg samordner arbeidet med dette.

VEDTAK 8: Brukarutvala ønskjer ein sterkare representasjon i dei utvala m.v. der dei er representert i dag Spørsmål om eit av krava i styringsdokumenta om gjennomføring av pasientundersøkingar vart reist. BU gjorde slikt VEDTAK 9: BU ønskjer at det kan gjennomførast ein brukarundersøking før og ein etter samanslåinga til eit helseføretak for evt. å kunne måle effektar på dei brukarane som er berørte. Det må være ein føresetnad at ressursar og økonomi er på plass og avklart. Brukarutvala sa seg til slutt nøgde med at det virker som om dei to BU er samstemte i måten å fungere på, og kva ein skal ha fokus på i det vidare arbeidet. Volda, 11. februar 2011 Roar Berg

STYRET Sak 2011/06 Godkjenning av protokoll nr. 01/11 fra møte 22.03.11 Behandles i: Styret for Helse Møre og Romsdal HF Møtedato Saksbehandler: Gunn Elin Nygård 22.03.2011 Arkivkode: Saksmappe: Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF godkjenner protokoll nr. 01/11 fra styremøte 22.03.11. Averøy, 17. mars 2011 John Harry Kvalshaug styreleder

2 Saksutredning: Protokoll nr. 01/11 fra styremøte 22.03.11 blir ferdigstilt i møtet og lagt fram for godkjenning som siste sak i møtet.