3.1.2: Selvkostmetoden Nøkkeltall fra driftsregnskapet Det finnes en rekke ulike nøkkeltall det kan være aktuelt å beregne for virksomheten. Hvilke nøkkeltall som er aktuelle vil avhenge noe av bransje og type virksomhet, men generelt er det vanlig å beregne ulike nøkkeltall for finansiering, likviditet og lønnsomhet. Disse nøkkeltallene må styret ha et bevist forhold til, forstå og arbeide med. Dette gjøres i forbindelse med avleggelse av årsregnskapet og ofte i samarbeid med revisor. En sammenligner gjerne disse med konkurrerende virksomheter, for å finne eget ståsted i forhold til annen virksomhet. Men det er ikke bare styret som trenger nøkkeltall. I produksjonsbedrifter er det viktig under planlegging, budsjettering eller anbudsregning med nøkkeltall som kan underbygge de faste og variable faktorene. Når man skal prise en teknisk beskrivelse etter NS 3420 setter standarden overordnede krav til omfang og prisgrunnlaget. Prisingen av produktet skal innbefatte alle materialer, arbeidslønn, sosiale utgifter, forbruk av redskaper, verktøy, maskiner, kraner, eventuelt stillaser som ikke er tatt med i rigg og drift, samt administrasjon og fortjeneste. Produktet skal være priset som ferdig utført og montert, ferdig innstilt eller innregulert og klargjort for drift. Prisingen av materialer, forbruk av redskaper, verktøy, maskiner, kraner, eventuelt stillaser som ikke er tatt med i rigg og drift gjøres ut fra bransjeerfaring, i samråd med underleverandører, egenerfaringer, kalkulasjonsnøkler, osv. Prisingen av arbeidslønn, sosiale utgifter, samt administrasjon og fortjeneste gjøres ut fra bedriftens regnskap. En bedrift har mange type regnskap. Men for å finne riktige kalkulasjonsfaktorer er det bare driftsregnskapet som er til virkelig hjelp. Det er da viktig å ha et driftsregnskap som en selv forstår. For å finne rett nøkkeltall er det viktig at regnskapet har en god inndeling, slik at det er enkelt å finne de rette tallene.faste kostnader og fortjeneste kalles dekningsbidrag.ordet reflekterer at dette eløpet eller påslaget skal bidra til å dekke faste kostnader samt eventuelt fortjeneste. Side 1
Arbeidslønn, dvs produksjonslønn og sosiale kostnader av produksjonslønn er variable kostnader. Produksjonslønn Arbeidslønn, dvs produksjonslønn er variable kostnader (direkte kostnader). Administrasjonslønn er faste kostnader som må dekkes inn ved påslag på de variable kostnadene. Som regel er produksjonstimene relativt stabile fra år til år. Å dekke inn de faste kostnader som en fast sum pr. produksjonstime er derfor en relativt sikker metode til å få dekket inn de faste kostnadene på. Prising av arbeidslønn må skje etter det lønnssystem som bedriften har. Ofte kan prisfastsettelsen bestå i en vurdering av hvor mange timer arbeidet vil ta. Mange av entreprenørbedriftene har et akkordlønnssystem og bruker derfor akkordtariffen som verktøy ved prisfastsettelse av arbeidslønn. Noen grunndata fra tariffen: http://coreweb.nhosp.no/bnl.no/html/files/anbefalt_forslag_byggfag.pdf Sosiale kostnader I budsjettsammenheng eller i forbindelse med kalkulasjoner, vil du kunne ha behov for å beregne "sosiale kostnader" for dine arbeidstakere. Disse omkostningene vil variere fra bedrift til bedrift avhengig av hvilke ytelser/betingelser som er avtalt for arbeidstakerne. Sosiale kostnader av produksjonslønn er variable kostnader. En tommelfingerregel kan være at du finner de sosiale kostnadene ved å legge 30-40 % på grunnlønn. Vi tar utgangspunkt i en nyansatt med kr. 250.000,- i brutto årslønn - for beregning påfølgende år vil avsetning til årslønn utgjøre 11/12 av årslønnsnivå da opptjente feriepenger erstatter lønn i den 12. måneden. Grunnlag Kroner Kommentarer Årslønn 250.000 Feriepenger 10,2 prosent Arbeidsgiveravgift 14,1 prosent Yrkesskadeforsikring 25.500 38.846 1.000 Hvis lengre ferie er avtalt, må høyere korrekt sats benyttes Varierer fra 0 prosent (Finnmark og Nord-Troms) til 14,1 prosent Pris kan variere betydelig med risiko for skader i aktuell bransje Side 2
Arbeidsgiver betaler normalt 8 prosent av grunnlønn i Pensjonskostnader 20.000 premie (arbeidsgiverandel) for en ytelsesbasert ordning. For innskuddspensjon vil kostnadene være lavere. Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel Sykefravær (hvis du må ha vikar med noenlunde samme lønn) Totalt 2.820 Gjelder pensjon 12.500 Beregnet ut fra 5 prosent sykefravær i årets 240 arbeidsdager (dvs. 12 dager). Hvis alt dette kommer i arbeidsgiverperioden, vil bedriften måtte betale alt. Hvis sykefraværet medfører at du taper inntekter, må dette beregnes på en annen måte. 350.666 I dette tilfellet utgjør de sosiale kostnadene ca 40 prosent Faste kostnader og fortjeneste Dekningsbidrag er et økonomisk begrep som gir et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra kontraktsinntektene. Dekningsbidraget benyttes til å betale de faste kostnadene, slik som husleie, strøm, fast lønn og andre kostnader som ikke lar seg endre på kort sikt. Dekningsbidraget kan regnes ut for en spesiell produksjonsvare / tjeneste (dekningsbidrag pr enhet) eller for bedriften som helhet (samlet dekningsbidrag). I en produksjonsbedrift vil dekningsbidraget kunne finnes ved å trekke direkte materialkostnader, direkte lønnskostnader og indirekte variable kostnader fra driftsinntektene. Hvis man så trekker salg- og administasjonskostnader samt avskrivninger fra dekningsbidraget finner man driftsresultat. Mer om nøkkeltall: http://www.bedin.no/cwobjekter/nokkeltall.rtf Selvkostkalkyle Etter at kostnadene med et arbeid er beregnet, har du dette vi kaller selvkostkalkyle, dvs. du har funnet ut hva arbeidet koster din bedrift. Skal du gi et pristilbud på arbeidet, må du også beregne deg en fortjeneste på arbeidet. Fortjeneste er det økonomiske resultat du sitter igjen med etter at alle kostnader er dekket. Dette resultatet gir deg muligheten til å trygge bedriftens økonomi gjennom øket egenkapital. Stor egenkapital gir tillit både hos oppdragsgivere og kreditt- / garanti institusjoner, og det gjør bedriften i stand til å tåle nedgangstider og tilfeldige tap. Økning av egenkapitalen kan skje på mange måter som for eksempel investeringer i fast eiendom, "sikre" aksjer, fondsavsetning eller bankinnskudd (det siste gir ikke verdiøkning p.g.a. beskatning, inflasjon m.m) Side 3
Du er selvsagt ikke forpliktet til å foreta slike disponeringer, men det vil sikre bedriftens økonomi i dårligere tider. Det gir også bedriften frihet til å regulere sine påslag, slik at du kan være konkurransedyktig også i tider med lave priser og liten aktivitet. All kalkyle foretas uten avgifter. Husk derfor å legge til merverdiavgift når du gir pristilbud Dekningspunkt/ Nullpunkt/ Break even Et annet viktig nøkkeltall er de tre ovennevnte som betyr det samme. Hva er den minste omsetningen eller minste antall prosjekter du må ha for å dekke bedriftens kostnader. Denne omsetningsmengden kaller vi nullpunkt. I nullpunktet får vi en omsetning hvor dekningsbidraget akkurat dekker de faste kostnadene. Omsetning utover dette bidrar til fortjenesten. Kontoplan For å finne rett nøkkeltall er det viktig at regnskapet har en god inndeling slik at det er enkelt å finne de rette tallene. Mer om kontoplan og eksempel på kontoplan etter NS 4102 Vi vil senere presisere betydningen av kostnadsoppfølging under produksjon, og etterkalkyle. For å lette dette arbeidet og enkelt kunne sammenligne forhånds- og etterkalkyler, må du sette opp en kontoplan. Det finnes mange "standard" kontoplaner som det kan være fornuftig å bruke. En standard kontoplan gjør det enklere å sammenlikne med Side 4
andre kalkyler. Du kan også lage din egen kontoplan eller tilpasse de eksisterende til din virksomhet. En kontoplan benyttes for å plassere kostnader (kalkulerte eller reelle) i grupper (kostnadsarter) og undergrupper, slik at de lett kan relateres til poster i kalkylen eller til faggrupper, entrepriser eller varegrupper. Kontoplan etter kostnadsart Etter norsk regnskapslov er en entreprenør forpliktet til å opprette et eget prosjektregnskap basert på en kontoplan. Der skal kostnader/inntekter grupperes i kostnadstyper. Kalkulerte og påløpte kostnader identifiseres med et kontonummer etter hvilke grupper de plasseres i. Dette nummeret er grunnlag for sortering og sammendrag, slik at oversikter og økonomiske rapporter lett kan skrives ut. Sammenhørende kontonummer i kalkyle (budsjett) og registrerte kostnader (regnskap) kan sammenlignes, og kostnadsoppfølgingen blir forenklet. Kontoplanen bør være den samme for alle prosjekt, slik at kostnadsgrupper kan sammenlignes også fra prosjekt til prosjekt. Eksempel på kontoplan: Konto Kontonavn Periode n 1000 Inntekt kontrakt 1100 Inntekt tillegg 1200 Inntekt prisstigning 1400 Andre inntekter 1900 SUM INNTEKT 2100 Trelast 2110 Bygningselementer 2210 Betong 2220 Betongprodukter 2230 Sand, grus, asfalt 2240 Øvrige byggevarer 3310 Kombinerte ytelser 4410 Maskiner og utstyr 5510 Diverse utgifter 6100 Timelønte 6150 Månedslønn adm. 6200 Sosiale utgifter 6400 Andre lønnsutbetalinger 6600 Reise og kostgodtgjørelse 9000 SUM UTGIFTER BOKFØRT RESULTAT Totalt % av SUM INNTEKT Side 5